‘Tijdens het seizoen doen we eigenlijk de hele ID&T-kalender’
Commercieel directeur Maurice de Jong van P-Events (rechts) samen met een van zijn uitzendkrachten tijdens de opbouw van Mysteryland. 18 / SEPTEMBER 2011 Δ NR 9
EVENEMENTEN
Uitzenden op grote evenementen
‘Een kick krijg je van dit werk’ Lowlands, Mysteryland, Dancevalley; de grote zomerevents zijn net achter de rug en het culturele seizoen staat alweer voor de deur. Dergelijke opdrachten vergen heel wat van de bureaus die erachter zitten. Het is 24 uur per dag regelen, plannen en andermans problemen oplossen. SANNE VAN DER MOST
Anton Romme, directeur P-Events: ‘Onverwachte vragen op onmogelijke tijdstippen’ ‘We zijn begonnen met het echte sjouwwerk. Decoropbouw, podia, vloerpanelen leggen. Inmiddels leveren wij disciplinebreed; van hostesses en promomeiden tot geluidstechnici, heftruckchauffeurs en stand- en stagebouwers. In heel Europa dus en daar zijn wij uniek in. Onze mensen komen uit Letland, Estland en Litouwen. Die zijn veel flexibeler en willen zich overal vestigen. Met hen draaien we zo’n 350 verschillende evenementen per jaar. Tijdens het seizoen, dat loopt van maart tot half september doen we voornamelijk de grote festivals en concerten zoals Sensation, Mysteryland, Thunderdome, Dominator, de hele ID&T-kalender eigenlijk. In de wintermaanden draaien we congressen en beurzen zoals de Autorai en Fashionweek. Zo kunnen we onze mensen het hele jaar door aan het werk houden.’
FOTO: SANNE VAN DER MOST
VIJF TOT NEGEN MENTALITEIT
‘In dit vak is het extreem belangrijk om goede mensen om je heen te verzamelen. Ook op kantoor. Of misschien wel juist op kantoor. Die heb ik gelukkig. Mensen die begrijpen waar het bij events om draait en die weten hoe het is om 24 uur per dag bikkelhard te werken, continu de telefoon op te
In crisisjaar 2009 zag P-Events het levenslicht. Dan moet je durven. Of was het juist precies de goede timing? ‘In tijden van crisis moet alles goedkoper’, zegt directeur Anton Romme. ‘Je laat geen mensen overvliegen om in Londen een concert te draaien. Wij hebben als enige mensen in heel Europa zitten. Die zijn binnen no-time op de plek van bestemming.’
nemen en alle problemen op te lossen. Natuurlijk, iedereen vindt festivals geweldig, maar de meeste mensen hebben geen idee wat er allemaal bij komt kijken. Het blijkt in de praktijk lastig om goed gemotiveerde krachten te vinden. Mensen die bereid zijn zaterdagavond en -nacht én zondagavond en -nacht te werken. Je hebt in dit vak niks aan een negen tot vijf mentaliteit, maar veel meer aan een vijf tot negen mentaliteit. Wat dat betreft is het echt een vak apart. Zeker niet iets wat je er naast het gewone uitzenden even bij doet. Ik zelf zou het in elk geval niet kunnen. Het vergt 300 procent concentratie, met name van de planafdeling. Onverwachte vragen op onmogelijke tijdstippen en op zeer uitzonderlijke locaties. Het is een vak met
SEPTEMBER 2011 Δ NR 9 / 19
een zeer hoog adrenalinegehalte. En alleen als je bijna nooit nee verkoopt dan lukt het. Dat betekent dat je als bureau nooit 24 uur vooruit kunt
te maken met het overbrengen van mijn visie in het buitenland en met banken die niet wilden financieren. Maar hoe langer ik bezig ben hoe minder kwetsbaar ik word. Inmiddels zijn we in wat rustiger vaarwater terechtgekomen. Doordat we hebben geknipt in ons eigen personeel - van vijftien naar negen man - zijn onze overheadkosten zeer laag. Eigenlijk werkt zo’n kleiner groepje nog beter. Het zorgt voor minder miscommunicatie en kortere lijnen. En dat is handig, want in deze
‘Het lukt alleen als je bijna nooit nee verkoopt’ plannen, zoals veel concurrenten eisen.’ KORTERE LIJNEN
‘In het begin ben ik een paar keer flink op mijn neus gegaan. Dat had vooral
branche is niet iedereen altijd even helder. Als je kijkt naar hoeveel verschillende contacten we hebben en om hoeveel locaties, tijdstippen en activiteiten het gaat, dan is het nog een wonder dat het zo goed gaat. ‘Doe maar een mannetje’, zegt een opdrachtgever dan. Wat dat mannetje precies moet kunnen en doen, moeten wij zelf maar zien uit te vinden. Daarom is het heel belangrijk om altijd dóór te vragen. Ik wil precies weten wat de klant nodig heeft anders word ik er straks op aangekeken.’
Rob de Bruin, salesmanager ASA Student: ‘Die flexibiliteit zit in ons DNA’ ‘Soldaat van Oranje, Cirque du Soleil, Lowlands, Dance Valley, de Uitmarkt, maar ook de Drie Dwaze Dagen van de Bijenkorf. Een greep uit de evenementen waar wij studenten voor inzetten. Doordat we in heel Nederland werven, worden wij van oudsher voor grote evenementen gevraagd. En dat is natuurlijk zeer aantrekkelijk voor studenten. Toch zijn we redelijk streng in de selectie. Het komt namelijk voor dat studenten die zich bij ons aanmelden denken dat ze op deze manier lekker gratis naar een goed concert kunnen. Not. Het is gewoon keihard werken en als we merken dat het
betrouwbaar personeel. Alles draait om servicegerichtheid en het publiek staat centraal. Voor Cirque du Soleil zijn we vier maanden bezig geweest met werven voor drie maanden werk. Om de kwaliteit van onze mensen te waarborgen werken we alleen met hbo- en universitaire studenten. Toch blijft het een risico, want het zijn wel studenten. Maar niets waar je van te voren geen rekening mee kunt houden. We zetten gewoon wat extra reserves in; een back-up pool met studenten, de zogenaamde ‘bankzitters’, om eventuele pieken en uitval te compenseren en zo 100 procent leveringsgarantie te kunnen bieden. Die flexibiliteit zit in ons DNA. Onze consultants komen namelijk zelf uit de doelgroep. Zij weten hoe het is. En soms zullen ze een beetje moeten opvoeden. Zo bouwen we een band op met onze studenten. Dat is handig voor later, als ze een serieuze baan zoeken.’
‘Onze concurrent? Bureaus die kant en klare evenementen leveren compleet met personeel’ alleen om het gratis kaartje gaat, dan ben je hier heel snel exit. Vriendjes trakteren op gratis bier omdat je toevallig achter de bar staat, is ook zoiets. Dat kan dus echt niet. Daarom laten we studenten bij voorkeur werken in andere steden waar ze niemand kennen.’ MEER OP VOLUMES
‘Vergeleken met regulier uitzenden, betekent dit veel meer plannen, meer op volumes zitten en minder op vacatures. De eisen van de klant zijn vaak heel hoog. Ze willen representatief en 20 / SEPTEMBER 2011 Δ NR 9
IEDER JAAR PITCHEN
‘De laatste jaren heeft het vak een verandering ondergaan. Het is harder en commerciëler geworden. Er komen steeds meer en grotere evenementen bij die veel van het personeel en dus ook van de uitzendorganisaties vragen. Dat betekent voor ons ieder jaar weer pitchen. Maar dat houdt je scherp. Toch is de concurrentie vanuit andere
Om acht uur ‘s ochtends liggen ze nog op één oor, maar om acht uur s’ avonds zijn ze topfit. En werken op Koninginnedag is tricky. Grote kans dat ze met een vette kater op bed liggen van de ‘nach’ ervoor. ‘Dat vergt heel wat organisatietalent en flexibiliteit’, zegt salesmanager Rob de Bruin van ASA Student. ‘Maar niets waar we vooraf geen rekening mee kunnen houden.’
bureaus voor ons niet zo heel groot. ASA is een van de weinige studentenuitzendbureaus met een landelijke dekking. Waar we wel last van hebben zijn de evenementenbureaus die kant en klare evenementen leveren, compleet met personeel. Veel van dat soort bureaus zijn spotgoedkoop. Er gaat in deze branche nog aardig wat zwart geld om. Gelukkig worden de controles steeds strenger en de boetes hoger en redden zij het uiteindelijk niet. Ook het managen van personeel valt dit soort bedrijven soms tegen. Neem Sail Amsterdam. Daar werd aanvankelijk ook met een klein, onervaren bureau gewerkt. Toen dat misliep, vroegen ze ons om op het laatste moment nog tweehonderd man te leveren en dat lukte. Dat geeft echt een kick. Dat krijg ik sowieso van dit werk. Bij ons op kantoor kun je de dynamiek echt voelen. Het is altijd hectisch en druk. Daar houd ik van. Als ik op een vestiging kom kijken hebben ze eigenlijk nooit tijd voor me. En zo moet het ook.’
FOTO: SANNE VAN DER MOST
EVENEMENTEN
ASA Student zet onder meer uitzendkrachten in bij de musical Soldaat van Oranje die wordt gespeeld in de TheatherHangaar op voormalig militair vliegveld Valkenburg.
Patrick Hop, directeur Pro FM Events: ‘Ik krijg iedere keer weer kippenvel als het is gelukt’ ‘Toen ik op mijn vijftiende mijn eerste concerten draaide, was ik meteen verkocht. Dit was wat ik wilde. Geen wonder, denk ik achteraf, want ik werkte met niemand minder dan Michael Jackson, The Rolling Stones, Celine Dion en Bon Jovi. Na een stage
geluidstechnici en heftruckchauffeurs. We werken met alle A-leveranciers in de branche; Guus Meeuwis, Marco Borsato, Pinkpop, Dancevalley, Symphonica in Rosso en we bouwden het kasteel voor Andre Rieu. Het leukste aan dit werk vind ik toch wel de afwisseling. De ene dag sta je in de lokale dorpskroeg het podium voor een wannabe Jan Smit op te bouwen en de volgende dag werken we bij een grote tv-show als Idols. Zit het eenmaal in je bloed, dan wil je niet meer anders.’
Er zijn zelfs partijen die onder de kostprijs werken bij een van de grote jongens heb ik in 2003 de stap gezet en mijn eigen bedrijf Pro FM Events opgericht. Inmiddels hebben we 45 fulltimers en 150 oproepkrachten die voornamelijk de echte zware op- en afbouwklussen doen. Maar we hebben ook licht- en
RUIGER EN RUWER
‘In ons vak gebeurt alles op basis van vertrouwen. Dat vind ik heel mooi. Ik werk al jaren met dezelfde partners
Vertrouwen is de basis van het vak. ‘Een man een man, een woord een woord’ en bijna niks wordt contractueel vastgelegd. Toch merkt Patrick Hop dat er de laatste jaren steeds meer malafide jongens bij komen. ‘Ze dragen geen loonbelasting af, zijn niet goed voor hun mensen en werken vaak onder de kostprijs. Juist de grote opdrachtgevers vinden dit interessant.’
dus officiële contracten zijn dan in principe niet nodig. Heb ik dit jaar Lowlands goed gedaan? Dan volgend jaar weer. Dat loopt eigenlijk gewoon door. Zo weet ik nu al hoe mijn agenda voor volgend jaar eruit ziet. Sinds twee jaar ben ik ook actief in de standbouw. In het winterseizoen richten we ons daarom op beurzen en congressen. Toch zijn dat wat mij
SEPTEMBER 2011 Δ NR 9 / 21
FOTO: SANNE VAN DER MOST
EVENEMENTEN
betreft twee compleet verschillende vakken. Evenementen en concerten, dat is toch wat meer voor de rouwdouwers. Het is wat ruiger en ruwer. De wereld van de beurzen is wat netter en gemoedelijker. Bovendien vraagt het meer maatwerk en meer oog voor afwerking en detail. Wij leiden onze mensen op om beide te kunnen. Echte allrounders dus. Misschien vinden mensen ze soms net iets te lief voor de ruige rock & roll-evenementen, maar ze doen het weer perfect op beurzen, ze zijn altijd op tijd en zien goed verzorgd uit.’ KIPPENVEL
‘In dit vak speelt een lastig dilemma. Aan de ene kant wil je niet meer aannemen dan je kunt waarmaken met je personeel. Aan de andere kant; wie voor de vierde keer nee moet verkopen aan een bestaande relatie, weet dat het snel afgelopen is. Dan gaat hij wel naar de concurrent. Bestaande relaties zijn voor ons daarom heel belangrijk. Afspraak is afspraak. Wij zijn als een van de weinige 24 uur per dag bereikbaar. En daarom krijgen wij een klus als de huldiging van het Nederlands elftal op het Museumplein. En ook al doe ik het al een tijd, ik krijg toch iedere keer weer kippenvel als het is gelukt. Toch is het de afgelopen jaren wat lastiger geworden voor de branche. Veel evenementen zijn in het water gevallen. De concurrentie is groot. Er zijn zelfs partijen die onder de kostprijs werken. Een hoop malafide jongens ook. Geen loonbelasting afdragen, niet goed voor hun mensen zorgen, dat soort dingen. Dat maakt het wel een stuk goedkoper. En het is raar maar waar; juist de grote partijen zijn daar in geïnteresseerd, ook al beweren anderen vaak het tegendeel. Uiteindelijk houden die bedrijven geen stand en komen ze weer terug bij ons. Toch zal het nog even duren voor het weer beter gaat. Misschien in 2012? Dat wordt een topjaar wat evenementen betreft: de Floriade, de Olympische Spelen én het EK voetbal.’
Stagebouwers van Pro-FM Events tijdens de opbouw van de Uitmarkt.
SEPTEMBER 2011 Δ NR 9 / 23
