Ter behandeling in de vergadering van uw bestuur van 6 juli 2011 treft u bijgevoegd aan stukken behorende bij:

Waterschap Peel

en

Maasvalle

leden algemeen bestuur waterschap Peel en Maasvallei

uw kenmerk: uw brief van: ons kenmerk:. 2011.11731 datum: 29 juni 2011 verzonden:

onderwerp: aanvullende stukken vergadering algemeen bestuur 6 juli 2011

Geachte mevrouw, geachte heer, Ter behandeling in de vergadering van uw bestuur van 6 juli 2011 treft u bijgevoegd aan stukken behorende bij: •

agendapunt 4 volgnummer 4: brief met bijlage d.d. 17 juni 2011 van de directie van Het Waterschapshuis aan de leden van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Waterschapshuis (GR HWH). Naar aanleiding van genoemde brief hebben wij in onze vergadering van 28 juni 2011 o.m. besloten de portefeuillehouder mandaat te geven akkoord te gaan met het in het algemeen bestuur van de GR HWH te behandelen voorstel om in te stemmen met de: 1. transitie van stichting naar gemeenschappelijke regeling; 2. overdracht van alle projecten inclusief rechten en plichten van de stichting aan de gemeenschappelijke regeling; 3. besluitvorming over de toekomst van TAX-i binnen de gemeenschappelijke regeling te laten plaatsvinden; 4. afspraak dat ieder waterschap binnen de gemeenschappelijke regeling zelf kan beslissen om eventueel (gedeeltelijk) uit de regeling te treden.

•

agendapunt 4 toegevoegd volgnummer 9: de notitie: "Toekomst Limburgs Waterschapsbestel" zoals deze onlangs is opgesteld door het dagelijks bestuur van waterschap Roer en Overmaas en aangeboden is aan hun algemeen bestuur. In onze vergadering van 28 juni 2011 hebben wij deze notitie besproken. Onze conclusies zijn verwoord in bijgevoegde brief.

Met vriendelijke groet, name is het dageljks bestuur van waterschap Peel en Maasvallei,

mr. W.J.M. Evers secretaris.

Drie Decembersingel 46 5921 AC Vento

Postbus 3390 5902 RJ Venlo

T077-38 91 111 F 077 - 38 73 605

E [email protected] I www.wpm.nl

HetWaterschapshuis

Afdeling Directie

Aan Leden het AB HWH

Datum 17juni 2011

Kopie aan Stichtingsbestuur HWH en DB a.i. Gr HWH

Onderwerp Transitie van stichting naar Gr en vervolg TAX-i

Van Joris van Enst

Aanleiding Op 14 juni 2011 hebben het DB a.i. van de Gr HWH en het bestuur van de stichting HWH een vervolgbijeenkomst georganiseerd waarbij het proces van de transitie naar de Gr HWH is besproken aan de hand van de concept AB-notitie. De situatie rond TAX-i speelde bij deze discussie een belangrijke rol. In de bijeenkomst werd duidelijk dat de notie nog aanvulling behoefde. Deze aanvullingen zijn verwerkt in de bijgevoegde bijgestelde versie van de notitie. Het doel van de notitie is besluitvorming over de transitie op basis van informatie over de transitie en TAX-i. De notitie biedt tevens de bestuurders de gelegenheid te bieden om de algemeen besturen van de waterschappen te kunnen informeren over de transitie en de vervolgstappen inzake TAX-i die na de transitie door de Gr genomen zullen worden. Om het informatieproces richting de besturen van de waterschappen ruimte te geven is, door verschillende waterschappen verzocht om meer tijd. Daarom heeft het DB a.i. besloten de op 1 juli 2011 geplande vergadering van het AB in zijn geheel te verplaatsen naar 15 juli 2011 van 10.00 tot 13.00 in het vergadercentrum van HWH in Amersfoort. Bijgaand treft u de bijgestelde beslisnotitie en het stappenplan aan. Hierin wordt voorgesteld om de transitie van alle projecten van de stichting HWH naar de gemeenschappelijke regeling HWH (Gr HWH) te laten plaatsvinden. Voor de periode na de transitie wordt een stappenplan voorgesteld waarmee het project TAX-i op een voor alle waterschappen acceptabele manier uit de impasse gehaald kan worden. Er komt een mogelijkheid voor waterschappen om door te gaan danwel geheel of gedeeltelijk uit te stappen. Besluiten Er wordt voorgesteld om op 15 juli a.s. in het AB van de Gr HWH de volgende vier besluiten te nemen. 1. De Gr besluit unaniem om de transitie van stichting naar Gr uit te voeren; 2. Alle projecten worden inclusief alle rechten en plichten overgedragen aan de Gr HWH; 3. Besluitvorming over de toekomst van TAX-i vindt plaats in de Gr HWH; 4. Ieder waterschap kan in de Gr zelf beslissen over doorgaan of uitstappen. Juridische en bestuurlijke motivatie transitie van stichting naar de Gr HWH Het is juridisch en bestuurlijk onwenselijk dat de stichting geconfronteerd wordt met geen of een partiele exercitie. Hiervoor gelden de volgende bestuurlijk-juridische argumenten: • Het oprichten van de Gr HWH was de uitdrukkelijke en unanieme wens van de ledenvergadering van de UvW. De GR is 1-7-2010 in werking getreden, maar nog steeds niet bevoegd inzake HWH; • Alleen via de Gr kunnen waterschapsbesturen tot een goede aansturing van HWH komen. De stichting maakte een sterke groeifase door, zonder dat de waterschappen bestuurlijk voldoende "in control" waren. De stichting rapporteerde weliswaaraan de LV UvW over de begroting, doch de aansturing was indirect. Er was en is geen sprake van een eenduidig mandaat; • Het huidige stichtingsbestuur zal binnenkort terug treden;

HetWaterschapshuis

• • •

Achter laten van TAX-i in de stichting is juridisch en bestuurlijk zeer ongewenst en verzwakt de positie naar Logica; Een Gr moet evenals de waterschappen zelf voldoen aan alle eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals die zijn neergelegd in het BBVW. Een stichting kent die els niet; Een Gr is van rechtswege een aanbestedingsplichtige dienst.

Met de Gr HWH ontstaat, zoals beoogd, een transparante en open samenwerking met een goede bestuurlijk aansturing vanuit alle in de Gr HWH deelnemende waterschappen. De rechtmatige en doelmatige inzet van grote hoeveelheden publieke middelen is hierbij veel beter geborgd. Financieel overzicht Veel waterschappen hebben verzocht om een goed financieel overzicht, om inzicht te krijgen in de kosten die voor TAX-i gemaakt zijn. In de bijgevoegde notitie wordt een overzicht gegeven wat de indicatieve kosten per waterschap zijn uitgaande van de huidige financiele opstelling (M€24,7). Er worden thans geen projectkosten voor TAX-i gemaakt. Stappenplan In de notitie wordt voorgesteld en onderbouwd dat er, na het besluit om de transitie te laten plaatsvinden, een stappenplan gestart zai worden waarmee de impasse rond TAX-i snel doorbroken moet worden. Voorafgaand aan dit stappenplan is veel werk verricht. Eerst door de scenariogroep van secretarisdirecteuren, die geadviseerd heeft dat doorgaan de verstandigste optie is (notitie d.d.14 maart 2011). De verkenner (i.e. de heer dr. ir. A. Veenman), heeft vervolgens op verzoek van de bestuurders de stukken uitgebreid bestudeerd en heeft met de board van Logica gesproken. Naar zijn oordeel is doorgaan onder harde randvoorwaarden (m.n. commitment, mandaat en communicatie) opportuun. In de afgelopen bijeenkomsten is duidelijk geworden dat er ook een mogelijkheid moet komen voor waterschappen om deelname aan TAX-i geheel of gedeeltelijk te beeindigen. Het bestuur van HWH (Gr) zai ook voor deze optie op korte termijn na de transitie een scenario voorleggen aan de Gr. Dat zai zij doen via het volgende plan dat is onderverdeeld in 8 stappen: 1. Een unaniem besluit over de volledige transitie van alle projecten, rechten en plichten binnen de stichting HWH; 2. De businesscase over TAX-i, inclusief de ODB opnieuw wordt bezien. Hierbij zai een centrale implementatie en beheer een uitgangspunt zijn. Ook zai worden ingegaan op de mogelijkheden van decentrale implementatie; 3. Er wordt een inhoudelijk rapport gemaakt waarin het nut en de noodzaak tot het hebben van een ODB wordt onderbouwd. Een onderdeel hiervan is de vraag of de ODB zoals die nu gespecificeerd is state of the art is en hoe die zich verhoudt tot mogelijk aanwezige marktproducten; 4. Er worden twee scenario's (uitstappen of doorgaan) voorbereid, waarbij gedeeltelijk uitstappen ook als mogelijkheid onderzocht wordt; 5. Inventarisatie: wie gaat door en wie haakt af (vaststellen van het commitment), inclusief het vaststellen van de gevolgen voor de doorstarters en afhakers; 6. Besluit over wel/niet doorgaan en onder welke voorwaarden; 7. Met behulp van een intermediair inventariseren onder welke condities Logica en de Gr HWH willen doorgaan; 8. Voorstel voor de nieuwe project governance, en het mandaat.

H e t W a t e r s c h a p s h u i s

Het Waterschapshuis T r a n s i t i e G R

e n

d e

v a n

s t i c h t i n g

a a n p a k

v a n

n a a r T A X - i :

HetWaterschapshuis

Inhoudsopgave 1. Inleiding

3

2. Samenvatting en voorgesteld besluit

4

3. Korte geschiedenis

4

3 . 1 . Garantstelling

5

3.2. Planning

5

3.3. Vragen

5

4. Financiele situatie van TAX-i

6

4 . 1 . Verdeling van de kosten

7

4.2. Kosten per waterschap

7

5. Noodzaak voor transitie van stichting naar gemeenschappelijke regeling

9

5 . 1 . Ontstaan van de Gr HWH

9

5.2. TAX-i en de transitie

9

6. Schets vervolgaanpak TAX-i binnen de Gr HWH

ll

7. Stappenplan

n

Bijlage 1 . Bevindingen van de verkenner

13

Bijlage 2 : Noodzaak Overheidsdatabase (ODB)

15

Bijlage 3: De samenhang tussen de applicaties en de ODB/WDB

19

#

HetWaterschapshuis

Transitie van stichting naar Gr HWH en de aanpak van TAX-i

1. Inleiding De transitie naarde Gemeenschappelijke regeling HWH (Gr HWH) is voorzien op 15 juli 2011. Het bestuur van de stichting Het Waterschapshuis (stichting HWH) heeft sinds het besluit in de Ledenvergadering van de Unie van Waterschappen (LV UvW) in het najaar van 2008 al het mogelijke gedaan om de transitie naar de Gr HWH voor te bereiden. Sinds de start van de Gr HWH in juli 2010 is de transitie een aantal malen uitgesteld omdat de documenten die de transitie ondersteunden nog niet op het gewenste niveau waren om deze stap te maken. Tijdens de bijeenkomst van de waterschappen op 14 juni 2011 hebben de waterschappen duidelijk aangegeven dat er i.v.m. de besluitvorming over de transitie naar de Gr HWH en de daarop volgende besluitvorming over TAX-i meer inzicht gegeven moet worden over de stand van zaken rond TAX-i. Dit document heeft daarom als doel om u een goed inzicht te geven. De notitie geeft eveneens aan welke stappen genomen moeten worden om tot besluitvorming over TAX-i te komen. Het bestuur van de stichting en het DB a.i. van de Gr HWH realiseren zich dat de transitie een eerste stap is. De ontwikkelingen rond het project TAX-i nemen hier een bijzondere positie in. Het is daarom nodig dat juist dit project met nadruk wordt behandeld. Echter, om binnen de Gr HWH volledige grip te krijgen op s M projecten van HWH is een volledige overgang (inclusief TAX-i) nodig. Uitstel van dit besluit zal niet alleen de voortgang van TAX-i stagneren, maar zal ook de ontwikkeling van het hele Waterschapshuis stagneren. Dit heeft ongewenste en ingrijpende gevolgen. Het besluit tot transitie kan in het algemeen bestuur van de Gr HWH alleen dan genomen worden als alle leden van de Gr hiermee instemmen (unanimiteit). Op zichzelf is deze vorm van besluiten al een duidelijk teken dat er meer bestuurlijke grip ontstaat in de Gr HWH dan in de stichting HWH. De transitie en de daarop volgende besluitvorming over TAX-i hebben zoals gezegd een duidelijke relatie, maar zijn wel aparte besluiten, die na elkaar genomen moeten worden. Voorafgaand aan de transitie naar de Gr HWH moet evenwel inzicht bestaan in de toekomstige aanpak van TAX-i. Maar het omgekeerde is ook waar, de transitie naar de Gr HWH is een voorwaarde om tot een evenwichtige oplossing voor TAX-i te kunnen komen. Immers, waterschappen moeten invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming en moeten daartevens een duidelijke stem in hebben. Die invloed en die stem zijn pas mogelijk als TAX-i onderdeel van de Gr is. Deze notitie begint bij de feiten en eindigt bij het beschrijven van een aantal gezamenlijk te nemen processtappen om tot een evenwichtige oplossing voor TAX-i te komen die na de transitie door de Gr HWH genomen kunnen worden. De volgende onderwerpen komen aan de orde: • • • • •

Voorgestelde besluiten (hoofdstuk 2); Projectgeschiedenis (hoofdstuk 3); De financiele situatie (hoofdstuk 4); De noodzaak voor transitie van stichting naar Gr (hoofdstuk 5); Vervolgaanpak en stappenplan (hoofdstuk 6 en 7)

•

Universeel Belasting Systeem (UBS) en Overheidsdatabase (ODB) (bijlage 2 en 3);

Met nadruk wil ik u wijzen op de bijlagen. In biilaae 1 kunt u de conclusies en aanbevelingen van de verkenner lezen. In biilaae 2 wordt het nut en de noodzaak van de ODB onderbouwd. Regelmatig wordt de vraag gesteld of er nog wel een noodzaak is voor een overheidsdatabase. Die vraag wordt in bijlage 2 beantwoord. In biilage 3 uiteengezet hoe de ODB werkt als basis laag onder een aantal applicaties. 3

HetWaterschapshuis 2. Samenvatting en voorgesteld besluit Alles afwegende worden de volgende besluiten voorgesteld: 1. De Gr besluit unaniem om de transitie van stichting naar Gr uit te voeren. Dit is een eerste, maar cruciale stap. In het algemeen voor alle projecten van HWH, in bijzonder voor TAX-i. Met dit besluit kunnen alle projecten en de boedel van HWH door de stichting overgedragen worden aan de Gr. De Gr schrijft voor dat dit besluit unaniem wordt genomen. De benodigde transitiedocumenten zijn u op vrijdag 10 juni jl per e-mail toegezonden. 2. Alle projecten worden inclusief alle rechten en plichten overgedragen aan de Gr HWH. Voor het zo goed mogelijk beheersen van de bestuurlijke, juridische en financiele risico's is dit besluit een harde voorwaarde. Feit is dat bij de transitie alle rechten en plichten een op een overgaan naar de Gr HWH. Dit besluit moet unaniem genomen worden door het algemeen bestuur van de Gr HWH op 15 juli 2011; 3. Besluitvorming over de toekomst van TAX-i vindt plaats in de Gr HWH. Alleen in de Gr HWH komt de bestuurlijke verantwoordelijkheid van alle waterschappen goed tot zijn recht. De waterschappen kunnen daar hun stem gebruiken. Deze besluitvorming vergt een zorgvuldig proces, waarin eerst de feiten en de mogelijkheden zullen worden gei'nventariseerd; 4. leder waterschap beslist in de Gr zelf over doorgaan of uitstappen. Er worden twee scenario's (uitstappen of doorgaan) voorbereid, waarbij gedeeltelijk uitstappen ook als mogelijkheid onderzocht wordt. leder waterschap kan zelfstandig een afweging tussen De leden van de Gr zijn vrij in hun keuze. Waterschappen zijn niet vrij in de juridische en financiele gevolgen. De kosten binnen de huidige samenwerking en het daarvoor opgestelde contract zijn voor alle deelnemers. De kosten voor doorgaan zullen gedragen worden door de leden van het nieuwe consortium. Hiervoor zai de Gr HWH nieuwe overeenkomsten gaan sluiten met de waterschappen die doorgaan.

3. Korte geschiedenis Het gezamenlijke belastingsysteem (TAX-i) is namens alle waterschappen begin 2007 aanbesteed door de stichting HWH. De aanbesteding bestond uit 3 percelen: •

Perceel 1: een waterschapsdatabase (WDB) later aangeduid als overheidsdatabase (ODB),

•

Perceel 2: Universeel Belastingsysteem (UBS),

•

Perceel 3: Enterprise Service Bus (ESB).

Op 23 november 2007 is deze aanbesteding gegund aan Logica. De aanbesteding van Logica bestond uit de volgende bedragen inclusief BTW, maar exclusief de projectkosten voor begeleiding, programmamanagement en rente van de voorfinanciering. In de onderstaande tabel wordt, per perceel, de inschrijfprijs gegeven. Daar komt in alle gevallen (tenzij anders afgesproken) 3 jaar beheer en onderhoud bij.

4

i.YJoletscnups'

Perceel

Beheer en Onderhoud voor 3 taar

Inschrijfprijs

Totaal

1 (WDB/ODB)

2.023.000

1.355.180

3.378.180

2. (UBS)

5.355.000

5.105.100

10.460.100

3. (ESB)

402.220

268.940

671.160

7.780.220

6.729.220

14.509.440

Totaal

Tabel 1: bedragen op het moment van aanbesteden 3.1. Garantstelling Omdat afgesproken is dat HWH de kosten voorfinanciert en er pas betaald wordt nadat de systemen in gebruik genomen zijn, was een krediet bij de Nederlandse Waterschapsbank (NWB) noodzakelijk. De waterschappen hebben daarvoor een borgstelling afgegeven. Er zijn vragen geweest over hoe de borgstelling zich verhoudt tot de kosten in het bovenstaande totaaloverzicht. De borgstelling van de waterschappen is gebaseerd op de verplichting in 2007 naar Logica (M€ 14.5). De gemaakte projectkosten, bouwrente en de meerwerk verplichting in 2008 zijn geen onderdeel van de borgstelling. Dit betekent dat waterschappen niet de hoogte van hun borgstelling kunnen gebruiken als uitgangspunt voor hun maximale bijdrage. 3.2. Planning Volgens de planning bij de start van het project zou het systeem per 1 januari 2009 door de eerste waterschappen in gebruik worden genomen. In de loop van 2008 bleek dat deze datum niet haalbaar was en dat Logica meer tijd nodig had om het systeem te bouwen. Via opleverdata in mei 2009, 1 januari 2010, medio 2010 en vervolgens begin 2011 zijn deze data steeds verder naar achteren in de tijd geschoven. Uiteindelijk bleek dat zelfs oplevering in het voorjaar 2011 niet meer haalbaar was. Dit heeft als consequentie dat een 'live gang'op 1 januari 2013 niet meer mogelijk is. De financiele consequentie hiervan heeft zich vertaald naar hogere projectkosten, doordat de looptijd verlengd werd. Naar aanleiding van deze vertragingen heeft HWH Logica in juridische zin aangesproken over de gang van zaken. Een van de punten die HWH heeft neergelegd is dat er een audit naar de kwaliteit van het product moet worden uitgevoerd door een onafhankelijke partij. Logica verzet zich hier tegen omdat zij meent dat de uitkomst van dit onderzoek door HWH gebruikt zal worden om het contract te ontbinden. Dit heeft er toe geleid dat Logica haar werkzaamheden voorlopig heeft gestaakt. Het contract is echter niet ontbonden, Het project ligt dus stil. De aan TAX-i deelnemende waterschappen verwachten daardoor geen tijdige levering meer, waardoorzij gedwongen werden naar tijdelijke alternatieven te zoeken, c.q. deze reeds hebben gevonden. Er is grote zorg over de ontwikkeling van de kosten. 3.3. Vragen Doordat het moment van oplevering en ingebruikname in stappen naar achteren schoof wordt de groep le gebruikers steeds groter . Eveneens zorgt dit voor veel vragen bij de waterschappen. Hoofdzakelijk komen deze vragen neer op het volgende: • •

Is de kwaliteit van het product (zowel de ODB als UBS) voldoende om het product in gebruik te nemen?; Is Logica competent om tot een succesvolle afronding van TAX-i te komen?;

5

HetWaterschapshuis • •

Is er nog behoefte aan UBS als universeel belastingsysteem, nu waterschappen in verband met hun samenwerking met gemeenten, nieuwe aanbestedingen overwegen, in gang willen zetten, dan wel hebben afgerond?; Wat gaat het kosten?

Deze vragen en de twijfel bij een aantal waterschappen of doorgaan wel de enige optie is, moet ook gezien worden tegen de achtergrond van de transitie van de stichting HWH naar de Gr HWH. Nu TAX-i een duidelijk risico vormt willen de Waterschappen voorafgaand aan die transitie helderheid en zekerheid hebben over wat hen te wachten staat. Enkele van de processtappen die aan het eind van dit stuk worden voorgesteld zullen de antwoorden op deze vragen geven. 4. Financiele situatie van TAX-i Een van de meest prangende vragen van de waterschappen is: wat gaat het kosten? Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verplichtingen en de betalingen en openstaande bedragen (in M€). Datum 16 jum 2011 UBS

-

Investerinq

,

1 Aangegaai1 Belaaid 5,3 0,6 2,3 8,2

4.0 0,3 2,3 b,b

1,3 0,3 0,0 1,6

5,1 0,4 0,8 6,3

0,0 0,0 0,0 0,0

3,1 0,4 0,8 6,3

14,5

6,6

7.9

2,4 0,5 2,5

2,1 0,3 2,3

0,3 0,2 0,2

2A 7.4

0,3 5,0

1,7 2.4

1,6 0,4 PJ8_ 2,8

0,0 0,0 0,0 0,0

1.6 0,4 0,8 2,8

5.0

5,2

24,7 11,6 AX-i (gespecificeerd voor UBS en ODB)

13,1

Aanbestedinq Meerwerk 2008 Projectkosten t/m 2010 Subtotaal

Onderhoud en beheer 3 jaar Aanbestedinq Meerwerk 2008 Operationele kosten Subtotaal Totaa! UBS ODB/ESB Investerinq

Aanbestedinq Meerwerk 2008 Projectkosten t/m 2010 Projectkosten t/m 2011/2012 ' Subtotaal

Onderhoud en beheer 3 jaar Aanbesteding Meerwerk 2008 ODerationele kosten Subtotaal Totaai ODB/ESB T ota a I Tabel 2 Overzicht van verplichtingen en beta •_ .'

Openstaande verpltchting

10,?

6

#

HetWaterschapsbuis

De financiele situatie rond TAX-i komt neer op het volgende: •

Voor het belastingsysteem is een totaal van M€ 24,7 aan verplichtingen1 aangegaan (voor UBS, inclusief 3 jaar projectkosten, beheer en onderhoud M€ 14,5 en voor de ODB inclusief 3 jaar projectkosten, beheer en onderhoud 10,2);

•

Van deze totale verplichting is reeds een bedrag van totaal M€ 11,6 betaald;

•

Er staat nog een verplichting open van totaal M€ 13,1;

•

Uitsluitend in 2008 is er sprake van meerwerk M€ 1,9 geweest;

•

Voor beheer en onderhoud zijn geen betalingen verricht omdat het product nog niet geleverd is;

•

Het project staat nu stil. Er worden zowel aan de kant van Logica als aan de kant van HWH geen kosten gemaakt (afgezien van kosten t.b.v. de opslag van de documentatie naar het nieuwe archiefsysteem van HWH het onderhouden van de financiele administrate, de kosten voor de verkenner en de bijeenkomsten over TAX-i).

4.1. Verdeling van de kosten In het projectbelastingen is in 2008 een werkgroep ingesteld die een model heeft uitgewerkt over hoe de kosten van het project verdeeld moeten worden over de waterschappen. Het voorstel van deze werkgroep is met de diverse gremia in het project besproken en uiteindelijk met een positief advies van de begeleidingscommissie belastingen vastgesteld door het bestuur van Het Waterschapshuis. Voor de ODB en ESB is afgesproken dat de kosten hiervoor door Het Waterschapshuis zullen worden afgeschreven in een periode van 5 jaar. Na deze periode zou beheer en onderhoud opnieuw aanbesteed moeten worden. Voor UBS is afgesproken dat die door de waterschappen zelf afgeschreven wordt. De investeringskosten en bouwrente worden, met ingang van het eerste jaar dat het systeem in expioitatie is, in rekening gebracht bij de waterschappen. De kosten voor beheeren onderhoud en de operationele kosten worden per jaar in rekening gebracht bij de in dat jaar met het systeem draaiende waterschappen. Aangenomen is dat het gebruik van het systeem minimaal 10 jaar zal zijn omdat ook de laatst instappende partij minimaal 5 jaar met het systeem zal willen blijven draaien. 4.1.1, Controle gegevens noodzakelijk De gegeven cijfers zijn in het project opgemaakt op basis van de tot nu toe bekende gegevens. De cijfers dienen, voordat er tot daadwerkelijke facturering zal worden overgegaan, uitgebreid gecontroleerd worden en op eventuele onjuistheden aangepast te worden. Controle door een accountant en waterschappen vooraf aan facturatie is noodzakelijk. Voorts is de rente over de voorfinanciering niet mee gerekend. De voorfinanciering is in 2007 gestart en beloopt een bedrag van M€ 11,6 (zie tabel 1 ). 4.2. Kosten per waterschap De ODB/ESB en UBS een hebben een verschillende berekeningsgrondslag. Bovendien is deze grondslag gebaseerd op een instapschema dat niet langer realistisch is. Door de vertraagde oplevering zijn de waterschappen die zouden starten met TAX-i (i.e. Waterschap Brabantse Delta en de Gr Lococensus) in feite de laatste instappers geworden. Daarbij speelt het ook een rol dat nu nog niet bekend is welke waterschappen doorgaan met TAX-i en welke waterschappen uitstappen. Daarom wordt in deze notitie een eerste orde benadering 1 Een verplichting betekent dat HWH bij een besluit tot afbouw deze kosten zal moeten maken. 7

0 *• .... Wutcrschaps gegeven van de kosten per waterschap. Uitgangspunt is dat de totale verplichting M€24,7 bedraagt (exclusief rente over het voorgefinancierde bedrag). Indien besloten wordt om door te gaan heeft de verkenner reeds aangegeven dat er nog zeker kosten bij komen. Over de verdeling van deze kosten moeten nog afspraken worden gemaakt. Bovendien zal er ook een analyse van de situatie rond de Oracle apps licenties gemaakt moeten worden. Die situatie is nu moeilijk te geven omdat dit afhangt van het aantal waterschappen dat doorgaat/stopt of gedeeltelijk uitstapt. Indicatieve kosten per waterschap Naam waterschap Zeeuws-Vlaanderen Velt en Vecht Reest & Wieden Peel en Maasvallei Veluwe Noorderziilvest Groot Salland Zuiderzeeland Zeeuwse Eilanden Vallei & Eem Schieland en de Krimpenerwaard Reqqe en Dinkel Riin&Ussel Hunze en Aa's Roer en Overmaas Aa en Maas De Dommel De Stichtse Rijnlanden Brabantse Delta Wetterskip Fryslan Riinland Rivierenland Hollandse Delta Amstel, Gooi en Vecht Delfland Hollands Noorderkwartier

% contribute* °/o contribute* Totaal ! ODB ODB 40/60 UBS** UBS 40/60 1,23 232.018 1,39 362.880 594.898 1,45 245.573 1,64 384.759 630.332 1.91 273.657 2,17 430.091 703.748 2,15 288.395 2,44 453.880 742.275 2,32 298.998 2,64 470.994 769.991 2,27 296.120 2,58 762.468 466.349 2.42 304.750 2,74 480.280 785.030 2,60 315.767 2,95 498.062 813.829 2,55 312.883 493.407 2,89 806.291 2,45 307.113 2,79 484.093 791.206 3,41 3,33 3,10 3,28 3.67 3,89 3,81 4,06 4,26 5,13 6,19 5,92 6,01 6,75 7,54 8,28 100,00

365.834 360.433 346.875 357.469 381.525 394.872 390.320 405.662 417.933 471.182 535.912 519.482 524.547 570.205 618.574 663.902 '< ''. , '

3,88 3,78 3,52 3,72 4,17 4,41 4,33 4,61 4,84 5,83 7,03 0,00 0,00 7,67 8,57 9,41 100,00

578.877 944.712 570.159 930.592 548.275 895.150 565.374 922.843 604.205 985.730 625.748 1.020.620 618.400 1.008.720 643.165 1.048.827 662.972 1.080.905 748.923 1.220.105 853.407 1.389.319 519.482 0,00 0,00 524.547 908.760 1.478.965 986.834 1.605.408 1.059.998 1.723.900 !: 24.699.891

Tabel 3: kostenoverzicht per waterschap. NB: bedragen betreffen de indicatieve bijdrage in de bouw en in 3 jaar beheer en onderhoud. E.e.a. is inclusief projectbegeleidingskosten tot 2012 en exclusief rentelasten op voorfinanciering. *De percentages zijn aan het begin van het project "vast" gezet. D.w.z. bij het toen geldende rente percentage. ** Er zijn twee waterschappen Hollandse Delta en Rivierenland die niet meedoen aan UBS, maar wel meedoen aan ODB. Dit betekent dat deze twee waterschappen niet meedoen in TAX-i (TAX-i =UBS+ODB/ESB). Dat laat echter onverlet dat ook deze waterschappen een keuze moeten maken of zij doorgaan met de ODB of niet.

8

•

4

j HetWaterschapshtiis

5. Noodzaak voor transitie van stichting naar gemeenschappelijke regeling In dit hoofdstuk zai uiteen gezet worden waarom deze transitie zai moeten gaan plaats vinden alvorens er een besluit over TAX-i genomen kan worden in de Gr HWH. 5.1. Ontstaan van de Gr HWH Er waren (en zijn) een aantal belangrijke argumenten die de LV UvW er toe gebracht hebben om te besluiten de stichting HWH om te vormen tot de Gr HWH. •

• • •

de stichting maakte een sterke groeifase door, zonder dat de waterschappen het gevoel hadden dat zij "/n control" waren. De stichting rapporteerde weliswaar aan de LV UvW over de begroting, doch de aansturing was indirect. Er was geen sprake van een duidelijk mandaat voor het bestuur en de directeur. Waterschapsbesturen kunnen via hun stemrecht in het bestuur van de Gr doorslaggevende invloed en controle op de activiteiten van HWH uitoefenen; De waterschappen wilden een duidelijk budgetrecht kunnen uitoefenen; Een Gr moet evenals de waterschappen voldoen aan alle eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals die zijn neergelegd in het BBW. Een stichting kent die eis niet; Een Gr is van rechtswege een aanbestedingsplichtige dienst. Bij het verstrekken van opdrachten door de waterschappen aan de stichting (HWH) kan er sprake zijn van een aanbestedingsplicht.

Om het besluit van de UvW uit te voeren is de commissie Vos I aan de slag gegaan. De commissie Vos I heeft daarover in 2009 aan de ledenvergadering gerapporteerd. Vervolgens is de commissie Vos II vanuit de ledenvergadering geformeerd. Deze commissie heeft met behulp van Berenschot de Gr ontworpen. Ter voorbereiding op de constituerende vergadering heeft de commissie Vos II een aantal bijeenkomsten voor de beoogde AB-leden van de Gr georganiseerd om hen te informeren over de Gr in oprichting. Na besluitvorming hiertoe door alle waterschappen en goedkeuring door de provincie Utrecht is op 1 juli 2010 is de Gr in werking getreden. In afwachting van de transitie is een DB ad interim gevormd. Onderdeel van dit besluit is ook dat het op korte termijn (vijf jaar) niet mogelijk is om uit de Gr te stappen. Met de Gr HWH ontstaat een transparante en open samenwerking met een goede bestuurlijke aansturing vanuit alle in de Gr HWH deelnemende waterschappen. De rechtmatige en doelmatige inzet van grote hoeveelheden publieke middelen is hierbij gebaat. Dit geldt in het bijzonder voor opdrachten die de waterschappen aan HWH verstrekken. Het Waterschapshuis is als Gr een aanbestedende dienst, waardoorzij namens alle waterschappen kan aanbesteden. Dus ook op dit punt pleit dit voor de transitie omdat HWH dan altijd namens alle waterschappen kan aanbesteden. 5.2. TAX-i en de transitie Op bestuurlijk niveau zijn er zorgen geuit over de risico's van TAX-i in relatie tot de transitie van de stichting HWH naar de Gr HWH. De waterschappen willen weten hoe en waar over de risico's van TAX-i besloten moet worden: in de stichting of in de Gr. De Waterschappen (leden van de Gr HWH) hebben aangegeven dat de risico's rond het project helder in kaart gebracht moeten worden voordat er sprake kan zijn van instemming met de transitie. In dit stuk en in de stukken die ter inzage liggen is deze informatie opgenomen. Daarnaast zijn de overige stukken die nodig zijn voor de transitievergadering op 15 juli 2011 aan de waterschappen aangeboden. De transitie van stichting naar Gr is een juridische handeling (verkoop-koopovereenkomst) die een unaniem besluit van het algemeen bestuur vraagt. Op het moment dat besloten wordt om de transitie doorgang te laten vinden zullen alle eigendommen, contracten, risico's en

9

• V/sietschaps schademeldingen2 van de stichting 1-op-l van eigenaar wisselen. Er verandert dus niets aan de historische rechten en plichten. In het kader van de transitie heeft de stichting in nauw overieg met het DB a.i. van de Gr HWH een audit door Twijnstra Gudde (TG) laten uitvoeren over de kwaliteitsborging en risico's van het transitieproces. TG concludeert dat de vorming van de Gr HWH de volgende wenselijke en logische stap is in de ontwikkeling van de samenwerking via HWH. In het genoemde onderzoek van TG is desgevraagd 66k de partiele transitie (TAX-i achter laten in de stichting) onderzocht. Deze optie wordt door TG als onwenselijk getypeerd als gevolg van de hybride bestuursstructuur die dan ontstaat. Er blijft dan immers sprake van twee besturen met elk een eigen verantwoordelijkheid. Aanvullend op het advies van TG is ook de juridische situatie die dan zou ontstaan in kaart gebracht. Hieruit kwam naar voren dat het onverstandig is om TAX-i in de stichting achter te laten. De risico's voor de waterschappen worden daardoor aroter doordat: 1. Het doel van de stichting (afbouw van TAX-i) in de statuten zai moeten worden aangepast; 2. De borgstelling voor de stichting door alle waterschappen herbevestigd moeten worden. Tegelijkertijd zai er ook voor de Gr een tweede borgstelling nodig zijn; 3. De besluitvorming over de afbouw van TAX-i, alsmede het goedkeuren van de begroting en de jaarrekening zai moeten blijven plaatsvinden in de LV UvW; 4. Logica deze handeling juridisch kan aanmerken als een duidelijk bewijs dat de waterschappen geen voortgang van TAX-i meer wensen en dit zai aangrijpen om te ontbinden en claims bij de waterschappen/HWH neer te leggen. HWH verliest op die manier eveneens haar mogelijkheid om reeds betaalde rekeningen (wegens wanprestatie) terug te vorderen; 5. Personeel van de Gr zai gedeeltelijk voor de stichting blijven werken. Hiervoor zai moeten worden gefactureerd. Dit leidt tot extra administratieve activiteiten en kosten. Niet overdragen van de stichting aan de Gr HWH vergroot dus het juridische en financiele risico rond het project TAX-i en belemmert een krachtige bestuurlijke aansturing, waar de waterschappen eerder zelf om hebben gevraagd. De transitie van alle programma's van de stichting naar de Gr HWH is dus nadrukkelijk aan de orde. Het bestuur van de stichting HWH heeft sinds het besluit in de LV UvW in 2008 veel moeite gedaan om de transitie naar de Gr HWH voor te bereiden. Hierbij heeft het bestuur ondermeer gezorgd voor goedkeurende accountantsverklaringen, een stabielere administratieve organisatie en een verdere stroomlijning van alle programma's die HWH voor de waterschappen uitvoert. Het bestuur van de stichting HWH meent daarom dat nog verder uitstelien van de transitie (die aanvankelijk op 1 juli 2010 was voorzien) bestuurlijk gezien niet verder mogelijk is. De waterschappen willen meer bestuurlijke grip en kunnen dit alleen krijgen door de transitie te laten plaatsvinden. Gelet op het bovenstaande trekt het stichtingsbestuur en het DB a.i. van de Gr HWH de conclusie dat zij zich hoe dan ook collectief wil richten op een volledige transitie en na 15 juli vervolgens op de liquidatie van de stichting. Voortzetten van een stichting waarin nog restanten van projecten zitten is voor hen een zeer ongewenste situatie en voor HWH derhalve geen optie. De stichting zai zich in dat geval tot de LV UvW wenden en deze te vragen een nieuw bestuur uit haar midden te benoemen. Aangezien HWH over grote financiele verplichtingen en verantwoordelijkheden beschikt is er dan een bestuurlijk ingewikkelde situatie ontstaan.

2 WBD, Lococensus en Rijnland hebben bij de stichting aangegeven dat zij schade geleden hebben door de vertraagde levering. De Gr HWH zai hiertoe een procedure voorstellen om e.e.a te behandelen.

#

HetWaterschapshuis

6. Schets vervolgaanpak TAX-i binnen de Gr HWH Er is een duidelijke relatie tussen de transitie en het perspectief op de aanpak van het TAX-i dossier. Het complexe dossier dient met daadkracht en in saamhorigheid aangepakt te worden en dat kan bestuurlijk het beste in de Gr HWH. Een toekomstbeeld van TAX-i na overgang naar de Gr HWH kan helpen om de transitie mogelijk te maken. Daarom schetsen de besturen onderstaand de hoofdlijn van de voorgestane aanpak: Naar aanleiding van de situatie waarbij bleek dat Logica de opieverdatum in 2011 niet zou halen en dat verder uitstel van de ingebruikname van TAX-i onafwendbaar was, heeft het stichtingsbestuur in februari 2011 een groep directeuren van waterschappen gevraagd om de situatie onder de loep te nemen en het stichtingsbestuur en de waterschappen te adviseren. Dit advies "Een gezamenlijk belastingsysteem en Overheidsdatabase, hoe nu verder" omvat kortweg de volgende zeven conclusies/aanbevelingen: Worst case is: stoppen => geen producten en tussen M€ll,3 en M€ 25 armer. Centrale ODB levert positieve businesscase op. Strategie: "wij willen onze bestelling geleverd krijgen!" Professionele onderhandelaar aanstellen. Waterschappen zijn gecommitteerd. TAX-i kan niet in de stichting achterblijven. Rijen sluiten! Na bespreking van dit advies met de waterschappen op 23 maart 2011 is afgesproken dat er nog geen sprake kan zijn van een onderhandeling. Besloten is een "verkenner" te verzoeken om de mogelijk- en onmogelijkheden van doorgaan en stoppen met Logica te onderzoeken. Het bestuur heeft na afweging van een aantal suggesties de heer dr. ir. A. Veenman (zie CV, bijlage 1) bereid gevonden om deze verkenning te gaan doen. De heer Veenman heeft zijn bevindingen op 1 juni 2011 aan de waterschappen gepresenteerd en heeft zijn bevindingen aan de besturen van HWH aangeboden (bijlage 1). Samengevat heeft de verkenner na een aantal gesprekken met vertegenwoordigers van de waterschappen en het hoogste gezag binnen Logica geconstateerd dat doorgaan de beste mogelijkheid is. Doorgaan is echter gebonden aan een aantal harde voorwaarden waarin commitment, mandaat en communicatie als sleutelbegrippen naar voren komen. Uit de discussie die volgde op de presentatie van de heer Veenman kwamen meerdere vragen naar voren. Een belangrijke vraag was het nut en de noodzaak voor een ODB. De vragen rond ODB worden beantwoord in bijlage 2: Noodzaak Overheidsdatabase (ODB). Hierin wordt gemotiveerd dat de noodzaak tot het hebben van een ODB nog steeds onverkort aanwezig is en tevens dat het kapitaalvernietiging zou inhouden indien waterschappen zouden besluiten om hun deelname aan de afronding van het project te stoppen. 7. Stappenplan Het is noodzakelijk om zo snel mogelijk tot een keuze te komen in de vervolgaanpak van TAX-i. Echter, de stappen moeten wel in de goede volgorde gezet worden. Gelet op de besluitvorming die er bij de waterschappen moet plaatsvinden is het niet mogelijk en wenselijk om voorafgaand aan de transitie naar de Gr HWH tot concrete afspraken te komen. Omdat het project zowel aan de kant van Logica als bij HWH tot stilstand is gekomen worden er thans geen kosten gemaakt. Verder realiseren alle waterschappen zich dat TAX-i op zijn vroegst 11

• .Watorschaps • aan het eind van 2012 geleverd wordt. Inclusief de benodigde periode voor acceptatie en implementatie, die op de levering volgt is het dus (vrijwel) niet meer mogelijk om een live gang van TAX-i per 1-1-2013 te realiseren. Het 'voordeel' van deze situatie is dat er thans wel tijd is om tot een goede afweging te komen. Dit laat echter onverlet, dat er richting Logica snel duidelijkheid gegeven moet worden over de wijze waarop de Gr HWH TAX-i wil afronden. Een discussie die maanden duurt zou een verkeerd signaal naar Logica betekenen en de positie van HWH ondermijnen. Dit betekent dat de discussie over de ODB/UBS snel afgerond moet worden. Vervolgens zullen de waterschappen een standpunt moeten innemen t.a.v. hun verdere deelname. Omdat dan het commitment en mandaat duidelijk zijn kan de discussie met Logica gestart worden. Het bestuur van de stichting HWH en het DB a.i. van de Gr HWH stellen de volgende stappen voor: 1. Een unaniem besluit over de volledige transitie van alle projecten, rechten en plichten binnen de stichting HWH; 2. De businesscase over TAX-i, inclusief de ODB opnieuw wordt bezien. Hierbij zai een centrale implementatie en beheer een uitgangspunt zijn. Ook zai worden ingegaan op de mogelijkheden van decentrale implementatie; 3. Er wordt een inhoudelijk rapport gemaakt waarin het nut en de noodzaak tot het hebben van een ODB wordt onderbouwd. Een onderdeel hiervan is de vraag of de ODB zoals die nu gespecificeerd is state of the art is en hoe die zich verhoudt tot mogelijk aanwezige marktproducten; 4. Er worden twee scenario's (uitstappen of doorgaan) voorbereid, waarbij gedeeltelijk uitstappen ook als mogelijkheid onderzocht wordt; 5. Inventarisatie: wie gaat door en wie haakt af (vaststellen van het commitment), inclusief het vaststellen van de gevolgen voor de doorstarters en afhakers; 6. Besluit over wel/niet doorgaan en onder welke voorwaarden; 7. Met behulp van een intermediair inventariseren onder welke condities Logica en de Gr HWH willen doorgaan; 8. Voorstel voor de nieuwe project governance, en het mandaat. Een aantal van de hierboven beschreven processtappen zai op ambtelijk niveau moeten worden voorbereid. Daarnaast is het ook duidelijk dat een aantal van de stappen gedeeltelijk parallel kunnen worden uitgevoerd. Hierbij zai de programmaraad, waarin de secretarissen-directeuren van de waterschappen zitting hebben, een rol kunnen spelen.

HetWaterschapshuis Bijlage 1 . Bevindingen van de verkenner Uitkomst van een verkenning. stand van zaken per 1 iuni 2011 l.Uitkomst. 2.0bservaties. 3.Randvoorwaarden. 1. Uitkomst: Herstart van Tax-i (UBS,ODB en ESB) lijkt mogelijk onder randvoorwaarden voor zowel Het Waterschapshuis en de Waterschappen als voor de contractnemer Logica. 2. Observaties: Tax-i is een veelbelovend gemtegreerd ICT systeem voor Heffen en Innen ,intelligent verbonden met een data base. Het concept van Tax-i is gebaseerd op een goede visie maar haar complexiteit door betrokken partijen is ernstig onderschat. Projectmanagement heeft onvoldoende rekening gehouden met sterk verschillende culturen van enerzijds de Waterschappen anderzijds van Logica. De data base (ODB) is cruciaal voor zowel de toekomstige wettelijke verankering van eisen aan de Basisregistratie. Het Heffen en Innen ICT deel (UBS) kan niet in volledigheid functioneren zonder de data base (ODB). Voor functionaliteiten zoals door de Waterschappen gewenst om ook met of voor andere overheidsinstanties Heffen en Innen te kunnen uitvoeren vraagt eveneens een UBS ICT systeem verbonden met een ODB ICT systeem . De onderzochte mogelijkheid om tot een herstart te kunnen komen gaat opnieuw geld kosten maar substantieel minder dan het contract verbreken (met een juridische procedure) en een opnieuw aanbesteden van welke vorm van Tax-i dan ook. Een snelle beeindiging zonder slepende procedure behoort tot de mogelijkheden maar kost in het algemeen substantieel meer geld.In dit stadium van de verkenning is nog niet aan te geven wat de omvang is van de meerkosten noch de nu nog benodigde doorlooptijd tot implementatie. De scenario werkgroep heeft voor het Waterschapshuis een gedegen analyse gemaakt van de ontstane situatie en een serie goed onderbouwde aanbevelingen gegeven in haar rapport: "Een gezamenlijk belastingsysteem en Overheidsdatabase ; hoe nu verder ?" 3. Randvoorwaarden. De hieronder beschreven randvoorwaarden gelden voor het Waterschapshuis en de Waterschappen. Daar waar van toepassing zal een analoge set van randvoorwaarden voor Logica gelden. De genoemde randvoorwaarden hebben geen gelijk gewicht maar elk van de randvoorwaarden dient te worden geadresseerd voor een naar verwachting gunstige uitkomst van Tax-i als ICT project.

13

-•i • # V/iiterschsps' :>: a. Commitment van alle Waterschappen (23/25) moet zichtbaar en voelbaar zijn bij herstart en tot en met oplevering (incl. onderhoudsperiode). b. De projectteams zullen qua personen moeten wisselen. Dit omdat een "onbelaste" herstart niet mogelijk lijkt. c. Het projectteam van het Waterschapshuis moet professioneel en met enige distantie van de Directie van Het Waterschapshuis worden ingericht. d. De support van de Waterschappen in de ondersteuning, de kennis van het werkveld en o.m. het testwerk is van vitaal belang. e. Partijen moeten , bij een herstart op vertrouwensbasis, alle mogelijkheden aangrijpen om gaande de project afmaak fasen het vertrouwen verder op te bouwen. Mogelijk kan een op te leveren, maar nog niet operationeel in te zetten UBS daarbij een stap zijn. f. Op te leveren (deel) systemen moeten helder omschreven zijn maar niet zo zijn dichtgetimmerd dat het praktisch onmogelijk wordt om een succes te worden. Veelal wordt een weg gevonden om in "Release 1.1'noodzakelijk en gewenste aanpassingen kunnen worden doorgevoerd. g. Opleverdata moeten intern binnen het project goed worden bewaakt maar zouden in de contractuele relatie als richtsnoer moeten worden gehanteerd. h. Communicatie binnen het project en aan beide zijden is van vitaal belang. Dit geldt evenzo voor de communicatie met de Waterschappen als toekomstige gebruikers. Goede communicatie kan ook goed werken voor het managen van de verwachtingen. Dit is een belangrijk aspect bij de keuze van de projectleider ( zie c ) . i. Het Waterschapshuis en Waterschappen moeten bij het testen van de (deel)systemen een zekere tolerantie met betrekking tot de eisen inbouwen. Dit om onnodige afkeur te voorkomen hetgeen het verder op te bouwen vertrouwen te zeer zou belasten. j . Kennis en ervaring van een ruim deel van de Waterschappen is van groot belang om daarmee betrokkenheid te borgen en de gebruikers- en klantervaringen volledig te kunnen gebruiken.

Aad Veenman , 3 juni 2011 Curriculum Vitae Aad Veenman (1947) was president-directeur bij NS van 2002 - 2008. Tot 2002 was hij voorzitter van de raad van bestuur van Stork NV, waar hij sinds 1986 in diverse directiefuncties heeft gewerkt. Daarvoor was hij als proces/project engineer en marketeer in dienst bij Hoogovens (Esmil International). Veenman begon zijn carriere met een LTS-opleiding tot machinebankwerker. Via UTS en HTS bracht hij het in 1984 tot doctor ingenieur aan de TU Delft, waar hij tussen 1989 en 1999 deeltijdhoogleraar was. Veenman vervult commissariaten bij o.a. Rabobank Nederland, TenneT B.V., GVB (Gemeentelijk Vervoerbedrijf Amsterdam), Eureko B.V. en is voorzitter raad van commissarissen Woonbron en Lid raad van commissarissen SPF Beheer B.V. Overige nevenfuncties: Voorzitter Raad van Toezicht ICT Regie Lid van Raad van Toezicht ECN Voorzitter Raad van Advies Nationaal Lucht & Ruimtevaartlaboratorium Voorzitter Monitoring Commissie Talent naar de Top (Min. OCW en Min. EZ) Voorzitter Landelijke Commissie Valorisatie (Min. OCW & Min. EZ) Voorzitter Museumcommissie Centraal Museum Utrecht Voorzitter Raad Wetenschapjechniek en Maatschappij (KIVI NIRIA) Lid Bestuur Next Generation Infrastructures Lid Stichting DHV Lid Raad van Advies Erasmus School of Accounting & Assurance Taskforce manager Wind op Zee (Min. EZ)

14

HetWaterschapsbws Bijlage 2: Noodzaak Overheidsdatabase (ODB) Het Waterschapshuis en de waterschappen hebben zorgen over de oplevering van een duaal project (Tax-i) dat enerzijds moet voorzien in een belastingsysteem (UBS) en anderzijds in een overheidsdatabase (ODB). In deze notitie geven we aan waarom het van belang is dat er een ODB komt ongeacht wie deze gaat leveren. Hieronder worden negen uitspraken gepresenteerd over de ODB, die vervolgens in dit stuk worden behandeld. 1. De informatiehuishouding van de waterschappen is niet ingericht op het gebruik van de basisregistraties. De ontwikkeling van een ODB biedt daarin uitkomst. 2. De ontwikkeling van de ODB past naadloos in de behoefte om samen te werken; een behoefte die geleid heeft tot Het Waterschapshuis. 3. De basisregistraties zijn de eerstkomende jaren nog niet optimaal op elkaar afgestemd. Een ODB biedt in registratie, koppeling en matching , verbetering en terugkoppeling van data een noodzakelijke meerwaarde. 4. Een ODB voorkomt dubbel werk en onbetrouwbare data. 5. Een ODB verrijkt de aanlevering van basisregistraties via berichtenverkeer en is klaar voor Digilevering. 6. De huidige belasting- en andere informatiesystemen zijn ontoereikend voor een berichtgeorienteerde verwerking van data. 7. Een ODB biedt alle mogelijkheden voor een generieke aanpak. 8. De ontwikkeling van een ODB is kostenefficient. 9. Voor een ODB bestaat ook buiten de waterketen brede belangstelling. 1. Nog niet ingericht De informatiehuishouding van de waterschappen is niet ingericht op het gebruik van de basisregistraties. De ontwikkeling van een ODB biedt daarin uitkomst. Informatie speelt een belangrijke rol in het directe contact tussen de overheid enerzijds en burgers en bedrijven anderzijds. Goede gegevens zijn onontbeerlijk voor: •

adequate beleidsontwikkeling;

• handhaving; •

het beantwoorden van vragen van burgers en bedrijven;

•

het reageren op vragen van burgers en bedrijven.

Daarom heeft het kabinet medio juni 2004 besloten om een landelijk stelsel van basisregistraties voor overheidsgegevens te ontwikkelen en in te voeren. Daarbij heeft de regering in eerste instantie zes basisregistraties benoemd: • de Gemeentelijke Basisregistratie of de basisregistratie Personen (GBA); • de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG);; •

de basisregistraties Kadaster (BRK);

• de basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ); •

het Nieuw Handelsregister van de Kamers van Koophandel (NHR);

•

de Registratie Niet Ingezetenen (RNI) en Topografie.

15

#

HetWaterschapshuis

De kern van deze maatregel is dat burgers en bedrijven nog maar een keer hun gegevens hoeven aan te bieden. Hierna is de overheid verantwoordelijk voor een goede en toegankelijke registratie van hun data. Zodra een basisregistratie een feit is, moet iedere organisatie met een publieke taak - dus ook waterschappen - voor haar bedrijfsvoering verplicht gebruikmaken van deze gegevens. De waterschappen hebben zich via het Nationaal Uitvoerings Programma e-overheid hieraan bestuurlijk gecommitteerd. Hier doemt een probleem op. Want de waterschappen hebben hun informatiehuishouding nog niet ingericht op datgene waaraan zij zich gecommitteerd hebben. Zij moeten daarin dus nog een belangrijke slag maken. Die slag is de gezamenlijke ontwikkeling van een ODB . Deze lost direct het hierboven genoemde probleem op. 2. Een ODB past in visie samenwerken De ontwikkeling van de ODB past naadloos in de behoefte om samen te werken; een behoefte die geleid heeft tot Het Waterschapshuis. Waterschappen zijn autonoom. Zij hebben in het verleden vaak hun eigen ICT-oplossingen gekozen. Deze werkwijze heeft geleid tot nodeloos hoge ontwikkel- en beheerskosten. Vanuit de waterschappen zelf is toen de wens gekomen om meer samen te werken en om zodoende tot kostenbesparingen te komen. Dit heeft geleid tot Het Waterschapshuis. Het is goed om gezamenlijk projecten te organiseren en de kosten ervan te delen. Nog efficienter en effectiever is het om samen te werken door een gezamenlijk aanpak te introduceren. Binnen die gezamenlijke aanpak is gekozen voor de ontwikkeling van de ODB. Hiermee laten de waterschappen zien dat zij een bestuurslaag zijn die willen en kunnen samenwerken en dat zij als moderne klantgerichte overheid op de toekomst zijn voorbereid. De besparingen van centrale implementatie kunnen leiden tot een besparing van 10-tallen miljoenen euro's. Tevens kan op die manier de noodzakelijke kwaliteit in beheer en onderhoud gewaarborgd blijven worden. 3. Een ODB heeft de noodzakelijke meerwaarde Een ODB biedt in registratie, koppeling en matching van data een noodzakelijke meerwaarde. De ODB is veel meer dan een simpele database waarin men gegevens dumpt en/of waaruit men ze tevoorschijn haalt. Daarnaast zijn ook andere stromen belangrijk: zoals de Tarief Differentiatiekaart van de waterschappen zelf en het Waterverbruik zoals geleverd door de drinkwaterbedrijven. De inkomende data zijn echter vrijwel nooit toereikend voorde eigen bedrijfsprocessen. Zij moeten nog worden verwerkt en verrijkt worden tot bruikbare informatie. Een voorbeeld: een waterschap wil een aanslag versturen aan een belastingschuldige. Het moet voor de eigendomsgegevens gebruikmaken van de informatie uit het kadaster en voor de persoonsgegevens van de GBA. Om iets nuttigs met deze gegevens te kunnen doen - belasting opleggen in dit geval - moet het waterschap de data eerst matchen en completeren: Wat is de waarde van de grond? Betreft het gebouwde of onbebouwde grond? Gaat het om een ingezetene of niet-ingezetene? Gaat het om een particulier of een bedrijf? Hoeveel water heeft dit adres verbruikt/vervuild? Al deze vragen kunnen in de nabije toekomst met behulp van de ODB worden beantwoord. Vanuit de buitenwereld stroomt via allerlei sporen informatie binnen: adressen en gebouwen via de gemeenten, grondgegevens vanuit het kadaster, handelsinformatie van de Kamer van Koophandel, waterverbruiksgegevens vanuit drinkwaterbedrijven etc. Vervolgens wordt alle nuttige informatie aan de betreffende adressen gekoppeld en opgeslagen in een centrale database. Met een aantal 16

«'

/ # »• HetWaterschapshuis

mechanismen wordt voorkomen dat gegevens dubbel worden opgeslagen. De aangeleverde gegevens worden vergeleken met de data die al in de ODB voorkomen. Daarna vindt een match plaats met al voorkomende data. 4. Eenduidig en betrouwbaar Een ODB voorkomt dubbel werk en onbetrouwbare data. Het doel van de basisregistraties is om te komen tot een eenduidige vastlegging van gegevens. Zo moet bij iedere registratie bijvoorbeeld een persoon op hetzelfde adres geregistreerd staan. Momenteel is dat echter nog niet het geval en heeft iedere registratie haar eigen 'waarheid'. Waterschappen hanteren voor dezelfde gegevens verschillende leveranciers en 'waarheden'. Zij doen daarmee veel dubbel werk. De wet verplicht waterschappen om gebruik te maken van landelijke basisregistraties. Deze basisregistraties vormen dus een invoerstroom van data. Maar deze basisregistraties zijn de eerste tijd nog niet op elkaar afgestemd en leveren dus gegevens die deels tegenstrijdig aan elkaar zijn omdat ze uit verschillende bronnen zijn verzameld. De ODB vervult hier de rol van gegevensmakelaar. De ODB zorgt er voor dat de kwalitatief beste gegevens worden samengesteld en dat de houder van de basisregistraties (gemeente, KvK, kadaster etc.)netjes worden geinformeerd als ze onjuiste gegevens hebben geleverd. De ODB zorgt daarbij voor het nakomen van de wettelijke terugmeldingsplicht indien de waterschappen gerede twijfel hebben over de juistheid van een basisgegeven. 5. Verrijking aanlevering Een ODB verrijkt de aanlevering van basisregistraties via berichtenverkeer. De ODB speelt niet alleen een belangrijke rol in het consistent maken van de aangeleverde gegevens, zij voert ook een verrijkingsslag uit. Daarin kijkt de OBD onder andere naar de rol van een aangeleverde persoon of bedrijf. Zij bepaalt onder meer wie belastingplichtig is middels de vastgelegde regels, die overeenkomen met de verordening van het betreffende waterschap of belastingkantoor. Het voordeel van deze verrijkingsslag is dat het belastingsysteem ook alleen het subject doorkrijgt dat van belang is voor de heffing. 6. Belasting- en informatiesystemen ontoereikend De huidige belasting- en informatiesystemen zijn ontoereikend voor een berichtgeorienteerde verwerking van data. Momenteel wordt enkel de BAG als basisregistratie aangeleverd middels berichtenverkeer. Dit zal echter in de nabije toekomst gelden voor alle basisregistraties. Om zover te komen moeten we onze processen anders gaan inrichten en een andere kijk ontwikkelen op verwerkingen. Met de ODB anticiperen we op deze ontwikkelingen. In de praktijk kunnen waterschappen nu nog afwijken van hetgeen is aangeleverd door de basisregistraties. Zo ontstaan verschillende "waarheden'. Dit houdt op wanneer het berichtenverkeer gekoppeld is aan de ODB. Alle afnemers moeten dan dezelfde 'waarheid' erkennen omdat het uiterst complex zal worden om hiervan af te wijken.

Veel waterschappen denken dat de huidige belasting- en informatiesystemen beschikken over een deel van dezelfde mechanismen als de ODB. Dat is niet waar. De systemen zijn niet voorbereid op het berichtenverkeer, zij zijn alleen geschikt voor gebruik op dit moment, voor het verwerken van bestandjes uit de basisregistraties in wording. Om een nieuwe, berichtgeorienteerde verwerking aan te kunnen, moeten deze applicaties ingrijpend worden aangepast. De leveranciers zullen de 17

•V 0*9 0 V/stes setups • rekening hiervoor neerleggen bij de gebruikers. Met de ontwikkeling van de ODB kijken we verder en zetten we een veel grotere stap richting de toekomst. En voorkomen we dat de vele losse systemen allemaal apart grote aanpassingen moeten gaan maken, terwijl dat beperkt is als ze gaan aansluiten op de ODB als gegevens voorziening. 7. Generieke aanpak Een ODB biedt alle mogelijkheden voor een generieke aanpak. Uiteindelijk gaan alle waterschappen met de ODB beschikken over een generieke aanpak. De ODB maakt het mogelijk om waterschapsbreed toepassingen die van belang zijn voor de primaire bedrijfsprocessen een plaats te geven. De ontwikkeling daarnaartoe is gefaseerd. In de eerste fase richten we ons specifiek op de gegevens en diensten ten behoeve van de bedrijfsprocessen Heffen en Invorderen voor zowel gemeenten als waterschappen. Het gaat hierbij dan voornamelijk om het ontsluiten van de landelijke basisregistraties. In de toekomst zullen ook de eigen gegevens die in meer dan een bedrijfsproces zouden moeten worden gebruikt worden verzameld en verdeeld via de ODB. Nu kan dat nog niet omdat er muren staan random de waterschapsapplicaties . De ODB zai deze muren slechten en zo zullen kerngegevens die voor o.a IRIS van belang zijn onderdeel worden van de ODB. Uiteindelijk zullen alle bedrijfsprocesondersteunende systemen aansluiten op de ODB en zullen kerngegevens over en weer worden gedeeld via de eigen ODB. 8. Kostenefficient De ontwikkeling van een ODB is kostenefficient. De waterschappen kunnen bogen op een aanpak die verdere samenwerking en uitwisseling van gegevens waarborgt. De ODB is een infrastructurele voorziening waar alle waterschappen aan meedoen en waar zij ook hun ICT-beleidsplannen op hebben afgestemd. Op deze wijze is de ODB zeer kostenefficient. 9. Brede interesse Voor een ODB bestaat ook buiten de waterketen brede belangstelling. Primair wordt de ODB ontwikkeld voor gebruik door de waterschappen en belastingkantoren. Maar de belangstelling is veel breder. Zo geven gemeenten (Den Haag, Tilburg en Rotterdam) aan geinteresseerd te zijn in het product. Ook zijn inmiddeis informerende gesprekken gevoerd met het ministerie van BZK, alsmede met het IPO (Interprovinciaal Overieg). Deze partijen kijken met warme belangstelling mee bij de ontwikkeling van de ODB. Zij onderschrijven het nut en de noodzaak van de ODB en hebben aangegeven een soortgelijk product nu te missen. In potentie is het afzetgebied voor de ODB dus vele malen grater dan alleen waterschappen en belastingkantoren. Waterschappen kunnen een standaardisatieslag maken die verder reikt dan de eigen bestuurslaag. Zij kunnen zo een voorbeeldrol vervullen in het realiseren van meer samenwerking tussen de bestuurslagen.

18

0 HeiWaterschapshuis Bijlage 3: De samenhang tussen de applicaties en de ODB/WDB Samenwerken onder architectuur Door de autonomie van de Waterschappen hebben afzonderlijke waterschappen in het verleden vaak voor'eigen' ICT oplossingen gekozen. De (deels) gei'soleerde ICT oplossingen die hierdoor ontstaan zijn, hebben geleid tot hoge ontwikkel- en beheerskosten. Tegelijkertijd heeft de wens van de Waterschappen om samen te werken en kosten te besparen geleid tot de start van HWH. De Waterschappen willen daarmee laten zien dat zij een bestuurslaag zijn die widen en kunnen samenwerken en dat zij als moderne klantgerichte overheid op de toekomst zijn voorbereid. Samenwerken kan door gezamenlijk projecten te organiseren en de kosten te delen. Nuttiger is het om de samenwerking vorm te geven door het introduceren van een gezamenlijke aanpak. Die gezamenlijke aanpak kan vormgegeven worden door het introduceren van een standaard (referentie) architectuur. Tijdens de bestuurdersdag van HWH op 16 april 2009 is er uitgebreid gesproken over architectuur. Het overheidsbrede programma NORA (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur) stond hierbij centraal. Binnen NORA werken niet alleen de Waterschappen samen, maar proberen alle bestuurslagen samen te werken door het toepassen van een gemeenschappelijke architectuur en het toepassen van gezamenlijke standaarden en basisadministraties. Duidelijk was dat het succesvol implementeren van ICT producten bij de Waterschappen sterk afhankelijk is van die gekozen architectuur. Architectuur begint met een algemene visie over hoe een te ontwikkelen product er uit moet zien en welke randvoorwaarden daarbij zouden moeten gelden. Nadrukkelijk gaat het hier niet om een uitsluitend technische kwestie, maar om de beschrijving van bedrijfsprocessen, waarbij informatie uitwisseling centraal staat. Door juist op dit niveau met elkaar in gesprek te komen kan de kiem gelegd worden die later tot grote besparingen kan leiden. Dit is dan ook de reden dat de discussie rond architectuur en de borging van de opgebouwde kennis over architectuur door HWH en de Waterschappen als uitermate belangrijk wordt ervaren. In aanvulling op de voornoemde samenhang tussen de bureaukosten (Deel I) en de werkvelden (Deel II), bestaat er tussen de projecten die in de werkveldenbegroting gepresenteerd worden eveneens een sterke onderlinge samenhang. Deze is gebaseerd op gezamenlijke architectuur en de invoering van standaarden en basisregistraties. HWH hecht aan zichtbaarheid van deze samenhang omdat zij hiermee duidelijk wil maken dat de samenwerking tussen de Waterschappen in HWH niet bestaat uit gelegenheidsverbanden, maar dat hieraan een duidelijke strategie ten grondslag ligt. Die gemeenschappelijke aanpak, die grafisch wordt weergeven in de figuren 1,2 en 3, laat zich als volgt omschrijven:

| a ••

(ESBi t

•

<-Flguur 1 De basis wordt gevormd door de Waterschapsinformatie architectuur (WIA). Door zoveel mogelijk waterschappen gebruik te laten maken van een gemeenschappelijke en gestandaardiseerde architectuur kunnen de Waterschappen beschikken over een solide en eenvormige basis. Boven deze basis bevindt zich de Waterschapsdatabase3 (WDB). In het kader van het project Belastingen wordt de Waterschapsdatabase thans ontwikkeld. Het is echter een misverstand dat de WDB uitsluitend bedoeld is voor het project Belastingen. Eerder vormt het project Belastingen een voorbode ('stepping stone') voor een

De Waterschapsdatabase (WDB) kan veel breder toegepast worden. Niet alleen in toepassingen die gericht zijn op de Waterschappen, maar ook in andere samenwerkingsverbanden waarbij waterschappen samenwerken met andere bestuurslagen. Daarom wordt in deze begroting de meer generieke naam "Overheidsdatabase" (ODB) gei'ntroduceerd. 19

Watetschaps generieke aanpak die HWH namens de Waterschappen wil ontwikkelen en introduceren. In de toekomst zai IRIS, maar zullen wellicht ook andere projecten, aansluiten op de WDB.

fH^ •

.,

, .-.

d u : * v,

L.a

o

<-Flguur 2 In het project Belastingen zullen de voor heffen en innen noodzakelijke basisregistraties (data) in de WDB ondergebracht

''

kunnen worden. Via de ESB (Enterprise Service Bus), is een uitwisselingslaag gecreeerd, waarmee de data voor heffen en innen gebruikt worden. Vervolgens heeft HWH in 2008 ook de Oracle licenties (zowel Oracle applications als technology licenties) voor alle waterschappen op een kostenefficiente beschikbaar gemaakt. Hierdoor is een eenduidig software platform ontstaan waarop de systemen voor heffen en innen en het koppelen van de benodigde data mogelijk is. Binnen het project IRIS (figuur 2) vormen de databases die thans gebruikt worden nog geen onderdeel van de WDB. <-Figuur 3 In de toekomst zullen ook de gegevens die voor IRIS van belang zijn onderdeel worden van n de WDB. Voor AHN kan hetzelfde gelden. Hiermee tn i"n beschikt HWH zodoende over een generieke aanpak waarmee het mogelijk wordt om toepassingen die van belang zijn voor de primaire t bedrijfsprocessen binnen de Waterschappen een plaats te geven. t I r Door de gemeenschappelijke en uniforme aanpak kan dit op kosten efficiente wijze gebeuren en kunnen de Waterschappen bogen op een aanpak die verdere samenwerking en uitwisseling van gegevens waarborgt. Door het toepassen van deze systematiek sluit HWH (en dus de Waterschappen) ook goed aan op de activiteiten die spelen in het project e- overheid. Ook hier wordt een dergelijke aanpak gehanteerd. De Waterschappen kunnen dus niet alleen binnen hun eigen bestuurslaag een standaardisatie slag bewerkstelligen, maar ook kunnen de Waterschappen een voorbeeld rol spelen in het realiseren van meer samenwerking tussen de bestuurslagen.

20

Waterschap Roer en Overmaas

AB 05-07-2011 WATERSCHAPSBLAD 2011, NUMMER 31 BIJL.: 3 Agendapunt: 1 6 Sittard, 21 juni 2011 AAN HET ALGEMEEN BESTUUR Onderwerp: Toekomst Limburgs waterschapsbestel

Voorstel Het dagelijks bestuur de ruimte geven om gesprekken aan te gaan met het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei en het college van Gedeputeerde Staten en daarbij de volgende uitgangspunten te hanteren: - op korte termijn een gezamenlijk evaluatieonderzoek opstarten naar het functioneren van het huidige waterschapsbestel en alle reievante aspecten daarbij te onderzoeken; - na afronding van het evaluatieonderzoek, hieruit gezamenlijk conclusies te trekken; - mocht blijken dat fusie van de twee Limburgse waterschappen voor het waterbeheer in Limburg, voor de belastingbetalers en voor het personeel van beide waterschappen aantoonbaar meer positieve dan negatieve effecten heeft, dan dient een eventuele samenvoeging daadwerkelijk per 1 januari 2015 geeffectueerd te worden. Inleiding Tijdens de bijeenkomst van het algemeen bestuur van Waterschap Roer en Overmaas op 26 april 2011 hebben leden van het AB het dagelijks bestuur verzocht om in een notitie in te gaan op de visie van waaruit gesprekken over samenwerking met Waterschap Peel en Maasvallei gevoerd worden. Daarnaast is op 6 mei 2011 het coalitieakkoord van het provinciaal bestuur bekend geworden. Daarin wordt gesproken over samenvoeging van de twee Limburgse waterschappen. Deze notitie gaat in op de reievante aspecten en geeft het kader voor een discussie over samenwerking binnen het Limburgse waterschapsbestel. Algemeen Bij samenwerking worden verschillende niveaus onderscheiden. Strategische samenwerking op bestuurlijk en ambtelijk niveau is aan de orde waar het gaat om de bei'nvloeding van beleidsontwikkeling bij de Unie van Waterschappen en regelingen en beleidskaders van de Rijksoverheid en de Provincie Limburg. Wanneer de beide Limburgse waterschappen opereren vanuit een gedeelde visie en eensgezindheid verhoogt dat de kans dat zij gehoord worden en effectief de beleidsvorming kunnen beinvloeden.

110931

1/6

Waterschap Roer en Overmaas

In de voorbereiding vereist dat ofwel bestuurlijk veel afstemming en overieg danwel ambtelijk ge'fntegreerde projectgroepen. Strategische onderwerpen zoals bijvoorbeeld toekomstperspectieven WBL, BsGW, positionering en profilering van de Limburgse waterschappen, samenwerkingopties met gemeenten etc. etc. bevatten eveneens aspecten van samenwerking op strategisch niveau. Ook op tactisch niveau is het van belang ambtelijk en bestuurlijk zo veel mogelijk vanuit een visie te opereren. Zo is het bijvoorbeeld noodzakelijk dat de wijze van samenwerking in de afvalwaterketen met de Limburgse gemeenten vanuit eenzelfde visie en beleidskader wordt vormgegeven. Het feit dat de gezamenlijke dochter WBL-ZVB betrokken wordt c.q. betrokken is bij de uitvoering van de samenwerking, vereist dat op dat punt voor de beide waterschapsgebieden dezelfde uitgangspunten gehanteerd worden. Dat geldt trouwens ook voor de prestatie-eisen die gesteld worden aan RWZI's. Te grote verschillen tussen de beide beheersgebieden zouden immers kunnen leiden tot onduidelijkheid en/of problemen bij de kostentoedeling. Daarnaast is samenwerking op operationeel ambtelijk niveau aan de orde. Algemeen wordt aangenomen dat schaalvergroting leidt tot schaalvoordelen. Dan kan het gaan om reductie van kosten door het delen van kosten (bijvoorbeeld van innovaties of digitalisering), om relatieve vermindering van overhead kosten door schaalvoordeel, om het verhogen van de kwaliteit van de ambtelijke voorbereiding doordat eenvoudigweg gezamenlijk meer capaciteit en kwaliteit beschikbaar is, om het verlagen van de kwetsbaarheid doordat in bepaalde omstandigheden of bij bepaalde specialismen teruggevallen kan worden op inzet van medewerkers van de samenwerkingspartner, om verbetering van loopbaanperspectieven voor medewerkers omdat verdere specialisatie mogelijk is. In dat kader is het raadzaam om na te gaan waar en op welke wijze standaardisatie en harmonisatie van regels, processen en middelen bij partnerorganisaties gerealiseerd kunnen worden, omdat daardoor de kans op effectieve samenwerking verhoogd wordt. Waterschapsbedriif Limburq (WBL) Vanaf de reorganisatie van het waterschapsbestel in 2004 werken WRO en WPM zichtbaar nauw samen. In de Gemeenschappelijke Regeling WBL is destijds een aantal uitvoerende taken ondergebracht, te weten Vergunningen en Handhaving, Laboratorium, Waterschapsheffingen en het Zuiveringsbedrijf. Inmiddeis zijn daarin wijzigingen opgetreden. Vanwege wijziging van de wetgeving en de noodzaak van integrate watervergunningen is in 2008 het onderdeel Vergunningen en Handhaving bij de moederorganisaties ondergebracht. Het laboratorium is in 2008 verkocht aan Intertek. De unit Waterschapsheffingen is verzelfstandigd door de instelling van een Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (GR BsGW) door WPM, WRO en de gemeente Venlo. Het voorafgaande leidt ertoe dat de unit Zuiveringsbedrijf overblijft. Om voor deze unit voor de komende jaren een gezamenlijke richting, uitgangspunten en beleidskaders voor de doorontwikkeling te formuleren, is een brede verkenning gestart naar de toekomstige opdracht en organisatie van het Zuiveringsbedrijf. Het bureau ConQuaestor begeleidt dit denkproces, waarbij de beide DB's betrokken zijn. Het streven is om in September 2011 de resultaten te kunnen bespreken in het AB van WBL, waarna in het najaar discussies en eventuele besluitvorming in de AB's van WPM en WRO kunnen plaatsvinden. Ontwikkelinqen in de omqeving De wereld om ons heen verandert. De positionering en profilering van de Nederlandse waterschappen binnen de overheidsorganisaties is de afgelopen jaren sterk veranderd.

110931

2/6

Waterschap 0 Roer en Overmaas £

./.

Met de actie Storm, het Bestuursakkoord Water en het Bestuursakkoord tussen Rijk, provincies (IPO), gemeenten (VNG) en waterschappen (UvW) is voor de komende periode de organisatie en taakverdeling in het waterbeheer in Nederland vastgelegd. De taken van de waterschappen zijn uitgebreid (o.a. muskus- en beverrattenbestrijding, grondwaterkwaliteit, HWBP, Deltaprogramma) en de onderlinge bestuurlijke verhoudingen tussen Rijk, provincie en waterschappen zijn gewijzigd waar het gaat om interbestuurlijk toezicht, waterbeheersplannen etc. In deze discussie is opgemerkt dat schaalvergroting opportuun zou kunnen zijn. Er spelen in een aantal regio's discussies over eventuele fusies van waterschappen (VeluweA/allei en Eem, in het gebied Rijn-Oost). Mocht er de komende jaren inderdaad een verdere schaalvergroting optreden, dan betekent dat ook de Limburgse waterschappen zich moeten bezinnen in relatie tot hun positie en rol in het landelijk krachtenveld. Overigens heeft de UvW vastgesteld dat er geen druk van buitenaf, van de UvW noch van anderen, nodig is. Schaalvergroting is een zaak van de waterschappen (en de provincies) zelf (zie bijlage 1, notitie LV UvW 25 maart 2011, agendapunt 5). Bestuurliike samenwerking tussen WRO en WPM Voor wat betreft de bestuurlijke samenwerking op strategisch en tactisch niveau is het dagelijks bestuur van WRO van mening, dat de onderlinge bestuurlijke samenwerking en afstemming verbeterd kan worden. Bestuurders van WRO en WPM zouden elkaars inbreng in verschillende circuits kunnen versterken en bij verhindering elkaar over en weer kunnen vervangen of zelfs kiezen voor een gezamenlijke vertegenwoordiging vanuit de beide Limburgse waterschappen. De meerwaarde is dan, dat samen meer gewicht in de schaal gelegd kan worden dan ieder afzonderlijk. Daarvoor is wel vereist dat klokken gelijk gezet worden en onderlinge verschillen van inzicht uitgediscussieerd worden, teneinde eensgezindheid te kunnen uitstralen. Daarvoor moet in elkaar gei'nvesteerd worden. In dat verband is aan prof.dr. M.G. Heijltjes (School of Business and Economics) gevraagd om de beide DB's te begeleiden bij een gezamenlijke verkenning van de toekomst en van ambities als het om samenwerking gaat. In de eerste bijeenkomst op 12 april 2011 is de vraag gesteld of de meerwaarde van bestuurlijke samenwerking onderkend wordt en hoe de verbinding tussen besturen en uitvoeringsorganisaties kan bijdragen aan zaken als: vergroting van de klantwaarde, vergroting van de transparantie, kostenverlaging en betere dienstverlening. Conclusie is dat de DB's elkaar beter moeten leren kennen als voorwaarde voor wederzijds begrip en respect. Immers, vertrouwen is noodzakelijk voor verbinding en voor effectief en open samenwerken.

./.

Standpunt college GS na evaluatie in 2008 Berenschot heeft in de tweede helft van 2008 in opdracht van Gedeputeerde Staten het waterschapsbestel in Limburg geevalueerd. Op basis van deze evaluatie hebben Gedeputeerde Staten op 16 december 2008 aan Provinciale Staten een brief geschreven (bijlage 2). Daarin constateren GS dat het huidige waterschapsbestel goed functioneert en dat er op korte termijn geen aanleiding is om het bestel te wijzigen. In 2013 zal opnieuw geevalueerd worden. De conclusies hebben GS met instemming van de beide waterschappen getrokken, omdat onder meer verwacht werd dat in 2013 meer duidelijkheid is over de bestuurlijke organisatie van Limburg. Door gemeentelijke herindelingen met name in Noord- en Midden-Limburg is het aantal gemeenten de afgelopen jaren substantieel kleiner geworden.

110931

3/6

Waterschap Roer en Overmaas

./.

Mocht zo'n ontwikkeling zich ook in Zuid-Limburg voordoen, dan wordt daardoor het aantal bestuurlijke contacten van het waterschap met de gemeenten gereduceerd, waarbij de vraag gesteld mag worden of dan het bestaan van twee waterschappen in Limburg in bestuurlijke zin nog wel efficient is. Gegeven de verkiezingsprogramma's van verschillende partijen voor de Statenverkiezingen van 2011 mag verwacht worden dat bij een nieuwe discussie in Provinciale Staten de roep om een integraal waterschap in Limburg zai klinken. Bij wet hebben Provinciale Staten de bevoegdheid tot het opheffen en het instellen van waterschappen, tot regeling van hun gebied, taken, inrichting, samenstelling van hun bestuur en tot de verdere reglementering van waterschappen. De uitoefening van deze bevoegdheid geschiedt bij provinciale verordening. De relevante passage uit de Waterschapswet is als bijlage 3 bijgevoegd. Het Coalitieakkoord provinciaal bestuur 2011-2015 Op 6 mei 2011 is het coalitieakkoord van het nieuw te vormen provinciaal bestuur bekend geworden. Daarin is de volgende tekst ten aanzien van het waterschapsbestel opgenomen: We voegen de beide Limburgse waterschappen samen om op die wijze een efficiencyslag en lagere lasten voor de burgers te bewerkstelligen. Tevens kan daarmee de samenwerking in de waterketen in Limburg organisatorisch worden versterkt.' Naar aanleiding van de passage in het coalitieakkoord hebben wij uitvoerig (op 10 mei, 24 mei, 7 juni en 21 juni 2011) gediscussieerd overde standpuntbepaling ten opzichte van de provincie en een eventuele samenvoeging van WRO en WPM. Op 7 juni is tevens een eerste opinierende discussie in het AB gevoerd. Voorop moet staan dat het niet mag gaan om 'fusie om de fusie'. Het gaat om het waterbeheer in Limburg en de toegevoegde waarde, die samenvoeging heeft voor dat waterbeheer en de uitoefening van de wettelijke taken door het waterschap. Ook de belangen van de belastingbetalers, ingezetenen, bedrijven, agrariers, natuurbeheerders dienen in dat kader te worden afgewogen. Voor het bestuur gaat het dan vooral ook om het antwoord op de vraag welke doelen eventueel door samenvoeging bereikt kunnen worden. Nader onderzoek zai moeten uitwijzen of die doelstellingen daadwerkelijk in de praktijk gerealiseerd zullen kunnen worden. In dat kader zijn genoemd: Het doelmatigheidsbeginsel, i.e. vergroting van de bestuurskracht en financieel draagvlak alsmede de effectiviteit van de organisaties. Minder kosten voor bestuur en de aan het bestuur gelieerde organisatieonderdelen. Omdat nog maar aan een bestuurstafel beslissingen genomen worden (in plaats van drie afzonderlijke tafels nu) vermindert het aantal uren die in afstemming en overieg gaan zitten, waarmee ook het aantal bestuurlijke discussies en compromissen afneemt. Een waterschap impliceert ook een heldere en eenduidige aansturing van het Zuiveringsbedrijf (ZVB-WBL) vanuit een visie op samenwerking in de afvalwaterketen in relatie tot stedelijk waterbeheer. Ambtelijke organisaties worden geTntegreerd in een organisatie, waarmee niet alleen ingewikkelde discussies over ambtelijke samenwerking worden voorkomen, maar ook de kwetsbaarheid van elke organisatie afzonderlijk verkleind wordt. In dat kader zijn derhalve relevant de kwaliteit van de organisatie, de instandhouding en versterking van hoogwaardig personeel en expertise en de vermindering van de kwetsbaarheid op vitale functies. De vermeende (en soms verwarrende) noord-zuid tegenstelling in Limburg speelt niet langer een rol.

110931

4/6

Waterschap Roer en Overmaas

Het moet immers gaan om de inhoud, dat wil zeggen een optimale invulling van wettelijke taken en uitvoering tegen maatschappelijk aanvaardbare en zo laag mogelijke kosten, resulterend in zo laag mogelijke heffingen voor de Limburgse burgers en bedrijven. Na samenvoeging zijn er geen verschillen meer in waterschapstarieven voor de burgers en bedrijven in Limburg. Dit punt zal in de toekomst zwaarder gaan wegen indien de verschillen in heffingstarieven groter worden. Met name waar twee waterschappen in een gemeente werkzaam zijn (Roermond en Maasgouw) komt dit aspect nu al naar voren. Ten aanzien van het verschil in gebiedskenmerken tussen de twee beheersgebieden van WRO en WPM, die bij de vorige discussie over het Limburgse waterschapsorganisatie in (2000- 2002) bepalend zijn geweest voor de keuze tot twee afzonderlijke waterschappen (zuiden kleigrond, heuvels erosie ten opzichte van het noorden zandgrond ,vlak, droogte etc.) moet worden nagegaan of deze verschillen vanuit de opgaven van de waterschappen anno 2011 nog steeds moeten domineren. Voor WRO geldt al dat het gebied ten noorden van Sittard (bv. Pepinusbeek, VIootbeek) qua gebiedskenmerken veel overeenkomsten heeft met het gebied van WPM. In beleidsontwikkeling en de uitvoering hebben de verschillen in gebiedskenmerken in de praktijk geen bijzonder betekenis. Een grotere en meer robuuste organisatie leidt mogelijk ook tot een meer toegeruste uitvoeringsstructuur in relatie tot Europese richtlijnen als KRW, Richtlijn Overstromingsrisico's en werkzaamheden in relatie tot klimaatveranderingen (Stuurgroep Deltaplan Maas en de Deltacommissaris), Maasbeveiliging en sluitstukkaden, de effluentnormen van RWZI's en de ontwikkeling van de RWZI van de toekomst (duurzaam, flexibel). Deze ontwikkelingen vergen van het waterschap veel capaciteit in kwalitatieve en kwantitatieve zin en vereisen ontwikkelkracht en draagvlak. Op Limburgse schaal heeft het voordelen als dezelfde normen en standaarden op allerlei gebied gehanteerd zullen gaan worden. Ook grate (ambtelijke en financiele) investeringen in software pakketten en specifieke modellen (bijvoorbeeld het grondwatermodel Ibrahym) vragen om een grote professionaliteit van de organisatie. Uiteraard zijn er ook nadelen te noemen als het om samenvoeging gaat. Onderzoeken laten zien dat grote gemeenten niet altijd efficienter werken dan kleinere gemeenten, Ook in het onderwijs, de zorg en het bedrijfsleven zijn er voorbeelden van nadelen van te ver doorgevoerde schaalvergrotingen. Zo neemt de bureaucratie toe, ontstaat een rapportagecultuur, gaat (regionale en lokale) kennis en betrokkenheid verloren. In die context is het van belang om in een eventuele toekomstige uitvoeringsorganisatie te borgen dat de regionale en lokale kennis en dienstverlening kleinschalig(er) op deelgebieden georganiseerd zal gaan worden. Daarenboven dient bij de inrichting en vormgeving van een eventuele nieuwe organisatie uitgangspunt te zijn dat het huidige niveau van klant-, oplossings- en uitvoeringsgerichtheid behouden blijven. Daarenboven impliceert schaalvergroting dat de afstand tussen kiezer en gekozen bestuurder groter wordt. Daar staat tegenover dat in de toekomst waarschijnlijk indirecte verkiezingen zullen plaatsvinden. Daardoor wordt de directe link tussen kiezers en gekozene doorgeknipt en wordt deze afstand ook al groter. Daar komt nog bij dat het nieuwe kabinet in het regeerakkoord heeft opgenomen dat het aantal bestuursleden verkleind zal gaan worden. Ook dat vergroot de afstand. Gelet op het vorenstaande zijn wij van mening dat vanuit een open en constructieve opstelling ten aanzien van de eerder aangehaalde passage in het coalitieakkoord samen met de portefeuillehouder van GS het huidige waterschapsbestel in Limburg dient te worden geevalueerd. Daarbij vertrouwen wij erop dat de evaluatie open, zorgvuldig en met in begrip van alle aspecten zijn beslag zal krijgen.

110931

5/6

Waterschap Roer en Overmaas

3

Vervolgens dienen dan gezamenlijk conclusies te worden getrokken aangaande de organisatie van het toekomstig waterbeheer in Limburg en daarna dient zo nodig gekomen te worden tot herstructurering. Daarbij willen wij van onze kant samenvoeging van de beide waterschappen niet op voorhand uitsluiten. Dit is ook in overeenstemming met de inhoud van de brief van GS aan Provinciale Staten van Limburg van 16 december 2008. Met deze opstelling wordt richting het provinciaal bestuur een constructieve opstelling gekozen, waarbij niet op voorhand verzet maar openheid en samenwerking uitgestraald wordt. Naar onze mening biedt dit de meeste garantie dat de Limburgse waterschappen ook volwaardig zullen kunnen meepraten over de (eigen) toekomst van het waterbeheer in Limburg. Wij zijn ons ervan bewust dat met deze opstelling de deur naar samenvoeging open gezet wordt. Gegeven het coalitieakkoord van het provinciaal bestuur verwachten wij dat samenvoeging van de beide Limburgse waterschappen op de middellange termijn hoe dan ook aan de orde zai zijn. In dat kader dient in het belang van het personeel en de ingelanden serieus te worden afgewogen of het dan niet beter is om op korte termijn duidelijkheid te scheppen. Benadrukt wordt dat naar ons oordeel het evaluatieonderzoek nog in deze bestuursperiode dient te starten. Ook eventuele besluiten dienen in deze bestuursperiode genomen te worden. Zou men de besluitvorming over de bestuursperiode heen tillen dan zai een bestuur in nieuwe samenstelling waarschijnlijk weer enige tijd nodig hebben om tot besluitvorming te komen. Stel dat besluit pas in 2016 genomen wordt dan is samenvoeging niet eerder dan per 1 januari 2018 of 2019 aan de orde. Wij vinden deze termijn te lang, gelet op de onzekerheid voor het personeel en gaat uit van een streefdatum van 1 januari 2015 aansluitend op de cyclus voor de waterschapsverkiezingen voor een daadwerkelijke samenvoeging. Het voordeel van het stellen van een datum geeft duidelijkheid aan de ambtelijke organisaties. De datum sluit bovendien aan bij de looptijd van de tweede KRW periode december 2015december 2021. De inhoudelijke koers van de beide waterschappen voor het beheersplan 2015-2021 is dan al vastgelegd en kan als uitgangspunt gehanteerd worden om in de daarop volgende jaren de beide organisaties coherent te laten samensmelten. Voorstel Wij stellen u voor het dagelijks bestuur de ruimte te geven om gesprekken aan te gaan met het dagelijks bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei en het college van Gedeputeerde Staten en daarbij de volgende uitgangspunten te hanteren: - op korte termijn een gezamenlijk evaluatieonderzoek opstarten naar het functioneren van het huidige waterschapsbestel en alle relevante aspecten daarbij te onderzoeken; - na afronding van het evaluatieonderzoek, hieruit gezamenlijk conclusies te trekken; - mocht blijken dat fusie van de twee Limburgse waterschappen voor het waterbeheer in Limburg, voor de belastingbetalers en voor het personeel van beide waterschappen aantoonbaar meer positieve dan negatieve effecten heeft, dan dient een eventuele samenvoeging daadwerkelijk per 1 januari 2015 geeffectueerd te worden. Het dagelijks bestuur,

110931

6/6

Waterschap Peo I en

Maasva

Aan de leden van het algemeen bestuur

uw kenmerk: uw brief van: ons kenmerk: 2011.11624 datum: 28 juni 2011 verzonden:

onderwerp: reactie op voorstel waterschap Roer en Overmaas toekomstig waterschapsbestel Geachte leden van het algemeen bestuur, Bijgaand gelieve U ter kennisname aan te treffen de notitie: "Toekomst Limburgs Waterschapsbestel" zoals deze onlangs is opgesteld door het dagelijks bestuur van WRO en aangeboden is aan het Algemeen Bestuur van dit waterschap. In onze vergadering van 28 juni j.l. hebben wij deze notitie besproken. Wij hechten eraan onze conclusies van deze bespreking met U te delen: 1.

In 2008 is afgesproken met de Provincie Limburg en de 2 waterschappen dat er in 2013 opnieuw een evaluatie-onderzoek zou plaatsvinden naar het functioneren van het waterschapsbestel. WRO heeft er blijkens de notitie behoefte aan deze evaluatie in tijd haar voren te halen. In principe zouden wij daarmee kunnen instemmen. Voorwaarde is dan wel dat we ons niet beperken tot een evaluatie maar een integrate visie ontwikkelen op het toekomstig waterbeheer in Limburg. Uiteraard zullen als dan in gezamenlijkheid eventueel conclusies getrokken kunnen worden voor de toekomst.

2. Wij hechten eraan uit te spreken dat wij een eventuele Limburgse fusie op voorhand niet uit willen sluiten. Integendeel. Maar dat moet dan wel geen fusie om de fusie zijn en op essentiSle terreinen aantoonbare meerwaarde opleveren. 3. Zoals een eventuele fusie geen doel op zich moet zijn, moet het proces dat eventueel wordt uitgezet met de nodige zorgvuldigheid worden omkleed. Een stip op de horizon en een verantwoorde route er naar toe ontwerpen is dan geboden. We hechten eraan op te merken dat volgens ons deze route verantwoord is, als het proces organisch verloopt. Dat wil zeggen vanuit elkaar kennen , begrijpen, waarderen en vertrouwen gaan samenwerken. En dan als logische vervolgstap op de intensieve samenwerking een fusie. In dit licht nemen wij afstand van de passage waarin reeds een concrete datum wordt genoemd voor een eventuele effectuering van een fusie. De gegeven motivering (zekerheid personeel) is slechts een van de vele reievante factoren. Wij stellen voor dat wij dit onderwerp op de eerste vergadering na de vakantie agenderen om met u uitgebreid van gedachten te wisselen.

Drie Decembersingel46 5921 AC Venlo

Postbus3390 5902 RJ Venlo

T 077-38 91 111 F 077 - 38 73 605

[email protected] I www.wpm.nl

Wanneer wij een uitnodiging van de Provincie Limburg mogen ontvangen om over dit onderwerp te spreken kunnen wij dan het standpunt van ons waterschap inbrengen. Het voorstel aan het algemeen bestuur van waterschap Roer en Overmaas en onze brief, zullen toegevoegd worden aan de agenda (ingekomen stukken) van Uw vergadering van 6 juli a.s.

d

Drie Decembersingel 46 5921 AC Venlo

de

Postbus3390 5902 RJ Vento

rzitter

T 077-38 91 111 F 077 - 38 73 605

[email protected] I www.wpm.nl