Efficiency gegarandeerd in nieuwe omgeving van Microsoft Office SharePoint Server 2007 en Exchange Server 2007
De oude IT-omgeving van PNO Consultants kon de snelle groei van het bedrijf amper bijbenen. Ook het vinden van dat éne actuele document was een zware opgave. Een migratie naar het SharePoint/Exchange-platform bracht de oplossing.
Inleiding PNO Consultants is een toonaangevend adviesbureau voor subsidies en overheidskredieten. PNO verzorgt met meer dan 400 medewerkers alles van de subsidieorganisatie tot -realisatie bij bedrijven, universiteiten, onderzoeksinstituten en overheidsorganisaties. De onderneming is het afgelopen jaar gegroeid van 170 medewerkers tot ruim 400 en de verwachting is dat het dit jaar verder zal groeien naar meer dan 500 medewerkers. PNO is Europees marktleider in haar branche.
Teveel documenten voor een verouderde IT-omgeving De medewerkers zijn vrijwel allemaal hooggeschoolde consultants die voor hun klanten de vaak complexe subsidieaanvragen verzorgen. Bij dergelijke processen horen veel documenten. Ter correctie en beoordeling werden deze documenten als bijlagen naar alle betrokkenen gemaild. Het was niet ongebruikelijk dat sommige projecten meer dan duizend van dit soort e-mails vergden. Door het enorme aantal documenten werd het vinden van de actuele versie van een document een steeds grotere opgave. Ook ontstond een opslagprobleem omdat een mailserver elk attachment apart opslaat. Vervolgens worden deze bestanden dagelijks, wekelijks en maandelijks geback-upt en zeven jaar bewaard. Van één werkdocument werden dus honderden kopieën bewaard.
"Voor sommige van onze projecten werden wel 1000 mailtjes verstuurd, de meeste met een of meer documenten als bijlage. Afgezien van de enorme storage kosten die dit met zich meebrengt wordt het op een gegeven moment erg lastig de meest actuele versie van een document te achterhalen. Met Sharepoint is dat probleem in één klap opgelost. Er is altijd maar één document: de laatste versie." Hans Troost, ICT projectmanager bij PNO Consultants
Bovendien was de netwerktopologie complex en verouderd. Naast een omgeving met Novell Netware en GroupWise gebruikt PNO Consultants als ERP-programma Microsoft Dynamics AX en nog diverse andere applicaties. Hans Troost is ICT projectmanager bij PNO Consultants: "De kerntaak van de IT-afdeling van PNO Consultants is het leveren van service aan de medewerkers, maar door het arbeidsintensieve beheer van onze complexe IT-systemen kwamen onze IT‟ers daar amper aan toe.”
Overstappen naar één uniforme omgeving PNO Consultants kreeg medio 2007 te maken met een „merger‟ met de subsidie consultancy divisie van Ernst & Young, en direct daar achteraan met de acquisitie van het Spaanse econet. Toen werd duidelijk dat de bestaande Novell omgeving niet onbeperkt houdbaar was. Doorgaan op de oude weg zou teveel problemen opleveren. Hans Troost: “Besloten werd over te stappen op één uniforme omgeving, gebaseerd op een platform van alleen Microsoft-oplossingen, waarvan het beheer werd uitbesteed.”
“Doordat The Backbone hosting partner is van Microsoft geeft zij PNO Consultants de mogelijkheid Microsoft licenties af te nemen onder het SPLA model. Hiermee worden de licentiekosten verspreid, is er inzicht in het daadwerkelijke gebruik en is er een grote flexibiliteit in uitbreidingen van de ict-omgeving.” Martin Meijer, Commercieel directeur The Backbone
Om dit te realiseren werd contact gezocht met The Backbone, een Microsoft Gold Certified Partner die onder meer gespecialiseerd is in het monitoren en beheren van ictinfrastructuren. Hans Troost: "The Backbone past in onze optiek uitstekend bij een middelgrote organisatie als de onze. Bij de „grotere‟ IT-dienstverleners zouden wij misschien een te kleine vis zijn en daardoor niet de beste specialisten krijgen."
Nieuwe omgeving, nieuwe mogelijkheden The Backbone heeft een migratie uitgevoerd van Novell Netware en Groupwise naar een combinatie van Microsoft Exchange Server 2007 en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Het oorspronkelijke stervormige WAN netwerk op basis van MPLS werd vervangen door een veel goedkopere variant waarbij de kantoren alleen nog een snelle redundante SDSL/ADSL internet aansluiting kregen. De netwerkkosten worden hierdoor enorm gereduceerd. Bovendien biedt deze nieuwe infrastructuur PNO Consultants aanzienlijk meer functionaliteit én flexibiliteit dan de oorspronkelijke Novell-omgeving. Omdat de organisatie straks met meer dan 500 medewerkers door heel Europa afhankelijk is van deze nieuwe omgeving is de gehele infrastructuur redundant uitgevoerd. De migratie heeft het aantal hardware-servers teruggebracht van meer dan 20 naar 12. De nieuwe servers zijn ondergebracht in een datacenter, waardoor alle vestigingen nu bevrijd zijn van een kantoorserver. De ontsluiting van de gegevens en toepassingen vindt plaats via beveiligde http verbindingen. Voor de medewerkers maakt het daardoor niet meer uit of zij in Nederland, het buitenland, thuis of onderweg werken.
“Doordat The Backbone volledig is ingesteld op het beheer van ict-infrastructuren wordt PNO Consultants hiervan verlost. Zij kunnen zich nu optimaal richten op de ondersteuning van de gebruikers door nieuwe functies te ontwikkelen en te wijzen op het gebruik van alle beschikbare functionaliteiten.” Martin Meijer, Commercieel directeur bij The Backbone.
“Deze oplossing voldoet aan de eisen zoals deze vooraf door PNO Consultants zijn geformuleerd: kosten beheersen door centraliseren, onderhoud vereenvoudigen, en klaar zijn voor groei van de organisatie”, aldus de heer Troost.
“Enkele eigen applicaties waren al gebaseerd op Microsoft .NET technologie. De rest wordt nu herschreven om eveneens onder SQL Server/IIS te draaien. Als dat gebeurd is werken wij volledig met Microsoft servers en applicaties.”
Van migratie naar beheer Na een migratie is het beheer van de omgeving uiteraard een volgend aandachtspunt. Daarvoor is een beroep gedaan op de diensten van The Backbone. Martin Meijer: “Doordat The Backbone volledig is ingesteld op het beheer van ict-infrastructuren wordt PNO Consultants hiervan verlost. Zij kunnen zich nu optimaal richten op de ondersteuning van de gebruikers door nieuwe functies te ontwikkelen en te wijzen op het gebruik van alle beschikbare functionaliteiten.” Om het beheer efficiënt, effectief en op een kwalitatief hoog niveau uit te voeren maakt The Backbone gebruik van Microsoft System Center Operations Manager 2007 (SCOM). SCOM geeft The Backbone realtime inzicht in de gehele infrastructuur, 7 dagen per week, 24 uur per dag. De Management Packs van SCOM zijn door The Backbone specifiek afgestemd op de infrastructuur van PNO Consultants. Zo zijn door The Backbone ontbrekende Management Packs ontwikkeld en toegevoegd, zoals voor het monitoren van switches en routers.
De voordelen Vanwege het internationale karakter van de organisatie zijn beschikbaarheid en continuïteit van de IT van groot belang. Daarom is de infrastructuur geheel redundant uitgevoerd. Via Microsoft System Center Operations Manager 2007, door The Backbone aangeboden als een hosted service, wordt deze omgeving bewaakt. Daarmee ligt het operationele systeembeheer bij The Backbone, terwijl de hardware-servers tot de verantwoordelijkheid van het datacenter behoren. Deze constructie geeft PNO Consultants zowel een garantie op de beschikbaarheid van mensen en hoogwaardige kennis als een reductie in de benodigde kosten.
“De efficiëncy en de groei van ons bedrijf is nu gegarandeerd. Zo kunnen we een nieuwe vestiging in één uur operationeel maken en verdere expansie gemakkelijk faciliteren.” Hans Troost, ICT projectmanager bij PNO Consultants
De toekomst De nieuwe omgeving is klaar voor verdere expansie. De heer Troost: “Doordat van alle gebruikers een account is aangemaakt in de Active Directory, zijn zij over de hele organisatie bekend. De nieuwe ict-infrastructuur staat toe dat onze medewerkers via beveiligde httpverbindingen overal kunnen inloggen en werken. Een nieuwe vestiging kan in een uur tijd bedrijfsklaar zijn. Naar de toekomst kijkend verwacht ik dat we ook onze klanten toegang kunnen verlenen, zodat zij de voortgang van hun projecten via internet kunnen volgen.” De heer Troost: “We zijn nu zover dat het systeem operationeel is voor de opslag van documenten en de afhandeling van e-mail. Sharepoint geeft ons daarnaast de mogelijkheid efficiënt en gemakkelijk gebruik te maken van onder meer helpdesktoepassingen en diverse lijsten, zoals een reserveringssysteem voor vergaderruimten en beamers. Ook andere nieuwe toepassingen passen perfect bij onze organisatie; zo kunnen onze medewerkers binnen SharePoint vlot een Europese collega vinden met specifieke expertise. Om medewerkers efficiënt te laten werken is het belangrijk dat zij niet van twee systemen gebruik hoeven te maken. Om dit te bewerkstelligen worden op dit moment alle Europese vestigingen door The Backbone gemigreerd naar de nieuwe omgeving.” Eindelijk zal de IT-afdeling van PNO Consultants meer aandacht kunnen geven aan het functionele beheer, zoals het benutten van de projectbeheerfuncties, een standaardonderdeel van de Windows SharePoint Services.
Eisen
Onderhoud vereenvoudigen
Klaar zijn voor groei van de organisatie
Kosten beheersen door centraliseren
Voordelen
Centralisatie van de ICT-infrastructuur, waardoor beheer op locatie niet meer nodig is
IT-afdeling bevrijd van technisch onderhoud en tweedelijns support
Focus IT-afdeling verplaats naar functioneel beheer en ondersteuning gebruikers
24x7 technisch beheer bij The Backbone
Spreiding en inzicht op licentiekosten door het SPLA Model
24x7 bewaking van de ICT-infrastructuur door de monitoring dienst van The Backbone
Producten
Microsoft Exchange Server 2007 – www.microsoft.nl/exchange
Microsoft Office SharePoint Server 2007 – www.microsoft.nl/sharepoint
Links
PNO Consultants - www.pno.nl
The Backbone - www.thebackbone.nl
