TOELICHTING GEMEENTERAAD woensdag 2 maart 2016
BELEIDSSECRETARIAAT 1.
Systeem van klachtenbehandeling – kennisname jaarrapport 2015. Het systeem van klachtenbehandeling trad in werking op 1 september 2015 (beslissing van de gemeenteraad van 1 juli 2015). Het systeem van klachtenbehandeling voorziet een rapportering (artikel 10): “Minstens eenmaal per jaar rapporteert de klachtencoördinator aan de gemeenteraad over de behandeling van klachten.” Klachten zijn een indicator voor de kwaliteit van de dienstverlening en het organisatiebeheer en een waardevolle bron van informatie die gebruikt kunnen worden om de dienstverlening en de organisatie te verbeteren. Hierdoor kunnen de zwakke punten aangepakt worden. VOORSTEL Kennis te nemen van het jaarrapport klachtenbehandeling 2015. ICT-DIENST 2. Informatieveiligheidsbeleid gemeente Leopoldsburg - goedkeuring. Over het algemeen heeft de dienst belast met de informatieveiligheid een adviserende, stimulerende, documenterende en controlerende opdracht inzake informatieveiligheid. De veiligheidsconsulent adviseert de verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur van zijn instelling, op diens verzoek of op eigen initiatief, omtrent alle aspecten van de informatieveiligheid. Het advies wordt schriftelijk en gemotiveerd uitgebracht, tenzij de risico's niet voldoende ernstig zijn. Alvorens over te gaan tot het opstellen van een veiligheidsplan moet er eerst een document opgesteld worden over het “Informatieveiligheidsbeleid van de gemeente Leopoldsburg” VOORSTEL Het definitief document “Informatieveiligheidsbeleid gemeente Leopoldsburg” wordt goedgekeurd. 3.
Informatica: aankoop, installatie en implementatie van een eBesluitvormingssoftware voor gemeente en O.C.M.W. via de opdrachtencentrale Nuhmeris - goedkeuring. De gemeente is aandeelhouder van Nuhma, welke namens de Limburgse gemeenten aan duurzaamheid, energie en innovatie werkt via gerichte participaties met als leidraad de maatschappelijke meerwaarde voor de gemeenschap in het algemeen en Limburg in het bijzonder De administraties van ons lokaal bestuur steken heel wat energie in het complexe proces van besluitvorming. Steeds vaker willen raads- en collegeleden beschikken over een digitaal platform dat hen overal en altijd toegang geeft tot de dagorde, ontwerpbesluiten en hun bijlages. Daarom is er, zowel voor de gemeente als het O.C.M.W., nood aan de aankoop, installatie en implementatie van nieuwe besluitvormingssoftware. Dankzij de formule van een groepsaankoop heeft Nuhma via haar dochtermaatschappij Nuhgmeris met Green Valley Belgium aanzienlijk beter prijzen bedongen dan de standaard tarieven. Deze tarieven zijn van toepassing voor alle Limburgse lokale besturen. Instappen in deze groepsaankoop is dus zonder twijfel de goedkoopste manier om ons besluitvormingsproces te automatiseren. De dochtermaatschappij Nuhmeris heeft als opdrachtencentrale, in naam van alle Limburgse gemeenten, een groepsaankoop gedaan bij Green Valley Belgium voor het eBesluitvormings-platform. De totale jaarlijkse bijdragewordt verdeeld als volgt: 60 % ten laste van de gemeente en 40 % ten laste van het O.C.M.W.. De nodige kredieten werden voorzien in het exploitatiebudget 2016 en volgende jaren van het gemeentebestuur en O.C.M.W.. VOORSTEL Akkoord te gaan met de aankoop, voor de installatie en implementatie van de eBesluitvormingssoftware van Green Valley Belgium voor de gemeente en het O.C.M.W., en dit via de groepsaankoop, uitgevoerd door de opdrachtencentrale Nuhmeris. De raming van de totale jaarlijkse bijdrage, ten bedrage van 13.878,77 inclusief, wordt eveneens goedgekeurd.
4.
Administratie-automatisatie: Digitaliseren akten burgerlijke stand - Goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze. De burgerlijke stand is een systeem van vooraf door een openbaar ambtenaar opgesteld geschreven bewijzen die betrekking hebben op de staat van de persoon (geboorte, huwelijk, overlijden, nationaliteit, erkenning, …). In de dienst burgerlijke stand worden allerhande rechtsfeiten en rechtshandelingen betreffende de staat van de persoon genoteerd. Van die rechtsfeiten en rechtshandelingen worden akten opgemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand. Een akte van de burgerlijke stand is een authentieke akte. De akten van de burgerlijke stand worden chronologisch na elkaar in iedere gemeente ingeschreven in één of meer dubbel gehouden registers. Het doel van de overheidsopdracht is de registers te digitaliseren en te voorzien in een softwareprogramma. Dit vergemakkelijkt het opzoeken van akten aan de hand van gegevens als naam, adres, geboortedatum, … Bovendien worden de registers minder blootgesteld aan slijtage door veelvuldig opzoekwerk. In de toekomst bestaat ook de mogelijkheid dat akten rechtstreeks door de inwoner kunnen worden opgevraagd met behulp van een elektronische identiteitskaart. VOORSTEL Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 281.03/2016-01 van 12 februari 2016 en de raming voor de opdracht “Administratie-automatisatie: Digitaliseren van de aktes burgerlijke stand. De lastvoorwaarden worden vastgesteld. De raming bedraagt € 23.000,00 incl. 21% btw. De opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
5.
Gemeentelijke- en O.C.M.W.- diensten: actualisatie & vernieuwing van de individuele werkposten periodiek vervangen van pc's, schermen, office- en netwerklicenties. Er is een oplijsting gemaakt van alle werkposten binnen de administraties van de verschillende gemeentelijke- en OCMW-diensten. Om een goede werking (snelheid, capaciteit, software) te kunnen blijven garanderen is het noodzakelijk dat de individuele werkposten op geregelde tijdstippen worden geactualiseerd en vernieuwd. Het is de bedoeling om de vervangingsintensiteit zo goed mogelijk te verspreiden zodat elk jaar een welbepaald budget dient voorzien te worden voor deze investeringen. Dit jaar voorzien wij de vervanging van 29 werkposten voor de gemeentelijke diensten en 14 werkposten voor de diensten van het OCMW. De gemeente zal optreden als opdrachtgevend bestuur en ontvangt hiervoor een machtiging van de OCMWraad. VOORSTEL Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 281.03/2016-03 van 22 februari 2016 en de raming voor de opdracht “Gemeentelijke- en O.C.M.W. diensten: actualisatie & vernieuwing van de individuele werkposten - periodiek vervangen van pc's, schermen, office- en netwerklicenties”. De lastvoorwaarden worden vastgesteld. De raming € 60.477,01 incl. 21% btw. De opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
TECHNISCHE DIENST 6. Straatmeubilair Koningin Astridplein – goedkeuring lastvoorwaarden, raming en gunningswijze. Om het parkeren op het Koningin Astridplein beter te organiseren worden er verkeerspalen en –remmers aangekocht. Tegelijkertijd wordt de overlast op het gemeenteplein mee aangepakt. De uitgave voor deze opdracht wordt bij de eerstvolgende budgetwijziging voorzien in het investeringsbudget van 2016. VOORSTEL Goedkeuring wordt verleend aan het bestek en de raming voor de opdracht “straatmeubilair Koningin Astridplein”. De lastvoorwaarden worden. De raming bedraagt € 27.515,40 incl. 21% btw. De opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
7.
Aanstelling ontwerper onderhoud- en aanpassingswerken stoepen en wegen dienstjaar 2016 en 2017 – goedkeuring lastvoorwaarden, raming en gunningswijze Voor het onderhoud van de wegen en voor aanpassingswerken en onderhoud van de stoepen wordt er door een dienstverlener in overleg een ontwerp en kostenraming opgemaakt waarin wordt opgenomen welke werken op jaarbasis worden uitgevoerd. Voor deze opdracht wordt een overeenkomst afgesloten van 2 jaar. Het ereloonpercentage wordt bepaald volgens de voorwaarden betreffende opdrachten van Raadgevende Ingenieurs van FABI-KVIV – editie 2016 en geraamd. VOORSTEL Goedkeuring wordt verleend aan het bestek en de raming voor de opdracht “aanstelling ontwerper voor het onderhoud/aanpassing van stoepen en wegen - dienstjaar 2016 en 2017”. De lastvoorwaarden worden. De raming bedraagt € 79.441,34 incl. 21% btw (ereloonpercentage berekend volgens de voorwaarden betreffende opdrachten van Raadgevende Ingenieurs van FABI-KVIV – editie 2016). De opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
MOBILITEIT 8. Gemeentelijk reglement speelstraten. Regelmatig stellen de inwoners de vraag of hun straat tijdens de zomermaanden niet kan ingericht worden als speelstraat. Het inrichten van speelstraten is wettelijk mogelijk maar is onderworpen aan een aantal verplichtingen en voorwaarden. Er werd een reglement opgesteld voor het inrichten van speelstraten in Leopoldsburg. Naast de wettelijk voorwaarden werden nog een aantal aanvullende gemeentelijke voorwaarden opgenomen, namelijk: - De straat is een woonstraat. De bereikbaarheid van de omliggende straten mag niet in het gedrang komen. Er moeten mogelijkheden zijn voor een normale doorstroming van het verkeer rond de speelstraat. Er mogen hierbij geen onveilige verkeerssituaties gecreëerd worden. Omkeerbewegingen moeten vermeden worden. - Naast de volledige straat moet de mogelijkheid bestaan dat er slechts een deel van de straat als speelstraat ingericht wordt. Dit wordt zeker toegepast als het gaat om lange straten, of in straten met veel kruispunten. - Een speelstraat kan enkel ingericht worden als er minimaal 3 peters/meters (speelstraatverantwoordelijken) zich engageren voor de organisatie ervan. De peters/meters zijn vrijwilligers en hebben een aantal plichten (plaatsen hekken, toezicht houden tijdens de speelstraaturen en contactpersoon voor bewoners en gemeentediensten). - Een speelstraat kan enkel ingericht worden als 2/3 of 66 % van de bewoners hiermee akkoord gaat. Dit percentage wordt vastgelegd aan de hand van een bewonersenquête. Elk huisnummer heeft hierbij één stem. De aanvrager dient dit als bijlage bij de aanvraag te voegen; - De speelstraat kan enkel worden ingericht tijdens de zomervakantie (maanden juli en augustus); - De speelstraaturen beginnen ten vroegste om 10u en eindigen ten laatste om 19u VOORSTEL Het gemeentelijk reglement speelstraten wordt ter goedkeuring voorgelegd. 9.
Politie- en verkeersreglementen: Rommelmarkt – aanvullende verkeersreglement in verband met het verkeersvrij maken van een gedeelte van het Koningin Astridplein naar aanleiding van de Rommelmarkt. Momenteel is er tijdens de rommelmarkt (maanden april t.e.m. september op zondag van 06.00 uur tot 14.00 uur) een stilstaan- en parkeerverbod van kracht in een gedeelte van het Koningin Astridplein: Op het plein Op de weg rond het plein aan de zijde van de Vander Elststraat Op de weg rond het plein aan de zijde van het Koning Louisa Marialaan van het kruispunt Generaal Lemanstraat / Koningin Astridplein tot het gemeentehuis. Na afloop van het rommelmarktseizoen werd dit geëvalueerd. De rommelmarktleider heeft gevraagd om het stilstaan- en parkeerverbod tijdens de rommelmarkt uit te breiden met het gedeelte van het Koningin Astridplein – op de weg rond het plein aan de zijde van de Koning Louisa Marialaan van het gemeentehuis tot het kruispunt Koningin Astridplein / Generaal de Krahestraat; VOORSTEL
Goedkeuring te geven aan het aangepast verkeersreglement voor de rommelmarkt. MIDDENSTAND 10. Reglement betreffende de rommelmarkt. Gelet op de evaluatie van de organisatie van de rommelmarkt dd. 30 september 2015, worden volgende aanpassingen voorzien: - de verlengbaarheid van een standplaats van 4 meter per 2 i.p.v. 4 meter (art. 2); - het opnieuw toelaten van voertuigen (art. 4); - het toekennen aan de standhouders van een rij waar hun standplaats zich bevindt (art. 3); VOORSTEL Het aangepast rommelmarktreglement wordt ter goedkeuring voorgelegd.
PATRIMONIUM 11.
Verkoop door de gemeente van een perceel grond met gebouw gelegen 3970 Leopoldsburg, Nicolaylaan 143, Sie A nr. 366 A, aan vzw Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap van Leopoldsburg. Het gemeentebestuur wil overgaan tot de verkoop van een perceel grond met gebouw gelegen te 3970 Leopoldsburg, Nicolaylaan 143, met een oppervlakte van 2a63ca. Tussen het gemeentebestuur en Dienstenbedrijf Huis at Werk werd een huurovereenkomst afgesloten op 23 december 2013 voor een periode ingaand op 1 januari 2014 en eindigend op 31 december 2022 tegen een maandelijkse huurprijs van 750 €. De lopende huurovereenkomst tussen het gemeentebestuur en Dienstenbedrijf Huis at Werk wordt bij ondeling akkoord beëindigd. Vzw Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap van Leopoldsburg, sui generis afdeling dienstenchequebedrijf Huis at Werk, wil het gebouw aankopen en verder blijven gebruiken met een sociale bestemming, namelijk tewerkstelling van laaggeschoolde werkzoekenden en het inrichten van een strijkatelier. De verkoop wordt toegestaan en aanvaard mits een verkoopprijs van honderd vijfentachtig duizend euro (185.000 €) zoals vastgesteld in het schattingsverslag. Alle kosten voortvloeiend uit het verlijden van de authentieke akte vallen ten laste van de koper. VOORSTEL De gemeenteraad van Leopoldsburg beslist om het onroerend goed, een perceel grond met gebouw, gelegen te 3970 Leopoldsburg, Nicolaylaan 143, met een oppervlakte van 2a63ca, eigendom van de gemeente Leopoldsburg, onderhands te verkopen aan vzw Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap van Leopoldsburg, sui generis afdeling Dienstenchequebedrijf Huis At Werk. De verkoop gebeurt onderhands tegen de prijs van honderd vijfentachtigduizend euro (185.000 €). Alle kosten voortvloeiend uit het verlijden van de authentieke akte vallen ten laste van de koper.
PERSONEEL 12. Tweede pensioenpijler contractuele personeelsleden – goedkeuring gecoördineerde versie. De gemeenteraad heeft op 8 december 2010 een 2e pensioenpijler gecreëerd voor het contractueel personeel. De omvorming van de beheersstructuur van de vzw’s voor sport en cultuur in 2013 heeft geleid tot een aanpassing van het toepassingsgebied in het reglement (gemeenteraadsbesluit van 18 decdember 2013). Hierdoor kan het overgenomen personeel ook aanspraak maken op deze 2e pensioenpijler zoals reeds eerder was voorzien voor het contractueel personeel. Ethias heeft een voorstel overgemaakt om te komen tot een nieuwe gecoördineerde versie. VOORSTEL Aan de gemeenteraad wordt voorgesteld om in te stemmen met de nieuwe gecoördineerde versie van de overeenkomst.
VERSLAG VORIGE VERGADERING 13. Goedkeuring verslag van de vergadering van 3 februari 2016. Het verslag van de vergadering van 3 februari 2016 wordt ter goedkeuring voorgelegd.
