TOEZICHTRAAD GROENLINKS
JAARPLAN TOEZICHTRAAD 2015 18 DECEMBER 2014
2
JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
VOORWOORD Voor u ligt het eerste jaarplan van de Toezichtraad. In dit plan wordt een overzicht gegeven van de prioriteiten van de Toezichtraad in 2015. Deze prioriteiten vloeien voort de taken en bevoegdheden die door het Congres aan de Toezichtraad zijn toegekend en aan de kernwaarden waarop de Toezichtraad haar mission statement baseert: onafhankelijkheid, toegankelijkheid, transparantie & zichtbaarheid, integriteit, verantwoordelijkheid & verantwoording en ontwikkelingsgerichtheid.
De prioritering wordt mede ingegeven door het werkplan van het Partijbestuur. Als Toezichtraad van het landelijk partijbestuur zien we immers toe op de feitelijke realisatie van beleid. Verantwoording over het jaarplan 2015 zal worden afgelegd in het jaarverslag, dat naar verwachting in januari 2016 gereed zal zijn.
JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
3
INHOUDSOPGAVE Voorwoord 3 Inhoudsopgave 4 1. Werkwijze Toezichtraad 5 1.1. Taken en bevoegdheden 5 1.2. Kernwaarden 5 1.2.1. Onafhankelijkheid 5 1.2.2. Toegankelijkheid 5 1.2.3. Transparantie en zichtbaarheid 5 1.2.4. Integriteit 6 1.2.5. Verantwoordelijkheid en verantwoording 6 1.2.6. Ontwikkelingsgerichtheid 6 2. Activiteiten 8 2.1. Uitvoering kernwaarden 8 2.1.1. Vergroten van transparantie en zichtbaarheid 8 2.1.2. Borgen van eenduidige rolverdeling partijorganen 8 2.1.3. Bevorderen van integriteitsbewustzijn 8 2.1.4. Versterken van verantwoordingsfunctie 8 2.1.5. (Door)ontwikkeling van partijorganen 8 2.2. Specifieke beleidsterreinen 8 2.2.1. CRM 8 2.2.2. Huisvesting 9 2.2.3. Reorganisatie 9 2.2.4. Politiek personeelsbeleid 9 2.2.5.
4
Ledenparticipatie
10
JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
1.
WERKWIJZE TOEZICHTRAAD
GroenLinks heeft een Toezichtraad die tot taak heeft toezicht te houden op de werkzaamheden van het Partijbestuur en die het Partijbestuur met raad ter zijde staat. Het toezicht is erop gericht dat het Partijbestuur haar wettelijke verplichtingen en financiële verantwoordelijkheden in acht neemt, de statuten, reglementen en congresbesluiten naleeft en GroenLinks deugdelijk bestuurt. Het Partijbestuur legt verantwoording af over haar functioneren aan de Toezichtraad en het Congres. De Toezichtraad aan het Congres.
1.2. KERNWAARDEN 1.2.1. Onafhankelijkheid De Toezichtraad is een nieuw partijorgaan binnen GroenLinks. Zij ziet kortgezegd toe op de organisatorische, juridische en financiële aspecten van beleid en werkzaamheden van het Partijbestuur. De Toezichtraad doet dit vanuit een onafhankelijke, kritische en constructieve opstelling. Zij staat los van elk deelbelang, bewaakt en borgt haar onafhankelijke rol als toezichthouder binnen de Vereniging en geeft binnen vastgestelde kaders gevraagd en
1.1.
TAKEN EN BEVOEGDHEDEN
ongevraagd advies aan het Partijbestuur.
Om goed toezicht te kunnen aan houden zijn door het Congres in 2013 de volgende taken en bevoegdheden aan de Toezichtraad toegekend: a. Goedkeuren jaarwerkplan Partijbestuur; b. Goedkeuren begroting; c. Goedkeuren jaarrekening; d. Aanstelling van de accountant; e. Evalueren jaarwerkplan Partijbestuur;
1.2.2. Toegankelijkheid Bij GroenLinks staan de leden centraal. De vereniging wil toegankelijk zijn voor haar leden en zoekt de leden actief op. Zo maakt ter voorbereiding van het jaarlijks ledencongres het Partijbestuur een ronde langs de Provinciale bijeenkomsten als onderdeel van de cyclus van verantwoording aan de leden. De Toezichtraad draagt zelf de waarde van toegankelijkheid actief uit door haar open houding en laagdrempelige karakter. Ze
f. Evalueren meerjarig beleidsplan Partijbestuur; g. Het voeren van jaarlijkse functioneringsge-
is te allen tijde aanspreekbaar en benaderbaar voor leden en haar directe gesprekspartners.
sprekken met leden van het Partijbestuur; h. Benoemen leden van de kandidatencommissie van het Partijbestuur; i. Schorsen leden Partijbestuur.
1.2.3.
Transparantie en zichtbaarheid
De Toezichtraad wil leden inzicht geven in de uitvoering van taken en bevoegdheden en de jaarlijkse invulling van haar rol. Dat gaat dus om meer dan het afleggen van verantwoording aan de
Het meerjarenbeleidsplan van het partijbestuur
leden tijdens het jaarcongres. Ze ziet de website
dat wordt vastgesteld door het Congres, dient
als dragend publicatiemiddel om tussentijds de
als beoordelingskader bij de uitvoering van de
transparantie in de richting van de leden te vergroten.
hierboven genoemde taken en bevoegdheden. Tenslotte is bij royementsprocedures een toezichthoudende rol weggelegd voor de Toezichtraad.
Sinds 1 januari 2014 is GroenLinks als algemeen
Voorafgaand aan het besluit tot royement van een
nut beogende instelling (ANBI) wettelijk verplicht
lid van GroenLinks wordt door het Partijbestuur
bepaalde gegevens elektronisch te publiceren,
instemming gevraagd van de Toezichtraad.
zoals de doelstelling van de Vereniging, het beleidsplan, de bestuurssamenstelling, het beloningsbeleid, een verslag van uitgeoefende activiteiten en een financiële verantwoording. Dit betekent dat het Partijbestuur de wettelijke
JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
5
verplichting zal moeten naleven. De Toezichtraad
aan hen toegekende taken en bevoegdheden en
ziet het als haar taak de naleving van de wettelijke
leggen hierover verantwoording af. Zo ook de
publicatieplicht binnen de Vereniging te bewaken.
Toezichtraad. Zij legt jaarlijks verantwoording af over de uitvoering van de aan haar toegekende
Binnen GroenLinks is sprake van een herschikking van taken en bevoegdheden tussen Partijbestuur, Partijraad en Toezichtraad. Het transitieproces naar een moderne partijorganisatie is echter nog niet voltooid. Voor het begrijpen van de nieuwe
taken en bevoegdheden. Daartoe wordt naast het afleggen van de formele verantwoording aan het Congres, vanaf 2015 gewerkt met een jaarplanen verslagcyclus en zal zo mogelijk een koppeling worden gelegd met de cijfers in de begroting.
rolverdeling is het van belang dat deze eenduidig en transparant is vastgelegd in de statuten en reglementen van de Vereniging. Dit proces is in 2014 afgerond. De Toezichtraad signaleert “werkende weg” wanneer sprake is van “grijze gebieden” en stelt het Partijbestuur hiervan in kennis. De vertaling van de nieuwe taakverdeling in houding en gedrag zal nog de nodige tijd vergen en is wezenlijk voor het slagen van het transitieproces. De Toezichtraad zal aan dit cultuuraspect de komende jaren aandacht besteden. Zij zal daarbij ook steeds kritisch kijken naar de invulling van haar eigen rol.
Het vastleggen van heldere verantwoordingslijnen tussen Partijbestuur en Congres en tussen Partijbestuur en Toezichtraad is van belang om GroenLinks goed te kunnen besturen. Het Partijbestuur maakt een (meerjarig) beleidsplan dat wordt vastgesteld door het Congres en legt verantwoording over het beleid en de organisatie in de financiële jaarstukken en tussentijdse rapportages. Door een tijdige aanlevering van de jaarrekening en het accountantsverslag kan de organisatie in control blijven en indien nodig bijsturen. De jaarstukken hebben nu vooral een cijfermatig karakter. Door meer verbinding te leggen tussen (meerjarig)
1.2.4. Integriteit Integer handelen is voor de geloofwaardigheid van een politieke partij en de partijorganisatie
werkplan en begroting, wordt het inzicht in en de relatie tussen inhoud en cijfers vergroot. Hiermee kan de rol van de Toezichtraad worden versterkt.
van wezenlijk belang. De Toezichtraad ziet integer handelen als een kerncompetentie en zal haar optreden hieraan regelmatig toetsen.
Een belangrijke taak van de Toezichtraad betreft de aansturing van de accountant die verantwoordelijk is voor de tijdige aanlevering van het accountantsverslag en -verklaring. De
Het Partijbestuur, en in het bijzonder de
Toezichtraad verleent de opdracht aan de accountant
partijvoorzitter, is verantwoordelijk voor het bewaken
en voert daarmee periodiek overleg. Het is goed op
en bewaren van integriteit en de omgangsvormen
geregelde basis overleg te voeren met de accountant
binnen de partij. Het Partijbestuur heeft deze rol
over de invulling en uitvoering van de opdracht,
actief opgepakt. In de nieuwe statuten is een passage
zodat hierop tijdig kan worden bijgestuurd.
gewijd aan de integriteitstoets die voor functies die binnen of namens de vereniging worden vervuld kan worden verlangd. Ook voor de Toezichtraad
1.2.6. Ontwikkelingsgerichtheid
vormt integriteit de komende jaren een belangrijk aandachtspunt in het overleg met het Partijbestuur.
De Toezichtraad wil haar rol als toezichthouder invullen vanuit een ontwikkelingsperspectief en vooruitgangsdenken. De focus ligt op het leren
1.2.5. Verantwoordelijkheid en verantwoording
van fouten uit het verleden en het verbeteren van functioneren nu en in de toekomst. Ze vindt
De verschillende partijorganen nemen hun verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de 6
het daarom belangrijk op geregelde basis haar eigen functioneren en dat van het Partijbestuur JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
te evalueren en te investeren in ontwikkeling en deskundigheidsbevordering. Op deze manier houden we elkaar fris en scherp.
De Toezichtraad voerde in 2014 voor het eerst functioneringsgesprekken met de leden van het Partijbestuur. Deze gesprekken vinden voortaan jaarlijks plaats. De gesprekken bieden de basis voor een gerichte (door)ontwikkeling van dit partijorgaan en de individuele leden. Ten aanzien van de leden van de Toezichtraad is hiervan nog geen sprake. Vraag is hoe in de komende jaren deze leemte het beste kan worden ingevuld. Ook zal er aandacht worden besteed aan teambuilding.
JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
7
2.
ACTIVITEITEN 2015
2.1.
UITVOERING KERNWAARDEN
De Toezichtraad gaat met het Partijbestuur in overleg over een adequate planning & control cyclus en de mogelijke invulling van
2.1.1. Vergroten van transparantie
integrale verslaglegging en de vertaling
en zichtbaarheid
daarvan naar de financiële jaarstukken;
Vanaf 2015 staat informatie over de taken, bevoegdheden en samenstelling van de Toezichtraad op de website en worden jaarplan en jaarverslag van de Toezichtraad op de website gepubliceerd;
In 2015 zal de Toezichtraad kritisch stilstaan bij de invulling en de borging van het opdrachtgeverschap, de gevolgen van wet- en regelgeving voor GroenLinks en de accountantscontrole en de rol van de accountant.
De Toezichtraad ziet toe op de naleving van de wettelijke publicatieplicht door de Vereniging.
2.1.5.
(Door)ontwikkeling van partijorganen
Vanaf 2015 vinden evaluatiegesprekken met 2.1.2. Borgen van eenduidige
leden van het Partijbestuur jaarlijks plaats;
rolverdeling bestuursorganen De Toezichtraad ziet toe op de borging van de nieuwe rolverdeling binnen de moderne partijor-
In 2015 heeft de Toezichtraad een plan ontwikkeld
ganisatie in statuten en reglementen en de
om jaarlijks aandacht te besteden aan het
bestuurscultuur en reflecteert geregeld op
evalueren van haar eigen functioneren, het
de invulling van haar eigen rol in de moderne
bevorderen van deskundigheid en teambuilding.
partijorganisatie. Zij signaleert onduidelijkheden, omissies en discrepanties en voert hierover overleg met de voorzitter van het Partijbestuur.
2.2. 2.1.3.
Bevorderen van integriteitsbewustzijn
Om het integriteitsbewustzijn binnen de
SPECIFIEKE AANDACHTSGEBIEDEN
2.2.1. CRM GroenLinks heeft in 2011 het CRM-systeem
Toezichtraad te bevorderen en integriteits-
GAIA aangeschaft en geactiveerd. In 2013 zijn er
dilemma’s bespreekbaar te maken, staat vanaf 2015
in GAIA een aantal verbeteringen doorgevoerd.
integriteit als vast onderwerp op de eigen agenda;
In het najaar van 2014 heeft de Toezichtraad kennisgemaakt met de werking van het systeem. Bij
De Toezichtraad voert, desgewenst op incidentele basis en gevoed door het aangescherpte integriteitsprotocol van het Partijbestuur, overleg met de voorzitter van het Partijbestuur over de implementatie van het integriteitsbeleid.
de ontwikkeling van het systeem is veel misgegaan. Op dit moment is de situatie functioneel op orde en financieel onder controle. De borging van de expertise op het landelijk bureau blijft evenwel een constant aandachtspunt. Het Partijbestuur wil nu het systeem werkt, meer gebruik gaan maken van de informatie. Dat vraagt opnieuw om scherpe beleidskeuzes vanwege de financiële
2.1.4.
Versterken van verantwoordingsfunctie
De Toezichtraad werkt vanaf 2015 met jaarplannen en jaarverslagen;
8
investering die ermee gemoeid is. De Toezichtraad heeft aangegeven betrokken te willen worden bij het afwegingsproces van het Partijbestuur.
JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
Vanwege het belang van het systeem voor het goed lopen van de administratieve organisatie van de Vereniging, zal de Toezichtraad in 2015 de ontwikkelingen op dit gebied en de eventuele bekostiging van noodzakelijke verbeterslagen, kritisch blijven volgen.
2.2.3. Reorganisatie GroenLinks beoogt een aantrekkelijk werkgever te zijn voor haar medewerkers. Het werkgeverschap is belegd bij de voorzitter van het Partijbestuur. De Toezichtraad ziet toe op de invulling van het werkgeverschap door de voorzitter van de Partij. Zij stelt zich daarbij op als kritische sparringpartner.
2.1.6. Huisvesting Er is door het Partijbestuur in de afgelopen jaren veel
Ingegeven door de noodzaak te moeten bezuinigen door teruglopende inkomsten van de Vereniging, presenteerde het Partijbestuur in 2013 de ”Visie
geïnvesteerd in de aanschaf en het onderhoud van het
Partijbestuur op het landelijk bureau van GroenLinks”.
pand waarin GroenLinks gehuisvest is. In 2011 werd
Het Partijbestuur koos bij de reorganisatie voor
het pand gekocht van de huurder. Aanvankelijk drukte
een “duurzaam model” van bedrijfsvoering. Aan de
de aanschaf van het pand stevig op de begroting,
hand van een “schillenmodel” werden onderbouwde
maar door de omzetting van het kortlopende krediet
keuzes gemaakt over de vermindering van vaste
in een lange termijnfinanciering is er sprake van meer
formatieplaatsen, functiewijzigingen en de inzet
evenwicht tussen de lang- en kortlopende activa
van capaciteit per schil. In 2014 is de reorganisatie
en passiva. In 2013 is een bouwkundig specialist
van het partijbureau afgerond en het sociaal plan
ingeschakeld om na te gaan welke kosten moesten
in werking getreden. Uit de jaarstukken bleek dat
worden gemaakt om het pand op te knappen.
de kosten voor de inhuur van personeel over dit
Op basis van een onderhoudsplan is in 2014 een
boekjaar zijn gestegen. Welke betekenis moeten
voorziening voor groot onderhoud opgenomen in
we hieraan hechten in het licht van de ontwikkeling
de begroting. In dat jaar is ook een start gemaakt
van een duurzaam model van bedrijfsvoering?
met de uitvoering van het groot onderhoud. De Toezichtraad zal in 2015 in haar vaste Een ander aspect van huisvesting betreft het
overleg met de voorzitter van het Partijbestuur
gebruik van ruimtes in het gebouw en de mogelijke
geregeld aandacht vragen voor monitoring van
verhuur van ruimtes aan derden of ten behoeve
het duurzame karakter van het “schillenmodel”
van ledendagen. De Vereniging zou hiermee twee
en de uitvoering van het sociaal plan.
vliegen in een klap kunnen slaan: het genereren van inkomsten en het realiseren van mogelijke maatschappelijke inverdieneffecten door het aangaan van strategische allianties met maatschappelijke organisaties die op zoek zijn naar ruimte en terecht zouden kunnen in “Het Huis van GroenLinks”.
2.2.4. Politiek personeelsbeleid De kwaliteit van de politiek wordt in grote mate bepaald door de kwaliteit van de politici (en het ondersteunend personeel). Belangrijk aandachtspunt van het Partijbestuur vormt dan ook het politiek
Vanwege het effect op de financiële positie
personeelsbeleid. Welke visie heeft het Partijbestuur
van GroenLinks en mogelijke maatschappelijke
hierop en welke doelen streeft zij na? Het
inverdieneffecten van de verhuur van ruimtes aan
Partijbestuur heeft in 2013 ingezet op het verder
derden zal de Toezichtraad in 2015 bovengenoemde
professionaliseren van het stelsel van scouting,
ontwikkelingen op het gebied van huisvesting
begeleiding en scholing van (potentiële) leden van
kritisch en met belangstelling volgen.
raden, parlementen en bestuurders en het voeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken met de leden van de drie fracties van GroenLinks. In 2014 zijn aparte functioneringscommissies ingesteld voor de drie fracties. Deze commissies zijn samengesteld
JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
9
uit leden van het Partijbestuur en de Kandidatencommissie en hebben een onafhankelijke voorzitter. In 2015 zal dit beleid worden geëvalueerd.
De Toezichtraad volgt in 2015 de ontwikkelingen op het gebied van politiek personeelsbeleid met belangstelling en zal in overleg met het Partijbestuur een evaluatie voorbereiden.
2.2.5. Ledenparticipatie De afgelopen jaren is flink geïnvesteerd in de verdere vormgeving van een open debatpartij en het entameren van debat en meningsvorming rond een drietal inhoudelijke thema’s op regionaal en provinciaal niveau. In januari 2014 verscheen een notitie van het Partijbestuur over de “Versterking ledenparticipatie en wijziging interne partijstructuur”. De Toezichtraad ziet in 2015-2016 toe op de feitelijke realisatie van dit beleid. Ze legt daartoe haar oren te luister binnen de partij en is aanwezig in de Vereniging. Dit gespreksonderwerp keert in 2015 geregeld terug op de agenda van de Toezichtraad en in het overleg met de voorzitter van het Partijbestuur.
De activiteiten van het Partijbestuur gericht op het bevorderen van de dialoog met de leden, het stimuleren van ledenparticipatie en het vergroten van de zeggenschap van de leden zullen in 2015 worden geëvalueerd en vormen in 2015 onderwerp van gesprek tussen de Toezichtraad en de voorzitter van het Partijbestuur.
Namens de leden van de Toezichtraad, december 2014,
Jenneke van Pijpen (voorzitter) Arie Bleijenberg Martijn Dadema Peter Korzelius Margriet Veeger
10
JAARPLAN TOEZICHTRAAD GROENLINKS 2015
