Treasury Statu ut Stichting R.K. Primair Onderwijs Culemborg
INHOUD
1.
INLEIDING
pagina3
2.
DOELSTELLING TREASURYFUNCTIE
pagina 3 - 6
3.
INTERNE ORGANISATIE T R E A S U R Y F U N C T I E
pagina 6 - 7
4.
TREASURYPARAGRAAF
pagina 7
Bijlagen: -
Aangaan van verplichtingen en tekenbevoegdheid Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek 2010
Treasurystatuut
pagina 2
1. INLEIDING 1.1. Verantwoordinq Instellingen in net onderwijs zijn in t o e n e m e n d e mate zelf verantwoordelijk voor nun financien. Scholen/schoolbesturen krijgen jaarlijks een bedrag waaruit alle kosten moeten worden gedekt en w a a r m e e waarborgen voor 'bedrijfsvoering' op langere termijn g e s c h a p e n moeten worden. O p basis van net voor e e n instelling geldende risicoprofiel ligt het voor de hand dat reserves worden o p g e b o u w d . D e beschikbare reserves v a n Stichting R.K. Primair Onderwijs Culemborg zijn hoofdzakelijk verkregen uit overheidsmiddelen. Het past d a a r o m in de eigen verantwoordelijkheid van de Stichting om de beschikbare middelen risicomijdend te beleggen. Het ministerie van O C e n W stelt ten a a n z i e n van beleggingen als uitgangspunt dat publiek geld wordt verstrekt ten b e h o e v e van het primaire proces van onderwijsinstellingen, te weten het verzorgen van onderwijs en onderzoek. Dit proces mag niet in gevaar worden gebracht door het a a n g a a n van risico's die daar niet direct betrekking op hebben, z o a l s het risicovol beleggen van tijdelijk overtollig publiek geld. Daarbij worden de overige liquide middelen die niet zijn afgescheiden van publieke middelen gelijk gesteld aan publieke middelen. Het is wenselijk de afspraken en het te voeren treasurybeleid vast te leggen in een door het stichtingsbestuur vastgesteld treasurystatuut. In dit statuut wordt beschreven welke treasurytaken en -verantwoordelijkheden van toepassing zijn voor Stichting R . K . Primair Onderwijs C u l e m b o r g , hierna ook te n o e m e n : de Stichting. Tevens worden de beleidskaders vastgelegd voor diegenen die bij d e z e taken e n verantwoordelijkheden betrokken zijn. In het statuut is tevens vastgelegd dat jaarlijks een treasuryparagraaf opgesteld wordt met daarin de v o o r n e m e n s ten a a n z i e n van de praktische invulling van het g e k o z e n beleid. Daarnaast worden in het statuut vastgelegd afspraken over onderwerpen als beheersing van rentekosten en -risico's, financierings- en beleggingsvraagstukken.
2. D O E L S T E L L I N G
TREASURYFUNCTIE
D e primaire doelstelling van de Stichting is de bevordering v a n het primair onderwijs, vastgelegd in artikel 2 van de statuten van de Stichting. Het financieel beleid en het treasury beleid zijn dienend aan d e z e primaire doelstelling. D e algehele doelstelling voor de treasuryfunctie bij de Stichting is dat d e z e de financiele continuTteit van de organisatie waarborgt. De doelstellingen e n normen van het financiele beleid zijn uitgangspunt bij de uitvoering van het treasurybeleid. Treasury heeft bij de Stichting primair als doel het beheren van financiele risico's en secundair het reduceren van financieringskosten. De a l g e m e n e doelstellingen v a n het treasurybeleid zijn: 1. voldoende liquiditeit op korte e n lange termijn: het kunnen voldoen aan de financiele verplichtingen van de organisatie door tijdige beschikbaarheid van de benodigde liquide middelen tegen acceptabele condities;
Treasurystatuut
pagina 3
2. 3.
het optimaliseren v a n het rendement op overtollige liquide middelen; minimaliseren van de financieringskosten;
4. 5.
een kosteneffectief betalingsverkeer; het beheersen en bewaken v a n de risico's.
2.1 V o l d o e n d e liquiditeit Stichting R.K. Primair Onderwijs C u l e m b o r g z a i er van verzekerd moeten zijn altijd a a n haar verplichtingen te kunnen voldoen en zonodig ook middelen te kunnen aantrekken. V o o r het plannen v a n de omvang en het tijdstip van benodigde middelen, is een g o e d e informatievoorziening vanuit de organisatie noodzakelijk. Het gaat dan met n a m e om inzicht in de kasstromen die d e bedrijfsprocessen met zich m e e b r e n g e n middels actuele liquiditeitsprognoses. D e Stichting z a i liquide middelen c.q. kredietruimte van z o d a n i g e o m v a n g a a n h o u d e n dat zij steeds a a n haar korte termijn verplichtingen z a i kunnen voldoen. V o o r het opvangen van onverwachte liquiditeitsontwikkelingen op de z e e r korte termijn kan e e n kredietfaciliteit e e n rol vervullen. In het geval v a n (tijdelijk) overtollige middelen kan een deel van de beschikbare middelen liquide a a n g e h o u d e n worden en het resterende deel z o d a n i g belegd worden dat dit z o n d e r al te veel kosten snel liquide te m a k e n is. D e hoogte van dit bedrag en de looptijd van de belegging zijn afhankelijk van de te verwachten kasstromen op b a s i s van de liquiditeitsprognose. In principe wordt een z o laag mogelijk saldo v a n direct beschikbare en d u s liquide middelen nagestreefd. Bij het bepalen van het werkelijk a a n w e z i g e saldo dient rekening g e h o u d e n te worden met beleggingen e n beleningen die in de loop van het jaar vrijkomen.
2.2 Het optimaliseren v a n het rendement op overtollige liquide middelen Het ministerie heeft de kaders voor beleggen en belenen van liquide middelen vastgelegd in de 'Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek 2010'. Eventuele beleggingen van de Stichting zullen daarom moeten voldoen a a n d e z e R e g e l i n g . Uit d e liquiditeitsprognose blijkt w e l k e middelen niet direct beschikbaar hoeven te zijn. D e z e kunnen voor langere termijn worden uitgezet om e e n z o hoog mogelijk rendement te behalen. Dit kan in de vorm v a n onder meer langlopende spaarrekeningen, deposito's en (staats-)obligaties. Uit de beleggingen m o g e n nooit nieuwe risico's ontstaan. Toegestaan zijn in ieder geval beleggingen in waardepapier waarvoor e e n solvabiliteitsratio van 0% geldt (zoals bepaald door de bancaire toezichthouder). D e hoofdsom dient in tact te zijn bij o p n a m e . Indien er g e e n sprake is van w a a r d e p a p i e r met e e n solvabiliteitsratio van 0% geldt het volgende: de middelen worden uitgezet bij financiele ondernemingen in lidstaten waarbij de eisen ten a a n z i e n van d e rating van de financiele onderneming of het door haar uitgegeven papier de volgende zijn: beleggingen met e e n looptijd tot en met drie m a a n d e n : minimaal een rating van A , afgegeven door minstens twee ratingbureau's beleggingen met een looptijd langer dan drie m a a n d e n : minimaal een rating van A A minus.
Treasurystatuut
pagina 4
Indien derivaten worden afgesloten dan geldt voor d e z e waardepapieren een minimale rating van A A minus, afgegeven door minstens twee ratingbureau's. Tevens mogen de middelen alleen worden uitgezet bij financiele ondernemingen met een vergunning, gevestigd in een E U / E E R - l i d s t a a t met minstens een AA-rating. (dit is niet van toepassing voor z o v e r sprake is van waardepapieren met een solvabiliteitsratio van 0%) De b o v e n g e n o e m d e eisen ten aanzien van de kredietwaardigheid van tegenpartijen die voor beleggingen gelden zijn ook van toepassing op de bank(en) w a a r (spaar)rekeningen worden aangehouden. 2.3 Het minimaliseren van de financieringskosten Stichting R.K. Primair Onderwijs C u l e m b o r g wil in geval van externe financieringsbehoefte binnen aanvaardbare risico's financiering aantrekken tegen z o laag mogelijke financieringskosten. Hiertoe zai de Stichting per geval o n d e r z o e k e n of garantiestelling door rijks- of gemeentelijke overheid mogelijk is. In geval van behoefte aan e e n kredietruimte z a i de Stichting vaste afspraken m a k e n met de bank over de voorwaarden van een overeen te komen kredietlimiet. Voor het a a n g a a n v a n kredietovereenkomsten (bijvoorbeeld rekening courant krediet, kasgeldleningen, o n d e r h a n d s e en andere meerjarige leningen) worden bij minstens twee verschillende financiele instellingen offertes a a n g e v r a a g d . 2.4 Betalingsverkeer G e z i e n de o m v a n g van het betalingsverkeer is het van belang dat de financiele logistiek optimaal is ingericht. D e Stichting zai haar betalingsverkeer z o inrichten dat het kosteneffectief kan worden beheerd. De bankrelaties van de Stichting zullen minimaal e e n s in de drie jaar, afhankelijk van de met de bank(en) g e m a a k t e afspraken, worden geevalueerd. 2.5 Het b e h e e r s e n e n bewaken van de risico's ten a a n z i e n van treasury De risico's, verbonden aan de financiele posities zijn het debiteurenrisico, het renterisico e n het interne liquiditeitsrisico. Het debiteurenrisico is de kans dat de belegde of beleende middelen niet worden terugontvangen van de financiele instellingen. Dit risico wordt beperkt door de liquide middelen alleen o n d e r t e brengen bij de bij punt 2 g e n o e m d e instellingen. Het renterisico bestaat uit de onzekerheid in verwachte kasstromen door veranderingen in d e rentestand. In geval van uitzettingen betreft het o n z e k e r e rentebaten, in geval van externe financieringsbehoefte gaat het o m onzekerheid ten a a n z i e n van de toekomstig vast te leggen rentelasten. Het interne liquiditeitsrisico bestaat uit het risico dat teveel middelen zijn vastgezet w a a r d o o r de organisatie niet kan voldoen aan de kortlopende verplichtingen. Dit risico wordt ondervangen door hetgeen beschreven is bij punt 1. Middels rente-instrumenten kunnen risico's worden afgedekt. Het gebruik van renteinstrumenten of andere financiele instrumenten waarvoor g e e n expliciete toestemming middels e e n besluit van het stichtingsbestuur is verkregen via dit treasurystatuut, de treasuryparagraaf of e e n uitzonderingsrapportage is uitgesloten.
Treasurystatuut
pagina 5
3. INTERNE ORGANISATIE T R E A S U R Y F U N C T I E Z a k e n op het gebied van administratieve organisatie en interne controle op het gebied van treasury zullen worden o p g e n o m e n als een aparte paragraaf in het A O - h a n d b o e k van de Stichting. Hierin gaat het met n a m e o v e r d e uitvoering en delegatie van d e treasurytaken. In dit hoofdstuk van het treasurystatuut wordt e e n bondige AO-beschrijving van de treasuryfunctie binnen de Stichting g e g e v e n . 3.1 Plaats binnen d e organisatie - Het treasurystatuut wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur na goedkeuring van het a l g e m e e n bestuur. - D e financiele c o m m i s s i e adviseert het dagelijks bestuur in d e z e met als uitgangspunt het treasurystatuut. - D e uitvoering van de treasuryfunctie wordt opgedragen a a n d e penningmeester. De a l g e m e e n directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het treasurybeleid. D e uitvoering van het treasurybeleid is gemandateerd a a n d e penningmeester. De a l g e m e e n directeur is verantwoordelijk voor d e daarvoor benodigde informatie z o a l s liquiditeitsprognoses en meerjarenprognoses. Het dagelijks bestuur laat zich in treasury-aangelegenheden bijstaan door een financiele commissie. De a l g e m e e n directeur, de penningmeester en een tweede bestuurslid vormen de financiele c o m m i s s i e . De financiele c o m m i s s i e overlegt minimaal twee keer per jaar inzake treasury en bespreekt de (eventuele) wijzigingen in de liquiditeitenprognoses, meerjarenontwikkeling en de marktomstandigheden. 3.2 Besluitvorming - Beleid: Voorstellen tot beleidswijzigingen zullen worden g e d a a n d o o r d e financiele c o m m i s s i e en worden vervolgens vastgesteld door het dagelijks bestuur na goedkeuring van het a l g e m e e n bestuur. - Treasuryparagraaf: E e n treasuryparagraaf maakt onderdeel uit van d e begrotingsstukken en is daarbij onderdeel van beoordeling. Middels d e goedkeuring van de treasuryparagraaf verleent het a l g e m e e n bestuur een mandaat aan de penningmeester om te handelen volgens d e afspraken in de treasuryparagraaf. - Uitzonderingen: Indien andere beslissingen g e n o m e n moeten worden dan in de treasuryparagraaf o p g e n o m e n dan is instemming van het a l g e m e e n bestuur nodig voordat d e actie g e n o m e n mag w o r d e n . 3.3 Uitvoering beleid Het treasurybeleid z a i worden uitgevoerd door de penningmeester. leder half jaar wordt door de penningmeester a a n het dagelijks bestuur verslag g e d a a n a a n het uitgevoerde treasurybeleid. V o o r het a a n g a a n van kredietovereenkomsten (bijvoorbeeld rekening courant krediet, kasgeldleningen, o n d e r h a n d s e en andere meerjarige leningen) worden minstens twee offertes a a n g e v r a a g d . Het besluit tot het a a n g a a n van de betreffende overeenkomst van geldlening wordt g e n o m e n door de penningmeester.
Treasurystatuut
pagina 6
3.4 Evaluatie Treasurystatuut Het statuut wordt uiterlijk na een jaar geevalueerd en eventueel aangepast. Die evaluatie (en eventueel aanpassing) vindt plaats in een vergadering van het dagelijks bestuur. Eventuele wijzigingen worden vastgesteld door het dagelijks bestuur na goedkeuring v a n het a l g e m e e n bestuur. 3.5 Controle accountant De externe accountant z a i in de reguliere controle van de boekhouding op jaarultimo een rapportage o p n e m e n over de financiele positie van de Stichting inclusief de a a n g e g a n e offbalance instrumenten en mogelijk open posities. Impliciet betekent dit dat de accountant controleert in hoeverre het treasurystatuut wordt nageleefd.
4. T R E A S U R Y P A R A G R A A F De treasuryparagraaf maakt onderdeel uit van de begroting. Jaarlijks voor het einde van het boekjaar, maakt de algemeen directeur, hierbij geadviseerd door de financiele c o m m i s s i e , een treasuryparagraaf met daarin de v o o r g e n o m e n treasury activiteiten. Hierbij komen de voglende z a k e n aan de orde: - Liquiditeitenplanning (korte en middellange termijn): De liquiditeitenplanning is een kasstroomprognose voor de eerstvolgende twaalf m a a n d e n op basis v a n de beschikbare g e g e v e n s . D e planning op middellange termijn (twee jaar) is tevens een w e e r g a v e van de verwachtingen ten a a n z i e n van investeringen e n het beleid en de kasstromen die hieruit volgen. - Meerjarenkasstroomprognose: In de meerjarenkasstroomprognose wordt de ontwikkeling w e e r g e g e v e n van de kasstromen. D e kasstromen zijn gerelateerd aan de voorgenomen activiteiten. Hierbij wordt z o v e e l mogelijk rekening g e h o u d e n met de leerlingenprognoses, financiele beleidsdoelen en de onderwijskundige doelen van de Stichting. S c e n a r i o a n a l y s e is hier een onderdeel v a n . - A l g e m e n e ontwikkelingen: Belangrijkste ontwikkelingen binnen de organisatie die invloed hebben op de treasury de k o m e n d e periode. Daarnaast wordt ook melding gemaakt van externe ontwikkelingen z o a l s verwachte renteontwikkelingen en de eventuele gevolgen op de leningen en beleggingsportefeuille. - Renterisico (indien en voor z o v e r van toepassing): met n a m e in geval van externe financieringsbehoefte is e e n a n a l y s e van de invloed van rentewijzigingen op de toekomstige te betalen rente van belang. O o k renteaanpassingen brengen renterisico's met zich mee. - In geval v a n overtollige middelen wordt a a n g e g e v e n welke middelen voor welke periode (beleggingshorizon) kunnen worden uitgezet v o l g e n s de prognoses en welke partijen en instrumenten hiervoor in aanmerking komen. - Z o v e e l als mogelijk worden de treasuryactiviteiten g e b a s e e r d op meetbare en toetsbare doelstellingen en gestelde normen (bijvoorbeeld ten aanzien van w e e r s t a n d s v e r m o g e n , liquiditeit)
Treasurystatuut
pagina 7
Het treasurystatuut treedt in werking per 1 maart 2011
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van .ik.'.Q^r
Xo
I (
Culemborg,
Treasurystatuut
pagina 8
A A N G A A N VAN VERPLICHTINGEN / T E K E N B E V O E G D H E I D Voor het a a n g a a n van verplichtingen z a i duidelijk moeten zijn wie hiervoor welke b e v o e g d h e d e n heeft. Hierbij onderscheiden w e de volgende groep(en) personen. Voorzitter Penningmeester Overige bestuursleden A l g e m e e n directeur Locatiedirecteuren B e v o e g d h e d e n zullen vastgelegd moeten worden voor de volgende transacties: 1. Uitzetten/beleggen v a n gelden 2. Verrichten van betalingen 3.
Contractueel vastleggen van verplichtingen
Bestuursleden ad 1 Uitzetten/beleggen van gelden: Penningmeester. voor het wijzigen van de beleggingsportefeuille middels aankopen van obligaties tot een bedrag van maximaal € 300.000,- beslist de penningmeester zelfstandig. O p de eerstvolgende bestuursvergadering worden d e z e transacties g e m e l d . Voor alle overige transacties kan de penningmeester over gaan tot uitvoering nadat het dagelijks bestuur hierover een geldig besluit heeft g e n o m e n . Minimaal e e n m a a l per jaar verstrekt de penningmeester een gespecificeerd overzicht van het totale vermogen van de Stichting. Voorzitter: De voorzitter heeft dezelfde b e v o e g d h e d e n als de penningmeeester met het doel in geval van ontstentenis van de penningmeester d e z e te kunnen vervangen. Overige bestuursleden: g e e n uitvoeringsbevoegdheden V a n alle transacties zullen de afschriften v e r z o n d e n worden naar het bestuursbureau. Afwijkingen van b o v e n g e n o e m d e regels zullen onmiddellijk gemeld worden aan het bestuur. ad 2 Verrichten van betalingen: Penningmeester en voorzitter: het verrichten van betalingen in geval van ontstentenis van d e directeur, mits het hiervoor vastgelegde budget volgens de door het bestuur vastgestelde begroting niet wordt overschreden. ad 3 Contractueel vastleggen van verplichtingen In de statuten van de Stichting (artikel 7) is hierover het volgende o p g e n o m e n : Bestuurstaak-vertegenwoordiging. 1. De Stichting wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door het Stichtingsbestuur. Voorts is het dagelijks bestuur bevoegd de Stichting te vertegenwoordigen. 2. Tevens kunnen de voorzitter en de secretaris gezamenlijk of de voorzitter en de penningmeester gezamenlijk de Stichting dan wel bij ontstentenis of belet van e e n hunner door hun plaatsvervangers de Stichting vertegenwoordigen. 3. D e voorzitter vertegenwoordigt -na overleg met het Stichtingsbestuur- de Stichting in gevallen waarin naar zijn oordeel sprake is van e e n tegenstrijdig belang t u s s e n e e n lid of meerdere leden van het Stichtingsbestuur en de Stichting of kan daartoe een persoon aanwijzen. 4. Het Stichtingsbestuur kan besluiten tot de verlening van volmacht aan e e n of meer bestuursleden a l s m e d e aan derden, om de stichting binnen de grenzen v a n die volmacht te vertegenwoordigen. Aangaan overige verplichtingen: mits ter uitvoering van door het bestuur geldig g e n o m e n besluiten.
Treasurystatuut
pagina 9
In art 5.6 g van de statuten staat verder vermeld: Het dagelijks bestuur heeft vooraf goedkeuring van het a l g e m e e n bestuur nodig voor besluiten tot het a a n g a a n van financiele verplichtingen en s a m e n w e r k i n g s o v e r e e n k o m s t e n welke niet binnen de begroting zijn o p g e n o m e n en w a a r v a n het belang meer bedraagt dan een door het algemeen bestuur vast te stellen en aan het bestuur m e e te delen bedrag. Algemeen directeur ad 1 Uitzetten/beleggen van gelden: g e e n bevoegdheid ad 2 Verrichten van betalingen: De algemeen directeur is bevoegd tot het doen van betalingen dan w e l het geven tot opdracht van betalingen tot 15.000 euro. Nota's welke doorgezonden worden naar en betaald worden door het administratiekantoor: de a l g e m e e n directeur is bevoegd tot het fiatteren v a n nota's mits het hiervoor vastgestelde beschikbare budget volgens de door het bestuur vastgestelde begroting niet wordt overschreden. D e z e nota's worden vervolgens door de de directeur geparafeerd voor akkoord voor betaling en door hem doorgezonden naar het administratiekantoor. Voor het rechtstreeks geven van opdrachten voor betalingen aan banken (b.v. via internet) zijn dezelfde b e v o e g d h e d e n van toepassing. Voor d e z e betaling dient een betalingsopdracht gemaakt te worden, welke afgetekend dient te worden door de algemeen directeur. ad 3 Contractueel vastleggen van verplichtingen De algemeen directeur is bevoegd tot het a a n g a a n van verplichtingen, mits het hiervoor vastgestelde beschikbare budget volgens de door het bestuur vastgestelde begroting niet wordt overschreden. Voor het a a n g a a n van alle overige verplichtingen dient een door het bestuur geldig g e n o m e n besluit aanwezig te zijn. De a l g e m e e n directeur stelt deelbudgetten vast voor de locatiedirecteuren p a s s e n d binnen de door het bestuur vastgestelde begroting. Van alle bankafschriften worden op het bestuursbureau kopieen bewaard. Tevens is een specificatie aanwezig van alle g e d a n e betalingen per bank waarvoor door de a l g e m e e n directeur opdracht is g e g e v e n . Dit voor mogelijke controle d o o r d e penningmeester. Locatiedirecteuren ad 1 Uitzettingen/beleggen van gelden: G e e n b e v o e g d h e d e n . ad 2 Verrichten van Betalingen: D e locatiedirecteur is b e v o e g d tot het doen van betalingen dan wel het geven tot opdracht van betalingen tot 5.000 euro mits het hiervoor vastgestelde beschikbare schoolbudget volgens de door het bestuur vastgestelde begroting niet wordt overschreden. Alle overige betalingen dienen gefiatteerd te worden door de algemeen directeur. ad 3 Contractueel vastleggen van verplichtingen: D e locatiedirecteur is bevoegd tot het a a n g a a n van verplichtingen tot 5.000 euro, mits het hiervoor vastgestelde beschikbare schoolbudget volgens de door het stichtingsbestuur vastgestelde begroting niet wordt overschreden. Alle overige verplichtingen dienen gefiatteerd te worden door de a l g e m e e n directeur.
Treasurystatuut
pagina 10
