Theaters Diligentia en PePijn

2009

Opleiding: Communicatie Multimedia Design

Emma Kloosterhuis 20050715

Bedrijfsoriëntatie Theaters Diligentia en PePijn

In dit verslag wordt de organisatie van Theaters Diligentia en PePijn omschreven. Er wordt onder andere gesproken over de geschiedenis van de theaters en hoe de organisatie functioneert.

DocentBegeleider R. Spanjers Afstudeerbegeleider A. Beukers Examinator R. Klein

2

Voorwoord Voor u ligt de bedrijfsoriëntatie van de Theaters Diligentia en PePijn. Deze bedrijfsoriëntatie is bedoel om meer duidelijk te geven over de organisatie. In deze oriëntatie worden onder andere de verschillende afdelingen en de taken die hierbij horen, de werkprocessen en de organisatiecultuur en – structuur besproken. Deze onderwerpen geven u als het ware een kijkje in de organisatie. Bij het maken van de bedrijfsoriëntatie is onder andere gebruik gemaakt van het rapport “Meerjarenbeleidsplan”. Dit rapport wordt eens in de vier jaar gemaakt. Daarnaast zijn er verschillende collega‟s gevraagd uitleg te geven over de organisatie, waardoor deze oriëntatie compleet gemaakt kon worden. Hiervoor mijn dank aan mijn collega‟s. November 2009 Emma Kloosterhuis

3

Inhoud 1.

De geschiedenis van het bedrijf ....................................................................................................... 6 1.1 Theater Diligentia .................................................................................................................. 6 1.2 Theater PePijn ...................................................................................................................... 7

2.

Doelstelling/missie ........................................................................................................................... 8

3.

Producten ......................................................................................................................................... 9 3.1 De brochures ........................................................................................................................ 9 3.2 Theater Diligentia .................................................................................................................. 9 3.3 Verhuringen ........................................................................................................................ 10 3.4 Theater PePijn .................................................................................................................... 11

4.

De personele bezetting .................................................................................................................. 12

5.

Financieel- economisch beleid ...................................................................................................... 13

6.

De interne organisatie en het doel van deze wijze van organiseren ............................................. 14 6.1 Werkwijze ........................................................................................................................... 14 6.2 Samenwerkingsverbanden ................................................................................................. 14 6.3 Planning .............................................................................................................................. 14 6.4 Controle .............................................................................................................................. 14

7.

De gebruikte methoden, technieken en geautomatiseerde hulpmiddelen .................................... 15 7.1 Methoden ............................................................................................................................ 15 7.2 Technieken ......................................................................................................................... 15 7.3 Website ............................................................................................................................... 16 7.4 ProVenue ............................................................................................................................ 17 7.5 Automatisering .................................................................................................................... 17

8.

Veranderbehoefte van organisatie................................................................................................. 18

9.

Conclusie ....................................................................................................................................... 19

10. Literatuurlijst................................................................................................................................... 20 Bijlagen 1 Bijlagen 2 Bijlagen 3 Bijlagen 4

4

Inleiding Tijdens de afstudeerperiode worden verschillende verslagen gemaakt en overhandigd aan de docentbegeleider en de afstudeerbegeleider. Deze bedrijfsoriëntatie is ook één van deze verslagen. De oriëntatie is bedoeld om in een verslag duidelijk te maken wat de doelstellingen van de organisatie zijn, op welke manier de organisatie te werk gaat en hoe de verschillende afdelingen werken. In deze oriëntatie zijn de volgende hoofdstukken te vinden; In hoofdstuk één wordt de geschiedenis gegeven van het bedrijf zelf. Hierna in hoofdstuk twee worden de doelstellingen die het bedrijf heeft gegeven. Vervolgend in hoofdstuk drie worden de producten van de organisatie beschreven. Hoofdstuk vier bevat de personele bezetting van het bedrijf. In hoofdstuk vijf wordt het financiële en economische beleid van de organisatie onder de loep genomen. In hoofdstuk zes wordt er gekeken naar de Interne organisatie en de manier waarop zij georganiseerd wordt. Vervolgens in hoofdstuk zeven worden de methoden, technieken en geautomatiseerde hulpmiddelen beschreven. In hoofdstuk acht wordt de veranderbehoefte van de theaters besproken met als laatste in hoofdstuk negen een eind conclusie van mijn beeld op de organisatie.

5

1. De geschiedenis van het bedrijf 1.1 Theater Diligentia Het theater Theater Diligentia een middelgroot theater met 500 stoelen, gevestigd in een monumentaal pand aan het fraaie Lange Voorhout. Het theater is in 2003 volledig gerenoveerd. De theaterzaal is uniek in Nederland door zijn ondiepe en brede opzet. Cabaretiers roemen de zaal omdat het applaus en de lach „zo lekker vet klinken‟. De bezoekers prijzen de prima zichtlijnen. Daarnaast heeft Diligentia een aantal stijlvolle multifunctionele foyers. De combinatie van de originele details en de strakke, moderne vormgeving van het interieur creëren een sfeer waarin zowel de bezoekers als de artiesten zich welkom voelen. Theatertechnisch is het theater volledig up-to-date en daardoor voor vele soorten producties en evenementen bruikbaar. Geschiedenis Het gebouw, waar Stichting Kunstkring Diligentia in gevestigd is, was oorspronkelijk een herenhuis, gebouwd in 1561 In 1773 werd het gezelschap ter beoefening der proefvriendelijke Wijsbegeerte opgericht. Dit gezelschap kocht het pand in 1805 en knapte het op. Vanaf dat moment werd het gebouw gebruikt voor lezingen en demonstraties. Met het betrekken van het gebouw, werd de naam van het gezelschap veranderd in de naam die nu nog steeds gehanteerd wordt Koninklijke Maatschappij voor Natuurkunde onder de zinspreuk “Diligentia”. De Koninklijke Maatschappij organiseerde, naast lezingen en demonstraties ook concerten voor hun leden. In 1821 werd ten behoeve daarvan het genootschap „concert Diligentia‟ opgericht. Voorheen beschikte het gebouw over twee zalen. In 1835 werden deze zalen samengevoegd, waardoor men aan de groeiende belangstelling kon voldoen. Door deze samenvoeging verbeterde overigens de akoestiek van de zaal waardoor deze nog geschikter werd voor kamermuziek. Vanaf 1960 kreeg het bestuur van de Koninklijke Maatschappij steeds meer werk aan de exploitatie van het gebouw. Daarom werd er in 1965 voor het eerst een directeur aangesteld, die met deze exploitatie belast werd. In 1973 volgde de oprichting van de Stichting Kunstkring Diligentia, die zichzelf als doel stelde: “Het organiseren en coördineren van evenementen in het gebouw”. Het theater en de kantoorruimten werden door de stichting gehuurd van de Koninklijke Maatschappij, de eigenaar van het gebouw. De stichting beheert en exploiteert het gebouw. Tussen de Maatschappij en de Stichting Kunstkring Diligentia werd in 1999 een contract van erfpacht gesloten. In 2002 kocht de Gemeente Den Haag het pand van de Koninklijke Maatschappij voor het symbolische bedrag van één gulden. Theater Diligentia nu In augustus 2002 startte een grote, ditmaal 16 maanden durende verbouwing. Het theater voldeed op allerlei terreinen niet meer aan de eisen van de tijd. Zo was het podium te klein, ontbrak een toneeltoren en schoten de voorzieningen voor artiesten en technisch medewerkers ernstig tekort. Ook was de verbouwing noodzakelijk om te voldoen aan brandveiligheids- en arbonormen. Sinds januari 2004 is het Theater weer open voor publiek. Tijdens de verbouwing is er veel vernieuwd. e De Theaterzaal heeft zijn oorspronkelijke 19 -eeuwse vorm en uiterlijk behouden. Bij deze laatste verbouwing is een luchtbehandelinginstallatie aangebracht en zijn de zichtlijnen van de nieuwe rode pluche stoelen geoptimaliseerd. Blikvanger van het pand is de centrale hal waarin, door het nieuwe glazen dak, daglicht naar binnen valt. Hier is de combinatie “heden en verleden” het meest zichtbaar.

6

1.2 Theater PePijn Het theater Theater PePijn is het meest bespeelde huiskamertheater in Nederland. Het is gehuisvest in een karakteristiek voormalig pakhuis en heeft 100 stoelen. PePijn heeft een belangrijke rol als kweekvijver voor cabarettalent. Het theater heeft onlangs enkele grondige aanpassingen onderdaan, waarbij het intieme karakter behouden is gebleven. Het voldoet technisch weer aan de eisen van de bespelers en het biedt met nieuwe stoelen en een beter zaalindeling meer service en comfort aan het publiek. Door de inschuifbare tribune is het theater multifunctioneel inzetbaar. Geschiedenis Paul van Vliet richtte in 1964 samen met Liselore Gerritsen, Fred Hugas en Rob van Kreeveld Cabaret PePijn op. Op zoek naar een geschikte stek kwamen ze het Jugendstilpand van AL-VEKA tegen. Dit pakhuis aan de Nieuwe Schoolstraat bleek uitermate geschikt om een theatertje in te beginnen. Wel moest er flink verbouwd worden, want een openbare gelegenheid voor meer dan honderd personen was gebonden aan regels en verordeningen. Dit ging geld kosten en dat was er niet. Er waren sponsors nodig die belangeloos wilden meewerken. De zaken verliepen voorspoedig, het theatertje kwam er!

Theaters Diligentia en PePijn Diligentia en PePijn zijn twee aparte theaters en hebben elk een geheel eigen sfeer en functie, maar vormen een eenheid. Zij vullen elkaar in artistiek opzicht aan. De theaters hebben één bestuur en directie en vormen één organisatie. Beide theaters hebben een gemeenschappelijke begroting en exploitatie. Om deze eenheid te onderstrepen is er voor gekozen om het meerjarenbeleidplan van beide theaters volledig te integreren.

7

2. Doelstelling/missie De theaters Diligentia en PePijn willen toonaangevend zijn op het gebied van cabaret in al zijn verschijningsvormen. Met een breed en kwalitatief hoogwaardig aanbod, van jong talent tot ervaren cabaretiers, willen de theaters een jong publiek bereiken en een prominente plek innemen in het Haagse culturele veld. Met dit in gedachten komen theaters Diligentia en PePijn voort met drie doelstellingen Deze drie doelstellingen zijn: 1. Diligentia en PePijn worden weer leidend op het gebied van cabaret Aan het eind van de volgende beleidsplanperiode worden Diligentia en PePijn weer in één adem genoemd met De Kleine Komedie in Amsterdam. Hoewel de situatie in Den Haag anders is dan in Amsterdam is dit een realistisch streven. Diligentia en PePijn hebben alles in huis om dit te bereiken. De zaal van Diligentia is even groot. De sfeer minstens zo goed. Theatertechnisch heeft Diligentia meer faciliteiten te bieden en met de kleine zaal van PePijn hebben ze zelfs een voorsprong. 2. Diligentia en PePijn worden ‘top of mind’ bij de in cultuur geïnteresseerde Hagenaar. Meer inwoners van Den Haag moeten Diligentia en PePijn leren kennen en ze moeten de theaters vaker bezoeken. Diligentia en PePijn zetten fors in op het binnenhalen van jongeren en allochtonen. Niet omdat dit politiek gezien „hot‟ is, maar omdat ze erin geloven en hier veel kansen zien. 3. Naast de specifieke theaterfunctie verzorgen Diligentia en PePijn een brede culturele invullen. Het schitterende pand zal nog intensiever gebruikt worden, het schreeuwt er als het ware om. Het moet meer gaan leven. Er zullen meer, ook niet cabaret gerelateerde, culturele activiteiten plaatsvinden waardoor ze nog meer toegevoegde waarde voor de stad zullen hebben en meer publiek zullen bereiken.

8

3. Producten De theaters Diligentia en PePijn zijn vooral bekend door hun brede cabaret en stand-up comedy programmering. Daarnaast zijn beide theaters op andere markten actief. De theaters bieden verschillende producten aan. In bijlage 1 is een lijst opgenomen van het aantal voorstellingen en de bezetting hiervan.

3.1 De brochures Een jaar voor het theaterseizoen (september / juni) worden alle voorstellingen ingepland. Als de gehele lijst bekend is, wordt dit in de brochure verwerkt. De brochures worden vormgegeven door designbedrijf “Trapped in Suburbia”. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de nieuwe huisstijl van theaters Diligentia en PePijn. De seizoensbrochure wordt in een oplage van 20.000 gedrukt. Het grootste deel hiervan wordt verstuurd naar klanten waarvan het adres is geregisterd. Het overige deel wordt gebruikt bij promotie of evenementen waar dit uitgedeeld wordt. De seizoensbrochure voor kinderen wordt in een oplage van 10.000 exemplaren. Beide brochures worden door “drukkerij Rodi BV” gedrukt.

3.2 Theater Diligentia Cabaret en stand-up comedy In theater Diligentia worden diverse namen uit de cabaret- en stand-up comedy wereld geprogrammeerd. Hier zitten een aantal grote namen bij. Deze voorstellingen zijn erg populair en kosten meestal rond de € 20,00. De voorstellingen van de wat minder grote namen kosten in de meeste gevallen € 14,00. De gemiddelde prijs voor een voorstelling is € 17,00. De voorstellingen in theater Diligentia beginnen om 20.15 uur. De meeste voostellingen hebben een pauze van een kwartier en zijn rond 22.15 uur afgelopen. Voorstellingen duren gemiddeld twee uur. Jongerenproducties Tijdens het seizoen vinden er een aantal jongerenproducties plaats. De gemiddelde prijs is wat lager dan bij een cabaret- of stand-up comedy voorstelling, namelijk € 12,00. Deze voorstellingen beginnen ook eerder dan andere voorstellingen, namelijk om 19.00 uur. De jongerenproducties duren gemiddeld een uur tot anderhalf uur. Deze voorstellingen hebben geen pauze. Familievoorstellingen De gemiddelde prijs voor kinderen ligt rond de € 10,00 en voor volwassen € 13,00. Er zit echter wel verschil in de prijzen. De kleinere en iets minder bekende producties kosten vaak tot € 10,00. De grotere producties en musicals hebben een hogere prijs, de prijs hiervan kan oplopen tot € 17,00. De familievoorstellingen vinden meestal op de zondagmiddag of woensdagmiddag plaats. Deze beginnen meestal om 14.30 uur en hebben geen pauze. Deze voorstellingen duren vaak een uur, in enkele gevallen iets langer.

9

Muziektheater Een kaartje voor een muziekvoorstelling kost gemiddeld € 19,00. Muziekvoorstellingen beginnen net als de cabaret- en stand-up comedy voorstellingen een aanvangstijd van 20.15 uur. Ook duren de voorstellingen ongeveer net zo lang, namelijk gemiddeld 1,5 a 2 uur. Kamermuziek Een kaartje voor een voorstellingen van kamermuziek kost gemiddeld € 25,00. De aanvangstijden van deze voorstellingen verschillen veel, een aantal van deze zijn „s middags, andere hebben de „normale‟ aanvangstijd van 20.15 uur. De middernachtvoorstelling begint om 22.00 uur ‟s avonds. De duur van de voorstellingen is gemiddeld twee uur. De prijzen zijn inclusief € 3,00 voor de garderobe en één consumptie. Bij familievoorstellingen is dit € 2,00. Dit bedrag wordt afgedragen aan de huiscateraar Boenk. De catering tijdens de voorstellingen worden ook door Boenk verzorgd.

3.3 Verhuringen In de vorige paragraaf werd Boenk genoemd. Dit is een extern bedrijf waar Diligentia en PePijn mee samenwerken. Dit bedrijf verzorgt de catering tijdens voorstellingen en evenementen. Ook verzorgen zij de verhuringen. Zij houden contact met de klanten en regelen alles voor de evenementen die in het theater plaatsvinden. In theater Diligentia zijn een aantal ruimtes te huur voor particulieren. De volgende ruimtes kunnen verhuurd worden;  De theaterzaal  De foyers  De stijlkamer  De kamer van directie en secretaresse De prijzen van de verhuringen kunnen verschillen. Er zijn namelijk commerciële en culturele verhuringen. De bedragen hierdoor zijn verschillend. In bijlage 2 is een lijst opgenomen met de prijzen van verhuring. De prijzen van de verhuringen liggen hoog. Toch zijn deze bedragen redelijk, aangezien men hiervoor wel een evenement kan houden in een historisch pand aan het chique Lange Voorhout in het centrum van Den Haag.

10

3.4 Theater PePijn Theater PePijn is een klein theatertje aan de Nieuwe Schoolstraat. Het theater is in de eerste instantie een broedplaats voor jong cabaret- en stand-up comedy talent. Daarnaast biedt het theater de mogelijkheid aan de grote namen om try-outs te geven. Cabaret en stand-up comedy Een kaartje voor een stand-up comedy voorstelling kost meestal € 11,00. In sommige gevallen is dit iets duurder of godkoper. Een kaartje voor een voorstelling in PePijn is nooit duurder dan € 15,00. De voorstellingen in theater PePijn beginnen om 20.30 uur. De voorstellingen duren gemiddeld 1,5 tot 2 uur. Familievoorstellingen In theater PePijn vinden sinds het seizoen 2005-2006 ook familievoorstellingen plaats. De voorstellingen in dit theater zijn bedoeld voor peuters vanaf twee jaar. Dit zijn kleine producties. De kaartjes voor deze voorstellingen zijn niet duur, namelijk € 4,00 voor kinderen en € 6,00 voor volwassenen. In enkele gevallen zijn de kaartjes nog iets goedkoper. De familievoorstellingen in PePijn vinden meestal plaats op zondagmiddag, starten om 14.30 uur en duren een half uur tot drie kwartier. De prijzen voor de voorstellingen in PePijn liggen lager dan voor de voorstellingen in Diligentia. Voor een lage prijs krijgen bezoekers namelijk ook een kwalitatief goede voorstelling. Ook hier wordt de programmering zorgvuldig gemaakt. Daarnaast is PePijn een gezellig en knus theater, waar artiesten en bezoekers graag komen.

11

4. De personele bezetting Binnen theaters Diligentia en PePijn zijn verschillende afdelingen actief. Al deze afdelingen hebben hun eigen taken en verantwoordelijkheden. De organisatie van theaters Diligentia en PePijn kent een eenvoudige hiërarchische structuur. De directeur is belast met beleidszaken en geeft leiding aan de andere personeelsleden voor wat betreft de dagelijkse operatie. In totaal zijn er rond de 20 medewerkers verdeeld over verschillende afdelingen. In bijlage 3 is een organigram weergeven. Directeur: Erik Pals Erik verzorgt de dagelijkse leiding. Van hem wordt verwacht zijn hij het beleid voorbereidt, ontwikkelt en voorstellen richting het bestuur formuleert. Het bestuur stelt uiteindelijk het beleid vast. Na vaststellen van het beleid is de directeur eindverantwoordelijk voor de uitvoering ervan. Erik overlegt deze besluiten met zijn medewerkers en samen verzorgen zij de uitvoering van de besluiten. Erik heeft een groot netwerk van politici, stichtingen en besturen. Contacten en relaties van Diligentia worden door hem onderhouden en verzorgd. Zakelijke coördinator: Geoffrey Dijkstra Geoffrey houdt zich bezig met de financiële leiding van de organisatie. Hij verzorgt onder andere de lonen het financiële aspect van de verhuringen en de programmering, maken van contracten, het verzorgen van de jaarrekening en de begroting van Diligentia en PePijn. Daarnaast verzorgt hij ook het financiële deel van de commerciële en culturele verhuringen die door de afdeling sales worden geregeld. Hij wordt in zijn werk bijgestaan door twee andere medewerkers. Publiciteit: Marc Charbo Marc verzorgt de publiciteit van de voorstellingen die geprogrammeerd zijn. Tevens is Marc verantwoordelijk voor het uitbrengen van de papieren en digitale nieuwsbrief en de seizoensbrochures. De nieuwsbrieven bevatten informatie voer voorstellingen en achtergrondinformatie over het theater. Aan de seizoensbrochure wordt vaak een heel jaar lang gewerkt, totdat deze uitkomt in april of mei. Marc heeft ook een groot netwerk. Hij onderhoudt contacten met de media, zoals de HMC, RTV West en het AD/HC. Secretaresse: Inge Mantel Inge ondersteunt het bestuur en directie. Zij is verantwoordelijk voor de post, het beantwoorden van de telefoon en houdt de website bij. Verder verwerkt zij de aanmeldingen van de Vrienden en zorgt ervoor dat zij een welkomstpakket ontvangen. Hoofd Kassa: Elly van Oyen Elly is in principe verantwoordelijk voor de uitgifte van de kaartjes en gaat over de afdracht van het kasgeld van de kassa. Tevens geeft zij leiding aan het kassapersoneel. Hoofd Technische Dienst: Frank van Lamoen De afdeling techniek heeft een aantal werknemers in dienst. Frank is het hoofd van deze afdeling. Zijn taak is om leiding te geven aan de werknemers van de techniek. De techniek verzorgt de opbouw van de voorstellingen. Ook verzorgen zij vaak de opbouw en de techniek bij verhuringen. Bedrijfsleider PePijn: Eveline van Bree Eveline is verantwoordelijk voor de programmering en de publiciteit van theater PePijn. Zij is het aanspreekpunt voor vele artiesten en impresariaten die met theater PePijn te maken hebben. Verder zijn de werkzaamheden in theater PePijn erg uiteenlopend voor Eveline. Medewerker educatie: Annick Beukers De educatie medewerker is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het contact tussen de theaters Diligentia en PePijn en de diverse doelgroepen: leerlingen van de basisscholen, middelbare scholen en studenten in Den Haag. De educatief medewerker speelt in op de behoefte van bovenstaande doelgroepen door het creëren van een aanbod dat hen aanspreekt. Zij verzorgd ook de publiciteit voor de jongerenproducties en familievoorstelling.

12

5. Financieel- economisch beleid Theaters Diligentia en PePijn is een non-profit organisatie. Zij vallen onder de stichting Kunstkring Diligentia en PePijn waarvan de eigenaar de gemeente Den Haag is. De voornaamste inkomstenbronnen zijn naast de subsidie van de gemeente Den Haag, de kaartverkoop en de commerciële verhuur van de theaterzaal, de stijlkamer en de foyers van theater Diligentia en de theaterzaal van theater PePijn. Aan de commerciële verhuur wordt steeds meer belang gehecht, vanwege de afnemende subsidie. De zakelijke coördinator, Geoffrey Dijkstra, is verantwoordelijk voor de financiële geldstromen binnen theaters Diligentia en PePijn. De producten die de stichting Kunstkring Diligentia en PePijn aanbiedt zijn als volgt: Producten theater Diligentia  Cabaret  Familievoorstellingen  Verhuringen  Kamermuziek  Stand-up comedy  Muziektheater Producten theater PePijn  Cabaret  Verhuringen  Stand-up comedy  Familievoorstellingen Om een beeld te kunnen vormen van de financiële aspecten van de organisatie is er een baten en lasten overzicht gemaakt. De financiële aspecten van theaters Diligentia en PePijn vallen allemaal samen onder theater Diligentia. In bijlage 4 is een lijst opgenomen van de baten en lasten.

13

6. De interne organisatie en het doel van deze wijze van organiseren Het bestuur van Diligentia en PePijn is eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de theaters en heeft tevens een beleidscontrolerende en beleidsinitiërende functie. Naast voorzitter, secretaris en penningmeester zijn er een aantal bestuursleden, die ieder een portefeuille in beheerd hebben. Te onderscheiden zijn hierbij: financiën, personeelszaken, programmering, personeelsaangelegenheden en kleinkunst consultering. Het beleid wordt door het bestuur vastgesteld. De directeur van theaters Diligentia en PePijn, de heer Erik Pals, zit ook in het bestuur.

6.1 Werkwijze Theaters Diligentia en PePijn is een „open‟ organisatie. Er wordt veel informeel overlegd maar er zijn ook formele besprekingen, zoals de wekelijkse coördinatievergadering en het wekelijkse marketingoverleg. Omdat er wordt gewerkt met flexibele werkplekken in een open ruimte, met uitzondering van de directeur en secretaresse, is er altijd de mogelijkheid om elkaar iets te vragen. Het personeel heeft veel vrijheid. Zo dient het personeel bijvoorbeeld zijn eigen uren bij te houden. Wel houdt de directeur altijd een oogje in het zeil en wil graag goed geïnformeerd zijn. Er worden geen belangrijke beslissingen genomen zonder zijn toestemming.

6.2 Samenwerkingsverbanden Een speerpunt is het verstevigen van de artistieke link tussen PePijn en Diligentia. De programmering van beide theaters wordt beter op elkaar afgestemd. Cabaretiers gaan in PePijn try-outen, de volwaardige voorstelling wordt in Diligentia gepresenteerd. Doorstroom van cabaretiers van PePijn naar Diligentia wordt hierdoor gestimuleerd. Andersom kunnen cabaretiers langer aan Diligentia worden verbonden door hen de faciliteiten in PePijn te bieden. Het tonen van betrokkenheid van cabaretiers en impresariaten en kennis van het veld is hierbij onmisbaar. Een goede persoonlijke band is de beste garantie voor een lange samenwerking.

6.3 Planning De voorstellingen van de theaters worden vanaf oktober voor een heel seizoen geprogrammeerd. Het theaterseizoen begint in september en eindigt in juni. In november/december staat dus het grootste gedeelte van de programmering vast voor het volgende seizoen. Daarnaast zijn er nog de particulieren en bedrijven die beide theaters kunnen afhuren. Bij die verhuringen verschillen de planningen. Het ene evenement wordt één week van tevoren gepland. Zoals persconferenties of vergaderingen en andere evenementen worden één jaar van tevoren gepland. Wanneer een verhuring definitief doorgaat wordt dit doorgespeeld naar de techniek en de catering. De techniek en de catering kunnen dan rekening houden met hun planning. Er wordt geprobeerd om de communicatielijnen zo kort mogelijk te houden, zodat er geen miscommunicaties kunnen ontstaan. Alles wordt in de online agenda‟s bijgehouden. Iedere werknemer heeft ook de toegang tot de agenda‟s.

6.4 Controle Zowel bij voorstellingen als bij de verhuring is er altijd iemand van de organisatie aanwezig om een oogje in het zeil te houden. Deze persoon is het aanspreekpunt voor problemen. Daarnaast zijn er diverse vergaderingen waar de evaluatie van de voorstellingen en verhuringen besproken worden. Op deze manier wordt er gecontroleerd of de geplande werkzaamheden ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd.

14

7. De gebruikte methoden, technieken en geautomatiseerde hulpmiddelen Voor bijna alle voorstellingen die plaats vinden binnen theaters Diligentia en PePijn worden er promoties gepland. De grote van de promotie is afhankelijk van de bijdragen van de impresariaat.

7.1 Methoden Theaters Diligentia en PePijn plannen elk theaterseizoen een jaar van tevoren in. Rond deze tijd worden de basis elementen van de voorstelling promoties vastgelegd. Hierbij kan gedacht worden aan het inplannen van artiesten, financiële overeenkomst met de artiesten, A2 posters en flyers aanvragen bij de impresariaat en de voorstellingen plaatsen op de website. Dit zijn elementen die voor alle voorstellingen plaats vinden. Doordat dit altijd hetzelfde is, en het personeel ieder zijn eigen taken heeft, wordt er weinig tot geen methoden toegepast. Tijdens het lopende seizoen wordt er op dag tot dag basis gewerkt. Voorstellingen die weinig verkoop genereren worden extra gepromoot door middel van diverse kortingen en acties (zie hoofdstuk 7.2). Doordat er op een dag tot dag basis gewerkt wordt, kunnen ook hiervoor geen methoden geïmplementeerd worden.

7.2 Technieken Als voorstellingen gepromoot worden, wordt er gebruik gemaakt van een standaard aantal acties. Ook kan het voorkomen dat er flinke kortingen gegeven kunnen worden voor een voorstelling. Dit zijn vormen van sales technieken. Hieronder wordt een lijst weergeven van diverse kortingen en acties. Kindkorting De prijs voor een kaartje van een familievoorstelling heeft altijd twee verschillende prijzen, namelijk die voor volwassenen (volle prijs) en voor kinderen. Kindkorting is de prijs voor een normaal kinderkaartje. Vrijkaarten Vrijkaarten zijn de kaarten die gratis worden gegeven aan bezoekers. Vriendjes Kinderen van 2 t/m 12 jaar hebben de mogelijkheid om Vriendjes van Diligentia en PePijn te worden. Met dit lidmaatschap hebben zij enkele voordelen, waaronder 50% korting op alle familievoorstellingen. Vrienden De theaters bieden de mogelijkheid om Vriend te worden. In ruil voor een vergoeding hebben de Vrienden een aantal voordelen, waaronder voor intekenrecht. Dit betekent dat zij eerder dan overige bezoekers kaarten voor voorstellingen mogen reserveren. Als zij een aantal voorstellingen kiezen, krijgen zij een korting. A2 posters en flyers A2 posters worden door Den Haag verspreid op reclame borden en driehoeksborden. Dit zijn drie aanplakborden die rond een lantarenpaal staan. Flyers kunnen een korting bevatten voor een voorstelling. De flyers worden uitgedeeld bij verschillende instellingen, zoals kinderdagverblijven of op evenementen. Op de flyer wordt meestal een korting gegeven voor de volwassene en kinderen.

15

Papieren Nieuwsbrief en digitale nieuwsbrief De papieren nieuwsbrief wordt eenmaal per maand uitgegeven. Hierin zijn verschillende zaken opgenomen, zoals voorstellingen, achtergrondinformatie over de theaters en kortingen op bepaalde voorstellingen. De digitale nieuwsbrief komt qua inhoud overeen met de papieren versie. Bon De theaters Diligentia en PePijn hebben contact met verschillende basisscholen in de regio. Voor deze basisscholen worden regelmatig kortingen gegeven door middel van bonnen die worden gemaakt en uitgedeeld op de scholen. Ook hier wordt een korting gegeven voor de volwassenen en kinderen. HUB – Haags Uitburo Via het Haags Uitburo worden vaak kaarten verkocht voor voorstellingen. Soms worden hiervoor kortingen gegeven. Ooievaarspas De ooievaarspas is in Den Haag aan te vragen als het inkomen niet hoger ligt dan 130% van het minimumloon. Met deze pas krijgt de houder korting op allerlei sportieve, culturele en recreatieve activiteiten. Ook op een kaartje voor de meeste voorstellingen van de theaters Diligentia en PePijn krijgen deze pashouders 50% korting. Krant en huis-aan-huisbladen In Den Haag wordt via het HMC (Haaglanden Media Combinatie) in ieder stadsdeel een wijkkrant uitgegeven. In deze kranten plaatsen de theaters persberichten en kortingsbonnen voor de voorstellingen. De Posthorn is het gratis huis-aan-huisblad dat in heel Den Haag wordt verspreid. Hier worden regelmatig bonnen in geplaatst voor kortingen op voorstellingen, ook voor kortingen voor de familievoorstellingen. Rabarber Rabarber is een jeugdtheaterschool in Den Haag. Door middel van kortingsbonnen die vaak in een mailing worden verzonden krijgen de leden korting op sommige familievoorstellingen.

7.3 Website Theaters Diligentia en PePijn hebben een website, namelijk; www.theater-Diligentia.nl en www.theater-PePijn.nl. Hier staat informatie vermeld over de theaters, verhuringen, Vrienden, educatie en techniek. Daarnaast is het programmaoverzicht van theater Diligentia en theater PePijn op de website te vinden. Bezoekers hebben de mogelijkheid om via de website kaarten te bestellen en Vriend te worden. De website wordt inhoudelijk onderhouden door de secretaresse.

16

7.4 ProVenue ProVenue, gecreëerd door tickets.com Inc, is het ticketing- en marketingsysteem dat gebruikt wordt door de theaters Diligentia en PePijn. ProVenue is het rond klantengegevens opgebouwde InhouseSysteem dat de volledige controle heeft over de kaarten en de klant- en marketinggegevens. De combinatie van snelle kaartverkoop en gegevensverzameling geeft nieuwe inzichten in het koopgedrag van de klanten waardoor de marketingcampagnes des te effectiever zullen zijn en waarmee klantrelaties kunnen worden opgebouwd en uiteindelijk een hogere omzet zullen generen.

7.5 Automatisering De automatisering speelt een prominente rol bij de theaters Diligentia en PePijn. Weekoverzichten, reserveringen, verhuringen en boekhouding worden allemaal bijgehouden op de computers. Daardoor is de afhankelijkheid van het geautomatiseerd systeem erg groot. Door deze afhankelijkheid beschikt het theater over een samenwerkingsovereenkomst met een IT-er. Deze persoon kan ieder moment en op elk tijdstip worden gebeld bij problemen. Er is ook een service overeenkomst voor de printer en kopieermachine. Iedere medewerker beschikt over een username/wachtwoord die periodiek dient te worden vernieuwd. Het theater werkt met flexibele werkplekken. De medewerkers kunnen met hun username/wachtwoord inloggen op iedere computer in het kantoor.

17

8. Veranderbehoefte van organisatie Continue wordt er kritisch gekeken naar de organisatie. Er wordt gestreven naar efficiency. Zo wordt de horeca die aan de voorstellingen is gerelateerd alsook de publieksassistentie uitgevoerd door een caterings partner Boenk. Investeren in vakkennis van de medewerkers krijgt prioriteit. Met name op het gebied van programmering, marketing en theatertechniek. Gezien de aspiraties om weer toonaangevend in cabaret te worden zullen Diligentia en PePijn ook veel energie stoppen in het scouten van nieuw talent. Er wordt gestimuleerd dat medewerkers deelnemen aan jury‟s van festivals ect.

18

9. Conclusie Na deze bedrijfsoriëntatie heb ik een beter inzicht gekregen op een organisatie in de culturele sector. De organisatie van theaters Diligentia en PePijn is zeer overzichtelijk. Bijna alle medewerkers zitten op dezelfde verdieping m.u.v. de technische dienst, de directeur en de secretaresse. Hierdoor is er veel onderling contact tussen de afdelingen dit zorgt voor een prettige en informele werksfeer. Tijdens het schrijven van deze oriëntatie heb ik een blik geworpen op de werkwijze van de organisatie. Het ziet er allemaal goed geregeld uit. Er zijn elke week wel één of meer vergaderingen om op te hoogte te zijn van alle activiteiten van het moment en in de toekomst. Iedereen heeft zijn eigen taken en legt zijn/haar verantwoordelijkheid af bij de directeur. Dit verkomt ongeïnformeerdheid en collega‟s werken niet langs elkaar heen. Het is te merken dat de theaters wel last hebben van de economische crises, de kaartverkoop is voor een klein deel gezakt. Het kan zijn dat bezoekers denken dat een avondje in het theater te duur is, maar dit is zeker niet het geval. Kaarten zijn rond de 20 euro voor de normale voorstellingen en dat is zeker het geld waard voor een avond vol met humor. Wat mij niet bekend was, was de enorme moeite die gedaan wordt om voorstellingen te promoten. Misschien is het mij nooit opgevallen omdat ik in Zoetermeer woon, maar de theaters besteden veel tijd aan promotie. Elk soort communicatiemiddel wordt ingezet. Maar toch heb ik er zelf nog nooit iets van vernomen. Toch maak ik deel uit van de doelgroep waar de meeste promotie op gericht is. Komt dit doordat de doelgroep geen interesse heeft in het theater, hebben de theaters teveel concurrentie van andere culturele instellingen of kan het theater de doelgroep gewoon niet bereiken? Persoonlijk ben ik niet een theaterbezoeker en wist ik eigenlijk heel weinig over de programmering van de theaters. Het verbaasd mij dat er zoveel diversiteit in het programma zit. Voor ieder wat wils. Als bezoekers beter geïnformeerd waren over het diverse aanbod van programma‟s zouden zij misschien komen. Tijdens deze afstudeerperiode zal ik zeker een aantal voorstellingen bezoeken en kennissen informeren dat de theaters Diligentia en PePijn „de plek voor cabaret‟ niet alleen cabaret verzorgen.

19

10.

Literatuurlijst

Uitgeverij De Nieuwe Haagsche, 2004, Diligentia Nieuw leven met een verleden, Den Haag Theaters Diligentia en PePijn, Seizoensbrochure 2009/2010 september t/m juni, Den Haag Theaters Diligentia en PePijn, Meerjarenbeleidsplan (2009-2012), Den Haag Klijnsma J. 2008, Wonderlijke noodzaak, Den haag Dijkstra G. 2009, 2010 tarievensheet theater Diligentia, Den Haag Dijkstra G. 2009 ,Financieel jaarverslag 2008, Den Haag

20

Bijlagen 1

21

Bijlagen 2 Theater Diligentia verhuur Alle genoemde prijzen zijn exclusief 19% BTW en gelden t/m 31 december 2010 Deze prijzen zijn exclusief schoonmaakkosten

22

11.

Bijlagen 3

Organigram Theaters Diligentia en PePijn

Bestuur Theaters Diligentia en PePijn

Directeur Theaters Diligentia en PePijn

Directieondersteuning

Financiële en zakelijke administratie,Personele zaken

Medewerkers Financië

Sales Theater Diligentia

Medewerker Sales

Programmering Theater Diligentia

Marketing en Publiciteit Theater Diligentia

Programmering en Publiciteit Theater PePijn

Educatie Theaters Diligentia en PePijn

Stagiere

Technische Dienst Theaters Diligentia en PePijn

Medewerkers Technische Dienst

Huishoudelijke Dienst

12.

Bijlagen 4

25