september 2014
Tussentijdse rapportage 2014: Conform artikel 7 van de financiële verordening voor de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Groningen(VRG) ligt voor de tussentijdse rapportage. In deze rapportage willen wij U informeren over de voortgang binnen de belangrijkste beleidsdossiers van de deelprogramma’s in de begroting. Tevens geven wij een financiële prognose af voor het gehele boekjaar. De begroting bestaat uit de volgende vier deelprogramma’s: -
Brandweerzorg, inclusief meldkamerfunctie Rampenbestrijding & Crisisbeheersing Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio(GHOR) Gemeentelijke kolom.
Brandweerzorg, inclusief meldkamerfunctie: Basis op orde We hebben in de strategische koers 2014-2016 aangegeven dat in 2014 onze prioriteit ligt bij de inrichting van onze organisatie om vanuit een stevige basis verder door te kunnen ontwikkelen. In dit kader werken we aan: de voortdurende borging van de basistaak; het verlenen van de brandweerzorg en crisismanagement. nieuwe werkprocessen, nieuwe samenwerkingsverbanden, nieuwe taken en nieuwe systemen, zoals ICT. het inbedden van onderwerpen als werkbegeleiding, opleiden en ontwikkelen, presteren en belonen en leiderschapsbeleid. het ontwikkelen van een meerjarig investeringsplan inclusief begroting met een middellange en lange termijnvisie op de aanschaf en onderhoud van materieel. de P&C cyclus. We ontwikkelen een samenhangend sturingsproces waarin beleid, financiën, risicobeheer, kwaliteit en borging tot hun recht komen. Inmiddels is een start gemaakt met het formuleren van jaarplannen. de doorontwikkeling van het financiële systeem. Sinds 1 januari is een nieuw financieel systeem in gebruik bij de VRG. de migratie van IM/ICT. In de periode mei tot en met oktober wordt overgegaan op een nieuwe telefonie en netwerkomgeving. het inkoopbeleid. Vanwege de omvang van de nieuwe organisatie moeten we voortdurend aanbestedingstrajecten opstarten in het kader van rechtmatigheid.
Organisatieontwikkeling Parallel aan bovengenoemde werkzaamheden hebben we onze ambities ten aanzien van de ontwikkeling van het vak en de organisatie verwerkt in vier strategische ontwikkelthema’s: contextgericht werken het nieuwe vakmanschap (vernieuwing van de organisatie)
1
aantrekkelijk werkgeverschap maatschappelijk verantwoord bedrijfsvoeren
Aan deze vier thema’s hebben we circa twintig portefeuilles gekoppeld. Elke tactisch leidinggevende is portefeuillehouder over een bepaald onderwerp. Een portefeuille is een aandachtsgebied dat van belang is voor de gehele regio en losstaat van het eigen cluster of eigen organisatieonderdeel. Op deze manier kunnen we optimaal verbindingen leggen tussen alle lagen, teams en functies.
Landelijke meldkamer In het concept ontwerpplan Landelijke Meldkamerorganisatie is de gewenste situatie ten aanzien van de meldkamerfunctie vanaf eind 2021 geschetst. Dit ontwerpplan wordt binnenkort voorgelegd aan de bestuurlijke regiegroep. Het aantal meldkamers wordt teruggebracht naar 10 en de meldkamer in Drachten zal worden overgedragen aan het Rijk. Het definitieve tijdstip van overdracht is nog niet duidelijk. Deze zomer is een financiële en personele nulmeting uitgevoerd bij de MkNN, de VRG is hierbij betrokken. Als VRG hebben wij, tot dat de meldkamer wordt overgedragen, jaarlijks een incidenteel BTW voordeel van 400 duizend euro. Deze middelen werden tot 2013 projectmatig ingezet.
Brandweeropleidingen Noord (BON) Omdat dit aansluit bij de wens van de 3 noordelijke veiligheidsregio’s is door het bestuur van de stichting brandweeropleidingen Noord begin dit jaar besloten een traject in gang te zetten om haar instituut meer te verbinden met de drie noordelijke veiligheidsregio’s. Er is een project gestart dat moet leiden tot een bovenregionale voorziening die enerzijds de BON als opleidingsinstituut gaat vervangen en anderzijds voorbereid is om deel uit te gaan maken van een landelijke voorziening. Deze nieuwe voorziening dient dus op noordelijke schaal een efficiënte en effectieve plek in te nemen binnen het gehele spectrum van lokaal tot nationaal oefenen en opleiden. Dit project bevindt zich in de inventarisatiefase.
PPMO Het Periodiek Preventief Medisch Onderzoek (PPMO) is een verplichte keuring voor al het repressief personeel, vrijwillig en beroeps en is als zodanig opgenomen in de CAR-UWO. Per 1 oktober is het PPMO ingevoerd. Een belangrijk onderdeel van dit onderzoek is de Brandbestrijdingstest: op een speciale baan wordt een parcours afgelegd waarin 12 verschillende vaardigheden worden getest. Daarmee behoort de voorheen gehanteerde fietstest tot het verleden. Deze Brandbestrijdingstest is nieuw voor onze organisatie. De eerste signalen die we hebben ontvangen tijdens de 1e kennismakingsronde zijn positief.
Brandweerzorg Eemshaven Over de invulling van de brandweerzorg in de Eemshaven vindt regelmatig en zorgvuldig overleg plaats tussen alle partijen. Vanuit de VRG is een projectgroep opgezet die de voor alle partijen, meest gewenste, invulling moet geven.
Huisvestingsonderzoek In het najaar wordt het resultaat van het externe onderzoek naar de huisvestingssituatie verwacht en kan het ter besluitvorming aan het AB worden voorgelegd. Vooruitlopend daarop wordt een informatieve bijeenkomst gehouden voor gemeentesecretarissen en burgemeesters.
2
Landelijk financieel onderzoek Cebeon Onderzoeksbureau Cebeon heeft in 2011 geconstateerd dat de uitgaven van gemeenten voor brandweer, GHOR, rampenbestrijding en crisisbeheersing meer dan trendmatig zijn gestegen. Gemiddeld werd 7% meer uitgegeven dan beschikbaar gesteld via het gemeentefonds. Daarnaast is de verdeelsleutel van de middelen in het gemeentefonds voor het cluster OOV door enkele gemeenten ter discussie gesteld. Zowel de volume als de verdeelvraag zijn aanleiding voor nader onderzoek. Tegelijkertijd vind ook het herijkingsonderzoek van de BDUR plaats. Cebeon heeft inmiddels contact gezocht en aangegeven dat de onderzoeksperiode van september tot en met december 2014 zal lopen. De adviesperiode loopt tot februari 2015 en naar verwachting zullen conclusies en mogelijke gevolgen van het onderzoek gedeeld worden in de meicirculaire van het gemeentefonds en de junicirculaire van de BDUR in 2015.
Rampenbestrijding & Crisisbeheersing: De multidisciplinaire taken op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing maken vanaf 1 januari 2014 deel uit van de organisatie Veiligheidsregio Groningen. Deze taken zijn -als programma - binnen de gehele organisatie van Veiligheidsregio Groningen belegd. Daarnaast heeft Veiligheidsregio Groningen een regie- en platformfunctie voor de multidisciplinaire samenwerking tussen verschillende partners waarmee ten tijde van crises kan of moet worden samengewerkt. Het eerste half jaar van 2014 heeft in het teken gestaan van het in de praktijk brengen van de nieuwe programmatische werkwijze binnen de organisatie Veiligheidsregio Groningen en in de samenwerking met onze crisispartners. Daarnaast heeft de nadruk gelegen op het ontwikkelen van een Strategische Agenda, de voorbereiding op een mogelijke zware aardbeving en het multidisciplinaire opleiden, trainen en oefenen. Deze onderwerpen worden hieronder kort toegelicht.
Systeemtest Op 26 november 2013 is de jaarlijkse systeemtest van de crisisbeheersings- en rampenbestrijdingsorganisatie gehouden. In deze test werd gemeten in hoeverre de veiligheidsregio Groningen tijdens de systeemtest voldeed aan de eisen van de Wet Veiligheidsregio’s. Het testrapport is in juni 2014 vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio en gevalideerd door de Inspectie Veiligheid & Justitie. De algemene indruk is dat de organisatie van de rampenbestrijding goed op orde was tijdens de systeemtest.
Strategische Agenda Samen met onze crisispartners werken wij aan een Strategische Agenda Crisisbeheersing als basis voor het toekomstig beleid. De Strategische Agenda bevat onderwerpen met betrekking tot het verder ontwikkelen van samenwerking tussen de crisispartners en de doorontwikkeling van de crisisorganisatie.
Aardbevingen Incident Bestrijdingsplan Aardbevingen In februari 2014 is het Incident Bestrijdingsplan (IBP) Aardbevingen aan het Algemeen Bestuur gepresenteerd. Dit IBP Aardbevingen is in samenwerking met een brede groep van (crisis)partners ontwikkeld en vormt de basis voor de voorbereiding van Veiligheidsregio, crisispartners en overige betrokken partijen op een zware aardbeving.
3
Aardbevingsmonitor Veiligheidsregio Groningen werkt samen met haar partners in een pilot om met een geautomatiseerd systeem 24 uur per dag op Twitter te zoeken naar tweets van Groningers die een aardbeving hebben gevoeld. De pilot aardbevingsmonitor draait sinds oktober 2013. Vanaf dat moment heeft het systeem elke voelbare aardbeving opgepikt en een bericht verstuurd naar de betrokken partijen. Hierdoor zijn hulpdiensten en andere betrokken organisaties snel op de hoogte, en in staat om snel te handelen wanneer dat nodig is. Sinds 1 mei jl. werkt Veiligheidsregio Groningen een half jaar lang aan de verbreding van de pilot zodat de monitor ook ingezet kan worden voor andere incidenten zoals brand, hoog water, gaslekken of incidenten met gevaarlijke stoffen.
Multidisciplinair Opleiden, Trainen en Oefenen De multidisciplinaire oefeningen voor de hoofdstructuur van de crisisorganisatie (COPI, ROT, RBT) worden in 2014 gebaseerd op scenario’s met aardbevingen. In het eerste half jaar van 2014 zijn het COPI en het ROT beoefend met een aardbevingsscenario.
Regionaal Crisisplan Het geactualiseerd Regionaal Crisisplan van de Veiligheidsregio Groningen is in juli 2014 door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Dit crisisplan beschrijft de functiestructuur van de crisisorganisatie, de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden die daarbij horen en de afspraken over randvoorwaarden als alarmering en opschaling, leiding en informatievoorziening.
Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio(GHOR): GHOR als netwerkwerkorganisatie De GHOR is de verbindende schakel tussen veiligheid en zorg. De veiligheid is binnen de Veiligheidsregio Groningen vormgegeven. Per 1 januari 2014 is de Veiligheidsregio Groningen als nieuwe organisatie van start gegaan. Binding en samenhang zijn wat de GHOR betreft de leidende principes. Met de multidisciplinaire partners binnen de Veiligheidsregio Groningen moet de samenwerking verder vorm gegeven worden. Het jaarplan MOTO vervult hierin een belangrijke rol, aangezien het opleiden, trainen en oefenen een belangrijk aandeel is in deze samenwerking. Immers, als de samenwerking binnen de verschillende teams in oefeningen goed verloopt, zal dit tijdens echte incidenten alleen maar voordelen opleveren. Op het gebied van de zorg is de GHOR de verbindende schakel tussen de verschillende partners in de witte keten. Hierin ligt een belangrijke rol voor de GHOR weggelegd: coördinatie, sturing en regie van de geneeskundige hulpverlening. In de vorm van convenanten zijn afspraken gemaakt met de acute zorg partners alsook met de partners in de V&V-sector. Borging van deze afspraken is belangrijk.
Jaarplan 2014: GHOR Groningen heeft een jaarplan opgesteld waarin de prioriteiten voor 2014 zijn opgenomen. Belangrijke onderwerpen zijn:
4
Zorg continuïteit: zorginstellingen moeten verantwoorde zorg leveren, ook in bijzondere omstandigheden zoals een ramp of groot incident; GHOR Groningen adviseert en faciliteert zorginstellingen om deze zorgplicht goed vorm te geven Opleiden, trainen en oefenen: zowel met de multipartners als met zorginstellingen Sociale media en gezondheidsprocessen: de sociale media levert een extra stroom aan informatie; onderzocht wordt op welke wijze deze informatie gebruikt kan worden om de acute en publieke hulpverlening beter te ondersteunen
Advisering aan gemeenten over gezondheidsaspecten bij evenementen Aardbevingen: de fysieke kant (IncidentBestrijdingsplan Aardbevingen), de psychische kant (plan van aanpak maatschappelijke onrust) en het secretariaat van de Commissie Bijzondere Situaties.
Gemeentelijke kolom (GKG): Sinds de start van dit jaar voert de gemeentelijke kolom haar taken en financieel beheer zelfstandig uit met een netwerkteam. De medewerkers binnen het netwerkteam zijn gemeentelijke ambtenaren die aan een centrumorganisatie worden gedetacheerd. Deze centrumorganisatie is voor de periode 2014-2015 ondergebracht bij de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Het algemeen bestuur VRG heeft bij de besluitvorming in mei 2013 uitgesproken dat de gemeentelijke kolom per 1-1-2016 onderdeel wordt van de organisatie Veiligheidsregio Groningen. De jaren 2014 en 2015 zijn bedoeld om de regionalisering, de reorganisatie en de cultuuromslag te realiseren en te borgen conform de uitgangspunten van de Visieelementen veiligheidsregio Groningen, ‘Bevolkingszorg op orde’ en de kaders van GROOTER. In hoofdlijnen werkt de GKG aan: -
-
-
5
Team Bevolkingszorg (expertteams) kwantitatief en kwalitatief op orde: werving, plaatsing, vakbekwaam (mono- en multidisciplinaire OTO, GROOTER), Netwerkteam op orde. Vanaf 1 januari 2014 is ook de functie hoofd taakorganisatie ingevuld en toegevoegd aan de piketstructuur. Planvorming op orde: eigen draaiboeken Bevolkingszorgtaken (crisiscommunicatie, publieke zorg, omgevingszorg, informatie en ondersteuning), borging prestatie-eisen (BZOO, mono- en multidisciplinaire plannen (risicoprofiel, beleidsplan, crisisplan, rampbestrijdingsplannen, incidentbestrijdingsplannen) handboeken en protocollen. Informatiebeheer en faciliteiten: bereikbaarheidslijsten, OOV-alert, piketroosters, informatieontsluiting (websites en LCMS), ICT, werklocaties, legitimatie enz. Beheren van bovengenoemde punten. Adviseren en beheren relatie met gemeenten en partners (crisisbeheersing, evenementen e.d.). Besturen ( organisatie, beleid, personeel, financiën, verslaglegging / rapportage, producten en dienstencatalogus, communicatie).
Financieel Het jaar 2014 is een opstartjaar is voor de VeiligheidsRegio Groningen. In het programma Brandweerzorg zijn veel initiatieven genomen die in het 1e halfjaar nog niet hebben geleid tot een beslag op beschikbare middelen. Een oorzaak hiervan is dat in 2014 prioriteit is gegeven aan het inrichten van de organisatie en het op orde brengen van de basis. Daarnaast zijn we in dit 1e halfjaar terughoudend geweest met een aantal bestedingen, dit vanuit het voorzichtigheidsprincipe en het ontbreken van een financieel historisch perspectief. Zo zijn we voorzichtig geweest met het aangaan van financiële verplichtingen, waaronder de inhuur van externe deskundigen bij het op orde krijgen van de basis. Werkzaamheden in dit kader hebben we zoveel als mogelijk met eigen personeel verricht. Onderstaande tabel geeft naast de actuele begroting van kosten, de prognose van de afwijking voor het gehele jaar 2014 weer, uitgesplitst naar deelprogramma: Programma
Actuele begroting
Brandweerzorg, inclusief meldkamer Rampenbestrijding & Crisisbeheersing GHOR Gemeentelijke kolom
Totaal
Prognose afwijking
37.453
3.450
1.047
0
1.843
0
800
0
41.143
3.450
De totale afwijking ten opzichte van de begroting bedraagt € 3,4 miljoen positief en wordt onderstaand per deelprogramma nader toegelicht. Daarnaast wordt een beschouwing gegeven over het geprognosticeerde voordeel in relatie tot het weerstandsvermogen.
Brandweerzorg, inclusief meldkamer: We verwachten in 2014 ruim € 3,4 miljoen minder te besteden ten opzichte van de begroting. Dit is volledig terug te voeren op de opstartfase van de nieuwe organisatie. In grote lijnen gaat het om 3 componenten: 1) Incidenteel voordeel op personele lasten, Ongeveer € 1,0 miljoen is te verklaren uit het feit dat gaandeweg 2014 nog vacatures ingevuld worden, conform het formatieplan. In de begroting is uitgegaan van bezetting van deze vacatures per 1 januari 2014. Op het moment van schrijven van deze tussentijdse rapportage zijn we nog niet op formatieve sterkte en worden nog regelmatig vacatures uitgezet. Eén van de redenen om deze vacatures later in te vullen, is omdat anders een probleem zou ontstaan in de aansturing en begeleiding van een teveel aan nieuwe mensen. Hierdoor vallen ook de hieraan gerelateerde personeelskosten, waaronder reis- en verblijfkosten, opleidingen, keuringen c.a. lager uit.
6
2) Incidenteel voordeel op materiële lasten, Ook de materiële kosten blijven € 1,0 miljoen achter bij de begroting als gevolg van de opstartfase. Zo komen voorgenomen investeringen later tot stand vanwege: -
Het hebben van onvoldoende (inkoop-)capaciteit in de opstartfase (in de loop van 2014 is een eigen inkoopadviseur geworven) ; De grootte van de organisatie die ons verplicht in het kader van rechtmatigheid tot meer en veelal langere aanbestedingstrajecten. Dit is ook een belangrijke argument waarom de organisatie nog niet alle activa heeft geïnvesteerd die in de nulmeting onder been bijtrekken is geïdentificeerd. Deze achterstand zullen we in de loop van 2014 en 2015 in halen.
Door het later aangaan van investeringen, zijn zowel de afschrijvingslasten als de rentelasten een stuk lager dan begroot. 3) Incidenteel voordeel op BTW De BTW valt lager uit dan begroot wat 2 oorzaken kent: - Een tijdelijk voordeel vanwege compensatie van het Rijk van de BTW van de meldkameractiviteiten. Dit voordeel valt naar verwachting weg bij het opgaan van de meldkamer in de landelijke organisatie. - Een tijdelijk voordeel vanwege de compensatie van BTW binnen brandweerzorg. Dit voordeel zal omslaan naarmate we verder in de vervangingscyclus zijn. Vanwege de tijdelijkheid van dit voordeel en het bereiken van een omslagpunt op het moment dat de vervangingscyclus is doorlopen, wordt dit voordeel betrokken bij de discussie omtrent het weerstandsvermogen en een eventueel te vormen reserve voor BTW. Hierop komen we bij de jaarrekening over 2014 terug.
Rampenbestrijding & Crisisbeheersing: In 2014 zullen zowel de kosten als opbrengsten naar verwachting toenemen ten gevolge van het project aardbevingsdeskundigheid. De kosten hiervan, volgens een 1e inschatting € 125,0 duizend komen volledig ten laste van het ministerie van VenJ.
GHOR: De GHOR heeft aangegeven dat er geen financiële tegenvallers te verwachten zijn. Bij de begrotingswijziging was al gemeld dat de verantwoording van kosten en opbrengsten inzake de inzet van adviseurs gevaarlijke stoffen binnen de GGD uitgevoerd gaat worden.
Gemeentelijke kolom: In de actualisatie van de begroting is rekening gehouden met een begrotingsoverschrijding van € 110,0 duizend euro, te dekken uit de egalisatiereserve gemeentelijke kolom. Naar verwachting hoeven we hier geen beroep op te doen. De personeelskosten en de kosten voor Oefenen, Trainen en Opleiden vallen lager uit.
Weerstandsvermogen: Voor het vaststellen van de rekening over 2014 zal in overleg met de accountant een analyse worden gemaakt van het gewenste weerstandsvermogen en de eventueel benodigde reserves ter afdekking van financiële risico’s. Hierbij zal uiteraard ook gekeken worden naar het resultaat over 2014 en de actuele
7
ontwikkelingen. Voorbeelden hiervan zijn de ontwikkelingen omtrent het huisvestingsdossier, maar ook ontwikkelingen omtrent de herijkingsdiscussie. Op basis van eerdere discussie in het bestuur van de voormalige veiligheid- en gezondheidsregio Groningen is vastgesteld dat de grens 2-5% van de omvang van de begroting bedraagt. Voor de nieuwe organisatie zou dit neer komen op € 0,8-2,0 miljoen. De reservepositie van de Veiligheidsregio Groningen opgenomen in de jaarrekening 2013 is als volgt: Stand Egalisatiereserve (*€1.000,-)* Reserve Veiligheid
31-12- 2013 2 605
Reserve Gemeentelijke kolom
Bestemming 2013
Stand 1-1-2014
In weerstandsvermogen
173
2 778
2402 778
100
100
100
Bestemmingsreserves Reserve materieel brandweer
2.011
-
2.011
70-
Bestemmingsreserve oefenen Gemeentelijke Kolom
77
-50
27
27
700
700
700
923
3.616
1.605
Bestemmingsreserve frictiekosten Saldo na reservemutaties
2.693
*Geschoond voor 0-saldi 1-1-2014
Voor de eerstkomende jaren voorzien wij het volgende scenario, zie onderstaande tabel:
8
De reserve veiligheid zal in 2014 ingezet worden om de incidentele nadelen voor gemeenten als gevolg van de overdracht van materieel voor een bedrag van € 183,0 duizend te compenseren. Voor personele frictiekosten voor de eigen organisatie hebben wij de komende drie jaren € 180,0 duizend nodig. Daarnaast zal in 2015 de subsidie externe veiligheid voor een bedrag van € 200,0 duizend wegvallen. Als organisatorische aanpassingen meer tijd vragen zullen we dat op moeten vangen.
Van de egalisatie- en bestemmingsreserves Gemeentelijke Kolom is bij de vaststelling van de begroting 2015 door het algemeen bestuur in de vergadering van 4 juli jl. besloten deze aan te wenden om het verwacht exploitatietekort in 2015 op te lossen.
De reserve materieel brandweer rekenen we niet toe aan het weerstandsvermogen. De reserve moet in stand gehouden worden ter dekking van de toekomstige afschrijvingslasten van het geschonken Rijksmaterieel dat is overgedragen aan de Veiligheidsregio, de zgn 1e en 2e compagnie. Een en ander zoals is besloten bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 van de V&GR.
De bestemmingsreserve frictiekosten is niet voldoende om de, met de gemeente Groningen, afgesproken ontmantelingskosten op te vangen voor de komende jaren. In 2014 € 599,0 duizend, 2015 € 371,0 duizend en 2016 € 191,0 duizend, totaal € 1,2 miljoen. De bedragen van de ontmantelingskosten zijn vastgesteld in de vergadering van 4 juli jl.
Dat betekent dat de bestaande reserves onderstaand verloop ultimo het jaar zullen kennen: Verloop
31-12-2013
2014
2015
2016
Reserve Veiligheid
778
415
2 35
2402 0
Reserve Gemeentelijke kolom
100
100
0
0
Bestemmingsreserves Buiten beschouwing
Reserve materieel brandweer Bestemmingsreserve oefenen Gemeentelijke Kolom Bestemmingsreserve frictiekosten Saldo na reservemutaties
27
27
0
0
700
101
0
0
1.605
643
35
0
Het is, wat ons betreft absoluut noodzakelijk om voor de komende jaren het weerstandsvermogen aan te vullen, omdat er nog een aantal risico’s zijn waarvan we de financiële gevolgen op dit moment nog niet kunnen overzien:
Toereikendheid BTW compensatie Veiligheidsregio Werkkostenregeling Aanpassingen brandweerzorg Beschikbaarheid vrijwilligers Landelijke ontwikkelingen Brandweer, incl. meldkamer Herijking financieringsstromen Landelijke ontwikkeling Gemeentelijke Kolom
Zoals gesteld, wordt er bij de jaarrekening over 2014 in samenwerking met de accountant een analyse gemaakt van het weerstandsvermogen, waarbij we verwachten dat er meer duidelijkheid bestaat over de financiële gevolgen van bovengenoemde ontwikkelingen.
9
