Introductie Sharepoint Portal Server 2003

Introductie Sharepoint Portal Server 2003

1.

INLEIDING ................................................................................................................................... 4

2.

SYSTEEMVEREISTEN ............................................................................................................... 4

2.1

Server .............................................................................................................................................. 4

2.2

Clients.............................................................................................................................................. 5

3.

SHAREPOINT PORTAL SERVER VS WINDOWS SHAREPOINT SERVICES ............... 5

4.

INSTALLATIE WINDOWS SHAREPOINT SERVICES (WSS)........................................... 7

4.1

Central Windows Sharepoint Administration .................................................................................... 8

4.2

Virtual Server Configuration ............................................................................................................. 8

4.3

Security Configuration.................................................................................................................... 13

4.4

Server Configuration ...................................................................................................................... 13

4.5

Component Configuration .............................................................................................................. 14

5.

BASISCONCEPTEN WINDOWS SHAREPOINT SERVICES. .......................................... 15

5.1

Navigatie binnen teamsites ............................................................................................................ 15

5.2

Teamsites aanmaken ..................................................................................................................... 15

5.3

Team sites Instellingen ................................................................................................................... 17

5.4

Beheren van teamsites ................................................................................................................... 18

5.5

Aanpassen van team sites .............................................................................................................. 19

5.6 Lijsten ............................................................................................................................................ 20 5.6.1 Contacts ............................................................................................................................................. 21 5.6.2 Announcements ................................................................................................................................. 25 5.6.3 Discussions ......................................................................................................................................... 25 5.6.4 Survey ................................................................................................................................................ 25 5.7 Andere lijsten ................................................................................................................................ 27 5.7.1 Custom Lists ....................................................................................................................................... 27 5.7.2 Document Libraries ............................................................................................................................ 28 5.8

Check In/ Check Out ....................................................................................................................... 29

5.9

Microsoft Office Integratie ............................................................................................................. 30

5.10 Webparts ....................................................................................................................................... 31 5.10.1 Toevoegen van Web parts ............................................................................................................ 32 5.10.2 Webpart pagina’s .......................................................................................................................... 33


2

5.11 Security.......................................................................................................................................... 34 5.11.1 Authentication .............................................................................................................................. 34 5.11.2 Authorization................................................................................................................................. 34 5.11.3 Site Groups .................................................................................................................................... 34 5.11.4 Toevoegen van gebruikers ............................................................................................................ 35 5.11.5 Aanmaken en beheren van site groups......................................................................................... 36 5.11.6 Cross Site Groups .......................................................................................................................... 37 5.12

Zoeken ........................................................................................................................................... 39

6.

SHAREPOINT PORTAL SERVER (SPS) ............................................................................. 40

6.1

Installatie ....................................................................................................................................... 41

6.2

Aanmaken Portal Sites ................................................................................................................... 41

6.3 De Portal Structuur ........................................................................................................................ 42 6.3.1 Areas .................................................................................................................................................. 42 6.3.2 Topics ................................................................................................................................................. 43 6.3.3 News .................................................................................................................................................. 45 6.3.4 Sites Areas .......................................................................................................................................... 46 6.4

My Site .......................................................................................................................................... 47

6.5

FrontPage en Sharepoint ................................................................................................................ 48

REFERENTIES .................................................................................................................................. 50


3

1. Inleiding Binnen bedrijven is er een continue stroom van informatie voor en door werknemers. Werknemers gebruiken e-mail, Word en Excel bestanden, afbeeldingen en plaatsen deze op file servers binnen het netwerk. Er zijn ook heel wat verschillende informatie kanalen aanwezig binnen een bedrijf. We hebben e-mail, MSN messenger, Intranet sites, enz… Tussen deze verschillende kanalen is er meestal geen relatie aanwezig, ze zitten elk op hun eigen eiland. Sharepoint Portal Server en Windows Sharepoint Services zijn twee producten die de manier van samenwerken en de toegang tot data en informatie binnen een bedrijf drastisch kunnen veranderen. Ze bevorderen het samenwerken aan documenten alsook het opvolgen van documenten binnen het bedrijf. Via de krachtige zoektechnologie is het mogelijk snel documenten te vinden. Doormiddel van Sharepoint Portal Server en Windows Sharepoint Services is het makkelijk sites op te zetten die standaard “out of the box” document management functionaliteit bevatten. De integratie van Sharepoint Portal Server en Windows Sharepoint Services binnen Microsoft Office maakt het mogelijk vanuit Office toepassingen documenten makkelijk op deze sites te plaatsen. Binnen deze cursus gaan we dieper in op de installatie en configuratie van Sharepoint Portal Server 2003. Op dit moment van schrijven staat er al een volgende versie van Sharepoint (Office Sharepoint Server 2007) in de stijgers. De meeste concepten uit Sharepoint Portal Server 2003 zijn eveneens van toepassing binnen Office Sharepoint 2007.

2. Systeemvereisten 2.1 Server Zowel Sharepoint Portal Server en Windows Sharepoint Services werken enkel op een Windows Server 2003 systeem. Het werkt zowel op een Standard Edition , Enterprise Edition, Datacenter Edition als op een Web Edition. Sharepoint Portal Server 2003 en Windows Sharepoint Services werden ontwikkeld in ASP.NET 1.1 en het .NET Framework 1.1. De installatie van het .NET Framework 1.1 is dan ook verplicht. Aangezien Sharepoint Portal Server en Windows Sharepoint Services webapplicaties zijn moet ook Internet Information Server 6.0 geïnstaleerd worden. Sharepoint maakt ook gebruik van SQL Server voor het opslaan van gegevens. Hiervoor moet SQL Server 2000 geïnstaleerd zijn op de server of SQL Server 2000 Desktop Edition (MSDE) • • • • •

PIII (Liefst P4 of hoger) 512 MB RAM (Liefst 2 GB Ram) 550 MB Free HD (Liefst veel meer) Windows 2003 Server (Verplicht) SQL Server 2000 met SP3


4

2.2 Clients Op de clients moet er enkel een browser geïnstalleerd worden. Hier kiest je best voor Internet Explorer 5/6 of Netscapce 6.2. of hoger. Indien je de integratie met Microsoft Office wenst te gebruiken moet je een versie van Office 2003 installeren op de clients.

3. Sharepoint Portal Server vs Windows Sharepoint Services Binnen Sharepoint spreken we zowel van Windows Sharepoint Services als Sharepoint Portal Server 2003. Windows Sharepoint Services zit standaard bij Windows 2003 Server en bevat heel wat functionaliteit voor het maken van sites, lijsten en document management. Het is eveneens mogelijk samen te werken aan één document. Sharepoint Portal Server 2003 bouwt verder op Windows Sharepoint Services en bevat de mogelijkheden om Portal sites aan te maken alsook specifieke portal features zoals single sign on, shared services en de mogelijkheid om de portal te configureren voor Internet of Extranet gebruik. Vanuit de portal pagina kan je doorlinken naar de verschillende sites.

Op de volgende lijst ziet je een opsomming van features per product. Meestal gaat men Windows Sharepoint Services gebruiken binnen een kleine onderneming. Sharepoint Portal Server 2003 zal meestal gebruikt worden binnen grote ondernemingen. Feature

Windows SharePoint Services

SharePoint Portal Server 2003

Alerts

Yes

Yes

Browser-based customization

Yes

Yes

Discussion boards

Yes

Yes

Document libraries

Yes

Yes

Document Workspace

Yes

Yes


5

Feature



Meeting Workspace

Yes

Yes

Lists

Yes

Yes

BizTalk integration

No

Yes

Microsoft FrontPage integration

Yes

Yes

Microsoft InfoPath™ integration

Yes

Yes

Surveys

Yes

Yes

Templates

Yes

Yes

Web Part pages

Yes

Yes

Automatic categorization

No

Yes

Audiences

No

Yes

Topic areas

No

Yes

News

No

Yes

Personal sites

No

Yes

Shared services

No

Yes

Single sign-on

No

Yes

Site Directory

No

Yes

User profiles

No

Yes


6

4. Installatie Windows Sharepoint Services (WSS) Bij het installeren van Windows Sharepoint Services zijn er twee manieren. Je kunt een installatie gebruiken waar SQL Server MSDE mee geïnstalleerd zal worden, of je kan tijdens de installatie van WSS verwijzen naar een bestaande SQL Server. In deze cursus maken wij gebruik van de eerste manier van installatie. WSS kan je gratis downloaden van de Microsoft Website. Je surft naar http://www.microsoft.com/downloads en zoekt achter “Windows Sharepoint Services”. Bij de resultaten kiest je voor de versie waarin Service Pack 2 verwerkt zit. Het bestand dat zal worden gedownload is “stsv2.exe”. Na het downloaden start je de installatie. Accepteer de licentievoorwaarden. De enige vraag die gesteld zal worden is het soort installatie die je wenst. Kies hier voor “Typical Installation”. Daarna zal de installatie worden uitgevoerd. SQL Server 2000 MSDE zal geïnstalleerd werden. Daarna zal Windows Sharepoint Services geïnstalleerd worden. Indien de installatie gelukt is kan je surfen naar http://localhost. Internet Explorer zal vragen achter een gebruikersnaam en passwoord.

Voorlopig tik je hier de gebruikersnaam en het wachtwoord van de server. Daarna zal volgende pagina verschijnen:


7

4.1 Central Windows Sharepoint Administration De Central Windows Sharepoint Administration is een site binnen Sharepoint die je toelaat allerlei configuratie instellingen te maken die geldig zijn voor de volledige server of teamsite. Indien je surft naar http://localhost:1196 dan verschijnt volgende pagina:

Aan de linkerzijde kan je kiezen voor Windows Sharepoint Services. Daarna krijg je de verschillende configuratie mogelijkheden te zien.

4.2 Virtual Server Configuration • Aanmaken van nieuwe top-level teamsites Bij Virtual Server Configuration kan je niet top-level teamsites aanmaken (zoals http://localhost). Eerst moet je een nieuwe website aanmaken binnen IIS.


8

Je krijgt een wizard te zien om een nieuwe website aan te maken. Eerst moet je een naam opgeven.

Op de volgende pagina kan je eventueel een IP adres opgeven en een poort. Standaard staat de WSS site op poort 80. Hierdoor moet je bij de nieuwe website een andere poort kiezen bvb: 801.


9

Op de volgende pagina moet je het pad opgeven op de harde schijf waar de teamsite gegevens moeten komen.


10

Op de laatste pagina kies je “read” en daarna zal de wizard afsluiten.

Na de aanmaak van de website kan je starten met het configureren van de toplevel teamsite. Hiervoor ga je terug naar “Central Windows Sharepoint Administration” en kies je voor “Create a top level web-site”. Bovenaan klik je op “complete list” waarna de lijst met alle websites verschijnt. Hier kies je voor de nieuw aangemaakte website “MCT Teamsites” in het onderstaande geval.

Daarna verschijnt de pagina waar je de virtual server kan uitbreiden met de WSS. Hier kies je voor “Extend and create a content database”.


11

Op de volgende pagina moet je de application pool van IIS opgeven waarbinnen de teamsite zal draaien. Ook moet je de eigenaar van de site opgeven. Via quota kan je ook nog opgeven hoeveel storage de site mag gebruiken. Daarna zal de teamsite aangemaakt worden en kan je surfen naar http://localhost:801 . • Verwijderen van top-level teamsites Kies “Virtual Server Configuration” -> “Delete Site Collection”. Daarna moet je de URL opgeven van de top-level teamsite die je wenst te verwijderen.

• Configureren van virtual servers Kies “Configure Virtual Server Settings” en daarna de site die je wenst te configureren. Enkele mogelijke settings zijn: • Configure Self-Service Site Creation: Via deze optie kan je instellen of gebruikers al dan niet zelf sites kunnen aanmaken • Configure Site Colletion user confirmation and deletion: Via deze optie worden site eigenaars regelmatig gevraagd of hun sites nog gebruikt worden en eventueel worden niet gebruikte sites automatisch verwijderd. • Manage User Rights for Virtual Server: Hier kan je instellen welke rechten je mag toekennen in een site group. • Manage Security Settings for Webpart pages: Hier kan je instellingen maken voor het gebruik van webparts • Virtual Server General Settings: Algemene instellingen voor de server zoals quota’s, tijdzone, alert instellingen. • Manage Content Database settings: Hier kan je eventueel een nieuwe database in SQL Server opgeven waarin WSS content kan opslaan.


12

• Virtual Server Email Settings: configuratie van de mail server voor het verzenden van email bij waarschuwingen. • Remove Windows Sharepoint Service from virtual server: verwijderen van Sharepoint Services op het systeem. • Define managed paths: Opgeven welke URL’s binnen de site beheerd worden door WSS. • Create top-level website: Nieuwe top-level website aanmaken. • Delete Site collection: Verwijderen van een volledige site met zijn subsites

4.3 Security Configuration • Set Sharepoint Administration Group: Windows domein groep opgeven die administrator rechten heeft binnen Sharepoint. • Mange Site Collection Owners: URL opgeven en kijken wie eigenaar is van de ingegeven site collection. • Manage Website User: Gebruikers toevoegen aan bepaalde websites • Manage Blocked File Types: Opgeven welke bestanden niet mogen worden geupload of gedownload. • Configure Antivirus settings: Opties opgeven voor het scannen van documenten binnen Sharepoint door een virusscanner. Hiervoor moet je wel een Sharepoint Compatibele virus scanner gebruiken zoals MacAfee Portal Shield

4.4 Server Configuration • Configure E-Mail Settings: Invullen van de email instellingen voor de Sharepoint Server • Manage Web Server lijst: lijst van web servers binnen de server farm • Set Default Content Database: opgeven van de standaard database voor content in SQL Server • Set Configuration Database Server: invullen van database voor de configuratie informatie. We slaan dit eveneens op in SQL Server


13

• Configure HTML Viewer: Via de HTML viewer kan je gebruikers die geen office op hun systeem staan hebben toch de mogelijkheid geven Office documenten te laten inkijken. De HTML viewer moeten je wel apart downloaden. • Configure Virtual Server for central Administration: hier kunnen we een virtual server configureren om de Sharepoint Central Administration tools op te draaien.

4.5 Component Configuration • Configure full-text search: Aanzetten van de full-text search functionalieit binnen Sharepoint. Dit werkt enkel met een full SQL Server 2000, niet met MSDE • Configure usage analysys processing: via deze functies kan je het gebruik van de website loggen. • Manage Quotas and locks: Quota schema invullen die gebruikt kunnen worden binnen websites.


14

5. Basisconcepten Windows Sharepoint Services. 5.1 Navigatie binnen teamsites Navigeren binnen Sharepoint gaat vrij vlot. De meeste pagina’s bestaat uit een navigatie boven en links. De navigatie boven ziet er als volgt uit:

• • • • •

Home: Ga naar startpagina teamsite Documents and Lists: Overzicht van alle bibliotheken en lijsten op de teamsite Create: Aanmaken van lijsten en teamsites Site Settings: Instellingen van de teamsite Help: Sharepoint help

Bij de linker navigatie krijg je een overzicht van de verschillende bibliotheken of lijsten die zich op de teamsite bevinden.

In het midden van de pagina zie je de verschillende lijsten en bibliotheken. Deze worden weergegeven met behulp van webparts (later meer hierover).

5.2 Teamsites aanmaken Na de installatie van Windows Sharepoint Services is er standaard één teamsite aangemaakt. Je kan deze opvragen via http://localhost. Van op deze teamsite kan je starten met het aanmaken en configureren van één of meerdere sites of bibliotheken. Binnen Sharepoint spreekt men veelal van sites of teamsites. Het is via deze teamsites dat gebruikers toegang krijgen tot de informatie. Deze sites moeten niet geprogrammeerd worden in HTML of


15

ASP.NET maar zijn standaard aanwezig in Sharepoint. De gebruikers moeten de sites enkel configureren. Een teamsite kan meerdere andere teamsites bevatten. De onderliggende teamsites op zich kunnen eveneens terug nieuwe teamsites bevatten. In het onderstaande schema zie je een mogelijk teamsite opstelling voor het Departement PIH. Dit departement bevat 3 grote entiteiten: Masters, Bachelor en de technische dienst. Binnen de Masters zijn er twee opleidingen Elektronica en Milieu, enz... . Departement PIH

Masters

Electronica

Milieu

Bachelors

...

MCT

Technische Dienst

DAE

Via het menu “Create” kom je in een lijst terecht met items die je kan aanmaken. Onderaan kan je kiezen voor “Sites and Workspaces”.

Op de volgende pagina moet je een naam opgeven en eventueel een omschrijving. Bij de “URL naam” moet je een naam opgeven voor de URL. Bij permissies kan je kiezen om de permissies van de bovenliggende teamsite te hanteren of kan je eigen permissies kiezen.


16

Als laatste optie moet je een opmaak kiezen voor de teamsite. Je kan kiezen voor een normale teamsite, een blanco site, een document workspace of nog enkele andere opties. Het resultaat is allemaal teamsites, alleen is de opmaak verschillend.

Daarna zal de teamsite worden aangemaakt. Rechtsboven is de optie voorhanden om terug te gaan naar de parent site van de huidige teamsite.

5.3 Team sites Instellingen Om de instellingen pagina te activeren kiest je bovenaan in de navigatie voor“Site Settings” Via deze pagina kan je allerlei teamsite instellingen wijzigen.


17

5.4 Beheren van teamsites Via “Manage -> Users” kan je gebruikers toevoegen aan de teamsite alsook de rechten instellen voor de verschillende gebruikers. Later gaan we dieper in op het aanmaken en configureren van gebruikers binnen Sharepoint.

Via “Manage -> Sites and Workspaces” krijgt je een overzicht van alle teamsites onder deze teamsite.


18

Via “Go To Site Administration” krijgt je toegang tot de pagina waarin je administratieve taken kan uitvoeren zoals het wijzigen van de landinstellingen, statistieken kan opvragen en site instellingen wijzigen.

5.5 Aanpassen van team sites Via “Customization -> Change Site Title and Description” kan je de titel en de omschrijving wijzigen.

Via “Customization -> Apply Theme To Site” kan je de opmaak van de site wijzigen.


19

Via “Customization –> Modify Site Content” kan je de verschillende onderdelen van de site wijzigen. (zie later).

Via “Customization -> Home Page” kan je de verschillende webparts van de pagina wijzigen (zie later).

5.6 Lijsten Lijsten zijn een zeer belangrijk concept binnen Sharepoint. Alles wat je kunt toevoegen aan een Sharepoint site zal (meestal) opgeslagen worden in een lijst. Enkele standaard lijsten zijn: • • • • • •

Links Announcements Contacts Events Tasks Issues


20

Via Custom Lists kun je zelf lijsten samenstellen en toevoegen aan een site.

5.6.1

Contacts

In de contacts lijst kan je contacten opslaan die beschikbaar moeten zijn voor alle bezoekers van de website. Bij de aanmaak van een teamsite is er standaard een Contacts list voorzien. Om deze lijst te bekijken klikken je op de linker navigatie op Contacts. Daarna zal volgende pagina verschijnen:

Bovenstaande navigatie komt bijna iedere keer terug bij lijsten. Indien je een nieuwe lijst wenst aan te maken kies je voor New Item. Daarna zal je gevraagd worden allerlei gegevens zoals naam, voornaam, adres enz... in te geven. Indien je een listitem wenst te bewerken selecteer je het item uit de lijst en via de pijl selector kan je een opties kiezen zo als “Edit Item”.

In de Edit Item pagina kan je dan de gegevens wijzigen en opslaan. Andere mogelijkheden in het menu zijn: • View Item: Enkel het geselecteerde item tonen • Delete Item: Het geselecteerde item verwijderen • Export Contact: Het contact exporteren naar een VCF bestand voor importen in Outlook. Via de laatste optie in het menu, Alert Me, kan je als bezoeker op de hoogte gehouden worden wanneer het geselecteerde item wijzigt. Je kan het email adres opgeven naar waar de e-mail verstuurd moeten worden. Andere opties zijn het onmiddellijk versturen van de email of een samenvatting van de wijzigingen versturen op het einde van de dag of het einde van de week.


21

Binnen een lijst kan je ook een filter toepassen. Hiervoor kies je Filter. Daarna zal de onderstaande pagina verschijnen. Je kan filteren op alle aanwezige kolommen.

Via de opties datasheet krijg je een pagina te zien waar je kunt werken zoals in een Excel werkblad.

De laatste twee mogelijkheden zijn het linken van een contact in Outlook als ook het importeren van bestaande Outlook contacten in de lijst op de teamsite. Binnen een lijst heb je ook een aantal Actions. Deze actions hebben betrekking op de volledige lijst die je kan terug vinden links van de geopende lijst.


22

• Alert Me: Hier kan je terug een email adres opgeven waar de alerts verstuurd moeten worden. Alleen zal er nu een alert verstuurd worden wanneer er iets wijzigt in één van de items en niet voor een specifiek item. • Export to spreadsheet: exporteren van de lijsten naar Excel De laatste mogelijke Action is Modify settings and columns. Hier kan je allerlei wijzigingen aanbrengen aan de kolommen van de lijst. Het eerste onderdeel van deze pagina is General Settings. Hier kan je allerlei globale instellingen wijzigen van de lijst.

• Change General Settings: Hier kan je de naam van de lijst wijzigen, de eventuele navigatie, het al dan niet laten goedkeuren van lijst items door de site administrator (content approvel) en ook het al dan niet toelaten van attachments. • Save List as template: Deze optie laat toe een bestaande lijst op te slaan als template zodat je deze ergens op een andere site kan hergebruiken. • Change permissiosn for this list. Wijzigen van de permissies voor de actuele lijst • Delete this list: verwijderen van de lijst Bij het tweede onderdeel kan je de kolommen wijzigen


23

Indien je een kolom wenst te wijzigen dan kan je dit doen door hem aan te klikken. Een kolom toevoegen kan je doen door Add a new column te kiezen.

Bij het toevoegen van een nieuwe kolom moet je een naam opgeven en het soort kolom. Daarna zijn er nog opties naargelang het gekozen type van kolom. Een laatse mogelijkheid is het wijzigen van de volgorde van de kolommen. Het laatste onderdeel view laat je toe om een totaal andere opmaak te kiezen voor een bepaalde lijst. Via create view kan je een nieuwe view aanmaken. Na het opslaan kan je de view activeren door te kiezen voor de view.


24

5.6.2

Announcements

Een tweede default aangemaakte lijst is de announcements. Deze kan je activeren door ze te selecteren op de teamsite.

Daarna kan je een aankondiging invullen. Het invullen van de announcements lijst is bijna hetzelfde als de contacts lijst.

5.6.3

Discussions

Een discussie kan je vergelijken met een forum op het Internet. Binnen een teamsite kan je discussions boards opzetten.

Daarna kan je een nieuwe discussie starten door “New Discussion” te kiezen. Reageren op een discussie kan je doen door de discussie te kiezen en daarna in het menu “Reply” te kiezen. Tevens zijn ook de andere mogelijkheden zoals alerts voorhanden en dit zowel op discussie niveau als voor alle niveaus. Ook kan je terug eigen views aanmaken of de volgorde van de kolommen wijzigen.

5.6.4

Survey


25

Binnen een teamsite is het ook mogelijk enquêtes te maken. Hiervoor kies je “Surveys” in het linkermenu. Daarna kom je op een scherm terecht waar je nieuwe enquêtes kan aanmaken. Kies hiervoor de knop “Create Survey”.

Op de onderstaande pagina moet je een naam geven aan de enquête en eventueel een omschrijving. Je kunt ook opgeven of ze zichtbaar moet zijn in de linker navigatie. Als laatste opties kan je het al dan niet weergeven van de namen in de resultaten en ook het toelaten van meerdere antwoorden.

Na het aanmaken van de enquête krijg je de kans om één of meerdere vragen aan te maken

Indien je geen vragen meer wenst in te vullen dan kan je op de finish knop drukken.


26

Wanneer de enquête klaar is kan iedereen die rechten heeft deze invullen. Kies hiervoor de enquête en druk daarna op de knop “Respond to this Survey”.

Bij een enquête kan je een grafisch overzicht opvragen van de resultaten. Kies hiervoor links boven bij views voor “Graphical Summary”.

Je kunt terug via alerts op de hoogte gehouden worden van wijzigingen in een enquête. Aanpassingen van de enquête zijn eveneens mogelijk.

5.7 Andere lijsten Andere lijsten die je kan aanmaken zijn links, events of issues. Kies hiervoor bovenaan “Create” en op de volgende pagina onder “Lists” krijg je een overzicht met de mogelijke aan te maken lijsten.

5.7.1

Custom Lists

Bij “Custom Lists” kan je zelf volledig de kolommen bepalen die je wenst in te vullen in de lijst. Om een “Custom List” aan te maken kies je bovenaan “Create” en dan “Custom Lists”. Daarna moet je een naam opgeven en kan je de kolommen voor de lijst aanmaken.


27

5.7.2

Document Libraries

Een document library is niet meer dan een lijst waarin je bestanden kan opslaan en gebruik maken van basis versiebeheer. Een nieuwe document library aanmaken doe je als volgt: kies bovenaan “Create” en op de volgende pagina kies je “Document Library”. Daarna zal een pagina verschijnen waar je de naam moet opgeven, eventuele navigatie, het al dan niet gebruik maken van versiebeheer en het soort documenten die moeten worden opgeslagen in de library.

Wanneer je een library opent krijg je een overzicht van de documenten binnen de library. Enkele mogelijk functies binnen de library zijn het aanmaken van documenten “New Document” en het uploaden van bestaande documenten “Upload Document”. Je kunt ook mappen aanmaken binnen de library of filters plaatsen.

Indien je kiest voor de aanmaak van een nieuw document dan zal er een waarschuwing verschijnen. Daarna zal Microsoft Word opstarten en kan je het document aanmaken. Na het aanmaken van het document kan je dit opslaan. Microsoft Word zal deze standaard opslaan in de document library


28

Zoals bij gewone lijsten kan je steeds weer gebruik maken van alerts om op de hoogte gehouden te worden van de laatste veranderingen. Bij view kan je kiezen om een Explorer look te verkrijgen.

5.8 Check In/ Check Out Wanneer je met meerdere gebruikers aan één document werkt dan kan je een check out van een document doen. Dit wil zeggen dat slechts één gebruiker het document kan wijzigen. Andere gebruikers krijgen een waarschuwing te zien. Een document kan je uitchecken via het menu “Check Out”:

Wanneer een andere gebruiker het zelfde document wenst te bewerken dan krijgt hij volgende melding


29

Bij “Version History” krijg je een overzicht van de verschillende versies van het document en kan je deze ook openen.

5.9 Microsoft Office Integratie Indien je een nieuw document aanmaakt binnen een document libray dan zal onmiddellijk de juist Office applicatie gestart worden. Toch gaat de integratie met Microsoft Office nog een stuk verder. Wanneer je extra kolommen gaat toevoegen aan een document library dan zal bij het opslaan van het document, de Office applicatie vragen om een waarde in te vullen voor deze kolom. In het onderstaande voorbeeld voeg je een kolom status toe aan de document library. Dit kan je doen op dezelfde manier als bij een gewone lijst.

Indien je een nieuw document aanmaakt via de document library en je slaat dit op via Microsoft Office dan krijg je bij opslaan het volgende scherm te zien:


30

Op het bovenstaande scherm kan je extra informatie opgeven voor het toegevoegde document. Een ander vorm van integratie met Office is het weergeven van Teamsite informatie binnen Office applicaties. Indien je een document opent vanuit een teamsite dan zal Office automatisch een scherm weergeven met daarin informatie over de teamsite waarop het document staat. Enkel onderdelen zijn taken, links, MSN Contacten van teamsite gebruikers, andere documenten in de library. Je kan eveneens vanuit Office nieuwe zaken toevoegen aan de teamsite.

5.10 Webparts Webparts zijn controls die informatie weergeven op teamsites. Alle gebruikers kunnen zelf de webparts schikken op de pagina. Iedere webpart heeft een pijltje rechts bovenaan die een menu zal weergeven. Via dit menu kan je een webpart sluiten, kleiner maken of wijzigen.


31

Als een pagina met webparts wenst te wijzigen dan moet je rechts bovenaan kiezen voor “Modify Shared Page”. Daarna zal een menu verschijnen met een aantal opties.

• Add Web Parts: Toevoegen van webparts aan een pagina • Design this page: Wijzigen van de pagina layout • Modify Shared Web Parts/Modify My Web Parts: Wijzigen van gedeelde web parts/Wijzigen van persoonlijke webparts • Shared View: Weergeven van gedeelde pagina. • Personal View: Weergeven an persoonlijke pagina. Bij web parts kan je spreken van een gedeelde weergave of een persoonlijke weergave. Een gedeelde weergave is de weergave van de pagina zoals alle bezoeker van deze pagina deze te zien krijgen. Bij een persoonlijke weergave krijg je een weergave van de pagina op de manier die je zelf hebt ingesteld. Switchen tussen de weergaves doe je doormiddel van het bovenstaande menu met behulp van de opties Shared View/ Personal View.

5.10.1

Toevoegen van Web parts

Voor je een web part toevoegt kijk je best goed in wel soort view je zit, Shared View of Personal View. Daarna kan je via “Add Web Parts” naar “Browse” gaan en zal er onder het menu een scherm verschijnen waar je de verschillende web parts kunt kiezen die je wenst toe te voegen.


32

Web part pagina’s zijn onderverdeeld in zones. Indien je een web part wenst in te voegen in een bepaalde zone dan moet je die zone onderaan kiezen. Op deze manier kan je bvb document libraries toevoegen aan pagina”s.

5.10.2

Webpart pagina’s

Als je als gebruiker een nieuw web part pagina wenst te maken dan is dit mogelijk. Via het menu “Create” “Web Part Page” krijg je de mogelijkheid een pagina aan te maken. Je moet de pagina een naam geven. Ook moet je een zone layout opgeven voor de web parts. Als laatste moet je de locatie opslaan voor de pagina. Dit moet een document library zijn. Daarna krijg je de kans om de pagina samen te stellen met de nodig web parts.


33

5.11 Security

5.11.1

Authentication

De basis beveiliging binnen Sharepoint is afkomstig van onderliggende technologie zoals ASP.NET, Internet Information Server (IIS), SQL Server en Windows Server 2003. Binnen Sharepoint is de authenticatie van de gebruiker gebaseerd op Windows accounts. ASP.NET is eveneens geconfigureerd voor Windows authentiction. Wanneer een gebruiker wenst in te loggen op een teamsite dan zal ASP.NET vertrouwen op IIS voor de authentication. IIS zal de aangevraagde gebruiker authenticeren t.o.v. de Windows account. Wanneer de authenticatie lukt dan geeft IIS de verantwoordelijkheid door aan ASP.NET om de pagina te renderen.

5.11.2

Authorization

Authorization definieert waar een gebruiker toegang tot heeft. Binnen SPS en WSS is dit op basis van role based membership systeem “Site Groups”. Binnen een “Site Group” kan je de rechten vastleggen voor een gebruiker, ze definiëren welke acties een gebruiker kan uitvoeren binnen een site.

5.11.3

Site Groups

WSS bevat 21 rechten onderverdeeld in 5 standaard site groups: Guest, Reader, Contributor, Web Designer en Administrator. De rechten binnen de Guest en Administrator site groups kunnen niet gewijzigd worden. Site group name User rights included by default


34

Site group name User rights included by default Guest

None

Reader

Use Self-Service Site Creation View Pages View Items

Contributor

All rights included in the Reader site group, plus:

Web Designer

Administrator

•

Add Items

•

Add/Remove Private Web Parts

•

Browse Directories

•

Create Cross-Site Groups

•

Delete Items

•

Edit Items

•

Manage Personal Views

•

Update Personal Web Parts

All rights included in the Contributor site group, plus:

•

Add and Customize Pages

•

Apply Themes and Borders

•

Apply Style Sheets

•

Cancel Check-out

•

Manage Lists

All rights included in the Web Designer site group, plus:

•

Create Subsites

•

Manage List Permissions

•

Manage Site Groups

•

View Usage Data

Als beheerder van een teamsite kan je zelf nieuwe site groups toevoegen en op die manier verschillende soorten rechten combineren. Site groups worden gedifineerd per website. Wanneer je een subsite aanmaakt kan deze de site groups en gebruikers erven van de parent site, of eigen unieke permissies aanmaken.

5.11.4

Toevoegen van gebruikers

Om een gebruiker toe te voegen kies je bovenaan “Site Settings” en daarna het onderdeel “Administration” “Manage Users”. Er zal een lijst verschijnen met de gebruikers van de site, hun Windows user name en de site group waartoe ze behoren.


35

Indien je een gebruiker wenst toe te voegen dan kies je bovenaan voor “Add Users”. Daarna zal de volgende pagina worden weergegeven:

Op deze moeten we één of meerdere Windows users opgeven, gescheiden door een puntkomma. Het is eveneens mogelijk een volledige domein groep op te geven. Daarna moet je de site group kiezen voor de gebruiker. Op de volgende pagina kan je het email adres tikken van de gebruiker (normaal is dit default ingevuld), en kan je een e-mail verzenden naar de gebruiker om de toegang tot de site te melden.

5.11.5

Aanmaken en beheren van site groups

Binnen Sharepoint kan je zelf ook eigen site groups aanmaken. Kies hiervoor bovenaan “Site Settings” “Administration” “Go To Site Administration”. Bij “Users and Permissions” kies je voor manage site groups.


36

Indien je een bestaande site group wenst te wijzigen dan kies je de site group waarna een pagina zal verschijnen met een overzicht van de leden van de site group:

Bovenaan kan je kiezen voor “Edit Site Group Permissions”. Via deze optie kan je de instellingen van de site group wijzigen. Je krijg een lijst te zien met de rechten van de site group die je al dan niet kan aanvinken.

Om een nieuwe site group aan te maken ga ja terug naar het scherm met alle site groups. Bovenaan kies je voor “Add a Site Group”. Daarna kan je een naam opgeven voor de site group en de rechten aanvinken. De rechten zijn onderverdeeld in 3 soorten: -

List rights: Alle rechten die te maken hebben met lijsten binnen een site, aanmaken van items, check in en check out, toevoegen van items aan een lijst, bewerken van items, verwijderen van items

-

Site rights: Rechten die van toepassing zijn op de site zelf, beheren van gebruikers, aanmaken van subsite, wijzigen van pagina’s, wijzigen van permissies van een site

-

Personal rights: rechten voor het wijzigen van persoonlijke instellingen zoals de personal webpart view

5.11.6

Cross Site Groups

Toe nu toe hebben we gezien hoe je een gebruiker kan toekennen aan een site groep. Binnen WSS en SPS is het eveneens mogelijk een groep te maken met daarin een aantal


37

users. Deze groep kan je dan koppelen aan een site group. Een cross site group is dus een groep van users die je kan gebruiker binnen alle sites van een site collection (top level site met sub sites). Een cross site group aanmaken gaat als volgt: Kies “Site Settings” “Administration” “Go to site administration”. Op het volgende scherm kies je voor “Manage cross-site groups” waarna het volgende scherm zal verschijnen:

Om een nieuwe cross site group aan te maken kies je bovenaan voor “New Cross-site Group”. Op de volgende pagina moet je de naam opgeven en de eigenaar van de cross site groep.

Na het aanmaken van de cross site group kan je deze toekennen zoals je een gewone gebruiker toekent aan een groep. Ga naar het scherm voor toevoegen van gebruikers en kies bovenaan “Add Users”. Op het volgende scherm vul je bij users de naam van de cross site group in en kies je een site group waar toe ze moeten behoren.


38

5.12 Zoeken Wanneer teamsites groeien dan zal het steeds moeilijker worden de juiste informatie te vinden binnen de site. SPS en WSS beschikken gelukkig over een goede zoekfunctionaliteit. De zoekmachine van SPS en WSS doorzoekt zowel lijsten, document libraries en ook in de inhoud van documenten. Jammer genoeg zal de zoekactie enkel plaatsvinden op de site waar je zit en niet in de subsites. Om te kunnen zoeken moet je de zoekfunctie activeren. Opmerking, zoeken werkt enkel indien je gebruik maakt van een volledige SQL Server 2000, je kunt niet zoeken met een SQL Server MSDE. Om de zoekfunctie te activeren ga je eerst naar de “Sharepoint Central Administration” op de server. Daar kies je voor Windows Sharepoint Services. Onderaan kies je voor “Component Configuration” “Configure full-text search”. Op de volgende pagina kan je fulltext search activeren.


39

6. Sharepoint Portal Server (SPS) Wanneer je als bedrijf niet voldoende hebt aan WSS dan is er de mogelijkheid om te upgraden naar de full Sharepoint Portal Server. Enkele extra’s zijn Shared Services, News, Audiences,... In de onderstaande lijst kan je kijken of je al dan niet bepaalde extra’s nodig hebt. Feature



Alerts

Yes

Yes

Browser-based customization

Yes

Yes

Discussion boards

Yes

Yes

Document libraries

Yes

Yes

Document Workspace

Yes

Yes

Meeting Workspace

Yes

Yes

Lists

Yes

Yes

BizTalk integration

No

Yes

Microsoft FrontPage integration

Yes

Yes

Microsoft InfoPath™ integration

Yes

Yes

Surveys

Yes

Yes

Templates

Yes

Yes

Web Part pages

Yes

Yes

Automatic categorization

No

Yes

Audiences

No

Yes

Topic areas

No

Yes

News

No

Yes

Personal sites

No

Yes

Shared services

No

Yes

Single sign-on

No

Yes

Site Directory

No

Yes

User profiles

No

Yes


40

6.1 Installatie WSS moet geïnstalleerd zijn voor je kunt starten met de installatie van SPS. Wanneer dit niet zo is zal SPS zelf proberen WSS te installeren op het systeem. Waneer je SPS wil gebruiken is het ook sterk aangeraden een full SQL Server te gebruiken.

6.2 Aanmaken Portal Sites Na de installatie van SPS is er een nieuwe optie actief bij de Central Administration op de server:

Wanneer je kiest voor Sharepoint portal server dan kan je allerlei configuratie instellingen maken voor de portal server. Op één server kunnen meerdere portal site draaien. Om een portal site aan te maken kies je “Portal Site and Virtual Server Configuration” “Create a portal site”.

Op de volgende pagina moet je de basis informatie opgeven voor de portal zoals de naam, de virtual server en de beheerder van de portal.

Daarna zal de portal worden aangemaakt.


41

Na de creatie van de portal krijg je het volgende scherm te zien en kan je surfen naar de portal site.

6.3 De Portal Structuur Wanneer we Sharepoint Portal Server installeren dan krijgen we een standaard portal site te zien.

Het is zeer belangrijk goed na te denken over de manier waarop je de portal site wenst in te delen. Een goede portal structuur is zeer belangrijk voor het succes van onze portal. Er moet voldoende tijd voorzien worden voor een goede analyse van de structuur.

6.3.1

Areas

De kern structuur van de portal bestaat uit Areas. Areas laten de gebruiker toe om informatie en documenten te vinden. Een tweede belangrijke eigenschap van Areas is dat ze functioneren als een soort site map die gebruikers toelaat door de portal te bladeren. Bij de installatie van Sharepoint Portal Server worden een aantal standaard Area’s aangemaakt. Introductie Sharepoint Portal Server 2003

42

• • •

6.3.2

Topics News Sites

Topics

Topics areas worden gebruikt om informatie te publiceren per onderwerp.

Onder deze area’s kunnen dan terug Sub Area’s zitten, bvb: onder topics heb je: • • •

Divisions Resources …

Om de areas aan te passen kies je rechts bovenaan “Site Settings”. Merk op dat je hiervoor als Administrator moeten zijn ingelogd. Je krijgt een webpagina te zien waar je een aantal zaken kan wijzigen. Je kiest “Portal Site Content -> Manage Portal Site Structure”

We krijgen het onderstaande scherm te zien waar je de wijzigingen aan de Area's kunt doorvoeren door te klikken op een Area naam. Het is mogelijk een area te bewerken, te verwijderen of een sub area aan te maken.


43

Indien je een Sub Area wenst toe te voegen dan krijgen je het onderstaande scherm te zien:

Hier moet je een Titel opgeven voor de Sub Area en eventueel ook een beschrijving. Het is mogelijk een datum op te geven wanneer de Sub Area moet verschijven en waneer hij terug moet verdwijnen. Bij Location kan je opgeven waar de Sub Area moet komen binnen de Area structuur.


44

6.3.3

News

News Areas worden gebruikt om belangrijke portal informatie weer te geven. De news items verschijnen ook op de eerste pagina van onze portal site.

Om een nieuws item toe te voegen kies je “News” in de portal structuur. In het linker menu kies je bij “Actions -> Add News” en krijg je het onderstaande scherm te zien.

Hier moet je een Titel opgeven voor het nieuwsitem en eventueel een beschrijving. Deze twee zaken verschijnen dan op onze portal page. Bij content kan je kiezen om het nieuws item te linken aan een bestaande pagina of kan je zelf tekst tikken via de TextEditor. Verder op het scherm kan je nog een afbeelding opgeven, bepalen wanneer het nieuwsitem mag verschijnen en weer moeten verdwijnen.


45

6.3.4

Sites Areas

Site Areas laten je toe makkelijker te navigeren tussen de sites binnen de portal, maar stelt zelf geen site voor. Vanuit Sites kan je zelf teamsites aanmaken. Kies bovenaan “Sites” en daarna in het linker menu kies je “Create Site”.

Op het volgende scherm moet je de basis informatie opgeven voor een teamsite. De titel, eventueel een omschrijving, het email adres van de persoon die verantwoordelijk is voor de site en de URL.

Op het volgende scherm moet je informatie opgeven voor het linken van de site binnen de portal. Je kan ook opgeven of de site moet mee verschijnen in de zoekresultaten. Bij “Areas” kan je opgeven binnen welke Area(s) de site moet verschijnen.

Daarna hoef je enkel nog een opmaak template te kiezen en zal de site worden aangemaakt.


46

6.4 My Site Met behulp van MySite kan een gebruiker binnen Sharepoint een eigen site beheren binnen de portal structuur. De gebruiker kan naar zijn eigen site gaan door “MySite” te kiezen , bovenaan de portal pagina.

Indien het de eerste maal is zal de “MySite” pagina worden aangemaakt en verschijnt onderstaande pagina:

Nu kan de ingelogde portal gebruiker de eigen MySite aanpassen.


47

6.5 FrontPage en Sharepoint Met behulp van FrontPage 2003 is het mogelijk de opmaak van Sharepoint pagina’s te wijzigen. We hebben volledige toegang tot de HTML code van de webpagina’s. Om toegang te krijgen tot de Portal Site kies je “File -> Open Site” in het menu en het onderstaande dialoog scherm zal verschijnen. Onderaan in het invoerveld tik je de URL van de portal site.

Frontpage zal de Portal Site openen en de site structuur weergeven. De linker lijst is een weergave van de verschillende bestanden op de portal site.


48

Wanneer je“default.aspx” kiest dan verschijnt de startpagina van de portal site:


49

Referenties Sites www.microsoft.com/sharepoint Blogs: http://www.sharepointblogs.com/ http://blog.u2u.info/DottextWeb/patrick/ http://weblogs.asp.net/jan/ http://blogs.tamtam.nl/mart/


50

Introductie Sharepoint Portal Server 2003

Recommend Documents