TOELICHTING AANVRAAG GROTE EVENEMENTEN U moet de aanvraag minimaal 3 maanden voor de start van het evenement indienen. Partijen als politie, brandweer, Stadstoezicht, GHOR en Milieu geven eerst advies aan de gemeente. Indien deze organisaties geen bezwaar tegen het evenement hebben, wordt de aanvraag gepubliceerd in de Bossche Omroep. Na deze publicatie kunnen omwonenden en andere belanghebbenden hun bezwaar kenbaar maken. Dit moeten ze binnen twee weken doen. Na afloop van deze termijn neemt de gemeente een definitief besluit op de aanvraag. Er dient altijd voldoende ruimte vrij te worden vrij gehouden voor het calamiteitenverkeer. Dit houdt in dat een doorgang 3,5 m breed en 4,2 m hoog wordt vrijgehouden. Puntsgewijze verwijzing naar het aanvraagformulier: 1) U moet het aantal bezoekers kunnen doorgeven. Dit is van belang in verband met crowdmanagement (= het in goede banen leiden van grote groepen mensen bij evenementen). De gemeente schat in welke mate van beveiliging en welke maatregelen nodig zijn om gevaarlijke situaties te voorkomen. Kunt u het aantal bezoekers niet bepalen door kaartverkoop? Dan moet u een reële schatting geven. 2) Tijden: De eindtijd van een evenement in de binnenstad of de kom van Rosmalen is vastgesteld op 1.00 uur. Voor de overige wijken is dit 0.00 uur. Er mag op zondag na 13.00 uur muziek zijn. Dit is op grond van artikel 5, lid 1 van de Zondagswet. Op de Parade mag op zaterdag en zondag pas vanaf 13.30 uur muziek zijn. Dit heeft te maken met de kerkdiensten in de Sint-Jan. 3) Situatietekening: De situatietekening moet u op schaal aanleveren, bij voorkeur schaal 1:100 of 1:200. Kijk voor meer informatie bij punt 22. 4) Muziek: Is er tijdens het evenement versterkte muziek of live muziek? Dan moet u het formulier ‘Geluid bij evenementen’ invullen. Dit formulier wordt voorgelegd aan de afdeling Milieu, die adviseert over het toegestane geluidsniveau. 5) Bij het plaatsen van een tent moet u rekening houden met de voorwaarden die de brandweer stelt bij het plaatsen van tenten. Deze zijn aangegeven in de bijlage ‘Brandveiligheidsvoorschriften evenementen’. Bij het plaatsen van een podium dient er een barrière gemaakt te worden zodat over de hele lengte van het podium met tenminste 1.35 m een vrije doorgang blijft. 6) Plaatst u een tribune? Voeg dan de constructiegegevens bij de aanvraag. Deze gegevens worden beoordeeld door de afdeling Bouwen van de gemeente. 7) Voor het huren van gemeentelijke dranghekken kunt u contact op nemen de heer J. Maas van de afdeling Realisatie en Beheer Openbare Ruimte, via (073) 615 31 79. Het huren van dranghekken bij de gemeente is gratis voor evenementenorganisaties, indien u de hekken zelf ophaalt en terugbrengt. Kiest u voor levering door de gemeente dan betaalt u alleen de vervoerskosten.
8) Zijn er tijdelijke verkeersmaatregelen nodig, zoals verkeersborden of verkeershekken? Hier zijn kosten aan verbonden. Neem contact op met de afdeling Realisatie en Beheer Openbare Ruimte via (073) 615 31 79. Indien er straten worden afgesloten, moet u ook een verkeersplan inleveren (zie punt 9). 9) Verkeersplan: Als u voor het evenement wegen wilt afsluiten, moet u deze op een tekening aangegeven. Houd er rekening mee dat hiervoor tijdelijke (verkeers-)maatregelen getroffen moeten worden. U bent verantwoordelijk voor het opstellen van een verkeersplan en voor de uitvoering hiervan. Tegen vergoeding kan dit door de gemeente worden gedaan. Neem hiervoor contact op de afdeling Beheer Openbare Ruimte, via (073) 615 31 79. Indien u dit zelf wilt (laten) uitvoeren, dient dit door een gespecialiseerd bedrijf te worden gedaan. Ook moet u het verkeersplan aan de gemeente ter goedkeuring voorleggen. In het verkeersplan moet u aangeven: • Verwijzings- en/of bewegwijzeringsborden, bijvoorbeeld met betrekking tot parkeren. • Vooraankondigingsborden, bijvoorbeeld opheffing parkeerplaatsen/afsluitingen • Wilt u verkeersregelinstallaties (VRI’s) buiten werking stellen? Overleg dan eerst met de gemeente. • Zet u verkeersregelaars in? Geef dan de locaties en het aantal in te zetten verkeersregelaars aan in het verkeersplan. Houd er rekening mee dat de verkeersregelaars bevoegd moeten zijn. Een verkeersregelaar moet een cursus hebben gevolgd bij de politie. • Locaties van dranghekken en/of verkeershekken. 10) Crowdcontrol = het in goede banen leiden van grote groepen mensen bij publieksevenementen. U moet dus een ontruimingsplan/calamiteitenplan aanleveren. 11) Verkoopt u zwak alcoholische dranken buiten de horeca inrichting? Dan moet u een ontheffing hebben in het kader van artikel 35 van de Drank- en horecawet. Leidinggevende(n) tijdens het evenement moeten in het bezit zijn van een verklaring Sociale Hygiëne. Lever daarom bij de aanvraag van de evenementenvergunning ook kopieën van deze verklaring en het identiteitsbewijs in. Lever ook de adresgegevens van de leidinggevende(n) aan. Daarnaast moet(en) de leidinggevende(n) aan de volgende eisen voldoen: • •
Zij mogen niet onder curatele staan dan wel uit het ouderlijk gezag of voogdij ontzet zijn. Zij mogen niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn.
Bij de verstrekking van de zwakalcoholische dranken geldt dat: • Personen beneden de leeftijd van 18 jaar mogen ter zake van het verstrekken van zwak-alcoholische drank geen dienst doen gedurende de tijd dat van deze ontheffing gebruik wordt gemaakt. • Gedurende de tijd dat van de ontheffing gebruik wordt gemaakt, mag geen sterke drank aanwezig zijn, noch worden toegelaten dat zodanige drank aan het publiek wordt verstrekt. • Gedurende de tijd dat van de ontheffing gebruik wordt gemaakt moeten voor het publiek steeds alcoholvrije dranken verkrijgbaar zijn. • Nabij de plaats waar de zwakalcoholische drank zal worden verstrekt moet op duidelijk leesbare wijze aan het publiek kennis worden gegeven, dat aan personen beneden de leeftijd van 18 jaar geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt. • Personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren of die door hun gedrag
aanstoot geven, moeten worden geweerd of verwijderd. Wanneer er tijdens het evenement alcoholhoudende dranken gratis verstrekt worden (alleen zwakalcoholische dranken zijn mogelijk), dient u rekening te houden met de volgende zaken: • Nabij de plaats waar de zwakalcoholische drank zal worden verstrekt moet op duidelijk leesbare wijze aan het publiek kennis worden gegeven, dat aan personen beneden de leeftijd van 18 jaar geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt. • Personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren of die door hun gedrag aanstoot geven, moeten worden geweerd of verwijderd. Bij een tapinstallatie moet aan de volgende standaardvoorwaarden worden voldaan: • Er dient minimaal een handwasgelegenheid bij de tapinstallatie aanwezig te zijn. Dit dient tenminste een jerrycan met kraantje gevuld met schoonwater te zijn en een opvangbak voor het afvalwater. Deze opvangbak moet regelmatig worden geleegd. Verder moet er een zeeppompje, papieren handdoekjes en een afvalbak zijn, geen handdoeken. • Voor meer informatie met betrekking tot horecavoorzieningen en tapinstallaties kunt u terecht bij de Voedsel- en Warenautoriteit (VWA) via (0800) 0488. 12) Bereidt u voedsel tijdens het evenement? Voor het lozen van afvalwater kunt u gebruik maken van het gemeenteriool. U moet dan een olie- en vetafscheider toepassen. Voor het aansluiten op het gemeenteriool dient u tijdig contact opnemen met de heer J. Maas, via (073) 615 31 79. Standaardvoorwaarden technische hygiëne: • De organisatie dient te werken volgens de HCCAP richtlijnen. • Indien de eet- en drinkwaren bereid worden in een tijdelijke ruimte (zoals tenten, kramen) zijn artikel 22 en 23 van de Warenwetregeling Hygiëne van Levensmiddelen van toepassing. • De te gebruiken ruimte dienen te worden schoongemaakt en onderhouden zodat de kans op besmetting van eet- en drinkwaren en de aanwezigheid van ongedierte, voor zover mogelijk wordt uitgesloten. • Voor meer informatie met betrekking tot horecavoorzieningen en tapinstallaties kunt u terecht bij de Voedsel- en Warenautoriteit (VWA) via (0800) 0488. 13) Toiletvoorzieningen kunt u bij de gemeente regelen of zelf huren. Een aanvraag voor het huren van de voorzieningen kunt u tijdig indienen bij de heer J. Maas, via (073) 615 31 79. Aan het huren van de toiletvoorzieningen via de gemeente zijn kosten verbonden. • • • • • • •
Er moet minimaal één toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers zijn (minimaal twee toiletten) op een maximale loopafstand van ca 150 m. Herentoiletten mogen gedeeltelijk vervangen worden door urinoirs, maar het aantal urinoirs mag maximaal ¼ van het totale aantal herentoiletten bedragen. Er dienen bij de damestoiletten sanitaircontainers aanwezig te zijn. Zorg voor voldoende toiletpapier. Zorg voor goede verlichting in de toiletunit en een goede ventilatie. Zorg voor minimaal één handwasvoorziening per vier toiletten met wegwerphanddoekjes en een afvalbak. De toiletten (en/of douches) en wasgelegenheden dienen maximaal twee maal per dag te worden schoongemaakt, zo nodig vaker. Er moet een schoonmaakschema aanwezig zijn waarop de frequentie van schoonmaken wordt aangegeven.
14) Zie ook punt 12: voor aansluitingen op het gemeenteriool dient u tijdig contact op te nemen met de heer J. Maas, via (073) 615 31 79. Hier zijn kosten aan verbonden. Als u niet kiest voor aansluiting op het gemeenteriool moet u zelf zorgen voor de opslag van het afvalwater en de juiste afvoer ervan. 15) Voor water- en stroomaansluitingen kunt u contact opnemen met de marktmeester van Stadstoezicht, via telefoonnummer (073) 615 55 65. Hier zijn kosten aan verbonden. Tijdelijke drinkwatervoorzieningen moeten voldoen aan NEN 1006. Afwijkingen hiervan zijn alleen aanvaardbaar op basis van een risicoanalyse én in overleg met het waterleidingbedrijf. Een van de uitgangspunten hierbij is dat het drinkwater aan het tappunt hygiënisch (volksgezondheid) betrouwbaar is. De waterinstallatie moet ook voldoen aan de eisen die gesteld worden aan legionellapreventie. Dit is alleen van toepassing indien er verneveling plaatsvindt zoals bij douches en whirlpools. Er dient dan altijd contact te worden opgenomen met de GGD. Bij sommige evenementen (zoals dance events, popconcerten en sportevenementen) leveren mensen in een relatief korte tijd een grote inspanning. Soms tijdens hoge temperaturen en soms bij een zeer prikkelende omgeving, met bijvoorbeeld harde geluiden en lichtflitsen. Dan bestaat er een verhoogd gevaar voor uitdroging en uitputting. De organisatie van zo’n evenement moet in ieder geval zorgen voor voldoende watertappunten waar schoon leidingwater gratis beschikbaar is. 16) De gemeentelijke vlaggenmasten staan langs de toegangswegen van de stad. Om aan deze masten banieren te hangen, kunt u contact opnemen met het secretariaat van de afdeling Economische Zaken van de gemeente, via (073) 615 56 03. Hier zijn kosten aan verbonden. 17) Voor parkeer- en/of milieuontheffingen kunt u contact opnemen met de afdeling Stadstoezicht, via (073) 615 55 65. Hier zijn kosten aan verbonden.
18) U bent verantwoordelijk voor de opslag en verwijdering van het afval tijdens en na het evenement. Om afvalbakken en/of containers (pers-, afzet- of rolcontainer) te huren kunt u contact opnemen met de Afvalstoffendienst van de gemeente. Hier zijn kosten aan verbonden. Voor een offerte op maat kunt u contact opnemen via (073) 615 65 72. De opslag en verwijdering van afval moet aan de volgende eisen voldoen: • Er dient voldoende gelegenheid aanwezig te zijn om afval weg te gooien; • Dagelijks of zonodig meerdere keren per dag moet het afval verzameld worden bij een aparte opslagplaats waar het afval in afsluitbare afvalcontainers wordt opgeslagen. • In verband met veiligheid dient glas afzonderlijk verzameld te worden. 19) Een transferium is een ruime parkeergelegenheid aan de rand van de stad. Vanaf de transferia rijden bussen naar de binnenstad. Binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch zijn er drie transferia: • Vlijmenseweg (nabij Koning Willem I College) • Pettelaarpark (zuidzijde van de stad op kantorenpark Pettelaarpark) • De Vliert (aan de Stadionlaan) Wanneer u een transferium wilt gebruiken voor het parkeren van bezoekers van uw evenement, kunt u contact opnemen met de heer R. van Bommel (Stadstoezicht) via (073) 615 55 65. Aan het gebruik van het transferia voor parkeren zijn kosten verbonden. Deze terreinen mogen niet gebruikt worden als evenemententerrein.
20) U bent verantwoordelijk voor de schoonmaak van het evenemententerrein. Na afloop van een evenement moet het gebruikte terrein schoon worden geleverd. Deze schoonmaak kunt u in eigen beheer uit (laten) voeren. U kunt het terrein ook door de gemeente laten schoonmaken. Neem hiervoor contact op met de heer J. Maas via (073) 615 31 79. Hier zijn kosten aan verbonden. 21) Voorschriften EHBO: • Per 750 tegelijkertijd aanwezige bezoekers dient één persoon met een geldig EHBOdiploma aanwezig te zijn, met een minimum van twee personen waarvan minimaal één verpleegkundige. • De EHBO-ers dienen minimaal te beschikken over het volgende niveau: BLS. • Er dient minimaal één EHBO-post aanwezig te zijn. • De EHBO-post dient gerealiseerd te worden in een bestaand/tijdelijk onderkomen en minimaal voorzien te zijn van (stromend) water en in de periode van oktober tot april dienen er tevens verwarmingsmogelijkheden te zijn. • De EHBO-post dient permanent bemand te zijn met tenminste één persoon met een geldig EHBO-diploma. • De EHBO-post dient duidelijk herkenbaar te zijn. • De organisatie dient er voor te zorgen dat de toegankelijkheid en doorgang voor de ambulance op het evenemententerrein gegarandeerd is. 22) Een situatietekening moet in ieder geval voldoen aan de volgende eisen: • De te gebruiken symbolen moeten voldoen aan NEN 1414. Deze norm geeft symbolen weer voor het weergeven van veiligheidsvoorzieningen op plattegronden. Naast de aanwijzingen voor het gebruik van symbolen bevat de norm ook eisen voor de inrichting en het ontwerp van deze plattegronden. • De (nood)in- en uitgang(en) van het te gebruiken terrein, inclusief doorgangsbreedte. • De situatie van het terrein, de tijdelijke inrichting en indeling ervan. • Blusmiddelen en aanwezige bluswatervoorzieningen (brandkranen, geboorde putten) • Nood- en transparantverlichting. • Stoelenplan. • De (pagode-)tenten met gebruikersnaam. • Elektriciteitsvoorziening. • Welke verwarmingsbron van de tent(en). • Het gebruik van welke energiebron ten behoeve van koken/bakken/braden. Eventuele aanvullende eisen: • Waar bevinden zich de posten van de beveiliging/bewaking en EHBO? • Hoe is de aan- en afvoer van bezoekers geregeld? • Waar bevindt zich de opslagplaats van gasflessen met de stofnaam met gevaren identificatienummer en hoeveel voorraad van deze gasflessen is aanwezig? • Indien van toepassing het aantal voorstellingen met tijden en data? • Als er op het evenemententerrein parkeervoorzieningen zijn dan dit op een tekening aangeven? • Hoeveel bedrijfshulpverleners (BHV-ers) zijn er aanwezig bij het evenement? • Hoe en waar wordt het afval opgeslagen?
