Typevoorbeeld van een vervoersovereenkomst Overeenkomst tussen: [naam bedrijf] [adres] [Postcode + Gemeente] [maatschappelijke zetel] [handelsregister] [BTW nummer] en [zijn vertegenwoordiger], hierna de OPDRACHTGEVER genoemd En [naam bedrijf] [adres] [Postcode + Gemeente] [maatschappelijke zetel] [handelsregister] [BTW nummer] en [zijn vertegenwoordiger] hierna de OPDRACHTNEMER genoemd Indien meerdere vestigingen bestaan, kunnen deze allen opgenomen worden. De overeenkomst is dan geldig voor alle hierna genoemde adressen. [bijkomende adressen] Tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt het volgende overeengekomen:
Artikel 1: Vervoersovereenkomst De opdrachtgever draagt de uitvoering van een gedeelte van haar vervoer over aan de opdrachtnemer, waarbij deze laatste zich verbindt het genoemde vervoer door te voeren.
Artikel 2: Looptijd 2.1. De looptijd van deze overeenkomst is geldig voor (aantal) jaar. 2.2. De looptijd gaat in op (dd/mm/yyyy). 2.3. Indien één van beide partijen 3 maanden voor het verstrijken van de vervaldag van deze overeenkomst niet bij aangetekend schrijven zijn tegenpartij te kennen heeft gegeven de overeenkomst te willen beëindigen, worden beide partijen geacht opnieuw en onder dezelfde voorwaarden een vervoersovereenkomst te hebben gesloten met een nieuwe looptijd van (aantal) jaar. 2.4. Indien één van de partijen herhaaldelijk de overeengekomen contractuele verplichtingen niet nakomt, kan deze na schriftelijke ingebrekestelling aanleiding geven tot het verbreken van de overeenkomst. (Zie artikel 11).
Artikel 3: Organisatie van het vervoer (zie ook bijlage 2) 3.1. Aanlevering- en afleveringstijden alsook aanlevering- en afleveringsplaatsen worden in BIJLAGE 2 (Vervoersorganisatie) bepaald. 3.2 Het juiste volume kan niet vooraf bepaald worden, wel kunnen indicatieve volumes in BIJLAGE 2 (Vervoersorganisatie) worden aangegeven. 3.3 Abnormale gewichten/volumes worden door de diensten van de opdrachtgever vooraf gemeld. 3.4 Bedrijfssluitingen van beide partijen worden 14 dagen vooraf gemeld. 3.5 Rijverboden en/of voorziene problemen moeten zodra bekend aan de opdrachtgever worden doorgegeven.
Artikel 4: Voorwaarden (Zie ook bemerkingen punt 2 van bijlage 3) 4.1.Alle opdrachten moeten worden uitgevoerd rekening houdend met alle vigerende nationale en internationale wetgevingen en reglementeringen zoals: CMR, IATA, Den Haag Visby of Hamburg Rules, de wet over
medeverantwoordelijkheden, de wet ladingszekering, security wetgevingen, alsook de regionale en lokale reglementeringen 4.2.De opdrachtnemer verricht het vervoer als een goede huisvader en vrijwaart de opdrachtgever voor alle vorderingen die door een derde worden ingesteld ten gevolge van de niet-naleving van wettelijke en reglementaire bepalingen door de opdrachtnemer of zijn onderaannemer.
Artikel 5: Prijsstructuren (zie ook bijlage 2) 5.1.Prijsstructuren, prijsbepalingen, looptijden en kwaliteitsnormenzijn vastgelegd in BIJLAGE 1 “afrekening”. 5.2.De vervoersorganisatie en organisatorische afspraken, alsook de operationele aanspreekpartners en facturatie zijn per vestiging vastgelegd in BIJLAGE 2 “Vervoersorganisatie”.
Artikel 6: Prijswijzigingen 6.1.De prijsstructuren en prijsbepalingen blijven ongewijzigd gedurende de looptijd van de overeenkomst zoals bepaald in artikel 2. 6.2.Prijswijzigingen kunnen alleen toegestaan worden na schriftelijke argumentatie van de opdrachtnemer die dan door de opdrachtgever al dan niet zal toegestaan worden. 6.3.De aanvraag tot wijziging dient 3 maand vooraf te gebeuren. Na goedkeuring worden de respectievelijke bijlagen aangepast.
Artikel 7: Verplichtingen van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer verbindt zich er toe om: 7.1.Het opgedragen vervoer accuraat en klantvriendelijk binnen de afgesproken termijnen te verrichten. 7.2.Iedere afwijking moet onmiddellijk aan de opdrachtgever gemeld worden. 7.3.De vervoersopdrachten te verrichten met voor dit vervoer geschikt, en representatief materiaal: 7.3.1.Het materiaal dient steeds in goede staat van onderhoud te verkeren. 7.3.2.De technische keuring moet voorliggen. 7.3.3.Het wagenpark moet verzekerd zijn volgens de geldige regels van de motorvoertuigen. 7.3.4.Het wagenpark is optimaal beveiligd tegen diefstal (minimum volgens de CMR verzekeringsvoorwaarden). 7.4. Het vervoer alleen te laten verrichten door gekwalificeerd en wettelijk ingeschreven personeel. 7.5. Tegenover derden geheimhouding in acht nemen met betrekking tot alle gegevens die bij de opdrachtnemer op basis van het vervoer of de vervoersovereenkomst bekend zijn. 7.6. De goederen af te leveren bij de geadresseerde volgens de gewenste termijn en in dezelfde staat als deze waarin hij deze ontving. 7.7. De goederen van de opdrachtgever tijdens het vervoer niet over te laden zonder voorafgaand akkoord van de opdrachtgever. (vb. groepage). 7.8. Alle vereiste documenten op een correcte manier te behandelen. 7.9. De opdrachtgever op de hoogte te stellen indien hij of een onderaannemer niet in staat is de eisen van de vervoersopdrachten uit te voeren met het in acht nemen van de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen wat dat betreft, zodanig dat men samen de nodige maatregelen kan afstemmen. 7.10.Te voldoen aan alle wettelijke voorschriften betreffende de: 7.10.1.Maximale toegestane massa’s en afmetingen van de gebruikte voertuigen 7.10.2.De veiligheid van de lading (eventueel in afstemming met de opdrachtgever 7.10.3.De toegestane rij- en rusttijden van bestuurders van voertuigen 7.10.4.Het toegestane maximum snelheid van voertuigen 7.10.5.Alle andere niet vermelde maar van toepassing zijnde wettelijke voorschriften toe te passen. 7.11. Indien hij dit niet kan waarborgen moet hij zich melden en eventueel de vracht weigeren. 7.12. Waarborging van de legaliteit van de chauffeurs (EU burgerschap – werkvergunning). 7.13. Te allen tijde zorg te dragen dat hij over de nodige vervoervergunningen beschikt. 7.14. Hij verbindt zich er toe het vervoer slechts plaats te laten vinden met motorvoertuigen waarvoor een kopie van de vervoervergunning werd afgegeven. De opdrachtnemer stelt tevens alles in het werk opdat de opdrachtgever zich ervan kan vergewissen dat elk van de gebruikte motorvoertuigen over een kopie van de vervoervergunning beschikt. Hiertoe kunnen kopieën worden verstrekt aan de opdrachtgever. Iedere wijziging in verband met de toestand van het origineel en/of kopieën wordt door de opdrachtnemer onverwijld schriftelijk meegedeeld aan de opdrachtgever van het vervoer.
7.15. Alle in deze overeenkomst vermelde verklaringen en/of verbintenissen onverkort aan de onderaannemers op te leggen en er op toe te zien dat deze alle wettelijke en reglementaire voorschriften strikt zullen naleven.
Artikel 8: Verplichtingen opdrachtgever De opdrachtgever verbindt zich ertoe om: 8.1.Alleen goed verpakte en geïdentificeerde (vb. barcodelabel, transportetiket e.a.) goederen voor vervoer aan te bieden. 8.2.Tijdig alle onderrichtingen met betrekking tot het vervoer aan de opdrachtnemer te laten geworden. 8.3.Alle voor het vervoer overeengekomen benodigde documenten of gegevens tijdig ter beschikking te stellen. 8.4.De veiligheid bij het laden en lossen te waarborgen, rekening houdende met interne veiligheidsvoorschriften. 8.5.Bij het laden van de vrachtwagen de goederen voldoende te zekeren en te stouwen zodat een veilig vervoer kan zeker gesteld worden. 8.6.De opdrachtgever verklaart dat hij geen instructies of daden stelt, die kan leiden tot de niet naleving van vermelde wettelijke en reglementaire voorschriften.
Artikel 9: Retourvracht 9.1.De opdrachtnemer is gerechtigd retourvracht van derden te aanvaarden, mits dit geen vertraging of andere bezwaren oplevert bij de uitvoering van het vervoer ten behoeve van de opdrachtgever. 9.2.Retourvrachten van producten die schade kunnen toebrengen aan de producten van de opdrachtgever zijn verboden.
Artikel 10: Verrekeningen van investeringen 10.1.Na beëindiging of ontbinding van de overeenkomst zal nimmer een verrekening plaats vinden tussen opdrachtnemer en opdrachtgever van de door hen ten behoefte van deze overeenkomst gedane investeringen, tenzij anders vermeld. 4
Artikel 11: Ontbinding van de overeenkomst Deze overeenkomst kan ontbonden worden, ook gedurende de looptijd ervan, indien: 11.1.Een van de partijen uitstel van betaling aanvraagt of zich in staat van faillissement bevindt. 11.2.Een van de partijen een contractueel misdrijf pleegt en daarin volhardt gedurende 30 dagen na ontvangst van schriftelijke ingebrekestelling van de wederpartij om de overeenkomst na te komen. 11.3.De opdrachtnemer zijn bedrijf aan derden verkoopt, overdraagt of directe zeggenschap over zijn bedrijf verliest. 11.4.Indien de opdrachtnemer in zijn relatie met het personeel van de opdrachtgever blijk geeft van een gebrek aan respect van de gebruikelijke deontologische regels (vb. door persoonlijke giften) 11.5. De opdrachtnemer niet voldoet aan de gestelde en overeengekomen kwalitatieve afspraken , deze daarin volhard en na een schriftelijke ingebrekestelling
Artikel 12: Verzekering 12.1.Door het in ontvangst nemen van de goederen bevestigd de opdrachtnemer zijn goedkeuring met het opnemen van de verantwoordelijkheid van elk risico dat de goederen kunnen oplopen (CMR voorwaarden). 12.2.De transportschade aan de goederen kan door de goederentransportverzekering van de opdrachtgever worden gedekt door een bijkomende verzekering. 12.3.Alle transportschade of verlies van goederen moet onmiddellijk en schriftelijk aan de opdrachtgever worden gemeld. 12.4.De opdrachtnemer moet op eenvoudige vraag van de opdrachtgever kunnen bewijzen dat hij, wettelijke verzekeringspolissen heeft aangegaan en in stand houdt, in verband met burgerlijke aansprakelijkheid tegenover lichamelijke en stoffelijke schade aan derde. 12.5.In geval van onder aanneming blijft de opdrachtnemer die onder contract staat met de opdrachtgever verantwoordelijk.
Artikel 13: Betalingsvoorwaarden 13.1.“xx” dagen na factuurdatum = netto Bij niet betaling op vervaldag worden intresten aangerekend volgens onderlinge overeenkomst. 13.2.Toeslagen voor de kredietbeperking worden niet aanvaard.
Artikel 14: Boeteclausule 14.1.Indien één van de partijen wanprestatie pleegt en daarin volhardt ondanks herhaaldelijke schriftelijke meldingen om dit contract na te leven, verbeurt hij aan zijn tegenpartij een boete van min. de ontstane vrachtkosten met betrekking tot de zending waarmede de wanprestatie te maken heeft. * Zie ook de bemerkingen in artikel 17
Artikel 15: Kwaliteitsrichtlijnen 15.1.In BIJLAGE 3 zijn de kwaliteitsrichtlijnen opgenomen voor het doorvoeren van onze vervoersopdrachten, deze maken rechtstreeks deel uit van het commerciële gedeelte van deze overeenkomst. 15.2.Door de opdrachtgever wordt een kwaliteitslogboek opgesteld waarin de verschillende facetten van het verrichte vervoer geëvalueerd en beoordeeld worden. Indien blijkt dat de evaluatie en beoordeling afwijkt ten opzichte van het gestelde en beoogde doel, worden de feiten met de opdrachtnemer doorgesproken, in een protocol vastgelegd, en ondertekend door beide partijen. Bij veelvuldige herhaling kan dit gevolgen hebben op art. 11
Artikel.16: Onder aanneming 16.1.De opdrachtnemer kan beroep doen op onder aannemingen. Hij blijft echter de verantwoordelijke partij t.o.v. de opdrachtgever en zal zelf beoordeeld worden voor de prestaties van zijn onderaannemer(s). Daarom wordt de opdrachtnemer met de grootste aandrang verzocht zijn onderaannemers in te lichten over de inhoud van deze overeenkomst. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om bepaalde transportfirma’s te wraken als mogelijke onderaannemers.
Artikel. 17 Varia 17.1.Deze overeenkomst met haar bijlage is de enige overeenkomst tussen beide partijen en vervangt alle vorige of mondelinge afspraken. 17.2.Wijzigingen of aanvullingen van onderhavige overeenkomst zullen enkel geldig zijn indien schriftelijk opgesteld en ondertekend door de hiertoe bevoegde vertegenwoordigers van beide partijen. 17.3.De overeenkomst kan niet overgedragen worden aan een derde zonder de schriftelijke overeenkomst van de andere partij. 17.4.Dit contract is opgemaakt in 2 originelen, bestemd voor de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Na paraferen van elk blad en ondertekenen van het contract door de beide partijen wordt het contract geldig. Voor interne doeleinden kunnen nog dubbele exemplaren door beide partners gemaakt worden.
Artikel 18: Geschillen Geschillen zullen worden beslecht door de vrederechter van -------------- of door de rechtbank van het arrondissement -----------Het Belgisch recht zal van toepassing zijn. Deze overeenkomst is opgesteld te ------------------------- op datum van -------------------In twee originelen waarvan elke partij erkent een exemplaar te hebben ontvangen. Opdrachtgever --------------------------- -------------------------Naam: Opdrachtnemer --------------------------- --------------------------Naam:
BIJLAGE 1 “Afrekening” 1 / Prijzen: - Alle prestaties van de opdrachtnemer worden volgens vastgelegde prijsstructuren, transittijden en volgens de laatste versie van de incoterms verrekend. - Toeslagen ontstaan buiten de wil van de opdrachtnemer kunnen aanvaard worden. (Ferryprijzen, tolgelden voor snelwegen, tunnels enz. ). - In onderling overleg kan een brandstofclausule worden overeengekomen, die een stijging of daling van de vrachtprijs tot gevolg kan hebben. - Alle prijzen zijn netto. - Toeslagen van gelijk welke aard die NIET opgenomen zijn in dit contract of zijn bijlagen, worden niet aangenomen ter verrekening. 2 / Afrekening: - Gebeurt op basis van de dagelijks afgehaalde of aangeleverde goederen. De afrekeningseenheid is de vrachtbrief of de laadlijst, tenzij anders geformuleerd. - Alle goederen verzonden op dezelfde dag, op hetzelfde tijdstip gemeld aan de opdrachtnemer, en bestemd voor hetzelfde leveringsadres, en met dezelfde leveringsservice worden gebundeld afgerekend. - De facturatie gebeurt volgens afspraak. - In onderling overleg kunnen bedrijfsspecifieke modaliteiten vastgelegd worden.
BIJLAGE 2 “Vervoersorganisatie” - De organisatie van het vervoer wordt gestuurd vanuit ----------- (kantoor(en) opdrachtnemer / gever) - Vastlegging van de vervoersaflopen en venstertijden. - Volgende personen zijn bij de opdrachtgever / nemer verantwoordelijk voor de goede afloop van het vervoer. (Service desk) Naam, fax, tel, e-mail. - Verlader en/of opdrachtnemer stellen de vrachtbrief op.
BIJLAGE 3 “Kwaliteit richtlijnen bij het vervoer voor firma……” ALGEMENE RICHTLIJNEN VOOR DE OPDRACHTNEMER Uitgave nr. ------------Datum: ----------------INHOUD 1. Algemene richtlijnen Hier kunnen bedrijfsspecifieke afspraken worden gemaakt zoals; - manier van aanmelden - toegelaten snelheid op de terreinen - interne veiligheidsprocedure - richtlijnen voor de chauffeurs en begeleiders 2. Specifieke richtlijnen Hier kunnen afspraken worden vastgelegd i.v.m. kwaliteitsborgingsystemen, audits, enz. 3. Evaluatiesysteem Door de opdrachtgever wordt een evaluatiesysteem opgesteld waarin de verschillende facetten van het vervoersgebeuren geëvalueerd / beoordeeld worden. Indien blijkt dat de resultaten afwijken ten opzichte van het gestelde doel, worden de feiten met de opdrachtnemer doorgesproken, in een protocol vastgelegd en ondertekend door beide partijen. Bij veelvuldige herhaling kan dit gevolgen hebben op art. 11 van het hoofdcontract.
BEMERKINGEN / BESLUITEN 1.Algemeen Het sluiten van een deugdelijk en volledig transportcontract is zowel voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer van groot belang. Om geschillen en misverstanden te voorkomen, moeten hun rechten en plichten goed worden omschreven. Het is dan ook van groot belang dat dit alles in een overeenkomst schriftelijk wordt vastgelegd. De beide partijen hebben echter geen onbeperkte vrijheid bij het vastleggen van hun rechten en plichten. Zij dienen rekening te houden met de bepalingen die in de vervoerswetgeving voorkomen. 2. Aanbevelingen De in dit model aangehaalde diensten en prestaties zijn de basisvereisten om de goederen op een correcte, efficiënte, en kwalitatieve manier bij de klanten af te leveren. -Het is evident dat een dergelijk eisenpakket alleen maar kan bereikt worden na een intense voorbereiding, controle en bijsturing tussen de beide partijen -De opdrachtgever wil dat zijn opdrachtnemer een partner wordt, die mee op zoek gaat naar de beste oplossingen. Deze visie vraagt uiteraard een aangepaste mentaliteit. -Het is dan ook vanzelfsprekend dat we aansturen op langdurige relaties. -De opdrachtgever heeft er geen enkel belang bij indien zijn opdrachtnemers in de problemen komen. Het zijn uiteindelijk zijn goederen voor zijn klanten. Hij moet dan ook bereid zijn een competitieve transportprijs te betalen in relatie met de gevraagde diensten. -Nieuwe partners zoeken kost tijd en geld -De opdrachtnemers vertegenwoordigen uiteindelijk ons naamkaartje naar onze klanten.
