GEDRAGSCODE STICHTING PENSIOENFONDS ERNST & YOUNG
I
Doel
Doel van deze gedragscode is het geven van regels en richtlijnen voor het bestuur en haar bestuursleden en andere door het fonds aan te wijzen betrokkenen ter voorkoming van conflicten tussen belangen van het fonds met de privé-belangen van betrokkenen, evenals ter voorkoming van het gebruik maken van vertrouwelijke informatie van het fonds voor privé-doeleinden. Het uitgangspunt daarbij is om transparantie te bevorderen en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen, ook voor hun eigen bescherming, duidelijk weten wat wel en wat niet geoorloofd is. De gedragscode draagt mede bij tot het betrouwbaar, integer, effectief en efficiënt functioneren van het fonds ten behoeve van al diegenen die bij het fonds belang hebben en tot het waarborgen van de goede naam en reputatie van het fonds. De gedragscode is tevens bedoeld ter bescherming van het bestuur, de bestuursleden en de medewerkers van het fonds in hun contacten met zakelijke relaties en wederpartijen. Voor zover betrokkenen al, in het kader van hun arbeidsovereenkomst, onder een algemene ondernemingsgedragscode1 vallen, worden de bepalingen van de gedragscode Stichting Pensioenfonds Ernst & Young beschouwd als een specifieke aanvulling daarop en een nadere uitwerking daarvan. Beide codes worden geacht één geïntegreerd geheel te vormen. Indien en voor zover in genoemde codes tegenstrijdigheden voorkomen, prevaleren de bepalingen van de gedragscode van het Pensioenfonds tenzij de regels die gelden binnen de bedoelde ondernemingscode ‘strenger’ zijn.
II Doelgroep De gedragscode is van toepassing op iedereen die over middelen en over vertrouwelijke informatie van het fonds kan beschikken. Dit zijn o.a. het bestuur, de afzonderlijke bestuursleden, medewerkers van het pensioenbureau en andere door het fonds aan te wijzen betrokkenen, alle tezamen hierna te noemen ‘betrokkene(n)’.
1
Waaronder ook de voorschriften uit hoofde van onafhankelijkheid zoals die gelden bij Ernst & Young Nederland.
1
III Normen Van iedere betrokkene wordt verwacht dat hij zich onder alle omstandigheden zal gedragen volgens de hoogste normen van de bedrijfsethiek. Dit betekent dat alle betrokkenen moeten voorkomen dat hun privé-belangen in conflict komen c.q. verstrengeld raken met de belangen van het fonds, dan wel dat de schijn wordt opgewekt dat dit het geval zou zijn. Dit geldt bij alle contacten met organisaties of personen die zaken doen, of willen doen, met het fonds.
IV Vertrouwelijkheid De betrokkene mag geen informatie over de zaken, inclusief de individuele (bepalende) pensioengegevens - en beleggingen van het fonds waarvan hij weet of redelijkerwijs behoort te weten dat die informatie vertrouwelijk is en die men in de uitoefening van zijn functie of anderszins ter kennis is gekomen, aan derden bekend maken of ten eigen voordele of ten behoeve van anderen dan het fonds gebruiken. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan informatie die niet openbaar is.
V
Voorwetenschap
De betrokkene mag niet handelen in belangen of effecten terwijl hij ter zake beschikt over vertrouwelijke informatie die hij tijdens zijn werkzaamheden voor het fonds heeft ontvangen. Onder handelen wordt verstaan kopen en verkopen, evenals het intekenen op emissie van aandelen c.q. effecten. Onder effecten worden mede verstaan derivaten. Voor de goede orde wordt er op gewezen dat de Wet Toezicht Effectenverkeer 1995 (WTE) een strafbepaling bevat met betrekking tot voorwetenschap.
VI Aanvaarden van relatiegeschenken, uitnodigingen, nevenfuncties en het deelnemen in andere ondernemingen en instellingen 1
Aanvaarden van relatiegeschenken, uitnodigingen e.d.
Betrokkenen dienen te alle tijden te voorkomen dat ze in een situatie geraken waarin het accepteren van een relatiegeschenk of uitnodiging voor enige vorm van entertainment van een zakelijke relatie of (mogelijke) aspirant-relatie hun beslissing kan beïnvloeden. Het is niet toegestaan dat ook maar de schijn van beïnvloedingsmogelijkheden wordt gewekt. Daarom dienen betrokkenen voorzichtig en terughoudend om te gaan met het aanvaarden van relatiegeschenken en uitnodigingen en deze te melden aan het bestuur. Pogingen van (aspirant) relaties tot oneigenlijke beïnvloedingen dienen onmiddellijk te worden gemeld bij de secretaris van het bestuur.
2
2
Waarde en melding relatiegeschenken
Het in ontvangst nemen van relatiegeschenken, bijvoorbeeld ter gelegenheid van de jaarwisseling, dient beperkt te blijven tot kleine attenties die per attentie de commerciële waarde van € 50,-- niet te boven gaan. Melding van de van zakelijke relaties ontvangen relatiegeschenken dient eenmaal per jaar plaats te vinden bij de secretaris van het bestuur. 3
Acceptatie giften
Het is niet toegestaan geld, goederen of diensten in welke vorm dan ook te accepteren van derden, behoudens het in de paragrafen 6 en 9 bepaalde. Melding van een dergelijk aanbod dient onmiddellijk plaats te vinden aan het bestuur. Voorbeelden hiervan zijn onder andere: • deelname aan evenementen; • reizen (vliegtickets, treinkaartjes, passagebiljetten voor reizen per schip, hotelappartement- of vakantieverblijf, huurauto’s); • kostenvergoeding voor partners; • leveranties van goederen of diensten met ongebruikelijke hoge kortingen of tegen nietmarktconforme tarieven; • leningen van zakelijke relaties. 4
Uitnodigingen
Uitnodigingen voor reizen, seminars, bedrijfsbezoeken en andere bijeenkomsten in Nederland of het buitenland worden slechts aanvaard na goedkeuring van het bestuur. Voor reizen geldt bovendien dat het alleen om groepsreizen mag gaan. Voorafgaande goedkeuring van het bestuur is niet vereist voor seminars die worden georganiseerd door Ernst & Young. Meereizen van partners is niet toegestaan, tenzij het doel van de reis dat vraagt en ook andere deelnemers partners kunnen meenemen. Teneinde de onafhankelijkheid ten opzichte van derden te waarborgen zijn in dergelijke gevallen de reis- en overnachtingskosten voor rekening van het fonds. 5
Geven van relatie geschenken
Relatiegeschenken worden nimmer gegeven, behalve voor zover de commerciële waarde de € 50,-- niet te boven gaat.
3
6
Nevenfuncties
Het is niet toegestaan, behoudens goedkeuring van het bestuur, nevenfuncties, waaronder begrepen commissariaten, adviseurschappen, lidmaatschap van beleggingscommissies van andere pensioenfondsen e.d. , te vervullen bij bedrijven en instellingen waarmee het fonds zakelijke contacten heeft, niet zijnde de in de statuten van de Stichting Pensioenfonds Ernst & Young bedoelde gelieerde ondernemingen. Ook het aanvaarden van nevenfuncties bij andere bedrijven en instellingen, niet zijnde de hiervoor bedoelde gelieerde ondernemingen, is onderworpen aan de goedkeuring van het bestuur. Bij de afweging of goedkeuring zal als leidraad dienen of sprake is van nevenfuncties welke de schijn hebben of kunnen opwekken van een conflicterend belang met de functies van de betrokkene binnen het fonds. 7
Financiële belangen in zakelijke relaties
Indien betrokkene aanmerkelijke financiële belangen heeft in een bedrijf of instelling waarmee het fonds zaken doet, of waarschijnlijk zal gaan doen, kan sprake zijn van een potentieel belangenconflict en daarom dienen deze belangen gemeld te worden bij het bestuur. In ieder geval wordt als aanmerkelijk financieel belang beschouwd een belang van 5% of meer. 8
Fondsleveranciers/aannemers e.d.
Gebruik voor privé-werkzaamheden van leveranciers, aannemers, makelaars in onroerend goed, onderhoudsdiensten en/of andere zakelijke dienstverlening waarmee het fonds, dan wel betrokkene ook zakelijke contacten onderhoudt is niet toegestaan, behoudens goedkeuring door het bestuur. Het bestuur zal uitsluitend goedkeuring verlenen indien geen alternatieven mogelijk zijn en de werkzaamheden tegen marktconforme condities worden verricht, ten bewijze waarvan aan het bestuur een kopie van de offerte en de factuur dient te worden overlegd. 9
Fondseneigendommen
Zonder voorafgaande toestemming van het bestuur is gebruik van fondseneigendommen zoals kantoorbenodigdheden, computers en computerprogramma’s ten eigen bate niet toegestaan. Hetzelfde geldt voor intellectuele eigendom van specifieke, door het fonds ontwikkelde en niet openbaar gemaakte beleggingsinstrumenten of analysemodellen, waarbij onder gebruik ook is begrepen openbaarmaking ervan naar derden.
4
VII Melding van (potentiële) belangenconflicten Betrokkene is verplicht elk (potentieel) belangenconflict te melden aan de secretaris van het bestuur. Indien de betrokkene twijfelt over de uitleg of toepassing van de gedragscode is hij verplicht hij de secretaris te raadplegen.
IX Ondertekening en jaarlijkse verklaring van naleving Ieder die wordt benoemd tot lid van het bestuur, in dienst treedt van het fonds, of op andere wijze toetreedt tot de kring van direct bij het fonds betrokkenen, dient jaarlijks voor 1 februari volgend op het kalenderjaar een verklaring van naleving van de gedragscode te ondertekenen. Als een betrokkene gedurende het jaar uit de kring van betrokkenen treedt, dient per de datum van uittreding een verklaring van naleving te worden afgelegd. Een modelverklaring is als bijlage bij deze gedragscode opgenomen. De verklaring dient te worden verstrekt aan de secretaris van het bestuur2. De secretaris zal aan de bestuursvergadering hierover jaarlijks rapportage uitbrengen. In deze rapportage worden tevens alle zaken opgenomen die aan het bestuur, in het kader van naleving van deze gedragscode, zijn voorgelegd.
X Advies en bezwaar Indien een betrokkene twijfelt omtrent de uitleg of de toepassing van de op hem toepassing zijnde artikelen is hij verplicht advies bij de secretaris van het bestuur in te winnen. Deze is bevoegd een voor de betrokkene bindende uitspraak te doen, behoudens bezwaar. Tegen de uitspraak van de secretaris kan de betrokkene bezwaar maken bij de voorzitter van het bestuur. Het maken van bezwaar heeft geen schorsende werking ten aanzien van de uitspraak van de secretaris van het bestuur.
XI Sancties Indien de betrokkene de regels zoals neergelegd in deze gedragscode overtreedt, zijn verschillende sancties mogelijk, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Sancties kunnen variëren van een waarschuwing, het ongedaan maken van het behaalde voordeel, schorsing of andere disciplinaire of arbeidsrechtelijke maatregelen.
2
De secretaris overhandigd zijn nalevingsverklaring aan de voorzitter.
5
Een overtreding kan gemeld worden bij DNB. Het voorgaande laat onverlet een vordering tot schadevergoeding en/of aangifte bij de justitiële autoriteiten, indien daartoe termen aanwezig zijn.
XI Vaststelling De gedragscode is in de bestuursvergadering van het pensioenfonds van 15 december 2005 vastgesteld.
6
