Toelichting Aanvraag Evenementen|fuiven|bijzondere activiteiten|wijkfeesten Feestloket - algemeen
Als organisator wordt u geconfronteerd met heel wat verplichte administratie. Via dit aanvraagformulier van het feestloket wordt deze administratie zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Beschouw dit dus eerder als een handleiding met nuttige info. Bovendien kunnen verenigingen ook terecht bij het feestloket voor allerhande ondersteuning. In Leopoldsburg is het feestloket ondergebracht bij de jeugddienst. Alle informatie over het feestloket, de uitleendienst, regelgeving, vergunningen, verzekeringen enz. is ook terug te vinden op de gemeentelijke website www.Leopoldsburg.be, onder de categorie vrije tijd.
Meer info: feestloket Leopoldsburg – Koningin Astridplein 37 te 3970 Leopoldsburg – 011 34 52 06 –
[email protected]
Verklaring: De aanvrager verklaart op de hoogte te zijn van de reglementering met betrekking tot de activiteit die hij/zij organiseert en zal toezien op de naleving ervan. Checklist – vragenlijst 1. Maakt u promotie voor uw activiteit 2. Wilt u materialen ontlenen of wilt u andere ondersteuning van de gemeente 3. Wilt u de activiteit laten duren tot het sluitingsuur 4. Wilt u gebruik maken van muziek tijdens uw activiteit? 5. Schenkt u alcoholische dranken tijdens uw activiteit? 6. Serveert u eetwaren tijdens uw activiteit 7. Maakt u gebruik van security of doet u toegangscontrole tijdens uw activiteit? 8. Meer info rond (brand)veiligheid? 9. Meer info rond verzekeringen? 10. Wilt u gebruik maken van de openbare weg? 11. Nuttige links
1.
Promotie en publiciteit
1.1
Activiteitenkalender in infoblad en website www.Leopoldsburg.be
De organisatie kan een opname in de activiteitenkalender bekomen. De handleiding hiervoor vind je op de website van Leopoldsburg (www.Leopoldsburg.be) onder de zoekmodule: ‘uit in Leopoldsburg’ Al de activiteiten die goedgekeurd worden voor de 10de van de maand VOOR het evenement worden ook opgenomen in het infoblad van de gemeente. Als organisator bent u verantwoordelijk voor het ingeven van uw evenementen in deze uitdatabank. Timing aanvraag :
Ten laatste 8 weken voor de activiteit.
1.2 Gemeentelijke infoborden
De organisatie wil gebruik maken van de gemeentelijke infoborden. De mogelijke locaties waar infoborden kunnen geplaatst worden indien er ruimte voorhanden is: I. Hechtelsesteenweg II. Corspelsestraat III. Antwerpsesteenweg IV. Lommelsesteenweg V. Beringsesteenweg VI. Hamsesteenweg
Timing aanvraag : Ten laatste 8 weken voor de activiteit (max. 1 jaar voor het evenement). Opmerking : Opgelet, dit is een aanvraag. Dit wil zeggen dat je steeds moet wachten op de goedkeuring voor het gebruik van deze borden.
1.3
Eigen infoborden Kan enkel bij privé-personen mits schriftelijke toelating van de eigenaar (en mogelijke huurder).
1.4
Geluidswagen of publiciteitskaravaan
Het gebruik van voertuigen uitgerust met of voorzien van luidsprekers en bestemd voor het maken van reclame is onderworpen aan de voorafgaande geschreven toelating van de burgemeester. Deze toelating moet steeds in het voertuig aanwezig zijn. Die toelating kan slechts toegestaan worden: - van 8uur tot 18uur in de periode van 1 oktober tot 31 maart - van 8uur tot 20uur in de periode van 1 april tot 30 september. Daarenboven mag het voortgebrachte geluid het niveau van 50 dbA niet overschrijden in de woningen. Het geproduceerde geluidsniveau mag daarenboven niet hoger liggen dan 90 dbA. Timing aanvraag : Opmerking :
1.5
Ten laatste 8 weken voor de activiteit. Wanneer muziek wordt gebruikt bij de aankondiging via een geluidswagen, moet hiervoor sabam betaald worden. Geluidswagens mogen enkel de dag van de activiteit ingeschakeld worden tussen 10.00 en 19.00 u, enkel op het grondgebied van de gemeente.
Affiches en flyers
Opmerking
:
In Leopoldsburg zijn geen aanplakzuilen.
Wanneer er affiches of aanplakbrieven opgehangen worden moet daarvoor een belasting betaald worden. Aanplakbrieven groter dan 1 m² kost € 0,50 (50 eurocent) per 1 m². Affiches die een formaat hebben dat kleiner of gelijk is aan 1 m² zijn vrijgesteld van deze taks. Het jeugdwerk is niet vies van een feestje zo nu en dan. Of je nu optredens organiseert of een fuifje geeft, als je die wilt promoten met affiches groter dan 1 m², dan moet je aan deze regel voldoen.
Hoe zit deze regel precies in elkaar? Op álle affiches en plakbrieven, groter dan 1 m², die voor het publiek zichtbaar zijn, wordt een belasting voor aanplakking geheven. (art. 188 van het Wetboek der met het zegel gelijkgestelde taksen) Affiches met een kleinere oppervlakte dan 1 m² of gelijk aan 1 m² (zoals affiches inA3, A2 en A1-formaat) zijn vrijgesteld van taks. Goed nieuws dus voor het jeugdwerk, want hiervoor hoeft dus niets te worden betaald. Veel jeugdverenigingen maken vaak gebruik van A3-affiches (formaat 29,7x42 cm), A2-affiches (formaat 42x59,4 cm) en A1-affiches (formaat 59,4x84,1 cm). Ze zijn kleiner dan 1 m² en dus vrijgesteld van taks. Voor affiches groter dan 1 m² bedraagt de taks € 0,50 per 1 m². De taks wordt dus bepaald naargelang de grootte van de affiche. Voor een affiche die 1,5 m² groot is, moet je dus € 0,50 x 1,5 = € 0,75 per exemplaar betalen. De voorbije jaren dachten velen, ten onrechte, dat het sociaal-culturele werk vrijgesteld is van deze taksen. Daarom staan er ook vaak de volgende regels onderaan de affiches: “Vrij van zegel volgens art. 198/7 van het wetboek der met het zegel gelijkgestelde taksen” of “vvz art. 198/7”. Wat zegt nu artikel 198 punt 7 van dit wetboek? “De plakbrieven houdende aankondiging van feesten, vermakelijkheden, plechtigheden of inzamelingen uitsluitend ingericht met een liefdadig of menslievend doel, zijn vrij van de belasting voor aanplakking.” Vele verenigingen gaan ervan uit dat hun eigen vereniging ook een liefdadig of menslievend doel is. Helaas interpreteert de wetgever dat niet zo. Het artikel is enkel van toepassing als de volledige opbrengst van de activiteit weggeschonken wordt aan een goed doel. Is dit niet het geval en gebruik je affiches groter dan 1 m² ben je verplicht een aanplakkingstaks te betalen. Hoe kan ik aan deze regel voldoen? Affiches kleiner dan of gelijk aan 1 m² (bvb. A3, A2, A1) zijn vrij van taks, daar hoeft verder niets voor te gebeuren.
-
-
Affiches groter dan 1 m² ter bekendmaking van feesten "uitsluitend ingericht met een liefdadig of menselijk doel" zijn vrij van de belasting van aanplakking. Vermeld dan links onderaan op de affiche "Vrij van zegel volgens art. 198/7 van het wetboek der met het zegel gelijkgestelde taksen" of "vvz art. 198/7"; Voor alle andere ‘evenementen' die je promoot met affiches groter dan 1 m² moet men een aangifte indienen bij het regionale kantoor van de Sector der Registratie en Domeinen van het Ministerie van Financiën.
Een lijst met lokale kantoren bestaat niet. Je kan wel het juiste kantoor opvragen bij het Ministerie van Financiën (zie contactadres).Na de betaling van de taks, krijg je dan een registratienummer toegewezen die je op je affiches onderaan links moet laten drukken; Indien je via een drukker je affiches laat drukken, maak je best een afspraak met de drukker. Drukkers hebben de mogelijkheid om dit zelf te regelen met het Ministerie van Financiën. (In het verleden moest men zegels kopen en deze op de affiches plakken. Met de invoering van de euro besliste de overheid om geen kleine zegels meer te maken. In de plaats hiervan werkte ze een nieuwe regeling voor betaling uit, zonder zegels.).
Tips en aandachtspunten
-
-
Vermeld altijd een verantwoordelijke uitgever. Dit doe je met de afkorting V.U. met daarachter zijn naam, voornaam en het domicilie adres van deze persoon. Vernoem niet het adres van de organisatie; Drukken met zwarte inkt op witte affiches was vroeger verboden, deze kleurencombinatie was voorbehouden voor de overheid. De wet houdende administratieve vereenvoudiging van 3 februari 2005 heft het decreet van 22-28 juli 1791 tot regeling van de kleur van de aanplakbiljetten op. (art. 2) Dit betekent dat je voortaan voor affiches ook zwarte letters op een witte achtergrond mag gebruiken; Er mogen geen verkeerstekens op de affiches worden afgebeeld; Fluorescerende affiches moeten op minstens 75 meter afstand van verkeerslichten worden aangeplakt; Let op met ‘wild' aanplakken. Hiervoor kun je meestal een behoorlijke boete krijgen. Dus niet aanplakken op bushokjes, elektriciteitscabines, afsluitingen, muren straatmeubilair, privé-eigendom...; Als je zelf aanplakborden wilt zetten heb je in de meeste gevallen een bouwvergunning van de gemeente nodig. Wil je aanplakborden plaatsen langs gewestwegen dan moet je hiervoor eerst toestemming vragen bij de provinciale dienst ‘Bruggen en Wegen'. Als je affiche ook publiciteit bevat van een commerciële sponsor is deze ook vrij van zegelrecht zolang het hoofdobject van je affiche het aankondigen van de activiteit is; Let op met het gebruik van foto's, tekeningen, cartoons of stripfiguren, zeker als je ze downloadt van het internet of kopieert uit een boek of tijdschrift. Vele van deze documenten zijn auteursrechterlijk beschermd! Dat betekent dat je toestemming voor gebruik moet krijgen van de auteur en wellicht een vergoeding moet betalen.
Wat zegt de wet? De belasting voor aanplakking wordt geregeld in het Koninklijk besluit tot omvorming van de algemene verordening op het met het zegel gelijkgestelde taksen tot het uitvoeringsbesluit van het Wetboek diverse rechten en taksen, tot opheffing van het regentbesluit tot uitvoering van het Wetboek der zegelrechten en houdende verscheidene andere wijzigingen aan uitvoeringsbesluiten. De artikelen 228 tot en met 240/7 regelen de belasting voor aanplakking.
Affiches mogen niet gedrukt worden in de volgende kleuren: • zwart op wit (voorbehouden voor de overheid) • zwart op geel (voorbehouden voor de notarissen)
2.
Ondersteuning
2.1
Uitleendienst
Enkel Leopoldsburgse verenigingen en niet-commerciële instanties kunnen gebruik maken van ondersteuning of de organisatie moet i.s.m. het gemeentebestuur verlopen. Timing aanvraag : Opmerking :
deze
Ten laatste 8 weken voor de activiteit. Meer info over de uitleendienst vindt via www.woeling.be. of telefonisch op het nummer 011/76 42 15 en dit tijdens de openingsuren: Maandag tot en met donderdag: 19.00 – 20.00 uur Vrijdag: 17.00 – 18.00 uur Zaterdag en zondag: 10.00 – 12.30 uur
2.2
Technische dienst
Op de technische dienst kan je maximum 250 meter nadar verkrijgen
Timing aanvraag : Ten laatste 8 weken voor de activiteit. Opmerking : Best doe je dit vroeger (max. 1 jaar voor het evenement), de nadar is zeer vaak uitgeleend, en op = op .
2.3
Toelagen en andere vormen van ondersteuning
Enkel erkende Leopoldsburgse verenigingen kunnen gebruik maken van ondersteuning of de organisatie moet i.s.m. het gemeentebestuur verlopen.
3. Sluitingsuur De organisatie kan de activiteit laten duren tot het sluitingsuur van 01.00u (tenzij er een nachtvergunning is), rekening houdend met (geluids)overlast. Opmerking
:
Timing aanvraag :
Publieke activiteiten in feestzalen, private ruimtes, tenten of openlucht moeten ten laatste eindigen om 01.00 u. Het politiereglement stelt dat hierop uitzonderingen gemaakt kunnen worden door het betalen van een nachtvergunning (€6.20). Ten laatste 8 weken voor de activiteit.
4.
Muziek
4.1
Geluidsnormen en geluidsoverlast
Tijdens de activiteit is er muziek, dit kan Live muziek zijn of een DJ Timing aanvraag : Opmerking :
Ten laatste 8 weken voor de activiteit. De muziekvergunning wordt beperkt in openlucht tot 2 uur en in zalen tot 3 uur.
De milieuwetgeving (VLAREM) legt sinds 1 januari 2013 in principe een maximum geluidsniveau vast op 85 decibels (85 dB(A), LAeq,15min). Wil je op een muziekactiviteit een hoger geluidsniveau produceren, dan geldt één van volgende categorieën volgens het principe “hoe luider hoe meer regels”: Categorie 1. De zaal/activiteit heeft beschikt niet over een milieuvergunning: dan is, zoals hierboven gesteld, het maximum geluidsniveau 85 decibels (85 dB(A), LAeq,15min). De Vlaamse overheid beschouwt dit als de maximumnorm voor cafés. Hierop kan voor maximaal 12 muziekactiviteiten op jaarbasis een uitzondering bij het college van burgemeester en schepenen worden aangevraagd (de zgn. “muziekvergunning”). Het college geeft dan eventueel toestemming voor een activiteit categorie 2 of 3 (zie hieronder) en kan beperkingen opleggen wat tijdsperiode en locatie betreft. De verplichtingen die gelden voor categorie 2 of 3 zijn in dat geval dan ook van toepassing. Categorie 2. De zaal/activiteit heeft een milieuvergunning klasse 3 (melding): dan is het maximum geluidsniveau 95 decibels (95 dB(A), LAeq,15min). De Vlaamse overheid beschouwt dit als de maximum norm voor fuiven. Het geluidsniveau moet continu worden gemeten tenzij op de installatie met een geluidsbegrenzer is uitgerust. Net zoals voor categorie 1 kan voor maximaal 12 muziekactiviteiten op jaarbasis een afwijking worden bekomen bij het college van burgemeester en schepenen (de zgn. “muziekvergunning”). Het college geeft dan eventueel toestemming voor een activiteit categorie 3 (zie hieronder) en kan beperkingen opleggen wat tijdsperiode en locatie betreft. De verplichtingen die gelden voor categorie 3 zijn dan in dat geval dan ook van toepassing. Categorie 3. De zaal/activiteit heeft een milieuvergunning klasse 2 (vergunning): dan is het
maximum geluidsniveau 100 decibels (100 dB(A), LAeq,60min). De Vlaamse overheid beschouwt dit als de maximum norm voor festivals. Deze 100 decibels zijn ook het absolute maximum. Kortom, op deze geluidnorm kan geen uitzondering worden aangevraagd! Ook moet het geluidsniveau continu worden gemeten én geregistreerd tenzij op de installatie met een geluidsbegrenzer is uitgerust. Daarnaast moeten aan de bezoekers kosteloos oordopjes worden uitgedeeld. Voor zalen met een vaste muziekinstallatie is tot slot ook de opmaak van een geluidsplan verplicht. Deze categorie is van toepassing op het Buurthuis. De organisatie dient 1 verantwoordelijke aan te stellen die instaat voor het geluid binnen en buiten: het is niet de dj die aansprakelijk gesteld kan worden, maar de organisator zelf. Dj’s dienen zich bijgevolg aan de geluidsgrens van 85, 95 of 100 decibels te houden. Hoger is sowieso erg schadelijk voor het gehoor en daarenboven ook verboden (sinds 1 januari 2013). De geluidsverantwoordelijke zorgt ervoor dat ook buiten de geluidsoverlast volgens het gezond verstand door de beugel kan. Dit betekent controleren van het geluid op de grens met de meest nabije buren. Ook het verloop van bezoekers die buiten roken, vertrekken of aankomen, moet in de hand blijven. De politie kan bij geluidsoverlast het evenement laten stilleggen, maar dit is in verschillende opzichten niet de ideale sanctie. Voorkom daarom nodeloze problemen door respect en begrip te tonen voor omwonenden. Bij meerdere meldingen van geluidsoverlast kan het gemeentebestuur de vergunning voor het volgende evenement van eenzelfde organisatie weigeren of een andere administratieve sanctie opleggen. Tips om geluidsoverlast te beperken: Werk met een geluidsbegrenzer in de installatie om niet boven het maximum decibel te gaan. Voor categorie 2 en 3 kan dit verplicht zijn (zie hierboven). Gebruik een equalizer, die de lage frequenties (zorgen voor meeste geluidshinder) kan wegsnijden. Zorg voor een goede opstelling of ophanging van de luidsprekers: het is beter 4 kleine speakers te plaatsen dan 2 grote, richt de speakers niet naar waar de uitgang waar dit geluidsoverlast kan veroorzaken, zet de boxen op statieven. Bij categorie 3 is de opmaak van een geluidsplan in een aantal gevallen verplicht (opstelling boxen e.d.) (zie hierboven). Plaats monitoren bij de dj zodat hij/zij zichzelf kan horen. Sluit enkel een contract af met dj’s die zich aan de geluidsgrenzen houden. Spreek de dj aan wanneer hij/zij over de schreef gaat of schakel de output van de dj-mixer niet rechtstreeks naar de versterker, maar via de output naar de input van een ander mengpaneel. Zo kan u als organisator zelf het volume in de zaal regelen. Breng de buren tijdig schriftelijk op de hoogte en meld het nummer van de contactpersoon voor het geval er overlast ervaren wordt, zodat niet meteen de politie gecontacteerd wordt. Spreek bezoekers aan wanneer zij de nachtrust van de buren verstoren. Hang bij de uitgang en rokerszone affiches op om te wijzen op de nachtrust van omwonenden. Vermijd waar mogelijk het verloop via stempels of bandjes en meld dat degene die het terrein verlaat opnieuw betaalt bij het binnenkomen. Zo verminder je niet enkel de geluidsoverlast, maar ook afval rondom de evenementenlocatie.
4.2
Sabam
Opmerking
4.3
:
Wie auteursrechtelijk beschermde werken gebruikt in een publiek toegankelijke plaats moet hiervoor auteursrechten (sabam) betalen. De aangifte dient minstens 10 dagen voor de activiteit ingediend te worden bij sabam (Thonissenlaan 86 te 3500 Hasselt, 01123 29 00 - 01123 28 88 - (
[email protected]).
Meer info, de tariefberekening en de nodige formulieren vindt u via www.sabam.be. De aanvraagformulieren voor sabam kunt u ook opvragen via het feestloket.
Billijke vergoeding
Opmerking
:
Wie auteursrechtelijk beschermde werken gebruikt in een publiek toegankelijke plaats moet hiervoor tevens uitvoerrechten (billijke vergoeding) betalen. De aangifte moet minstens 5 werkdagen voor de activiteit ingediend worden bij Outsourcing Partners (Postbus 181 te 9000 Gent, 070 66 00 16 - 070 66 00 12). Meer info, de tariefberekening en de nodige formulieren vindt u via www.bvergoed.be. Voor alle gemeentelijke culturele infrastructuur wordt een jaartarief betaald, bijgevolg moet er geen extra aanvraag ingediend worden voor dergelijke infrastructuren. Gebruikt u een andere zaal, vraag dit dan eerst na bij de zaalverantwoordelijke.
5.
Alcoholische dranken
De organisatie kan een tapmachtiging krijgen voor gegiste dranken (bieren, wijnen, …) Timing aanvraag : Opmerking :
6.
Eetwaren
Opmerking
7.
Ten laatste 8 weken voor de activiteit. Als organisator mag u geen alcohol serveren aan iemand jonger dan 16 jaar. Sterke drank mag u niet schenken aan minderjarigen, dus ook niet aan jongeren tussen 16 en 18 jaar. U mag evenmin drank bieden aan iemand waarvan u ziet dat hij/zij al dronken is. Dit wordt best via affiches aan de toog kenbaar gemaakt.
:
Houd rekening met de veiligheid bij het schenken van warme eetwaren op (gas)vuren. Meer info over voorschriften m.b.t. eetwaren vindt u via de Eetwareninspectie Limburg (G. Verwilghensingel 75 bus 8 te 3500 Hasselt, 01122 77 55 - 01123 34 27).
Security / Toegangscontrole
De toegangscontrole bij activiteiten is streng gereglementeerd. De organisatie kan de toegangscontrole laten uitvoeren door een externe bewakingsfirma of door vrijwilligers vanuit de eigen vereniging. De gegevens van de personen die instaan voor de veiligheid moeten doorgegeven worden aan de gemeente en de politie. Timing aanvraag : Opmerking :
7.1
Ten laatste 8 weken voor de activiteit. Voor activiteiten waarbij minstens 500 bezoekers verwacht worden, is het inschakelen van een externe bewakingsfirma aanbevolen. De organisatie mag de toegang niet weigeren aan personen omwille van afkomst, huidskleur, geslacht, seksuele geaardheid, bepaalde overtuiging, eerdere vechtpartijen of incidenten. Er zijn wel geldige argumenten om iemand te weigeren in volgende gevallen: Bij privé feesten. Bij openbare feesten hebben niet-leden wel recht op toegang. Bij volle bezetting van de ruimte. Bij overdreven alcoholgebruik, bij drugsgebruik of verkoop ervan. Bij het overtreden van de wet op het rookverbod Bij wapenbezit, gewelddadigheid of het lastig vallen van andere bezoekers. Bij onaangepaste kledij mits dit vooraf duidelijk kenbaar gemaakt is in publicaties. Bij het weigeren van een persoon, mag de organisatie of security nooit geweld uitoefenen.
Externe bewakingsfirma
Meer info over de wetgeving en de lijst met alle erkende bewakingsfirma’s vindt u op www.vigilis.be.
7.2
Vrijwilligers vanuit de eigen vereniging
Verenigingen hebben de mogelijkheid om met eigen leden de veiligheid te verzekeren bij activiteiten mits volgende voorwaarden: Dit mag uitsluitend voor visuele persoonscontrole en verkeersbegeleiding. Enkel met leden van de organiserende vereniging (of aanwijsbare band, bv. familielid van een lid, oudervereniging bij school, …). Er mag geen vergoeding of fooi gegeven worden, ook niet in natura. Vrijwilligers moeten aan volgende persoonsvoorwaarden voldoen: geen veroordelingen hebben opgelopen, tenminste 3 jaar een hoofdverblijfplaats in België hebben, minimum 18 jaar oud zijn (21 jaar voor leiding vrijwilligersteam), geen lid (geweest) zijn van een politiedienst of het leger. De personen die professionele bewakingsopdrachten uitvoeren kunnen dit niet ook als vrijwilliger doen. De activiteit mag niet meer dan 4 maal per jaar georganiseerd worden door de organisator.
8.
Veiligheid
8.1
Elektrische installaties
Ook van de elektrische installaties is er een keuringsverslag nodig. De zaaluitbater moet dit kunnen voorleggen indien nodig. Is de activiteit in een tent of openlucht, dan neemt u best contact op met een keuringsinstantie.
8.2 Brandveiligheid en algemene veiligheid -
-
-
Opmerking : Houd rekening met volgende bepalingen rond het maximum aantal toegestane personen: Zittend publiek: maximum 1,5 persoon per m². Staand publiek: maximum 3 personen per m². Per toegelaten persoon moet er minimum 1cm nooduitgang zijn en tot 100 personen minimum 1 nooduitgang. tot 500 personen minimum 2 nooduitgangen. tot 1000 personen minimum 3 nooduitgangen. per begonnen schijf van 1000 bijkomende personen 1 extra nooduitgang. Bij het plaatsen van tent moet de brandweer deze komen controleren de dag van de fuif. Controleer vooraf: De EHBO-koffer en nuttige telefoonnummers. Het aantal brandblussers. De noodverlichting. De evacuatiewegen en het evacuatieplan. Het omroepsysteem. De nood aan Rode of Vlaamse Kruis, security, parkeerwachters. De veiligheid van materiaal, stellingen, tribunes, tenten, vuurtjes, … De veiligheid wanneer dieren aanwezig zijn. Advies en controle De organisator van een activiteit/evenement dient ten minste 8 weken voor het plaatsvinden van de activiteit of het evenement een aanvraag voor de organisatie in te dienen bij de betrokken gemeente. Ten minste 2 weken voor aanvang van de activiteit of het evenement dient de aanvraag tot controle overgemaakt te worden aan de brandweer. Opstellen veiligheidsdossier De brandweer kan in functie van de activiteit of het evenement het opstellen van een veiligheidsdossier conform de vereisten van de brandweer opleggen. Dit veiligheidsdossier dient ook een risicoanalyse van de activiteit/evenement te bevatten en dient te worden voorgelegd aan de hulpdiensten.
9.
Verzekeringen
9.1
Vrijwilligersverzekering
Een organisatie kan via het feestloket bij de provincie voor maximum 200 vrijwilligersdagen een verzekeringspolis afsluiten. De eerste 100 dagen zijn gratis, de volgende 100 zijn betalend (€ 30). Per vrijwilliger wordt 1 dag geteld. Timing aanvraag : Opmerking :
Ten laatste 8 weken voor de activiteit. Meer info over de vrijwilligersverzekering vindt u via www.limburg.be/vrijwilligers.
9.2
Contractuele aansprakelijkheid
9.3
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Als u een zaal of materialen huurt, dan wordt er verwacht dat u die na afloop in dezelfde staat achterlaat als voor de activiteit. Als er schade is, dan wordt de huurder vermoed aansprakelijk te zijn.
Het is aanbevolen om een verzekeringspolis ‘burgerlijke aansprakelijkheid' af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van een vrijwilliger werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke ‘familiale’ polis. Zonder bijkomende verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid kan de organisator opdraaien voor schade die
voortvloeit uit de organisatie. De verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid dekt twee soorten schade: materiële schade aan derden en lichamelijke schade. Materialen die u ter beschikking hebt, worden dus niet gedekt door deze verzekering. De organisatie is verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten.
9.4 Verzekering lichamelijke ongevallen
Bij de organisatie van een evenement komen de risico’s op ongevallen om het hoekje loeren. Zeker bij de opbouw of afbraak lopen vrijwilligers risico’s. Het is aanbevolen om hiervoor een ongevallenverzekering af te sluiten.
9.5
Brandverzekering
9.6
Verzekering Alle Risico’s
Wie een zaal huurt, informeert bij de zaaluitbater best of er een brandverzekeringspolis werd afgesloten. In het contract met de zaaluitbater moet vermeld staan dat de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet ten aanzien van de inrichters. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Voor gemeentelijke infrastructuur is dit in orde. Als er geen “afstand van verhaal” voorzien is in de brandpolis van de eigenaar, dan is het aanbevolen dat u zelf een aparte brandpolis afsluit voor de periode waarin u gebruik maakt van de zaal, en voor de inboedel. De organisatie wordt aanbevolen een brandverzekering afsluiten indien de zaaluitbater dit niet heeft gedaan. Met deze verzekering kunt u voorwerpen laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal.
10. Gebruik van de openbare weg De organisatie kan een gedeelte van de openbare (gemeentelijke)weg verkeersvrij maken, de reden hiervoor moet steeds kenbaar gemaakt worden. Timing aanvraag : Opmerking :
Ten laatste 8 weken voor de activiteit. De organisatie dient ten laatste 2 dagen vooraf alle betrokken bewoners schriftelijk op de hoogte te stellen van de gewijzigde verkeersomstandigheden. De technische dienst plaatst de nadar en signalisatie naast de rijbaan. De organisatie staat zelf in voor het op de weg plaatsen (volgens signalisatieplan) en weer opruimen na het evenement.
11. Nuttige links: www.feestloket.be – alles over feestloketten met o.a. Limburgse fuifkalender www.fuifpunt.be – alles over organiseren van fuiven en feesten met nuttige tips en weetjes www.sabam.be – alles over sabam www.bvergoed.be – alles over billijke vergoeding www.vigilis.be – alles over de bewakingswet en security www.formaat.be – Formaat, jeugdhuiswerk Vlaanderen, on-line berekening sabam www.limburg.be/jeugd – provinciale jeugddienst www.limburg.be/vrijwilligers – alles over vrijwilligerswerk en verzekering www.wegen.vlaanderen.be – alles over gewestwegen www.natuurenbos.be – alles over natuur en bos www.ecofest.be – alles over duurzaam feesten www.brandveilig.be – alles over brandveiligheid en brandnormen www.economie.fgov.be – alles over vuurwerk
Bedankt voor uw aanvraag. Het fuifloket zal die zo snel mogelijk verwerken.
