Trade Management Systeem (TMS) tms.quopt.com

Trade Management Systeem (TMS) tms.quopt.com

Het Trade Management Systeem (TMS) is in de praktijk ontwikkeld specifiek voor de recyclingsector van metalen en papier.

Het TMS is uw betaalbare en gebruikersvriendelijke oplossing voor de handelsadministratie.

U bent weer handelaar i.p.v. administrateur!

Introductie Het TMS is een systeem waarmee u alle administratieve aspecten van uw handel vastlegt. Het is gemaakt in de praktijk voor de praktijk. U hoeft dus geen overbodige handelingen uit te voeren. Daarnaast voldoet het aan de Nederlandse wetgeving. U kunt met het TMS : • • • • • • • • •

inkopen per kas of op krediet verkopen per kas of op krediet uw relaties beheren uw vrachten beheren inclusief het aanmaken van de wettelijk vereiste documenten uw voorraad bijhouden uw verhuurmateriaal beheren uw kas- & bankboeken bijhouden losse in- en verkoopfacturen inboeken controleren wie in uw administratie mag en wat die persoon kan zien en doen

Daarnaast beschikt het TMS over veel uitermate geavanceerde opties om uw leven te vergemakkelijken. En uw winst te maximaliseren! Er zit meer dan 25 jaar handelservaring in dit pakket verwerkt. Lees verder in deze documentatie om alle slimme mogelijkheden van het pakket te ontdekken.

Hoofdstuk: Introductie

In deze folder wordt een groot deel van de functionaliteiten van het pakket toegelicht, maar niet alles omdat deze folder dan simpelweg te groot zou worden. Wij geven u graag een uitgebreide demo om het pakket in detail te demonstreren. Maak hiervoor een afspraak. Contact kunt u het beste opnemen per e-mail met [email protected].

© 2011 Quopt Business & ICT Services

2

Het startscherm

Op de openingspagina van het TMS ziet u in één oogopslag welke mogelijkheden uw pakket u biedt. U ziet bovenin het scherm de menubalk. Hierop kunt u klikken om producten te kunnen inkopen, verkopen, uw voorraad en materialen te beheren, uw relaties te beheren, vrachten te wegen en sorteren, materialen verhuren en beheren, kasboeken en overige facturen inboeken, en het systeem te beheren. Al deze opties worden in deze folder verder behandeld. Rechts boven de menubalk ziet u onder welke naam u bent ingelogd. Daar is dus nooit een misverstand over. Onder de menubalk ziet u een korte instructie en een overzicht van de openstaande actiepunten die u voor uw klanten moet afhandelen. In het bovenstaande voorbeeld is er één openstaand actiepunt.

Hoofdstuk: Het startscherm

Rechts onderin het scherm ziet u 3 iconen. Deze ziet u op elk scherm van het systeem terugkomen. Als u op de afbeelding van het huis klikt komt u altijd weer terug op deze pagina. Klikt u op de afbeelding van de telefoon dan opent zich een klein scherm waarmee u voor een klant een actiepunt of gespreksnotitie kunt noteren. De afbeelding van de bel licht geel op (zoals in dit voorbeeld) en gaat rustig knipperen als er actiepunten voor u open staan.


3

Inkopen van goederen

Op deze pagina komt u terecht nadat u in het menu voor 'Inkopen' gekozen heeft. Alle inkopen in het TMS worden in een inkoopboek weggeschreven. Daarnaast kunt u er voor kiezen om inkopen direct te betalen (inkoop per kas) of op een later moment te factureren (inkoop op krediet). Het TMS biedt u de mogelijkheid om meerdere inkopen op één factuur te plaatsen. De aangemaakte facturen van zowel kas als krediet inkopen worden in een inkoopfacturen boek geplaatst. De hierboven beschreven functies vindt u allemaal terug in het menu aan de linkerkant van het scherm. Hier ziet u de volgende mogelijkheden.

Met inkoop op krediet koopt u in zodat u later een inkoopfactuur kunt maken. De goederen hoeven nog niet aan u geleverd te zijn. Het is mogelijk om prijzen en gewichten op het moment van factureren nog aan te passen. Het systeem maakt een Orderoverzicht aan wat u, indien gewenst, kunt afdrukken en aan de klant kunt overhandigen. Bij het overzicht van het inkoopboek krijgt u een overzicht van alle inkooporders. Heeft u een fout gemaakt dan kunt u hier een order corrigeren en eventueel op de juiste manier

1

Werk derden, voorschotten en verhuurmateriaal wordt verderop behandeld.


Hoofdstuk: Inkopen van goederen

Met inkoop per kas koopt u in en het systeem maakt direct voor u een factuur aan die u kunt afdrukken en betalen. Bij het inkopen per kas kunt u direct en gemakkelijk correcties aanbrengen voor aan de klant betaalde voorschotten, verricht werk derden of kosten voor verhuurmateriaal1.

4

opnieuw aanmaken. Daarnaast kunt u het orderoverzicht nogmaals raadplegen, en de order op geleverd zetten. U kunt in het inkoopboek zoeken op volgnummer, boekdatum, boekstatus (nog te leveren, geleverd), factuurstatus (wel/niet gefactureerd), materiaal in de order (bv ijzer knip 1/2), leverancier, identificatie van de brenger, identificatie van diegene die de order heeft ingevoerd, toelichting, gecorrigeerd ja/nee en de locatie waar de order is aangenomen. Met het factureren van inkopen kunt u openstaande nog niet gefactureerde inkopen op factuur zetten. U kunt meerdere inkopen op één factuur plaatsen. Het is daarmee mogelijk om inkopen van leveranciers bijvoorbeeld eens per maand te betalen in plaats van direct. Hierdoor heeft u minder geld in kas of op de bank nodig. U kunt bij het op factuur zetten van inkopen net als bij inkopen per kas makkelijk correcties aanbrengen voor aan de klant betaalde voorschotten, verricht werk derden of kosten voor verhuurmateriaal. Bij het facturen overzicht treft u het overzicht aan van alle aangemaakte inkoopfacturen. U kunt een verkeerd aangemaakte factuur corrigeren en eventueel opnieuw aanmaken. Daarnaast kunt u facturen op betaald zetten of extra regels op de factuur plaatsen. Ook kunt u de factuur op het scherm tonen en daarmee afdrukken.

Hoofdstuk: Inkopen van goederen

U kunt in de inkoopfacturen zoeken op volgnummer, boekdatum, boekstatus (nog te betalen, gedeeltelijk betaald, betaald), materiaal in de order (bv ijzer knip 1/2), leverancier, toelichting, gecorrigeerd ja/nee en de locatie waar de factuur is aangemaakt.


5

Verkopen van goederen

Hoofdstuk: Verkopen van goederen

Het verkopen van goederen biedt exact hetzelfde als het inkopen van goederen. Hier kunt u echter bij de bedragen die u ontvangt eventueel ontvangen voorschotten en voor u verricht werk derden van de verkopen aftrekken.


6

Voorraad en materialen

Met voorraad en materialen kunt u uw goederen (inclusief eventuele mensuren) beheren. Hier kunt u materialen beheren voor de inkoop en de verkoop. Dit kunnen verschillende materialen zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld aluminium inkopen onder verschillende noemers, terwijl u dit alleen als schoon, vuil en gruis aluminium doorverkoopt. U kunt dit in het systeem zó instellen zodat u de van toepassing zijnde materialen voor inkoop niet per ongeluk verkoopt. Ook kunt u aangeven of een bepaald materiaal een negatieve voorraad mag hebben of niet.

U kunt correcties doorvoeren op de voorraad. Als u een voorraadcorrectie voor een bepaald materiaal doorvoert wordt dit ook in de mutaties van dit materiaal vermeld. U kunt voor een materiaal zowel de inkoop- als verkoopprijzen invoeren. Het systeem geeft u de mogelijkheid om automatisch een gemiddelde inkoops- en/of verkoopsprijs te berekenen. Dit is de gemiddelde prijs van alle in-/verkopen in het verleden. Hierdoor volgt u automatisch de gemiddelde prijsontwikkeling in de markt. De sluitstanden van de voorraad van elke voorgaande dag (eergisteren) wordt door het systeem berekend. U weet daarmee altijd wat uw voorraad van dit materiaal op een


Hoofdstuk: Voorraad en materialen

Alle voorraadmutaties kunt u terugvinden in het systeem. Bij voorraadmutaties wordt bijgehouden welke order deze mutatie heeft doorgevoerd. Deze order kunt u bij het inzien van de mutatie direct openen. U kunt in de voorraadmutaties zoeken op volgnummer, boekdatum, soort boeking (inkoop, verkoop), leverancier of afnemer, toelichting en de persoon die de mutatie heeft aangemaakt.

7

gegeven moment in het verleden is geweest. En wat u die dag totaal heeft ingekocht en verkocht qua hoeveelheid en totale prijs. Omdat niet alle materialen per kilo worden gekocht of verkocht kunt u in het systeem alternatieve materiaal eenheden opnemen. Bijvoorbeeld een ton (voor papier) of een gram (voor goud). Die materialen koopt u dan automatisch in die eenheid in.

Hoofdstuk: Voorraad en materialen

Om het voor u makkelijk te maken kunt u uit het systeem een prijzenoverzicht en een voorraadoverzicht uitdraaien. Deze overzichten kunt u bijvoorbeeld dagelijks uitdraaien zodat uw personeel en uw klanten weten wat tegen welke prijs kan worden ingekocht en verkocht en wat uw voorraadniveau is.


8

Relaties

Met relaties kunt u uw relaties beheren. U kunt van een relatie de basisgegevens zoals email adres, transportadres en dergelijke administreren. Tevens kunt u aangeven wat u met een klant doet. Is het een leverancier, een afnemer, een transporteur of een anderssoortige relatie. Bent u aan het inkopen dan zult u afnemers niet in de lijst van mogelijke klanten aantreffen. Aan de andere kant treft u leveranciers niet in de lijst aan als u aan het verkopen bent. Dit voorkomt fouten, verwarring en daarmee gezichtsverlies naar uw klanten toe.

Hetzelfde geld voor werk derden. Als u werk verricht voor een klant, u helpt bijvoorbeeld mee bij het slopen van de boot, doet u dit over het algemeen niet gratis. U kunt dit met werk derden administreren. Het werk derden kunt u direct aan de klant factureren of als voorschot behandelen, waarbij het van de inkoop wordt afgetrokken. Ook voor werk derden kunt u een werk derden overeenkomst door het systeem laten uitdraaien. Voor een klant kunt u meerdere locaties bijhouden waarop deze klant werk verricht. Een grote aannemer zal vaak met meerdere sloopprojecten tegelijk bezig zijn. De aanleveringen van deze aannemer kunt u bij het inkopen op deze locatie boeken. U kunt hierover naar deze


Hoofdstuk: Relaties

Aan een relatie kunt u een voorschot uitkeren. Dit kan handig zijn om leveranciers aan u te binden. Iemand die voor u een boot sloopt en daarmee een grote partij ijzer gaat aanleveren kan soms geld nodig hebben om de benodigde apparatuur en vergunningen te financieren. Door dit voor te schieten verzekert u zich van deze partij handel, hoogstwaarschijnlijk tegen een gunstige inkoopsprijs. Dit voorschot wordt in mindering gebracht bij de inkoop van de materialen van deze leverancier. Andersom kan het natuurlijk ook. U kunt ook voorschotten ontvangen. U kunt van beide soorten voorschotten een voorschotovereenkomst in het systeem opmaken en afdrukken. Deze kunt u en de klant dan ondertekenen.

9

aannemer rapporteren zodat u de aannemer kunt helpen als hij graag wil weten welke goederen van welke locatie af zijn geleverd. Bij het verkopen kunt u deze ook op locatie wegboeken. U kunt bij een locatie inzien welke orders op deze locatie geboekt zijn. Vraagt de klant expliciet naar het bijhouden van de inkomende of uitgaande goederenstroom dan kunt u hiervoor in het systeem een project aanmaken. Bij het inkopen of verkopen kunt u aangeven voor welk project deze in- of verkoop is. In het systeem kunt u een rapportage op een project maken voor een klant. Naast de rapportage projectoverzicht (zie verderop) kunt u tevens inzien welke orders op een project geboekt zijn. Met de meeste klanten maakt u afspraken over prijzen voor inkoop en verkoop van goederen. Hiervoor kent het TMS twee opties. De eerste is het contract, de tweede is de prijsafspraak. Middels een in- of verkoop contract maakt u met een klant een afspraak dat u binnen een bepaalde periode een bepaalde hoeveelheid materiaal tegen een afgesproken prijs levert. Het contract ondersteunt een minimum te leveren hoeveelheid materiaal en een maximum hoeveelheid materiaal. Het contract kan worden uitgedraaid voor ondertekening. Een dergelijk contract kan u veel geld kosten. Stel u spreekt af dat u voor een bepaalde prijs schoon rood koper moet leveren, en wel minimaal 250 kg en maximaal 1000 kg. Hoe weet u nu of u kunt leveren en daar winst op kunt maken? U kunt op een apart briefje bijhouden welke partijen u inkoopt die u met winst aan deze klant zou willen doorverkopen. Het TMS kan dit voor u verzorgen middels contractbegeleiding. Als u inkoopt wordt automatisch gekeken of voor het ingekochte materiaal een verkoopcontract met contractbegeleiding aanwezig is. Is dit het geval dan wordt gekeken naar de ingestelde prijs. Ligt de inkoopsprijs voldoende onder de contractprijs dan wordt deze inkoop automatisch op dit contract geboekt. U ziet in het systeem direct hoeveel materiaal u dus kunt leveren op dit contract met de gewenste winst! Hetzelfde principe werkt ook met inkoopcontracten waarbij u materialen moet afnemen tegen een bepaalde prijs. Bij een contract kunt u zien welke orders op dit contract zijn geplaatst.

Voor een klant kunt u meerdere adressen opslaan. U kunt een factuuradres opslaan (wat op de facturen en orderbonnen wordt afgedrukt), een postadres, een bezoekadres, een transportadres en overige adressen. Naast adressen kunt u contacten opslaan bij een klant. Een contact is een persoon die werkt bij deze klant. U heeft bijvoorbeeld een contactpersoon bij de administratie, of u kent de directeur. Deze kunt u administreren zodat u precies weet wie bij het bedrijf werken. Bij een contact kunt u actiepunten of gespreksverslagen opnemen (dit zijn de afspraken die u op de


Hoofdstuk: Relaties

Een prijsafspraak met een klant werkt een stuk eenvoudiger. Hiermee spreekt u simpelweg af wat u voor het gewenste materiaal betaald of ontvangt in een bepaalde periode. Voor een prijsafspraak kunt u een contract uitprinten. Tevens kunt u inzien welke orders op deze prijsafspraak zijn geleverd of verkocht.

1 0

openingspagina van het TMS heeft gezien en die u met het telefoonicoon op een snelle manier kunt aanmaken). Met materialen kunt u de materiaal en afvalstroom omschrijving van een klant administreren. Deze worden automatisch gebruikt op de wettelijk vereiste bijlages bij een vracht die u in het menu 'Wegen en sorteren' kunt aanmaken.

Hoofdstuk: Relaties

Middels de rapportages kunt u verschillende makkelijke overzichten aanmaken. Zo kunt u een overzicht van adreslabels afdrukken voor bijvoorbeeld de kerstkaarten. Met het klantoverzicht krijgt u een soortgelijke lijst. Met het omzetoverzicht kunt u het overzicht van uw omzet inzien, of in detailniveau inzoomen op een specifieke klant en materialen. Het projectoverzicht geeft u de mogelijkheid om voor een specifiek klantproject de benodigde details te tonen. Met het contractoverzicht kunt u een overzicht van alle contracten krijgen, inclusief de contracten die vanuit de contractbegeleiding leverbaar zijn.


1 1

Wegen en sorteren

Met Wegen en sorteren kunt u uw complete vrachtmanagement bijhouden. Het hele proces wordt ondersteund. U kunt een vracht die u wilt ophalen administreren. Hierbij geeft u op wat voor materiaal deze vracht hoofdzakelijk bevat, en wat het geschatte gewicht is. U kunt de daarbij horende wettelijk vereiste vrachtdocumenten zeer eenvoudig afdrukken. Komt de vrachtwagen bij u op locatie binnen dan kunt u deze wegen waarbij u de gewichten adminstreert. Deze vrachtwagen kunt u vervolgens direct factureren (per kas of op krediet), of deze verder uitzoeken met behulp van een sorteerbon. Met deze sorteerbon kunt u of één van uw medewerkers opschrijven wat werkelijk aan materialen in de vracht heeft gezeten. Waaronder natuurlijk eventueel vuil.

Middels het overzicht van de weeg/sorteerbonnen kunt u alle formulieren en bonnen nogmaals inzien en eventueel afdrukken. Handig is hierbij dat het volgnummer van een weegbon tevens het volgnummer wordt van de order. Doordat deze nummers overeenkomen kunt u makkelijk uw order behorend bij een vracht terugvinden in het systeem. Via deze menuoptie kunt u tevens uw vrachtwagenpark beheren.


Hoofdstuk: Wegen en sorteren

Deze sorteerbon met de uitgezochte gewichten en materialen kunt u invullen in het systeem en vervolgens factureren.

1 2

Verhuur

Het TMS bevat een uitgebreide verhuurmodule. Hierin kunt u uw containers en zuurstofflessen of andere materialen die u wilt verhuren (zoals vrachtwagens, aanhangers enzovoort) bijhouden. Deze kunt u verhuren. Het systeem houdt automatisch een beschikbaarheidkalender van de verhuurmaterialen bij. Verhuringen kunt u per kas of op krediet plaatsen, als u hiervoor een vergoeding wilt vragen. Bij een verhuring op krediet kunt u op een later moment de verhuringen factureren waarbij het mogelijk is om meerdere verhuringen op één factuur te plaatsen. Verhuringen kunnen worden toegewezen aan een klantlocatie zodat u ten alle tijden weet waar uw verhuurmateriaal zich bevindt.

Bij een verhuring op krediet verhuurt u materialen, meestal aan medewerkers van een klant, waarbij niet direct hoeft te worden afgerekend. Dit kan op een later moment. Meestal wordt bij een verhuring op krediet geen factuur aangemaakt. Het systeem biedt echter de mogelijkheid om een pro forma factuur aan te maken van de verhuring. U kunt de afhaler dan voor de ontvangen verhuurmaterialen laten tekenen. De pro forma factuur kunt u op een later moment definitief maken en samen met de andere pro forma facturen aan de eindklant zenden. Voor het innemen of omwisselen van verhuurmaterialen is een speciale optie in het menu aan de linkerzijde beschikbaar. Bij het innemen van de materialen kunt u aangeven of het materiaal is teruggegeven zonder beschadigingen, met beschadigingen of dat het verloren is


Hoofdstuk: Verhuur

Verhuurt u per kas dan verhuurt u materialen waarbij voor de klant direct een factuur wordt aangemaakt (inclusief eventueel te betalen borg). U kunt een verhuring eventueel als voorschot behandelen. De verhuring wordt dan automatisch bij de inkoop van het materiaal afgetrokken.

1 3

gegaan. Dit heeft invloed op de hoeveelheid borg die aan de klant wordt teruggegeven. Hiervoor kunt u direct een creditfactuur aanmaken. Moet de klant schade betalen omdat deze geen borg betaald dan kunt u dit als extra regel op de verhuurfactuur die u aan de klant zend plaatsen. Middels het verhuurboek kunt u alle verhuringen (al dan niet uitstaand) raadplegen. U kunt verhuringen uit het verhuurboek verwijderen als deze niet goed zijn ingeboekt. Het systeem werkt automatisch de beschikbaarheid van het materiaal bij als u een verkeerder verhuring verwijderd. Hier heeft u dus ook geen omkijken naar. Verhuringen kunt u zoeken op volgnummer, boekdatum, materiaaltype, huurder, materiaal, toelichting en status (gereserveerd, gefactureerd, verloren, teruggebracht met schade, teruggebracht en in orde). Middels het factureren van verhuringen kunt u verhuringen op krediet (waar geen pro forma factuur voor is aangemaakt) op factuur zetten. U kunt de aangemaakte factuur openen en extra regels toevoegen, voorschotten corrigeren of werk derden in rekening brengen. In het verhuurfacturen overzicht kunt u facturen op status betaald zetten, corrigeren, deelbetalingen registreren en alle andere activiteiten uitvoeren die u normaliter met een factuur binnen het TMS kunt doen. U kunt zoeken op de voor een factuur in het TMS gebruikelijke velden zoals eerder in deze folder genoemd. In het beheermenu kunt u verhuurmateriaal types administreren (bv grote container, kleine container, zuurstoffles) en de verschillende materialen die u hiervan heeft (bv container 12, fles 3 etc). De BTW tarieven voor verhuurmateriaal kunt u per locatie opgeven.

Hoofdstuk: Verhuur

Met de rapportages kunt u een overzicht opvragen welke van uw materialen op dit moment zijn verhuurd en waar deze materialen zich bevinden. Middels het overzicht voor het gebruik van verhuurmateriaal kunt u een overzicht opvragen van het historisch gebruik van het verhuurmateriaal. Hiermee kunt u materialen die niet populair zijn in kaart brengen en deze uit de verhuur nemen, of de hoeveelheid materialen van een bepaalde soort uitbreiden als hier te weinig van zijn.


1 4

Kasboeken

Met de menukeuze kasboeken kunt u uw dagboeken (kas of bank) beheren. U kunt voor een dagboek de mutaties en de sluitstanden raadplegen, conform de mutaties en sluitstanden bij de voorraad van het materiaal. Daarnaast kunt u controles toevoegen. Het is gebruikelijk om dagelijks aan het einde van de dag een controle van het kasboek uit te voeren. Het resultaat van deze controle kan bij het betreffende kasboek worden vastgelegd. Een eventuele correctie van het kasboek wordt bij de mutaties opgenomen.

Naast dagboeken en boekingscodes kunt u losse in- en verkoopfacturen in het systeem inboeken. U hoeft dan niet nog eens in een apart een boekhouding te voeren. Uw boekhouder kan deze factuurinformatie periodiek in zijn boekhoudpakket overnemen. Doordat u de losse in-/verkoop facturen inboekt kunt u uw kas- en bankboeken en de saldi op deze boeken volledig in het TMS bijhouden. De menuoptie Rapportages biedt u verscheidene rapportages om het financiële reilen en zeilen van uw onderneming goed in de gaten te kunnen houden. De openstaande posten kunt u bewaken met het gelijknamige overzicht. Middels het omzetvergelijkingsoverzicht


Hoofdstuk: Kasboeken

De boekingscodes kunt u gebruiken om in de gaten te houden hoeveel omzet u maakt voor specifieke materialen, of verhuringen. U kunt voor zowel de inkoop van materialen als de verkoop een andere boekingscode gebruiken. Over meerdere materialen heen kunt u dezelfde boekingscode gebruiken. Hierdoor kan uw boekhouder (of uzelf) direct zien voor hoeveel geld u aan ferro materialen heeft ingekocht of verkocht. Een andere groepering is natuurlijk ook mogelijk. Ook voor de boekingscodes worden mutaties en sluitstanden bijgehouden. Het is ook mogelijk om controles op deze stand uit te voeren. Eventuele correcties worden in de mutaties bijgehouden.

1 5

Hoofdstuk: Kasboeken

kunt u zien hoe u presteert ten opzichte van vorige jaren (als deze in het TMS zijn bijgehouden). Het winst en verliesoverzicht geeft u direct inzicht in de waarde van uw onderneming op dit moment, waarbij nog niet gefactureerde en betaalde orders worden meegenomen in de totale waarde. Met het overzicht ingekochte en verkochte goederen krijgt u een totaal overzicht van goederenbewegingen binnen de gewenste periode.


1 6

Beheer

Middels het beheermenu kunt u uw medewerkers invoeren. In het TMS systeem is een medewerker niet per definitie gelijk aan iemand die in het systeem kan inloggen. Voor een gebruiker die kan inloggen moet u namelijk per maand betalen. Als u uw gehele staf in het systeem wilt opnemen kan dat zonder extra kosten. Ze kunnen echter niet allemaal inloggen (tenzij u heel veel licenties koopt). Hierdoor kunt u bij uw vrachten de juiste chauffeur plaatsen, zonder daarvoor licentiekosten te moeten maken.

De tweede mogelijkheid is het beperken van de toegang tot één van uw bedrijfslocaties (als u meerdere locaties heeft). Een bedrijfsleider van een andere locatie kan daarmee bijvoorbeeld zelf gebruikersbeheer voor zijn eigen locatie voeren, maar de gebruikers van een andere locatie niet zien. Deze beperking op locatie geldt door het hele systeem. De bedrijfsleider kan alleen de inkopen, verkopen, materialen en prijzen, relaties, verhuringen, vrachten en dergelijke van zijn eigen locatie zien en bewerken.


Hoofdstuk: Beheer

Maakt u een TMS login aan voor één van uw medewerkers dan kunt u de toegang die deze medewerker heeft tot het systeem op twee manieren beperken. U kunt de toegang tot functies beperken met gebruikersrollen waardoor keuzes in de menubalk bovenin en in het submenu aan de linkerkant worden uitgezet of verdwijnen. Zo kunt u een medewerker die u vertrouwt rechten geven om in te kopen en de kas te beheren, maar blijven alle andere gegevens in het systeem voor deze medewerker verborgen. Omdat de kas volledig in het systeem wordt bijgehouden net als de inkoopsprijzen van materialen heeft u een voldoende mate van controle op de inkopen van deze medewerker.

1 7

Met gebruikersrollen kunt u toegang tot het systeem beperken. Hiermee kunt u een rol maken en deze vervolgens aan een medewerker toewijzen zodat deze medewerker alleen mag inkopen. Met de optie wijzig wachtwoord kunt u uw eigen wachtwoord wijzigen.

Hoofdstuk: Beheer

De optie Bedrijfslocaties staat u toe om meerdere locaties aan te maken en de gegevens daarvoor te bewerken. Zoals het adres, de logo's enzovoort.


1 8

Algemeen Het TMS kent naast alle genoemde functies nog een aantal handige extra's. Zo kunt u elk rapport en factuur uit het systeem downloaden in Word, Excel of PDF formaat. Deze documenten kunt u opslaan, en in Microsoft Office of een vergelijkbaar programma zoals LibreOffice.org openen en bewerken. Dit kan handig zijn als u net even een extra opmerking op een factuur wilt plaatsen of die ene factuur naar een ander adres gestuurd moet worden. Daarnaast kunt u van elke overzichtstabel die in het systeem gepresenteerd wordt de gegevens downloaden in een formaat wat u eenvoudig in Excel of een ander spreadsheet programma kunt inlezen. Zo kunt u bijvoorbeeld van een selectie van inkooporders die u heeft gemaakt de kerngegevens downloaden en in Excel snel uitrekenen hoeveel orders u heeft ontvangen en wat de totale waarde van deze orders is geweest.

Conclusie

Hoofdstuk: Algemeen

Het TMS is een volledig en compleet systeem om uw gehele handelsadministratie in te voeren. U wordt tijdens het handelen optimaal ondersteunt en kunt u weer richten op uw handel! Omdat het pakket zo simpel, gebruikersvriendelijk en compleet is kunt u 's avonds op het moment dat de handel stopt de deur achter u dicht trekken met het geruststellende gevoel dat de administratie op dat moment al op orde is. Het is niet langer noodzakelijk om buiten werktijden nog uren aan de administratie te besteden. Dus gun uzelf het TMS. U zult merken dat uw handel er wel bij vaart.


1 9

Trade Management Systeem (TMS) tms.quopt.com

Recommend Documents