Train de Trainer - ANBO

Train de Trainer - ANBO Twinfield v6.0 April 2011

Twinfield International NV De Wel 20-b 3871 MV Hoevelaken Nederland

belangrijk bericht Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding. De beschrijvingen in deze publicatie alsmede de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Niets in deze uitgave mag worden hergebruikt in enige vorm zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Twinfield.

contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek 9-15 3871 MS Hoevelaken Tel. 033-4677000 Fax. 033-4677005 www.twinfield.com [email protected]

inlog adres https://login.twinfield.com

publicatie informatie auteursrecht © 2011 – 2012 - Twinfield International N.V. Versie 2.0 Deze handleiding is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Twinfield Opleidingen. Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar [email protected] Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digitaal gepubliceerd in Portable Document Format (PDF).

Train de trainer - ANBO

2

inhoudsopgave 1. Aanmaken nieuwe administraties…………………………………………………………..3 2. Aanmaken nieuwe gebruikers………………………………………………………………6 3. Raadplegen gegevens……………………………………………………………………. 13 4. Andere manieren voor het raadplegen van gegevens……………………………………. 17 5. Budgetten…………………………………………………………………………………19


3

1. Het aanmaken van een nieuwe administratie Voor elke afdeling dient een eigen administratie te worden gemaakt. Zodra u bent ingelogd, komt u in het beginscherm. Via het tabblad Algemeen > Systeem > Administratie wisselen gaat u eerst naar de administratie VERSIE3

Sjabloon Versie 3

Ga naar het tabblad Algemeen > Administratie > instellingen. Vanuit deze administratie dient de nieuwe administratie te worden aangemaakt

Met de button “nieuw” kunt u een nieuwe administratie aanmaken. Deze optie vindt u onderin het geopende scherm. Klik op de button “nieuw”. U komt in het scherm “nieuwe administratie” waar u de code, de naam van de administratie en het sjabloon dat u als basis wilt gebruiken voor deze nieuwe administratie invoert. Code: voer hier het afdelingsnummer in Naam: Voer de naam van de afdeling in. Sjabloon: Hier dient VERSIE3 te staan


4

Wanneer alle gegevens zijn ingevuld, klikt u op “volgende”. U komt nu in de nieuwe administratie terecht.

1.1. Foutmeldingen bij het aanmaken van een nieuwe administratie Als u een code invoert die al in gebruik is en u klikt op “volgende”, krijgt u de volgende foutmelding.

De nieuwe administratie is niet aangemaakt.


5

2. Nieuwe gebruiker aanmaken (Penningmeester) Om boekingen te kunnen maken in de administratie van de ANBO moet er per afdeling een gebruiker worden aangemaakt. Dit is doorgaans de penningmeester.

Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker (Penningmeester/afdeling) gaat u naar het tabblad Algemeen > Toegang > gebruikers – klik hierop. In het scherm dat nu verschijnt, voert u het afdelingsnummer in.

Klik dan op op “volgende”. U komt in het onderstaande scherm:

De functie gebruikers kent verschillende tabbladen. U bent nu in het tabblad “algemeen”.


6

2.1 tabblad algemeen Naam: vul hier de naam van de afdeling in. Verkorte naam: vul hier de naam of de verkorte naam van de afdeling in. Let op: laat dit veld niet leeg! Dit veld wordt getoond in opvraagschermen en rapporten. Wachtwoord: Het standaard wachtwoord dat wordt verstrekt aan de penningmeesters is Anbo01 (lees: Anbo nul een) Herhaal hetzelfde wachtwoord in het veld achter ‘wachtwoord bevestigen’. E-mailadres: het e-mailadres van de gebruiker. Het e-mailadres is verplicht bij het aanmaken van nieuwe gebruikers. Deze is nodig voor het supportgedeelte in het systeem. Taal: er zijn verschillende talen beschikbaar. Kies hier de taal Nederlands. profiel Rol: De ANBO heeft voor haar aangesloten penningmeesters een speciale rol aangemaakt in de administratie. Deze rol bepaalt de bevoegdheden. Voor de penningmeesters dient u de rol ANBOAFDELING te selecteren! Inmiddels zijn binnen de ANBO-administratie ook verschillende andere rollen verschenen. Mocht u een keuze willen maken uit een van de andere rollen, dan wordt u vriendelijk verzocht hierover eerst te overleggen met de projectleider POL van ANBO. Let op: wanneer u in het veld rol staat en u scrollt met uw muis naar beneden, scrollt u door de rollen heen in plaats van door het scherm. Het gevolg kan zijn dat de gebruiker aan een verkeerde rol wordt gekoppeld. SMS authenticatie: Dit veld dient u leeg te laten. SMS telefoonnummer: Dit veld dient u leeg te laten. Support toegang: Deze optie is uitsluitend actief voor de supervisor bij ANBO Utrecht. Twinfield analysis quotum: Dit veld dient u leeg te laten. Bestandsbeheer quotum: Hier dient het cijfer 5 te staan. Ingevuld ziet uw scherm er alsvolgt uit:


7

2.2 tabblad prestaties U hoeft geen instellingen te maken in het tabblad Prestaties 2.3 tabblad administraties Klik op de tab administraties. Hier geeft u aan tot welke administratie u de gebruiker toegang wilt verlenen. Selectie: wanneer u de penningmeester toegang wilt geven tot één administratie, klikt u op de box voor “selectie”. U dient dan vanuit de beschikbare administraties (rechter kolom) de administratie te selecteren waartoe de penningmeester toegang moet krijgen. Klik op de administratie. Met de enkele pijlen tussen het overzicht van de toegang tot administraties en de beschikbare administraties verplaatst u administraties vanuit “beschikbare administraties” naar “toegang tot administraties” en andersom. Met de bovenste en onderste twee pijlen verplaatst u alle administraties in een keer tussen beide kolommen.


8

Na het toevoegen van de administratie ziet het scherm er alsvolgt uit:

De administraties in de kolom “toegang tot administraties” zijn de administraties waartoe de gebruiker na het opslaan van de gebruiker toegang toe heeft. Standaard administratie: U hoeft hier niets in te vullen. Toegang tot sjabloonadministratie: Het vinkje dient LEEG te blijven.

2.4 tabblad account status Klik op de tab “account status”. U komt in het volgende scherm:

Wachtwoord verloop: met het plaatsen van een vink en het invoeren van een datum geeft u aan wanneer het wachtwoord verloopt en de gebruiker het wachtwoord moet wijzigen. Door te klikken op het symbool met de ster wordt de datum van vandaag hier ingevuld. Let op: u dient het vinkje altijd AAN te zetten. Op die manier moet de penningmeester altijd een nieuw wachtwoord opgeven bij de eerste keer inloggen in de administratie. Gebruiker deactiveren: Deze velden dienen altijd leeg te zijn. Als er wel iets in een van deze velden staat kan de gebruiker niet inloggen. 2.5 tabblad uren & onkosten In dit tabblad hoeft niets ingesteld te worden.


9

2.6 opslaan gebruiker Nadat u alle tabbladen hebt ingesteld kiest u voor Opslaan. U komt in het onderstaande scherm terecht:


10

2.7 Informeren van de gebruiker U kunt nu de gebruiker informeren over de verleende toegang. U verzoekt de gebruiker bij voorkeur dezelfde dag nog in te loggen en het wachtwoord te wijzigen. U informeert de gebruiker over de drie onderstaande gegevens:  gebruikersnaam (afdelingsnummer)  wachtwoord (Anbo01) Tip: Vermeld hierbij dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is en bij het inloggen wordt gevraagd het wachtwoord te wijzigen.  Omgeving (ANBO)

2.8 Oplossen van problemen met gebruikerstoegang Er zijn verschillende problemen met gebruikerstoegang mogelijk. Hieronder zijn de belangrijkste problemen en oplossingen toegelicht. 2.8.1 De gebruiker is het wachtwoord vergeten Wanneer de Penningmeester het wachtwoord vergeten is, kunt u bij het tabblad Algemeen > toegang > gebruikers het wachtwoord opnieuw instellen. Selecteer de gebruiker en klik op “volgende”.

U komt nu in het tabblad algemeen. Haal het huidige wachtwoord weg, en vul hier een tijdelijk nieuw wachtwoord in. Bevestig dit wachtwoord.

Klik op de tab “accountstatus”. Geef hier aan dat de penningmeester bij de eerste keer inloggen het wachtwoord moet wijzigen. Plaats achter “wachtwoord verloop” een vink en klik op de ster. Vervolgens klikt u op “opslaan”, controleert of de wijzingen succesvol zijn opgeslagen en informeert de gebruiker. Zie ook de volgende paragraaf.


11

2.8.2 De gebruiker is inactief (geblokkeerd) Ga naar het tabblad Algemeen > Toegang > Gebruikers. Klik op “volgende”. U komt nu in de algemene instellingen van de gebruiker. Klik op tab “accountstatus”. Wanneer de gebruiker gedeactiveerd is, staat achter de optie “gebruiker deactiveren” een vink en een datum.

Om de gebruiker opnieuw te activeren, vinkt u de optie “gebruiker deactiveren” uit. Indien de oorzaak van deactivatie het vergeten van het wachtwoord door de gebruiker is, zie de voorgaande paragraaf.


12

3. Raadplegen van gegevens Tijdens de trainingen POL wordt aan de penningmeesters uitgelegd hoe zij de gegevens kunnen presenteren op de Ledenvergadering. Voor de presentatie wordt verwezen naar twee rapporten: 1. Kolommenbalans 2. Grootboekkaart De kolommenbalans bevat een totaaloverzicht van alle grootboekrekeningen waarop is geboekt. De grootboekkaart bevat een overzicht van alle detailgegevens die het totaal van de kolommenbalans verantwoorden. 3.1 De kolommenbalans De kolommenbalans kunt u vinden onder de rapporten in uw administratie. Ga hiervoor naar het tabblad Boekhouding > Overzichten > Rapporten. Kies vervolgens voor de categorie Grootboek.

Klik op het rapport Kolommenbalans.

U kunt nu de criteria invullen. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van kostenplaatsen in de administratie, is het mogelijk om de benoemde activiteiten te tonen in het overzicht. U dient aan te geven in het gedeelte Opmaak dat u kostenplaats/relatie wilt zien.


13

Rapportagestructuur: Deze wordt automatisch ingevuld Periode: om een heel jaar te zien, hoeft u alleen in het eerste veld het gewenste boekjaar op te geven. Grootboekrekening: Veld mag leeg gelaten worden Kostenplaats: Veld mag leeg gelaten worden Dimnensietype: zorg ervoor dat in elk geval de vink is aangezet bij Balans, Winst & Verlies en bij Kostenplaatsen. Status: Kies Concept en definitieve boekingem Valuta: kies hier altijd voor de basisvaluta Afronding: kies voor afronding op decimalen Detailniveau: Kies voor grootboek of voor Relatie/kostenplaats (zie bovenstaand voorbeeld) Subtotalen: standaard aanvinken Codes: standaard aanvinken Lege grootboekrekeningen: standaard niet aanvinken

Klik op Volgende om uw rapport te bekijken.


14

In het bovenste deel ziet u een stuk van de balans. Bij Winst & Verlies ziet u alle activiteiten uitgesplitst vermeld.

3.2 Grootboekkaart De kolommenbalans toont uitsluitend totalen van de verschillende grootboekrekeningen. Het rapport grootboekkaart bevat de gedetailleerde informatie die de totalen van de grootboekrekeningen veroorzaken. Om het rapport grootboekkaart te bekijken gaat u naar het tabblad Boekhouding – Rapporten – Grootboek – Bekijk deze categorie en klik op Grootboekkaart.

Als u alle grootboekrekeningen wilt zien, voert u alleen het gewenste boekjaar in. Daarna klikt u op Volgende. Het is mogelijk om het rapport te laten zien op basis van de gebruiket kostenplaatsen door het veld Relatie/Kostenplaats in te vullen. Onderstaand ziet u een overzicht van alleen grootboekrekening 731.


15


16

4. Andere manieren voor het raadplegen van gegevens De rapporten zijn uitstekend geschikt voor de presentatie van de gegevens, maar soms moet u op zoek naar details. Een factuurnummer, een specifiek bankafschrift of een specifieke boeking die al definitief is gemaakt. Voor deze situaties kunt u gebruik maken van de functie Opvragen.

4.1 Opvragen van gegevens Ga naar het tabblad Boekhouding – Overzichten – Boekingsregels - Invoerverslag.

Als u terecht komt in het invoerverslag, dan kunt u op diverse manieren zoeken. Voor alle velden geldt dat deze optioneel zijn. Voorbeeld: Wilt u alle boekingen zien, ook die van voorgaande boekjaren, dan laat u het veld periode leeg. Wilt u alle boekingen zien die zijn vastgelegd in de bank, dan kunt u in het veld dagboek (naam van het invoerscherm) aangeven welke bank u wilt zien. Periode: geeft aan in welk eperiode er gezocht moet worden Dagboek: simpel gezegd is dat een invoerscherm zoals kas, bank, beginbalans Boekstuknummer: het nummer dat het systeem heeft gegeven bij het concept/definitief boeken van ingevoerde gegevens. Status: staat standaard op concept/definitief. Boekdatum: de datum waarop de boeking is vastgelegd Invoerdatum: de dag waarop de boeking is ingevoerd. Wijzigingsdatum: de datum waarop de boeking voor het laatst is gewijzigd. Grootboek: u kunt hiermee de mutaties op een of meer specifieke grootboekrekeningen zoeken. Relatie: kan worden gebruikt als er wordt gewerkt met debiteuren/crediteuren. Dit is bij het overgrote merendeel van de afdelingen niet het geval Project: kan worden gebruikt als er wordt gewerkt met projecten. Momenteel zijn er geen afdelingen die gebruik maken van projecten. Euro: mogelijkheid om op een bedrag te zoeken. Factuurnummer: opzoeken op basis van een specifiek factuurnummer Gebruiker: zoeken op basis van het afdelingsnummer.


17

Om alle boekingen te zien, laat u alle velden leeg (dus ook de periode). Klik nu op Volgende en u komt in een scherm waarin de losse boekingsregels worden getoond.

In dit scherm worden vaak de eerste 10 regels getoond van het totaal van 102 regels. U kunt het aantal regels aanpassen door te klikken op (max 10 regels).

Vervolgens kunt u dit aantal regels aanpassen tot een maximum van 99 regels.

Klik op OK om deze instellingen op te slaan. Door aan de rechterkant op het vergrootglas te klikken komt u terecht in de oorspronkelijke boeking.


18


19

5. Werken met Budgetten Met de functie budgetten kunt u een begroting opstellen voor de afdeling om deze vervolgens te kunnen vergelijken met de daadwerkelijke resultaten. 5.1 invoeren van een nieuw budget Wanneer de budgetten per grootboekrekening en per periode zijn bepaald, dan kunt u deze vastleggen in de administratie. Ga naar het tabblad boekhouding > budgetten > invoer. Hier kunt u de verschillende gebudgetteerde bedragen per grootboekrekening invoeren.

U hebt bij de invoer de keuze tussen een normaal en een periode verdelend budget. Bij een normaal budget voert u het budget per grootboekrekening, per periode in. Bij periode verdelend kunt u de invoer beperken tot een totaal budget per jaar per grootboekrekening. Het totaalbedrag wordt dan automatisch verdeeld over de verschillende perioden. 5.1.1 normaal budget Kies bij invoeren budgetten voor “normaal”.

Het volgende scherm opent.

Hier voert u per grootboekrekening de budgetgegevens in. Let op: het invoeren van kostenplaats en project is optioneel. Het invoeren van een grootboekrekening en periode is verplicht.


20

Tip: Wanneer u bedragen wilt budgetteren waarvan het jaarbudget is uit te drukken in wegingsfactoren of verhoudingsgetallen per periode, maak dan gebruik van een periode verdelend budget. U kunt per invoer maximaal 10 regels opvoeren. Zodra u deze regels hebt opgeslagen, verschijnt een nieuw (leeg) invoerscherm. Herhaal deze werkwijze totdat u alle regels hebt ingevoerd. Sla vervolgens de invoer op voordat u het invoerscherm verlaat. 5.1.2. periode verdelend Voor het invoeren van een periode verdeeld budget ga naar het tabblad boekhouding > budgetten > invoer kies voor “periode verdelend”. Het volgende scherm opent.

Selecteer de code van de periodeverdeling die u wilt toepassen op het in te voeren budget. Voer de grootboekrekening en het jaarbedrag in. Kostenplaats en project zijn optioneel. Klik op de button “periodeverdeling”.

Klik vervolgens op de button “periodeverdeling” om dit jaarbedrag over de perioden binnen het jaar te verdelen.


21

Klik op “opslaan” om de invoer te bewaren. U krijgt de volgende bevestiging:

5.2 Werkelijkheid versus budget De ingevoerde budgetten kunnen worden vergeleken met de daadwerkelijke gegevens via het rapport Werkelijkheid v.s. Budget. Dit overzicht is te vinden onder de rapporten. U komt hier via het tabblad Boekhouding - Overzichten - Rapporten - Grootboek. Let op: het kan zijn dat u het rapport niet direct ziet staan omdat niet alle grootboekrapporten op een pagina worden vermeld.

U kunt bij de criteia vele verschillende gegevens opvoeren. Onderstaand ziet u een voorbeeld waarbij alleen wordt gevraagd naar de vergelijking tussen de budgetten op activiteiten en de werkelijke boekingen op de activiteiten.

Zodra u klikt op “Volgende” krijgt u het volgende resultaat:


22

Uit dit voorbeeld blijkt dat het budget voor de ontvangsten van Activiteit 1 lager zijn dan het gebudgetteerde bedrag. Het percentage werkelijk versus budget komt daarmee op 19%.


23

Train de Trainer - ANBO

Recommend Documents