TORNAX Volleybalvereniging te Ruurlo
opgericht 24 maart 1970
JAARVERSLAG PR EN ACTIVITEITEN 2014 Het bestuurslid PR en Activiteiten is in grote lijn verantwoordelijk voor de interne- en externe presentatie van de vereniging middels website, media, toernooien, het binnenhalen van financiën (sponsoring, advertenties en (snert)actie) voor onze vereniging, het werven en behouden van leden en het verzorgen van activiteiten. Onder dit bestuurslid hangen een aantal commissies en/of personen die allen op hun beurt één van de taken uitvoeren. Deze functie is in 2014 deels vacant gebleven. Luuk Rouwhorst is in november tot het bestuur getreden.
Interne/externe presentatie media De doelstelling is om aankondigingen wedstrijden, nieuwe sponsoren en andere voor Tornax belangrijke zaken in het weekblad “Contact”, op de website te publiceren en via social media te verspreiden, waardoor we een positieve uitstraling in Ruurlo bereiken. Het doel van onze website www.tornax.nl is om een gebruiksvriendelijke, informatieve en veel bezochte website te hebben om onze leden te verbinden aan Tornax. 1. PR krant/contact/bord : bestuur • Momenteel vragen we een ieder die een activiteit organiseert zelf ook een stukje voor het contact en de website aan te leveren. • N.a.v. de feedback in de ALV van 2014 is in het bestuur communicatie van besluiten en activiteiten op de site, het contact of publicatiebord een vast onderdeel van de agenda geworden. We hebben getracht zorgvuldigheid aan te brengen en eenduidig te communiceren. 2. Website : Aad Beijk Het afgelopen jaar is de gehele site beoordeeld op de juiste informatie en geupdated. Ieder lid kan de RSS feed instellen (automatische melding van nieuwe berichten) om op de hoogte te worden gehouden van nieuwe berichten. 3. App Sinds december heeft Tornax een eigen app. Binnen deze app is het wedstrijdprogramma te bekijken, evenals de stand van een team. Ook is hier informatie op teamniveau zichtbaar. Verder biedt de app als mogelijkheid om een pushbericht te sturen. Dit is een belangrijk middel voor de communicatie. 4. E-mail Binnen de informatievoorziening richting leden speelt e-mailmarketing ook een belangrijke rol. Het doel is om actiever mailings te gaan sturen richting leden. Hiermee kan de betrokkenheid vergroot worden. Het is ook belangrijk om aan te geven waar het bestuur mee bezig is en waar de vereniging naar toe gaat. Doel is ook om de mailings netter op te maken, zodat leden er meer feeling mee krijgen. Daarnaast ligt het in de planning om, naast nieuwsbrieven, leden ook een mail te sturen wanneer ze jarig zijn. Alles met als doel om de betrokkenheid te vergroten. 5. Facebook Facebook is een prachtig nieuw medium dat ook voor Tornax interessant is. Er bestaat inmiddels al een Facebookpagina voor Tornax. Deze wordt alleen nog niet actief gebruikt. Doel is om per team journalisten aan te stellen. Tegenwoordig zijn berichten kort en krachtig. Facebook is hiervoor dus een prachtige manier. Het heeft dan tevens als doel voor de vereniging om de betrokkenheid te verhogen. Er is een optie dat Facebook steeds meer de rol van de website vervult.
Jaarplan 2015: interne/externe presentatie media •
bestuurslid PR opheffen = gedaan
Bestuur
•
nieuws en informatie structureel op website plaatsen, naar Contact sturen, op publicatiebord hangen werven groep web/ teamredacteuren
Bestuur, act.cie, TC, alle leden
optimaal bereik van onze leden krijgen vanuit verschillende doelgroepen: oud, nieuw en jeugd m.b.v. verenigingsapp, nieuwsbrieven, etc. Journalisten werken voor Facebook Opzetten E-mailsysteem Informatievoorziening app
In overleg met Aad, Luuk
• • • • • •
In overleg met Aad
Luuk Luuk Luuk
Binnenhalen financiën 1. Sponsoring/advertenties: vacant, waarnemend Ineke Nijen Es Sponsor- en advertentieopbrengsten leveren sinds een aantal jaren een substantiële bijdrage aan de begroting van Tornax. In het jaar 2014 was dit ongeveer 8% van de begroting. Het werven en behouden van onze sponsoren is dus van wezenlijk belang voor de continuïteit van de vereniging. Helaas zijn er ook een aantal sponsoren weggevallen en is het voor 2015 belangrijk hier een nieuwe impuls aan te geven. Luuk is momenteel met een aantal leden het sponsorplan aan het herrijken. Naast sponsors kennen wij ook adverteerders, bal- of evenementsponsoren. Het uitdragen van de naam van de adverteerders doen we door: naamsvermelding, naamsvermelding met link, banner met link. Onze vaste kracht Bert Kettelarij is al jaren verantwoordelijk voor het vaste rondje winkeliers aan de Dorpsstraat, Borculoseweg om advertenties op te halen. Dames 4 heeft hem dit jaar ondersteunt. Balsponsoring: mag niet op ballen Bert K en dames 4 aandacht voor de website Sponsorplan door Luuk Overzicht ophalen advertenties: 2014/2015: heren en dames recreanten
2015/2016: heren 1 en dames 1
2. Overige acties: : activiteitencommissie: heren 1, Lianne Schepers en Danielle Kuipers Naast de snertactie hebben nog een tweetal andere acties met succes ingezet. In juli hebben een 20 tal leden deelgenomen aan het tappen bij de Zwarte Cross en in september hebben al onze mini- en jeugdleden loten verkocht van de Grote Clubactie. Bovenstaande acties hebben ons ongeveer € 4066,50 opgeleverd, te weten 11% van de begroting en stijging van 2% t.o.v. 2013. • € 1878 euro (ongeveer 1000 liter erwtensoep) een grote stijging t.o.v. 2013: € 1353,• € 472,50 aan vrijwilligersbijdrage vanuit zwarte Cross, helaas een daling t.o.v. 2013: € 727,50. • € 1716 opbrengst door de verkoop van Grote Club actie loten. (€ 1288 in 2013) Jaarplan 2015: binnenhalen gelden •
Werven van een nieuwe sponsorcoördinator
Luuk, bestuur
•
Updaten sponsorbeleid aan nieuwe wensen sponsoren, creatief zijn. Overleg met heren 1 over sponsoring van activiteiten en
Luuk, heren 1
•
Luuk, heren 1
• • • • •
toernooien. Binnenhalen en behouden van sponsors. Oproep bij de leden doen Zeer actief benaderen van adverteerders Ombuigen daling van advertenties Voortzetting snertactie, Zwarte Cross en Grote Club actie
Sponsorcoördinator, heren 1 Ineke, Bert en teams Activiteitencommissie
Ledenwerving/ledenbehoud/vrijwilligersbeleid Het bestuur heeft beleid ontwikkeld gericht op ledenwerving/ledenbehoud voor mini- en jeugdleden. De activiteiten gericht op ledenwerving zijn structureel onderdeel van het jaarplan jeugd geworden (schoolsportdag, kies je sport, nationale sportweek en sportintro) en levert ons ieder jaar weer veel instroom aan mini-leden op. Het afgelopen jaar hebben we een mooi aantal nieuwe (oud) leden mogen verwelkomen bij de recreanten. Bij onze activiteiten zoals het stratenvolleybal zijn wij nog te weinig gericht op after-sales (deelnemers lid maken van Tornax). Het ledenbehoud is gericht op het zijn van een vereniging waar het plezierig volleyballen is, waardoor leden zich thuis blijven voelen bij onze vereniging. Vrijwilligersbeleid Momenteel kent Tornax 185 leden, waarvan er 75 leden mini- of C-lid zijn (t/m 13 jaar). Van de overige 110 leden zijn er 54 vrijwilliger bij Tornax. Van de 56 jeugd en seniorleden die niets voor de vereniging hebben 40 leden ook niets gedaan aan de snertactie of tappen bij de zwarte cross. Dit moet in onze ogen anders!! Met name zoeken we vele leden die willen assisteren bij trainingen en als trainer opgeleid willen worden. En bij acties zal de inzet zeker anders moeten. Verplichten!! Jaarplan 2015: ledenwerving/ ledenbehoud/ vrijwilligersbeleid • Jeugdplan in blijven zetten. Periodiek afstemming met mini-trainers over aanwas mini-leden. • Herenlijn volleybal bewaken in combinatie met convenant verenigingen en Nevobo om de heren leden te behouden. • Advertenties plaatsen in contact om senior en recreanten leden te werven. • Donateurschap voor oud leden uitwerken. • •
After-sales activiteiten inzetten i.c.m. jeugd- en activiteitencommissie Vrijwilligers actief benaderen
Corry TC/ Ineke TC/ Ineke Ineke Corry/Ineke Allen
Organiseren van activiteiten 1. Oudejaarstoernooi : activiteitencommissie: heren 1 Sinds 2000 wordt in de kerstvakantie het oudejaarstoernooi georganiseerd. Vanwege teruglopende deelname en ongunstige data heeft heren 1 het advies gegeven het toernooi op een andere datum te organiseren. De datum voor 2014 is gezet op 25 april. 2. Oliebollen/slottoernooi : activiteitencommissie: heren 1 Jaarlijks aan het eind van het jaar en einde van het seizoen sluiten we af met een slottoernooi. Dit jaar vond het plaats op … december 2013 en 26 mei 2014. Het mixen van alle teams zorgt voor enkele avonden vertier en nieuwe contacten tussen de leden. 3. Kaderavond : bestuur Het bestuur organiseert deze avond jaarlijks, voor alle kaderleden, om hen te bedanken voor hun inzet in het afgelopen jaar. De kaderavond vond dit jaar op een warme zaterdag, 24 mei, plaats bij Kerkemeijer te Borculo. We zijn met z’n allen op de fiets vertrokken naar de Slinge bij Beltrum om daar in een raft te stappen tot dicht bij Kerkemeijer. Daar aangekomen stond er een lekkere borrel en barbecue voor ons klaar. Zoals gebruikelijk nemen we op deze dag ook afscheid van de kaderleden die ons gaan verlaten. Dit jaar waren dit Heidi Bosch, Hans Jelier en Danielle Kuiperij.
4. Jeugdactiviteiten : cie. Jeugdzaken In het afgelopen jaren zijn verschillende activiteiten voor de jeugd georganiseerd. Dit alles onder verantwoording van commissie Jeugdzaken en beschreven in het verslag van de jeugdcommissie. Jaarplan 2015: organiseren van activiteiten • • • •
Datum oudejaarstoernooi/stratentoernooi Evaluatie activiteiten Onderzoeken of er andere activiteiten voor jeugdleden nodig zijn? Wel/ geen beachvolleybal tijdens pompdagen?
Act. commissie, heren 1, Ineke Jeugdcommissie, bestuur Bestuur
