Tips voor een tevreden betalende klant
Als startende ondernemer zal je helaas, vroeg of laat, met een niet betalende klant te maken krijgen. Hoe kun je dit voorkomen? En wat kun je het beste doen om alsnog je geld te ontvangen?
Is zakendoen dan echt zo spannend? Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat mag duidelijk zijn. Maar moet enthousiasme en goed vertrouwen dan helemaal overboord als het gaat om zakendoen? Nee! Integendeel. Enthousiasme en vertrouwen zijn twee hele waardevolle elementen
Eerder dan je denkt...
binnen het ondernemerschap. Elementen die je ten
Zaken doen begint niet pas op het moment dat je
volle tot bloei wilt laten komen. Maak daar dan ook
afspraken met je klant hebt gemaakt. Goed zakendoen
ruimte voor en zorg dat je je zaken goed op orde hebt.
begint al veel eerder. Voordat je echt met een nieuwe
Los van het tijdig checken met wie je te maken hebt, is
klant in zee gaat, is het van belang dat je nagaat met
er namelijk nog veel meer dat je zelf kunt doen.
wie je te maken hebt. Bestaat de onderneming van je klant wel echt? En hoe zit het met de naam van die
Goede basisdocumenten
onderneming, die net wat anders op de offerte staat
Het begint ermee dat jouw documenten juridisch goed
dan op het visitekaartje dat je kreeg? Met wie en met
op orde zijn zodat je ook in die zin je ondernemersrisico
welke rechtsvorm heb je eigenlijk te maken? Met
beperkt. Het gaat hierbij om de belangrijkste
andere woorden wat moet er nu werkelijk in de offerte,
documenten die je in je bedrijf gebruikt of zal gaan
het contract en op de factuur komen te staan? Typische
gebruiken. Denk hierbij aan jouw offerte, jouw
vragen die veel ondernemers vergeten te stellen of
contracten, de bijhorende algemene voorwaarden,
waar zij niet zorgvuldig genoeg bij stil staan. Vaak uit
facturen en aanmaningen. Zie deze documenten als de
enthousiasme over de nieuwe samenwerking en in
fundering van je onderneming, de basis die richting
goed vertrouwen. De consequenties hiervan kunnen
geeft en omvat waar jij voor staat. Wat is hierbij dan
echter erg vervelend zijn. Want wie betaalt jouw
goed? Het ene document is het andere niet? En soms
levering als degene die heeft getekend voor ontvangst
wil je wellicht ook flexibeler zijn in de afspraken die je
niet bevoegd is om te tekenen? Of als de naam van de
met je klant wilt maken en dus afwijken van je
ontvanger afwijkt van de naam van je klant bij de
standaard overeenkomst. Kan dat? Is dat wel slim?
Kamer van Koophandel? Vooropgesteld dat je bijna alles met elkaar kunt
Check je klant
afspreken. Jij bent als ondernemer verantwoordelijk
Problemen zoals deze zijn eenvoudig te vermijden,
voor jouw afspraken en die maak je dan ook zoals jij
namelijk door op tijd de registers van de Kamer van
dat wenst en zoals jij dat met jouw klant hebt
Koophandel te raadplegen. Check dus nog voordat je
afgestemd. In zoverre ben je dan ook vrij om in je basis
definitieve afspraken gaat maken met je nieuwe klant,
overeenkomst/offerte op te nemen wat je zelf wilt.
wie deze klant nu werkelijk is! Check ook of de persoon
Wat je daarin op gaat nemen en hoe algemeen, of juist
met wie je zakendoet ook echt bevoegd is om zaken te
specifiek dat moet zijn, dat hangt weer af van hetgeen
doen. Vraag een uittreksel van de Kamer van
je aan werk verricht en de producten en/of diensten
Koophandel aan. In dit uittreksel staat de naam van de
die je levert. De overeenkomst die je sluit met een
onderneming vermeld, de adresgegevens en de
leverancier van grondstoffen voor jouw product is een
rechtsvorm (eenmanszaak, vennootschap onder firma,
andere dan die je sluit met de schilder die je jouw
besloten vennootschap of een naamloze
bedrijfspand laat schilderen.
vennootschap). Verder staat vermeld onder welke naam/namen de onderneming nog meer zakendoet en
In antwoord op de vraag wat dan goed is? Goed is wat
wie de bestuurders en eventueel aandeelhouders zijn.
jij wenst en wat aansluit bij jouw producten en/of
Daarbij staat ook vermeld wie bevoegd is om namens
diensten. En om te voorkomen dat je zaken vergeet te
de onderneming te handelen. Dus wie een contract
benoemen of de ene keer andere details afspreekt dan
namens de onderneming mag aangaan.
de andere keer, heeft het de voorkeur om te werken met standaard documenten. En los daarvan: waarom
Tip: Onderzoek met wie je zakendoet.
zou je het wiel steeds opnieuw uitvinden?
Contract
Daarnaast is het verstandig om, indien mogelijk, de
Nu je weet met wie je te maken hebt en wat je af wilt
volgende onderwerpen in een contract op te nemen:
spreken is het moment aangebroken om de gemaakte
Welke sancties staan erop het niet nakomen van
afspraken vast te leggen. Dat doe je zogezegd in een
gemaakte afspraken (vertragingsrecht, boetebeding,
contract.
etc.) Kwaliteit en kwantiteit van de levering
Een contract is vormvrij: deze kan ook mondeling
Hoe worden geschillen opgelost?
worden afgesloten. Mondelinge afspraken zijn dus
Rechtkeuze
rechtsgeldig en afdwingbaar, waarbij moet worden opgemerkt dat het leveren van bewijs van een
Bovenstaande onderwerpen kunnen echter ook in de
mondelinge overeenkomst niet eenvoudig is. Waardoor
algemene voorwaarden worden opgenomen, waar over
het zeer verstandig is (om bewijsproblemen te
hieronder meer.
voorkomen) de gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen en door beide partijen te ondertekenen.
Tip: Leg de gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast.
Contracten zijn de op papier gemaakte afspraken met je klant. En de inhoud ervan is dus afhankelijk van wat
Algemene voorwaarden
je aanbiedt als product of dienst en wat je daarover
Algemene voorwaarden zijn regels die gelden voor jou
met je klant hebt afgesproken. Bij het vastleggen van
en de koper of afnemer van jouw product of dienst. Ze
afspraken, dus bij het opstellen van contracten, is het
maken deel uit van de overeenkomst. Het gaat om
heel belangrijk dat het contract ook precies laat zien
regels over bijvoorbeeld betaling, levertijd, transport,
wat de betrokkenen met elkaar hebben afgesproken.
garantie, incassokosten, rente en geschillen. Je bent
Als je afspreekt dat er binnen vier weken geleverd gaat
niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen
worden, dan moet dat ook in het contract staan.
maar het is wel verstandig.
Hetzelfde geldt voor onderwerpen zoals prijsstelling, hoeveelheden, etc.
Wanneer kun je je beroepen op de algemene voorwaarden?
Een contract moet dus goed aansluiten bij dat wat
Je kunt je pas beroepen op de algemene voorwaarden
werkelijk is afgesproken. Wat je daarbij in de gaten
als je de koper of afnemer voor het sluiten van de
moet houden, is dat je eventuele bijzonderheden ook
overeenkomst van de algemene voorwaarden op de
duidelijk benoemt. Is het voor jou bijvoorbeeld van
hoogte hebt gesteld. Hoe doe je dat? Door een
groot belang dat jij specifieke producten voor een
uitdrukkelijke verwijzing in je offerte/contract op te
bepaalde datum geleverd krijgt, zorg er dan ook voor
nemen dat de klant een kopie van de algemene
dat je dat goed met elkaar afspreekt én opneemt in het
voorwaarden heeft ontvangen en dat deze
contract. In zoverre is een goed bassidocument er dan
voorwaarden van toepassing zijn op het contract.
ook altijd eentje waarin flexibele ruimte zit om
Tevens moet je de klant voor ontvangst van de
belangrijke informatie op te nemen.
algemene voorwaarden laten tekenen. Stuur de algemene voorwaarden altijd mee met de offerte/het
Kern onderwerpen van een contract
contract. Publiceer de algemene voorwaarden ook op je
In ieder geval moeten in een contract de volgende
internetsite en deponeer de algemene voorwaarden bij
onderwerpen worden opgenomen:
de Kamer van Koophandel.
Wie is opdrachtgever en wie is opdrachtnemer; Inhoud van de opdracht. Hoe en waar en wordt
Tip: Vermeld in het contract dat er algemene
geleverd;
voorwaarden van toepassing zijn en laat de klant
De Tegenprestatie: waar bestaat deze uit en hoe
daarvoor tekenen.
deze wordt uitbetaald; Einddatum van de overeenkomst en eventuele opzegtermijn.
Factuur
vijf tot tien dagen is daarbij een goed uitgangspunt.
Het incasseren van het openstaande factuurbedrag
Door het vrij snel versturen van een herinnering laat je
begint met het maken van de juiste facturen. Op de
de klant weten dat je serieus bent. Vermeld in je
factuur moeten een aantal basisgegevens staan:
herinnering een duidelijke termijn waarbinnen je
jouw naam en adres;
alsnog betaling verwacht, bijvoorbeeld tien dagen of
jouw btw-nummer;
twee weken. Zorg dat de tekst duidelijk maar
jouw KvK-nummer;
vriendelijk is en dreig niet met verdere maatregelen.
jouw rekeningnummer;
Het kan immers zijn dat de factuur simpelweg aan de
het factuurnummer;
aandacht van de debiteur is ontsnapt. Met te harde
de factuurdatum;
woorden kun je de relatie onnodig schade toebrengen
de naam en het adres van jouw afnemer;
en een klant voorgoed verliezen. Bij geen betaling kun
de leveringsdatum van het product of dienst;
je nogmaals een herinnering sturen.
de hoeveelheid en omschrijving van de geleverde producten of diensten;
Aanmaning
de omvang en de soort geleverde diensten, per
Heb je ook na het verstrijken van de in de herinnering
omzetbelastingtarief;
genoemde termijn nog steeds niets ontvangen (en ook
het bedrag, exclusief btw; - het btw-tarief;
geen reden van de klant vernomen waarom betaling
het btw-bedrag (de omzetbelasting);
uitblijft), dan kun je overgaan tot het versturen van een
de betalingstermijn dan wel de einddatum waarop
aanmaning. Zoals de naam al aangeeft, gaat het om
de betaling moet zijn uitgevoerd.
een wat fermere poging de klant tot betalen te bewegen. Je herinnert de klant niet meer aan zijn
Tip: As je de facturen digitaal verstuurt, doe dit dan
openstaande schuld maar maant hem aan dat hij zijn
altijd in PDF. Op die manier kan de klant geen
schuld moet betalen. De tekst van een aanmaning is
wijzigingen in de factuur aanbrengen.
dan ook dwingender en stelt opnieuw een (relatief korte) betalingstermijn.
Zijn al deze documenten op orde dan heb je al een goede start. Het op orde maken van deze documenten
Sommatie/ingebrekestelling
kan lastig zijn en is soms specialistisch werk. Raadpleeg
Betaalt de klant nog steeds niet dan stuur je hem of
bij twijfel een jurist.
Betaling blijft uit. Wat nu? Als jouw factuur niet binnen de betalingstermijn voldaan wordt, is het belangrijk snel tot actie over te gaan. Bel veel met je klant, sms en stuur eventueel een What’s app. Zo blijf je onder de aandacht bij je klant. Het is van belang om te weten waarom een klant niet tot betaling overgaat. Het is verstandig om met de klant in gesprek te gaan en helder te krijgen waarom er niet wordt betaald. Is er sprake van betalingsonmacht of is de klant het niet eens met de uitvoering van het contract? Is er sprake van onwil? Ligt er een faillissement op de loer? Als je dit soort informatie hebt dan pas kun je een degelijke keuze maken hoe je verder wilt gaan met je niet betalende debiteur.
Herinnering Met een consequent debiteurenbeleid kun je een hoop ergernis voorkomen en zorgen dat je klanten niet te lang wachten met betalen. Stuur daarom altijd een vast aantal dagen nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken een herinnering Een periode van circa
haar een sommatie of ingebrekestelling. Hiermee geef je de klant een laatste kans om de factuur zonder verdere kosten te voldoen. Behalve een betalingstermijn vermeld je in de sommatie duidelijk wat de consequenties zijn als er niet wordt betaald, namelijk dat de vordering dan uit handen zal worden gegeven en dat het openstaande bedrag wordt vermeerderd met incassokosten en wettelijke rente.
Tip: Stuur de sommatie zowel per standaard post als per aangetekende post. Het wordt voor de klant dan heel lastig om te beweren dat hij niet op de hoogte was van het feit dat hij of zij werd aangemaand.
Tip: Bewaar altijd alle herinneringen, aanmaningen, sommaties en bijbehorende verzendbewijzen! Hiermee sta je sterker als het onverhoopt op een rechtszaak mocht uitdraaien. Betaalt de schuldenaar niet binnen de in de sommatie gestelde termijn, geef dan de vordering uit handen aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat.
14-dagenbrief Is je klant een consument, dan ben je verplicht deze klant de zogenaamde 14-dagenbrief of laatste aanmaning te sturen alvorens je incassokosten in rekening mag brengen. Deze brief heeft als doel de
10 tips voor een 14-dagenbrief 1. Wijs de klant erop dat hij niet tijdig heeft betaald en dus in verzuim is. Let op: dit is een wettelijke verplichting. 2. Vermeld expliciet wat de bijkomende kosten zijn en
klant de mogelijkheid te bieden binnen 14 dagen te
specificeer de totale kosten. Wanneer een
betalen zonder bijkomende kosten. De verplichting van
incasso-/gerechtsdeurwaarderskantoor wordt
de brief is in het leven geroepen om consumenten
ingeschakeld, worden deze kosten, als je op grond
tegen onredelijk hoge incassokosten te beschermen.
van de wet geen btw kunt verrekenen, verhoogd
Heb je zakelijke klanten, dan kan je eenzelfde laatste
met het btw-percentage.
termijn van 14 dagen geven om te betalen.
3. Bereken de incassokosten over de ‘kale’ hoofdsom.
De 14-dagenbrief wordt ook wel de WIK brief genoemd.
4. Vermeld wat de gevolgen zijn wanneer er na de
Houd dus geen rekening met eventuele rente. WIK staat voor ‘wet incassokosten’. Het doel van de
brief niet wordt betaald. Bijvoorbeeld: ‘Indien
WIK regeling was het kunnen hanteren van een
betaling uitblijft, zullen de hiervoor vermelde
simpele en transparante regeling voor de
incassokosten te allen tijde bij u in rekening worden
(verschuldigdheid van) buitengerechtelijke kosten. In
gebracht’. Optioneel kun je ook al vermelden dat
de praktijk blijkt er echter verwarring rondom de
een gerechtelijke procedure zal volgen en dat ook
termijn te zijn. In de rechtspraak wordt namelijk niet 14
die bijkomende kosten voor rekening van jouw klant
dagen gehanteerd maar 16 dagen. De 14 dagen termijn gaat volgens de wet in op de dag na aanmaning. Echter wordt voor verzending ook nog een dag gerekend waardoor er volgens de rechters naast de genoemde 14
zullen zijn. 5. Vermeld het juiste rekeningnummer en vermeld een betalingskenmerk dat je klant kan gebruiken. 6. Geef aan dat je klant ‘binnen 15 dagen na
dagen nog twee extra dagen moeten worden gegund
dagtekening’ of ‘binnen 14 dagen na het ontvangen
aan de debiteur. Dit betekent dat de 14 dagen termijn
deze brief’ de betaling in orde dient te maken.
pas twee dagen na dagtekening van de aanmaning begint.
7. Vermeld een aanspreekpunt en telefoonnummer waar de klant terecht kan met vragen. 8. Geef aan dat indien de klant het niet eens is met de
Incassokosten Als de klant niet binnen die 14 dagen betaalt, is hij incassokosten verschuldigd. Incassokosten moet je zien als een schadevergoeding waar je recht op hebt als je factuur niet op tijd wordt betaald. Zoals al onder het kopje algemene voorwaarden is aangestipt, is het verstandig om in je Algemene voorwaarden op te nemen dat je incassokosten in rekening brengt als een factuur niet op tijd betaald wordt.
Incasso via derden Nadat de termijn van 14 dagen is verlopen (in praktijk 16 dagen), mag je de vordering ter incasso uit handen geven aan een incassobureau. Tegen een vast bedrag wordt jouw factuur via een minnelijke incasso geïncasseerd, waarbij met incassobrieven en telefonisch contact op jouw debiteur maximale druk wordt gezet om te betalen. Mocht het minnelijk traject niets opleveren dan kun je overwegen om je vordering gerechtelijk te verhalen, waarbij het van belang is om de zaak eerst met een jurist te bespreken zodat de (on)mogelijkheden in kaart kunnen worden gebracht.
vordering hij een gemotiveerd verweer kan indienen binnen de termijn van 14 dagen. 9. Benadruk in de laatste alinea nogmaals dat het de laatste sommatie zonder bijkomende kosten betreft. 10. Zorg voor een daadkrachtige opvolging wanneer je klant ook na deze 14 dagen niets van zich laat horen.
Jurapunt Avignonlaan 9A 5627 GA Eindhoven www.jurapunt.nl T: 088 - 730 3497 E:
[email protected]
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
