Titel Hoofdproces: bedrijfskledingbeleid
Sportcentrum Universiteit van Tilburg
Deelproces:Nummer: 10
Proceseigenaar: Inge Schepers
Paraaf kwaliteitsfunctionaris
Versie nr.: 6
Besproken met: M.T. d.d. 9-12-2009
Vastgesteld in M.T. d.d. 09-12-2009
Directeur DSZ d.d.
Geïnformeerd: Directeur DSZ d.d. 10-12-2009
Evalueren en bijstellen
Relaties met ander beleid of processen
Met: M.T. proces van kledinguitgifte Datum: december 2010
Bedrijfskledingbeleid Sportcentrum Universiteit van Tilburg
Inleiding Het Sportcentrum Universiteit van Tilburg1 streeft naar een professionele uitstraling. Daarom is het van belang dat sportpersoneel, barpersoneel en baliepersoneel bedrijfskleding dragen. Ook voor kantoorpersoneel is bedrijfskleding van belang, als zij het Sportcentrum moeten vertegenwoordigen.
Om dit uit te kunnen dragen is er een bedrijfskledingplan opgezet. Hierbij zijn de volgende punten belangrijk: Luisteren naar de wensen van de medewerkers Letten op de kwaliteit van de kleding Letten op de mooie, uniforme uitstraling
Doel Het doel van het bedrijfskledingplan is een professionele uitstraling van het Sportcentrum UvT creëren. Dit gebeurd door alle medewerkers voldoende te voorzien van de kwalitatief goede bedrijfskleding, aangepast naar hun wensen.
Beleid Docenten, baliemedewerkers, barmedewerkers en kantoormedewerkers krijgen bedrijfskleding uitgereikt, die past bij hun functie. Dit kledingpakket zal na twee jaar zijn afgeschreven. Na deze periode heroverweegt het Sportcentrum UvT het bedrijfskledingbeleid.
Voor de herkenbaarheid komt het logo van het Sportcentrum UvT in het klein op de linkerborst. Op de rug komt een groot logo. Dit geldt voor polo’s, t-shirts, sweaters, jacks en trainingsjassen. Broeken zullen niet worden bedrukt, met uitzondering van de spinningbroeken. Werkkleding Het Sportcentrum UvT biedt haar werknemers werkkleding aan. Dat wil zeggen, dat de kleding duidelijk voorzien is van het Sportcentrum UvT-logo, met een gezamenlijke oppervlakte van ten minste 70 cm2 per kledingstuk. Dit doet het Sportcentrum UvT, omdat
1
Hierna te noemen Sportcentrum UvT
2
de fiscus de kleding als normale kleding en dus als loon in natura kan belasten, wanneer dit logo niet groot genoeg is.
Docenten Alle docenten krijgen kleding. Het Sportcentrum UvT maakt onderscheid in verschillende groepen docenten.
Nummer
Groep
Hiertoe
Kledingpakket
Aantal stuks
Bodyfit
Een joggingbroek en
één
Bodypower
sweater en een
joggingbroek
Bodyshape
aerobicshirt
en sweater
behoren: 1
Aerobics/dans
Dance-styles
Per lesuur per
Demogroep
week krijgt een
Zumba
docent een
Power steps
aerobicshirt
Pilates Jazz dance Keep moving Street dance 2
Spinning
een joggingbroek en
één
sweater of een
trainingspak of
trainingspak, een
één
spinningbroek en
joggingbroek
een aerobicshirt
en sweater Per lesuur per week krijgt een spinningbroek en aerobicshirt
3
Zaalsporten
Handbal
een trainingspak of
één
Basketbal
joggingbroek/sweater trainingspak of
Volleybal
en een polo en/of t-
één
Futsal
shirt.
joggingbroek
Badminton
en sweater
Squash
Per lesuur per
Tafeltennis
week krijgt een
3
docent een polo of een tshirt 4
5
Buitensporten
Watersporten
Atletiek
een buitenjack, een
één jack, één
Schaatsen
trainingspak en een
trainingspak
Tennis
polo en/of t-shirt
Per lesuur per
Voetbal
week krijgt een
Hockey
docent een
Korfbal
polo of een t-
Rugby
shirt
Zwemmen
een joggingbroek en
één
Aquajogging
sweater en een polo
joggingbroek
en/of t-shirt
en sweater Per lesuur per week krijgt een docent een polo of een tshirt
6
Budosporten
Judo
een joggingbroek en
één
Karate
sweater of een
trainingspak of
Jiu Jitsu
trainingspak en een
één
Zelfverdediging
polo en/of t-shirt
joggingbroek
voor vrouwen
en een budojas
en sweater en één budojas. Per lesuur per week krijgt een docent een polo of een tshirt
7
Fitness
een joggingbroek en
één
sweater of een
trainingspak of
trainingspak en een
één
polo en/of t-shirt.
joggingbroek en sweater Per lesuur per week krijgt een
4
docent een polo of een tshirt 8
Algemeen
Yoga
een joggingbroek en
één
Klimmen
sweater of een
trainingspak of
Turnen
trainingspak en een
één
polo en/of t-shirt.
joggingbroek en sweater Per lesuur per week krijgt een docent een polo of een tshirt
Per tak van sport (of sectie in geval van groep 1, 5, 6 en 7) moeten de docenten tot een gezamenlijke keuze komen. De gehele aerobicssectie moet bijvoorbeeld in een joggingbroek en sweater rondlopen. Het is niet de bedoeling dat één aerobicsdocent een trainingspak heeft en de andere aerobicsdocenten een joggingbroek en sweater. Wel kan een docent zelf kiezen of hij/zij een t-shirt of een polo wil. Per tak van sport (of per sectie in geval van groep 1, 5, 6 en 7) kiezen docenten ook een kleur voor de kleding. Zo is iedere sport herkenbaar aan haar kleur.
Het aantal kledingstukken dat een docent krijgt, is afhankelijk van het aantal lesuren. Docenten kunnen er ook voor kiezen om één polo en één t-shirt te nemen, wanneer hij/zij twee uur per week les geeft. Dit moet wel in lijn zijn met het besluit van de sectie. Vrijwilligers krijgen alleen een polo of t-shirt. Nieuwe docenten hebben een proeftijd van twee maanden. Zij krijgen leenkleding totdat ze een officiële aanstelling krijgen.
Verplichtingen Docenten en vrijwilligers zijn verplicht de bedrijfskleding te dragen wanneer zij aan het werk zijn voor het Sportcentrum UvT en als coach voor de vereniging. Docenten tekenen voor ontvangst van kleding. In dit contract staat opgenomen dat docenten zelf de verantwoordelijkheid hebben over de kleding. Dit betekent dat bij verlies, diefstal of beschadiging van de kleding, de docent of vrijwilliger zelf deze kleding bekostigt. De docent dient dit ook altijd te melden bij de manager sportpersoneel. Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk zal de docent een vergoeding moeten betalen. Dit bedrag stelt de direct leidinggevende vast.
5
Wanneer er klachten zijn over de kleding, meldt de docent dit bij de manager Sportpersoneel.
Richtlijnen voor de leidinggevende Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk binnen 6 maanden na ontvangst, brengt het Sportcentrum UvT het volledige bedrag in rekening bij de docent of vrijwilliger. Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk van 6 tot en met 12 maanden na ontvangst, brengt het Sportcentrum UvT 50% van het bedrag in rekening bij de docent of vrijwilliger. Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk van 12 tot en met 18 maanden na ontvangst, brengt het Sportcentrum UvT 25% van het bedrag in rekening bij de docent of vrijwilliger. Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk vanaf 18 maanden na ontvangst, brengt het Sportcentrum UvT niets in rekening bij de docent of vrijwilliger. In dit geval moet de docent of vrijwilliger een half jaar op nieuwe kleding wachten, totdat de nieuwe kledingtermijn in gaat.
De docenten moeten de bedrijfskleding altijd weer inleveren bij de manager Sportpersoneel. Als docenten nalaten dit te doen, is het de leidinggevende die de vergoeding vast stelt.
Baliemedewerkers Baliemedewerkers hebben de keuze uit polo’s met korte mouwen, polo’s met lange mouwen, een vest en een jas. Afhankelijk van het aantal uren dat een baliemedewerker onder contract staat, krijgt hij/zij een polo. In principe krijgt de baliemedewerker één polo met korte mouw en één polo met lange mouw per dag dat hij/zij in één week werkt.
Ook voor baliemedewerkers geldt, dat zij als team een eenduidige kleur in de kleding hebben. Hierdoor is een conciërge altijd gemakkelijk herkenbaar. Dit is ook van belang, omdat er een aantal conciërges een dubbele functie hebben. Zij zijn bijvoorbeeld ook docent of barmedewerker. Het is van belang dat alle medewerkers erop letten dat zij de kleding dragen die past bij de functie die zij op dat moment vervullen.
Verplichtingen Baliemedewerkers zijn verplicht deze kleding te dragen, wanneer zij aan het werk zijn voor het Sportcentrum UvT.
6
Baliemedewerkers tekenen voor ontvangst van kleding. In dit contract staat opgenomen dat baliemedewerkers zelf de verantwoordelijkheid hebben over de kleding. Dit betekent dat bij beschadiging van de kleding door eigen toe doen, de baliemedewerker zelf deze kleding bekostigt. De baliemedewerker moet dit ook altijd melden bij de hoofdconciërge. Bij beschadiging van kleding mag de leidinggevende de medewerker hierop aanspreken.
Wanneer er klachten zijn over de kleding, meldt de baliemedewerker dit bij de hoofdcongiërge. Indien van toepassing meldt het Sportcentrum dit dan ook zo spoedig mogelijk bij de leverancier.
Overige kleding Daarnaast hebben baliemedewerkers recht op2 een broek en één paar degelijke veiligheidsschoenen, die ook beschermen tegen kleine ongelukken. Het aantal broeken dat een baliemedewerker mag aanschaffen, is afhankelijk van het aantal uur dat hij/zij werkt. Een baliemedewerker krijgt één broek per dag dat hij/zij in één week werkt. Het Sportcentrum UvT vergoedt maximaal € 50,00 per broek en maximaal € 150,00 voor een paar schoenen.
Voordat een baliemedewerker deze kleding gaat kopen, moet de medewerker eerst toestemming vragen bij de hoofdcongiërge. Hiervoor is een formulier gemaakt, dat te vinden is in het digitale kantoor van de website van het Sportcentrum.
Barmedewerkers Barmedewerkers hebben de keuze uit polo’s met korte mouwen, polo’s met lange mouwen, en een vest. Afhankelijk van het aantal uren dat een barmedewerker onder contract staat, krijgt hij/zij een polo. In principe krijgt de barmedewerker één polo voor het aantal dagen dat hij/zij in één week werkt. Barmedewerkers zijn verplicht deze kleding te dragen wanneer zij aan het werk zijn voor ’t Sportcafé van de UvT.
Verplichtingen Barmedewerkers tekenen voor ontvangst van kleding. In dit contract staat opgenomen dat barmedewerkers zelf de verantwoordelijkheid hebben over de kleding. Dit betekent dat bij beschadiging van de kleding door eigen toe doen, de barmedewerker zelf deze kleding bekostigt. De barmedewerker moet dit ook altijd melden bij de hoofdbarman. Bij beschadiging van kleding mag de leidinggevende de medewerker hierop aanspreken.
2
Hiermee bedoelt het Sportcentrum UvT geen opgebouwd recht, noch verworven recht.
7
Wanneer er klachten zijn over de kleding, meldt de barmedewerker dit bij de hoofdbarman. Indien van toepassing meldt het Sportcentrum dit dan ook zo spoedig mogelijk bij de leverancier.
Overige kleding Daarnaast hebben barmedewerkers recht op3 een broek en één paar degelijke schoenen die ook beschermen tegen kleine ongelukken. Het aantal broeken dat een barmedewerker mag aanschaffen, is afhankelijk van het aantal uur dat hij/zij werkt. Een barmedewerker krijgt één broek per dag dat hij/zij in één week werkt. Het Sportcentrum UvT vergoedt maximaal € 50,00 per broek en maximaal € 150,00 voor een paar schoenen.
Voordat een barmedewerker deze kleding gaat kopen, moet de medewerker eerst toestemming vragen bij de hoofdcongiërge. Hiervoor is een formulier gemaakt, dat te vinden is in het digitale kantoor van de website van het Sportcentrum.
Kantoormedewerkers Kantoormedewerkers krijgen een polo met korte mouw en een polo met lange mouw. Kantoormedewerkers hebben deze kleding alleen nodig bij promotionele activiteiten. Voorbeelden hiervan zijn de Welcome Week, TIK-week, voorlichtingsdagen of andere activiteiten ter promotie van het Sportcentrum. Deze promotionele activiteiten vinden verspreid in het jaar plaats. Daarom krijgen kantoormedewerkers maximaal één polo korte mouw en één polo lange mouw.
Ook voor kantoormedewerkers geldt dat zij als team een eenduidige kleur in de kleding hebben.
Verplichtingen Kantoormedewerkers zijn verplicht deze kleding te dragen wanneer zij promotionele activiteiten verrichten voor het Sportcentrum UvT. Voor officiële gelegenheden gaan de manager Sportpersoneel, de manager Sportprogramma, de beleidsmedewerker en medewerker verhuur en het Hoofd Sportcentrum sportief gekleed. Zij krijgen hiervoor een spijkercolbertjasje met het logo van het Sportcentrum op de rug en op het borstzakje.
3
Hiermee bedoelt het Sportcentrum UvT geen opgebouwd recht, noch verworven recht.
8
Kantoormedewerkers tekenen voor ontvangst van kleding. Dit betekent dat bij beschadiging van de kleding door eigen toe doen, de kantoormedewerker zelf deze kleding bekostigt. De kantoormedewerker moet dit ook altijd melden bij het hoofd. Bij beschadiging van kleding mag de leidinggevende de medewerker hierop aanspreken. Wanneer er klachten zijn over de kleding, meldt de kantoormedewerker dit bij het hoofd. Indien van toepassing meldt het Sportcentrum dit dan ook zo spoedig mogelijk bij de leverancier.
9
Plan van aanpak
De keuze voor de kledingleverancier is Le Prix.
Stappenplan docenten
1. Het Sportcentrum stuurt in september een mail naar alle docenten waarin we het bedrijfskledingbeleid uitleggen. Ook laten we aan de docenten zien voor welke kleding is gekozen. Mochten docenten het niet eens zijn met de keuze, kunnen zij dit melden bij de beleidsmedewerker en zoekt het Sportcentrum UvT naar een oplossing. Per sectie/ tak van sport wijst de manager Sportpersoneel een verantwoordelijke docent aan voor het bedrijfskledingbeleid.
2. Deze verantwoordelijke docent per sectie/ tak van sport beslist gezamenlijk met de andere docenten van zijn/ haar tak van sport of ze een trainingspak of joggingroek en sweater willen. Daarnaast beslissen ze ook over de kleurkeuze. De beleidsmedewerker bespreekt de keuzes met de verantwoordelijke docenten.
3. In oktober kunnen docenten de kleding passen in de docentenkamer van het Sportcentrum UvT. De beleidsmedewerker zorgt ervoor dat gedurende twee weken alle paskleding aanwezig is. De docent kan zijn/haar maat dan noteren. Vanaf eind november 2009 bezitten alle docenten de nieuwe bedrijfskleding.
4. De beleidsmedewerker inventariseert alle kledingstukken en onderhoudt het contact met de leverancier. De beleidsmedewerker maakt ook de contracten per docent. In de contracten staan ook de kledingaantallen en maten.
5. De manager Sportpersoneel is verantwoordelijk voor de uitreiking van de kleding aan de docenten. Dit gebeurt pas nadat zowel docent als manager Sportpersoneel het contract heeft ondertekend.
Stappenplan baliemedewerkers
1. De hoofdconciërge stuurt eind september 2009 een mail naar alle baliemedewerkers waarin hij het bedrijfskledingbeleid uitlegt. Ook laat hij aan de medewerkers zien voor welke kleding is gekozen. Mochten medewerkers het niet eens zijn met de keuze,
10
kunnen zij dit melden bij de hoofdcongiërge en zoekt het Sportcentrum UvT naar een oplossing. De hoofdconciërge is de verantwoordelijke persoon die de wensen van de baliemedewerkers inventariseert.
2. De hoofdconciërge bespreekt de kleding- en kleurkeuze met de beleidsmedewerker oktober 2009.
3. De beleidsmedewerker zorgt ervoor dat eind oktober paskleding aanwezig is voor de baliemedewerkers. De medewerkers kunnen de kleding passen in de docentenkamer van het Sportcentrum UvT. De beleidsmedewerker zorgt ervoor dat gedurende twee weken alle paskleding aanwezig is. De baliemedewerker kan zijn/haar maat dan noteren. Vanaf eind november 2009 bezitten alle baliemedewerkers de nieuwe bedrijfskleding. 4. De beleidsmedewerker inventariseert alle kledingstukken en onderhoudt het contact met de leverancier. De beleidsmedewerker maakt ook de contracten per medewerker. In de contracten staan ook de kledingaantallen en maten. 5. De hoofdcongiërge reikt de kleding uit aan de baliemedewerkers. Dit gebeurt pas nadat zowel medewerker als hoofdcongiërge het contract heeft ondertekend.
Stappenplan barmedewerkers
1. De hoofdconciërge stuurt eind september 2009 een mail naar alle barmedewerkers waarin hij het bedrijfskledingbeleid uitlegt. Ook laat hij aan de medewerkers zien voor welke kleding is gekozen. Mochten medewerkers het niet eens zijn met de keuze, kunnen zij dit melden bij de hoofdcongiërge en zoekt het Sportcentrum UvT naar een oplossing. De hoofdconciërge is de verantwoordelijke persoon die de wensen van de baliemedewerkers inventariseert.
2. De hoofdconciërge bespreekt de kleding- en kleurkeuze met de beleidsmedewerker oktober 2009.
3. De beleidsmedewerker zorgt ervoor dat eind oktober paskleding aanwezig is voor de baliemedewerkers. De medewerkers kunnen de kleding passen in de docentenkamer van het Sportcentrum UvT. De beleidsmedewerker zorgt ervoor dat gedurende twee weken alle paskleding aanwezig is. De barmedewerker kan zijn/haar maat dan
11
noteren. Vanaf eind november 2009 bezitten alle baliemedewerkers de nieuwe bedrijfskleding. 4. De beleidsmedewerker inventariseert alle kledingstukken en onderhoudt het contact met de leverancier. De beleidsmedewerker maakt ook de contracten per medewerker. In de contracten staan ook de kledingaantallen en maten. 5. De hoofdcongiërge reikt de kleding uit aan de barmedewerkers. Dit gebeurt pas nadat zowel medewerker als hoofdcongiërge het contract heeft ondertekend.
Stappenplan kantoormedewerkers
1. De beleidsmedewerker stuurt eind september 2009 een mail naar alle kantoormedewerkers waarin zij het bedrijfskledingbeleid uitlegt. Ook laat zij aan de medewerkers zien voor welke kleding is gekozen. Mochten medewerkers het niet eens zijn met de keuze, kunnen zij dit melden bij de beleidsmedewerker en zoekt het Sportcentrum UvT naar een oplossing. De beleidsmedewerker is de verantwoordelijke persoon die de wensen van de kantoormedewerkers inventariseert.
2. De beleidsmedewerker zorgt ervoor dat eind oktober paskleding aanwezig is voor de kantoormedewerkers. De medewerkers kunnen de kleding passen in de docentenkamer van het Sportcentrum UvT. De beleidsmedewerker zorgt ervoor dat gedurende twee weken alle paskleding aanwezig is. De kantoormedewerker kan zijn/haar maat dan noteren. Vanaf eind november 2009 bezitten alle kantoormedewerkers de nieuwe bedrijfskleding. 3. De beleidsmedewerker inventariseert alle kledingstukken en onderhoudt het contact met de leverancier. De beleidsmedewerker maakt ook de contracten per medewerker. In de contracten staan ook de kledingaantallen en maten. 4. De beleidsmedewerker reikt de kleding uit aan de kantoormedewerkers. Dit gebeurt pas nadat zowel medewerker als beleidsmedewerker het contract heeft ondertekend. Kledingvoorraad
Het is niet noodzakelijk om een kledingvoorraad aan te leggen. Trainingspakken, sweaters, polo’s, t-shirts en buitenjacks kunnen altijd worden bijbesteld. De levertijd is drie weken.
12
Wel behoudt het Sportcentrum een kleine voorraad blauwe basispolo’s. Na de proeftijd krijgen de docenten pas bedrijfskleding.
13
Bijlage 1: inventarisatielijst
14
Bijlage 2: contract
Bruikleenovereenkomst
De ondergetekenden: Sportcentrum UvT Contactpersoon:____________________________________________________________ Academielaan 5 5037 ET Tilburg Hierna te noemen: bruikleengever En Werknemer Naam:____________________________________________________________________ Adres:____________________________________________________________________ Postcode en plaats:__________________________________________________________ Hierna te noemen: bruikleennemer Zijn het volgende overeengekomen: De bruikleengever staat de kleding vernoemd in bijlage 1 in bruikleen af aan de bruikleennemer voor een periode van twee jaar. De voorwaarden hiervoor, staan vermeld in bijlage 2. De bijlagen zijn aangehecht aan de bruikleenovereenkomst. Ondergetekenden
De bruikleennemer (plaats en datum)
De bruikleengever (plaats en datum)
Voor ontvangst: (plaats en datum)
Voor retourontvangst: (plaats en datum)
15
Bijlage 1 Omschrijving kledingstuk
Artikelnummer
Maat
Nieuwwaarde
16
Bijlage 2 Verplichtingen Docenten en vrijwilligers zijn verplicht de bedrijfskleding te dragen wanneer zij aan het werk zijn voor het Sportcentrum UvT en als coach voor de vereniging. Docenten tekenen voor ontvangst van kleding. In dit contract staat opgenomen dat docenten zelf de verantwoordelijkheid hebben over de kleding. Dit betekent dat bij verlies, diefstal of beschadiging van de kleding, de docent of vrijwilliger zelf deze kleding bekostigt. De docent dient dit ook altijd te melden bij de manager sportpersoneel. Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk zal de docent een vergoeding moeten betalen. Dit bedrag stelt de direct leidinggevende vast.
Wanneer er klachten zijn over de kleding, meldt de docent dit bij de manager Sportpersoneel.
Richtlijnen voor de leidinggevende Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk binnen 6 maanden na ontvangst, brengt het Sportcentrum UvT het volledige bedrag in rekening bij de docent of vrijwilliger. Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk van 6 tot en met 12 maanden na ontvangst, brengt het Sportcentrum UvT 50% van het bedrag in rekening bij de docent of vrijwilliger. Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk van 12 tot en met 18 maanden na ontvangst, brengt het Sportcentrum UvT 25% van het bedrag in rekening bij de docent of vrijwilliger. Bij verlies, diefstal of beschadiging van een kledingstuk vanaf 18 maanden na ontvangst, brengt het Sportcentrum UvT niets in rekening bij de docent of vrijwilliger. In dit geval moet de docent of vrijwilliger een half jaar op nieuwe kleding wachten, totdat de nieuwe kledingtermijn in gaat.
De docenten moeten de bedrijfskleding altijd weer inleveren bij de manager Sportpersoneel. Als docenten nalaten dit te doen, is het de leidinggevende die de vergoeding vast stelt.
17
