Interview met Maarten Jan Reijnders Pavitra www.Pavitra.nl
Thema
6
Inpakken en wegsturen Pavitra (‘zuiver’ in het Sanskriet) staat voor een gezonde levensstijl. “Voldoende bewegen, goed en gevarieerd eten, alles uit het leven halen wat er in zit. En wat er niet in zit, haal je bij Pavitra”, luidt de filosofie van directeur-oprichter Maarten Jan Reijnders. Met een team van orthomoleculaire artsen, therapeuten, olympische sporters en topsportcoach Henk Kraaijenhof ontwikkelde hij het Pavitra-supplementenprogramma, gebaseerd op natuurlijke verbindingen van vitamines en mineralen. De producten kunnen worden besteld via telefoon, post en internet. Een overzichtelijke interne logistiek laat de bestelprocessen gestroomlijnd verlopen. Waarom heeft u zich gericht op de medische wereld? Een aantal jaren terug kwam ik in mijn privé-leven regelmatig in aanraking met zieke mensen. Vanuit mijn studie aan de International Business School kwam ik op het idee om gezondheidsproducten op een zakelijke manier in de markt te zetten. Nadat ik gedegen formules had laten ontwikkelen door medici en apothekers, heb ik het Pavitra-assortiment drie jaar geleden geïntroduceerd. Eerst via therapeuten en artsen, maar al snel ook via onze website. Ging dat verkooptraject direct gesmeerd? Ja, maar dat vergde uiteraard de nodige voorbereiding. Syntens was een belangrijke sparringpartner om onze ideeën aan te spiegelen en hier en daar wat bij te sturen. Bovendien hebben wij via Syntens ook een stimuleringsbijdrage gekregen. Bestellen via een website is snel en efficiënt, maar die digitale etalage is slechts de voorzijde van het proces. Vanaf het begin hadden we de interne logistiek goed op orde. Pavitra heeft een omvangrijke database die functioneert als spin in het web. Alle organisatieonderdelen zijn hieraan gekoppeld: relatiebeheer, boekhouding, accountantssysteem, e-mailmarketing, beheer. Het voordeel van zo’n digitaal systeem is dat ik mijn bedrijf vanaf iedere locatie kan aansturen. Hoe verloopt het proces achter de schermen? Bestellingen komen bij ons binnen via de post, de website of het callcenter. De callcentermedewerkers kunnen in ons systeem orders invoeren. Aan het einde van elke dag laten we de computer een complete paklijst uitdraaien van alle binnengekomen bestellingen. Daarnaast maken we ook pakbonnen per afzonderlijke bestelling. In ons magazijn worden eerst alle bestelde producten verzameld aan de hand van de paklijst. Als de totale dagorder klaar staat, worden de afzonderlijke bestellingen ingepakt. En als het goed is, blijft er geen potje of tubetje over. In elk pakketje stoppen we de bijpassende factuur en vervolgens zorgt TPG voor de verspreiding. Heeft u nog toekomstplannen? Eén daarvan is vorig jaar al verwezenlijkt in de
44
Interne logistiek/erp; optimaliseer uw bedrijfsprocessen
vorm van de website www.dokteronline.com, de eerste on line apotheek in Nederland. Hier kunnen mensen terecht voor geneesmiddelen, zonder voorafgaand huisartsbezoek. Dat is niet alleen tijdbesparend, maar ook ideaal bij zogeheten schaamteklachten als erectieproblemen of seksueel overdraagbare aandoeningen. Nadat de klant het gewenste geneesmiddel heeft geselecteerd, volgt een interactieve vragenlijst. De antwoorden worden vervolgens beoordeeld door een medicus. Acht deze de medicijnverstrekking verantwoord, dan worden de medicijnen opgestuurd door de apotheek. De betaling verloopt via creditcard of machtiging. En verder? Binnenkort lanceren we een nieuwe website: www.vitamineplaza.nl. Vergelijkbaar met de Pavitra-site, maar hier kunnen mensen ook voedingssupplementen en cosmetica van andere merken bestellen. Misschien gaan we ook ons werkgebied uitbreiden. Nu bestrijken we al voorzichtig België en Engeland, maar als er een goede structuur ligt, kan die worden uitgerold naar meer landen in West-Europa. Ook heb ik nog ict-wensen, zoals een geautomatiseerd bankboek. Ons systeem registreert nu of er wel of niet betaald is, maar het inboeken van de betalingen gebeurt nog handmatig. Verder wil ik op termijn graag nóg meer marketingtechnische statistieken, bijvoorbeeld om te kunnen analyseren waarom bepaalde producten in een geografisch gebied goed lopen. Heeft u nog tips? Tip één: gebruik geen standaard softwarepakket. Wij hebben ict-kennis in huis en kunnen het systeem flexibel aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen. Tip twee: verlang niet dat de automatisering vanaf de eerste dag perfect is. Bepaalde zaken kunnen best tijdelijk handmatig. Als in de praktijk blijkt dat deze vaak voorkomen, realiseer dan een ict-oplossing op maat. Zo voorkom je dat er kostbare programmeertijd verloren gaat aan een project dat binnen de kortste keren misschien achterhaald is.
Thema
Interne logistiek/erp Optimaliseer uw bedrijfsprocessen Logistieke processen zijn onder te verdelen in interne en externe processen. De interne logistiek omvat alle goederen en informatiestromen binnen een bedrijf, de externe logistiek omvat alle goederen en informatiestromen tussen bedrijven.
6
Onderdelen van interne logistiek zijn: Inkoop: Op het juiste moment over de juiste grondstoffen beschikken. Productie: Het organiseren van arbeid, machines en/of locaties om te kunnen produceren. Planning: Het zo efficiënt mogelijk inzetten van arbeid, machines en/of locaties. Distributie: Mensen, goederen en/of informatie arriveren op het juiste moment, op de juiste plaats. Voorraadbeheer: Met een zo klein mogelijke voorraad aan de klantwensen en verplichtingen kunnen voldoen.
Enterprise recource planning (erp) Aan het concept planning is niets nieuws. Iedere ondernemer heeft altijd al in meer of mindere mate aan planning gedaan. Met erp wordt echter voor een bedrijfsbrede automatiseringsoplossing gekozen waarbij de belangrijkste bedrijfsfuncties in één centraal systeem samenkomen. Dit kan enerzijds door te werken met een centrale database en anderzijds door gebruik te maken van specifieke erp-software. Erp-software maakt ook gebruik van een database en is meestal in modules te verkrijgen. Standaard modules zijn inkoop, voorraadbeheer, financiële administratie, capaciteitsplanning, distributie, human resources etc. Of u nu vanuit een centrale database wilt gaan werken of gebruik wilt gaan maken van specifieke erpsoftware, in beide gevallen is het van groot belang de informatie in de databases volgens open standaarden op te slaan. Hiermee behoudt u de flexibiliteit om in de toekomst voor een andere softwareleverancier te kiezen. Daarnaast vereenvoudigt dit de mogelijkheid om de informatie uit de database te koppelen aan systemen van derden zoals klanten, leveranciers, uw accountant, de belastingdienst etc. Er worden over het algemeen twee soorten erp-systemen aangeboden: • standaardpakketten • branchespecifieke pakketten Binnen die pakketten zijn drie hoofdcategorieën te onderscheiden. Er zijn erp-systemen voor: • handelsbedrijven • productiebedrijven • projectmatig werkende bedrijven
Interne logistiek/erp; optimaliseer uw bedrijfsprocessen
45
Thema
6
Wanneer is het zinvol om erp in te zetten? Kort samengevat is erp nuttig als u te maken heeft met veel mutaties in het traject tussen inkoop en verkoop. Hoe groter de aantallen, hoe complexer de situatie, hoe zinvoller het wordt om de mogelijkheden van een erp-systeem te bestuderen. Bijvoorbeeld: • Als u veel orders tegelijk uitvoert geeft het erp-systeem u een beter overzicht van werk en tijd. Met een erp-systeem kunt u efficiënter tot een werkverdeling van machines en mensen komen, kunnen spoedklussen snel tussendoor gepland worden en heeft u direct inzicht in uw capaciteit. • Als u veel klanten heeft waarvan u veel gegevens bijhoudt die regelmatig veranderen. • Als veel gegevens meerdere keren moeten worden ingevoerd voor verschillende bedrijfsprocessen. • Als uw huidige automatisering uit vele ‘eilandjes’ bestaat.
Voordelen van erp Intern: • Informatie hoeft maar één keer ingevoerd te worden. • Er is minder kans op fouten. • Het proces van inkoop tot verkoop kan in de gaten gehouden worden. Extern: • Actuele informatie kan beschikbaar gesteld worden aan klanten/leveranciers of andere relaties. • Door middel van een sneller proces kan de time-to-market verkort worden. • Door sneller te factureren kan de liquiditeitspositie verbeterd worden.
Nadelen van erp Het is een zeer gecompliceerde operatie, welke beslist niet voor ieder bedrijf kostendekkend is. Aan de implementatie gaat vaak een heel traject van procesreorganisatie vooraf.
Aan de slag. Een laatste tip!
Kijk niet alleen binnen uw eigen organisatie maar ook naar uw klanten en leveranciers. Een erp traject is bij uitstek geschikt om niet alleen een interne koppeling tot stand te brengen maar ook om de informatie-uitwisseling met derden te optimaliseren.
46
Interne logistiek/erp; optimaliseer uw bedrijfsprocessen
Via uw verkoper komt een order binnen, tegelijk wordt een adreswijziging doorgegeven. Doorloop in het schema alle stappen binnen uw bedrijf vanaf de binnenkomst van de order tot aan levering. Trek bijvoorbeeld lijnen tussen de relevante bedrijfsonderdelen en geef aan welke informatie er van afdeling naar afdeling stroomt. Let op de volgende zaken: • Hoe vaak moet informatie handmatig ingevoerd worden? • Is deze informatie al eens eerder ingevoerd? • Hoeveel tijd gaat hiermee verloren? • Hoeveel extra kans op fouten ontstaat hierdoor? • Is de adreswijziging goed en tijdig verwerkt op de afleverbon/factuur?
Thema
Interne logistiek/erp binnen uw onderneming
6
financiële administratie
verkoop en service
voorraadbeheer
distributie
inkoop
relatiebeheer
planning
productie
Als informatie handmatig wordt ingevuld, op sommige plaatsen zelfs meer dan één keer, is de kans groot dat u met het verbeteren van uw interne informatiestromen kosten en tijd kunt besparen.
Beantwoord de volgende vragen
JA
NEE
Is uw voorraadbeheer geautomatiseerd?
o
o
Heeft u toegang tot de voorraadgegevens van uw leveranciers?
o
o
Kunt u bij uw leverancier uw order traceren?
o
o
Worden de meegeleverde documenten (bestelbonnen etc.) automatisch verwerkt?
o
o
Heeft u real time overzicht van uw voorraad, m.a.w. kunt u op elk moment de exacte voorraadgegevens op dat moment opvragen?
o
o
Wordt uw voorraad automatisch aangevuld wanneer het minimum is bereikt?
o
o
Zijn uw ict-systemen volledig geïntegreerd en bestaan ze niet uit ‘eilandjes’?
o
o
Beschikt u over zeer goede managementrapportages?
o
o
Minder dan drie keer JA: Drie t/m vier keer JA: Meer dan vijf keer JA:
U kunt een enorme efficiencyslag maken door met erp te gaan werken.* U bent al goed op weg met erp. Laat de aandacht niet verslappen.* U beschikt over een werkend erp-systeem.
* Met name in een omgeving met veel mutaties en/of (deel)producten is het inzetten van erp zinvol.
Interne logistiek/erp; optimaliseer uw bedrijfsprocessen
47
Thema
Actieplan interne logistiek/erp 1. Bekijk in hoeverre de softwaresystemen die u gebruikt voor inkoop, productie, planning, distributie en voorraadbeheer (voor zover van toepassing op uw bedrijf) aan elkaar gekoppeld zijn. 2. Onderzoek of, indien deze systemen niet aan elkaar gekoppeld zijn, er sprake is van handmatig opnieuw invoeren van gegevens. Let met name op hoeveel tijd dit vergt en hoeveel invoerfouten hierdoor ontstaan.
6
3. Informeer bij leveranciers, collega-ondernemers, branchevereniging, klanten etc. of er branchespecifieke oplossingen voor u bestaan en welke ervaringen zij hebben. 4. Bekijk naast de speciale erp-software ook eens de mogelijkheid om bedrijfsbreed met een centraal database-systeem te werken. 5. Bepaal de kosten en baten van een erp-oplossing met behulp van een kosten-batenanalyse (zie bijlage III) en vergelijk deze met uw huidige situatie. U kunt bij het invullen van de kosten-batenanalyse rekening houden met de volgende zaken. Kosten: • aanschaf software • personeelskosten voor implementatie • training personeel op nieuw systeem • advieskosten leverancier
Baten: • besparing door éénmalige gegevensinvoer • besparing door foutreductie • besparing door beschikbaarheid actuele informatie • besparing door betere planning • mogelijk snellere levertijden
Meer advies en informatie
wat?
waar?
onafhankelijk advies en informatie over interne logistiek/erp voor het mkb
Syntens www.syntens.nl/ict
informatie over branchespecifieke erp-oplossingen
uw branchevereniging
portal over erp
http://erp.startpagina.nl
erp-softwarepakketten
www.softwarepakketten.nl
Als u op het internet op zoek bent naar relevante informatie rondom het thema ‘interne logistiek/ erp’, kunt u gebruik maken van onderstaand lijstje met zoektermen. Door de zoekterm te combineren met uw sector- of branchenaam kunt u nog specifieker zoeken.
• • • • •
48
enterprise resource planning supply chain management e-business solutions bedrijfslogistiek erp voor mkb
Interne logistiek/erp; optimaliseer uw bedrijfsprocessen
• • • •
erp erp erp erp
standaarden leveranciers pakketselectie software
Thema
Heeft interne logistiek/erp uw prioriteit? Noteer op het gele memoblaadje: 1. Hoe belangrijk is interne logistiek/erp om onze concurrentiepositie te verbeteren/ behouden? Geef dit thema een cijfer van 1 (geen prioriteit) tot 10 (zeer belangrijk). 2. Motiveer kort, als geheugensteuntje voor later, waarom u dit cijfer heeft gegeven. 3. Bekijk in het schema hieronder welke thema’s die samenhangen met interne logistiek/erp voor u ook van belang zijn. 4. Heeft u dit thema een cijfer 7 of hoger gegeven? Plak het memoblaadje dan schuin in zodat het blaadje uitsteekt. Op deze manier kunt u thema’s die prioriteit hebben, na het dichtslaan van het boek, snel terugvinden. 5. Lees andere voor u interessante thema’s of ga aan de slag met behulp van het actieplan.
6 (voorbeeld) Cijfer : 6 Hebben nu veel te veel loe programma’s, allemaal eilandj. Op termijn maar laten onderzoeken of we deze in z’n geheel kunnen vervangen door een webgebaseerde erp-omgeving. Thema’s: digitaal factureren, tracking&tracing/rfid, e-hrm
Samenhang met andere thema’s Hoe verhoudt interne logistiek/erp zich tot: Blz. 32 38 50 56 62
digitaal factureren elektronisch inkopen ketenlogistiek tracking&tracing/rfid
68 74 80 92
standaarden voor gegevensuitwisseling financiële administratie e-crm e-hrm mobiel zakendoen
110 116 128
netwerkeconomie massa-individualisering oss
digitaal factureren kan een onderdeel zijn van erp elektronisch inkopen is een onderdeel van erp erp stelt u instaat om beter vraaggestuurd te werken door te weten waar producten/diensten zich in de keten bevinden kunt u uw planning verbeteren standaarden/afspraken zijn noodzakelijk om software aan elkaar te koppelen financiële administratie is een onderdeel van erp e-crm is een onderdeel van erp personeelsplanning is een onderdeel van erp het is mogelijk om via mobiele communicatie gebruik te maken van erp-software de netwerkeconomie vraagt om bedrijfsbrede actuele informatie erp vereenvoudigt het inspelen op individuele klantwensen erp-software is ook op basis van open source te verkrijgen
Interne logistiek/erp; optimaliseer uw bedrijfsprocessen
49
