BULLETIN
BEROEPSINSTITUUT
VAN HET
VAN ERKENDE
BOEKHOUDERS
EN
FISCALISTEN
Inleiding
De werkgever loopt bijgevolg het risico te worden verontrust door derden, die het slachtoffer zijn van de machinaties van zijn werknemer, via een schadeclaim, in de veronderstelling dat zijn werknemer door middel van een e-mail bijvoorbeeld een virus zou hebben doorgestuurd, de morele of religieuze gevoelens van de geadresseerde zou hebben gekwetst, foto’s zou hebben doorgestuurd, het auteursrecht zou hebben geschonden, zich schuldig zou hebben gemaakt aan eerroof,… Rijst vervolgens de cruciale vraag van de grenzen van hetgeen de werknemers is toegestaan en van de bevoegdheid qua controle, verbod en straf waarover de werkgever beschikt. Het kader van deze praktijken en van de bevoegdheid van de werkgever werd gedefinieerd door de collectieve overeenkomst nr. 81 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens (hierna “CAO 81” genoemd)4. Na de ter zake geldende normen te hebben gedefinieerd waarin CAO 81 kadert (1), zullen wij de toepassingsvoorwaarden van de collectieve overeenkomst onderzoeken (2) en daaruit de gevolgen afleiden van een rechtmatige of onrechtmatige controle door de werkgever (3).
De opkomst van internet en e-mail in de ondernemingen heeft de manier van werken ingrijpend veranderd en de experts genoodzaakt zich te buigen over het moeilijke evenwicht tussen de controlebevoegdheid van de werkgever en de eerbied voor het recht op het privé-leven van de werknemers. De arbeidsgerechten hebben een gestaag toenemend aantal geschillen moeten beslechten die voor het merendeel betrekking hebben op een ontslag wegens dringende reden van een werknemer, die verondersteld wordt misbruik te hebben gemaakt van het ter beschikking gestelde telecommunicatiesysteem1. De beslissingen hebben uiteenlopende oplossingen bevestigd, zodat ter zake een juridische onzekerheid bleef bestaan en de actoren in een “grijze schemerzone” met onduidelijke contouren terechtkwamen2. Deze onzekerheid is des te schadelijker omdat tijdens de als dusdanig bezoldigde werkuren bepaalde privé-activiteiten kunnen worden uitgeoefend met behulp van het materieel dat aan de werkgever toebehoort en waarbij misschien vertrouwelijke informatie betreffende de onderneming naar buiten toe wordt verspreid, de goede zeden worden geschonden en dit bovendien onder de verantwoordelijkheid van de werkgever, aangezien hij op grond van artikel 1384, lid 3 van het Burgerlijk Wetboek aansprakelijk is voor het nadeel dat door zijn aangestelden wordt veroorzaakt in de bediening waartoe hij hen gebezigd heeft3.
I
1 Arbeidshof Gent, 2 kamer, 22/10/2001, JTT, 2002, blz. 41; Arbeidshof Gent, 7de kamer, 4/4/2001, JTT, 2002, blz. 49; Arbeidsrechtbank Brussel, 2/5/2000, gepubliceerd in “Le contrat de travail et la nouvelle économie”, CJB, 2001, blz. 303 en volgende. 2 T. CLAEYS, “L’utilisation des nouvelles technologies et de l’e-mail durant le contrat de travail – la notion de faute et son évolution dans l’exécution du contrat de tra3 H. BARTH,”Contrôle de l’employeur de l’utilisation ‘privée’ que font ses travailleurs des nouvelles technologies de l’information et de communication au lieu de travail”, JTT, 2002, blz. 169. 4 CAO 81 van 26/4/2002, algemeen verbindend verklaard bij koninklijk besluit van 21/6/2002 (BS van 29/6/2002). de
P A C I O L I
N ° 1 7 6
B I B F
-
I P C F
1
N
H
O
U
D
• De controle door de werkgever op het gebruik van de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën op de werkplaats
1
• Hoe het ondernemingsnummer vermelden
6
• Kruispuntbank van ondernemingen: het ondernemingsnummer
7
• Voor u gelezen
8
• Seminaries
8
• Contact
8
29
NOVEMBER-12
DECEMBER
2004
Afgiftekantoor 2800 Mechelen 1 • Tweewekelijks • NL : P309340
De controle door de werkgever op het gebruik van de nieuwe informatieen communicatietechnologieën op de werkplaats
1. De geldende normen
privé-leven van de werknemers, ook al gebeurt dit om een correcte uitvoering van de arbeidsovereenkomst te verzekeren of om de belangen van de onderneming te beschermen, die altijd hoger zouden liggen dan het recht van de werknemer op de eerbiediging van zijn privé-leven. Dat is ook de mening van de rechtspraak: bijgevolg werd geoordeeld dat de e-mails die op de werkplaats tussen collega’s worden uitgewisseld tot hun privé-leven behoorden in de zin van het Europees Verdrag van de Rechten van de Mens. Het feit dat de privé-uitwisselingen gebeurden op de werkplaats en tijdens de werkuren heeft geen invloed op de bescherming ervan. De omstandigheid dat zij gebeurden met behulp van het materieel van de werkgever sluit evenmin de onaantastbaarheid uit van de eerbieding van het privé-leven5.
CAO 81 kader in een wettelijk en regelgevend geheel dat enerzijds het recht van de werkgever verzekert om de prestaties van de werknemer te controleren en anderzijds het recht van de werknemer op de eerbiediging van zijn privé-leven. Verre van de bestaande beginselen en normen te vervangen, probeert de collectieve arbeidsovereenkomst allereerst een pragmatisch inzicht te geven in die beginselen en normen, alsmede praktische verduidelijkingen die absoluut noodzakelijk zijn opdat de partijen bij de arbeidsovereenkomst hun verplichtingen terdege kunnen nakomen. De belangrijkste bepalingen kunnen als volgt worden samengevat: • De artikelen 2, 3, 16 en 17 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten leggen de werknemer de verplichting op het werk uit te voeren overeenkomstig de richtlijnen van de werkgever en onder zijn controle. • Artikel 8 van het Europees Verdrag van de Rechten van de Mens stelt het beginsel van het recht van het individu op de eerbieding van het privé-leven. • Artikel 22 van de Grondwet waarborgt eenieder het recht op eerbiediging van zijn privé-leven en zijn gezinsleven, behoudens in de gevallen en onder de voorwaarden door de wet bepaald. • Artikel 109ter, D en E van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven verbiedt derden, behoudens uitzonderingen, kennis te nemen en gebruik te maken van met telecommunicatie overgebrachte gegevens. • Artikel 314bis van het Strafwetboek verbiedt kennis te nemen van de inhoud van privé-telecommunicatie; wordt immers als privé beschouwd elke communicatie die niet bestemd is om te worden gehoord door andere personen die niet deelnemen aan de telecommunicatie. De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt onder andere dat deze gegevens eerlijk en rechtmatig dienen te worden verwerkt en voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde, passende en relevante doeleinden dienen te worden verkregen en niet verder mogen worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. Uit al deze normen blijkt een uniforme wil van de wetgever: de bescherming van het privé-leven van het individu waarborgen door de voorwaarden van een eventuele inmenging daarin door een derde, met inbegrip van de werkgever, strikt te bepalen. Vrijwel iedereen is het erover eens om te besluiten tot de wederrechtelijkheid van een inmenging door de werkgever in het
2. Onderzoek van de collectieve overeenkomst nr. 81 CAO 81 regelt de controle en het toezicht op de privé-communicaties van de werknemer, met uitsluiting van de beroepsmatige uitwisselingen, die gebeuren met behulp van de on-linecommunicatietechnieken. 2.1. Het toepassingsgebied van CAO 81 a. De beroepsmatige en privé-communicaties CAO 81 sluit van zijn toepassingsgebied de communicaties uit waarvan het beroepsmatige karakter door de werknemer niet wordt betwist. Zij definieert echter niet wat onder “privé-communicatie” of “beroepsmatige communicatie” moet worden verstaan6. De CAO versoepelt enigszins de definitie die wordt gegeven door 109ter, D van de wet van 21 maart 1991, alsmede door artikel 314bis van het Strafwetboek; voor de toepassing van deze teksten zijn de communicaties of telecommunicaties privé wanneer zij niet bestemd zijn om door om het even wie te worden gehoord. Wanneer er geen twijfel bestaat over het beroepsmatige karakter van het bericht, over het onderwerp en de inhoud ervan en dit beroepsmatige karakter door de werknemer niet wordt betwist, kan de werkgever het zonder enige andere procedure inzien7. b. De elektronische on-linecommunicaties CAO 81 is van toepassing op de gegevens van de elektronische on-linecommunicaties in de ruimste betekenis en ongeacht de drager via welke zij door een werknemer worden overgebracht of ontvangen in het kader van de dienstbetrekking8. Het betreft derhalve elke overbrenging, uitzending of ontvangst van tekens, seinen, geschriften, beelden, klanken of gegevens
5 Cf. onder meer Arbeidsrechtbank Brussel, 2/5/2000, op. cit.; Arbeidshof Brussel, 6/9/2001, JTT, 2002, blz. 52. 6 Het verslag dat voorafgaat aan de tekst van de CAO bepaalt dat het de werknemer is die moet uitmaken of de communicatie waaraan hij deelneemt al dan niet privé is, door in het onderwerp van het bericht een vermelding in die zin aan te brengen (cf. verslag dat voorafgaat aan de tekst van de CAO 81, blz. 9). 7 Verslag dat voorafgaat aan de CAO 81, blz. 9. 8 CAO, artikel 2.
29
NOVEMBER-12
DECEMBER
2004
2
P A C I O L I
N ° 1 7 6
B I B F
-
I P C F
• Derde finaliteit: veiligheid van de informaticasystemen Toegestaan is de controle die wordt verricht om de veiligheid en/of de goede technische werking te verzekeren van de netwerksystemen van de werkgever, alsmede de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming. De controle kan ook betrekking hebben op de kosten betreffende het gebruik van het netwerk.
van alle aard, per draad, radio-elektriciteit, optische seingeving of een ander elektromagnetisch systeem9. Vallen bijgevolg binnen het toepassingsgebied van de CAO de gegevens betreffende de elektronische post, de bezochte internetsites, de communicaties via “chatten”, alsmede de gegevens die met behulp van een mobiele telefoon worden doorgezonden via de zogenaamde “sms”-, “wap”- en “gprs”-systemen. Vallen trouwens enkel onder de toepassing van de CAO de elektronische communicatiegegevens die de identiteit van de auteur, de geadresseerde, het tijdstip en de duur van de communicatie groeperen. Als “gegevens” zouden eveneens kunnen worden beschouwd de aard en de omvang van een eventuele bijlage10. De inhoud van de communicatie daarentegen is uitdrukkelijk uitgesloten van elke controle, behalve strikte uitzonderingen waarin de tekst voorziet (cf. 2.3).
• Vierde finaliteit: Toegestaan is de controle die wordt uitgevoerd om na te gaan of de werknemer zich richt naar de richtlijnen die de werkgever heeft vastgelegd inzake het gebruik van internet en e-mail. Deze richtlijnen kunnen onder andere betrekking hebben op de categorieën van sites die mogen worden bezocht, de perioden waarin het privégebruik van de communicatietechnologieën is toegestaan,…12 b. Het proportionaliteitsbeginsel: het verbod op de systematische individualisering van de gegevens
2.2. De controle door de werkgever en de modaliteiten ervan
De controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens mag in principe geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer tot gevolg hebben en moet bijgevolg tot het minimum worden beperkt13. De werkgever mag niet overgaan tot een systematische en voorafgaande individualisering van de elektronische on-linecommunicatiegegevens. Bijgevolg mag de controle in een eerste fase niet leiden tot de identificatie van de werknemers die de omstreden sites raadplegen of die de omstreden post uitwisselen. Geduld wordt echter de periodieke opstelling van algemene lijsten die betrekking hebben op de gegevens betreffende de bezochte internetsites, zonder identificatie a priori van de computers vanaf dewelke deze bezoeken gebeuren. Indien misbruiken worden vastgesteld, is de werkgever ertoe gemachtigd op die basis de schuldige werknemer te identificeren en te zijnen opzichte bijkomende maatregelen te treffen, met inachtneming van de individualiseringsprocedure (cf. infra). Hetzelfde geldt voor de kennisneming van de elektronische post.
Het hoofddoel van CAO 81 is de voorwaarden te preciseren waarop de werkgever ertoe gemachtigd is de privé-uitwisselingen te controleren die door de werknemer worden verricht door middel van het elektronische communicatienetwerk van de onderneming. Dit toezicht op de gegevens mag slechts gebeuren om het nastreven van bepaalde doeleinden te verzekeren (a), met inachtneming van het proportionaliteitsbeginsel (b) en mits de werknemers en hun vertegenwoordigers daarvan vooraf in kennis worden gesteld (c). a. Het finaliteitsbeginsel: de omstandigheden waarin de controle is toegestaan CAO 81 somt vier categorieën van finaliteiten op waarvoor de controle is toegestaan : • Eerste finaliteit : het voorkomen van ongeoorloofde feiten of van feiten die strijdig zijn met de goede zeden De werkgever is ertoe gemachtigd een controle uit te voeren om het plegen van ongeoorloofde en lasterlijke feiten alsook van feiten die strijdig zijn met de goede zeden of die de waardigheid kunnen schaden, te voorkomen11.
c. Het transparantiebeginsel: de voorafgaande informatie aan de werknemers en van hun vertegenwoordigers De CAO legt de werkgever de verplichting inzake collectieve en individuele informatie op voordat hij de controle invoert : • De werkgever moet de ondernemingsraad inlichten over alle aspecten van de controle14. De collectieve informatie moet ten minste betrekking hebben op het controlebeleid, alsmede op de prerogatieven van de
• Tweede finaliteit: de bescherming van de belangen van de onderneming Het toezicht is eveneens toegestaan met het oog op de bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming waaraan een doelstelling is verbonden. Het gaat hier om de bescherming van de fabrieksen zakengeheimen, van de knowhow, alsmede van de vertrouwelijke informatie over de onderneming.
9 10 11 12 14
Wet van 21 maart 1991, artikel 68, 4°. Zoals een attachment bij een e-mail. De commentaar op de CAO vermeldt het kraken van computers, waaronder het op ongeoorloofde wijze kennis nemen van elektronische on-linecommunicatiegegevens In elk geval door middel van de specifieke en voorafgaande informatie van de werknemer (cf. infra, punt c.) Artikel 7, CAO 81. Als er geen ondernemingsraad is, wordt deze informatie verstrekt aan het CPBW; bij ontstentenis ervan aan de vakbondsafvaardiging of, bij ontstentenis ervan, worden de werknemers rechtstreeks geïnformeerd.
P A C I O L I
N ° 1 7 6
B I B F
-
I P C F
3
29
NOVEMBER-12
DECEMBER
2004
werkgever en het toezichthoudend personeel, de nagestreefde doelstelling of doelstellingen, het feit of persoonsgegevens al dan niet worden bewaard en de plaats en de duur van de bewaring, alsmede het al dan niet permanente karakter van de controle. De vorm waarin de informatie moet worden verstrekt, wordt niet gepreciseerd; indien zij mondeling kan worden verstrekt, moet de werkgever bij een eventueel geschil, om voor de hand liggende bewijsredenen, de bewijsvoering vergemakkelijken door middel van een omstandig geschrift. • Naast de voornoemde collectieve informatie moet de werkgever elke werknemer afzonderlijk op de hoogte brengen van de uitoefening van de controle en van de modaliteiten ervan. De collectieve informatie moet bijgevolg worden aangevuld met een informatie inzake het gebruik van de instrumenten die de werknemers voor de uitvoering van hun werk ter beschikking worden gesteld, inclusief de beperkingen wat het gebruik in het kader van de functie betreft, de rechten, plichten en verplichtingen van de werknemers, alsmede de voorziene betrekkelijke verboden inzake het gebruik van de elektronische on-linecommunicatiemiddelen van de onderneming en de in het arbeidsreglement bepaalde straffen indien de regels niet in acht worden genomen. De CAO voorziet diverse communicatiekanalen15, namelijk: algemene instructies via circulaires, aanplakking,… vermelding in het arbeidsreglement en/of in de individuele arbeidsovereenkomst, zelfs door instructies bij ieder gebruik van het informatica-instrument.
b. De wettelijke toestemming Volgens sommigen zou artikel 17, 2° van de wet van 3 juli 1978, dat het gezag van de werkgever bekrachtigt, alsmede artikel 16 van diezelfde wet de werkgever de verplichting opleggen op de werkplaats de welvoeglijkheid en de goede zeden in acht te nemen. De werkgever zou er bijgevolg toe gemachtigd kunnen worden kennis te nemen van de inhoud van de telecommunicaties en er zelfs gebruik van te maken zonder de voorafgaande instemming van de werknemer vanaf het ogenblik dat de bescherming van de goede zeden of de naleving van de waardigheid van de overige werknemers dit vereist17. c. Noodtoestand Sommige auteurs voeren aan dat de noodtoestand zou kunnen leiden tot een uitzondering op het verbod kennis te nemen van de inhoud van het elektronische bericht18. Wanneer de werknemer een extreem zware inbreuk begaat, zou dit kunnen verantwoorden dat de werkgever kennis neemt van de inhoud van het bericht. Deze praktijk zou echter alleen maar zijn toegestaan indien de werkgever vruchteloos alle andere middelen heeft gebruikt om de verwezenlijking van de inbreuk te voorkomen of te onderbreken19. 2.4. De individualisering van de gegevens In dit stadium van de hierboven beschreven procedure heeft de werkgever kennis van de uitgewisselde gegevens, maar kent hij niet de identiteit van de werknemer aan wie deze gegevens kunnen worden toegeschreven. Het doel van de individualiseringsprocedure bestaat precies in de identificatie van de werknemer die aan de overdracht van de omstreden gegevens ten grondslag ligt20. Twee individualiseringsprocedures zijn voorzien:
2.3. De controle op de inhoud van de elektronische onlinecommunicaties Zoals hierboven gepreciseerd, verbiedt de Strafwet kennis te nemen van de inhoud van de telecommunicaties, met inbegrip van de elektronische post die vanaf de werkplaats wordt uitgewisseld. De uitzonderingen zijn strikt beperkt:
• Procedure van directe individualisering21 Wanneer de werkgever de verwezenlijking nastreeft van een van de eerste drie doelstellingen waarin de CAO voorziet, namelijk de voorkoming van ongeoorloofde feiten, de bescherming van de economische en financiële belangen van de onderneming of het verzekeren van de goede werking en de veiligheid van het informaticanetwerk, en indien hij een in het begin anonieme controle heeft uitgeoefend, is hij ertoe gemachtigd de werknemer direct te identificeren, zonder dat een voorafgaande informatie- of verhoorprocedure moet worden gevolgd. De werkgever beslist vervolgens over de gevolgen die aan deze individualisering moeten worden gegeven: hetzij een verhoor
a. De voorafgaande toestemming van alle deelnemers De voorafgaande toestemming van alle deelnemers kan het verbod op de kennisneming van de inhoud van de elektronische boodschappen opheffen. Deze toestemming moet echter uitdrukkelijk zijn, zodat de instemming die wordt uitgedrukt door middel van een beding in het arbeidsreglement of in de arbeidsovereenkomst ontoereikend zou zijn16.
15 16 17
18 19 20
21
29
Artikel 8, CAO 81. P. LEDUC, “Le contrôle des communications données ou reçues par le travailleur”, tijdschrift Ubiquité, 2000, deel 5/47. O. RIJCKAERT, “Le contrôle de l’usage de l’internet et de l’e-mail sur les lieux de travail au regard de la convention collective n° 81 du 26 avril 2002”, Bull. social du guide permanent, 2002, nr. 135, blz. 21. F. HENDRICKX, “Privacy en arbeidrecht – een analyse van en grondrecht in arbeidsverhoudingen”, blz. 242. De bedoelde inbreuk zou betrekking kunnen hebben op de verspreiding van pedofiele afbeeldingen of de onthulling van fabricagegeheimen. Er dient aan te worden herinnerd dat vanaf het ogenblik dat een uitwisseling van gegevens zich in de beroepssfeer situeert, zij het voorwerp kan zijn van een individualisering door de werkgever zonder inachtneming van de individualiseringsprocedure, bepaald door de CAO 81. Artikel 15, CAO 81.
NOVEMBER-12
DECEMBER
2004
4
P A C I O L I
N ° 1 7 6
B I B F
-
I P C F
van de werknemer, eventueel bijgestaan door een persoon naar keuze, hetzij de onmiddellijke toepassing van een straf.
b. Burgerlijke straffen De werkgever zou er op grond van artikel 1382 van het Burgerlijk Wetboek eveneens toe kunnen worden veroordeeld aan de werknemer een schadevergoeding te betalen wegens ongeoorloofde inmenging in diens privé-leven. Uit contractueel oogpunt zou de werkgever eveneens kunnen worden geconfronteerd met een vordering tot verbrekingsvergoeding op grond van artikel 35 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de theorie van de handeling die gelijkstaat met de verbreking of betreffende de gerechtelijke ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Wat de bewijzen betreft, zou de misplaatste controle van de communicatiemiddelen door de werkgever hem kunnen beletten ze over te leggen in het kader van een gerechtelijke procedure, bijvoorbeeld in het kader van een ontslag wegens dringende reden23.
• De procedure van indirecte individualisering Indien de werkgever ernaar streeft de richtlijnen betreffende het gebruik van het informatica-instrument binnen de onderneming te doen naleven nadat hij een onregelmatigheid heeft vastgesteld, moet hij eerst een voorafgaande fase in acht nemen waarbij alle werknemers worden voorgelicht. Deze voorlichting heeft tot doel het voltallige personeel op de hoogte te brengen van een “onregelmatigheid” en de werknemers ervoor te waarschuwen dat de gegevens zonder enige andere waarschuwing zullen worden geïndividualiseerd wanneer opnieuw een dergelijke onregelmatigheid wordt vastgesteld. Ingeval zich na deze algemene voorlichting nog een onregelmatigheid voordoet, is de werkgever ertoe gemachtigd de werknemer te identificeren die daarvan wordt verdacht. Hij moet hem vervolgens dienaangaande verhoren alvorens eventueel maatregelen te nemen. Dit gesprek heeft tot doel de werknemer de kans te geven zijn bezwaren met betrekking tot de voorgenomen beslissing of evaluatie kenbaar te maken en het gebruik van de hem ter beschikking gestelde elektronische on-linecommunicatiemiddelen te rechtvaardigen22.
3.2. Straffen in geval van rechtmatige controle Voor zover uit een rechtmatige controle door de werkgever blijkt dat de werknemer zijn wettelijke en/of contractuele verplichtingen niet is nagekomen, zou de werkgever rekening houdend met de ernst van de fout kunnen opteren voor een tuchtstraf, met inachtneming van de bepalingen van het arbeidsreglement24, of de arbeidsovereenkomst kunnen verbreken met een opzeggingstermijn of het betalen van een vergoeding, of de werknemer kunnen ontslaan wegens dringende reden. Er werd bijgevolg geoordeeld dat het gebruik zonder toestemming van het informaticamaterieel van de werkgever voor privédoeleinden, onder meer door elektronische post te ontvangen of te verzenden, en dit tijdens de werkuren, weliswaar een fout vormde maar geen dringende reden, gelet op het aantal privée-mailberichten – 34 op 18 maanden tijd – wat niet onredelijk was, rekening houdend met het algemeen aanvaarde gebruik25. Er werd daarentegen beslist dat de werknemer die tijdens een periode van drie werkweken meer dan 70 uur heeft besteed aan het raadplegen van beurssites, die geen enkel verband hielden met zijn beroepswerkzaamheden en die op zijn persoonlijke computer privé-bestanden heeft gecreëerd en gebruikt, rechtsgeldig werd ontslagen wegens dringende reden26.
3. De gevolgen van de controle – de straffen 3.1. Straffen in geval van onrechtmatige controle In geval van een onrechtmatige controle door de werkgever kunnen de straffen die laatstgenoemde kan oplopen als volgt worden samengevat: a. Strafrechtelijke straffen De werkgever die de telecommunicaties van de werknemer zou controleren zonder de ter zake geldende regels in acht te nemen, kan zich blootstellen aan een correctionele straf op grond van een van de volgende teksten: • Artikel 109ter, D van de wet van 21 maart 1991, dat voorziet in een boete van 50 tot 5.000 EUR; • Artikel 314bis van het Strafwetboek dat voorziet in een gevangenisstraf van zes maanden tot één jaar en/of een boete van 4,96 tot 247,89 EUR. • Artikel 56 van de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités dat in geval van een overtreding van een algemeen bindend verklaarde CAO voorziet in een gevangenisstraf van acht dagen tot één maand en/of een boete van 0,64 tot 12,39 EUR.
De werkgever die zich zou willen beroepen op een ongeoorloofd gebruik van het informaticamaterieel dat ter beschikking van de werknemer wordt gesteld, doet er dus goed aan na de voornoemde controleprocedures en in een tweede fase, na de passende bewijsmiddelen te hebben verzameld, gebruik te maken van een evenredige straf, met inachtneming van het arbeidsreglement dat hij heeft laten wijzigen om het in overeenstemming te brengen met CAO 81 en met de toepassing die hij er binnen de onderneming van wenst te maken. Meester Michel STRONGYLOS Advocaat aan de balie van Luik Oktober 2004
22 23 24 25 26
Artikelen 16 en 17, CAO 81. Op dit punt, cf. H. BARTH, op. cit., blz. 174 en Arbeidshof Gent, 22/10/2001, op. cit. Dienaangaande herinneren wij eraan dat het arbeidsreglement in principe moet voorzien in de toepassing van de straffen voor het gelaakte gedrag. Arbeidshof Brussel, 19/4/1999, RG 70520/98. Arbeidsrechtbank Brussel, 6/9/2001, op. cit.
P A C I O L I
N ° 1 7 6
B I B F
-
I P C F
5
29
NOVEMBER-12
DECEMBER
2004
Hoe het onder nemingsnummer ver melden Voor alle ondervermelde ondernemingen, inclusief VZW’s, die geïdentificeerd zijn als BTW-belastingplichtige dient het ondernemingsnummer te worden voorafgegaan door de vermelding “BTW BE”. Ondernemingen met een BTW-identificatienummer zonder het prefix BE, mogen de letters BE uiteraard niet vermelden. In dit geval wordt het ondernemings-nummer enkel voorafgegaan door de vermelding “BTW”. Onderneming natuurlijke persoon Vroeger: BTW BE 123.456.789 H.R. Niv. 87.255
Nieuw: BTW BE 0123.456.789 of
BTW 123.456.789 H.R. Niv. 87.255
BTW 0123.456.789
Handelsvennootschappen –rechtspersonen Vroeger: BTW BE 123.456.789 H.R. Brussel 256.687
Nieuw: BTW BE 0123.456.789 RPR Brussel of BTW 0123.456.789 RPR Brussel
BTW 123.456.789 H.R. Brussel 256.687 Burgerlijke vennootschappen en VZW’s Vroeger: RBV Gent 45.266
Nieuw: 0123.456.789 RRPR Gent (V.Z.W.’s zonder BTW- hoedanigheid hebben geen verplichting tot vermelding, doch het stelsel dat voor burgerlijke vennootschappen van toepassing is, kan hier op een vrijwillige basis nagevolgd worden.)
Vestigingseenheden Vroeger: Het handelsregisternummer van iedere vestigingseenheid moest vermeld worden op het uitstalraam, de voertuigen, ….
Nieuw: De zichtbare vermelding van het ondernemingsnummer op het uitstalraam van iedere vestiging of op de voertuigen volstaat
Voor niet BTW-plichtige ondernemingen wordt het ondernemingsnummer zonder prefix vermeld. Deze vermelding gebeurt als volgt: Vroeger:
Nieuw:
H.R. Brussel 256.879
0123.456.789
Vermelding bankrekeningnummers Inzake de vermelding van bankrekeningnummers op ondernemingsdocumenten en facturen is niets gewijzigd ! Voorbeelden van enkele geldige vermeldingen: ■ F Bankrekening: 001-2345678-99 ■ F Fortis – 250-2345678-99 ■ F KBC – 437-2345678-99 ■ F ING - 310-2345678-99 Het adres van de bankinstelling moet niet vermeld worden. Bij elke grensoverschrijdende facturering van goederen en diensten binnen de Gemeenschap moet een leverancier die betaling door overmaking accepteert aan zijn klanten, in uitvoering van Verordening 2056/2001, zijn IBAN en de BIC van zijn instelling meedelen: Voorbeeld:
Bank: 539-0075470-34 IBAN: BE 68 5390 0754 7034 BIC: BANKBEBB P A C I O L I
N ° 1 7 6
B I B F
-
I P C F
6
29
NOVEMBER-12
DECEMBER
2004
kruispuntbank van ondernemingen: het ondernemingsnummer elke onderneming kennis kunnen nemen van de basisidentificatiegegevens van een onderneming (namelijk het ondernemingsnummer en de nummers van de vestigingseenheden, de firmanaam van de onderneming, haar commerciële benaming, haar juridische vorm, het type van de onderneming, het adres van haar maatschappelijke zetel alsmede het aantal vestigingen dat zij heeft).
Wat is het ondernemingsnummer? Het ondernemingsnummer, dat sedert 1 juli 2003 werd ingevoerd, is een uniek identificatienummer (bestaande uit 10 unieke numerieke posities) dat toegekend wordt aan de ondernemingen door de Kruispuntbank Ondernemingen. Vroeger kende elke administratie haar eigen identificatienummer toe; maar op termijn zal er - met het oog op de administratieve vereenvoudiging - maar één nummer meer zijn. Dit nummer vervangt nu reeds het nummer van het handelsregister, het nummer van het rijksregister voor rechtspersonen en het BTW-nummer.
Welke zijn de concrete veranderingen na 1 januari 2005? Het gebruik van het ondernemingsnummer zal vanaf 1 januari 2005 verplicht zijn in de betrekkingendie de ondernemingen hebben met de administratieve en rechterlijke overheden, evenals in de betrekkingen die deze laatste onderling hebben. Bovendien, wanneer het een handelsonderneming of een ambachtelijke onderneming betreft, zullen alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere stukken die van haar uitgaan steeds het ondernemingsnummer moeten vermelden (dat geldt bijvoorbeeld niet voor reclame of voor folders, maar wel voor e-mails en faxberichten). Deze aanduiding zal ook zichtbaar moeten worden aangebracht op gebouwen en kramen die voor de uitoefening van de commerciële of ambachtelijke bedrijvigheid worden gebruikt, alsmede op de transportmiddelen die voornamelijk voor die bedrijvigheid worden gebruikt. Deze verplichting geldt evenwel niet voor de nummers van de vestigingseenheden.
Wie krijgt een ondernemingsnummer? In principe krijgen de volgende personen een ondernemingsnummer: de rechtspersonen naar Belgisch recht; de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die in België beschikken over een zetel of die zich moeten laten registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting ; iedere natuurlijke persoon, rechtspersoon of vereniging die in België: hetzij een handelsonderneming of een artisanale onderneming voert; hetzij onderworpen is aan de sociale zekerheid als werkgever; hetzij onderworpen is aan de BTW, hetzij een intellectueel, vrij of dienstverlenend beroep uitoefent als zelfstandige. Om technische redenen worden de titularissen van een intellectueel, vrij of dienstverlenend beroep, dat zij als zelfstandige uitoefenen, evenwel niet in de KBO geregistreerd. Zij zullen dus geen ondernemingsnummer hebben, tenzij zij als werkgever aan de BTW of aan de RSZ zijn onderworpen.
Opmerkingen betreffende de BTW De Administratie van de BTW vraagt de ondernemingen tot 31 december 2005 het ondernemingsnummer met 9 cijfers te gebruiken wat hun de aangifteverplichtingen betreft (BTW-aangifte, listings klanten, intracommunautaire overzichten, enz.). Vanaf 1 januari 2006 en tot 31 december 2007 zullen zowel de ondernemingsnummers met 9 cijfers als die met 10 cijfers kunnen worden gebruikt. Op 1 januari 2008 (onder voorbehoud) zal de definitieve regeling met 10 verplichte cijfers worden ingevoerd. Wat de intracommunautaire verrichtingen betreft, wordt in een soortgelijke overgangsregeling voorzien. De ondernemingen worden verzocht tot 31 maart 2005 het ondernemingsnummer met 9 cijfers te gebruiken voor hun transacties met andere lidstaten. De overgangsperiode waarin beide nummers zullen mogen worden gebruikt, zal beginnen op 1 april 2005. Het gebruik van de 10 cijfers zal verplicht zijn op 1 januari 2008 (onder voorbehoud).
Hoe ziet het ondernemingsnummer eruit? • Voor ondernemingen opgericht vóór 1 juli 2003 is het ondernemingsnummer het BTW-nummer of het nummer van het rijksregister voor rechtspersonen (RRRP.-nummer) voorafgegaan door een 0. VOODIEN THANS onderneming met BTW-nummer “499.999.960” “0499.999.960” onderneming met RRRP-nummer “399.999.987” “0399.999.987” • Ondernemingen opgericht na 1 juli 2003 krijgen een nieuw ondernemingsnummer beginnend met 0.: Voor de ondernemingen die aan de BTW zijn onderworpen, betreft het eigenlijk hun BTW-nummer (dus voorafgegaan door een 0) Wij vestigen er de aandacht op dat de vermelding van de 0 als eerste cijfer van het nummer facultatief is, tot de federale overheid een datum meedeelt vanaf welke zij verplicht zal zijn.
Voor bijkomende inlichtingen, gelieve u • zich te wenden tot de Helpdesk van de Kruispuntbank Ondernemingen Telefoonnummer 02/5486400
[email protected] • de internetsite van de KBO te raadplegen (waar u inzonderheid een reeks antwoorden zal vinden op de meest gestelde vragen): www.mineco.fgov.be • voor handelsonderneming of ambachtelijke onderneming zich te wenden tot een ondernemingsloket van uw keuze (de lijst van de erkende loketten bevindt zich op onze site).
Waar vindt men het ondernemingsnummer? De FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie ontwikkelt thans 2 internet-toepassingen (Private Search et Public Search): waarmee u de gegevens van de KBO zal kunnen raadplegen. ◆ Met behulp van Private search (privé-opzoeking), zal elke onderneming kennis kunnen nemen van het geheel van de gegevens, vermeld in de KBO, die betrekking hebben op de onderneming zelf en op haar vestigingseenheden. ◆ Dankzij Public Search (openbare opzoeking) zal elk individu of 29
NOVEMBER-12
DECEMBER
2004
7
P A C I O L I
N ° 1 7 6
B I B F
-
I P C F
Vo o r u g e l e z e n Auteurs Benoît Vanderstichelen Benoît Vanderstichelen is sinds vele jaren actief in het domein van de indirecte belastingen, meer bepaald in BTW. Hij is accountant en fiscaal adviseur. Tevens is hij auteur van talrijke BTW-publicaties. Als assistent aan de Vrije Universiteit Brussel schrijft hij vaak artikels, doet hij onderzoek in het domein van de indirecte belastingen en is hij auteur van verschillende BTW-vereenvoudigingsmethoden. Als partner bij de firma Deloitte Belastingconsulenten komt hij dagelijks in aanraking met de BTW-materie. Hij werkt samen met een honderdtal BTW-specialisten, waaronder Erik Bauwens en Olivier Hody. Olivier Hody Olivier Hody heeft reeds zeven jaar ervaring in het geven van BTW-advies, waarvan ruim twee jaar in Luxemburg, waar hij samen met Benoît Vanderstichelen het BTW-departement van een grote adviesfirma uitbouwde. Momenteel werkt hij bij Deloitte Belastingconsulenten. Hij is gespecialiseerd in Europese rapporteringsverplichtingen van grote internationale groepen. Daarnaast geeft hij les aan de Fucam (Mons). Hij geeft bovendien seminaries en publiceert artikels met betrekking tot BTW. Bestelling: Het boek 'BTW en Douane' kan men bestellen via internet op www.kluwer.be, per post bij Kluwer, tav de klantendienst, Motstraat 30, 2800 Mechelen, door te bellen naar het gratis nr. 0800 40 300 of te faxen op 0800 17 529. Het boek kost voor BIBF leden 119,25 EUR (incl 6% BTW) als U een abonnement neemt inclusief 1 update per jaar. Koopt U het boek eenmalig, dan betaalt U (172,25 EUR incl 6% BTW). Meer info vindt u op www.kluwer.be/btw2004.
VANDERSTICHELEN ( Benoît), HODY (Olivier), BTW en douane, Mechelen, Kluwer, 2004 De vrucht van vijftein jaar research De toepassingsregels inzake BTW zijn vaak ingewikkeld. In BTW en douane vindt u een antwoord op de meest voorkomende BTW vragen. Het boek bevat zeven praktische benaderingsmethoden waardoor u wegwijs geraakt in de BTW –implicatie van internationale transacties. Elke problematiek wordt steeds uitvoerig geïllustreerd. Een boek voor professionelen en neofieten Dit boek richt zich zowel tot professionelen die thuis zijn in de materie, als tot beginnende professionals die nood hebben aan een heldere leidraad. Bijgewerkt tot 1 mei 2004 “BTW en douane” loodst u door het BTW-kluwen van de nationale en internationale handel in het Europa van de 25. Originele aanpak De auteur maakt de BTW-materie voor ieder glashelder. Zijn methode is uniek: via het antwoord op zeer eenvoudige en gerichte vragen, leidt hij u tot een gedetailleerde 'casus' (uitvoerig voorbeeld) van elke nationale en internationale handeling. Historiek Handel met een van de lidstaten van de Europese Unie heeft zijn specifieke BTW-implicatie. Echter de regelgeving is erg complex, voor elke uitzondering bestaat vaak een andere uitzondering. Sinds 1 mei 2004 traden 10 nieuwe lidstaten toe tot de Europese Unie. Dit betekent niet alleen het wegvallen van fiscale controles aan deze grenzen, maar ook het leren kennen van het BTW-regime van 10 nieuwe landen.
Seminaries 22/01/2005
Sint-Katelijne-Waver
BTW updating Jurgen OPREEL, BTW-consulent
MAB Tel : 015/62.31.10 - Fax : 015/62.18.48
23/01/2005
Sint-Katelijne-Waver
BTW updating Jurgen OPREEL, BTW-consulent
MAB Tel : 015/62.31.10 - Fax : 015/62.18.48
Contact Nederlandstalig boekhouder-fiscalist uit Limburg is op zoek naar een collega om mee samen te werken, met het oog op de overname van het kantoor,
eventueel door pensionering. Alle samenwerkingsverbanden zijn bespreekbaar. Ref. :176/01” Boekhoudkantoor over te nemen : ligging – het noorden van Vlaams – Brabant, dit wegen het naderen van de pensieonleeftijd.
GSM : 0474/94.17.84 Boekhoud – en fiscaal kantoor gevestigd te Gent zoekt samenwerking met een stagiair of erkend boekhouder BIBF. Tel. : 09/233.44.98
Noch deze publicatie, noch gedeelten van deze publicatie mogen worden gereproduceerd of opgeslagen in een retrievalsysteem, en evenmin worden overgedragen in welke vorm of op welke wijze ook, elektronisch, mechanisch of door middel van fotokopieën, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen info, waarvoor zij echter niet aansprakelijk kan worden gesteld. V e r a n t w o o r d e l i j k e u i t g e v e r: Marcel-Jean PAQUET, B.I.B.F. - Legrandlaan 45, 1050 Brussel • Tel. 02 626 03 80 • Fax 02 626 03 90 • E-mail:
[email protected] • Url: www.bibf.be. R e d a c t i e : Valérie CARLIER, Geert LENAERTS, José PATTYN. A d v i e s r a a d : Professor P. MICHEL, Ecole d'Administration des Affaires de l'Université de Liège, Professor C. LEFEBVRE, Katholieke Universiteit Leuven. P A C I O L I
N ° 1 7 6
B I B F
-
I P C F
8
29
NOVEMBER-12
DECEMBER
2004
