Handboek. Emissie Management Systeem

Renault Nederland

Emissie Management Systeem

Handboek Emissie Management Systeem

Copyright RN Management Support juni 2012

Renault Nederland


INHOUDSOPGAVE:

Bladnummer : 1* versienummer : 1 datum : 06-06-12

Paraaf management:

1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

Inventariseren Grenzen (boundaries) bepalen Scope 1.1 Stationaire verbrandingsapparatuur Scope 1.3 Wagenpark Scope 2.1 Elektraverbruik Scope 2.3 Zakelijk vliegverkeer Emissie-inventaris Initiatieven

DATUM 6 juni 2012 6 juni 2012 6 juni 2012 6 juni 2012 6 juni 2012 6 juni 2012 6 juni 2012 6 juni 2012

VERSIENR 1 1 1 1 1 1 1 1

2 Emissiehandboek

6 juni 2012

1

3 Reductiedoelstellingen bepalen

6 juni 2012

1

4 CFA Rapporteren

6 juni 2012

1

5 Plan van Aanpak Reductiedoelstellingen opstellen

6 juni 2012

1

6 Programmamanagement

6 juni 2012

1

7 Communiceren

6 juni 2012

1

8 Beheren documentenbeheer

6 juni 2012

1

9 Energieaudit

6 juni 2012

1

N.B.1: Per paragraaf worden de bladzijden genummerd. De laatste bladzijde van een paragraaf wordt gemarkeerd met een * N.B.2: De werkafspraken die deel uit maken van een compleet exemplaar zijn de laatst geldende versies en worden beheerd, tenzij expliciet op het exemplaar "onbeheerd exemplaar" staat vermeld. N.B.3: Mannelijke zinsuitdrukkingen kunnen ook op functies slaan die door vrouwen worden uitgevoerd.

Renault Nederland

INVENTARISEREN

Emissie Management Systeem afspraaknr. : 1.0 bladnummer : 1* versienummer : 1

In dit hoofdstuk wordt omschreven op welke wijze de informatie wordt verzameld op basis waarvan wij onze CO2 uitstoot berekenen. Hierbij zijn de scope 1 en 2 van de CO2 prestatieladder als uitgangspositie genomen. Hieronder is schematisch weergegeven welk processtappen hierbij worden gevolgd om uiteindelijk tot het CFA-rapport te komen.

Renault Nederland


GRENZEN (BOUNDARIES) BEPALEN

afspraaknr. : 1.1 bladnummer : 1* versienummer : 1

Ten behoeve van de certificering van Renault Nederland NV op de C02-prestatieladder is het noodzakelijk dat de grenzen (boundaries) van de organisatie worden beschreven, die gelden voor het C02-bewustcertificaat dat wordt afgegeven. Uitgaande van onze ambitie om niveau 3 van de C02-prestatieladder te bereiken wordt er voor de boundaries uitgegaan van Scope 1 en 2. Het boundary-rapport: • vormt de basis voor alle activiteiten ten behoeve van de C02-prestatieladder. • geeft aan welke besluiten zijn genomen en welke bedrijven en bedrijfsonderdelen zijn meegenomen ten behoeve van de certificering op en de implementatie van de CO2-prestatieladder. • wordt volgens de jaarplanning onder verantwoording van RN Management Support beoordeeld op inhoud en ontwikkelingen en indien nodig aangepast. • bestaat uit twee delen: 1. De structuur van de onderneming (statutair, juridisch, organisatorisch en financieel) met al haar vestigingen; 2. De bepaling of er concernrelaties(C-aanbieders) onder de A-aanbieders (aanbieders welke zorgen voor 80% van de omzet) bevinden, waarbij wordt gesteld dat de C-aanbieders worden meegenomen in de operational boundary. Dit deel van het document is de AC analyse genoemd. • wordt na goedkeuring door de algemene directie ondertekent. • Wordt na akkoord door RN Management Support geplaatst op de wiki.

Renault Nederland


SCOPE 1: STATIONAIRE VERBRANDINGSAPPARATUUR


Binnen Renault Nederland valt het gasverbruik van de verwarmingsinstallatie onder deze scope. De Facilitair manager: • zorgt middels de facturen voor een periodiek inzicht in het gasverbruik. • verzendt de kopie facturen naar de consultant van RN Management Support De consultant van RN Management Support: • vult deze in op het daarvoor bestemde excelsheet “1.1 stationaire verbrandingstemperatuur” • beoordeelt de gegevens in relatie met verwachte gegevens. • bespreekt de resultaten in het werkgroepoverleg; • stelt, in geval van grote verschillen, een onderzoek in naar de oorzaken.

Renault Nederland

SCOPE 1: WAGENPARK


Binnen Renault Nederland vallen de dienstwagens van de medewerkers onder deze scope. De controller: • vraagt periodiek bij de wagenparkbeheerder de overzichten op waarbij het brandstofverbruik en de verreden kilometers per auto zijn vermeld; • Informeert bij de PR afdeling naar de samenstelling en kilometrages van de Renault Pool-auto’s(beschikbaar voor medewerkers Renault Nederland) • neemt de verzamelde gegevens over op het daarvoor bestemde excelsheet “1.3 invoer wagenpark” • verzendt deze overzichten naar de consultant van RN Management Support De consultant van RN Management Support: • beoordeelt de gegevens in relatie met verwachte gegevens • bespreekt de resultaten in het werkgroepoverleg; • stelt, in geval van grote verschillen, een onderzoek in naar de oorzaken.

Renault Nederland


SCOPE 2: ELEKTRAVERBRUIK


De Facilitair manager: • zorgt middels de facturen voor een periodiek inzicht in het elektraverbruik; • verzendt deze naar de consultant van RN Management Support De consultant van RN Management Support: • vult deze in op het daarvoor bestemde excelsheet “2.1 invoer elektraverbruik” • bespreekt de resultaten in het werkgroepoverleg; • stelt, in geval van grote verschillen, een onderzoek in naar de oorzaken.

Renault Nederland


SCOPE 2: ZAKELIJK VLIEGVERKEER


Binnen Renault Nederland zijn er 3 manieren op vliegreizen te boeken. Het inzicht hierin ontstaat dus door deze drie stromen te volgen. De drie manieren zijn: 1. Individuele dienstreizen via het directie secretariaat door middel van AMEX Creditcard 2. Aparte groepsreizen via de Coördinator middels AMEX en/of AIR Partner 3. Aparte Charters via Renault Nederland waarbij kosten apart doorbelast worden. De Consultant van RN Management Support: • zorgt middels de AMEX overzichten en facturen voor een periodiek inzicht in het zakelijk vliegverkeer; • Informeert bij de Coördinator Events naar vliegbewegingen voor manier 2 en 3 en verzamelt via de controlling de bijbehorende facturen. • vult deze in op het daarvoor bestemde excelsheet “2.3 Vliegverkeer” • beoordeelt de gegevens in relatie met verwachte gegevens • bespreekt de resultaten in het werkgroepoverleg; • stelt, in geval van grote verschillen, een onderzoek in naar de oorzaken.

Renault Nederland


EMISSIE INVENTARIS


Terwijl inzichtelijk is hoeveel energie er door Renault Nederland wordt verbruikt is het binnen de CO2 prestatieladder ook van belang om inzicht te hebben in die apparatuur die dit verbruik veroorzaakt. Dit noemen wij het emissie inventaris en is vastgelegd in de laatste versie van het bestand “Energie Management Systeem Renault Nederland”. De inventaris is verdeeld naar: • Elektraverbruikers: o ICT o Verlichting o Klimaatbeheersing o Kantoorapparatuur o Lift o Overig: Lichtreclame Laadpalen • Aardgas verbruikers • Wagenpark RN Management support coördineert volgens de jaarplanning met de betrokkenen of het overzicht van de emissie inventaris nog up to date is.

Renault Nederland

INITIATIEVEN


De werkgroep-leden laten zich middels branche- en/of andere organisaties informeren over initiatieven voor CO2 reductie. De werkgroep: • stelt jaarlijks het overzicht van mogelijke initiatieven tot CO2 reductie bij. • stelt jaarlijks een voortgangsrapport op betreffende de voortgang van lopende initiatieven. Van mogelijk nieuwe initiatieven wordt door de werkgroep: • een plan van aanpak opgesteld; • een verantwoordelijke aangewezen; • op basis van het plan van aanpak wordt een budget bepaald. • Een potentieel initiatief ter goedkeuring aan de directie voorgelegd. De uitspraak van de directie vastgelegd op de initiatievenlijst. Na akkoord van de directie zal Renault Nederland in de vorm van een of meerdere van zijn medewerkers deelnemen aan het initiatieven teneinde ook hun eigen CO2 te reduceren. RN Management Support vult periodiek de Wiki aan met informatie en bewijs van actieve deelname aan deze initiatieven.

Renault Nederland

EMISSIEBOEK


Met ons inzicht in ons verbruik bepalen wij periodiek onze CO2 uitstoot. Hiervoor worden naast de inventarisatie van het verbruik ook gebruikt: • Conversiefactoren • Trendanalyses De consultant RN Management Support: • zorgt dat voor uitvoering van de berekeningen de conversiefactoren overeenkomen met die van SKAO zoals die zijn vastgelegd in de CO2 prestatieladder documentatie. • berekent, eventueel met de daarvoor bestemde tools zoals o.a. de graaddagentool, het verbruik naar de rapportage periode. • Bepaald de CO2 uitstoot middels het emissieboek. • Rapporteert de resultaten in het werkgroepoverleg. • Rapporteert de resultaten aan de directie.

Renault Nederland


REDUCTIEDOELSTELLINGEN OPSTELLEN


Vanuit de inzichten in uitstoot(emissieboek) en de inventaris waarmee deze uitstoot wordt veroorzaakt(emissie inventaris) kunnen wij beoordelen waar en hoe reductie mogelijk is. In het werkgroepoverleg worden reductiemogelijkheden aangedragen en vastgelegd. Op basis van deze reductiemogelijkheden bepaalt de consultant RN Management Support: • de uitstootreductie van de voorgestelde maatregelen; • de beoogde doelstellingen in CO2 reductie voor de komende periode; • een plan van aanpak. Na akkoord van de directie op de reductiedoelstellingen en het plan van aanpak wordt het plan van aanpak in de werkgroep vastgesteld.

Renault Nederland


OPSTELLEN CFA-RAPPORT


Jaarlijks stelt de consultant van RN Management Support het CFA-rapport van Renault Nederland op. Hierin is de volgende informatie gebundeld: • Directieverklaring • Organisatie - Rapporterende organisatie - Verantwoordelijk persoon - Organisatiegrenzen(Boundaries) - ISO 14064 verklaring - Verificatie verklaring • Carbon Footprint-analyse - Grondslag van de analyse • Meetresultaten en toelichting - Gerapporteerde periode - Scope 1: Directe CO2 -emissie - Verklaring van weggelaten CO2 bronnen of putten - CO2 emissie van verbranding Biomassa - Scope 2: Indirecte CO2-emissie - Indirecte CO2-emissie door aangekochte energie - Invloed van meetonnauwkeurigheden en onzekerheden - Scope 3: Indirecte overige CO2-emissie - CO2-compensatie • Voortgang ten opzichte van referentiejaar - Historisch basisjaar - Aanpassingen aan historisch jaar - Normalisering meetresultaten • Berekeningsmodellen - Kwantificeringsmethodes - Verklaring voor veranderingen in de kwantificeringsmethodes • Reductiemogelijkheden • Reductiedoelstellingen

Het CFA-rapport wordt in overeenstemming met het communicatieplan verspreidt en door RN Management Support geplaatst op de Wiki.

Renault Nederland


afspraaknr. : 5.0 bladnummer : 1 * PLAN VAN AANPAK REDUCTIEDOELSTELLINGEN UITVOEREN versienummer : 1 Om een goede uitvoering van alle activiteiten van het Emissie Management Systeem te coördineren is er een periodiek werkgroep-overleg. Werkgroep De uitvoering van het plan van aanpak zijn verdeeld onder een aantal verantwoordelijken welke door de algemene directie van Renault Nederland zijn aangewezen. Deze functionarissen zijn samengevoegd in een werkgroep. De leden van de werkgroep en hun taken zijn: Directie Functie RN Management Support Consultant Finance & Controlling

Facility manager

Controller Public Relations ESIL

Event coördinator Coördinator

Fleetsales

IT/BusinessAnalist Manager Fleetsales

Taak Systeemmanagement Emissie zakelijk vliegverkeer Energieverbruik elektriciteit Energieverbruik gas Emissie inventaris Verbruik wagenpark Emissie inventaris Communiceren Analyses en spreadsheets Technisch Beheer WIKI Communiceren Communiceren

Werkgroep overleg Onder voorzitterschap van RN Management Support komt de werkgroep volgens de jaarplanning bijeen ter opvolging van: • de voortgang van alle activiteiten; • de emissie resultaten; • de uitgevoerde energie audits; • het plan van aanpak reductiedoelstellingen. Tevens kunnen de werkgroepleden, evenals de medewerkers via email, ideeën en suggesties, maar ook tekortkomingen et cetera kenbaar maken. Hiermee brengt de werkgroep verbeter- en/of reductiemogelijkheden (de preventieve en corrigerende maatregelen) in kaart. Vervolgens worden deze mogelijkheden door de werkgroep onderzocht, gepland en uitgevoerd. De opvolging gebeurt in het overleg en de punten worden vastgelegd in notulen. Tijdens/na het overleg zal de notulist de notulen: • aanvullen met wat besproken en besloten is; • per punt aangeven wie voor de eventuele uitvoering verantwoordelijk is; • per punt aangeven wanneer de uitvoering afgerond moet zijn; • per punt aangeven of er een eventuele opvolging plaats moet vinden en eventueel wanneer; • per punt aangeven dat dit afgesloten is wanneer de opvolging positief is afgerond; Terugkoppeling van de verbeterpunten Na goedkeuring van het verslag verspreidt de voorzitter de notulen onder de werkgroepleden. Tussentijds zal RN Management Support de uitvoering van de vermelde acties opvolgen.

Renault Nederland

COMMUNICEREN


Er wordt jaarlijks een communicatieplan opgesteld. Op basis van de input van de werkgroepleden wordt door de Coördinator Events een plan opgesteld met hierin: •

•

•

•

Doelstellingen en doelgroepen Communicatiedoelstelling Interne doelgroepen Externe doelgroepen • Opdrachtgevers • Dealerorganisatie • Leveranciers • Branchegenoten en concurrenten • NGO’s (niet-gouvernementele organisaties) • Overheden en overheidsinstellingen Media Interne Communicatie • Directievergadering • Werkgroep CO2 Prestatieladder • Personeelsbijeenkomsten • Charge Up 2012/blog, Nieuwsbrieven en e-mail • Intranet Externe communicatie • Internet • Persberichten • Actieve deelname in werkgroepen • Gesprekken NGO’s en overheden Uitvoering Doelstellingen en beleid Communicatieprocedures Verantwoordelijkheden • Interne communicatie • Externe communicatie Communicatieplanning

Het communicatieplan wordt door de werkgroepleden besproken en vastgesteld.

Renault Nederland


BEHEREN DOCUMENTEN

afspraaknr. : 7,0 bladnummer : 1* versienummer : 1

Om een goede werking van het systeem te garanderen is het noodzakelijk een volledig inzicht te hebben in de onderliggende documentatie. De documentatie is als volgt ingedeeld: • C02-prestatieladder documentatie; • Systeemdocumentatie; • Systeem registraties; CO2-prestatieladder documenten RN Management Support stelt zich middels www.SKAO.nl op de hoogte van de laatstgeldende documentatie en eisen van de C02-prestatieladder. Systeemdocumentatie De procedures rondom het Emissie Management Systeem zijn opgenomen in een handboek. Op basis van aanbevelingen vanuit de werkgroepleden kunnen procedures worden aangepast. Indien procedures worden aangepast wordt door RN Management Support: • De aanpassing groen gearceerd aangegeven; • het versienummer met +1 verhoogd; • de inhoudsopgave geactualiseerd met de datum waarop de aanpassing is ingegaan. • Indien een procedure wordt toegevoegd of verwijderd veranderd de inhoudsopgave ook van versienummer +1 • de inhoudsopgave geparafeerd door Het hiërarchisch hoogst geplaatste werkgroeplid(fleetsales Manager) • De laatste versie via intranet gepubliceerd door RN Management Support Systeemregistraties Alle excel-sheets tbv van het energie verbruik meetsysteem staan op de beheerde ischijf van de C02-prestatieladder. RN Management Support beheert de files, bewaakt de lay-out en ziet toe op het juiste gebruik van de conversiefactoren volgens opgave van SKAO, De verschillende verantwoordelijken vullen de files volgens de afspraken uit dit handboek. RN Management Support beheerd alle templates van de gebruikte spreadsheets en verzameldocumenten. De registraties en documenten worden voorzien van de laatste datum opgeslagen.

WIKI RN Management Support zorgt ervoor dat de meest recente document op de wiki worden geplaatst. Bewaartermijnen Oude documenten en versies worden minimaal 3 jaar bewaard.

Renault Nederland


INTERN CONTROLEREN (ENERGIE AUDIT)


Bij een Energie audit controleert RN Management Support of: • de gemaakte afspraken op papier in de praktijk nog functioneren; • de gehanteerde werkwijze voldoet aan de C02-prestatieladder; Niveau 3; • er misschien verbetert, aangepast of veranderd kan en/of moet worden. De Energie audits: • worden uitgevoerd volgens de jaarplanning; • zullen worden uitgevoerd met behulp van de laatst geldende procedures. Voordat een auditor aan de audit begint zal deze: • eerder gehouden audits bekijken; • de relevante meetsystemen bekijken; • notulen van het werkgroepoverleg bekijken. Bij het • • • • •

uitvoeren van de Energie audit wordt gelet op: of de uitvoering van de werkzaamheden overeenkomen met de werkafspraken; of er voldaan wordt aan de eisen uit de ladder; of de registratie duidelijk en volledig wordt uitgevoerd; activiteiten die recentelijk aan veranderingen/verbeteringen onderhevig waren; of aanpassingen van werkafspraken/instructies/formulieren gewenst zijn ter verbetering van activiteiten.

Op het formulier "Energie audit" wordt genoteerd: • de datum waarop de audit heeft plaatsgevonden; • de uitvoerder van de audit; • degene die geaudit is/zijn; • of de audit besproken is met de afdelingsverantwoordeiijke; • Wat er tijdens de audit is waargenomen en of dit overeenkomt met de eisen van de ladder; • Of er, en indien zo welke, verbeteringen er volgens de auditor mogelijk zijn. Verwerking van een audit • Van de audit wordt een verslag gemaakt. • Uitgesproken problemen/mogelijke verbeteringen die tijdens de audit boven water komen worden ais zodanig aangegeven. • De resultaten van de audit worden besproken in het Werkgroep overleg. • De auditdocumenten worden gearchiveerd volgens de procedure.

Handboek. Emissie Management Systeem

Recommend Documents