Tomáš Kutěj. Úvod do technologie SharePoint. Rychlý a jednoduchý průvodce technologií Office SharePoint Server 2007 a Windows SharePoint Services 3

Tomáš Kutěj

Úvod do technologie SharePoint Rychlý a jednoduchý průvodce technologií Office SharePoint Server 2007 a Windows SharePoint Services 3.0

Microsoft

Úvod do SharePoint technologie Rychlý a jednoduchý průvodce technologií Office SharePoint Server 2007 a Windows SharePoint Services 3.0

2

Úvod do technologie SharePoint

Obsah Úvod do technologie SharePoint............................................................................................................. 4 Spolupráce ........................................................................................................................................... 5 Cíle a vize SharePointu ........................................................................................................................ 5 Pilíře technologie ................................................................................................................................. 6 1. pilíř – Spolupráce ................................................................................................................................. 9 Obecný popis ..................................................................................................................................... 10 Pracovní prostory .............................................................................................................................. 11 Obsah pracovního prostoru............................................................................................................... 12 Knihovna dokumentů ........................................................................................................................ 13 Verzování ....................................................................................................................................... 13 Rezervování dokumentů................................................................................................................ 15 Metadata ....................................................................................................................................... 16 Šablony a druhy obsahu ................................................................................................................ 18 2. pilíř – Portál ....................................................................................................................................... 20 Obecný popis ..................................................................................................................................... 21 Cílení obsahu ..................................................................................................................................... 21 Webové části – portál jako skládačka ............................................................................................... 22 Portál jako prostředek komunikace s partnery ................................................................................. 27 3. pilíř - Vyhledávání .............................................................................................................................. 29 Proč vyhledávat ................................................................................................................................. 30 Co a jak můžeme prohledávat ........................................................................................................... 30 Katalog obchodních dat..................................................................................................................... 32 Duplicity............................................................................................................................................. 34 Rozšířené prohledávání ..................................................................................................................... 34 4. pilíř – Správa obsahu ......................................................................................................................... 36 Obecný popis ..................................................................................................................................... 37 Vytváření informací ........................................................................................................................... 37 Pracovní postupy a schvalování ........................................................................................................ 38 Pracovní postupy a rozšíření dostupná pro SharePoint .................................................................... 40 Publikování a zabezpečení informací ................................................................................................ 41 Dlouhodobé ukládání dokumentů .................................................................................................... 42 5. pilíř – Formuláře a formulářové aplikace .......................................................................................... 43 Obecný popis ..................................................................................................................................... 44

3


Šablony .............................................................................................................................................. 44 Datové zdroje .................................................................................................................................... 44 Publikování ........................................................................................................................................ 45 6. pilíř – Business Intelligence ............................................................................................................... 47 Obecný popis ..................................................................................................................................... 48 Katalog obchodních dat (Business Data Catalog) .............................................................................. 48 Služby Excel ....................................................................................................................................... 49 Klíčové ukazatele a indikátory (KPI) .................................................................................................. 50 Reportingové služby SQL Serveru (SQL Server Reporting Services – SSRS)....................................... 51 SharePoint a infrastruktura ................................................................................................................... 53 Zařazení SharePointu do infrastruktury organizace .......................................................................... 54 Požadavky na systém..................................................................................................................... 54 Požadavky na prostředí ................................................................................................................. 54 Rozhodování o velikosti konkrétního nasazení ............................................................................. 55 Základní HW požadavky na SharePoint server .............................................................................. 56

V této kapitole

Spolupráce Cíle a vize SharePointu Pilíře technologie

Úvod do technologie SharePoint Tak jako je oblast nastavení správné spolupráce velice rozsáhlou disciplínou, je i SharePoint velmi rozsáhlý produkt. Než se pustíme do vysvětlování jednotlivých vlastností a možností, povíme si něco o historickém a aktuálním přístupu ke spolupráci obecně. Cíle a vize technologie musí být zasazeny do reálného prostředí – bez tohoto zasazení totiž není možné očekávat úspěšné výsledky. Všechny funkce, které budou později představeny, je možné rozdělit do několika skupin. Pokud řešíte nějaký problém odpovídající názvu skupiny (tzv. pilíře), pak má smysl o SharePointu uvažovat. Velice pravděpodobně bude obsahovat nástroj, který je schopen při řešení problému napomoci.

5


Spolupráce Spolupráce lidí je dnes základním kamenem úspěchu každé organizace. Jedině díky velmi dobře organizované a kvalitní spolupráci je totiž jakákoliv organizace schopna zvyšovat produktivitu, dosahovat svých cílů a ve výsledku tak být úspěšná. Velká část spolupráce se samozřejmě odehrává přímo mezi lidmi. Vytvářejí se skupiny, které řeší konkrétní úkoly, spolupracuje se ve dvojicích atp. V případě, že není možný osobní kontakt, je třeba využívat moderních výdobytků naší společnosti. Telefon, e-mail, instant messaging a další. Velká část vlastní práce při řešení úkolů ale spočívá v tvorbě dokumentů různých typů a právě podstatou tvorby téměř všech dokumentů je přání sdílet myšlenky a informace s ostatními a uchovat je na delší dobu. K tomu, aby byl dokument užitečný, je zapotřebí vytvořit jej v některém z formátů, které bude schopen koncový uživatel přečíst. Průměrný uživatel pravděpodobně použije jednu z následujících variant. Metoda E-Mail

Souborový systém

Knihovny

Popis Dnes asi nejjednodušší řešení, jak rychle dostat informace k příjemcům. Bohužel má ale i svá negativa v podobě duplikování informací a výsledné nepřehlednosti. Takovou metodu sdílení informací není možné doporučit pro dlouhodobé ukládání dokumentů. Jedná se totiž o nestrukturované a velmi těžce zálohovatelné řešení. Asi druhý nejpoužívanější způsob, jak dnes sdílet informace. Většinou je hierarchicky uspořádán a v mnoha případech i potřebně zabezpečen. Nevýhodou ale je nedostatek informací o uložených dokumentech. Nejsme schopni dokument dlouhodobě rezervovat nebo si k němu uložit metadata (další informace). Vyhledávání informací je složité. Ukládání dokumentů do knihoven je metoda, která je na vzestupu. Jde o vlastní ukládání dokumentu do strukturované podoby v databázi. Zároveň je možné k němu přiložit metadata tak, aby byl dokument co nejlépe popsán. Navíc je většina systémů, které knihovny nabízí,, vybavena i vyhledávacím nástrojem, který je na pozadí indexuje, a dává tak možnost velmi rychlého hledání.

Kdykoliv začne diskuse na téma potřeby změny spolupráce mezi uživateli, narazí se na omezení některé z výše uvedených metod. Ve skutečnosti je tomu totiž tak, že žádná z popsaných metod není naprosto ideální pro použití ve všech případech spolupráce. Proto velmi často dochází k průniku mezi metodami a hledání ideálního stavu. A právě o takovou integraci se snaží technologie SharePoint, o které je celá tato příručka.

Cíle a vize SharePointu Jak bylo popsáno v předchozí kapitole, cílem SharePoint technologie je úspěšná spolupráce mezi uživateli. SharePoint se nesnaží být tím, co vlastní spolupráci řídí, ale nabízí ucelenou řadu jednoduše ovladatelných a výkonných nástrojů, které uživateli pomáhají při sdílení informací a řízení jejich toků. Společnost Microsoft pro tento účel vytvořila v podstatě dvě technologie, postavené na jednom společném základě a odlišené pouze množstvím dodávané funkcionality.

6


Technologie Windows SharePoint Services (WSS)

Popis Základní stavební kámen celé SharePoint technologie. Samotná technologie SharePoint Services je určena pro malé firmy případně pro malé týmy. Nabízí základní funkcionalitu ohledně ukládání dokumentů, definice oprávnění, verzování atd.

Office SharePoint Server 2007 (MOSS)

SharePoint Server je komplexní produkt pro středně velké a velké organizace určený ke spolupráci i velmi velkých skupin uživatelů. Na spolupráci se zde nahlíží opravdu ze široka – od sdílení informací obsažených v dokumentech přes zpracovávání formulářů až po publikování složitých sestav včetně jejich grafické prezentace. Součástí SharePoint Server technologie jsou i možnosti provázání na aplikace jiných dodavatelů, výkonné vyhledávání atd.

Licencování V případě jednoduché (jednoserverové) konfigurace nepotřebujete k provozu SharePoint Services žádné dodatkové licence. Licencování SharePoint Services je totiž svázáno s licencováním Windows Serveru. Pokud tedy máte licenci na Windows Server a přílušný počet klientských přístupových licencí k němu, nepotřebujete už žádnou další. SharePoint Server je licencován formou licence na server a klientských přístupových licencí. Ty je možné koupit samostatně, případně jako součást některého ze zvýhodněných licenčních balíčků společnosti Microsoft. Ty jsou nazývány CAL Suites (neboli balíčky Core CAL a Enterprise CAL).

Před vlastní implementací je vždy třeba mít jasno, jaký je váš cíl. Tedy vědět, jakým směrem chcete do budoucna postupovat, a co všechno by mělo takové řešení nabízet. Na základě takové úvahy pak je možné nahlédnout na jednotlivé funkce SharePointu a zvolit správnou edici. Tato příručka je koncipována tak, že představuje jednotlivé technologie a funkce, ze kterých se SharePoint skládá.

Pilíře technologie Jako jsou komplexní požadavky jednotlivých organizací, tak je komplexní i technologie, která se je snaží pokrýt. Abychom se v jednotlivých funkcích SharePointu vyznali, zařadíme si je nejprve do oblastí, které bychom mohli nazvat pilíře. Na těchto oblastech totiž SharePoint technologie skutečně stojí a vyjadřují zároveň i vlastní filosofii celého systému. V dalších částech této příručky se budeme ke každému pilíři postupně vracet. Součástí představení každého z pilířů bude jeho funkční popis a zároveň praktické příklady použití. Některé z představovaných pilířů jsou součástí pouze Office SharePoint Serveru 2007. Některé z nich jsou částečně zastoupeny i ve Windows SharePoint Services, ale mohou se značně lišit komplexností své funkcionality. Opravdu detailní popis jednotlivých funkcí zastoupených v SharePoint Server a SharePoint Services je k dispozici na internetových stránkách technologie SharePoint (http://office.microsoft.com/cs-cz/sharepointserver/).

7


Obrázek 1 - Webová stránka produktu Office SharePoint Server 2007

Jednotlivé pilíře technologie SharePoint jsou vyobrazeny na následujícím obrázku a jsou to spolupráce, portál, vyhledávání, správa obsahu, formuláře, business intelligence.

BI

Spolupráce

Formuláře

Správa obsahu

Portál

Vyhledávání

Obrázek 2 – SharePoint technologie je složena z 6 základních pilířů

Pilíř

Popis

WSS

Spolupráce

Vytváření pracovních prostorů, sdílení dokumentů a informací, definice oprávnění

Ano

SharePoint Server Std* Ano

SharePoint Server Ent** Ano

8


Portál

Vyhledávání

Správa obsahu

Formuláře

BI

atd. Možnost přístupu pomocí webového prohlížeče se skládáním stránek pomocí webových částí Indexování a vyhledávání v dokumentech, uložených informacích, databázi zaměstnanců a externích zdrojích dat Definice pracovních postupů (workflows) správa zabezpečení informací, archiv Vytváření formulářových aplikací s využitím aplikace InfoPath a formulářových služeb Vizuální prezentace informací uložených v SharePointu i externích systémech, definice cílů a hodnot určených ke sledování

* Microsoft Office SharePoint Server – Standard ** Microsoft Office SharePoint Server – Enterprise

Ano

Ano

Ano

Omezeně

Ano

Ano

Omezeně

Ano

Ano

Ne

Ne

Ano

Ne

Ne

Ano

V této kapitole

Pracovní prostory Obsahy pracovních prostorů Knihovny dokumentů Verzování Rezervování dokumentů Práce s metadaty Šablony dokumentů a druhy obsahu

1. pilíř – Spolupráce V předchozí kapitole bylo nastíněno několik způsobů, jak je možné efektivně spolupracovat. SharePoint pro správnou a rychlou spolupráci nabízí mnoho nástrojů určených pro přímé použití. Popis všech nástrojů a možností, které SharePoint nabízí, by daleko přesahoval rozsah této publikace, a proto jsou zde představeny především ty nejdůležitější a nejvíce využívané.

10

Spolupráce

Obecný popis Existuje totiž celá řada funkcí, které SharePoint nabízí, a snaží se tak podpořit úspěšnou fungující spolupráci mezi uživateli. Je ale třeba mít na paměti, že SharePoint je jen jedním (i když velmi podstatným) kouskem celé skládačky, kterou bychom nazvali úspěšná spolupráce. Z pohledu produktů společnosti Microsoft by taková skládačka mohla vypadat tak, jak je ukázáno na obrázku.

Word

Communicator rychlá komunikace

Excel

SharePoint Project

PowerPoint

Mobilní zařízení

Webový prohlížeč

Obrázek 3 – SharePoint je klíčová technologie v rodině Office System integrovaná do její většiny aplikací

Ač to totiž může znít jako klišé, tak je SharePoint z pohledu spolupráce skutečně středem celého řešení. Aplikace jako Word, Excel a PowerPoint jsou zmiňovány především proto, že do nich Microsoft zabudoval přímou podporu pro spolupráci se SharePointem, a díky tomu je taková práce pro uživatele jednodušší. Ve spolupráci se SharePointem pak aplikace dokážou nabídnout i další funkcionalitu, která bez použití tohoto serverového produktu není dostupná. Příkladem může být schvalování dokumentů, kde například Word nabízí možnost schvalovat přímo otevřený dokument. Uživatel tak není nucen aplikaci (dokument) opouštět. Pomocí aplikace Excel je zase možné napřímo publikovat do SharePointu sešity bez nutnosti dalších úprav. Nebo lze sdílet šablony pro prezentace PowerPoint. Příkladů hluboké integrace s produkty rodiny Office je velmi mnoho.

11

Spolupráce

Pracovní prostory

Obrázek 4 – Pracovní prostor Windows SharePoint Services nabízí rychlou možnost sdílení informací v jednotlivých seznamech

Základní jednotkou pro spolupráci v SharePointu je pracovní prostor. Pracovní prostor je možné vytvořit velmi snadno pomocí průvodce, který je pro vás v SharePointu připraven. Jednotlivé pracovní prostory mohou být hierarchicky poskládané. Příkladem může být pracovní prostor některého z vašich oddělení, kterému jsou podřízeny pracovní prostory jednotlivých projektů.

Společnost

Personální

Projekt 1

Řízení projektů

Marketing

Projekt 2

Osobní stránky

Jednotlivec 1

Jednotlivec 2

Obrázek 5 – Struktura portálu je jednoduše spravovatelná a je možné ji definovat na základě přesných požadavků konkrétní organizace

Kdykoliv vytváříte pracovní prostor, budete dotázání na šablonu, ze které se má vytvořit. Je to velmi rychlé a jednoduché. Pokud máte svou konkrétní představu toho, jak by měl obvyklý pracovní prostor vypadat, můžete upravit některou z existujících šablon a uložit ji jako vlastní. SharePoint ji následně začne nabízet ve svém průvodci pro vytvoření pracovního prostoru a vy nebudete nuceni opakovaně upravovat to, co už máte jednou hotovo.

12

Spolupráce

Obrázek 6 – Seznam šablon webů nabízí možnost rychlé tvorby předem definovaných typů webu, seznam je možné rozšířit o vlastní definice

Obsah pracovního prostoru Každý pracovní prostor se skládá z několika částí. Pokud bychom to opravdu hodně zjednodušili, můžeme říct, že se jedná o knihovny dokumentů a seznamy. Podrobnější popis funkcionality, kterou knihovna dokumentů nebo seznam nabízí, je v následující tabulce.

Knihovna dokumentů

Seznam

Popis Základní místo v pracovním prostoru určené pro ukládání dokumentů. Podpora knihoven dokumentů je přímo svázána s aplikacemi Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint, Outlook atd., a je tak zabezpečena možnost jednoduchého přístupu a práce s dokumenty. Mezi základní vlastnosti knihovny dokumentů patří verzování, rezervování, práce s metadaty, využívání druhů obsahu, pracovní procesy atd. Podrobnější informace v kapitole: Knihovna dokumentů Seznam bychom mohli popsat jako zjednodušenou knihovnu dokumentů, která nám dává další možnosti definice oprávnění, spolupráce s dalšími aplikacemi jako je například Microsoft Access atd. Podrobnější informace v Kapitole: Seznam

Nejčastější použití Knihovna dokumentů Knihovna formulářů Knihovna obrázků Další...

Úkoly Kontakty Oznámení Další...

13

Spolupráce

Knihovna dokumentů Jak už bylo popsáno v předchozí tabulce, knihovna dokumentů je určená především k ukládání dokumentů všeho druhu. Ukládání dokumentů do knihovny není nijak vázáno na jejich formát, takže můžete do knihovny uložit dokument prakticky v kterémkoliv formátu. Je ale třeba si uvědomit, že některé dokumenty se do SharePointu nehodí a administrátor může jejich ukládání zakázat, pokud to vnitrofiremní pravidla budou vyžadovat. Mohli bychom například mluvit o souborech typu MPEG-4, WMA, MP3 atd.

Obrázek 7 – Knihovna dokumentů zobrazuje typy dokumentů a základní informace o nich. Dokumenty je možné filtrovat, řadit a seskupovat (například jako tabulky v aplikaci Excel)

Verzování Verzování je standardní vlastností každé knihovny dokumentů. Ve výchozím nastavení je ale tato vlastnost vypnutá. Pokud tedy při práci na dokumentech potřebujete vést evidenci o historii úprav v daném dokumentu, je třeba tuto možnost nejdřív zapnout.

14

Spolupráce

Obrázek 8 – Možnosti nastavení verzování dokumentů jsou rozsáhlé – typy verzování a správa jednotlivých verzí jsou na dosah ruky z jedné stránky

Následné používání vytvořených verzí je velmi jednoduché. Pokud v knihovně dokumentů najedete myší na některý z nich a rozbalíte si kontextovou nabídku, budete mít možnost kliknout na položku – Historie verzí. U každé položky v historii je pak aktivní její datum, čas vytvoření a autor. Takto je možné otevřít dokument přesně v tom stavu, jak v daném čase vypadal.

Obrázek 9 – Přehled historie dokumentu je přehlednou formou informací o jednotlivých verzích a jejich změnách

U verzování jistě stojí za zmínku jeho návaznost na aplikace Microsoft Office. V tomto případě konkrétně na Word. Pokud totiž ve Wordu otevřete dokument z pracovního prostoru, automaticky dojde k načtení informací o verzování. Díky tomu je velmi jednoduché jednotlivé verze mezi sebou porovnat. Je to velmi jednoduchá činnost, popsaná v následujících několika krocích. 1. V aplikaci Word 2007 stiskněte hlavní tlačítko Office.

15

Spolupráce

2. V menu klepněte na položku Server a pak vyberte Zobrazit historii verzí. 3. Vyberte si jednu z verzí, kterou chcete porovnávat, a pak klepněte na tlačítko Porovnat.

Obrázek 10 – Porovnávání dokumentů v aplikaci Word 2007 je možnost jak vizuálně prezentovat změny v jednotlivých verzích dokumentů

Rezervování dokumentů Představte si, že pracujete ve skupině lidí, která má za úkol připravit jeden výsledný dokument. V určitou chvíli ale potřebujete pracovat na dokumentu vy a nechcete, aby vám jej nikdo v průběhu času měnil. Přesně pro takovou situaci je v knihovně dokumentů dostupná funkce rezervování. Kdybychom to měli připodobnit k něčemu, co dnes známe, tak jste se jistě setkali s případem, kdy některý z vašich kolegů pracoval na sdíleném dokumentu, který jste si v tu chvíli mohli otevřít pouze „pro čtení“. Rezervace je velmi podobná, jen má další vlastnosti. Můžete si dokument rezervovat například jen po dobu jeho úprav (což za vás například Word dělá automaticky) nebo třeba i na delší dobu. Jistě vás napadlo i to, co když si pro sebe rezervuje dokument někdo, kdo ho bude mít rezervován příliš dlouho. Dobrou vlastností této funkce je skutečnost, že vždy je vidět uživatel, který má dokument rezervován, a z pohledu správce obsahu je možné rezervaci odebrat. Opak rezervace se v SharePointu jmenuje „Vrácení se změnami“ a je možné jej vyvolat v kontextové nabídce každého dokumentu. Jakmile se dokument vrátí se změnami, dochází k publikování informací ostatním uživatelům a uložení jeho nové verze.

16

Spolupráce

Obrázek 11 – Navrácení rezervovaného dokumentu dává možnost publikovat dílčí nebo hlavní verzi

Rezervace má ještě jednu zajímavou vlastnost. V nastavení knihovny dokumentů je možné nastavit, zda je rezervovaná (rozpracovaná) verze viditelná i pro pouhé čtenáře obsahu knihovny. Představte si například situaci, kdy je publikovaná směrnice. Po dobu její platnosti ji její tvůrce bude chtít měnit tak, aby to čtenáři viděli až ve výsledku. Pokud si ji rezervuje, uvidí změny pouze on a třeba jiný oprávněný uživatel (schvalovatel). Až výsledné a vrácené změny se projeví i ostatním čtenářům. Přitom jsme ale nedělali další kopii směrnice, kterou bychom museli udržovat. Metadata (z řeckého meta- = mezi, za + latinského data = to, co je dáno) Představte si, že v knihovně dokumentů je uložen dokument. To je celkem normální stav. Pohledem na jméno dokumentu ale vůbec nevíme, o čem právě tenhle dokument je. To už není tak docela normální stav, ale řekněme, že je poměrně běžný. A právě v takovou chvíli by nám měla pomoci metadata. Tedy informace, které popisují obsah dokumentu a vše, co o něm víme.

17

Spolupráce

Dokument

Autor

Důležitost

Typ dokumentu

Schvalovatel

Datum platnosti

další...

Obrázek 12 – Každý typ dokumentu může mít vlastní sadu metadat – jejich definice je závislá pouze na požadavcích organizace

Pomocí těchto informací je lépe určitelný obsah dokumentu, jeho autor, důležitost, vazba na další dokumenty a další informace, které mohou být klíčové. Definice metadat v SharePointu je zcela ve vaší režii a je opět řešena velmi jednoduše. Následující obrázek ukazuje jednoduchý formulář požadující vyplnění metadat před uložením dokumentů. Povinné položky jsou označovány hvězdičkou.

Obrázek 13 – Formulář připravený při ukládání dokumentu je pro uživatele jednoduchý a pomocí hvězdiček dokáže vynutit vyplnění požadovaných informací

Informace, které budete přidávat k ukládaným dokumentům, si můžete vymyslet úplně vlastní. Zároveň je u metadat možné zvolit nutnost jejich vyplňování. Můžete nastavit pravidlo, které určí, že bez vyplnění konkrétní informace nebude možné dokument uložit. Především na taková pravidla ale pozor. Pokud to totiž s prominutím přeženete, uživatelé dokumenty do knihovny dokumentů nebudou ukládat (zkušenosti z praxe).

18

Spolupráce

Tak jako už několik předchozích funkcí i metadata jsou integrována do aplikací Microsoft Office. Jakmile tedy uživatel bude pracovat s dokumentem požadujícím metadata, budou se mu automaticky zobrazovat přímo nad vlastním obsahem dokumentu a budou pro něj jednoduše dostupná.

Obrázek 14 – Formulář metadat v prostředí Word 2007 dává uživateli možnost pracovat s metadaty okamžitě při práci s dokumentem

Už bylo několikrát zmíněno, že práce s metadaty a jejich tvorba je velmi jednoduchá. Zde je krátká ukázka, jak si knihovnu dokumentů o vlastní metadata rozšířit.

Obrázek 15 – K vytváření vlastní položky metadat je připraven jednoduchý průvodce, který tuto činnost umožňuje realizovat bez nutnosti programování

Šablony a druhy obsahu Kdykoliv vytváříte dokument, který by měl odpovídat nějakému standardu, je dobré (a zároveň příjemné) opřít se o již existující šablonu. Pokud totiž v nově vytvořené knihovně dokumentů klepnete na tlačítko „Nový“, s největší pravděpodobností se vám otevře nový prázdný dokument. To je právě díky tomu, že vám SharePoint sice nabídne šablonu, ale v tomto případě jen prázdného dokumentu. Pro knihovnu dokumentů si tedy můžete vytvořit šablonu vlastní.

19

Spolupráce

Další věcí, kterou velmi často uživatelé potřebují, je možnost mít v jedné knihovně dokumentů více šablon dokumentů. Proto SharePoint nabízí funkci, kterou nazývá Typy obsahu.

Obrázek 16 – Každý typ obsahu definuje vlastní šablonu dokumentu, používání typů obsahu je možné podle potřeby zapínat a vypínat

Pomocí typů obsahu je možné do globálního seznamu šablon v SharePointu přidat svou vlastní a v knihovně si následně zapnout jen ty, které potřebujete. Součástí definice typu obsahu ale není jenom šablona dokumentu. U každého typu obsahu můžete totiž nastavit i vlastní metadata, pracovní postup, který se má spouštět atd.

Obrázek 17 – Jednotlivé typy obsahu jsou prezentovány pod tlačítkem Nový přímo v knihovně dokumentů

V této kapitole Cílení obsahu Webové části Portál jako prostředek komunikace externě

2. pilíř – Portál Převážná většina organizací dnes portál v některé z jeho podob používá. Ať již se jedná o webovou prezentaci, extranet nebo intranet, důvod je vždy stejný. Jedná se o nejrychlejší a nejjednoduší způsob, jak prezentovat informace koncovým uživatelům. SharePoint se o tuto jednoduchou myšlenku hodně opírá a staví na ní jeden ze svých pilířů. Dostupnost informací kdykoliv a kdekoliv je jeden ze základních kamenů celé technologie. Aby byl portál skutečně použitelný, je třeba, aby byl jednoduše aktualizovatelný a přehledný a zobrazoval pouze informace, které jsou pro uživatele důležité a skutečně potřebné. Důležitou stránkou celé věci je jistě i bezpečnost všech publikovaných informací. I o tom je následující kapitola.

21

Portál

Obecný popis Klíčový a primární komunikační prostředek SharePointu směrem k uživatelům je právě portál. Zjednodušeně se jedná o webovou stránku dostupnou z kteréhokoliv počítače nebo mobilního zařízení vaší organizace, která nabízí přístup ke kompletním informacím a funkcím dostupným v SharePointu. Zcela záměrně je zde zmíněno, že SharePoint používá portál jako komunikační prostředek. Možnosti SharePointu jdou o mnoho dál než k publikování informací do webového prostředí. Portálové možnosti jsou velmi rozsáhlé a najdou uplatnění při řešení mnoha různých úkolů organizace.

Obrázek 18 – Všechny stránky v prostředí SharePointu je možné skládat pomocí webových částí, složení a vzhled jednotlivých stránek je tak zcela v režii každé organizace

Cílení obsahu Základní vlastností portálu postaveném na SharePointu je skutečnost, že uživatel je ověřen a je mu přidělena role. Díky tomu je možné veškerý zobrazovaný obsah cílit na konkrétní uživatele. Příkladem může být produktová databáze, kde jsou uloženy veškeré informace o vašich produktech. Může se jednat o různé typy informací od prezentací až po technickou dokumentaci. Takový obsah je tedy možné rozdělit do skupin podle typu uživatele, který je potřebuje (obchodník, technik...). Jakmile uživatel přistoupí na portál, budou mu předně nabídnuty informace, které se více hodí k jeho roli. Samozřejmostí je automatické ověření uživatele bez nutnosti opětovného zadávání jména a hesla. Hlavním ověřovacím mechanismem pro SharePoint je technologie Active Directory. Uživatelé jsou automaticky ověřováni při přístupu na portál, a nejsou tak opakovaně dotazováni na své přístupové údaje.

22

Portál

Obrázek 19 – Jednotlivé webové části je možné navzájem provazovat a získat tak detailní pohledy pro vybrané položky

Webové části – portál jako skládačka Každá stránka portálu SharePoint je složena z různých částí. Těmto částem se říká webové části (webparty) a je možné je libovolně modifikovat, přesouvat, přidávat a odebírat. Díky této vlastnosti dostáváte do rukou možnosti úplně vlastní skladby všech částí SharePointu. Galerie webových částí dostupná a dodávaná přímo s produktem je poměrně rozsáhlá. Existují hotové webové části pro zobrazování dokumentů, seznamů, nahlížení do kalendáře, úkolů a jiné.

23

Portál

Obrázek 20 – Galerie webových částí dodávaných standardně s produktem je rozsáhlá

Existuje i celá řada speciálních webových částí, mezi které patří editor obsahu, prohlížeč webových stránek, zobrazení datových zdrojů a mnoho dalších. Díky těmto webovým částem je možné jednoduché publikování informací přímo do portálu za použití nástrojů, umožňujících jednoduché formátování textu atd.

Obrázek 21 – Webová část editor obsahu dává možnost jednoduchým způsobem publikovat formátované informace přímo do prostředí portálu

Další zajímavou webovou částí je jistě zobrazování obsahu aktuálního pracovního prostoru. Cílem je zobrazit vždy aktuální obsah prostoru, ve kterém se uživatel právě nachází. Obsah webové části je automaticky aktualizován na základě úprav informací v pracovním prostoru tak, jak je zobrazeno na následujícím obrázku.

24

Portál

Obrázek 22 – Webová část zobrazení obsahu webu a přehled veškerého obsahu pracovního prostoru

Velmi praktická je webová část nazvaná „Prohlížeč webových stránek“. Ta se hodí především v případě, kdy dochází k migrování intranetu z jiného prostředí. Starší aplikace mohou být zobrazovány právě v této webové části. Následující obrázek ukazuje právě případ zobrazení původní aplikace v takové webové části.

Obrázek 23 – Webová část webový prohlížeč je ideální pro integraci původních intranetových aplikací do prostředí SharePointu

Z informačního pohledu je často používána webová část zobrazování RSS kanálů. Pomocí těchto RSS kanálů je možné zobrazit informace napříč SharePointem (každá knihovna nebo seznam je totiž k dosažení i pomocí RSS kanálu) nebo i informace z externích zdrojů obsahu – například internetové zpravodajské servery. Obrázek ukazuje takové využití ve druhém zmiňovaném případě.

25

Portál

Obrázek 24 – Webová část zobrazení RSS kanálů umožňuje zobrazení informací z externích webů

Atraktivní je jistě i webová část zobrazující výsledky průzkumu, který je možné v SharePointu vytvořit a publikovat k uživatelům. Publikování výsledku je možné hned několika způsoby. Jeden z nich je vidět na následujícím obrázku.

Obrázek 25 – Webová část Průzkumy zobrazuje grafickým způsobem výsledky anket

Zobrazení Excelového sešitu pomocí služby Excel services zajistí webová část Excel Web Access. V jejím nastavení je možné zvolit, co všechno uživatelé mohou s původním sešitem dělat, které části chceme zpřístupnit a mnoho dalšího. Následující obrázek ukazuje z Excelu vypublikovaný graf. Více informací o této službě se dočtete v části věnované Excel services.

26

Portál

Obrázek 26 – Webová část Excelové služby nabízí možnost webové prezentace Excelových sešitů koncovým uživatelům

Díky stavbě a otevřenosti SharePointu je možné vytvářet i vlastní webové části. Výsledkem tedy mohou být webové části nahlížející do vašich aplikací a databází. Taková webová část pak například může zobrazovat informace o neproplacených fakturách, které jsou ale uloženy ve vašem účetním systému. Webové části je dokonce možné propojovat a díky tomu vytvářet i složitejší pohledy. Jedna webová část například obsahuje seznam zákazníků a druhá seznam zakázek. Pokud vyberete zákazníka, automaticky se filtrují jeho zakázky. V tomto případě se SharePoint portálové možnosti používají jako prezentační vrstva pro informace uložené v jiných aplikacích.

Obrázek 27 – Provázání webových částí je realizováno bez nutnosti dodatečného programování

Ideální prezentační vrstvou je pak portál pro různé druhy sestav nebo jak se dnes říká reportingu. Uživatelé mají informace rychle přístupné a pro jejich dosažení nemusí být speciálně proškolováni na jednotlivé zdrojové aplikace.

27

Portál

Portál jako prostředek komunikace s partnery Nejčastější formou komunikace mezi organizacemi je dnes pravděpodobně email. Pokud se jedná o nárazovou komunikaci, je to asi nejpraktičtější způsob, jak si rychle vyměnit dokumenty. Jakmile se ale jedná o dlouhodobější strukturovanou spolupráci například na konkrétním projektu, ideálním prostředníkem může být právě SharePoint. Pro publikování pracovních prostorů je technologie SharePoint připravena více než dobře a hodí se i pro každodenní komunikaci. Vlastní použití pak vypadá tak, že váš pracovní prostor je publikován na veřejné internetové adrese, kde je jeho obsah chráněn přístupovými údaji. Veškerá další funkcionalita je ale stejná jako při použití SharePointu uvnitř firmy. Správu celého řešení má pevně v rukou administrátor, a není tedy třeba obávat se o bezpečnost publikovaných informací. Použití tohoto postupu pro dlouhodobější projekty s dokumentací a výměnou i většího objemu dat je velmi praktické. Firma

Internet

Partneři Dodavatelé

SharePoint Uživatelé

Obrázek 28 – Jednoduchá architektura externího přístupu

Pracovní prostor je dostupný například na adrese http://extranet.firma.cz/projekt1. Před vstupem do pracovního prostoru jsou uživatelé ověřeni. Takový pracovní prostor pak mají dostupný i uživatelé organizace, kteří nejsou právě připojeni na interní síť. Takto lze zajistit přístup k důležitým informacím i pro mobilní pracovníky.

28

Portál

Obrázek 29 – Extranetový pracovní prostor je obdobou intranetového prostoru s možností rozdílného ověření externích uživatelů

V této kapitole

Co a jak můžeme vyhledávat Katalog obchodních dat Duplicity Rozšířené vyhledávání

3. pilíř - Vyhledávání Je to jako v životě – kdo někdy hledal klíče, bude jistě souhlasit. Doma je jich mnoho, často ani nevíme, k čemu některé jsou, ale najít ty pravé se zdá téměř nemožné. Kdysi dávno bylo možné koupit hledač klíčů. Stačí zapískat a klíče na sebe upozorní zvukem. Je tu jistá analogie k tomu, co známe dnes a jak by to mohlo být v budoucnosti. Velmi často dnes jistě hledáme informace v různých složkách počítače nebo na serverech. Velmi často ale nenajdeme vůbec nic, případně příliš mnoho dokumentů, které jsou podobné a hledání spíš komplikují. SharePoint se snaží tomuto stavu předejít a nabídnout silný a příjemný nástroj pro vyhledávání v informacích.

30

Vyhledávání

Proč vyhledávat Ukládání dokumentů na jedno místo, které mají dostupné i ostatní uživatelé, je věc, jejíž výhody jsou neoddiskutovatelné. Každý uživatel tak může sdílet informace určené i ostatním spolupracovníkům a ukládat je do konkrétní hierarchie, která je předem vytvořena. Čím více informací je ale v takovém systému uloženo, tím více vyvstává potřeba jejich prohledávání. Tedy možnosti zadat hledaný výraz a co nejrychleji získat co nejrelevantnější výsledek. Vyhledávací možnosti SharePointu nabízí mnoho vlastností, které zjednodušují hledání dokumentů a informací téměř jakéhokoliv typu. Jednou ze základních vlastností je ale tzv. respektování uživatelských oprávnění při vyhledávání. Výsledek vyhledávání tedy vždy zobrazí pouze ty informace, na které má uživatel skutečně právo. Ostatní informace tak zůstanou skryty. Použití vyhledávání v SharePointu je velice podobné veřejným vyhledávačům, které jistě každodenně používáte při své práci. Zadáte tedy hledaný výraz a okamžitě jsou vám navráceny výsledky vyhledávání v upravené a strukturované podobě. Výchozím vyhledávacím bodem SharePointu je Centrum hledání.

Obrázek 30 – Nejrychlejší a jednoduchá možnost vyhledávání je přístupná z prostředí Centra hledání

Co a jak můžeme prohledávat Vyhledávání v SharePointu funguje pomocí indexování tzv. datových zdrojů. Indexování je proces, při kterém služba SharePoint prochází zdroje informací a do své databáze si zapisuje podrobnosti o tom, co kde našla. Výsledkem tohoto procesu je velice rychlé vyhledávání s možností značné variability. Datové zdroje jsou zdroje informací, ke kterým se SharePoint umí připojit (kromě obvyklých zdrojů lze samozřejmě napojit i klíčové firemní aplikace jako ERP nebo CRM). Jejich seznam je uvedený v následujícím obrázku.

31

Vyhledávání

SharePoint vyhledávání

Zdroje hledání

SharePoint

Sdílené složky

Webové stránky

Databáze

Lotus Notes

Obrázek 31 – Standardní datové zdroje pro vyhledávání v SharePointu mohou být rozdílné

Jakmile SharePoint v některém z výše uvedených datových zdrojů najde dokument, který je určen k indexování, přečte si jeho obsah a informace o něm zaznamená. Vyhledávání v obsahu dokumentů funguje ve výchozím nastavení u nejběžnějších formátů (dokumenty aplikace Word, Excel, PowerPoint, HTML, TXT a další). Je velice jednoduché a dostupné rozšířit možnosti vyhledávání o indexování například PDF dokumentů. Doplněk je zdarma dostupný na stránkách společnosti Adobe (www.adobe.com).

32

Vyhledávání

Obrázek 32 – Výsledky vyhledávání jsou dostupné okamžitě, každý výsledek je označen ikonou podle obsahu

Prohledávání sdílených složek na vašich serverech je velmi účinnou cestou, jak úspěšně provést přechod ze sdílených složek na společné úložiště typu SharePoint. Zároveň je to velmi praktická pomůcka pro uživatele. Administrátor pouze nastaví, kde jsou dokumenty uloženy, a ihned po jejich zaindexování je můžete vyhledávat v centru hledání SharePointu. Při vyhledávání jsou automaticky respektována uživatelská oprávnění. Výsledky vyhledávání obsahují pouze informace, na které má uživatel oprávnění. Tato vlastnost je dostupná i při vyhledávání ve sdílených složkách na serveru.

Katalog obchodních dat Na začátku kapitoly o vyhledávání byla zmíněna možnost vyhledávat v databázích a klíčových firemních aplikacích. Toto vyhledávání je nazýváno vyhledáváním ve strukturovaných informacích a nabízí pohodlnou možnost hledat informace v aplikacích, které jsou pro běžné uživatele těžce dostupné. Pokud si například představíte, co musí udělat běžný uživatel, aby našel kontakt na zákazníka ve vaší aplikaci CRM, je varianta hledání zákazníka v SharePoint jistě znatelně jednodušší. Uživatel totiž přistoupí do centra hledání, zvolí záložku Zákazníci a zadá jméno jako hledaný řetezec. SharePoint se spojí s CRM aplikací, provede potřebné hledání a vrátí výsledky.

33

Vyhledávání

Propojení SharePointu a externí aplikace je realizováno přes službu Katalog obchodních dat tak, jak je vyobrazeno na následujícím obrázku.

SharePoint vyhledávání

Obchodní data

Firemní CRM

Obrázek 33 – Struktura provázání SharePointu a dalších aplikací je postavena na využití „prostředníka“ nazvaného Katalog obchodních dat

Způsob napojení je tedy popsán v Katalogu obchodních dat a v případě potřeby je možné jej měnit, aniž by byla nutná změna v SharePointu.

Obrázek 34 – Vyhledávání v externí aplikaci pomocí centra hledání SharePointu je stejné jako vyhledávání „uvnitř“ SharePointu

34

Vyhledávání

Duplicity Při ukládání dokumentů do společného umístění dochází velice často k uložení duplicitních informací. Taková věc pak velmi komplikuje vyhledávání. SharePoint na tuto skutečnost pamatuje a při výsledku vyhledávání zobrazí duplicitní dokument pouze jednou. Uživatel je informován o existenci duplicit a má možnost otevřít kteroukoliv z nich.

Obrázek 35 – Zobrazení duplicit při vyhledávání je velmi praktickou ukázkou toho jak pracovat s obsahem dokumentu při vyhledávání – uživatel tak vidí pouze jednu kopii dokumentu

Rozšířené prohledávání Při indexování obsahu SharePoint prochází maximum informací, které mu později napomohou zvýšit relevanci vrácených výsledků. K tomuto chování dochází zcela automaticky, a je to tedy pro koncové uživatele velice jednoduché. Veškeré tyto informace je ale možné použít pro rozšířené vyhledávání. Uživatel díky tomu dokáže svůj požadavek na vyhledávání hodně upřesnit. Příkladem takového upřesnění může být například rozmezí data, kdy měl být dokument vytvořen, nebo konkrétní autor dokumentu. Na následujícím obrázku je zobrazen příklad zadávacího formuláře rozšířeného vyhledávání.

35

Vyhledávání

Obrázek 36 – Rozšířené vyhledávání dává možnost hledat v informacích pomocí přesně definovaných parametrů

V této kapitole

Vytváření a správa informací Pracovní postupy a jejich schvalování Rozšíření dostupná pro SharePoint a pracovní postupy Publikování zabezpečených informací Dlouhodobé ukládání dokumentů

4. pilíř – Správa obsahu Ukládání dokumentů na jedno místo je pouze první krok při zavádění efektivní spolupráce v organizaci. Následným krokem může být například možnost využívání schvalovacích postupů při jejich publikování. Schvalovací postupy jsou pro každou organizaci specifické. I proto existuje celá řada nástrojů, které nabízejí různé možnosti tyto postupy podchytit a pokusit se převést do elektronické podoby. Tato kapitola ukazuje nástroje dostupné přímo v SharePointu, ve vývojových nástrojích Microsoftu a v neposlední řadě i nástroje vyvinuté třetími stranami.

37

Správa obsahu

Obecný popis Jak ukazuje následující obrázek, množství informací, které zpracováváme, v průběhu let zcela zásadně rostlo. Důvodem růstu je především větší a větší přesouvání agend, které jsme dříve pokrývali papírově a dnes je již řešíme elektronicky. V souvislosti s růstem množství informací je třeba myslet i na jejich správu tak, abychom se v nich vyznali.

Přesně z tohoto důvodu je v SharePointu implementována celá skupina funkcí, která je souhrnně pojmenována jako Správa obsahu. SharePoint správou obsahu rozumí především kompletní životní cyklus informací, které jsou do něj uloženy – počínaje vlastní tvorbou informace (dokumentu), přes schvalovací procesy, publikování až po finální uložení dokumentu do archivu.

Vytváření informací Vytváření informací, které se do SharePointu uloží, pravděpodobně není třeba blíže představovat. Každý si asi dokáže představit tvorbu dokumentu v aplikaci Word, Excel, PowerPoint atd. SharePoint ale v tomto směru přináší například možnosti automatického verzování těchto dokumentů. Zároveň dovoluje tvůrcům využívat funkce jako rezervace dokumentů atd.

38

Správa obsahu

Obrázek 37 – Historie verzí dokumentu v SharePointu

Pro jednodušší a rychlejší ovládání jsou všechny tyto funkce dostupné i z prostředí aplikací Microsoft Office.

Pracovní postupy a schvalování Pokud potřebujete na dokument uložený do SharePointu aplikovat proces schvalování, využijete funkci pracovní postup. Pomocí této funkce je totiž možné definovat schvalovací postupy ke konkrétním typům dokumentů, případně na místa, kam se dokumenty ukládají. Uživatelům definovaným v postupech pak budou přiděleny úkoly s konkrétním datem plnění a odkazem na schvalovaný dokument. Vzhledem k jedinečnosti každé organizace nabízí SharePoint poměrně obecnou vrstvu pro definici pracovních postupů. Existuje celá řada případů, při kterých se funkcionalita pracovních postupů hodí – interní aplikace typu cestovného, schvalování směrnic a další. Konkrétní příklady použití takových aplikací postavených na platformě SharePointu najdete v kapitole o formulářích. Východiskem pro použití pracovních postupů v SharePointu mohou být již připravené šablony dodávané s instalací. Jedná se především o šablony jednoduchého schvalování vhodné pro dokumenty nebo i další šablony, jako připomínkování nebo schválení dispozice. Pro maximální zjednodušení použití těchto postupů je opět dostupná integrace do aplikací Microsoft Office. Díky tomu je možné spustit pracovní postupy přímo při práci s dokumentem tak, jak je vidět na dalším obrázku.

39

Správa obsahu

Obrázek 38 – Spouštění pracovního prostoru z prostředí Word 2007 nabízí uživatelům jednoduchý nástroj jak pracovat s workflow

Dalším stupněm pro pracovní postupy SharePointu jsou složitější požadavky, které nejsou obsaženy v základních šablonách. SharePoint takovou věc řeší pomocí nástroje SharePoint Designer, ve kterém je možné definovat vlastní pracovní postup skládáním jednotlivých aktivit. Takto vytvořený pracovní postup se následně publikuje do SharePointu a uživatelé jej pak mohou používat jako kterýkoliv standardní postup dodávaný s produktem. Na obrázku je zobrazen návrh jednoduchého pracovního postupu v aplikaci SharePoint Designer 2007.

40

Správa obsahu

Obrázek 39 – Vytváření pracovního postupu v prostředí SharePoint Designer pomocí definice kroků, podmínek a akcí použitelných v SharePointu

Ve specifických případech se mohou vyskytnout natolik složité požadavky na pracovní postup, že je třeba vlastního vývoje. I v tomto směru dokáže SharePoint nabídnout pomocnou ruku programátorům. Především pak integrací tzv. workflow designera do prostředí Visual Studia .NET jak je vidět na obrázku.

Obrázek 40 – Vývoj pracovního postupu v prostředí Visual Studio

Pracovní postupy a rozšíření dostupná pro SharePoint Velmi zajímavým rozšířením SharePointu je nástroj nazvaný Nintex Workflow 2008. Jedná se o produkt společnosti Nintex, který dodává atraktivní grafický designér pracovního postupu dostupný přímo v prostředí webového prohlížeče. Návrh pracovního postupu je pak velmi podobný návrhu

41

Správa obsahu

procesu v aplikaci Microsoft Visio. Na následujícím obrázku je vidět návrh pracovního postupu v prostředí Ninex Workflow 2008.

Obrázek 41 – Návrh pracovního postupu pomocí nástroje Nintex Workflow 2008 je jednoduchou a silnou možností jak připravit SharePoint workflow

Publikování a zabezpečení informací Jakmile projde dokument pracovním postupem, je SharePoint připraven na jeho publikování. Dokumenty jsou publikovány v knihovnách dokumentů, a je tak zabezpečena jejich přístupnost oprávněným uživatelům. Z pohledu bezpečnosti je však možné jít ještě o krok dále a svázat informaci o zabezpečení přímo s dokumentem. To ve výsledku znamená, že dokument, který si uživatel stáhne z SharePointu, je sám o sobě zabezpečen, a i v případě, že se dostane do nepovolaných rukou, nedovolí se jeho otevření, tisk, kopírování atd. SharePoint totiž integruje technologii nazvanou Information Rights Management, která tyto možnosti poskytuje.

42

Správa obsahu

Obrázek 42 – Nastavení oprávnění k dokumentu v prostředí Word 2007 pomocí technologie Rights Management umožňuje zabezpečit dokument i při opuštění organizace

U takto uložených dokumentů je možné nastavit i dobu jejich platnosti. Takový scénář je vhodný například pro použití u směrnic nebo dokumentů, u kterých potřebujete, aby měli uživatelé vždy aktuální verzi.

Dlouhodobé ukládání dokumentů Jak už bylo naznačeno na začátku této kapitoly, množství dokumentů a informací obecně stále narůstá. Nejběžnějším problémem při práci s nimi je jejich dlouhodobá správa. SharePoint nabízí funkcionalitu tzv. politik pro dokumenty. Jejich cílem je pomoci udržet pořádek ve velkém množství uložených informací. Pomocí těchto politik je například možné nastavit chování systému v případě, že je dokument uložen v systému definovanou dobu a po jejím uplynutí dojde k vykonání nějaké akce. Příkladem může být scénář, kdy je nadefinováno, že po dvou letech by měl být dokument přesunut do archivu nebo například odmazán. Tyto politiky jsou spouštěny automaticky a k jejich aplikování tak dochází zcela bez uživatelské interakce.

V této kapitole

Šablony Datové zdroje Publikování

5. pilíř – Formuláře a formulářové aplikace Slovo formulář není příliš populární a to především ve firemním prostředí. Stále to věčné vyplňování informací, které už jistě musí někdo mít. Cíl formulářové aplikace je velmi jednoduchý. Jde především o převedení papírové podoby do elektronické tak, aby byl výsledek přínosný pro obě strany. Tedy pro zadávajícího i pro poptávajícího. Zadávající zadává skutečně jen ty informace, které o něm systém dosud neví. Poptávající získává informace, které jsou už při získávání kontrolovány, a jsou tak jistě více relevantní. Informace jsou navíc ve strukturované podobě a to je velmi příjemné pro následné zpracování.

44

Formuláře a formulářové aplikace

Obecný popis Využití formulářů v organizaci s sebou přináší hned několik výhod. Především se jedná o strukturování sbíraných informací. Díky pevně dané struktuře je pak možné informace z formulářů lépe analyzovat a třeba i znovu používat. Znovupoužívání informací je pak hlavním hnacím motorem převádění papírových formulářů do elektronické podoby.

Šablony Formuláře se navrhují v prostředí aplikace Microsoft Office InfoPath 2007. Složitost formulářů je dána jen vlastní kreativitou. Pomocí InfoPath je možné vytvořit od jednoduchých až po velmi složité formuláře, opatřené komplexní kontrolou vkládaných údajů.

Obrázek 43 – Návrh formuláře v aplikaci InfoPath je realizován pomocí několika základních kroků

Datové zdroje Formuláře navržené pomocí technologie InfoPath dovolují navázání na externí zdroje dat. Tato funkce pak umožňuje poskládat formulář z informací, které jsou již uloženy v některém z existujících systémů. Uživatel pak vyplňuje pouze informace, které jsou skutečně potřeba. Následující obrázky ukazují nejčastější propojení formulářů na datové zdroje.

45


Obrázek 44 – Provázání InfoPath a dalších datových zdrojů je standardní možností jak pracovat s daty z externích systémů

Publikování Po vytvoření šablony formuláře je formulář připraven k publikování. Tímto procesem se formulář stává dostupným pro oprávněné uživatele, kteří jej mohou začít používat.

Obrázek 45 – Formulář publikovaný do webového prohlížeče dává možnost přímého vyplňování údajů bez nutnosti vlastnit nebo instalovat aplikaci InfoPath

Používání formulářů InfoPath je možné především dvěma způsoby. Prvním je možnost vyplňovat formulář přímo v prostředí aplikace InfoPath. Druhým způsobem je vyplňování formuláře v prostředí

46


webového prohlížeče. Tento způsob je výhodný především v situaci, kdy není možné na koncové stanice uživatelů instalovat plnohodnotnou aplikaci InfoPath. InfoPath formuláře jsou ale integrovány i v dalších aplikacích sady MS Office, například ve Wordu, Excelu a PowerPointu. Velice praktickou je integrace v prostředí Outlook, kde je možné formuláře publikovat pomocí e-mailu.

Obrázek 46 – Ukázka hotové formulářové aplikace. V tomto případě se jedná o aplikaci určenou k vykazování nákladů na služební cesty

Ukládání formulářů do prostředí SharePointu pak přináší kompletní prostředí pro práci s daty a jejich životním cyklem. Na formuláře je možné navázat pracovní postupy velmi podobně jako třeba na dokumenty. Díky těmto vlastnostem je pak možné například u formuláře interní objednávky aplikovat schvalovací proces podle potřeby. Obecně lze říci, že v případě použití SharePointu získáváte platformu pro pokrytí kompletního životního cyklu formuláře počínaje jeho návrhem, přes vyplňování až po schvalovací proces a archivaci sesbíraných informací. Tak, jak je zobrazeno na následujícím obrázku.

Obrázek 47 – SharePoint nabízí možnost pracovat s dokumentem od jeho vzniku až po jeho archivaci

V této kapitole

Katalog obchodních dat Excelové služby Klíčové ukazatele – KPIs Reportingové služby serveru MS SQL

6. pilíř – Business Intelligence Velká část této publikace je věnována spolupráci uživatelů z pohledu práce s dokumenty. Existují ale celé další oblasti, které si z pohledu spolupráce dokážete představit. Jednou z nich může být prezentování (například finančních) informací vizuálně atraktivní a hlavně přehlednou formou. To je cílem Business Intelligence funkcí dostupných v SharePointu. Tedy vytvořit jedno místo přístupné širokému spektru uživatelů. Proto Microsoft mluví o svém řešení Business Intelligence jako o demokratizaci BI – nejedná se totiž na rozdíl od jiných řešení o informace jen pro vyvolené, ale o užitečný nástroj pro velké skupiny uživatelů.

48

Business Inteligence

Obecný popis Pojem Business Intelligence (BI) je v současné době velice skloňovaným a používaným téměř v každé organizaci. Za zkratkou BI můžeme najít celou řadu disciplín, do kterých ale nejvíce spadají sběr, integrace a analýza informací, které jsou pomocí BI prezentovány směrem k uživatelům. Podstatou celého BI je vytvořit prostředí pro co nejlepší možná rozhodnutí. SharePoint technologie je portálem, který je pro prezentování takových informací naprosto ideální. Jednou ze základních vlastností celého BI je možnost vytvářet tzv. dashboardy (pracovní desky). SharePoint touto funkcionalitou disponuje, a proto je možné, aby se pro každého uživatele v organizaci připravil specifický pohled, který mu umožní prezentovat pouze ty informace, které ke svému rozhodování nezbytně potřebuje.

Obrázek 48 – Úprava webové části ve webovém prohlížeči

Informace, které se v takovém případě zobrazují v prostředí SharePointu, mohou být rozdílného původu. Ideální je provázat SharePoint s již existujícím systémem a data načítat přímo. Pro takový případ je SharePoint vybaven technologií nazvanou Business Data Catalog (BDC).

Katalog obchodních dat (Business Data Catalog) BDC je technologie umožňující SharePointu nahlížet do externích zdrojů dat a uložené informace v nich zpracovávat. Díky této technologii je možné provázat SharePoint s vaším systémem pro zpracování faktur (např. MS Dynamics, SAP), a vytvořit tak dashboard, kde budou zobrazeny všechny nezpracované objednávky. Manažer má pak perfektní přehled a není potřeba, aby se kvůli této informaci hlásil do několika dalších systémů.

49


ERP

BDC Pracovní deska

SharePoint

CRM

HelpDesk

Obrázek 49 – Využití katalogu obchodních dat k napojení dalších aplikací

Služby Excel Nejběžnějším způsobem, jak se dnes prezentují strukturované tabulkové informace, je aplikace Microsoft Excel. Konkrétně Microsoft Office Excel 2007 udělal z pohledu vizuálního prezentování informací velký krok směrem k atraktivitě a přehlednosti. Například nově rozšířená možnost podmíněného formátování buněk na základě obsažených hodnot tak, jak je vidět na následujícím obrázku.

Obrázek 50 – Příprava sešitu v Excelu 2007 s využitím podmíněného formátování a filtrů

S tímto faktem SharePoint počítá a nabízí možnost publikování standardně vytvořených excelovských sešitů do prostředí portálu. Jedná se o velice jednoduchou, ale zároveň silnou možnost vytvářet dashboardy. Tento způsob je pro běžné uživatele tím nejjednodušším a nejrychlejším.

50


Takto vytvořené dashboardy dovolují přímo přes webový prohlížeč uživatelům filtrování, tvorbu grafů, práci s podmíněným formátováním atd., tedy rozsáhlou škálu funkcí, kterou nabízí plnohodnotná aplikace Microsoft Excel. Tato služba má název Excel Services a je součástí technologie SharePoint.

Obrázek 51 – Publikovaný excelový sešit v prostředí SharePointu a webovém prohlížeči

Klíčové ukazatele a indikátory (KPI) Vrcholkem ledovce z pohledu BI jsou takzvané KPI (Key Performance Indicators). Pomocí KPI je možné nastavit přesné cíle, které má daná oblast splnit, a na základě informací ze systému pak prezentovat jejich plnění. Velice často se KPI prezentují pomocí semaforů, na nichž se zobrazují tzv. tendence plnění, tedy vývoj plnění oproti stanoveným cílům. Technologie SharePoint umožňuje vytvářet seznamy KPI. Díky těmto seznamům je možné vytvořit sady KPI určené pro konkrétní role ve vaší organizaci. Informace do KPI se mohou načítat z dvou již zmíněných zdrojů – tedy BDC a Excel Services. Zároveň SharePoint umožňuje doplňovat hodnoty KPI ručně.

51


Obrázek 52 – Pracovní prostor s ukázkou KPIs nabízí možnost prezentace dat atraktivní formou

Reportingové služby SQL Serveru (SQL Server Reporting Services – SSRS) Nejsilnější reportingové možnosti nabízí technologie SSRS. Díky této technologii je možné připravit prakticky jakoukoliv sestavu na základě přání zákazníka. Tyto sestavy se pak mohou pomocí filtrů a omezení měnit, což dává koncovým uživatelům značnou volnost při jejich tvorbě. Takto vytvořené sestavy je možné prezentovat webovou formou přímo v prostředí SharePointu, případně existuje možnost exportovat je do mnoha formátů. V pravé části následujícího obrázku jsou vidět různé parametry, které si může uživatel zvolit, a podle toho pak měnit výsledky požadované sestavy.

52


Obrázek 53 – SQL Server Reporting Services integrované do prostředí pracovního prostoru

V této kapitole

Požadavky na systém Požadavky na prostředí Rozhodování o velikosti nasazení technologie Základní požadavky na hardware

SharePoint a infrastruktura Každou implementaci SharePointu je užitečné předem dobře naplánovat. Vzhledem k tomu, že tento produkt velmi často zasáhne velké množství uživatelů, je dobré být připraven. Pro jednodušší proces rozhodování o velikosti výsledné instalace je tu následující kapitola.

54

SharePoint a infrastruktura

Zařazení SharePointu do infrastruktury organizace Z technického pohledu je SharePoint technologie komplexní aplikací. Vzhledem k tomu, že se uživateli prezentuje především jako webová stránka v internetovém prohlížeči, tak je velmi často označován za portál, a tedy webovou aplikaci. Na druhou stranu ho ale tvoří celá řada služeb, které jsou instalovány na serveru, na webové aplikaci běží zcela nezávisle a slouží pro podporu vyhledávání, synchronizaci informací, konverzi dokumentů atd. SharePoint je navíc možné rozdělit (škálovat) na více serverů, a rozložit tak zátěž podle potřeby. Před vlastní instalací SharePointu je proto potřeba mít jasno v tom, co pro jeho provoz skutečně potřebujeme a co je třeba si připravit. Pojďme se na to ale podívat popořadě a od začátku. Požadavky na systém Pro správný běh obou edic SharePointu je potřeba mít instalované následující softwarové vybavení na vašem serveru. Typ Operační systém Aplikační server Aplikační vrstva Databáze E-mail infrastruktura

Popis Windows 2008 / Windows 2003 Server SP1 IIS 7 / IIS 6 .NET Framework 3.0 a novější Microsoft SQL Server 2008 / 2005 SP1 a novější / 2000 SP4 (Microsoft SQL Server Express 2005) SMTP služba systému / Exchange

Povinné Ano Ano Ano Ano Ne

Pro bezproblémovou práci uživatele s technologií SharePoint je třeba, aby klientský počítač odpovídal následujícím požadavkům. Typ Operační systém Office

Prohlížeč

Popis Windows XP / Windows Vista (možno i starší s drobným omezením funkcionality) Office 2007 Enterprise nebo Professional Plus / Office 2003 Professional Internet Explorer 7 / Internet Explorer 6 (podporovány jsou i Mozilla FireFox a Safari)

Povinné Ano Pro editaci dokumentů Ano Ano

Požadavky na prostředí V případě, že se rozhodnete do prostředí vaší organizace zasadit technologii SharePoint, je vhodné zařazovat ji tam, kde využíváte Active Directory (AD). Je to velmi výhodné hned z několika důvodů. První výhodou je jednoduché přihlašování koncových uživatelů. Jakmile uživatel přistoupí k SharePointu pomocí webového prohlížeče nebo pomocí aplikace Office ze stanice, která je také v doméně AD, nebude opětovně dotazován na přihlašovací údaje. Kdo někdy pracoval se systémem, který se vás neustále ptá na jméno a heslo, určitě pochopí. Druhá výhoda spočívá v „doménových“ účtech určených pro servisní služby SharePointu. Jakmile totiž rozložíte SharePoint na více serverů, jedná se o nejspravovatelnější variantu. Stejně tak pokud chcete

55


indexovat obsah sdílených složek na serveru, je třeba mít přístup. Opět ideálně pod doménovým účtem. Rozhodování o velikosti konkrétního nasazení Rozhodnutí o velikosti instalace SharePointu je další otázka, na kterou není možné odpovědět jednoznačně a obecně. Je totiž navázána na spoustu věcí, které vlastní rozhodnutí ovlivňují. Patří mezi ně především tyto faktory zmíněné v tabulce. Faktor Počet uživatelů

Popis Počet uživatelů SharePointu je velmi důležitým faktorem pro určení velikosti implementace právě ve vašem prostředí. Jakmile si zodpovíte tuto otázku, je třeba si položit otázku další. Co budou tito uživatelé dělat a jak velké množství jich bude v jednu chvíli pracovat? Obecně je dobré si připravit profil uživatele, jako například: 20% práce s dokumenty 60% procházení stránek 20% vyhledávání

Množství uložených informací

Množství dat indexovaných pro vyhledávání

Složitost formulářových aplikací

Podle podobného profilu je následně možné usoudit, jestli budete potřebovat samostatný server pro indexování, nebo naopak posílit webové aplikační servery. Množství uložených informací je klíčová znalost pro správné rozhodnutí při výběru HW úložiště pro SharePoint. V případě velmi malých nasazení postačí standardní server pro malé společnosti s jeho vlastním diskovým zázemím. Pokud ale budeme uvažovat o nasazení SharePointu ve velkém, rozhodně bychom měli uvažovat o některém ze skutečně robustních HW diskových polí. Pokud plánujete využít SharePoint vyhledávání, je vždy velmi dobré vědět, kolik informací budete chtít indexovat. Na základě této znalosti totiž můžete dojít k rozhodnutí, že indexování je časově a výpočetně náročné, a proto se vyplatí vyhradit této roli samostatný server v SharePoint farmě. Jakmile začnete v SharePoint prostředí využívat formulářové aplikace vytvořené v technologii InfoPath, je třeba brát zřetel na jejich množství a složitost. Současně s počtem aplikací totiž rostou i požadavky na server, který je obsluhuje.

To, že navrhnout topologii SharePointu pro větší implementaci je věc velmi důležitá a z pohledu implementace technologie přímo klíčová, dokazuje i fakt, že existují nástroje, které se nám v tom snaží pomoci. Jedním z nich je SharePoint Capacity Planning Tool. Dostupný je ke stažení na stránkách společnosti Microsoft http://www.microsoft.com/downloads/.

56


Obrázek 54 – Webová stránka produktu SharePoint Capacity Planning Tool

Před instalací vlastního SharePoint Capacity Planning Toolu je třeba mít v systému nainstalován System Center Capacity Planner 2.0. Ten je možné stáhnout na stejné adrese. Po spuštění plánovače si zvolte jednu z nabízených variant. Tedy Office SharePoint Server 2007 nebo Windows SharePoint Services 3.0. Následně budete dotázáni na několik informací k vaší organizaci a velikosti zamýšlené implementace. Výsledkem tohoto celkem obsáhlého dotazníku bude navržená vizuální mapa celého SharePoint řešení i s předpokládaným požadavkem na hardware. Celkem zajímavou vlastností tohoto nástroje je skutečná možnost simulace reálného prostředí. Můžete tak například zvyšovat počet uživatelů nebo poboček a budete získávat aktualizované návrhy.

Obrázek 55 – Ukázka nástroje Capacity Planning Tool

Základní HW požadavky na SharePoint server Zde jsou informace o minimální konfiguraci tak, jak ji doporučuje Microsoft.

57


Kompomenta Procesor

RAM Disk

Monitor Síť

Minimum 2.5 GHz

Doporučeno Duální procesor, kdy každý z procesorů je 3 GHz nebo rychlejší 2 GB Více než 2 GB NTFS souborový systém NTFS souborový systém s minimálně 3 GB volného místa s minimálně 3 GB volného místa a adekvátním množstvím místa pro uložené informace 1024 x 768 1024 x 768 a více 56 Kbps konektivita mezi 56 Kbps konektivita mezi uživatelem a serverem uživatelem a serverem 100 Mbps konektivita mezi 1 Gbps konektivita mezi servery servery ve farmě ve vaší farmě

Tomáš Kutěj

Úvod do technologie SharePoint Rychlý a jednoduchý průvodce technologií Office SharePoint Server 2007 a Windows SharePoint Services 3.0

Tomáš Kutěj. Úvod do technologie SharePoint. Rychlý a jednoduchý průvodce technologií Office SharePoint Server 2007 a Windows SharePoint Services 3

Recommend Documents