Jaarplan 2015
December 2014
Inhoudsopgave Voorwoord ......................................................................................................................................... 3 1. Inleiding ................................................................................................................................. 4 2. Onderzoeken in 2015 ............................................................................................................ 5 3. Werkwijze en organisatie .................................................................................................... 7 4. Communicatie ....................................................................................................................... 8 5. Begroting ................................................................................................................................ 9
Bijlagen: - Groslijst .......................................................................................................................................... 11 - Criteria voor rekenkameronderzoek ......................................................................................... 13 - Overzicht rekenkameronderzoeken .......................................................................................... 15
2
Voorwoord Hierbij bieden wij u ons jaarplan voor 2015 aan. In ons jaarplan vindt u informatie over de voorgenomen onderzoeken en activiteiten van de rekenkamercommissie in 2015.
De rekenkamercommissie voert onderzoek uit naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van de door het gemeentebestuur gevoerde beleid. Met de onderzoeken wordt beoogd, vanuit een onafhankelijke positie, een constructieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Soest. Wij willen daarmee een bijdrage leveren aan verbeteringen van de uitvoering van het afgesproken beleid.
Namens de Rekenkamercommissie,
H.A. Voortman Voorzitter
3
1.
Inleiding
In dit jaarplan wordt kort beschreven welke onderzoeken er voor 2015 staan gepland. Dit jaarplan is daarmee tevens het onderzoeksprogramma 2015 van de rekenkamercommissie. Voor het zomerreces van 2014 heeft de rekenkamercommissie met de verschillende raadsfracties gesproken. Op basis van deze gesprekken is een groslijst met onderzoeksonderwerpen opgesteld. Bij het opstellen van dit jaarplan 2015 is gebruik gemaakt van deze groslijst.1 Ook heeft uw raad altijd de gelegenheid een gemotiveerd verzoek bij ons in te dienen voor het instellen van een onderzoek. Verder is er in dit jaarplan aandacht voor de begroting 2015 van de rekenkamercommissie.
De samenstelling van de rekenkamercommissie is als volgt:
De heer H.A. Voortman (voorzitter) De heer drs. J.C.T.M. Doorakkers Mevrouw drs. J.H. Grooters Mevrouw drs. A.M.W. Rohen De heer T.J.H. Walraven RA en MA
Secretaris/onderzoeker mevrouw drs. M.W. Baggerman
Op de website van de gemeente is actuele informatie opgenomen over de hoofd- en nevenfuncties van de leden van de rekenkamercommissie.
1
De groslijst vindt u bij dit jaarplan als bijlage 1
4
2.
Onderzoeken in 2015
In de verordening op de rekenkamercommissie staan in artikel 3.3 criteria genoemd om te bepalen of een onderwerp een passend onderwerp is voor een onderzoek van de rekenkamercommissie.2 Voor het totaal van de onderwerpen geldt dat: het onderzoek betrekking moet hebben op de doelmatigheid, de doeltreffendheid of rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid; er sprake moet zijn van een substantieel belang; het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid zijn; er sprake is van spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen; het onderzoek communiceerbaar moet zijn.
De onderzoeksonderwerpen voor 2015 zijn:
A. Idea Stichting Regio Cultuur Centrum Idea voert sinds 1 januari 2011 het bibliotheekwerk uit voor de gemeenten De Bilt, Bunnik, Soest en Zeist. In de gemeente Soest voert zij tevens activiteiten uit binnen het Kunstencentrum, het Theater, de Kunstuitleen en het Cultuur Punt. De belangrijkste reden voor samenwerking is verbetering van de kwaliteit en efficiency van de dienstverlening in de regio.3 Op verzoek van de raad heeft de rekenkamercommissie besloten een onderzoek te starten naar de subsidierelatie tussen gemeente Soest en Stichting Idea. Met dit onderzoek wordt inzicht verkregen in het rendement van Stichting Idea in termen van het realiseren van beoogde (maatschappelijke) doelen en de kosten voor de gemeente Soest, de geldstromen in termen van een transparante exploitatie en de verhouding tussen gesubsidieerde activiteiten en particuliere initiatieven. De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: In hoeverre is sprake van een doeltreffende en doelmatige subsidieverstrekking aan Idea?
Het rekenkameronderzoek naar de subsidierelatie met Idea is in oktober 2014 gestart en loopt door in 2015. Het onderzoeksrapport wordt naar verwachting in de eerste helft van 2015 aan de raad aangeboden.
2
Zie bijlage 2
3
Convenant subsidiëring Regiobibliotheek Utrecht Midden (2010)
5
B. Sociaal culturele voorziening Op 12 juni jl. heeft de raad een initiatiefvoorstel4 aangenomen waarin de rekenkamercommissie is verzocht om een onderzoek te starten naar de financiële robuustheid van het plan dat ten grondslag lag aan het besluit dat is genomen inzake de Sociaal Culturele Voorziening in Soesterberg. Op basis van het vooronderzoek heeft de rekenkamercommissie besloten dit onderwerp op te pakken en een onderzoek te starten. De rekenkamercommissie concentreert zich in dit onderzoek op de financiële robuustheid van het genomen besluit. De focus ligt hierbij op onder andere de volledigheid en tijdigheid van de informatievoorziening, de onderbouwing van de voorstellen, de aannames die zijn gedaan en risicomanagement. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de investeringskosten en exploitatie. Tevens onderzoekt de rekenkamercommissie in hoeverre omstandigheden dit proces hebben beïnvloed middels een beschrijving van de procesgang.
Dit rekenkameronderzoek is gestart in november 2014. De verwachting is dat het onderzoeksrapport openbaar gemaakt wordt in de eerste helft van 2015.
C. Hart van de Heuvelrug In 2013 heeft de rekenkamercommissie een vooronderzoek uitgevoerd naar het Programma Hart van de Heuvelrug. Na het doen van het vooronderzoek is door de rekenkamercommissie besloten om het onderzoek nog niet te starten vanwege de toen naderende einddatum van de raamovereenkomst voor het Programma Hart van de Heuvelrug. Er lopen nog steeds onderhandelingen over het vervolg van dit project. We blijven als rekenkamercommissie deze ontwikkelingen volgen. Afhankelijk van de stand van zaken én de budgettaire mogelijkheden zal de rekenkamercommissie in de tweede helft van 2015 mogelijk alsnog een onderzoek starten naar het Hart van de Heuvelrug.
4
Klik hier voor het initiatiefvoorstel.
6
3.
Werkwijze en organisatie
Verzamelen van onderwerpen Om tot onderwerpen te komen verzamelt de rekenkamercommissie suggesties van inwoners, belangenverenigingen, ondernemers, ambtenaren en natuurlijk raadsleden. In de praktijk blijkt dat onderzoekssuggesties met name worden aangedragen door raadsleden. Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2014 heeft de rekenkamercommissie met alle raadsfracties gesproken over de ervaringen met de rekenkamercommissie. Daarnaast hebben de verschillende fracties onderzoeksonderwerpen kunnen aandragen, welke zijn opgenomen in de groslijst.
Vooronderzoek Wanneer de rekenkamercommissie besluit om een bepaald onderwerp te onderzoeken, wordt er eerst gestart met een vooronderzoek. In dit vooronderzoek wordt bepaald wat de stand van zaken is rondom een bepaald vraagstuk. Daarnaast wordt besloten of het onderwerp interessant is en past binnen de gestelde criteria.
Start onderzoek Als het onderwerp geschikt is, wordt een rekenkameronderzoek gestart. De rekenkamercommissie zorgt hierbij zelf voor de onderzoeksopzet, de probleemstelling en de hoofdvragen. De gemeenteraad, college van B&W, MT en betrokken afdeling krijgen de onderzoeksopzet ter kennisname toegestuurd. Vervolgens wordt een onderzoeksbureau geselecteerd dat het onderzoek in samenwerking met de rekenkamercommissie uitvoert. De belangrijkste argumenten voor het uitbesteden van het feitenonderzoek zijn het aantrekken van inhoudelijke expertise en het beperkt houden van de doorlooptijd van een onderzoek. De betrokkenheid van de commissie bij de uitvoering van een onderzoek wordt gewaarborgd door deelname aan interviews en groepsgesprekken. Vervolgens wordt door het onderzoeksbureau de rapportage opgesteld. In samenwerking met de rekenkamercommissie worden conclusies geformuleerd. De rekenkamercommissie stelt zelf de aanbevelingen op.
Aanbieding rapport Bij het aanbieden van het eindrapport van een onderzoek, geeft de rekenkamercommissie een korte presentatie in de Ronde. Raadsleden kunnen dan vragen stellen aan de rekenkamercommissie en de portefeuillehouder. Tevens is inmiddels goede ervaring opgedaan om voor de betrokkenen uit de organisatie en de raadsleden een workshop te
7
houden over de bevindingen. Deze werkwijze wordt, afhankelijk van het onderwerp, voortgezet.
Opvolgingsonderzoeken De opvolgingsonderzoeken worden door de rekenkamercommissie zelf uitgevoerd.
Ondersteuning Op beperkte schaal wordt gebruik gemaakt van externe secretariële ondersteuning.
Uitgebreide beschrijving werkwijze Voor een uitgebreide beschrijving van onze werkwijze, verwijzen wij graag naar het ‘draaiboek onderzoek’. Het draaiboek vindt u hier.
8
4.
Communicatie
Per onderzoeksonderwerp bekijkt de rekenkamercommissie op welke wijze de communicatie het beste kan worden uitgevoerd. Als het een maatschappelijk aansprekend onderwerp is zal er bij de start- en afronding van het onderzoek een persbericht worden uitgebracht. Ook wordt dit gecommuniceerd middels de website van de gemeente Soest. De website omvat daarnaast informatie over eerder uitgebrachte rapporten en andere informatie over de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. De verspreiding van de rapporten en brieven gaat volledig digitaal.
In het kader van deskundigheidsbevordering wordt actief contact gezocht met andere rekenkamer(commissie)s in het land. Ook nemen wij deel aan het jaarcongres van de NVRR5 en andere relevante bijeenkomsten.
5
Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies
9
5.
Begroting
De rekenkamercommissie Soest beschikt over een budget van € 50.174 per jaar voor het uitbesteden van onderzoek en de vergoedingen.
Post Uitbesteden onderzoek
Begroot € 30.000
Geplande aanwending Onderzoek: - Idea - SCV - HvdH (indien mogelijk)
Overige kosten
€ 3.674
Inhuur secretariële ondersteuning; kosten drukwerk; studiedagen
Vergoeding externe leden
€ 16.500
Vaste maandelijkse vergoeding en reiskostenvergoeding per bijeenkomst.
Totaal
€ 50.174
10
Bijlagen
11
Bijlage 1 - Groslijst met mogelijke onderzoeksonderwerpen De onderwerpen op de groslijst komen voort uit inventarisaties van onderzoeksonderwerpen in Rondebijeenkomsten, gesprekken met de raadsfracties en inbreng vanuit de rekenkamercommissie op basis van ontwikkelingen en de P&C documenten van de gemeente. Deze groslijst is opgesteld in november 2014. Mogelijke onderzoeksonderwerpen Peuterspeelzalen BV Bink Samen met kinderopvang in door gemeente verbouwd kasteel. Wat is de kostenverdeling tussen de peuterspeelzaal en de kinderopvang? Samenwerkingsverband sociale dienst / sociale rechercheurs Hoe doelmatig en doeltreffend werken zij? De sterk teruglopende bedrijvigheid Wat zijn de effecten van acties om te interveniëren op de sterk teruglopende bedrijvigheid? Bestemmingsplan Landelijk Gebied Kunnen we lering trekken uit dit proces? Mobiliteitsplan van de provincie In hoeverre is er zicht op de risico’s en haalbaarheid van plannen? Gemeenschappelijke regelingen In welke mate is er sprake van financiële controle? Regionale ICT dienst (RID) en RUD Wat is de stand van zaken als het gaat de kwaliteit van dienstverlening? Wmo Hoe doeltreffend en doelmatig is de invoering van de WMO destijds verlopen? BCF In hoeverre vindt kaderstelling, controle en bijstelling plaats? Kosten ambtelijk apparaat en externe inhuur Wat is de stand van zaken in relatie tot benchmarks? Beheer van persoonsgegevens In hoeverre wordt dit rechtmatig uitgevoerd? RWA Amfors Hoe moet de gemeenteraad hier mee omgaan? Zwembad Hoe om te gaan met het zwembad? Sportsubsidies Hoe wordt hiermee omgegaan?
12
Ondertunneling station Soest-Zuid Hoe hiermee om te gaan? Hart van de Heuvelrug Wat is de stand van zaken als het gaat om risico’s? Risicobeheersing In hoeverre is de planning en control van de gemeente Soest op orde? Rapport ‘De groene kernkwaliteiten’ Hoe wordt omgegaan met groen? De digitale kloof In hoeverre wordt er rekening gehouden met speciale doelgroepen? Begroting Wat is de stand van zaken als het gaat om voorstellen en de bijbehorende onderbouwing?
13
Bijlage 2 - Criteria voor onderzoeken Criteria verordening
Uitwerking
Toelichting
Doelmatigheid
Is er twijfel over de
Is er sprake van beleid dat niet
doelmatigheid?
efficiënt is/wordt uitgevoerd?
Is er twijfel over
Is er sprake van beleid dat niet
doeltreffendheid?
het effect oplevert/heeft
Doeltreffendheid
opgeleverd dat de raad ervan verwacht (had)? Rechtmatigheid
Is er twijfel over de
Is er sprake van financieel
rechtmatigheid?
en/of niet-financieel handelen of besteden in afwijking van de regels?
Substantieel belang
Maatschappelijk en
De vraag is of een onderwerp
economisch belang.
het functioneren van de samenleving als geheel raakt. Hoe groter het maatschappelijke en economische belang, hoe interessanter het onderwerp.
Beïnvloedbaar beleid
Het moet gaan om bestaande
Het onderzoek moet bijdragen
beleidskaders, niet om
aan het sturen op hoofdlijnen
toekomstplannen, waar de
door de raad.
gemeente zeggenschap in heeft. Spreiding
Verschillende onderwerpen
De rekenkamer kijkt ook of er
kiezen en spreiden over
recent al onderzoek op dit
portefeuilles.
terrein is gedaan of in planning staat. Dit om overlap of dubbel werk te voorkomen. Afstemming met concern controller en accountant.
14
Criteria verordening
Uitwerking
Toelichting
Communiceerbare
De burgers van Soest kunnen
Naar verwachting levert het
resultaten voor
volgen welke resultaten er zijn onderzoek concrete
bevolking
behaald met het onderzoek.
aanbevelingen op voor de
En welke verbeteringen er
raad. Bijdragen aan leerproces
worden voorgesteld op basis
voor de organisatie. Bijdragen
van het onderzoek.
aan transparante werkwijze van de gemeente.
Extra criteria
Uitwerking
Toelichting
rekenkamercommissie Financieel belang/
Omvang van de gemeentelijke
risico
geldstroom voor het onderwerp of de mate waarin de gemeente financiële risico's loopt.
Praktische
Capaciteit, investering,
Behapbare uitvoeringskosten;
uitvoerbaarheid
doorlooptijd.
doorlooptijd van het onderzoek; belasting in uren van ambtelijk apparaat en rekenkamercommissie.
Complexiteit
Mate waarin het onderwerp,
Hoe groter de onzekerheden,
mede door raakvlakken met
hoe interessanter het
andere beleidsterreinen,
onderwerp.
moeilijk ‘grijpbaar’ is en daardoor onzekerheden kent. Nieuw/toegevoegde
Levert het onderwerp
waarde voor de raad
informatie op over gebieden waar de raad nog onvoldoende beleidskaders stelt of controle uitoefent?
15
Bijlage 3 – Overzicht rekenkameronderzoeken
Eerder uitgebrachte rapporten van de rekenkamercommissie Soest:
Titel rapport
Beschrijving onderzoek
Aanbesteden openbaar *
Onderzoek naar het aanbestedingsbeleid van de gemeente Soest (2006; 2008 opvolgingsonderzoek).
Treft subsidie doel? *
Onderzoek naar het subsidiebeleid voor welzijnsinstellingen van de gemeente Soest . Als referentiemodel is de beleidsgestuurde contractfinanciering (BCF) gebruikt (2006; opvolgingsonderzoek 2010).
Sturing op samenwerking *
Onderzoek naar samenwerkingsverbanden van de gemeente Soest (2007; opvolgingsonderzoek 2012).
De belaste zaak *
Onderzoek naar de systematiek van de onroerende zaakbelasting van de gemeente Soest (2007; opvolgingsonderzoek 2009).
Actueel bestemd *
Onderzoek naar de actualisering van bestemmingsplannen door de gemeente Soest (2007; opvolgingsonderzoek 2010).
Wmo Graadmeter en Wmo Raadweter
Onderzoek gericht op de invoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning. Beslaat twee stappen: 1) doorlichting van de eerste uitgevoerde activiteiten en 2) handreiking voor de gemeenteraad voor de verdere invoering van het Wmo-beleid (ex ante onderzoek, 2008)
16
Kennis van inhuur
Onderzoek naar de externe inhuur en de borging van de verkregen externe kennis bij de gemeente Soest (2009).
Digitaal dienstbaar
Onderzoek naar de digitale dienstverlening bij de gemeente Soest (2009).
Riolering, keuzes boven water
Onderzoek naar het rioleringsbeleid van de gemeente Soest (2010).
Betrokken burgers
Onderzoek naar de afhandeling van klachten en bezwaarschriften door de gemeente Soest (2011).
Zicht op werk
Onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het re-integratiebeleid van de gemeente Soest (2012).
Voorkomen en aanpakken
Onderzoek naar jongerenoverlast in Soest. Een onderzoek naar probleemanalyse, beleid, uitvoering en verantwoording (2013).
*: van deze onderzoeken is een aantal jaar later ook een opvolgingsonderzoek uitgevoerd.
17
