Interview met Walter Jansen WiFi4all www.WiFi4all.nl
Thema
4
Factureren in nullen en enen Sinds 1 februari 2004 is Walter Jansen commercieel manager Benelux bij WiFi4all in Elst. WiFi4all biedt wireless (draadloze) totaaloplossingen voor data-/telecommunicatie, zoals breedband internet voor gebieden waar geen glasvezelkabel in de grond ligt of waar geen adsl mogelijk is. Klanten met een abonnement kregen al langer een bevestiging van het geïncasseerde bedrag per e-mail. Sinds kort is dit een juridisch waterdichte digitale factuur geworden. Wat betekent e-business voor WiFi4all?
de voordelen van digitaal factureren: tijdwinst en
Veel! Digitalisering maakt veel mogelijk. Mogelijk-
gemak. En vergeet het milieuaspect niet: een stuk
heden scheppen is ook een belangrijk bestaansrecht
minder papierverbruik.
van ons bedrijf. Op plekken waar geen goede infrastructuur per glasvezelkabel of adsl is voor breedbandinternet, komt WiFi4all met draadloze oplossin-
Bent u tevreden over de geboekte resultaten?
gen. Bijvoorbeeld voor scholengemeenschappen en
Het is wat snel om daar nu al iets over te zeggen,
hbo-instellingen, zodat studenten niet meer hoeven
want we werken nog maar kort op deze nieuwe ma-
in te bellen als ze achtergrondinformatie zoeken op
nier. Maar het systeem functioneert goed; het doet
internet. Bedrijven in onze regio hoeven niet langer
wat het moet doen! We hopen in kort tijdsbestek de
uit te wijken naar elders vanwege het ontbreken
hele papieren facturering af te bouwen. Mensen die
van goede internetmogelijkheden. In de Arnhemse
telefonisch bestellen, krijgen nu nog een ‘ouderwet-
nieuwbouwwijk Schuytgraaf regelden wij voor de
se’ factuur op papier. We gaan er echter vanuit dat
aannemerskeet en het informatiecentrum al internet
het leeuwendeel van alle verkopen straks via onze
voordat er één huis was gebouwd.
website verloopt. En een logisch verlengstuk van digitaal bestellen is digitaal factureren. Ook aanvragen voor draadloze internetabonnementen moeten straks
Hoe staat het met de digitale facturering?
volledig via internet verlopen. Nu komt de persoon-
Binnenkort starten we een nieuwe service via
lijke handtekening nog binnen per fax of post, maar
internet, waarbij wij als groothandel optreden in
binnenkort gaan we ook hiervoor de elektronische
producten voor organisaties die – net als WiFi4all
handtekening introduceren.
– datanetwerken bouwen. Ter voorbereiding hierop wordt nu een nieuwe website gemaakt. Iedereen die straks iets via de site koopt, ontvangt een digitale
Hoe staat het met de tijdwinst?
factuur. Onze vaste klanten, veelal afnemers van een
Een website is een modern verkoopkanaal dat past
draadloos breedband internetabonnement, kregen
bij de innovatieve uitstraling van ons bedrijf. We wil-
al jarenlang een factuur per e-mail. Eigenlijk was
len deze lanceren in onze branche, via websites en
het meer een bevestiging dat wij het maandbedrag,
vakbladen. Ik vertrouw erop dat de digitale verkoop
conform het contract, van hun rekening hadden
aanslaat en dan gaan we zeker besparen op facture-
afgeboekt. Met name uit juridisch oogpunt – een
ring. Dankzij digitaal factureren kunnen we ook bij
ontvanger van zo’n e-mail heeft namelijk altijd
een veel grotere omzet met dezelfde ploeg mensen
de mogelijkheid om hierin veranderingen aan te
de administratieve afhandeling blijven doen.
brengen – hebben we besloten dit systeem te vervangen door een veiligere aanpak: namelijk digitale facturen. Begin 2005 hebben we dit geïmplemen-
Heeft dit traject u iets geleerd?
teerd.
Meer iets bevestigd, namelijk dat innovatie belangrijk is. Vanuit die overtuiging zijn wij initiatiefnemer van de stichting Gelders Innovatie Platform (GIP),
32
Hoe heeft u dat zo snel voor elkaar gekregen?
ter stimulering van creativiteit en waardevolle ideeën
We hebben de software hiervoor ingekocht bij
in onze regio. Verder heeft de invoering van digitale
Silverback, een organisatie die zowel de juridische
facturering mij gesterkt in mijn overtuiging dat je
kennis als de technische expertise in huis heeft om
goed geld kunt verdienen als je op een slimme ma-
de betrouwbaarheid en rechtszekerheid van gedigi-
nier met ict omgaat. Het is wel verstandig om voor
taliseerde informatie te kunnen garanderen. Met die
specialistische onderdelen een professionele organi-
professionele ondersteuning konden we onze over-
satie in te schakelen, bijvoorbeeld om – zoals in ons
tuiging waarmaken: als je iets wilt doen, ga dan niet
geval – ook de juridische aspecten goed geregeld te
onnodig vertragen. En nu profiteren we meteen van
hebben.
Digitaal factureren; de rekening via internet presenteren
Thema
Digitaal factureren De rekening via internet presenteren Iedere ondernemer die zaken of diensten levert is verplicht een factuur uit te reiken om aan de wettelijke administratie- en bewaarplicht te voldoen en om btw te mogen verrekenen. Sinds 1 januari 2004 staat de belastingdienst u zonder meer toe een factuur digitaal uit te reiken. Digitaal factureren is daarmee een logische vervolgstap in het digitaliseren van uw bedrijf geworden.
4
Kostenbesparing Uit onderzoek blijkt dat een papieren factuur de ondernemer gemiddeld € 1,65 kost. De kosten van een digitale factuur liggen aanzienlijk lager, ongeveer tussen € 0,30 en € 0,50. U kunt door het overstappen op digitaal factureren dus een stevige kostenbesparing realiseren. Denk daarbij aan besparingen op personeelskosten, postzegels, kopieën, inkt en papier.
Technische randvoorwaarden De meeste bedrijven beschikken al over de technische randvoorwaarden om digitaal te kunnen factureren. U moet namelijk minimaal beschikken over een: • pc • internetverbinding • e-mail
Zelf doen of uitbesteden? Op zich is het mogelijk om zelf een systeem te ontwikkelen. Daar zijn echter belangrijke nadelen aan verbonden: • de hoge ontwikkelkosten van een systeem om digitaal te kunnen factureren • de hoge ontwikkelkosten van een systeem om authenticatie en integriteit van de factuur te waarborgen
Voorwaarden van de belastingdienst De belastingdienst stelt eisen aan digitaal factureren. Centraal daarbij staat de controleerbaarheid van gegevens: de audit trail. Het gaat hier om de integriteit en authenticiteit van de factuur. Oftewel hebben de, in de digitale factuur vermelde, transacties daadwerkelijk plaatsgevonden? In de praktijk is het ontwikkelen van een waarborgingssyteem over de inhoud (integriteit) en de identiteit van de afzender (authenticiteit) alleen realistisch voor zeer grote ondernemingen en instellingen, denk daarbij aan banken, de belastingdienst etc.
Digitaal factureren; de rekening via internet presenteren
33
Thema
4
Ook voor het mkb? Aanbieders die een kant-en-klare oplossing bieden voor digitaal factureren danken hun bestaansrecht aan het integreren van een authenticatie-oplossing binnen hun systeem. Omdat er inmiddels aanbieders zijn die met abonnementen werken (u betaalt per factuur of per bundel) is digitaal factureren ook voor het mkb een bereikbare oplossing geworden. Daarnaast bieden de meeste aanbieders de mogelijkheid om het digitale factureringssysteem aan de bestaande administratie- en enterprise-resourcepakketten te koppelen. Ook kan er gekozen worden om zaken als herinneringen, aanmaningen en opdrachtbevestigingen te integreren.
4 De ontvanger De effectiviteit van een digitale factuur hangt in grote mate af van de acceptatie door de ontvanger. Het is raadzaam vooraf te inventariseren hoe de houding van uw klanten is ten opzichte van het verzenden van digitale facturen. Indien u besluit over te gaan tot digitaal factureren is het van belang dit naar uw klanten te communiceren in bijvoorbeeld nieuwsbrieven en door dit op te nemen in de algemene voorwaarden. Tevens kunt u besluiten digitaal en papier factureren naast elkaar te laten lopen om zo de klanten, die beslist een papieren factuur willen ontvangen, van dienst te kunnen blijven.
Aan de slag. Een laatste tip!
Het wettelijke kader rondom digitaal factureren verschilt per land. Doet u regelmatig zaken met het buitenland dan is het verstandig om met uw buitenlandse klant af te stemmen of het mogelijk is om digitaal te factureren en welke aanpassingen noodzakelijk zijn.
34
Digitaal factureren; de rekening via internet presenteren
Beantwoord de volgende vragen
A
B
C
D
Hoeveel facturen verzendt uw organisatie op jaarbasis?
o geen
o 0-500
o 500-5000
o 500020000
Welk percentage van uw klanten kunt u digitaal bereiken?
o 0-25
o 25-50
o 50-75
o 75-100
Hoe vaak factureert u?
o jaarlijks
o maandelijks
o wekelijks
o dagelijks
Wat is de inhoud van uw factuur?
o verschilt voortdurend
o verschilt vaak, enkele identieke facturen
o verschilt soms maar overwegend identiek
o identieke facturen
Aan wie factureert u?
o verschilt voortdurend
o verschilt vaak, enkele vaste klanten
o verschilt soms maar overwegend vaste klanten
o dezelfde klanten
Hoe moeten uw digitale facturen er uit komen te zien?
o geen idee
o puur tekst
o tekst met opmaak
o tekst met grafische elementen
Welke documenten zou u naast facturen ook digitaal willen verzenden?
o geen
o ik weet niet wat de mogelijkheden zijn
o herinneringen aanmaningen opdrachtbevestigingen
o alle zakelijke correspondentie
Overwegend Overwegend Overwegend Overwegend
Misschien bent u nog niet aan digitaal factureren toe. Digitaal factureren kan u een besparing opleveren. Digitaal factureren kan u een aanzienlijke besparing opleveren. Ga direct aan de slag met digitaal factureren!
A: B: C: D:
Digitaal factureren; de rekening via internet presenteren
Thema
Digitaal factureren binnen uw bedrijf
4
35
Thema
4
Actieplan digitaal factureren 1. Inventariseer de volgende zaken: - hoeveel facturen u per jaar verstuurt - wat voor facturen u verstuurt (identieke facturen of zijn deze steeds anders) - de frequentie waarmee u facturen verstuurt - hoeveel het verzenden van facturen u jaarlijks kost 2. Maak een kosten-batenanalyse (zie bijlage III). Denk hierbij aan besparingen op het gebied van personeelskosten, frankeren, papier, enveloppen, inkt etc. Kosten op het gebied van aankoop software of abonnementskosten, inzet personeel, training personeel, wijzigingen in de organisatie etc. 3. Onderzoek of uw klanten bereid zijn een digitale factuur te accepteren. Bijvoorbeeld door een vraag in te voegen in een klanttevredenheidsonderzoek. 4. Informeer bij uw branche-organisatie, klanten, leveranciers en collega-ondernemers welke initiatieven er al zijn op het gebied van digitaal factureren. 5. Inventariseer of digitaal factureren een organisatorische aanpassing vereist. Denk hierbij aan gewijzigde communicatie tussen diverse afdelingen, benoemen functionaris die bevoegd is om digitale facturen te verzenden, processen anders inrichten etc. 6. Bekijk of uw huidige financiële administratiepakket erin voorziet om aan een digitaal factureringssyteem gekoppeld te worden.
Meer advies en informatie
wat?
waar?
juridische gevolgen van de digitale handtekening
bijlage VII Juridische zaken van dit boek
ondersteuning, onafhankelijk advies en informatie over digitaal factureren voor het mkb
Syntens www.syntens.nl/ict
een dossier over e-authenticatie
www.ecp.nl
een dossier over de elektronische handtekening
www.ecp.nl
brochure elektronisch factureren van de Belastingdienst
www.belastingdienst.nl
Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants
www.nivra.nl
Als u op het internet op zoek bent naar relevante informatie rondom het thema ‘digitaal factureren’, kunt u gebruik maken van onderstaand lijstje met zoektermen. Door de zoekterm te combineren met uw sector- of branchenaam kunt u nog specifieker zoeken. • • • •
36
e-factuur e-invoice elektronische factuur authenticatie
Digitaal factureren; de rekening via internet presenteren
• digitale handtekening • EDI • PKI
Thema
Heeft digitaal factureren uw prioriteit? Noteer op het gele memoblaadje: 1. Hoe belangrijk is digitaal factureren om onze concurrentiepositie te verbeteren/behouden? Geef dit thema een cijfer van 1 (geen prioriteit) tot 10 (zeer belangrijk). 2. Motiveer kort, als geheugensteuntje voor later, waarom u dit cijfer heeft gegeven. 3. Bekijk in het schema hieronder welke thema’s die samenhangen met digitaal factureren voor u ook van belang zijn. 4. Heeft u dit thema een cijfer 7 of hoger gegeven? Plak het memoblaadje dan schuin in zodat het blaadje uitsteekt. Op deze manier kunt u thema’s die prioriteit hebben, na het dichtslaan van het boek, snel terugvinden. 5. Lees andere voor u interessante thema’s of ga aan de slag met behulp van het actieplan.
4 (voorbeeld) Cijfer : 9 Dat zou ons een hoop tijd en kosten bparen !! Navragen welke partijen dit voor ons kunnen verzorgen en of er voor onze branche al een kant en klare oploing is. Thema’s: financiële administratie, standaarden voor gegevensuitwieling
Samenhang met andere thema’s Hoe verhoudt digitaal factureren zich tot: Blz. 14
e-marketing
26
internetbetalingen
50
ketenlogistiek
62 68
standaarden voor gegevensuitwisseling financiële administratie
110
netwerkeconomie
aan het verkoopproces kan ook het automatisch aanmaken van digitale facturen worden gekoppeld voorafgaand aan een betaling kan tegenwoordig digitale facturering plaatsvinden door goede afspraken te maken kunnen uw klanten de gegevens van de factuur aan hun financiële administratie koppelen er zijn standaarden/afspraken nodig om met digitaal factureren aan de slag te kunnen facturen, maar ook herinneringen en aanmaningen kunnen geautomatiseerd aan de financiële administratie worden gekoppeld steeds meer zaken worden elektronisch afgehandeld zo ook factureren
Digitaal factureren; de rekening via internet presenteren
37
