THEMANAMIDDAG DIVERSITEIT 21 JUNI 2007 KC VOORUIT, GENT TIPS OM HET ONTHAALBELEID VOOR NIEUWE WERKNEMERS TE VERBETEREN DOOR SOCIAAL FONDS PODIUMKUNSTEN Na de selectieprocedure besluit je iemand aan te werven die volgens jou, als werkgever, het beste bij de functie past. Een goed onthaal is hierbij van cruciaal belang en vergt een goede voorbereiding. Dit is meer dan de administratieve afhandeling en het voorzien van het nodige werkmateriaal. Het is de bedoeling dat de nieuwe werknemer snel ingeburgerd geraakt en zich thuis voelt en hierdoor sneller productief en gemotiveerd is. Verwacht geen kant en klaar recept, maar wel een aantal tips en aandachtspunten zodanig dat je zelf een onthaalbeleid, eigen aan je organisatie, kan uitwerken.
VOORBEREIDING ALS WERKGEVER Een goed onthaal is meer dan zorgen dat de administratieve formaliteiten in orde zijn. Het vergt een goede voorbereiding zodanig dat de nieuwe werknemer zich van bij het begin welkom voelt in de organisatie. De administratie omtrent de aanwerving breng je zo snel mogelijk in orde. Dit houdt onder meer in: het afsluiten van de arbeidsovereenkomst, een arbeidsongevallenverzekering, de aansluiting bij de R.S.Z., het kinderbijslagfonds, kas jaarlijkse vakantie (voor arbeider en kunstenaar), de Dimona-aangifte, het medisch dossier in orde brengen, het overhandigen van het arbeidsreglement, … Daarnaast is het belangrijk oog te hebben voor de praktische voorbereiding, met name de inrichting van de werkpost. Hieronder verstaan we de aanmaak van een e-mail adres, naamkaartjes, het voorzien van een bureau, computer, telefoon, … Breng alle medewerkers op de hoogte dat er een nieuwe collega in dienst zal treden en bereidt het onthaal ook goed voor met hen. Betrek hierbij ook de interne overlegorganen om mee het onthaal te ondersteunen en goed te laten verlopen. Besteedt specifieke aandacht voor het onthaal van kansengroepen, vooral als het gaat om een eerste allochtone werknemer, een medewerker met een arbeidshandicap of een eerste vrouw
Themanamiddag Diversiteit 21 juni 2007
1
op een mannenafdeling, … zowel bij de voorbereiding van de bestaande groep medewerkers, bij het onthaal zelf, als bij de follow-up. Breng de visie van de organisatie omtrent diversiteit onder de aandacht en daaraan gekoppeld de voordelen ervan. Maak duidelijk dat non-discriminatie een belangrijke waarde is die op alle medewerkers van toepassing is. Het is dan ook aan te raden een non-discriminatiecode in je onthaalbrochure of in het arbeidsreglement op te nemen. Op sectoraal niveau, binnen PC 304, is reeds een ‘Non-discriminatiecode’ ondertekend (zie CAO van 28/01/2005). Maak iemand verantwoordelijk voor het onthaal. Het is belangrijker dat medewerkers weten bij wie ze met vragen terecht kunnen, dan alle vragen op te lossen voor ze gesteld zijn. Spreid de informatie over de tijd (niet overdonderen op de eerste werkdag). Evalueer regelmatig het onthaalbeleid en vraag aan de nieuwe werknemers wat zij goed of slecht vonden.
DE ONTHAALDAG Het onthaal start bij de indienstneming van de nieuwe medewerker. Je geeft hierbij informatie over de organisatie. Een handig instrument hieromtrent is het samen overlopen en toelichten van de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement en de onthaalbrochure (zie verder). Onthaal is ook persoonlijke kennismaking. Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer de sleutelfiguren bij de uitoefening van de functie formeel en informeel leert kennen en de organisatiecultuur ontdekt. Stel de nieuwe werknemer voor aan zijn of haar collega’s door het geven van een rondleiding en trek er de nodige tijd voor uit. Zorg ervoor dat de medewerkers op voorhand zijn ingelicht over de komst van de nieuwe collega. Besteedt extra aandacht aan een grondige kennismaking met de eigen werkplek. Het is belangrijk dat de werknemer voldoende uitleg krijgt over zijn of haar functie, over de manier van werken in de organisatie en wat er van hem/haar verwacht wordt. Geef de nieuwe werknemer daarnaast ook zelf de kans vragen te stellen aan de collega’s en de verantwoordelijken.
Themanamiddag Diversiteit 21 juni 2007
2
PETER/METERSCHAP Een peter of meter is een uitstekende manier om de inwerkperiode vlotter te laten verlopen en is niet enkel voor kansengroepen. Een peter of meter ondersteunt de eerste dagen of weken de nieuwe werknemer, geeft tips en goede raad en introduceert hem/haar bij zijn nieuwe collega’s. Het is aan te raden een collega-werknemer met ruime kennis en ervaring in te schakelen als peter/meter voor de begeleiding van de nieuweling. Schakel deze persoon in van bij het onthaal. Het is belangrijk dat de peter/meter bereid is deze taak op zich te nemen en dat hiervoor de nodige ruimte (tijd en middelen) ter beschikking wordt gesteld binnen zijn of haar takenpakket, zonder dat dit als een verplichting wordt ervaren. Om het peter/meterschap vlot te laten verlopen is ook het belangrijk dat hij/zij het mandaat krijgt van de collega’s. Let er op dat de peter/meter over het juiste profiel beschikt: loyaal, positief ingesteld, open houding, sociaal vaardig, zich kunnen inleven in anderen, aandacht hebben voor non-verbale signalen, voldoende aanvoelen van spanningen en vooroordelen, … Een introductie TtT (Train the Trainer), een peterschapstraining kan helpen om het peter/meterschap goed op te nemen. Als werkgever kan je trouwens beroep doen op de gratis jobcoaching van de VDAB tijdens de eerste 6 maanden van de tewerkstelling van een werknemer uit een kansengroep (50-plussers, allochtonen, mensen met een arbeidshandicap). Jobcoaching biedt de werkgever een extra ondersteuning bij het inwerken van een nieuwe werknemer en bij het bijsturen van attitudes, communicatieve vaardigheden of motivatie. De jobcoach betrekt alle partijen, namelijk de werknemer, de werkgever en de collega’s in het coachingsproces. Bij jobcoaching wordt dus ook de organisatie als structuur en cultuur betrokken. Op die manier kan jobcoaching een aanzet vormen voor de leidinggevenden om bepaalde veranderingen of verbeteringen door te voeren. Indien de werkgever bij de aanwerving gebruik maakt van een tewerkstellingsbevorderende maatregel, kan de jobcoach de administratie hiervan opnemen.
ONTHAAL IS MEER DAN DE ONTHAALDAG Informeer in de beginfase geregeld hoe het met de nieuwe werknemer gaat. Hierdoor stimuleer je een goede opname in de groep. Ook de verantwoordelijke van de nieuwkomer of de peter/meter kunnen ingeschakeld worden. Mogelijke problemen en misverstanden kunnen door geregeld contact met de nieuwe werknemer tijdig opgespoord en opgelost worden. Ook na de onthaalperiode (na enkele dagen, weken, ...) voorzie je best nog ruimte om de nieuwe werknemer vragen te laten stellen over hetgeen nog onbekend of onduidelijk is.
Themanamiddag Diversiteit 21 juni 2007
3
ONTHAALBROCHURE Een kant en klare checklist voor een onthaalbrochure bestaat niet. We kunnen hier wel de grote lijnen weergeven. •
Overhandig de onthaalbrochure liefst voor de start van de eerste werkdag.
•
Maak een keuze tussen één algemene brochure of brochures voor specifieke doelgroepen (stagiairs, jobstudenten, …).
•
Breng alle medewerkers op de hoogte van de nieuwe onthaalbrochure.
•
Wat is relevant voor de nieuwe werknemer voor de uitoefening van de job?
•
Naast inhoud, dien je te letten op de vorm (huisstijl, fotomateriaal, symbolen).
•
Gebruik eenvoudige maar krachtige taal. Hou het simpel!
•
Gebruik waar mogelijk beeldmateriaal.
•
Let op voor informatie die up to date moet blijven. Een onthaalbrochure in losse onderdelen is hiervoor makkelijker. Doen er zich wijzigingen voor dan kunnen de oude bladen vervangen worden.
•
Maak een opsplitsing tussen wat men moet weten en wat extra informatie is. Vermijd het overdonderen met informatie.
•
Hou reglementen apart, anders heb je de kans dat de onthaalbrochure te beladen en te formeel wordt.
Themanamiddag Diversiteit 21 juni 2007
4
INHOUD ONTHAALBROCHURE Eerste pagina: Contactgegevens (naam organisatie, adres en telefoonnummer(s), contactpersoon, logo en/of slogan). Deel 1: Welkom bij organisatie X •
Welkomstwoord
•
De eerste werkdag: Bij wie moet ik zijn? Wat wordt voorzien tijdens eerste werkdag (kennismaking met verschillende personeelsleden, rondleiding in alle ruimten, …)? Het regelen van administratieve formaliteiten (voor zover nog nodig). Allerlei documenten worden ontvangen, badge en sleutels worden overhandigd.
•
Werking organisatie: Missie en visie, visie op veiligheid, werking met vermelding subsidies ja/nee, eigen inkomsten uit …, eigen programmering en/of zaalverhuur …, historiek …
•
Functies / organigram: = voorstelling verschillende diensten (wie is wie) = voorstelling Algemene Vergadering, Raad van Bestuur, Ondernemingsraad, …
•
Dienstgericht onthaal: Werken op de …………………. dienst.
Deel 2: Personeelsaangelegenheden – diensten aan het personeel •
Financieel luik: Wijze en dag betaling loon, geldende barema’s, vakantiegeld.
•
Vakantieregeling: Zijn er vaste vakantieperiodes? Wordt er al dan niet permanentie voorzien? Welke aanvraagprocedure wordt gehanteerd (hoe, bij wie, hoe lang vooraf)?
•
Onkostenvergoedingen
•
Functionerings- en evaluatiegesprekken: Het waarom, wanneer en hoe van evaluatiegesprekken, ...
•
Vorming en de mogelijkheid om opleidingen te volgen.
•
Hoe wordt het peter- en meterschap toegepast.
•
Bijkomende voordelen: Maaltijdcheques (wanneer, bij wie afgehaald, …), fietsvergoeding, regeling openbaar vervoer. Eventueel groeps-, hospitalisatie- en invaliditeitsverzekering.
•
Lokale extra’s
Themanamiddag Diversiteit 21 juni 2007
5
Deel 3: Ik als werknemer •
Werktijden en uurregeling: Openingsuren organisatie, wordt er een variabel uurrooster voorzien, wie is verantwoordelijk voor de roosters, welke procedure wordt er gehanteerd bij te laat komen, wat zijn de afspraken rond pauzes, wat met eventuele overuren en hoe verloopt de recuperatie hiervan.
•
Ziekte en arbeidsongeval: Wat bij ziekte, wat te doen bij ongevallen?
•
Wat te doen en wie informeren bij ongewenst gedrag, diefstal, pesten, ...
•
Gedragscode: Deontologie (kledij, …). Geldt er al dan niet een algemeen rookverbod.? Waar en wanneer mag/mag niet gerookt worden (rokersruimte of waar buiten)?
•
Communicatiekanalen: Interne en externe informatiekanalen. Het gebruik van de computer of de telefoon voor privé-gebruik.
•
Non-discriminatiecode
•
Samenwerken op de werkplek: Wat is belangrijk in het omgaan met elkaar, praktische afspraken over geschilpunten die kunnen ontstaan vanuit culturele en/of religieuze overtuigingen.
Deel 4: Praktische informatie Dit is vaak specifiek organisatiegebonden en mag je niet uit het oog verliezen. •
Toegang: Welke ingang, badge of sleutel (hiermee toegang tot…), wat na kantooruren of tijdens weekend (code, zo ja via wie code opvragen).
•
Podium / tentoonstellingsruimte / opnamestudio: Betreden van scène onder welke voorwaarden, wie verwittigen.
•
Vergaderruimten: Locatie, aantal, reservatie bij wie en hoe.
•
Personeelsvergadering (eventueel teamvergadering): Wanneer (om de hoeveel tijd), voor wie, wat besproken.
•
Vrijkaarten: Hoeveel, voor welke voorstellingen / tentoonstelling (enkel eigen programmatie ja dan nee en is er dan een verschil in procedure), bij wie opvragen, hoeveel op voorhand?
•
Huisstijl: Standaardformulieren, informatie over huisstijl. Waar te vinden, bij wie voor info hieromtrent.
•
Cafe (indien aanwezig): Openingsuren, wat te verkrijgen (drank, maaltijden), eventuele korting voor medewerkers.
Themanamiddag Diversiteit 21 juni 2007
6
•
Maaltijden: Waar middageten, tijdstip middagpauze, wat aanwezig (koelkast, microgolfoven), drank aanwezig (water, koffie, thee, …) en indien ja te betalen?
•
Wat bij verjaardagen, personeelsfeestjes (nieuwjaarsreceptie, ...).
•
Post: Verdeling door wie, wanneer, iedereen postvak ja/nee. Verzendingen: frankeren, aan wie afgeven of zelf, tijdstip af te geven.
•
Fietsenberging: Ja/nee? Fietsen ter beschikking? Te gebruiken tijdens werkuren? Fietssleutel waar afhalen?
•
Poolwagen: Ja/nee? Reserveren, sleutels.
•
Parking: Waar parkeren? Betalend? Laad- en loszone?
Deel 5: Nuttig om weten •
Preventie en bescherming: Arbeidsveiligheid (de veiligheids- en brandvoorschriften).
•
Vakbondswerking
•
Vermelding PC en geldende CAO’s
•
Partners binnen de organisatie?
•
Documentatie (visitekaartje, folder, vermelding in pers, …)
•
Nuttige telefoonnummers
Deel 6: Bereikbaarheid •
Met de auto
•
Met de trein
•
Met de bus
Deel 7: Plannetje organisatie •
Voeg, indien voorhanden, een plattegrond toe van de organisatie.
TIP: •
Voorzie een aparte bladzijde voor nota’s.
•
Sluit af met een enthousiaste zin waaruit blijkt dat je blij bent met de nieuwe werknemer.
•
Voeg het arbeidsreglement en het contract niet bij de onthaalbrochure, maar overhandig het als aparte bijlage.
Themanamiddag Diversiteit 21 juni 2007
7
MEER INFO Sociaal Fonds Podiumkunsten Sainctelettesquare 19/6 1000 Brussel 02/201.30.03 Elke Vermeire
[email protected]
Met dank aan de collega-sectorconsulenten voor de opmaak van dit document.
Themanamiddag Diversiteit 21 juni 2007
8
