Titel hoofdproces:
Sportcentrum
Verenigingenbeleid en reglement en bijbehorende formats
Universiteit van Tilburg
Proceseigenaar: Inge Schepers
Paraaf kwaliteitsfunctionaris
Versie nr.: 9
Bijlagen: 1. Verenigingenbeleid Pendragon
Definitieve versie vastgesteld door directeur DSZ d.d. 1 sept. 2009 Definitieve versie vastgesteld in M.T. d.d. 2 sept. 2009
Besproken met:
Ter informatie voorgelegd:
Pendragon: d.d. 12 juni 2009 en 13 aug. 2009
Stichting Steun Sportcentrum KUB
S.S.V.’s: d.d. 6 augustus 2009
d.d. 12 mei 2009
Evalueren en bijstellen
Relaties met ander beleid of processen:
Met: MT en Pendragon Datum: voorjaar 2010
Subsidiebeleid Sportprogramma
Verenigingenbeleid Sportcentrum Universiteit van Tilburg1 1. Algemene inleiding In het strategisch beleidsplan 2006-2010 streeft het Sportcentrum naar een platte organisatie met korte lijnen, een heldere structuur. Het Sportcentrum is transparant in haar doelen en beleid. Het Sportcentrum is een open, naar buiten gerichte organisatie. Het verenigingenbeleid is één van de voorgenomen doelen die het Sportcentrum in de planperiode wil vaststellen en waarmee het Sportcentrum onder andere de transparantie van het Sportcentrum wil vergroten. Dit verenigingenbeleid heeft een directe relatie met het subsidiebeleid, de evenementen en de competities. Het feit dat een vereniging een studentensportvereniging2 is van het Sportcentrum, leidt ertoe dat een vereniging en haar leden competitie kunnen spelen, een evenement kunnen aanvragen, er trainingen door het Sportcentrum geregeld worden en subsidie kan worden uitgekeerd door het Sportcentrum aan de betreffende SSV. Graag wil het Sportcentrum voor iedereen duidelijk en inzichtelijk maken wat ze de SSV te bieden heeft, maar daarnaast ook kenbaar maakt wat het Sportcentrum hiervoor terug verwacht van de SSV’s. Dat is ook de reden waarom dit verenigingenbeleid is opgesteld3. Het Sportcentrum biedt onderstaande zaken aan de SSV’s: 1. Zaal-, veld- en vergaderruimte 2. Sportmaterialen 3. Docenten ten behoeve van trainingen 4. Bergruimte (indien mogelijk) 5. Kleding voor competitiespelende leden 6. Subsidiëring door middel van financiële middelen Het doel van dit beleid is 1. Het raamwerk voor het opzetten en uitvoeren van het subsidiebeleid en 2. Het inzichtelijk maken van de afspraken tussen het Sportcentrum en de SSV’s om daardoor de betrokkenheid van de SSV’s bij het Sportcentrum te vergroten 1
Hierna te noemen Sportcentrum Hierna te noemen SSV 3 Het verenigingenbeleid is voorgelegd aan Sportraad Pendragon, die het heeft besproken met de SSV’s. Omdat dit beleidsdocument gevolgen kan hebben voor beleidsonderdelen van ’t Sportcafé, is er ook een concept voorgelegd aan het bestuur van deze stichting. Dit beleid is door beide partijen vastgesteld en zal daarom voor iedere SSV gelden. 2
2
2. Criteria Verenigingen zijn zelfstandige rechtspersonen en in die zin vrij in het aannemen van leden, ongeacht of zij student, oud student, of geen student zijn. Binnen het Sportcentrum zijn een wisselend aantal SSV’ s actief. Om een SSV te zijn, moet er ook aan andere voorwaarden worden voldaan. Pendragon is de overkoepelende vereniging en is zowel aanspreekpunt voor de SSV’s als voor het Sportcentrum. Pendragon heeft eigen voorwaarden waaraan een SSV moet voldoen om onder hun koepel te vallen. Het Sportcentrum onderschrijft die voorwaarden, maar voegt nog enkele criteria toe. Wanneer je als SSV gebruik wilt maken van de (financiële) faciliteiten van het Sportcentrum, dan moet de SSV voldoen aan onderstaande criteria: 2.1 Erkenning door Sportraad Pendragon Een SSV moet erkent zijn door Pendragon. Wanneer een SSV erkend wordt door Pendragon, moet zij in elk geval aan een aantal voorwaarden voldoen. (Deze voorwaarden zijn terug te vinden in de bijlage.) 2.2 De verhoudingen binnen de studentensportvereniging Als een SSV in aanmerking wil komen voor wat het Sportcentrum te bieden heeft, dan moeten de verhoudingen binnen de SSV als volgt zijn:
•
Alumni / Student als (actief) lid/ sportkaarthouder: 25 % / 75 % (minimaal 75% van de leden moet student zijn)
•
Alumni/ Student als Dagelijks bestuur4: 33 % / 67 % (Er mag maximaal 1 alumnus in het dagelijkse bestuur plaatsnemen.)
Het Sportcentrum is een studentensportcentrum. Op de eerste plaats staan de voorzieningen daarom ter beschikking van studenten. Het Sportcentrum is van mening dat de doorstroom van nieuwe studenten zeer belangrijk is voor het voortbestaan van een SSV. Om deze doorstroming te garanderen is het van belang dat de SSV voor het grootste deel blijft bestaan uit studenten. Daarom wordt een percentage van minimaal 75% genoemd. Daarnaast is 4
Het dagelijks bestuur betreft de voorzitter, secretaris en penningmeester van een studentensportvereniging.
3
een goede doorstroom in het dagelijks bestuur noodzakelijk. Het Sportcentrum vindt dat het dagelijks bestuur daarom voor 67% uit studenten moet bestaan. De aanwezigheid van alumni wordt door het Sportcentrum aangemoedigd, maar ook meteen beperkt. Het genoemde streefpercentage is daarbij belangrijk, vanwege de kennis die deze personen kunnen overdragen op de nieuwe studenten-leden. 2.3 Het aantal sportkaarthouders Een ander criterium waaraan een SSV moet voldoen om tot het Sportcentrum te behoren betreft het aantal sportkaarthouders. Alle (actieve) leden van een SSV moeten in het bezit zijn van een sportkaart. Met actief bedoelt het Sportcentrum het deelnemen aan trainingen, wedstrijden etc. waarbij gebruik wordt gemaakt van de faciliteiten van het Sportcentrum (materialen, accommodatie, trainers en dergelijke). Daarnaast moet het algemeen bestuur5 ook beschikken over een sportkaart, vanwege de voorbeeldfunctie die zij hebben. Dit percentage is zowel voor (actieve) leden als mede voor het algemeen bestuur: 100%. 2.4 Het beleid van een studentensportvereniging Eenmaal per bestuursjaar (aan het begin van het kalenderjaar) moet een jaarprogramma worden ingeleverd bij Pendragon, evenals een (meerjaren)beleidsplan van de SSV, zodat de manager Sportprogramma hierop in kan spelen in zijn planning voor het sportprogramma en de competities. Daarnaast is een beleidsplan ook belangrijk voor de continuïteit en de ontwikkeling van de SSV. Wanneer een SSV bijvoorbeeld in haar beleidsplan opneemt dat een team binnen twee jaar wil promoveren, kan de SSV ook op extra steun van het Sportcentrum rekenen. 2.5 Ledenadministratie van de studentensportvereniging Het Sportcentrum verwacht dat de SSV een inzichtelijke ledenadministratie heeft. De actuele bestuursinformatie moet worden ingeleverd bij Pendragon. Pendragon draagt deze informatie over aan het Sportcentrum. De ledenlijst waarop aangemerkt de trainingsleden en/of competitiespelers en de daarbij behorende ANR’s of sportkaartnummers, is voor 15 oktober ingeleverd volgens de format die terug te vinden is op www.pendragon.nl en het digitaal kantoor van het Sportcentrum (www.uvt.nl/sportcentrum). Wanneer de ledenlijst niet is ingeleverd voor 15 oktober, kan 5
Het algemeen bestuur betreft alle leden van het bestuur, inclusief het dagelijks bestuur.
4
de SSV geen aanspraak maken op een subsidieregeling. Binnen twee weken nadat het Sportcentrum de lijst van Pendragon heeft ontvangen, stuurt het Sportcentrum die lijst terug naar de betreffende SSV. De gecontroleerde lijst is voor de vereniging uitgangspunt om de leden aan te sporen alsnog een kaart te kopen. De lijst wordt aangevuld en voor 15 november weer ingeleverd bij Pendragon.
15 maart dient er opnieuw een lijst te worden ingeleverd bij Pendragon. Op basis van deze lijst zal een tweede controle plaatsvinden. Binnen twee weken nadat het Sportcentrum de lijst van Pendragon heeft ontvangen, stuurt het Sportcentrum die lijst terug naar de betreffende SSV. De gecontroleerde lijst is voor de vereniging uitgangspunt om de leden aan te sporen alsnog een kaart te kopen. De lijst wordt aangevuld en voor 15 april weer ingeleverd bij Pendragon.
2.6 Bestuurswijzigingen binnen een studentensportvereniging Te allen tijde dient de SSV bestuurswijzigingen door te geven aan Pendragon. Daarnaast dient een contactpersoon te worden aangewezen vanuit het bestuur. Deze wijziging dient te worden aangeleverd volgens het formulier “wisselingen bestuur/contactpersonen” dat te vinden is op de website van Pendragon en in het digitaal kantoor op de website van het Sportcentrum. 2.7 Jaargesprekken (Een afgevaardigde van) het bestuur van de SSV dient jaarlijks (in januari/ februari) aanwezig te zijn tijdens het jaargesprek dat gevoerd wordt tussen de SSV, het hoofd Sportcentrum en de manager sportprogramma en competities. 3. Consequenties Wanneer een SSV niet aan bovenstaande criteria kan of wil voldoen, is de consequentie dat het Sportcentrum: •
geen (gratis) faciliteiten voor de competitie levert,
•
geen (extra) trainingen voor competitieteams kan verzorgen en
•
geen subsidie kan verlenen voor de accommodatie of andere subsidieaanvragen, betreffende feesten en toernooien.
De mate van het toepassen van deze consequenties is te allen tijde voorbehouden aan het Sportcentrum.
5
Bijlage 1 Deelnemers Art. 1
De stichting (Sportraad Pendragon) kent deelnemers.
Art. 2
Het deelnemerschap geldt voor de duur van één collegejaar.
Art. 3
Deelnemers kunnen zijn: a. Studenten aan de Universiteit van Tilburg. b. Studenten aan de Tilburgse HBO-instellingen. c. Zij die niet langer dan vier jaar geen student meer zijn aan de in lid a en b genoemde instellingen en hieraan ook afgestudeerd zijn. d. Studenten aan andere universiteiten die in Tilburg in het Sportcentrum verblijven.
Art. 4
Deelnemer wordt men door het voor een sportkaart verschuldigde bedrag te betalen aan het Sportcentrum UvT.
Art. 5
Deelnemers hebben recht op het gebruik van de door Sportraad Pendragon beschikbare materialen en subsidies.
Art. 6
De deelnemers onderwerpen zich aan de door Sportraad Pendragon vastgelegde en in werking getreden reglementen, bestuursbesluiten en officiële mededelingen.
Het erkennen van kandidaat-studentensportverenigingen Paragraaf 1
Algemene bepalingen
Art. 1
Een kandidaat-vereniging kan erkend worden.
Art. 2
Een kandidaat-vereniging kan erkend worden als: a. De sport of groep sporters wordt gekenmerkt door een bepaalde mate van organisatie, in die zin dat de activiteiten van de groep of sport zich niet uitsluitend beperken tot de door Het Sportcentrum geboden trainingsactiviteiten, maar, daarnaast door andere zelf georganiseerde activiteiten (zoals extra trainingen, deelname aan toernooien en niet specifiek sportgebonden activiteiten) die de betrokkenheid van de individuele sporter bij de sport vergroten. b. De sport niet beoefend wordt in een door Sportraad Pendragon erkende vereniging.
Paragraaf 2
Erkenning
Art. 3
Erkenning van het bestuur geschiedt door: a. Een vereniging moet een verzoek om erkenning indienen bij het bestuur. b. Binnen 3 maanden legt het bestuur dit verzoek ter besluit voor aan de Raad van Toezicht. c. Een vereniging kan door de Raad van Toezicht erkend worden bij een daartoe strekkend besluit. d. De Raad van Toezicht motiveert haar besluit.
6
Art. 4
Een erkende kandidaat-vereniging is houder van alle rechten en plichten, voortvloeiende uit statuten en het huishoudelijk reglement van Sportraad Pendragon.
Paragraaf 3 Vervallen van erkenning Art. 5
Erkenning kan vervallen op voorstel van het bestuur bij een daartoe strekkend besluit van de Raad van Toezicht, dat haar besluit motiveert.
Kandidaat-studentensportverenigingen Paragraaf 1 Algemene bepalingen Art. 1
Alle onder de kandidaat-studentensportverenigingen vallende sporters moeten deelnemer zijn van de stichting.
Art. 2
Jaarlijks bij het begin van het boekjaar doet een kandidaatstudentensportvereniging afgevaardigde het bestuur van Sportraad Pendragon toekomen: a. Een verslag van het afgelopen boekjaar. b. Een begroting over het nieuwe boekjaar.
Art. 3
Een kandidaat-studentensportvereniging afgevaardigde kan verzocht worden jaarlijks op uitnodiging van het bestuur van Sportraad Pendragon een kennismakingsgesprek en een evaluatiegesprek te voeren.
Art. 4
Een kandidaat-studentensportvereniging afgevaardigde is tegenover Sportraad Pendragon verantwoordelijk voor de sporters van de sport die vertegenwoordigd wordt.
Art. 5
Kandidaat-studentensportvereniging afgevaardigden onderwerpen zich aan de door Sportraad Pendragon vastgestelde reglementen, bestuursbesluiten en mededelingen.
Art. 6
Indien een kandidaat-studentensportvereniging afgevaardigde ten aanzien van het in dit hoofdstuk gestelde in gebreke blijft, kan de Raad van Toezicht besluiten de sport bepaalde faciliteiten te ontnemen.
Art. 7
Dispensatie van de bepalingen in de paragraaf “deelnemers”, artikel 2 en 3 kan door het bestuur van Sportraad Pendragon verleend worden.
Paragraaf 2 Rechten van erkende kandidaat-studentensportverenigingen Art. 8
Erkende kandidaat-studentensportverenigingen hebben recht op: a. Deelname aan evenementen van Sportraad Pendragon. b. Gebruik maken van faciliteiten van Sportraad Pendragon. c. Promotie door Sportraad Pendragon. d. Het aanvragen van een lening.
Het erkennen van studentensportverenigingen Paragraaf 1
Algemene bepalingen
Art. 1
Een kandidaat-vereniging kan erkend worden.
7
Art. 2
Om voor erkenning in aanmerking te komen dient een vereniging aan de volgende bepalingen te voldoen: a. De sport of groep sporters wordt gekenmerkt door een bepaalde mate van organisatie, in die zin dat de activiteiten van de groep of sport zich niet uitsluitend beperken tot de door Het Sportcentrum geboden trainingsactiviteiten, maar, daarnaast door andere zelf georganiseerde activiteiten (zoals extra trainingen, deelname aan toernooien en niet specifiek sportgebonden activiteiten) die de betrokkenheid van de individuele sporter bij de sport vergroten. b. De volgende criteria: 1. Met betrekking tot de statuten; deze dienen • te voldoen aan de voorwaarden in het BW. • in overeenstemming te zijn met de doelstellingen van Sportraad Pendragon. 2. Met betrekking tot het bestuur; dit dient • te bestaan uit tenminste 3 personen die de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester bekleden. 3. Met betrekking tot de leden; de vereniging dient bij haar oprichting uit tenminste 15 leden te bestaan. 4. Met betrekking tot een bestuurs- en ledenlijst • De vereniging (in oprichting) dient een – door ieder lid getekende – bestuurs- en ledenlijst te overleggen. • Toezeggingen onder voorbehoud worden buiten beschouwing gelaten bij vaststelling van het aantal leden.
Paragraaf 2
Erkenning
Art. 3
Erkenning van het bestuur geschiedt door: a. Een vereniging moet een verzoek om erkenning indienen bij het bestuur. Hierin moet tot uitdrukking worden gebracht of het bestuur van de vereniging zijn ledenvergadering heeft geraadpleegd. b. Binnen 3 maanden legt het bestuur dit verzoek ter besluit voor aan de Raad van Toezicht. c. Een vereniging kan door de Raad van Toezicht erkend worden bij een daartoe strekkend besluit. d. De Raad van Toezicht motiveert haar besluit.
Art. 4
Een erkende vereniging is houder van alle rechten en plichten, voortvloeiende uit statuten en het huishoudelijk reglement van Sportraad Pendragon.
Paragraaf 3 Vervallen van erkenning Art. 5
Erkenning kan vervallen op voorstel van het bestuur bij een daartoe strekkend besluit van de Raad van Toezicht, dat haar besluit motiveert.
Erkende verenigingen Art. 1
Alle leden van een erkende vereniging moeten deelnemer van de stichting.
Art. 2
Een erkende vereniging is verplicht aan het begin van het verenigingsjaar het bestuur van Sportraad Pendragon te doen toekomen:
8
a. b. c. d.
De ledenlijst van haar vereniging. Een winst- en verliesrekening over het afgelopen verenigingsjaar en een overzicht van de vermogenstoestand van de vereniging. Een jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar. Een begroting over het nieuwe verenigingsjaar.
Art. 3
De vereniging is verplicht het bestuur van Sportraad Pendragon op de hoogte te houden van: a. Alle wijzigingen in haar statuten en reglementen. b. Alle wijzigingen in de gegevens van haar bestuur. c. Alle verenigingsactiviteiten en, indien mogelijk, een toernooi- en competitieschema van al haar aan een competitie van een nationale sportbond deelnemende teams.
Art. 4
Het bestuur van een erkende vereniging kan verzocht worden jaarlijks op uitnodiging van het bestuur van Sportraad Pendragon een kennismakingsgesprek te voeren.
Art. 5
In mei zal iedere erkende vereniging een evaluatieformulier toegestuurd krijgen van Sportraad Pendragon. Naar aanleiding van de ingevulde formulieren kan de vereniging verzocht worden een evaluatiegesprek aan te gaan met Sportraad Pendragon.
Art. 6
Het bestuur van een erkende vereniging kan verzocht worden jaarlijks op uitnodiging van het bestuur van Sportraad Pendragon aan de besturendag mee te doen.
Art. 7
Deze vereniging kan verzocht worden om medewerkers te leveren voor door het bestuur van Sportraad Pendragon aan het begin van haar bestuursjaar aangegeven evenementen van Pendragon.
Art. 8
De vereniging onderwerpt zich aan de door Sportraad Pendragon vastgestelde en in werking getreden reglementen, bestuursbesluiten en mededelingen.
Art. 9
De vereniging wordt geacht Sportraad Pendragon uit te nodigen voor haar Algemene Ledenvergadering.
Art. 10
De erkende verenigingen hebben tijdens een voorzittersoverleg met Sportraad Pendragon adviesrecht naar Sportraad Pendragon toe. In het voorzittersoverleg zal eenmaal per jaar een afgevaardigde voor de Raad van Toezicht gekozen worden. Hiervoor heeft iedere aanwezige vereniging één stem. Bij verhindering kan een vereniging een andere vereniging schriftelijk machtigen om haar stem te verkondigen, waarbij de voorzitter van Sportraad Pendragon voor de vergadering hiervan op de hoogte gesteld dient te worden.
Art. 11
Indien een erkende vereniging ten aanzien van het in dit hoofdstuk gestelde in gebreke blijft, kan Sportraad Pendragon besluiten de vereniging bepaalde faciliteiten te ontnemen.
Art. 12
Dispensatie van de bepalingen in paragraaf “erkennen van een studentensportvereniging”, artikel 2, 3 en 4 kan door de Raad van Toezicht verleend worden.
9
Paragraaf 1 Rechten van erkende verenigingen Art. 13
Erkende verenigingen hebben recht op: a. Stemrecht bij verkiezingen van gebonden Raad van Toezicht kandidaten (zie artikel 10). b. Deelname aan evenementen van Sportraad Pendragon. c. Gebruik maken van de faciliteiten die Sportraad Pendragon aanbiedt (o.a. computers, subdidies). d. Promotie door Sportraad Pendragon e. Vergoeding van de kosten van opmaak voor de eerste statuten. f. Kleding aanvragen bij de Universiteit van Tilburg via Sportraad Pendragon. g. Bestuursbeurzen aanvragen bij Sportraad Pendragon voor hun bestuursleden.
10
