Intervet International maakt samenwerken dynamischer met Office SharePoint Server 2007
Veel intranetten zijn als een boek: heb je het uit, dan kijk je er niet meer naar. Intervet International wilde dit voorkomen en realiseerde met Office SharePoint Server 2007 een dynamische informatie- en samenwerkingsomgeving voor haar medewerkers.
Inleiding Intervet International, een Business Unit van Akzo Nobel, is wereldwijd een van de leidende veterinair-farmaceutische bedrijven. Het bedrijf richt zich op onderzoek, ontwikkeling en productie van diergeneesmiddelen. Intervet International telt wereldwijd meer dan vijftig vestigingen en circa 5200 medewerkers.
Situatie, een Word-intranet De oude intranetomgeving van Intervet International voldeed niet: de informatie was niet voldoende gestructureerd en niet eenvoudig te beheren. Het ontbrak vooral aan een goed content management system (CMS) om de inhoud te bewaken en te structureren. Die inhoud bestond onder meer uit spreadsheets, ongecontroleerde hyperlinks, URL‟s en vooral Word-documenten: Word is namelijk de standaard tekstverwerker voor de medewerkers van Intervet International en omdat zij vanuit Word heel gemakkelijk documenten in HTML kunnen opslaan, konden zij die zelf - of met hulp van de IT-afdeling - op het intranet zetten. Alles werd bewaard in talloze shares en public folders, waarin het terugvinden van informatie moeilijk en tijdrovend was.
Nieuw systeem in plaats van doorgaan
De oplossing werd gevonden in Microsoft Office SharePoint Server 2007, een intranetplatform met een geïntegreerd Content Management System (CMS). Om de vrij basale vorm van samenwerking, die met versie 2003 al was ingezet, naar een veel hoger plan te tillen, nam Intervet International onder begeleiding van Microsoft Gold Partner e-office deel aan het Rapid Deployment Programma van Office SharePoint Server 2007. Bas Krikke van Microsoft Gold Partner e-office: “We hadden wel door kunnen bouwen op het aanwezige SharePoint Portal Server 2003 intranet en in combinatie met o.a. Content Management Server 2002 een werkbare omgeving kunnen creëren, maar dan was het resultaat moeilijk te beheren geweest. Afgezien van de investeringen schat ik dat de IT-afdeling driemaal meer fte‟s nodig had gehad voor onderhoud. Bovendien hadden we in een 2003-omgeving niet kunnen beantwoorden aan de eisen van Intervet International, wat betreft opmaak, huisstijl en beheer.
“Voor ons nieuwe intranet ging onze voorkeur uit naar een standaardapplicatie die we zo min mogelijk hoefden aan te passen. Wij hebben gekozen voor Microsoft Office SharePoint Server 2007 vanwege het geïntegreerde Content Management System.” Sabine Schüller, director Communications & Public Affairs Intervet International
Alleen met Office SharePoint Server 2007 is het mogelijk een intranet met content management op te zetten, dat past bij hun schaalgrootte, hun huisstijl en hun internationale karakter. Met de 2007-versie bouw je een intranet dat enerzijds geschikt is voor globale, bedrijfsbrede berichtgeving, anderzijds voor samenwerking in teamverband.”
Bedrijfsbrede én gefaseerde uitrol De eerste fase van het nieuwe intranet is een pilot met de bètaversie van Microsoft Office SharePoint Server 2007. Voor de afdeling Global Communications moet het intranet een informatie- en samenwerkingsmedium zijn voor alle 5200 medewerkers in meer dan 50 landen. Office SharePoint Server 2007 zal dus uiteindelijk moeten zorgen voor een bedrijfsbrede samenwerking, maar om zich niet te verslikken in de omvang van dat proces, koos Intervet
International voor een geleidelijke introductie met een pilot voor circa 10 internationale afdelingen. De implementatie van het nieuwe intranet liep gelijk met een wereldwijd brandingtraject. Volgens e-office was dat geen vertragende factor. Bas Krikke: “Halverwege het project kregen we te maken met de nieuwe huisstijl en een geheel andere uitstraling van Intervet International. Zoiets is niet vertragend, omdat in SharePoint de vormgeving gescheiden is van de inhoud, de „content‟. Terwijl wij de portal en de navigatie inrichtten, hebben de vormgevers aan de branding gewerkt. Toen de nieuwe huisstijl uitontwikkeld was, hebben we hun ontwerp als het ware over de content heen gelegd. De portal is een overzichtelijk „dashboard‟ geworden, dat zich net als alle informatie die eronder ligt, in één uniforme en herkenbare stijl aan de medewerkers presenteert.”
Intranet als communicatiemedium De portal biedt toegang tot diverse nieuwsbronnen. Sabine Schüller: “Op de homepage is het nieuws gerubriceerd in Headline News en Breaking News. Verder is er nog introducerende informatie per Business Sector. Er is een krachtige zoekfunctie en door middel van quick links kunnen werknemers hier ook diverse veelgebruikte applicaties starten. Onder de Business Sectors kunnen de disciplines zich verder profileren en informatie ter beschikking stellen. Onze organisatie is wereldwijd actief met vestigingen in meer dan 50 landen. Met vier Business Sectors en tientallen afdelingen is het niet eenvoudig om goed inzicht te geven. Dit streven wij met het nieuwe intranet nu wel na.”
Zoeken naar kennis Om de informatie in de portal van Intervet te bereiken zijn er twee mogelijkheden, namelijk via de navigatiestructuur en door middel van de zoekfunctionaliteit in SharePoint. Bas Krikke: “Via de navigatiestructuur in de portal kan „bekende‟ informatie snel en eenvoudig worden gevonden. Via Search kan ook informatie worden gevonden waarvan men niet weet of die er überhaupt is. De zoekfunctie werkt snel, omdat alle documenten, pagina‟s, actielijsten, kennisrapporten met bijbehorende kenmerken (metadata) door SharePoint regelmatig geïndexeerd worden. Deze indexering wordt niet alleen op titel en bestandsnaam uitgevoerd, maar ook op de inhoud van de
items in SharePoint. Behalve dat het zoekresultaat sneller bereikt wordt, is het ook vele malen nauwkeuriger en relevanter. Op dit moment wordt de zoekfunctionaliteit in de portal van Intervet uitgebreid. Bij het zoeken naar informatie kunnen gebruikers dan niet alleen de portalinhoud van Intervet doorzoeken maar ook de website van Intervet en het intranet van Akzo Nobel. Gebruikers kunnen zelf aangeven welke bronnen doorzocht moeten worden. Door het aanvinken van deze nieuwe bronnen worden de zoekresultaten uitgebreid met treffers vanuit het internet en vanuit Akzo‟s corporate intranet.”
“Het intranet maakt in toenemende mate deel uit van de werkwijze van onze medewerkers. Meer en meer afdelingen zijn geïnteresseerd en willen de voordelen van Office SharePoint Server 2007 gebruiken.” Sabine Schüller, director Communications & Public Affairs Intervet International
Contentmanagement Van belang is dat de teamleden altijd over de laatste versies van de onderzoeksrapporten kunnen beschikken. Sabine Schüller: “Bij het uitwisselen van documenten via e-mail gaat er geregeld kostbare tijd verloren en werd niet altijd met de meest recente versie gewerkt. In de nieuwe SharePoint omgeving behoort dat tot het verleden.” Bas Krikke: “Het publicatieproces is nu bijna volledig teruggebracht naar de business zelf: de afdelingen zorgen er zelf voor dat hun stukken gepubliceerd worden. Niet alleen levert dat tijdwinst op, de informatie is actueler en de dynamiek veel groter: meer actueel, meer bij de tijd, meer volume.” In sommige gevallen is wel de toestemming van bijvoorbeeld de projectleider of afdelingsmanager nodig dan wordt via het CMS een Approval-proces doorlopen. Bevoegde teamleden die het document willen openen, bewerken en weer willen opslaan worden in dat proces door CMS gestuurd via een check-in en check-out. De vorige versies blijven overigens wel voor referentiedoeleinden voor iedereen beschikbaar.
Team site zit in de werkwijze verweven Het ooit door Intervet International toegepaste rondmailen van een bericht als „er is een nieuw document gepubliceerd‟ zou langzaam maar zeker steeds minder worden. Bas Krikke: “Omdat de medewerkers steeds vaker naar hun site toegaan, zien zij vanzelf wat er nieuw is. Bovendien kunnen zij aangeven of zij een signalering of „alert‟ willen ontvangen, zodra er weer een nieuw rapport of een nieuwere versie beschikbaar is.” Sabine Schüller: “Het intranet zal in toenemende mate deel uitmaken van de werkwijze van onze medewerkers. Meer en meer afdelingen zijn geïnteresseerd en willen de voordelen van Office SharePoint Server 2007 gebruiken. Daaraan draagt zeker ook bij, dat bepaalde sites of informatie afgeschermd kunnen worden. De voordelen van SharePoint qua samenwerking kunnen zo ook voor vertrouwelijke informatie, die alleen binnen een team uitgewisseld zal worden, gebruikt worden.
“Het publicatieproces is nu gecontroleerd: de afdelingen zorgen er zelf voor dat hun stukken gepubliceerd worden volgens een strikte workflow met controles door afdelingshoofden en superieuren. Niet alleen levert dat tijdwinst op voor de IT-afdeling, de informatie is actueler en de dynamiek veel groter: meer actueel, meer bij de tijd, meer volume.” Bas Krikke, Microsoft Gold Partner e-office
Een beperking is wel dat SharePoint 2007 nog geen mogelijkheid heeft om volgens de FDA normen met een geldige elektronische handtekening te werken, waardoor als farmaceutisch bedrijf het programma niet voor alle processen kunnen inzetten.”
Eén formulier voor alle medewerkers Omdat de teams nu gemakkelijker zelf kunnen publiceren onder controle van de workflowfuncties van CMS, gaat Intervet ervan uit dat het intranet actueler blijft. Bas Krikke: “Een uitbreiding die op dit moment loopt is de workflow van een investeringsaanvraag. Hiervoor wordt
gebruik gemaakt van één formulier, dat door de bevoegde lokale medewerkers in 33 landen gebruikt kan worden. Zij vullen het formulier in, waarna het in Nederland wordt verwerkt.” Het formulier, waar een complete workflow (een stukje maatwerk) achter zit, gaat hier langs alle hiërarchische lagen. Bas Krikke: “Het resultaat is een terugmelding naar de aanvrager in kwestie, met de mededeling dat zijn aanvraag wel of geen goedkeuring heeft gekregen.”
Toekomst Inmiddels zijn er binnen Intervet International al zo‟n tien afdelingen volledig over naar het nieuwe systeem en is al een aantal team sites operationeel voor globale projecten. Met de ervaringen die met de eerste pilot zijn opgedaan kunnen de volgende afdelingen worden uitgerold. Zo is onlangs een nieuw initiatief in gang gezet, een samenwerkingsvorm op basis van business processen, die als een keten door de hele organisatie heen gaan. Alle facetten van de organisatie, van onderzoek en marketing tot productie, hangen op een of andere manier aan een schakel van bijvoorbeeld de financiële keten. Om daar meer stroomlijn in te brengen wordt de benodigde informatie voor de financiële processen nu via een workflow aangevoerd. Omdat Intervet International voorrang geeft aan het collectief, dus de informatievoorziening voor alle medewerkers en de teams, is de My Site functie van SharePoint niet geïmplementeerd. Er ligt wel een plan om in de toekomst voor iedere medewerker een toegepaste startpagina samen te stellen, gebaseerd op de My Site functie.
Tot slot Nu er steeds meer actuele informatie op te vinden is, zal het intranet van Intervet International steeds vaker bezocht worden. Concrete cijfers zijn daarvan nog niet beschikbaar, mede vanwege het pilot-karakter, maar naarmate de uitrol van Microsoft Office SharePoint Server 2007 verder vordert, zal het nieuwe intranet steeds meer verweven worden in de dagelijkse processen.”
Eisen
Gemakkelijk communicatieplatform voor alle medewerkers
Uitwisseling van kennis onder teamleden
Gestructureerde informatievoorziening, opdat medewerkers snel kunnen vinden wat ze willen weten en informatie kunnen hergebruiken
Documentmanagement met versiebeheer
Automatisch verwerking van processen, die voorheen handmatig werden gedaan
Vermijden van verschillende versies van eenzelfde document
Hanteren van één huisstijl
Afdwingen van uniforme communicatie
Kostenreductie voor IT-beheer
Schaalbaar en uitbreidbaar voor de toekomst
Voordelen
Efficiencywinst voor de gebruiker
Snelle, dynamische en overzichtelijke informatievoorziening
Informatie is altijd up-to-date
Samenwerking internationale kennisteams geoptimaliseerd
Bedrijfsprocessen lopen soepeler door workflowvoorzieningen
Reductie van overhead door globale samenwerking
Voldoende mogelijkheden voor de toekomst dankzij schaalbaarheid
Nieuwe omgeving bespaart IT-beheer fte‟s, die bij uitbreiding van het oude intranet nodig geweest zouden zijn
Producten
Microsoft Office SharePoint Server 2007 – www.microsoft.nl/sharepoint
Links
Intervet - www.intervet.com
e-office - www.e-office.com
