TRAJECT
“Nice to have” of pure noodzaak?
Inhoud Wie zijn wij? Waarom hadden wij TRAJECT nodig? Hoe gebruiken we TRAJECT? Enkele concrete illustraties Aanbevelingen
Wie zijn wij?
Onze visie en opdracht “De zorg voor onroerend erfgoed voor iedereen vanzelfsprekend maken om Vlaanderen nu en straks mee vorm en kleur te geven” Onroerend erfgoed (gebouwen, landschappen en archeologische sites) en varend erfgoed inventariseren en beschermen 86.609 inventarisitems 13.725 beschermde objecten
Burgers, lokale overheden, ontwerpers, ontwikkelaars en andere instanties ondersteunen met adviezen en premies Meer dan 7.500 adviesvragen en 1.500 premieaanvragen per jaar Budget van +/- 80 mio euro/jaar voor financiële ondersteuning
Onderzoek uitvoeren en verspreiden over kwaliteitsvol beheer van onroerend erfgoed Opdracht als Vlaamse Wetenschappelijke Instelling
Onze rol en positie binnen RWO Situatie 2006 Beter Bestuurlijk Beleid • scheiding beleid / uitvoering • coördinerende rol departement
Beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed
IVA Inspectie RWO
IVA Ruimtelijke Ordening en Onroerend Erfgoed Vlaanderen
Departement RWO
IVA Vlaams Instituut voor Onroerend Erfgoed
EVA Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen
IVA Wonen Vlaanderen
Situatie 2016 Netwerkorganisatie • 3 beleidsvelden • gesloten beleidscyclus • 1 minister per beleidsveld
Beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed EVA Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen
Departement Ruimte Vlaanderen
Beleidsveld Ruimtelijke Ordening
Beleidsveld Onroerend Erfgoed
Beleidsveld Wonen
IVA Onroerend Erfgoed
IVA Wonen Vlaanderen
Waarom hadden wij TRAJECT nodig?
Grotere vraag naar VO-brede rapportering t.g.v. verbrede rol en verantwoordelijkheden (reorganisatie) Behoefte aan een stabiel systeem voor interne planning en opvolging (na TOBIS en PITA/MODO)
Afdelingsoverschrijdende project- en procesmatige samenwerking stimuleren Vraag naar VO-brede standaarden en een geïntegreerd instrument voor intern doelstellingen-, project- en procesmanagement
Hoe gebruiken we TRAJECT?
Op agentschapsniveau statusopvolging Ondernemingsplan (OP) op niveau operationele doelstellingen en projecten halfjaarlijkse opvolging door directieteam (status op 30/06 en 31/12) statusrapportering door projectleiders en doelstellingverantwoordelijken (afdelingshoofden) op basis van EXCELsjablonen -> centrale invoer in TRAJECT
opvolging Regelgevingsagenda: regelgevende initiatieven als deelprojecten gekoppeld aan beperkt aantal bestaande projecten in meerjaren OP indicatoren gekoppeld aan doelstellingen of processen: meetwaarden op 31/12 (cf. beleidsmonitoring) input beleidsbrief (jaar x+1): statusrapport op 30/06 projecten jaar x+1 uit meerjarenplan: basis voor concretisering door afdelingen (actualiseren + toevoegen mijlpalen)
Op afdelingsniveau Jaarplan per afdeling, als basis voor individuele planning afdelingshoofden en centrale opvolging mijlpalen per kwartaal Pilootproject “Projectmanagement” in 1 afdeling (2016): betere opvolging projectportfolio afdeling (o.a. op basis van een GANTT-chart) statusrapportering door projectleiders in TRAJECT parallelle systemen voor individueel projectbeheer vermijden en alle projectinfo in 1 toepassing (databank) bundelen en ontsluiten projecten uitwerken in TRAJECT i.p.v. in WORD-sjabloon rapport “Projectmedewerker” als basis voor individuele planning en opvolging
Enkele concrete illustraties
Het ondernemingsplan Uitgangspunt: integratie geactualiseerd meerjarenplan 2015-2019, jaarrapport 2015 en jaarplan 2016 in één document OP = "rollend” planningsdocument dat binnen meerjarig kader wordt opgevolgd, geconcretiseerd en geactualiseerd
Basis = medium level rapport uit TRAJECT -> verdere manuele uitwerking Uitvoering kerntakenplan (20 acties) als strategische doelstelling geïntegreerd in OP (20 gekoppelde projecten) Eerste poging om indicatoren en budget (begroting) aan doelstellingen te koppelen
Jaarplan per afdeling Opgesteld op basis van medium level plan in TRAJECT met “bril” per afdeling
Weergave van: Doelstellingen waarvoor de afdeling zelf verantwoordelijk is: alle gekoppelde projecten Doelstellingen waarvoor een andere afdeling verantwoordelijk is: enkel de projecten die door de afdeling worden getrokken of waaraan de afdeling meewerkt (mijlpaalverantwoordelijke) Opmaak specifieke “programma’s” per afdeling (bvb. Onderzoeksprogramma)
GANTT-chart voor projectopvolging
Enkele aanbevelingen
Doelstellingenmanagement Betere afstemming van de timing van de beheerscyclus (planning + evaluatie ondernemingsplan) op de PLOEG-cyclus van het topkader Verdere optimalisatie van de doelstellingen : onderscheid tussen legislatuur-overschrijdende langetermijn-doelstellingen (LT-visie voor het beleidsveld) en beleidsdoelstellingen voor een regeerperiode (beleidsnota / ondernemingsplan) Beter inzicht in gebruik van indicatoren in het kader van de opvolging van doelstellingen en projecten (beleidsmonitoring ≠ projectmonitoring) Betere afstemming tussen doelstellingen en begroting (cf. project prestatiebegroting)
Betere integratie van projecten over de entiteiten heen
TRAJECT (1) Bouwstenen en datastructuur nog beter afstemmen op toolbox “Projectmanagement”: werkpakketten/acties onderscheiden van mijlpalen, met koppeling van individuele medewerkers aantal mensdagen (i.p.v. VTE) koppelen aan individuele medewerkers voor de verschillende bouwstenen uitbreiden standaardrapporten (bvb. GANTT-chart, capaciteitsplanning,…) informatie in PM-sjablonen (businesscase/PID/…) opladen in traject Aanpasbaarheid van standaardrapporten verhogen, door toevoeging van parameters/keuzecriteria (bvb. wel of niet weergeven van deelprojecten, omschrijving,…)
TRAJECT (2) Meer flexibel gebruik van de statuslijnen (keuze voor automatische creatie of niet) SMART-lists delen onder gebruikersgroepen (bvb. centraal aangemaakte SMART-list voor afdelingshoofden,…) Tijdsregistratie toevoegen (vooral i.k.v. PTOW heel belangrijk) Standaardrapporten nog verder “opschonen” (bvb. afgebroken tekst vermijden)
Automatische aanvulling van bepaalde velden op basis van al geregistreerde info (bvb. meewerkende organisatie aanvullen o.b.v. toegewezen verantwoordelijken of medewerkers) Statuscategorieën voor de gebruiker verduidelijken
Statuscategorieën Onderscheid doelstellingen / projecten 4 hoofdcategorieën
PROJECTEN HOOFDCATEGORIE
STATUS IN TRAJECT
TOELICHTING
nog niet gestart
nog niet gestart
lopend
op schema
Het project is nog niet gestart omdat de geplande startdatum nog niet bereikt is of omdat de startdatum is verschoven Het project loopt en de planning wordt gevolgd Het project loopt maar de geplande mijlpalen voor de rapporteringsperiode zijn niet behaald Het project loopt maar de einddatum van het project zal niet gehaald worden Het project loopt maar wordt tijdelijk opgeschort Het project is afgewerkt; alle mijlpalen zijn gerealiseerd Het project is definitief stopgezet zonder opname in of vervanging door een ander project Het project is definitief stopgezet maar is vervangen of opgenomen in een ander project
kleine afwijking
bij te sturen uitgesteld gerealiseerd
gerealiseerd
stopgezet
stopgezet
vervangen
Bedankt! Vragen?
