Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
Zaměstnanecký portál Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 v divizi Customer Service společnosti T-Mobile Czech Republic a.s.
Přehled Země: Česká republika Odvětví: Telekomunikace Profil zákazníka Dne 14. března 1996 se konsorcium CMobil stalo vítězem nabídkového řízení ministerstva hospodářství na mezinárodního partnera Českým radiokomunikacím. Přibližně za čtvrt roku 23. června 1996 byla u obchodního soudu registrována nová společnost RadioMobil, která zahájila provoz sítě mobilních telefonů Paegas 30. září 1996. V roce 2002 společnost přejmenovala síť na TMobile a o rok později, v roce 2003, přijala T-Mobile i jako obchodní název. Společnost T-Mobile Czech Republic a.s. podle stanoveného rozsahu obchodních aktivit vytváří a provozuje veřejnou mobilní komunikační síť standardu GSM 900 a 1800 MHz a dále poskytuje mobilní telekomunikační služby k ní příslušející. Komplexnost nabízených služeb spočívá především v rozsáhlé škále produktů a možností jejich kombinace. Zákazníci si mohou vybrat ze širokého spektra produktů, od běžných služeb až po nadstandardní speciální služby, určené zejména pro náročnější uživatele.Ve spolupráci se svými zahraničními partnery společnost T-Mobile flexibilně reaguje na trendy technologického rozvoje v této oblasti a významně drží krok s celosvětovou technickou úrovní a kvalitou.
Velké společnosti s rozsáhlým portfoliem služeb denně zápasí s problémy nejednotné správy dokumentace, s jejím vyhledáváním a sdílením, což ztěžuje komunikaci a spolupráci v týmech. S podobnými problémy se potýkala i společnost T-Mobile Czech Republic a.s., která se rozhodla pro jejich vyřešení použít technologie Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003. Profil firmy: V souvislosti s nárůstem zákazníků a s rozšiřováním služeb vyvstávaly problémy s nejednotností správy projektových dokumentů, s jejím vyhledáváním a sdílením. Různé typy a verze dokumentů byly ukládány na různá místa v rámci podnikové infrastruktury – souborové servery, intranet, uživatelské disky apod. Což vedlo ke špatné komunikaci v rámci projektových týmů, většina informací a dokumentů byla sdílena pomocí emailů, čímž docházelo k mnohonásobné redundanci různých verzí dokumentů. Iniciativou společnosti tedy bylo najít konzistentní řešení unifikace přístupu k datům, rozšíření intranetu o stránky projektových týmů a rozšíření použití SharePoint Portal 2001 Serveru v oblasti Document Management Systemu (DMS). Společnost Microsoft nabídla společnosti T-Mobile Czech pilotní projekt zavedení beta verze svého nového produktu Microsoft SharePoint Portal Server 2003 v rámci programu Rapid Adoption Program (RAP). Důvodem přijetí této nabídky byly především: • Funkcionalita produktu spolu s velmi příznivým poměrem výkon/cena - silné vyhledávací možnosti - vestavěný Document Management System (DMS) - integrovatelnost a rozšiřitelnost – produkt je vlastně programovým rámcem, do kterého se požadovaná funkcionalita přidává instalací tzv. webpartů. • Návratnost investic - kompatibilita se stávající infrastrukturou – tento produkt je v podstatě nadstavbovým produktem, který ve značné míře využívá a spoléhá na již vybudovanou a funkční infrastrukturu založenou na technologiích firmy Microsoft - zkušenosti z předchozí verzí produktu – znalost předchozí verze produktu snížila náklady na školení, jak IT zaměstnanců, tak koncových uživatelů
Cíl řešení Profil partnera T-Systems v České republice je součástí skupiny T-Systems International, divize Deutsche Telekom, která poskytuje společnostem po celém světě řešení v oblasti IT a telekomunikací (ICT). Služby T-Systems v České republice sahají od integrace nových ICT řešení až po implementaci, provozování a outsourcing tzv. desktop services, sítí a informačních systémů zákazníků. Společnost také nabízí širokou škálu telekomunikačních služeb velkým i malým společnostem. TSystems je v České republice zastoupen společnostmi T-Systems Czech s.r.o. a Pragonet a.s. Celkový obrat obou společností dosáhl v roce 2003 objemu 1,16 miliardy Kč při počtu 310 zaměstnanců. Společnost T-Systems Czech patří mezi nejvýznamnější certifikované partnery společnosti Microsoft. Poskytuje svým zákazníkům podporu v oblasti služeb (Microsoft Certified Partner), licencování (Microsoft Direct Large Account Reseller, ASP Partner), ale i softwarových auditů (Microsoft Certified software auditor). Disponuje školenými specialisty certifikovanými v mezinárodně uznávaných úrovních MCPS (Microsoft Certified Product Specialist) a MCSE (Microsoft Certified Systems Engineer). Společnost navíc využívá členství v nadnárodní projektové skupině TSystems, jež je interní skupinou pro internacionální řešení nad produkty společnosti Microsoft.
Hlavní cílem pilotního projektu bylo otestovat možnost nasazení produktů SPS 2003 a Office 2003 jako systému pro intranet, který umožňuje správu dokumentů a je rozšiřitelný a integrovatelný s ostatními aplikacemi ve společnosti T-Mobile. Pro pilotní projekt byla vybrána divize Customer Services společnosti T-Mobile Czech Republic a.s. Jednotlivé cíle implementace daného produktu byly následující: • • • • •
Umožnit efektivní a řízené sdílení různých typů informací jak v rámci týmů, tak projektů Možnost ukládání dokumentů s důrazem na správu verzí Integrace informací z různých zdrojů – intranet, internet, SAP Jednoduchá správa produktu z hlediska administrace (možnost delegování a decentralizace správy) a využití stávající infrastruktury zlepšit komunikaci mezi týmy i uvnitř týmů
Díky rozsáhlým zkušenostem s vývojem na platformách společnosti Microsoft a také diky dlouhodobé úspěšné spolupráci se společností Škoda Auto a.s. byl pro realizaci pilotního projektu vybrán certifikovaný partner společnosti Microsoft s.r.o. - společnost Logos spol. s r.o.
Řešení
I když šlo o pilotní projekt určený pouze pro jediné oddělení, bylo vzhledem k uvažovanému budoucímu využití produktu rozhodnuto vystavět portálové řešení jako celofiremní intranet, jež dále umožní v dalších fázích bezproblémové používání Microsoft SharePoint Portal Server 2003 i pro jiné divize. A jelikož produkt umožňuje řešení, které je možné v případě potřeby rozšiřovat, byl vzhledem k dvěma desítkám uživatelů pilotního projektu zvolen následující scénář s dvěma servery: •webový front-end server na dedikovaném webovém serveru •databázový server na již existujícím SQL serveru Poněvadž pilotní projekt byl součástí programu RAP (Rapid Adoption Program), klíčovým datem bylo uvedení produktu Microsoft SharePoint Portal Server 2003 v rámci Microsoft Office 2003 na trh. Krátký časový horizont zredukoval tedy cíle na dva základní úkoly: •efektivní návrh struktury intranetu •požadovanou funkcionalitu stránek pro týmy a projekty Struktura intranetu •struktura kopíruje organizační strukturu společnosti •intranet jako prostor pro týmové a projektové stránky •stránky týmů i projektů mají dva pohledy: •veřejný pohled – pouze vybrané informace o týmu pro všechny uživatele intranetu •týmový pohled pouze pro uživatele v týmu Funkcionalita stránek •propojení stránek týmů a projektů – daný uživatel vidí své úkoly ve všech projektech, kterých je členem •zobrazování dat z jiných zdrojů – intranetový Magazín, údaje z databáze, zdroje RSS apod. •správa verzí dokumentů a diskuze jak obecné, tak nad konkértními dokumenty •evidence různých typů údajů – využití aplikace InfoPath 2003 pro jednoduché vytváření formulářů •používání alertů (upozornění) – nové možnosti v nastavení těchto upozornění
Harmonogram prací
Pro vlastní implementaci produktu byl díky svým rozsáhlým zkušenostem při vývoji na platformách společnosti Microsoft a také díky společnému vlastníkovi, kterým je společnost Deutsche Telekom, vybrán certifikovaný partner společnosti Microsoft společnost T-Systems Czech s.r.o. Rozdělení úloh na projektu bylo následující: T-Systems Czech s.r.o.
Microsoft s.r.o.
řízení projektu
technické konzultace
analýza – požadavky zákazníka
programování
technické konzultace
Č. Fáze
Termín
1 Přípravné jednání s firmou Microsoft a analýza projektu
srpen
2 Implementační práce
září
3 Školení HelpDesk pro Customer Care (SPS+ Office 2003) polovina září 4 Školení uživatelů v Customer Care (SPS+ Office 2003)
konec září
5 Testování produktu v Customer Care
přelom září/říjen
6 Vyhodnocení a ukončení projektu
říjen
Přínosy
•zefektivnění sdílení dat •sjednocení a zjednodušení správy dokumentů a veškerých informací k danému projektu •zlepšení a zefektivnění komunikace v rámci týmů i projektů •standardizace vybraných procesů práce s dokumenty a jinými typy dat •správa produktu nijak nezvýšila nároky na správu infrastruktury •zvýšení produktivity vzhledem k sjednocení a unifikaci přístupu k různým typům dat Možnosti budoucího vývoje Při budoucím vývoji bude kladen důraz na •využití produktu i v jiných divizích •úplnou integraci produktu Microsoft SharePoint Portal Server 2003 s Microsoft Office 2003 prostřednictvím Office Web Partů •využití funkcí produktu pro automatizaci dalších procesů •propojení s interními aplikacemi – např. personální agendy, moduly SAP (v tomto případě je možné využit produkt Microsoft Biztalk Server 2004) Školení Školení zajišťovala společnost Microsoft s.r.o. prostřednictvím vlastních partnerů. Proběhla dvě školení: •pro IT zaměstnance - End User Support •pro koncové uživatele Školení byla zaměřená na: •představení hlavních funkcí produktů Microsoft Office 2003/ SharePoint Portal Server 2003 •a používání dané implementace, tj. předvedení prvků vytvořených pouze pro společnost T-Mobile Czech a.s.
Ukázky portálu: Domovská stránka
Domovská stránka oddělení Customer Services
Sdílené dokumenty
Více informací ČESKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.com/cze nebo na telefonních číslech Informační linky +420 221 777 222, kde Vám jsou naši operátoří k dispozici denně od 8:00 do 20:00 a na Hotline (Horké lince) +420 221 503 222 v době od 8:00 do 18:00. SLOVENSKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft Slovakia naleznete na webových stránkách společnosti www.microsoft.com/slovakia nebo na telefonních číslech Informační linky +421 243 426 565, kde Vám jsou naši operátoří k dispozici denně od 9:00 do 17:00 a na Hotline (Horké lince) +421 267 296 296 v době od 9:00 do 17:00.
Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami.
Technologie
Microsoft SharePoint Portal Server 2003 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Office 2003 Microsoft Office 2000 Microsoft Internet Explorer 5.5 Microsoft Internet Explorer 6.0
Hardware SPS 2003 - Pentium III Xeon 700Mhz, RAM 1GB, diskový prostor 50GB SQL Server - 2x Pentium III Xeon 1,2GHz, RAM 1GB, diskový prostor 60GB
Partner
T-Systems Czech s.r.o. Kontakt: www.t-systems.cz
