MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER víc než jen intranet

SYSTEM CENTER šetří čas i peníze Když se řekne SJEDNOCENÁ KOMUNIKACE...

MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER víc než jen intranet

KDYŽ SE LOĎ POTÁPÍ V MOŘI INFORMACÍ Za posledních sedm let lidstvo vyprodukovalo stejný objem informací jako za dobu od svého počátku. Podle odhadu společnosti IDC přitom v následujících pěti letech celkový objem zpracovávaných informací v digitálním světě vzroste ještě desetkrát. A tento trend bude pokračovat i po roce 2015. Nástup počítačů a internetu radikálně přispěl k enormnímu růstu zpracovávaných dat, neboť už není tak složité data vytvářet a šířit. ALEŠ RŮŽIČKA V angličtině před časem vzniŘEDITEL DIVIZE INFORMATION WORKER, MICROSOFT kl i pojem infotainment, který spojuje slova information a entertainment (neboli zábava). Pro řadu lidí může být probírání se horami informací zábavou. Ale v korporátní sféře je zapotřebí zvolit jiný přístup. Čas jsou peníze a vyhrává ten, kdo umí na základě získaných informací činit rychlá a správná rozhodnutí.

jako Digital Immigrants s tím, že pro tuto skupinu je charakteristické, že je pro ni hledání informací v digitálním světě poněkud náročnější a že preferuje spíše tradiční formy komunikace. Zásadní však je, že Digital Immigrants disponují řadou klíčových znalostí a zkušeností a existuje nebezpečí, že pokud je včas nepromítnou do digitální formy – interních procesů firem a znalostních bází a portálů – že tyto znalosti nebudou využity ani předány. Tyto údaje naznačují, že se nacházíme na lodi, do které začíná téct každým rokem násobně více informací a na které pozvolna ubývá zkušených námořníků. Pokud tedy nenasadíme nástroje, které informace dokážou efektivně třídit a využité „odčerpávat“, může naše zahlcená loď pozvolna klesat ke dnu. Microsoft se proto intenzivně věnuje problematice zpracování a výměny informací uvnitř firem. O tom, jak konkrétně tyto úkoly řešíme, se budete moci sami přesvědčit v tomto čísle našeho časopisu. Představíme vám v něm nástroje, které dokážou z moře informací vytáhnout jen ty, které jsou důležité. Přečtete si o produktech pro firemní klientelu, které umožní, aby všichni uživatelé mohli zachovat a sdílet všechny důležité znalosti a dovednosti. A představíme vám také řešení, která vám pomohou zrychlit a zefektivnit komunikaci ve vaší firmě. Pojďte se tedy s námi podívat na to, jak v boji proti rozbouřenému informačnímu živlu uspěly české podniky a jaké nástroje k tomu využívají.

Čas jsou peníze a vyhrává ten, kdo umí na základě získaných informací činit rychlá a správná rozhodnutí.

Mezi informacemi musejí firmy rychle umět najít to, co potřebují. Pro generaci lidí narozených po roce 1980 to s vhodnými nástroji není až takový problém. Společnost Gartner je označuje jako Digital Natives, neboť odmalička vyrůstali ve světě moderních technologií i internetu a jsou zvyklí digitálně komunikovat a navzájem spolupracovat. Starší ročníky pak Gartner označuje

3

Správa rozsáhlejších počítačových sítí se stovkami a tisíci počítačů je poměrně náročný úkol, který si může vyžádat nemalé finanční prostředky. S využitím produktů z řady Microsoft System Center lze však velmi významnou část těchto prostředků ušetřit, a to díky rozsáhlé automatizaci správy a detekce problémů

Správa rozsáhlejších počítačových sítí se stovkami a tisíci počítačů je poměrně náročný úkol, který si může vyžádat nemalé finanční prostředky. na počítačích ve firmě. Pomocí nástroje Configuration Manager 2007 R2 můžete snadno aktualizovat všechny koncové stanice, instalovat na ně na dálku software či dokonce vzdáleně nasadit

snadno odstranit – buď přímo prostřednictvím vzdálené plochy, nebo snadným přehráním posledního fungujícího image. Configuration Manager vám také pomůže hlídat hardwarové a softwarové složení jednotlivých uživatelských stanic. Díky němu se tak už nestane, že by třeba náhle zmizel paměťový modul z počítače nebo se na něm znenadání objevil třeba některý z online komunikátorů, který jste neschválili, či dokonce nelegální software. Operations Manager vám pomůže s odhalováním skrytých problémů na koncových stanicích, které mohou vyvolávat například konflikty mezi aplikacemi a ovladači apod. Pomocí Data Protection Manageru pak budete moci provádět z jednoho místa všechny potřebné zálohy i rychlou obnovu koncových stanic a serverů v případě fyzického poškození pevného disku nebo jiné ztráty dat.

MÁTE SVOJE IT SYSTÉMY SKUTEČNĚ POD KONTROLOU? A KOLIK VÁS TO STOJÍ ÚSILÍ? nový operační systém Windows 7. Jednou kliknete a Configuration Manager se o zbytek už sám postará. Navíc vám umožňuje na dálku přistupovat k jednotlivým počítačům. Vyskytl se problém na počítači v Ostravě, a vy sedíte v Praze? Pomocí Configuration Manageru dokážete problém

Microsoft System Center vám tak pomůže posunout vaše IT oddělení z pozice hasičů požárů do pozice oddělení, které má čas na hledání možností dalšího rozvoje IT infrastruktury pro podporu vašeho skutečného businessu.

Společnost AVE CZ odpadové hospodářství je třetím největším soukromým podnikem v oblasti odpadového hospodářství v ČR. Prostřednictvím více než 40 poboček obsluhuje zhruba 1,3 milionu obyvatel České republiky a 26 tisíc živnostníků a průmyslových klientů. Jejích 400 počítačů přitom spravují jen tři zaměstnanci. Jak je to možné, na to jsme se zeptali Jana Svatoše, ředitele IT.

Co do toho rozvoje spadá?

Během posledních dvou let jsme zavedli pro komunikaci ve firmě Microsoft Office Communications Server. Teď připravujeme

JAN SVATOŠ:

SYSTEM CENTER NÁM ŠETŘÍ ČAS I PENÍZE A UMOŽNIL NÁM LEVNĚ NASADIT WINDOWS 7 Vaše společnost v posledních letech hodně expandovala prostřednictvím akvizic menších regionálních hráčů, jak se to projevilo v IT?

Ještě v roce 2005 jsme měli na starosti pouze 100 počítačů. Do konce roku 2009 jsme však koupili na 17 společností, díky tomu vzrostl počet spravovaných počítačů na více než 400. V roce 2007, kdy přibylo dalších pět společností, jsme se proto rozhodli, že pro správu rychle narůstajícího počtu koncových stanic zkusíme s pomocí společnosti Computer Help nasadit tehdy nově uvedený Microsoft System Center Configuration Manager 2007.

Říkáte, že do roku 2009 jste museli spravovat o 300 % více koncových stanic, navíc ještě pocházejících z různých prostředí. Jak se to promítlo do personálního obsazení vašeho oddělení?

Do roku 2007 se o správu koncových stanic starali dva pracovníci, obsluhu vzdálenějších poboček na Moravě jsme pak částečně outsourcovali brněnské firmě, což nás stálo desetitisíce měsíčně. Problém byl totiž v tom, že v průměru 1x týdně došlo k softwarovému „kolapsu“ některé z koncových stanic, kterou bylo nutné na místě manuálně přeinstalovat. To trvalo půl dne. K počítačům mimo Prahu navíc bylo nejprve nutné dojet, což obnášelo mnohahodinové cestování

4

které stejně nepoužívají. I když vzrostl počet spravovaných stanic o 300 %, mohli jsme díky Configuration Manageru zcela vypustit outsourcing správy stanic a místo toho jsme přijali navíc jen jediného pracovníka. Také jsme získali čas a prostor na další rozvoj.

a přinášelo další náklady. Nasazení Configuration Manageru však tyto problémy zcela odstranilo. Teď můžeme formou plně automatizované instalace přeinstalovat libovolný počítač kdekoliv v republice na dálku. Cestování, čekání na instalace i outsourcing tak zcela odpadly, což ušetřilo nejméně 13 člověkodní a statisíce korun za outsourcing a cestovní náklady ročně.

Objevily se nějaké další přínosy?

Ano. Ve firmě máme celkem 15 různých programů, které naši zaměstnanci využívají. Dokud jsme neměli Configuration Manager, tak jsme je na koncové stanice instalovali vzdáleně prostřednictvím Active Directory. To ovšem cca ve 40 % případů selhalo, takže bylo nutné programy nainstalovat ručně přes vzdálenou plochu. Jedna instalace přitom zabrala v průměru půl hodiny.

Intranet, sdílení dokumentů a DMS pracující na platformě SharePoint. Zároveň jsme začali s nasazením Windows 7 na všech 400 počítačů, s jehož přípravou pro System Center nám pomáhá společnost KPCS. Vše proběhne prostřednictvím Configuration Manageru na dálku během pár desítek hodin, přičemž samotná instalace na koncové stanici trvá jen 45 minut. Dřív bychom přitom museli kvůli tomu osobně objet všech 50 poboček a instalovat systém ručně, což by zabralo týdny práce a stálo by nás to desetitisíce na cestovních nákladech. Takhle nám na to stačí jen tři zaměstnanci, z nichž dva mají na starost hlavně správu a jeden hlavně další rozvoj našich IT systémů.

Jan Svatoš, ředitel IT, AVE CZ odpadové hospodářství

Nyní máme díky System Center 90% úspěšnost těchto instalací. Navíc jsme mezi programy provedli selekci. Zjistili jsme, že každý uživatel ve firmě potřebuje jen třetinu z nich. Zbylých 10, kam spadají například programy na úpravu obrázků či pro komunikaci s mobilním telefonem, jsme proto dali jako volitelné. Když je uživatel chce, jednou klikne a program se plně automaticky nainstaluje. Díky tomu jsme dosáhli také vyšší stability koncových stanic i větší spokojenosti uživatelů, na které nevyskakují hlášky od programů,

5

BUSINESS INTELLIGENCE Z HROMADY DAT VYBERE TA POTŘEBNÁ Každá firma se dříve či později začne potýkat s problémem hromadění dat. Jednoho dne se pak stane, že jich už bude přespříliš a vy ztratíte schopnost na základě nich činit rychlá, efektivní

Zkrátka a jednoduše – budete mít okamžitý přehled o klíčových údajích... a správná rozhodnutí. Budete například naprosto přesně vědět, že tržby v lednu byly 200 milionů, v únoru 250, a v březnu dokonce 300, ale už nebudete umět říct, jestli je to vlastně hodně nebo málo, jestli tento rostoucí trend bude pokračovat, jestli to náhodou neznačí přicházející problém, a hlavně, čím to je, že najednou tržby takhle rostou. Právě k analýze libovolného množství dat slouží nástroje pro Business Intelligence (BI), které mohou být buď přímo integrovány do ERP systémů, jako je Microsoft Dynamics NAV či AX, nebo mohou pracovat naprosto odděleně, i nad několika jednotkami či desítkami různých informačních systémů od různých dodavatelů – to vše díky databázové a analytické platformě Microsoft SQL Server 2008 ve spojení s funkcemi Office Excel či pokročilými funkcemi SharePoint Serveru. Nástroje pro BI vám umí nabídnout agregaci obrovského množství dat z různých zdrojů do souhrnných ukazatelů. Ty si můžete nastavit buď sami, nebo můžete využít ukazatele, které jsou ve vašem odvětví obvyklé. Navíc jediným pohledem vždy uvidíte, zda se aktuální situace zlepšuje, zhoršuje nebo je stejná jako loni. Uvidíte hned, jak se daří plnit plán, a co všechno ještě zbývá udělat pro jeho dosažení. Zkrátka a jednoduše – budete mít okamžitý přehled o klíčových údajích daných navíc do kontextu minulosti, plánu, a případně

6

i forecastů vypočítaných některou ze statistických metod. BI nástroje navíc vždy umožňují měnit hledisko z celkového na podrobnější. Pokud uvidíte, že je u některého z ukazatelů problém, můžete se snadno a rychle dopátrat jeho příčiny, a to i tehdy, kdy máte firmu s tisíci zaměstnanci působící na deseti trzích zároveň.

Marius Pedersen je přední dánská společnost, která se zabývá především moderními metodami nakládání se všemi druhy odpadů. V České republice provozuje 16 řízených skládek s ročním objemem uložených odpadů dosahujícím téměř 700 tisíc tun, dále zařízení na úpravu a zneškodnění nebezpečných odpadů, solidifikační linky, vlastní recyklační a třídicí zařízení a zařízení pro biodegradaci materiálů kontaminovaných ropnými produkty. Pro hladký chod všech zařízení firma potřebuje perfektně fungující infrastrukturu, a to včetně té IT, na které jsou provozovány životně důležité podnikové informační systémy.

Co jste získali tím, že jste přešli na nový Microsoft SQL Server 2008?

Výkon. Nové řešení SQL Serveru přináší především zrychlení výkonu z pohledu generování a tvorby reportů. Odstranění zamykání transakcí také přináší výrazný nárůst propustnosti celého systému. Navíc je tu lepší škálovatelnost a lepší práce s pamětí spojená s přechodem na 64bitovou platformu. Dalším přínosem je i výrazně jednodušší správa a vyšší stabilita. Velmi důležitým aspektem je též vyšší bezpečnost dat, administrátor k nim nemá přístup, a není tedy možné jejich zcizení.

Můžete uvést nějaký konkrétní příklad takových rozšířených služeb?

Ano. Jednak optimalizovaný výkon SQL Serveru 2008 nabízí volné hardwarové kapacity, a tedy možnost realizace dalších projektů. Jednak jsme se mohli nově zaměřit také na oblast Business Intelligence a využití technologií SharePoint, které nabízejí rozšíření jako prezentační vrstva pro interní reporty a informace. Přitom propojení SQL Serveru 2008 a dalších

TOMÁŠ MASÁK:

SQL SERVER 2008 NÁM ŠETŘÍ TŘETINU ČASU, NEMUSÍME SE O NĚJ STARAT Na to, co firmě přinesl přechod na Microsoft SQL Server 2008, jsme se zeptali Tomáše Masáka, ICT manažera společnosti.

Co jste ve firmě vlastně řešili za problém?

Dříve naše firma využívala pro svůj ERP systém SQL Server 2000. Ten však měl už problémy s výkonem, nedostačoval nárůstu uživatelů a objevovaly se až několikaminutové prodlevy v odezvě aplikace. To bylo pro firmu neúnosné. Druhý SQL Server 2000 jsme pak měli pouze pro reporty, konkrétně byl využíván u sestav pro řidiče vozů odvážejících odpad. Reporty fungovaly pomalu, byly nestabilní a nespolehlivé. Problémy dokonce začaly komplikovat každodenní práci posádek vozů. Někteří uživatelé byli dokonce nuceni rozložit si práci tak, aby aplikaci nepoužívali v době špičky. Navíc na přelomu roku 2009 přišly ještě nové pobočky, které způsobily zahlcení systému.

Jak se změnily požadavky na vaše oddělení v souvislosti se správou obou databázových serverů?

V dnešní době zabírá SQL Server z pohledu správy IT minimum času. Provádíme pouze běžnou kontrolu logů, což se nedá srovnávat s původním řešením. Dřív jsme pracovali pod permanentním tlakem uživatelů, kterým pochopitelně vadily dlouhé odezvy systému. Ten byl navíc také daleko náročnější na správu. V minulosti trávil jeden pracovník až třetinu pracovní doby správou databázového serveru. To je 640 člověkohodin ročně, které firmu stály nemalé peníze. A to nemluvím o tom, že dříve museli uživatelé čekat dlouhé minuty na odezvu ERP i reportovacího systému, a teď je jejich odezva okamžitá. SQL Server 2008 tak šetří čas a peníze nejen nám v IT oddělení, ale také všem ostatním zaměstnancům. Díky tomu má teď také naše IT oddělení dostatečnou kapacitu a možnosti pro poskytování rozšířených služeb managementu společnosti.

technologií od společnosti Microsoft (především Office SharePoint Serveru) pro nás neznamená žádné dodatečné investice. Jen teď díky volné hardwarové a časové kapacitě, kterou přinesl SQL Server 2008, můžeme plně využít to, co nám nabízí již zakoupené systémy a prostředky.

Ing. Tomáš Masák, ICT manažer, Marius Pedersen Group

7

VIRTUALIZACE ZVYŠUJE VÝKON, STABILITU I EFEKTIVITU VYUŽITÍ HARDWARU Pojem virtualizace zní sice možná trochu komplikovaně, ale ve skutečnosti až tak komplikovaný není. Zjednodušeně řečeno: díky využití Microsoft Windows Server 2008 R2 s podporou technologie Hyper-V můžete na jednom fyzickém serveru vytvořit hned několik virtuálních serverů, které si mezi sebe rozdělí dostupné fyzické prostředky, a přitom budou navenek působit jako samostatné servery. Díky tomu tak můžete snadno na jednom výkonném hardwaru provozovat paralelně víc služeb, aniž by se navzájem ovlivňovaly. Můžete tak mít na jednom hardwaru například testovací prostředí na vývoj aplikací, poštovní server pro firmu, databázový server i intranet a plynule si mezi ně rozdělovat fyzické zdroje podle toho, která z daných aplikací je zrovna potřebuje.

možnost virtualizaci provozovat v prostředí, kdy jeden virtuální server můžete přenášet mezi vícero fyzickými. To je ideální zejména v případech, kdy potřebujete u daného serveru zvýšit jeho dostupnost a spolehlivost tím, že jeho služby budou fungovat paralelně na několika fyzických serverech. Přenos virtuálních serverů je možný za provozu a uživatelé nepocítí výpadek služeb.

Zvyšujete tím významně efektivitu svých investic do hardwaru, a zároveň získáváte podstatně větší stabilitu a dostupnost. Při využití virtuálních serverů se totiž jednotlivé aplikace nemohou vzájemně výkonnostně ovlivňovat. Pokud tak dojde například k zahlcení poštovního serveru, intranet i databáze, se kterou pracuje třeba váš podnikový informační systém, budou fungovat bez problémů dál a IT oddělení tak bude muset řešit pouze problém poštovního serveru. Technologie Hyper-V navíc nabízí

Fyzické servery navíc mohou být umístěny v různých budovách, v různých městech. Tento scénář je vhodný také tehdy, kdy potřebujete plynule navyšovat výkon serveru, aniž byste museli mrhat finanční prostředky investované do původního hardwaru.

Díky tomu tak můžete snadno na jednom výkonném hardwaru provozovat paralelně víc služeb...

Virtualizace vám tak přinese maximálně efektivní využití vašich investic do IT.

Společnost Lovochemie se již 106 let specializuje na výrobu hnojiv. V roce 2009 se firma rozhodla převést svých 19 fyzických serverů na virtualizované serverové prostředí využívající Microsoft Windows Server 2008 R2 a technologii Hyper-V. Proč tomu tak bylo, nám řekl Pavel Kánský, vedoucí oddělení IS společnosti Lovochemie.

To je však výrazně pomalejší a při výpadcích v minulosti to vedlo k tvorbě kolon a ucpání důležité komunikace Lovosice– Litoměřice.

Jak vlastně probíhal výběr platformy pro nové virtualizované prostředí?

Jak jsem už říkal, kvůli krizi jsme byli limitováni rozpočtem. Nejprve jsme tedy několik měsíců za pomoci implementačního partnera společnosti Mainstream Technologies monitorovali zatížení stávajících serverů pomocí nástrojů Microsoft System Center Operations Manager

PAVEL KÁNSKÝ:

JEDINÝ DEN VÝPADKU BY BYL PRO NÁS DRAŽŠÍ NEŽ CELÁ VIRTUALIZOVANÁ SERVEROVÁ PLATFORMA Kdy jste se pro přechod na virtualizované prostředí rozhodli?

a Virtual Machine Manager. Z jejich analýzy nám vzešla minimální potřebná hardwarová konfigurace. Následně jsme hledali softwarovou platformu. Ve finálním výběru skončil Microsoft Windows Server 2008 R2 a jedno konkurenční řešení, přičemž z pohledu toho, co jsme potřebovali, Microsoft nabízel za poloviční cenu tytéž funkce. Navíc Windows Server 2008 R2 nám umožnil nasadit virtualizované prostředí v rekordním čase.

Bylo to v roce 2009, kdy se i v naší firmě začala projevovat celosvětová krize, která ukrojila také z našeho rozpočtu, a kdy se sešlo hned několik faktorů, proč do toho jít. Dosluhovaly staré servery, nastartovali jsme proces konsolidace a obnovy softwarových nástrojů, a navíc jsme začali poskytovat komplexní outsourcing IT sesterské společnosti Preol, která v roce 2009 spustila v našem areálu výrobu. Díky tomu nám přibylo 80 nových uživatelů a hlavně výrazně stoupl význam systému řízení logistiky a dopravy v areálu ISDL, kvůli čemuž jsme museli radikálním způsobem zvýšit dostupnost našich serverů.

Proč je pro vaši firmu systém ISDL tak kriticky významný?

ISDL řídí veškerou dopravu v areálu – tj. vjezd a výjezd vozidel a vlaků i jejich vážení. Řídí také dopravu lodní. Ročně to představuje přes milion tun vstupů a výstupů z výroby, které do areálu přepravují nákladní vlaky, lodě a denně stovky nákladních automobilů. Každý z nich má přitom k dispozici pouze 5 minut pro kompletní odbavení na vrátnici, včetně zvážení a vytisknutí požadovaných dokladů a do areálu musí dorazit v předepsaném 30minutovém časovém okně. V Preolu navíc ISDL řídí samotný výdej z plnicích zařízení.

8

Kdyby došlo k poruše serveru, kde běží ISDL, výdej by přestal fungovat, zastavila by se doprava do Preolu a po určité době také celá výroba. Lovochemie by potom logistiku řídila v krizovém režimu – ručně.

Jak se vám přechod na virtualizované prostředí osvědčil v praxi?

Kolik by tedy takový výpadek serveru s ISDL vaši firmu stál?

Záleží na délce trvání výpadku. Při denním výpadku by sankce za nedodržení dodávek z Preolu a za zpoždění vozidel v areálu obou firem vyšly na několik milionů korun. Jediný takový výpadek by tak pro nás byl dražší než celá nová virtualizovaná serverová platforma. To už se teď ale dost dobře nemůže stát. Využíváme totiž 3 fyzické servery spojené do 1 virtuálního clusteru. Poškození libovolného fyzického serveru tak neohrozí chod systémů. Navíc pro případ přerušení provozu hlavní serverovny, např. z důvodu přerušení dodávky proudu do budovy nebo požáru, máme vytvořenou i záložní serverovnu, která je do 120 minut schopna převzít klíčové funkce, včetně chodu ISDL.

Provedená analýza byla velice přesná, takže vše funguje tak, jak jsme předpokládali. Kromě toho, jakmile dokončíme převod všech serverů, díky ušetřenému času budeme moci ve třech lidech nejen zvládat spravovat o 80 počítačů více než v roce 2008, ale také budeme mít čas na další rozvoj našich IT systémů. To především znamená dobrou zprávu pro naše uživatele, kteří se dočkají nového podnikového portálu, systému pro sdílení dokumentů a sjednocení doposud oddělených systémů pro workflow žádanek a smluv pod jednotné prostředí založené na virtualizovaném Microsoft Office SharePoint Serveru.

Pavel Kánský, vedoucí oddělení IS, Lovochemie.

9

Společnost MOTOR JIKOV Group pod sebou sdružuje čtyři společnosti převážně strojírenského a slévárenského charakteru. Její portfolio se orientuje zejména na zakázkovou produkci, kam patří například výroba linky pro montáž ručních brzd do vozů BMW, část výroby je však sériová a mohou se s ní setkat i koncoví spotřebitelé. V roce 2008 firma nasadila nový informační systém Microsoft Dynamics AX. Na to, co všechno se ve firmě s příchodem Microsoft Dynamics AX změnilo, jsme se zeptali manažera tohoto projektu a ředitele Divize Formy, Vladimíra Kubeše.

spořitelny nebo modul pro nákup nářadí, kancelářských potřeb a ochranných pomůcek. Díky sjednocení informací se výrazně usnadnilo centrální řízení nákupu, především pro dodavatele, kteří dodávají do více dceřiných společností najednou.

Jaké změny přinesl nový systém do oblasti výroby?

Microsoft Dynamics AX nás připravil na další rozvoj. Firma mohla nastartovat přechod na lean manufacturing a naším hlavním cílem je zvládnout kapacitní plánování. Momentálně také dokončujeme propojení mezi podnikovým informačním systémem a našimi CAD systémy podpo-

Mluvil jste o přechodu k lean manufacturing. V čem přesně vám k tomuto kroku nový systém pomohl?

S novým systémem jsme mohli zavést řízení jakosti napříč celou výrobou v souladu s TQM (Total Quality Management). Díky tomu máme například okamžitý přehled o zmetkovitosti každého typu výrobku a jeho rentabilitě pro firmu. Zavedli jsme do výroby také čárové kódy, díky kterým máme perfektní přehled o průchodu dílů výrobou. Po každém kroku je u rozpracované výroby načten čárový kód a v systému je ihned vidět, v jaké fázi se daný výrobek nachází.

VLADIMÍR KUBEŠ:

NOVÝ SYSTÉM NÁS PŘIPRAVIL NA DALŠÍ ROZVOJ

ERP SYSTÉMY MICROSOFT DYNAMICS POMÁHAJÍ S ROZVOJEM I STABILIZACÍ FIRMY ERP systémy umějí firmě pomoci v řadě klíčových oblastí. Ke svému fungování je potřebuje každá větší firma či organizace, která se posunula z embryonální fáze k organizaci, jež už má pevně zakotvenou organizační strukturu, definované pravomoci a pevně stanovené procesy. Takovým firmám může pomoci jak se stabilizací po rychlém růstu či nečekaném propadu, tak s optimalizací jejich fungování a přípravou na další, tentokrát řízený a kontrolovaný, růst.

Systém šetří firmě čas i peníze.

Přínosy ERP systému se přitom dají rozdělit v zásadě do dvou kategorií. První z nich jde na vrub samotného systému, kterým je Microsoft Dynamics NAV pro menší a střední a AX pro střední a větší firmy. Jedná se o pevné nastavení a zajištění procesů,

10

automatizované zpracování a vyhodnocování dat ze všech zdrojů ve firmě a o rychlé poskytování celkově kvalitnějších a úplnějších dat pro rozhodování managementu. Díky tomu firma dosáhne výrazně lepší alokace lidských, finančních, skladovacích a výrobních zdrojů, zvýší svou efektivitu a optimalizuje své finanční řízení. Systém šetří firmě čas i peníze. Pro dosažení všech těchto výhod je klíčové, aby ERP systém nabízel jednoduché a srozumitelné uživatelské rozhraní i individuálně cílená data, aby systém motivoval zaměstnance k jeho plnému využívání. Jedině pak budou data v něm aktuální, správná a úplná. Druhá kategorie výhod jde pak za managementem firmy a implementačním partnerem, kdy se v rámci přípravné procesní analýzy provede optimalizace procesů, zavedou se best-practices a vyhází se pomyslní kostlivci ze skříní. Pro tuto fázi je důležité mít vedle proaktivního managementu k dispozici dostatečný výběr z implementačních partnerů, kteří dobře rozumí businessu, jímž se firma zabývá.

Co vás vedlo k přechodu na nový podnikový informační systém?

Když si tak u nás chce Mountfield objednat například tisíc sekaček na vysokou trávu, můžeme zjistit od stolu, kdy mu je budeme schopni dodat. Za zmínku stojí také propojení kontroly zboží při vstupu a vystavení protokolů o vadách.

Dříve jsme používali v každé dceřiné společnosti vlastní podnikový informační systém, což nebylo úplně ideální. Navíc u původního systému skončila podpora od výrobce a přišla chvíle, kdy jsme začali pociťovat, že bychom potřebovali nějaké další nové funkce, zejména pro podporu výroby a řízení kvality. Přechodem na Microsoft Dynamics AX jsme tak vyřešili hned několik problémů a nových potřeb najednou. Navíc procesní analýza, která byla podkladem implementace nového systému, provedená společností IT SYSTEMS nám pomohla některé procesy zrevidovat, optimalizovat a napříč celou skupinou sjednotit. Využili jsme tak implementaci nového informačního systému také pro přípravu na další rozvoj společnosti.

Co byste popsal jako největší přínosy nového systému?

Jednoznačným pozitivem je to, že teď můžeme napříč celou holdingovou strukturou pracovat s jedněmi daty, která jsou navíc neustále aktuální. Microsoft Dynamics AX dokázal plně reflektovat nejen naši holdingovou strukturu a její charakteristiky, včetně vnitropodnikového účetnictví, ale také pokrýt všechny oblasti, které jsme dosud museli řešit samostatně, jako je třeba služba vnitropodnikové

V okamžiku, kdy není dodávka od našeho dodavatele v pořádku, je ihned vygenerován protokol o vadě, který je automaticky předán také našemu dodavateli. Máme tak přesný přehled o kvalitě dodávek našich dodavatelů napříč dceřinými společnostmi a divizemi.

Vladimír Kubeš, vedoucí divize Formy MOTOR JIKOV Group

rovanými PDM systémem Teamcenter. Teď bude stačit jen něco změnit ve výkresu v CAD systému a ten zcela automaticky předá všechny potřebné informace o této změně do Microsoft Dynamics AX. To znamená, že se ihned změní požadavky na objednávky dílů, na dobu potřebnou k realizaci, cenu zakázky atd. Doposud jsme přitom všechny tyto změny museli zapisovat do příslušných tabulek ručně.

11

Sjednocená komunikace v serverovně i v oblacích

Od e-mailu k HD videokonferencím

Jednotná komunikace v podání Microsoftu staví na základu, který má k dispozici 8 z deseti top světových firem a který k provozním úsporám a vyšší efektivitě práce přidává nízké vstupní náklady.

Úrovní nasazení Sjednocené komunikace v podnikovém prostředí je v podstatě nekonečné množství. Záleží na konkrétním prostředí a požadavcích klienta. Ať už jde jen o nasazení systému pro výměnu krátkých zpráv a systému pro zobrazení dostupnosti kontaktů, nebo o propojení e-mailu, pobočkové ústředny a mobilních zařízení s podporou přístupu ke zprávám v hlasové poště z počítače a naopak, a to s možností nechat si přečíst příchozí e-maily po zavolání z obyčejného telefonu na firemní ústřednu. Díky využití otevřených technologií, které staví na IP protokolu, je navíc celé řešení schopné využít stávající infrastrukturu nebo ji ještě efektivněji rozšířit.

Ve světě Facebooku, Twitteru a Windows Live je zřejmé, jak důležité a užitečné je mít všechny informace a kontaktní údaje dostupné z jednoho místa. Roztříštěnost sociálních sítí a snaha agregovat jejich obsah do jednotného prostředí je jasnou paralelou firemní komunikace. I ta je ve většině případů stále roztříštěná a neefektivní. Může za to velké množství různých komunikačních kanálů, a hlavně to, že je v podstatě nemožné pokaždé zvolit správný způsob, jak kontaktovat kolegu, zákazníky i dodavatele. Systémy Sjednocené komunikace pomáhají do komunikačního zmatku vnést řád. Nejde jenom o možnost přistupovat z jednoho místa k telefonickým hovorům, e-mailům a zprávám z Windows Live Messengeru. Mnohem důležitější a z pohledu firmy i přínosnější je propojení všech komunikačních možností s firemními procesy a informačními systémy. Zní to složitě, ale v podstatě to znamená, že když budete pracovat v Excelu na nabídce pro zákazníka, budete využívat živá data z ERP systému, a když narazíte na nesrovnalost, zavoláte prostřednictvím rozhraní přímo v aplikaci kolegu, aby vám pomohl problém odstranit. V aplikaci sami vyberete, zda kolegovi pošlete e-mail, SMS, nebo zprávu přes Office Communicator. A pokud se rozhodnete postěžovat si šéfovi na nepořádek ve skladu, snadno zjistíte, že teď není nejvhodnější chvíle. Takový příklad je typický pro komplexní integraci systému jednotné komunikace do firemní infrastruktury, který v případě Microsoftu zahrnuje zejména Exchange Server, ideálně v nejnovější verzi 2010, a Office Communications Server (OCS), opět v aktuální verzi 2007 R2.

12

Součástí systému Sjednocené komunikace nemusí být komplexní zařízení pro audio- a videokonference s vyhrazenou konferenční místností vybavenou špičkovým hardwarem a podporou přenosu obrazu v HD kvalitě. Samotná videokomunikace s webovou kamerkou je pro obchodní jednání dostatečná a pro vzájemné porady kolegů stačí videohovory v systému Office Communicator. Investice do takového systému se vrátí již po několika konferencích, na které nebude nutné cestovat. Menší, ale častější úspory pak přináší pouhé zavedení systémů pro výměnu krátkých zpráv nebo IP telefonie v rámci firmy. V současné situaci, kdy se firmy snaží snižovat náklady, představuje Sjednocená komunikace zajímavý způsob, jak k úsporám dojít. Na úspory v řádu desítek procent slyší jak finanční, tak generální ředitelé a několik desítek případových studií včetně zkušeností českých firem má také svou váhu.

Pro střední, větší a náročné

Žádné krabice, ale řešení

Zkušenosti velkých firem po celém světě včetně Volvo Group nebo Virgin Megastores ukazují, že využitím efektivnějších nástrojů a technologií lze docílit snížení nákladů na komunikaci o 25 až 30 procent. Kromě toho nabízí možnost lépe a rychleji řešit problémy. V podstatě jde o podobný vliv, jaký má práce v openspace, kde je zřejmé, kdy můžete s kolegou hovořit, a kdy je zaneprázdněný – navíc ho nemusíte hledat v bludišti chodeb a zavřených dveří. Tohle funguje také napříč pobočkami firem po celém světě.

Je to krásná představa, nabídnout zákazníkovi krabici, ve které by našel „instantní“ Sjednocenou komunikaci. Řešení Sjednocené komunikace nesází na krabice, ale hlavně na síť prodejních a implementačních partnerů. Ti zajistí nejen prodej licencí, ale také implementaci systému a dodávku případného hardwaru. Zároveň před implementací systému jednotné komunikace zjistí, jak na tom firma vlastně s komunikací je. Na základě této analýzy pak samozřejmě navrhnou vhodné a efektivní řešení.

Sjednocená komunikace přináší největší úspory velkým firmám s rozsáhlou pobočkovou sítí a velkým počtem zaměstnanců, z principu svého fungování však proporcionálně obdobný přínos nabízí i ve středních a menších firmách. Týká se to zejména oborů, kde pracovníci nesedí na jednom místě, ale jsou často v pohybu, a přitom potřebují být neustále k zastižení a mít přístup k aktuálním informacím z různých zdrojů.

Samotná implementace není složitá. Ukazují to příklady zákazníků, kteří implementovali Microsoft Office Communications Server 2007, Microsoft Office Communicator 2007 a Microsoft Office Live Meeting 2007 během několika dnů.

Jednoduché plánování schůzek a schopnost rychle kontaktovat kolegy se přece hodí každému.

Znalosti potřebné pro prodej tohoto řešení partneři Microsoftu získají díky školením a možnosti vyzkoušet si na vlastní kůži, co Sjednocená komunikace umí, a také díky bezplatným licencím od Microsoftu. Právě široká síť odborníků schopných nabízet a implementovat řešení Sjednocené komunikace pomáhá Microsoftu udržet si postavení v čele čtveřice lídrů v tomto oboru podle magického čtverce společnosti Gartner. Základní informace k tématu Sjednocené komunikace naleznete na specializovaných stránkách www.microsoft.cz/uc.

13

MICROSOFT PREMIER SUPPORT ŘEŠÍ VAŠE PROBLÉMY S IT A POMÁHÁ JIM PŘEDCHÁZET Služba Microsoft Premier Support je určena pro zákazníky, kteří provozují svou IT infrastrukturu či její část na platformě Microsoft. Jejím cílem je kombinace proaktivních a reaktivních služeb pomoci efektivnímu provozu a rozvoji IT infrastruktur. Každému zákazníkovi je v rámci služby přidělena styčná osoba, tzv. Technický Account Manažer (TAM), který se stará nejen o řízení dodávek služeb v rámci Premier Support, ale svým aktivním řízením vztahu s klientem přispívá k oboustranně efektivnímu

Reaktivní služby jsou určeny pro řešení vzniklých incidentů nahlášených prostřednictvím elektronického systému Premier Support. využívání služby, proaktivnímu plánování a rozvoji aktivit či zajištění správně fungující výměny informací. Takto řízený vztah je základem pro vybudování dlouhodobé a efektivní spolupráce a správné využití dodávaných služeb. Reaktivní služby jsou určeny pro řešení vzniklých incidentů nahlášených

prostřednictvím elektronického systému Premier Support, případně prostřednictvím příslušného technického account manažera. Podpora pro řešení incidentů funguje 24 hodin denně, přičemž u nejkritičtějších z nich musí začít řešení nejpozději do 60 minut od jejich nahlášení. Pro efektivní fungování infrastruktury, její rozvoj a přenos vysoce odborných zkušeností slouží proaktivní služby. Ty se soustředí na provádění školení, workshopů, konzultací a tzv. Health checků či Risk Assesment Programů, kdy je zákazníkova infrastruktura analyzována souborem specializovaných nástrojů, které mají za úkol vyhledat potenciální problémy v nastavení či ve výkonu jednotlivých prvků infrastruktury. Na základě těchto studií (auditů) jsou následně zpracována doporučení a návody k postupné optimalizaci prostředí a dosažení efektivního a bezproblémového provozu. V rámci Premier Support získává zákazník také přístup k neveřejné znalostní bázi, která obsahuje velice detailní informace o jinde nedokumentovaných pokročilých nastaveních, zejména serverových systémů.

IT infrastruktura České pojišťovny obsahuje na 400 serverů, v drtivé většině na platformě Microsoft, a 5 500 uživatelských stanic s operačním systémem Windows. Firma využívá i celou škálu dalších produktů společnosti Microsoft, a proto se v rámci péče o svoji infrastrukturu už před 10 lety rozhodla využít službu Microsoft Services Premier Support. Na to, jak České pojišťovně tato služba pomohla v péči o její IT infrastrukturu, jsme se zeptali contract managera IT oddělení pana Karla Kindelmanna.

Využili jste z té proaktivní části i něco jiného než školení?

Ano, zejména v posledních letech jsme se zaměřili na tzv. Health checky. Ty pro nás představují velice významný nástroj, který nám pomáhá včas předcházet

KAREL KINDELMANN:

PREMIER SUPPORT NÁM ŠETŘÍ PENÍZE I NERVY

Jak byste ze svého pohledu ohodnotil celkový přínos služby Premier Support pro vaši firmu? V ceně našeho balíčku máme kromě profesionální nonstop podpory a přístupu ke znalostní bázi zahrnuto také 120 hodin práce TAMa, se kterým máme mimořádně dobré vztahy, a 250 hodin využitelných na reaktivní a proaktivní služby. Kdybychom měli všechny tyto služby, informace a nástroje, které nám Premier Support nabízí, nahradit vlastními silami, potřebovali bychom alespoň pět odborně vyškolených zaměstnanců, protože spektrum technologií společnosti Microsoft, které používáme, je velice široké. Za Premier Support přitom zaplatíme tolik, kolik by nás stál jen jeden takový zaměstnanec. Navíc nám Premier Support přidává nevyčíslitelnou hodnotu v tom, že se před

Využíváte Premier Support již 10 let. Co vás vlastně tehdy vedlo k tomu, že jste se pro tuto službu rozhodli?

Pro tuto službu jsme se rozhodli v době, kdy jsme prováděli přechod z Windows NT4 Serveru na novou verzi systému Windows 2000 Server. Požadavkem bylo vytvoření nové domény Active Directory, kam muselo být převedeno na 4 500 uživatelských účtů. Windows 2000 Server přitom přicházel s významně přepracovaným konfiguračním rozhraním a služba Microsoft Premier Support nám v té době nabídla přístup ke znalostní bázi i pomoc při řešení incidentů, kterých byly, zejména v začátcích, ročně desítky. Často se přitom jednalo o velice komplikované problémy, jež byly způsobeny souhrou velkého množství dílčích faktorů a které by nebylo možné bez aktivní pomoci odborníků z Microsoftu tak snadno vyřešit. Služba Premier Support nám tak pomohla celý proces migrace výrazně urychlit.

Jak pokračovalo využití služby Premier Support ve vaší firmě dál? Využili jste i nějaké proaktivní služby?

Ano. Po vyladění nového systému ubývalo problémů a incidentů, s nimiž jsme potřebovali od Microsoftu pomoci, a tak jsme zaplacený čas mohli využít i na proaktivní služby. Ze začátku to byla hlavně školení, která jsou pro nás připravovaná přímo na míru. Naši zaměstnanci se při nich dozvědí přesně to, co je zajímá a co nemohou zjistit z jiných zdrojů. Díky

14

těmto školením se nám podařilo třeba výrazně urychlit komunikaci mezi našimi více než 400 servery a snížit tak zatížení datových spojů mezi nimi. Jiná školení zase pomohla k dalšímu zlepšení celkového zabezpečení sítě.

potenciálním problémům a pádům. Probíhá to tak, že specialista ze společnosti Microsoft s využitím speciálních analytických nástrojů spustí v naší firmě sběr dat o celé IT infrastruktuře a její konfiguraci. Analytické nástroje mají za úkol vyhledat potenciální problémy v nastavení či ve výkonu jednotlivých prvků infrastruktury. Získaná data jsou odeslána do centrály Microsoftu v Redmondu, odkud nám je zaslán podrobný interaktivní report. Použité analytické nástroje nám zůstávají po dobu jednoho roku, abychom mohli jednoduše provést ladění systému. V rámci workshopu s námi specialista z Microsoftu prochází zaslaný report a upozorňuje na klíčová rizika a způsoby jejich odstranění. Díky Health checkům jsme tak například včas přišli na hrozící výkonnostní problémy u SharePoint Serveru, který tvoří páteř pro komunikaci s externí obchodní službou i pro výměnu informací napříč firmou a využívá jej na 10 000 uživatelů.

každou kritickou operací můžeme ujistit, že vše děláme správně, a pokud by se přesto objevil problém, můžeme kdykoliv zvednout telefon a Microsoft nám ho pomůže rychle vyřešit. Premier Support nám tak přináší nejen finanční úsporu, ale také výrazně snižuje stres našich zaměstnanců při důležitých operacích.

Karel Kindelmann, contract manager IT oddělení, Česká pojišťovna

15

stává, že je část silnic obtížně sjízdná. Je proto složité přijet na poradu v přesně určený čas.

Jak jste se o tomto řešení dozvěděli?

Microsoft nám myšlenku nahrazení dojíždění moderními prostředky pro sjednocenou komunikaci sám vnuknul. Viděli jsme toto řešení fungovat v jeho SuperKanceláři a od té doby jsme věděli, že by nám něco podobného vytrhlo trn z paty. Případy, kdy kvůli třicetiminutové schůzce jedete dvě hodiny a 104 kilometrů autem, jsou nejen pro zaměstnance časově nee-

homogenní IT prostředí založené právě na serverové platformě Microsoftu. Navíc klientskou aplikaci Microsoft Office Communicator už jsme měli ve firmě zakoupenu v rámci licencí na Microsoft Office Professional Plus.

Lze za tu krátkou dobu, kdy používáte Microsoft Office Communications Server, najít už nějaké konkrétní přínosy?

Řešení jsme uvedli do ostrého provozu teprve v lednu 2010. Nicméně v tuto chvíli už jej využívá většina zaměstnanců odboru

KAREL FILIP:

OFFICE COMMUNICATIONS SERVER NÁM ŠETŘÍ ČAS I PENÍZE

KDYŽ SE ŘEKNE SJEDNOCENÁ KOMUNIKACE Poslední desetiletí nám přinesla mobilní telefony, videotelefony, faxy, e-maily a nakonec také instant messaging. Napíšete do klientské aplikace krátkou textovou zprávu, která se ve zlomku

Potřebujete uspořádat poradu, a šéf je na dovolené v Itálii? sekundy zobrazí vaší protistraně, která na ni může ihned reagovat. Poslední novinkou je pak Unified Communications neboli Sjednocená komunikace, která razí zásadu integrace všech těchto možností komunikace do jednoho jediného nástroje, který vám ponechá plnou svobodu volby, a zároveň zajistí, že vaše protistrana vám bude schopná odpovědět. Microsoft Office Communications Server 2007 R2 ve spojení s Exchange Server 2010 je přesně takovým nástrojem, který posune komunikaci ve vaší firmě do 21. století. Ať sedíte v kanceláři u počítače, v autě u mobilního telefonu, v zasedačce u panoramatické videokamery Roundtable

16

nebo třeba v hotelovém pokoji na druhém konci světa u svého notebooku, vždy budete pro kolegy k zastižení. Vždy bude možné se s vámi spojit jediným kliknutím v aplikaci Microsoft Office Communicator prostřednictvím instant messagingu, telefonicky, videokonferencí nebo e-mailem, kde v Outlooku u adresáta vždy uvidíte, kde se zrovna nachází a jestli ho můžete rušit. Office Communications Server vám pomůže nahradit telefony, netransparentní instant messagingové služby, drahá videoa telekonferenční zařízení a samotný osobní kontakt jako takový. Potřebujete uspořádat poradu, a šéf je na dovolené v Itálii? Není problém. Prostřednictvím internetu se připojí k podnikovému Office Communications Serveru a díky videokonferenci a možnosti sdílet prezentace, dokumenty i virtuální flipchart bude moci proběhnout porada stejně, jako kdyby seděl v kanceláři. Microsoft Office Communications Server vám tak pomůže sjednotit všechny formy komunikace do jediného místa a pomůže vám ušetřit čas a peníze.

Skupinu Severočeské doly tvoří mateřská společnost Severočeské doly, 7 dceřiných a 2 přidružené společnosti. Firma od letošního roku používá v pilotním provozu pro komunikaci Microsoft Office Communications Server 2007 R2. Ten už v některých odborech začíná nahrazovat časté dojíždění a osobní porady. Co firmu k tomuto kroku vedlo a jak na tyto změny reagují zaměstnanci, na to jsme se zeptali Karla Filipa, vedoucího oddělení softwarové podpory ve skupině Severočeské doly.

IT, první pracovníci v odboru controllingu a testuje jej i pár zaměstnanců z jiných odborů. A musím říci, že zaměstnanci si to nemohou vynachválit. Každý měsíc, kdy Microsoft Office Communications Server používáme, ušetříme desítky člověkohodin a tisíce korun za cestovní výdaje. Navíc díky tomu, že se spolu s hlasem přenáší i video, lze považovat takový kontakt za plnohodnotnou náhradu osobního kontaktu, což o telefonu říct nelze. Všichni naši zaměstnanci jsou s tímto řešením od prvního dne maximálně spokojeni. Pravidelné dojíždění na porady nikomu nechybí.

Co vedlo vaši společnost k tomu, že se rozhodla nasadit Office Communications Server?

Skupina Severočeské doly se nachází ve třech městech – Bílině, Tušimicích a Chomutově. Pravidelné cestování mezi těmito třemi městy se stalo pro mnoho zaměstnanců skupiny nezbytnou rutinou, protože téměř každý odbor ve firmě má své pracovníky v každém z uvedených měst. Například v Bílině máme několik budov, které jsou od sebe vzdáleny až pět kilometrů. Zaměstnanci každého z odborů se přitom schází nejméně jednou týdně na pravidelných ranních poradách. Z Bíliny do Tušimic je to hodinu a 52 kilometrů cesty. Vzdálenost mezi Chomutovem a Tušimicemi je sice jen 18 km, ale i tak je to třicetiminutová projížďka. Tyto časy platí jen v době, kdy nejsou silnice zasněžené nebo namrzlé. V zimním období se totiž

Karel Filip, vedoucí oddělení softwarové podpory, Severočeské doly

fektivní a v zimě navíc rizikové, ale je to zároveň neekologické a stojí to poměrně hodně peněz.

Proč jste se rozhodli právě pro řešení od Microsoftu?

Nejdříve jsme udělali vlastní průzkum trhu a zjistili jsme, že pro videotelefonii a videokonference, což bylo to klíčové, co jsme potřebovali, existuje relativně široká škála řešení. Microsoft byl pro nás ale nejvýhodnější volbou, předně byl řádově levnější než konkurence a dále nabízel přímou integraci řešení do Outlooku. V neposlední řadě nás nenutil tříštit naše

17

MICROSOFT DYNAMICS CRM – POMŮŽE VÁM SE ZÁKAZNÍKY I S MARKETINGEM Customer Relationship Management neboli řízení vztahů se zákazníky zahrnuje poměrně široké spektrum činností. Moderní CRM systém, jakým je Microsoft Dynamics CRM, vám přitom dokáže pomoci v každé z nich. Prvním úkolem je bezpochyby shromáždění všech informací o kontaktu se zákazníkem. Je důležité vědět, co zákazník potřeboval, kdy to potřeboval a zda mu bylo vyhověno. CRM systém přitom zajistí, že i když se zákazník obrátí pokaždé na někoho jiného, dostane se mu stejně kvalitní péče. Představme si pro zákazníka nepříjemnou situaci: nabourá auto a odveze ho k nám do servisu. Auto u nás bude stát několik dní. Pokud náš servis využívá CRM, zákazník může kdykoliv zavolat kterémukoliv z techniků a ten mu ihned řekne, že jeho pojišťovna už poslala krycí dopis a že jeho šedivý kombík je právě v lakovně, kde se přelakovává přední nárazník. Zákazník nemusí na nikoho čekat, nemusí si nechat shánět konkrétního technika, který

Víme, že u nás byl pán se šedivým kombíkem spokojen? jeho auto přijal, a dostává celkově lepší službu, což posiluje jeho chuť se příště obrátit opět na náš servis. CRM navíc může sloužit pro proaktivní kontakty a pro řízení marketingových kampaní. Víme, že u nás byl pán se šedivým kombíkem spokojen? Tak mu na jaře pošleme pozvánku na jarní servisní prohlídku a rovnou také akční nabídku doplňků pro jeho konkrétní typ automobilu. Taková cílená nabídka má daleko větší pravděpodobnost úspěchu a vyjde levněji, než kdybychom si dali na tuto servisní akci třeba reklamu do novin. Oslovujeme totiž člověka, se kterým jsme už byli v kontaktu, a známe jeho aktuální potřeby. Ihned také vidíme, nakolik byla naše kampaň úspěšná, které skupiny zákazníků oslovila nejvíce a co bychom na ní propříště mohli změnit, aby byla ještě úspěšnější. To vše a mnohem víc vám může Microsoft Dynamics CRM nabídnout.

18

Daniel Foltýnek je vedoucí odboru marketingu Úřadu Regionální rady Moravskoslezsko. Regionální rada má rozdělit do roku 2013 na 20 miliard korun z Regionálního operačního programu Moravskoslezsko. Úřad má vizi fungovat jako efektivní, zákaznicky a partnersky orientovaná organizace ctící hodnoty fair play. A právě pro efektivní, zákaznicky a partnersky orientovaný chod využívá call centrum a Microsoft Dynamics CRM.

Proč u vás vyhrál Microsoft Dynamics CRM?

Microsoft Dynamics CRM spojený s řešením Intelligent Contact Centre, které implementovala společnost Atlantis Software, nabídl za průměrnou cenu vše, co jsme potřebovali, včetně nadstandardně jednoduchého a uživatelsky přívětivého ovládání prostřednictvím aplikace Microsoft Outlook. Uživatelé systému byli doslova překvapeni tím, jak je uživatelské

Navíc díky agregaci údajů o kontaktech s žadateli může úřad podstatně lépe cílit jednotlivé výzvy, prostřednictvím kterých probíhá čerpání prostředků z ROP. Vedení Regionální rady má k dispozici podrobné reporty. Shrnují například informace o zájmu žadatelů dle jednotlivých podporovaných oblastí a další důležitá data. Rada tak potenciální žadatele může o vyhlášení výzvy informovat předem a díky tomu má jistotu, že bude mít dosta-

DANIEL FOLTÝNEK:

UŽ OD ZAČÁTKU JSME VĚDĚLI, ŽE POTŘEBUJEME CRM Proč jste se ve vašem úřadu rozhodli využívat call centrum a CRM systém?

Úkolem Regionální rady je zajistit co možná nejúspěšnější čerpání dotací z ROP ve prospěch našeho kraje. Abychom však mohli přispět k rozvoji kraje a vhodně využít prostředky z Evropské unie, musíme nejprve motivovat subjekty veřejné správy i soukromé subjekty, kterých se tento dotační program týká. Aby vytvářely projekty, podávaly žádosti o dotace – a nakonec aby také byly úspěšné. Proto náš úřad staví na aktivní podpoře žadatelů a na spolupráci s nimi. K dispozici máme také profesionální tým konzultantů, kteří žadatele celým procesem čerpání dotace provádí. Zpracování celého projektu však trvá až desítky měsíců, během kterých je s námi žadatel v kontaktu. Již od začátku jsme tak věděli, že budeme potřebovat systém, který by nám pomohl shromažďovat a zpracovávat informace od jednotlivých žadatelů a umožnil by nám sdílet získané know how s našimi konzultanty. Také by systém měl být naší oporou při propagaci ROP, proaktivní komunikaci se žadateli a při plánování vyhlašování jednotlivých výzev k předkládání projektů. V rámci ROP totiž není možné čerpat peníze kdykoliv na jakýkoliv projekt, který spadá do jeho pole působnosti, ale je nutné projekty podávat vždy v krátkém, zhruba dvouměsíčním období, kdy přijde tzv. výzva pro danou oblast – např. podpora cestovního ruchu v regionu prostřednictvím budování penzionů.

rozhraní snadné a pochopitelné. To se vzápětí ukázalo jako obrovská výhoda, neboť všichni úředníci se systémem uměli hned pracovat a nevyskytly se žádné problémy s jeho ovládáním. A to ani v roce 2009, kdy byla mezi žadateli o dotace nejvyšší poptávka po našich službách.

tek přihlášených projektů a že se vyhrazené prostředky podaří účelně vyčerpat ve prospěch regionu. Microsoft Dynamics CRM zkrátka významně zvyšuje pravděpodobnost, že se pro Moravskoslezský kraj podaří zafinancovat z evropských peněz více projektů, než kdybychom vše dělali jako dřív na papíře a v Excelu.

Daniel Foltýnek, vedoucí odboru marketingu Úřadu Regionální rady Moravskoslezsko

Co se na vašem úřadu s příchodem Microsoft Dynamics CRM změnilo?

Bylo toho relativně hodně. Předně se nám podařilo ušetřit konzultantům v průměru 10 % jejich pracovní doby, kterou až do nasazení systému trávili vzájemným předáváním informací o žadatelích, manuálními přípravami a vyhodnocováním reportů. Ušetřený čas teď mohou věnovat žadatelům o dotace. CRM systém umožnil plnou zastupitelnost konzultantů v průběhu kontaktu s žadateli, což se ukázalo jako klíčové, protože se nám od roku 2007 tým konzultantů kompletně obměnil.

19

Každá firma s větším počtem zaměstnanců řeší v zásadě tři problémy: jak zlepšit komunikaci se zaměstnanci, jak pomoci jejich vzájemné spolupráci a jak urychlit distribuci důležitých informací v rámci firmy. Ve skutečnosti lze tyto problémy shrnout pod jediný společný jmenovatel, kterým je práce s informacemi

SharePoint je platforma, která vám umožňuje takřka cokoliv – nabízí inteligentní formulářové služby, prostřednictvím datového skladu umožňuje jednoduché napojení na libovolný informační systém, poskytuje možnost velice jednoduchého přidávání samostatných funkčních celků přímo na intranetové či extranetové

MICROSOFT OFFICE SHAREPOINT SERVER, KDYŽ POTŘEBUJETE VÍC NEŽ JEN INTRANET SharePoint navíc můžete využívat také pro schvalování elektronických faktur, dovolených, nákupů atd. a se kterým vám právě Microsoft Office SharePoint Server 2007 dokáže perfektně pomoci. Toto portálové řešení v sobě totiž kombinuje široké spektrum nástrojů, které dohromady dokážou vyřešit všechny výše jmenované problémy. Potřebujete intranet? Není problém. Chcete k tomu přidat i extranet pro své stálé externí spolupracovníky? Opět žádný problém. A co kdybyste potřebovali komunikovat prostřednictvím intranetu nejen ve směru od vás k zaměstnancům, ale také obráceně? I to SharePoint umí.

Vydavatelství VLTAVA-LABE-PRESS v České republice vydává přes sto regionálních titulů, o jejichž chod se stará na 1300 zaměstnanců v 9 krajských a více než 60 lokálních redakcích. Od roku 2008 jim přitom v práci pomáhá nový intranetový portál na platformě Microsoft Office SharePoint Server 2007, který začal velice rychle vedle intranetu plnit také další podpůrné funkce. O tom, co konkrétně toto portálové řešení firmě přineslo, jsme si povídali s jejím CIO, Filipem Michálkem.

Kupříkladu možnost napojení na formulářové služby a zavedení správy workflow pro libovolné dokumenty. Důležité dokumenty tak není třeba posílat e-mailem a zpětně dohledávat, která verze dokumentu je aktuální, kdo a kdy s ní pracoval nebo měl pracovat. Vše je vidět přehledně v SharePointu a mezi dokumenty lze opět kontextově vyhledávat. S nasazením SharePointu jsme

Využili jste i nějaké další funkce SharePointu?

Určitě ano. Od online zpracování formulářů byl už jen krůček k tomu, abychom využili SharePoint coby „prezentační vrstvu“ pro manažerský informační systém a pro reporty vytvářené v podnikovém informačním systému. Lidé v manažerských pozicích tak prostřednictvím intranetu mohou snadno přistupovat k důležitým souhrnným informacím z obou informačních systémů. Díky

FILIP MICHÁLEK:

NÁŠ NOVÝ INTRANET NEUSTÁLE ROZŠIŘUJEME O DALŠÍ FUNKCE

stránky a nabízí dokonce i tvorbu sdílených pracovních prostorů a správu workflow. Při kombinaci s Microsoft Active Directory si přitom stačí jen pustit v prohlížeči intranet a ihned se ocitnete na stránce připravené na míru přímo pro vás. SharePoint navíc můžete využívat také pro schvalování elektronických faktur, dovolených, nákupů atd. Můžete využít přednastavené procesy, které si můžete upravit. Pro každý typ dokumentu můžete stanovit jiné workflow, můžete v něm delegovat pravomoci a při kombinaci s Microsoft Office Professional lze také řídit přístupová práva k libovolným dokumentům Office.

napojení na Microsoft Active Directory je přitom vše k dispozici prostřednictvím internetového prohlížeče, kam se není třeba už znovu přihlašovat ani nic dalšího zadávat.

Jaké máte plány se SharePointem do budoucna?

Abych byl upřímný, tak to my v IT oddělení vlastně ani nevíme. Od nasazení SharePointu, ke kterému došlo předloni, totiž za námi chodí měsíc co měsíc vedoucí jednotlivých oddělení s nápady, co by chtěli na SharePoint dodat.

SharePoint je tedy univerzálním nástrojem pro práci s informacemi a dokumenty v rámci firmy.

Jak vlastně probíhal rozvoj SharePointu ve vaší firmě?

Původně jsme hledali hlavně řešení, které by nám umožnilo vytvořit interaktivní intranet. Ten starý byl totiž statický, neumožňoval vyhledávání, vkládání dokumentů, a zejména spolupráce nad nimi byla celkově problematická. Se SharePointem se to celé změnilo, intranet ožil, nabídl rychlé kontextové vyhledávání, velice jednoduché uživatelské i správcovské rozhraní a možnost vytvářet stránky jednoduše prostřednictvím přidávání jednotlivých funkčních celků. Navíc bylo poměrně jednoduché SharePoint nasadit. Jeho implementaci jsme zvládli vlastními silami a dnes se o něj stará de facto jen jeden zaměstnanec IT oddělení. S tím, jak jsme ho sami nasazovali, jsme také postupně objevovali nové možnosti, které SharePoint nabízí, a o ty začal být u nás ve firmě poměrně velký zájem.

20

Co konkrétně teď máte na mysli?

také začali hojně využívat inteligentní formuláře. Ty používají všichni obchodníci, kteří mají na starosti inzerci. S formuláři, do kterých se vyplňovaly požadované parametry inzerátů a informace o zadavateli, se původně pracovalo prostřednictvím aplikace Microsoft InfoPath. SharePoint nám však při zakoupení Enterprise CAL umožnil vše zpřístupnit prostřednictvím internetového prohlížeče. Jakmile je formulář vyplněný, jeho obsah je ihned předán dál a dostane se až k tomu, ke komu má.

Postupně jsme na něj převedli řadu agend, které se dřív řešily odděleně, a i teď každý měsíc přidáváme nové a nové funkce. Zaměstnanci si zkrátka už zvykli, že přes SharePoint najdou vše, co potřebují, a že zde mohou vyřizovat důležitou pracovní agendu.

Filip Michálek, CIO, VLTAVA-LABE-PRESS

Navíc data z formulářů lze snadno a rychle souhrnně vyhodnocovat a dále s nimi pracovat. V současné době přitom s formuláři na intranetu pracuje každý den víc než stovka zaměstnanců. SharePoint tak usnadnil a urychlil práci velké části našich zaměstnanců.

21

Ing. Milan Rada Ředitel lidských zdrojů a informatiky Společnost Ferona

Microsoft vy Micros vybral nejlepší zákaznická řešení v soutěži Microsoft Awards 2010 Microsof vyhlásil výs Microsoft výsledky 12. ročníku soutěže Microsoft Awards. Odborná komise složená z představitelů společnosti Microsoft a expertů Micro ů z jednotlivých oblastí letos vybírala vítěze z 69 přihlášených řešení rozdělených do 7 soutěžních kategorií. Oceněny byly kat by především projekty, které dokážou významně snížit provozní náklady a zvýšit efektivitu celé organizace, a to při ři zachování z nízkých investic do samotného projektu. Letos poprvé bylo uděleno zvláštní ocenění za nejinovativnější př přínos. Vítězem se stal AutoCont CZ s řešením Performance management výrobních procesů pro společnost TIRAD.

Přehled vítězů soutěže Microsoft Awards 2010 podle kategorií: Nejlepší řešení využívající platformu Microsoft Windows Server Výherce: KPCS CZ – Implementace komplexní virtualizované IT infrastruktury Nejlepší řešení pro sjednocenou komunikaci a zasílání zpráv Výherce: AutoCont CZ – Služba sjednocené komunikace – balíček služeb ProfiKomunikace a ProfiEmail Nejlepší řešení v oblasti podnikové spolupráce a portálových řešení Výherce: Realizace INCAD a Unicorn Systems – Znalostní báze Komunikačního centra České pojišťovny Nejlepší řešení pro optimalizaci a správu koncových stanic Výherce: Mainstream Technologies – Skupina EUROVIA CS – řízený životní cyklus pracovních stanic a přenosných počítačů Nejlepší řešení pro správu dat a Business Intelligence Výherce: Clever Decision – Business Intelligence řešení pro vybrané klinické zdravotnické registry NZIS Nejlepší ERP/CRM řešení využívající Microsoft Dynamics Výherce: CDL systém – Implementace Ekonomického/Podnikového informačního systému Microsoft Dynamics NAV v PPF – řešení pro společnosti holdingového typu Nejlepší řešení v oblastech vývoje softwaru a webových aplikací na platformě Microsoft Výherce: STAPRO – Elektronická ošetřovatelská dokumentace a sledování mimořádných událostí – implementace v Revmatologickém ústavu v Praze

Zjednodušení procesů a více času na skutečné obchodování.

Více informací o soutěži je k dispozici na adrese: https://partner.microsoft.com/cze/40094429. Čím více času získáte, tím více obchodních transakcí uskutečníte. Takto uvažujeme ve společnosti Ferona, a. s., která i proto zaujímá na velkoobchodním trhu s hutními výrobky pozici domácího lídra a předního evropského hráče. A odtud byl jen krok ke konsolidaci naší IT infrastruktury zavedením Microsoft SQL Serveru a SharePoint. Díky sjednocenému a na konkrétní uživatele cílenému reportingu s využitím možnosti jeho automatického generování systémem GIST Controlling se nám podařilo vytvořit pro naše obchodníky časový prostor na skutečný byznys. Proto pracujeme na obdobné konsolidaci IT infrastruktury i v zahraničních dceřiných společnostech. Rozumné, ne? Více informací o efektivním sdílení informací naleznete na www.naitzalezi.cz.

www.ferona.cz

Microsoft s. r. o. 2010