1 Inleiding Medio 2013 startte de afdeling Toezicht met het project “sociale huurwoningen” met de bedoeling een inspectiemethodologie uit te werken die alle elementen van het toewijzingsproces, van inschrijving van de kandidaat tot ondertekening van de huurovereenkomst, omvat. Het project werd bewust beperkt gehouden – in tijd en omvang – zodat de gebruikte inspectiemethodologie en verslaggeving snel geëvalueerd konden worden. Concreet vonden er bij 15 actoren inspecties plaats in de periode januari tot april 2014: 13 sociale huisvestingmaatschappijen (SHM) en 2 sociale verhuurkantoren (SVK). De selectie van deze actoren gebeurde op basis van de risico-analyse die onder meer rekening houdt met de vaststellingen tijdens vorige inspecties en de periode die verstreken was sedert de laatste inspectie van dit item bij die actor.
2 Voorwerp van het onderzoek Het onderzoek spitste zich toe op drie domeinen: • Informatieverstrekking aan de kandidaat-huurders • De registratie van de kandidaat-huurders • De toewijzing van sociale huurwoningen
2.1 Informatieverstrekking aan de kandidaat-huurders Het ontvangen van voldoende en correcte informatie is uitermate belangrijk voor de kandidaat-huurder, immers enkel zo weet hij wat zijn rechten en plichten zijn. Bovendien is de verhuurder wettelijk verplicht een aantal zaken mee te delen aan de kandidaat. De toezichthouder controleerde de volgende documenten en ging na of de verhuurder die ook daadwerkelijk gebruikte: • Het inschrijvingsregister • Het intern huurreglement (IHR) • Het inschrijvingsformulier en eventuele informatiebrochures die worden meegegeven aan de kandidaat-huurders • Het inschrijvingsbewijs • De aanbodbrieven • De actualisatiebrieven • De schrappingsbrieven • De brieven waarin de gemotiveerde weigering van een toewijzing wordt meegedeeld aan de kandidaat-huurder • De huurovereenkomst
2.2 De registratie van de kandidaat-huurders Op basis van een steekproef werd nagegaan of de kandidaat-huurders correct ingeschreven werden in het register en of de inschrijvingsvoorwaarden voldaan en geattesteerd werden.
2.3 De toewijzing van sociale huurwoningen De toezichthouder controleerde een vijftal toewijzingen per actor op het vlak van de toewijzingsregels en – voorwaarden.
3/6
3 Aanpak van het onderzoek Als voorbereiding op de inspectie ter plaatse vroeg de toezichthouder onder meer volgende documenten op: • intern huurreglement • parameters van de prioriteiten van art. 19 van het Kaderbesluit Sociale Huur (KBSH) • inschrijvingsformulier • aanbodbrieven • actualisatiebrieven • schrappingsbrieven • register der kandidaat-huurders Op basis van het register en de notulen van de actor selecteerde de toezichthouder een 8-tal toewijzingen waarvan hij de toewijzingslijsten bij de actor opvroeg. Vervolgens bepaalde hij de steekproef voor de controle ter plaatse. Tijdens de inspectie ter plaatse controleerde de toezichthouder steekproefsgewijs een aantal kandidatendossiers en toewijzingen en de gebruikte documenten. De bevindingen van de toezichthouder en de vastgestelde inbreuken tijdens de controle werden opgelijst in een verslag dat vervolgens aan de actor bezorgd werd. De SHM kreeg telkens een bepaalde periode de tijd om uitvoering te geven aan de door de toezichthouder gevraagde aanpassingen. De duur van deze periode is afhankelijk van de ernst van de feiten en de omvang van het werk dat nodig is om de noodzakelijke aanpassingen door te voeren.
4 Vastgestelde inbreuken/tekortkomingen
4.1 Informatieverstrekking aan kandidaat-huurders De toezichthouders stelden bij elk van de gecontroleerde actoren in mindere of meerdere mate onvolkomenheden in de gebruikte documenten vast. Veel tekortkomingen bestaan erin dat de laatste wetswijzigingen (nog) niet in de documenten verwerkt zijn. De afdeling Toezicht zal de modeldocumenten die door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW) worden opgesteld, nalezen om te zien of de meest voorkomende knelpunten daarmee worden ondervangen.
4.2 Registratie van de kandidaat-huurders De toezichthouders stelden bij 12 van de gecontroleerde actoren tekortkomingen vast m.b.t. het inschrijvingsregister. In de helft van de gevallen ging het om de verplichte vermeldingen die niet (correct) werden opgenomen in het register. Zo werd bv. de maximale marktwaarde die de huurder wenst te betalen niet opgenomen in het register. Ondertussen hebben de softwareleveranciers hun programma’s aangepast zodat de maximale huurwaarde – die meestal wel geregistreerd werd – ook vermeld wordt in het register. Er werd ook vastgesteld dat er in een groot aantal van de gecontroleerde SHM’s tekortkomingen waren m.b.t. de parameters in de software van de prioriteiten van art. 19 en 20 van het KBSH. Artikel 19 werd recent gewijzigd. Omdat een foute instelling van deze parameters een grote impact heeft op de correctheid van de 1 toewijzingslijsten werden deze parameters – los van geplande inspecties – opgevraagd bij alle SHM’s . Ook tijdens deze algemene bevraging werd vastgesteld dat bij veel actoren deze parameters (nog) niet werden aangepast.
1
De wijzigingen in het puntensysteem bij SVK’s gebeurde centraal door de softwareleverancier. 4/6
Bij elke actor werden onvolkomenheden vastgesteld m.b.t. de registratie of attestering van de kandidatendossiers. 1. Inschrijvingsvoorwaarden – algemeen De belangrijkste tekortkomingen zijn: • De inschrijvingsvoorwaarden worden niet voor alle meerderjarigen geattesteerd of nagegaan. Meestal werden de voorwaarden wel afgetoetst voor de referentiehuurder en zijn partner, doch niet voor de meerderjarige kinderen. • De inleiding van de echtscheiding of de onherstelbare ontwrichting werd niet geattesteerd wanneer een gehuwde kandidaat zich als alleenstaande wenste in te schrijven. • De kandidaat-huurder werd niet op de correcte datum ingeschreven, namelijk op het ogenblik dat alle attesten ter staving van de inschrijvingsvoorwaarden in bezit van de verhuurder waren. 2.
Inschrijvingsvoorwaarden – eigendomsvoorwaarde De eigendomsvoorwaarde werd in 7 gevallen niet geattesteerd of de verklaring op eer werd niet altijd ter bevestiging bezorgd aan de FOD Financiën.
3.
Registratie kandidaat-huurder Belangrijkste vaststellingen: • De prioriteiten waarop de kandidaat-huurder recht heeft, worden dikwijls niet (correct) geregistreerd in de software. Wanneer deze prioriteiten van toepassing zijn heeft deze inbreuk een grote impact op de correctheid van de toewijzingslijsten. • De woonkeuze van de kandidaat-huurder bij zijn inschrijving of actualisatie werd niet steeds correct overgenomen in het register. Ook deze inbreuk heeft een grote impact op de correctheid van de toewijzingslijsten. • Bij twee actoren werd vastgesteld dat men een te beperkte woonkeuze van de kandidaathuurder toestaat zodat de toewijzing van een woning quasi onmogelijk wordt.
4.
Inschrijvingsvoorwaarden – inkomensvoorwaarde • Tijdens 5 inspecties werd vastgesteld dat de inkomensvoorwaarde niet of onvoldoende geattesteerd werd. • Bij 3 actoren werd vastgesteld dat een kandidaat-huurder werd ingeschreven ondanks het feit dat hij niet voldeed aan de inkomensvoorwaarde.
5.
Schrappingen Bij drie actoren werd vastgesteld dat een kandidaat-huurder ten onrechte geschrapt werd uit het register.
4.3 Toewijzing van sociale huurwoningen De opmerkingen hadden in de helft van de gevallen betrekking op de ‘procedure van de toewijzingen’. Hieronder valt onder meer: • De notulering van de toewijzingen is niet in overeenstemming met rondzendbrief 1 d.d. 06/03/2010 van het agentschap Inspectie RWO. Bedoeling van deze rondzendbrief was om er voor te zorgen dat de bestuurders correcte en voldoende onderbouwde beslissingen kunnen nemen en toezicht op afstand mogelijk te maken. • De toewijzing, ondertekening of ingang van het huurcontract vond plaats voordat het – volgens het huishoudelijke reglement – bevoegde bestuursorgaan zijn goedkeuring verleende. De vaststellingen m.b.t. de volgorde van de toewijzingen en het aanbod hebben betrekking op cruciale zaken in het toewijzingsproces: • Bij 3 actoren werd vastgesteld dat een kandidaat-huurder een nieuw aanbod kreeg in de ‘wachtperiode’ van 3 maanden na een eerste weigering zonder dat hij hier uitdrukkelijk om verzocht
5/6
•
•
In 2 gevallen werd de weigering of niet-reactie op het aanbod geregistreerd als een eerste of tweede weigering – die aanleiding geeft tot schrapping - ook al stond de kandidaat-huurder niet batig gerangschikt. Bij 1 actor werd vastgesteld dat de toewijzingslijsten niet gevolgd werden en dat geschikte kandidaten geen aanbod kregen.
5 Opvolging De hierboven vermelde vaststellingen golden op het moment van de controle ter plaatse. Voor een aantal van de inbreuken waarvoor de remediëringstermijn verstreken is, hebben de SHM’s zich ondertussen geconformeerd aan de regelgeving. Een aantal andere inbreuken vergen een bijkomende actie of verdere zorg door de actor en een opvolging door de toezichthouder. In een volgende fase zullen naast opvolgingsinspecties m.b.t. deze actoren, ook inspecties gebeuren bij andere actoren in functie van het opgestelde risicoprofiel.
Juli 2014 Chris Hubin Toezichthouder / projectleider Christian FIEREMANS Afdelingshoofd / toezichthouder
