Telefoon Fax Gemeenteraad Oostzaan

Gemeente

Oostzaan

Gemeentehuis Bezoekadres

Buiten gewoon

Postadres Telefoon Fax

Gemeenteraad Oostzaan Kerkbuurt 4 1511 BD Oostzaan

E-maii Internet

K e r k b u u r t 4 , 1511 BD Oostzaan Postbus 2 0 , 1 5 3 0 A A W o r m e r 075 651 2 1 0 0 0 7 5 651 2 2 4 4 [email protected] www.oostzaan.nl

Dienstverlening Uw kenmerk / Uw brief Ons kenmerk Daturr, Behandelend ambtenaar

Onderwerp

Reactie op het KPI-rapport archief- en informatiebeheer Gemeente Oostzaan

Afdei.ng

14-011950 2 9 septembeT 2 0 1 4 A . d e n Riet Dienstveflening

Geachte leden van de gemeenteraad,

Op 1 oktober 2012 is de wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. De invoering van deze wet houdt een forse verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet 1 995. Het specifieke toezicht door de provincies is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men 'horizontale verantwoording': het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad. De provincies maken gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. Om gemeenten bij deze horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1 995 te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld. Dit referentiekader is opgesteld door de VNG en afgestemd met de wetgever, gemeentelijke en landelijke deskundigen en met het interprovinciaal Overleg (IPO) en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI). De Archief KPI's zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archief- en informatiebeheer kan worden gedaan. De KPI's zijn niet vrijblijvend, maar verplicht. Ze zijn immers afgeleid van de geldende artikelen in de Archiefwet- en regelgeving. De resultaten van de toetsing KPI kunnen tevens het verslag vormen dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex art. 30 Archiefwet aan de raad moet overleggen. In december 201 3 heeft voor het eerst de KPI-meting plaatsgevonden voor de Gemeente Oostzaan. De meting is uitgevoerd door de archiefinspecteur van de gemeente Zaanstad, de

Wilt u bij reacties altijd de datum en ons kenmerk vermelden.

heer H. Bongenaar. Hij heeft ook voor de rapportage gezorgd (zie bijlage 1). Vanwege de samenwerking van de gemeente Oostzaan met de gemeente Wormerland was ook, mevrouw drs. J.T.IVl. Kramer, archiefinspecteur van het Waterlands Archief bij de gesprekken aanwezig. De volgende onderwerpen komen in de archief-KPi's aan de orde: 1. Lokaie regelingen. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden. 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archieven. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots. 8. Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid. 10. Middelen en mensen. Conclusie van het rapport is dat de Gemeente Oostzaan voor een groot deel voldoet aan de kritische prestatie-indicatoren en dat er de afgelopen jaren hard gewerkt is om informatievoorziening op orde te krijgen en te houden. Aandachtspunten zijn met name de ontwikkelingen op het gebied van digitaal documentbeheer en digitale dossiervorming. Deze zijn echter onlosmakelijk verbonden met de invoering en organisatie van het zaakgericht werken en de rol die het team DIV hierin kan vervullen. De gestelde aandachtspunten uit het rapport dienen hierin dan ook meegenomen te worden. Als bijlage 2 treft u een overzicht aan van : 1. de belangrijkste aandachtspunten uit deze rapportage. 2. een overzicht van de uitwerkingen, acties en planning om deze aandachtspunten op te lossen. Voor maandag 27 oktober 2014 staat het verificatiegesprek met de provinciaal archiefinspecteur mevrouw Marianne Loef gepland. Tijdens dit verificatiegesprek wordt het rapport en de vervolgacties besproken. De archiefinspecteur van het Gemeentearchief Zaanstad, de heer Herman Bongenaar, hebben wij uitgenodigd om hierbij aanwezig te zijn.

let vriendelijk? groet, bufjöemêster en wethouders.

vU P.F. Leegwate burgemeester

pag. 2/2

'^-Û^t-iéi

G E S C A N D OP 2 9 JAN. 201^ Gemserite Oostzaan

N

gemeente Zaanstad Gemeentearchief Zaanstad

College van burgemeester en wethouders van Oostzaan Kerkbuurt 4 1511 BD Oostzaan

Stadhuisplein 100 1506 MZ Zaandam Postbus 2000 1500 GA Zaandam Telefoon 14 075 wv/w.zaanstad.nl

DOORKIESNUMMER

22 januari 2014 n.v.t. 014/14/HBo 1 (18 pagina's) 075 - 655 22 33

ONDERWERP

Inspectieverslag niet-overgebrachte archieven Oostzaan 2013

DATUM UW KENMERK.UW BRIfcF VAN ONS KENMERK BiJL
Geacht college,

De gemeentearchivaris van Zaanstad en Oostzaan is, ingevolge artikel 9 van de Archiefverordening van Oostzaan, belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeentelijke archiefinspectie oefent namens haar dit toezicht uit. Dit najaar heeft de gemeentelijke archiefinspecteur een inspectie uitgevoerd naar het archief en informatiebeheer van de gemeente Oostzaan, De inspectie is uitgevoerd op basis van de Kritische Prestatie-Indicatoren (KPI's) Archiefwet 1995, die zijn ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, In de bijlage vindt u het verslag met bevindingen, conclusies en aanbevelingen Omdat de ambtelijke organisatie van Oostzaan is ondergebracht in de gemeenschappelijke regeling OVERgemeenten met Wormerland, is het voorliggende verslag noodgedwongen hybride een deel van de KPI's heeft betrekking op de archiefzorg door het college van Oostzaan, het overige deel heeft betrekking op het archiefbeheer bi'i OVER-gemeenten, Artikel 8 van de Archiefverordening van Oostzaan bepaalt dat het college ten minste eenmaal per twee jaar verantwoording aflegt aan de raad over de manier waarop het college invulling heeft gegeven aan archiefzorg en archiefbeheer. Het college overlegt daarbij de verslagen die de gemeentearchivaris heeft uitgebracht. Dit maakt horizontaal toezicht door de raad mogelijk De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het interbestuurlijk toezicht Op grond van de Verordening systematische toezichtinformatie Noord-Holland (vastgesteld 16 december 2013) dient de provincie dit verslag dan ook na vaststelling te ontvangen Graag verneem ik van u welke maatregelen u denkt te nemen op grond van de conclusies en aanbevelingen. Daarnaast wil ik graag geïnformeerd worden over uw verantwoording aan de raad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder.

l.

ONDERWERP Inspectieverslag met-overgebrachte archieven Oostzaan 2013

PAGINA 2/2

gemeente Zaanstad

Tot slot wil ik de gesprekspartners in uw organisatie bedanken voor hun tijd, hun coöperatieve opstelling en de informatie die zij hebben aangeleverd

Hoogachtend, De gemeentearchivaris van Zaanstad en Oostzaan, Nannens deze,

H Bongenaar, archtefinspecteur

VERSLAG VAN HET TOEZICHT OP IBET-OVERGEBRACHTE KlË.ltQl'J" •MÉm

EENTi OOSTZ/®\AN 2013

Definitief d.d. 17 januari 2014 Arciiiefinspectie Gemeentearciiief Zaanstad

KPI verslag Oostzaan 2013 Niet overgebrachte archieven

Inhoudsopgave VERSLAG VAN HET TOEZICHT OP DE NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN VAN DE GEMEENTE OOSTZAAN 2013 1 1 Inleiding 3 1 1 Kritische prestatie-indicatoren (KPI s) 3 1 2 Archief-KPI s op Waarstaatjegemeente nl 4 1 3 Gesprekspartners 4 2 Managementsamenvatting 5 2 1 Conclusies en aanbevelingen 5 2 2 Visuele samenvatting resultaten archief-KPI s 7 3 Resultaten inspectie op basis van archief-KPI's 9 3 1 Lokale regelingen 9 3 2 Kwaliteitssysteem archiefbeheer 11 3 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 13 3 4 Digitale bescheiden in het bijzonder 14 3 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 15 3 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 15 3 7 Archiefbewaarplaatsen en archiefruimten 16 3 8 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaar-plaats overgebrachte archiefbescheiden 17 3 9 Rampen calamiteiten en veiligheid 17 3 10 Middelen en mensen 17


1 Inleiding De overheid dient verantwoording af te kunnen leggen over haar handelen en ervoor te zorgen dat dit handelen ook in de toekomst, gereconstrueerd kan worden Daarom is het belangrijk met de neerslag van dit handelen, het archief, zorgvuldig om te gaan Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren Onder archiefbescheiden wordt verstaan aila in het kader van de taakuitvoering van een organisatie ontvangen en opgemaakte documenten, zowel op papier als digitaal, en zowel de te bewaren als de op termijn vernietigbare bescheiden De gemeentearchivaris houdt toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de gemeente, dat wil zeggen de archieven die (nog) niet aan de gemeentelijke archiefdienst zijn overgedragen Dit is een wettelijke taak ingevolge artikel 32 van de Archiefwet 1995 die nader IS uitgewerkt in de Archiefverordening Oostzaan, art 9 tot en met 14 Deze taak wordt in de praktijk uitgevoerd door een archiefinspecteur namens de gemeentearchivaris

1.1 Kritische prestatie=indicatoren (KPi's) Tot 1 oktobei 2012 was het toezicht op de met-overgebrachte archieven gesplitst in toezicht op het beheer door de gemeentearchivans en toezicht op de zorg (= de bestuurlijke verantwoordelijkheid) door de provinciale archiefinspectie Met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisenng Generiek Toezicht is het toezicht op de gehele archiefketen bij de gemeentearchivans komen liggen De provincie is als externe toezichthouder op afstand komen te staan en kan alleen achteraf ingrijpen, terwijl tot 1 oktober een aantal zaken vooraf aan gedeputeerde staten moest worden voorgelegd Om gemeenten te helpen om aan de archiefwet- en regelgeving te voldoen en op een uniforme wijze verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten kntische prestatie-indicatoren voor archief en informatiebeheer kortweg archief-KPI s - ontwikkeld ^ De resultaten van de archief-KPI s zoals die m onderdeel II van dit rapport staan, geven de mate weer waarin de informatiehuishouding van de gemeente Oostzaan aan wet- en regelgeving voldoet ofwel in hoevetre de gemeente Oostzaan compliant is De archiefwetgevmg is op sommige punten zeer detaillistisch en op andere punten juist (te) globaal De uitkomsten van de archief-KPI's kunnen daarom het zicht ontnemen op de achterliggende factoren die maken dat een organisatie wel of niet aan wet- en regelgeving voldoet De conclusies in de managementsamenvattmg gaan hier, waar toepasselijk, wel op in Daarnaast zijn adviezen en aanbevelingen toegevoegd De volgende onderwerpen komen m de archief-KPI s aan de orde 1 Lokale regelingen 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 4 Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archieven 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de aichiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots^ ^ Voor achtergrondinformatie over de KPI s zie de Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (herziene versie, april 2013) op l>Ltp !wvv_w vny nl/ofiJeiwerpenindex/cultuui-en-sport/archieven en-musea ^ Het voorliggende verslag van de archief-KPI's heeft betrekking op de niet-overgebiachte archieven bij de gemeente Archiefbewaarplaatsen, e-depots en terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden hebben betrekking op de oveigebrachte archieven van Oostzaan bij Gemeentearchief Zaanstad en komen in het verslag van de gemeentearchivans over het beheer van de archiefbewaarplaats aan de orde

KPI-verslag Oostzaan 2013 Niet-overgebrachte archieven

8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden^ 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 10. Middelen en mensen

1.2 Archief-KPI's opWaarstaatjegemeente.nl Landelijk worden op dit moment in veel gemeenten inspecties op basis van archief-KPI's uitgevoerd. Het Is de bedoeling dat de gegevens van tien kernindicatoren uit deze inspectie op de website Waarstaatjegemeente.nl komen te staan ten behoeve van de onderlinge vergelijkbaarheid van gemeenten. Behalve archief-KPI's zal de website Waarstaatjegemeente.nl in de loop van de komende twee jaar steeds meer informatie aanbieden over de prestaties van gemeenten in het kader van horizontale verantwoording door middel van het onderdeel "toezichtindicatoren". De toezichtindicatoren, die voor een twintigtal wetten op het terrein van medebewindstaken worden opgesteld, zijn kritische prestatie-indicatoren voor de kerntaken die bij de wetten horen. Deze indicatoren ondersteunen de informatie die nodig is voor horizontale verantwoording tussen het college van B en W en de gemeenteraad. Tegelijkertijd kunnen externe toezichthouders dezelfde informatie voor hun werk gebruiken waardoor de verticale toezichtlast van gemeenten wordt teruggedrongen. Ook burgers kunnen zien hoe hun gemeente 'scoort' in vergelijking met andere gemeenten. Waarstaatjegemeente.nl wordt zo een meer integraal instrument voor sturen, inzicht en vergelijken. De keuze om de indicatoren met betrekking tot de Archiefwet 1995 op te nemen op Waarstaatjegemeente.nl is ingegeven door het hoge afbreukrisico voor de gemeente bij het niet op orde hebben van het informatiebeheer. Daarnaast is er behoefte aan versterking van het horizontale toezicht als gevolg van het op afstand zetten van het externe toezicht door de provincie. De volgende tien archief-KPI's zijn landelijk tot kernindicator gekozen: 2 1 Toepassing kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden 3.1 Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden 3.2 Gebruik metagegevensschema 3.6 Aanwezigheid bewaarstrategie papier en digitaal 5.1 Selectie van archiefbescheiden 5.3 Toepassing vervanging 6.1 Tijdige overbrenging van archiefbescheiden 7.2 Aanwijzing archiefbewaarplaats die aan de eisen voldoet^ 7.3 Aanwezigheid archiefruimte die aan de eisen voldoet 8.2 Correcte toepassing van openbaarheidsbeperkingen^ Oostzaan kan er voor kiezen om wel of met informatie aan te bieden aan Waarstaatjegemeente.nl. Voor het uploaden van gegevens naar de website moet een speciaal e-formulier ingevuld worden dat te vinden is op http /Aw/A/v.arciiiüfbrain n!-'vvGrk-inuijvpeiing php?paqina jd=104. De archiefinspecteur is bereid dit voor Oostzaan in te vullen.

1.3 Gesprakspartners De archiefinspecteur heeft gesprekken gevoerd met en vragen voorgelegd aan de volgende medewerkers, die worden bedankt voor hun ruimhartige medewerking: Arno den Riet, medewerker Dienstverlening OVER-gemeenten Jorn van Overschot, teamleider Dienstverlening OVER-gemeenten Edwin Habraken, gegevensarchitect OVER-gemeenten Ron de Vries, afdelingshoofd Werk en Inkomen Zaanstad

^ Zie vorige noot.

KPI-versiag Oostzaan 2013 Niet-overgebrachte archieven

2 Managementsamenvatting De gemeentearchivaris van Zaanstad iieeft de wetteiijiê taaii om toezicht te houden op de gemeentelijke archieven van Oostzaan die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en hierover jaariiji<s te rapporteren aan het coiiege De gemeentearchivaris laat zich voor deze taai< bijstaan door een archiefinspecteur. Het voorliggende rapport is gebaseerd op een inspectie op basis van de kritische prestatieindicatoren Archiefwet 1995 (de zogenoemde archief-KPI's) die landelijk zijn ontwikkeld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De archief-KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving.

2.1 Conclusies en aanbevelingen Hieronder volgen de belangrijkste conclusies: • Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. Dit najaar heeft de gemeenteraad van Oostzaan een nieuwe Archiefverordening vastgesteld, die gelijkluidend is aan die van Wormerland en OVER-gemeenten (KPI 1,1 en 1.2). Een nieuw Besluit Informatiebeheer, gelijkluidend aan de besluiten Informatiebeheer van Wormerland en OVER-gemeenten, ligt ter goedkeuring bij het college van B&W (KPI 1.3). Dit is een positieve ontwikkeling. Binnen OVER-gemeenten gelden voortaan dezelfde regels, die bovendien aan de hedendaagse archiefwettelijke eisen voldoen. • Uitbesteden gemeentelijke taken. Oostzaan besteedt relatief veel taken uit aan andere gemeenten of brengt deze onder in gemeenschappelijke regelingen. In dat geval blijft het college van Oostzaan zorgdrager van het archief dat door deze organisaties wordt gevormd. In (te) veel gevallen worden echter geen afspraken over archivering en beheer in dienstverleningsovereenkomsten opgenomen, worden geen verantwoordelijkheden voor het archief in gemeenschappelijke regelingen vastgelegd, worden (fysieke) dossiers overgedragen zonder de terbeschikkingstelling formeel te regelen en houdt Oostzaan (te) weinig zicht op de archiefvorming bij derden (KPI 1.4 en 1 5). > Maak aitijd afspraken over archivering en beheer van het archief wanneer taken aan derden worden uitbesteed en leg deze afspraken vast in een dienstverleningsovereenkomst Betrek de documentaire informatievoorziening bij het maken van die afspraken. Leg ook vast wat er met het archief moet gebeuren als de overeenkomst beëindigd v^/ordt. > Terbeschikkingstelling aan derden van originele archiefbescheiden (die nodig zijn voor de uitvoering van de uitbestede taken) moet altijd in een akte worden vastgelegd. Leg ook vast wanneer het archief retour komt of wie verantwoordelijk is voor de tijdige vernietiging van archiefbescheiden of kopieën daarvan > Breng zo snel mogelijk in kaart aan welke organisaties originele archiefbescheiden ter beschikking zijn gesteld en maak met terugwerkende kracht aktes van terbeschikkingstelling op in het geval dit nog niet eerder was gedaan. > Bij de oprichting van een gemeenschappelijke regeling is het collega van Oostzaan (mede-)verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de regelingtekst. Neem dit voortaan mee in het beleid inzake verbonden partijen. i> Digitale archiefvorming en papieren archief Voor Oostzaan is het papieren archief leidend. Om dit te realiseren worden van digitale archiefbescheiden papieren afdrukken gemaakt. Deze manier van werken is weinig doelmatig en nadert zijn uiterste houdbaarheidsdatum. OVER-gemeenten werkt in toenemende mate digitaal waardoor een steeds groter deel van het archief digitaal wordt gecreëerd. Dit archief zou ook digitaal bewaard en beheerd moeten worden, dat wil zeggen: tijdig vernietigd, gemigreerd of geconverteerd en bij voorkeur onder het beheerregime van een documentmanagementsysteem (DMS) gebracht moeten worden (KPI 3.2) > OVER-gemeenten heeft al langer plannen om een zaaksysteem aan te schaffen zodat digitaal en zaakgericht gewerkt kan worden, maar de besluitvorming laat op zich wachten Neem zo snel mogelijk het besluit om aanschaf van een zaaksysteem


door te zetten, of desnoods om een andere oplossingsrichting te kiezen. Zolang geen besluit is genomen, blijft de huidige informatiehuishouding een ondoelmatige manier van werken ondersteunen. • Achterstanden in overbrenging. Oostzaan heeft een grote achterstand in het overbrengen van te bewaren archiefbescheiden naar Gemeentearchief Zaanstad (KPi 6.1). > Bouwvergunningen 1900-1999 en archiefbiok 1974-1989 moeten in 2014 overgebracht worden Dit betekent dat OVER-gemeenten tijd moet vrijmaken om deze archieven te bewerken [= schonen, materieel verzorgen en voorzien van een goede toegang] • Archiefruimte. De archiefruimte in Oostzaan voldoet niet volledig aan de eisen (KPI 7.3) >^ OVER-gemeenten heeft de beschikking over twee archiefruimten, een in Oostzaan en een in Wormerland Maak een beredeneerde afweging welke van de twee archiefruimten het beste aan de eisen aangepast kan worden en plaats daarin de te bewaren archieven van Oostzaan en Wormerland • Kwaliteitssysteem. OVER-gemeenten beschikt nog niet over een kwaliteitsysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden (KPI 2.1) > Start in 2014 met het beschrijven van de kwaliteitseisen waaraan archiefbeheer en informatiehuishouding van OVER-gemeenten zouden moeten voldoen om taken en verantwoordelijkheden van Oostzaan en Wormerland rechtmatig en doelmatig uit te kunnen voeren. Beschrijf vervolgens hoe en op welke termijn OVER-gemeenten de kwaliteitseisen denkt te implementeren.

KPI-verslag Oostzaan 2013 Niet-overgebrachfe archieven

2.2 Visuele samenvatting resultaten archief-KPI's De volgende symbolen geven aan in hoeverre de gemeente Oostzaan aan een KPI voldoet en daarnaast weike KPI's door gedeputeerde staten als taakverwaarlozing worden aangemerkt: Oostzaan voldoet aan de KPI Oostzaan voldoet deels aan de KPI Oostzaan voldoet niet aan de KPI KPI is niet van toepassing KPI wordt door de externe toezichthouder (gedeputeerde staten van Noord-Holland) aangemerkt als taakverwaarlozingscriterium. Als dit vlak roodgekleurd is, betekent dit dat er daadwerkelijk sprake is van taakverwaarlozing. De onderbouwing van onderstaande samenvatting is te vinden in onderdeel Hl van het rapport. 1. Lokale regelingen 1.1-1.2 geactualiseerde, vastgestelde, verordening archiefzorg en toezicht archiefbeheer, die is meegedeeld aan GS 1.3 geactualiseerd, vastgesteld, besluit informatiebeheer 1.4 voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken 1.5.a voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden bij de instelling van gemeenschappelijke regelingen 1.5.b aanwezigheid register van gemeenschappelijke regelingen vastgestelde mandaatregeling 1.6 1.7 uitbesteden van archiefbeheer(staken)

ÏT

T\/W

In 1 | |

2. Kvi/aliteitssysteem archiefbeheer 2.1 2.2 2.3

e

TVW TVW

Aanwezigheid actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht e van archiefbescheiden Vastlegging beschrijving metagegevens in metagegevensschema Van alle bescheiden in het DMS + in Exceloverzichten worden metadata vastgelegd die de authenticiteit en context waarborgen Beheersysteem waarborgt toegankelijkheid voldoende Gebruik duurzame materialen en gegevensdragers UI' Gebruik duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag fe|

TVW

Aanwezigheid kwaliteitssysteem archiefbeheer Benoeming gekwalificeerde gemeentearchivaris Verslag toezicht archiefbeheer

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 3.1

32

3.2.a 3.3 3.4 3.5

36

Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie papier) Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie digitaal)

BIHBl TVW TVW TVW TVW

1

KPI-vers(ag Oostzaan 2013 Niet-overgebrachle archieven

4. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 4.1

4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Inrichten digitale beheeromgeving op basis van Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer [Let op: gebruik van het Referentiekader is geen vi/ettelijke verplichting] Functionele eisen voor inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van digitale archiefbescheiden Ontwerpen en implementeren aanvullende metagegevens Opslagformaten die (zoveel mogelijk) aan open standaarden voldoen Voorzieningen voor compressie en/of encryptie Tijdige migratie/conversie

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 5.1

Gebruik gemeentelijke seiectielijst

5.2

Opmaken van verklaringen van vernietiging Vervanging met juiste en volledige weergave van de gegevens in de te vervangen archiefbescheiden in geval van vervreemding' machtiging, raadpleging juiste deskundigen en opmaken verklaring

5.3

54 i

1 H TVW T\AA/ TVW

TVW TVW TVW TVW

6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 6,1

6.2 6^^

Tijdige overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats na maximaal 20 jaar Opmaken verklaringen van overbrenging Machtiging tot opschorting van overbrenging van gedeputeerde staten

TVW TNAAT

7. Archiefruimten 7.3 a 7.3.b

Archiefruimte(n) die aan alle archiefwettelijke eisen voldoen Te bewaren en op termijn over te brengen archief wordt in deze archiefruimte(n) bewaard

9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 9.1

i9.2

Regionaal risicoprofiel met procedures voor cultuurhistorische objecten Geactualiseerd calamiteitenplan archieven

e V

TVW TVW


3 Resultaten inspectie op basis van archiefKPI's 3.1 Lokale regelingen KPI 1.1-1 2 Verordening archiefzorg en toezicht archiefbeheer Op 11 november 2013 heeft de gemeenteraad van Oostzaan de Archiefverordening Oostzaan 2013 vastgesteld Daarmee is de verouderde Archiefverordening van 2004 komen te vervallen De nieuwe Arohiefverordenmg is ter kennis gesteld van Gedeputeerde Staten In samenspraak met de archiefinspecties van Zaanstad en Waterland zijn tegelijkertijd de archiefverordeningen van Wormerland en OVER-gemeenten herzien zodat binnen OVERgemeenten voortaan dezelfde regels gelden KPI 1.3 Besluit informatiebeheer Ook het Besluit Informatiebeheer van Oostzaan is dit najaar aangepast, op dezelfde manier als de besluiten Informatiebeheer van Wormerland en OVER-gemeenten Het Besluit Informatiebeheer Oostzaan moet nog worden goedgekeurd door het college van B&W In het nieuwe besluit zijn, onder andere, voorschriften voor het beheer van de archiefbewaarplaats opgenomen en is de aanwijzing van de archiefbewaarplaats (art 2 van de vroegere Archiefverordenmg) aangepast omdat het Gemeentearchief Zaanstad in januari 2013 is verhuisd van Koog aan de Zaan naar het stadhuis in Zaandam KPI 1.4-1.5 Uitbesteden van de uitvoering van gemeentelijke taken Oostzaan brengt veelvuldig de uitvoering van taken onder bij andere gemeenten of m gemeenschappelijke regelingen met andere overheden Taken uitbesteden BIJ het laten uitvoeren van gemeentelijke taken/bevoegdheden door een gemeenschappelijke regeling of een andere overheidsorganisatie, zijn drie zaken van belang voor het aichief 1 als medeoprichtei van een gemeenschappelijke regeling is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf m de opnchtmgstekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor de archiefbescheiden die (het openbaar lichaam van) de gemeenschappelijke regeling vormt, 2 als zorgdrager moet het college van burgemeester en wethouders regels stellen aan de creatie en het beheer van Oostzaanse archiefbescheiden bij een gemeenschappelijke regeling of andere overheidsorganisatie, 3 wanneei een gemeenschappelijke regeling of andere overheidsorganisatie voor de taakuitvoering informatie nodig heeft uit afgesloten dossiers van Oostzaan, moet hiervoor een voorziening getroffen worden hetzij door papieren dossiers tijdelijk uit te lenen (terbeschikkingstelling) hetzij door digitale of papieren kopieën te verstrekken In alle gevallen moet die voorziening op schrift gesteld worden, in een akte van terbeschikkingstelling of in een dienstverleningsovereenkomst Voorbeelden uit de Oostzaanse praktijk Nader onderzoek van door Oostzaan uitbestede taken laat zien dat deze drie voorwaarden vooi goed zorgdiagerschap lang niet altijd worden meegenomen wanneer Oostzaan besluit taken en/of bevoegdheden m mandaat door andere organisaties te laten uitvoeren Dit verslag beperkt zich tot enkele voorbeelden * Sinds 2006 voert de SPOOR-raad (Stichting Primair Openbaar Onderwijs Regio Waterland en Oostzaan) het geven van openbaar onderwijs uit voor de gemeente Oostzaan Personeelsdossiers die met deze taak samenhangen zijn overgedragen aan de SPOOR-iaad zonder dat een akte van terbeschikkingstelling is opgesteld Ook anderszins zijn geen afspraken over het beheer van deze dossiers gemaakt Oostzaan blijft echter verantwoordelijk voor de archiefzorg van deze dossiers tot de vernietiging SPOOR is een gemeenschappelijke regeling waarin Oostzaan participeert Er is geen archiefparagraaf

KPI verslag Oostzaan 2013 Niet overgebrachte arcliieven

opgenomen in de tekst van de gemeenschappelijke regeling en er zijn geen afspraken gemaakt over archiefvorming en -beheer van dossiers die samenhangen met de door Oostzaan uitbestede taak In dit geval heeft Oostzaan dus aan geen van de drie bovengenoemde voorwaarden voor goed zorgdragerschap voldaan * Heffing invordering en kwijtschelding van gemeentelijke belastingen worden voor Oostzaan uitgevoerd door Cocensus, een gemeenschappelijke regeling waaraan Oostzaan deelneemt Op aandnngen van de betrokken archiefinspecties is een goede archiefparagraaf in de tekst van de gemeenschappelijke regeling opgenomen bij een wijziging in 2012 In een aparte dienstverlenmgsovereenkomst is bovendien geregeld welke informatie/archiefstukken Cocensus aan Oostzaan levert en welke informatie/ archiefstukken Oostzaan aan Cocensus Bij deze gemeenschappelijke regeling zijn de archiefzaken (jundisch) goed geregeld * Met ingang van 1 maart 2006 heeft Oostzaan de volgende taken ondergebracht bij Milieudienst Waterland wettelijke milieutaken, taken inzake brandveiligheid en -preventie, en controles, inspecties en advisering ter uitvoering van de bouwverordening en het bouwbesluit Milieudienst Waterland is een samenwerkingsverband volgens het SETAmodel (Samen En Toch Apart), het resultaat van een bestuursovereenkomst van vier gemeenten (waaronder Oostzaan) met Milieudienst IJmond in Beverwijk Er zijn goede afspraken gemaakt over de creatie en het beheer van informatie door de milieudienst na afhandeling gaan dossiers terug naar OVER-gemeenten Uit het inspectierappoit dat de archiefinspectie Waterland juni 2012 heeft uitgebracht over Milieudienst Wateiland blijkt echter dat de Milieudienst zich met aan de gemaakte afspraken inzake archivering heeft gehouden Oostzaan zou zich er sterk voor moeten maken dat de Milieudienst volgens de afspraken werkt Vooi het ontstaan van Milieudienst Waterland waren een aantal milieutaken van Oostzaan, waaronder milieu- en gebruikstoezicht ondergebracht m het Samenwerkingsverband Milieubeheer Zaanstieek (opgericht februan 1990) Er zijn toen geen goede afspraken gemaakt over de terbeschikkingstelling van dossiers van Oostzaan In het semistatisch archief van de gemeente Zaanstad bevinden zich vijf archiefdozen met Oostzaanse hinderwetvergunningen Het betieft papieren dossiers die door Oostzaan zijn aangelegd en, vermoedelijk ten behoeve van het toezicht, aan de Dienst Milieubeheer van Zaanstad zijn uitgeleend Bij de terbeschikkingstelling had moet worden vastgelegd op welke termijn de dossiers terug zouden moeten keren naar Oostzaan * Sinds 2003 heeft de gemeente Zaanstad de uitvoerende taken van Sociale Zaken van Oostzaan overgenomen Deze uitbesteding van taken rondom werk en inkomen is recentelijk opnieuw bekrachtigd m de 'Overeenkomst 2013-2016 Oostzaan - Zaanstad en in het Mandaatbesluit afhandeling besluitvorming sociale zaken de gemeente Oostzaan' (in werking getreden op 1 september 2013) In de bijlage bij de Overeenkomst 2013-2016 Oostzaan - Zaanstad zijn alle wederzijdse afspraken en verplichtingen opgenomen, waaronder applicatiebeheer en interne controle, maar geen afspraken over het archief Volgens art 6 van de overeenkomst volgt Oostzaan het beleid dat door Zaanstad is of wordt ontwikkeld Impliciet geldt dit ook voor alle ontwikkelingen en keuzes op het terrein van de documentaire informatievoorziening Het college van B&W van Zaanstad heeft bijvoorbeeld, de keuze gemaakt om de bewaartermijn van cliëntdossiers van de Sociale Dienst terug te brengen van 20 jaar naar 7 jaar Dit geldt nu dus ook voor Oostzaanse cliëntdossiers Daarnaast past Zaanstad sinds 2005 vervanging toe op archiefbescheiden met een bewaartermijn tot en met 7 jaar Dat wil zeggen dat papieren bescheiden worden gescand, het papier vervolgens wordt vernietigd en de scan als (digitaal) origineel door het leven gaat Mocht Oostzaan de taken van Sociale Zaken op een gegeven moment elders willen onderbrengen, dan hebben de keuzes van Zaanstad grote invloed op het archief dat Oostzaan retour krijgt Het afdelingshoofd Sociale Zaken van Zaanstad heeft aangegeven dat dit soort zaken in beginsel tijdens het kwartaaloverleg met Oostzaan wordt besproken Als archiefzorgdrager moet het college van B&W van Oostzaan op zijn minst op de hoogte worden gesteld van de gevolgen van bepaalde keuzes die Zaanstad op dit terrein maakt en de mogelijkheid krijgen om andere afwegingen te maken

10


Concluderend kan worden gesteld dat het noodzakelijk is om, wanneer de uitvoering van gemeentelijke taken van Oostzaan bij een externe partij wordt belegd, in de overeenkomst afspraken over het archief op te nemen. Wanneer daadwerkelijk archiefbescheiden zijn of worden overgedragen aan de uitvoerende organisatie moet - ook met terugwerkende kracht - een voorziening voor het archief worden getroffen. Tot slot is het raadzaam om meer zicht te houden op archiefvorming die namens Oostzaan buiten OVER-gemeenten plaatsvindt. Register van gemeenschappelijke regelingen Oostzaan beschikt over een - wettelijk verplicht - register van gemeenschappelijke regelingen. Dit register bevat alle elementen die art. 27 van de Wet gemeenschappelijke regelingen voorschrijft. Bij raadpleging najaar 2013 (liUps.//besluitvoiniini|.Oostzaaii nl/) bleek het register sinds 2008 echter niet meer te zijn aangepast aan nieuwe ontwikkelingen. De laatste jaren is er veel veranderd. Afwijkingen ten opzichte van de huidige versie op internet: de gemeenschappelijke regelingen Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Agglomeratie Amsterdam en Regionale Brandweer Zaanstreek-Waterland zijn komen te vervallen met de instelling op 1 januari 2008 van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland waarin Oostzaan sinds die datum participeert, Oostzaan is per 1 januari 2010 toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling tot vorming van een openbaar lichaam genaamd "OVERgemeenten" en per 1 januari 2012 tot Cocensus. In de zomer van 2012 zijn de recreatieschappen Landschap Waterland en het Twiske gefuseerd. Het register moet dus worden geactualiseerd. KPI 1.6 IWandaatregeling archiefzorg De archiefzorg (bestuurlijke verantwoordelijkheid) die het college van burgemeester en wethouders draagt voor het archief is niet mandateerbaar. Operationele aspecten van de archiefzorg zoals het ondertekenen van verklaringen, kunnen wel worden gemandateerd. Bij het op afstand zetten van de ambtelijke organisatie van Oostzaan in OVER-gemeenten is gekozen om een algemeen afdoenings- en ondertekeningsmandaat aan de directie van OVER-gemeenten te verlenen voor alle bevoegdheden die aan het college toekomen en daarnaast om ondermandaat te verlenen aan afdelingshoofden, die op hun beurt ondermandaat kunnen verlenen aan hun ondergeschikten. Uitzonderingen waarin het college géén mandaat of volmacht verleent worden expliciet benoemd in de delegatie/ mandaatregeling OVER-gemeenten 2010. De archiefzorg wordt niet als uitzondering benoemd. Hieruit volgt impliciet dat medewerkers mandaat hebben om de verklaringen te ondertekenen die de specificatie van vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden betreffen. KPI 1.7 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Omdat Oostzaan haar ambtelijke organisatie, en dus ook de documentaire informatievoorziening (DIV), op afstand heeft gezet in OVER-gemeenten, zijn feitelijk alle archiefbeheertaken uitbesteed. Het gaat bij deze KPI echter specifiek om taken die tot het domein van het informatiebeheer behoren en die worden uitgevoerd door derden OVER-gemeenten huurt geen (tijdelijk) DIVpersoneel in, maakt geen gebruik van externe archiefopsiag en laat geen archieven extern bewerken. De belangrijkste applicatie waarin archief wordt gevormd, Berichtenadministratie, draait volledig op interne servers en is niet van buiten het netwerk te benaderen. ICT van Oostzaan heeft aangegeven dat er geen applicaties extern worden gehost, waarin archiefvorming plaatsvindt Het beheer van de statische archieven van Oostzaan is uitbesteed aan Gemeentearchief Zaanstad op basis van een dienstverleningsovereenkomst.

3.2 Kwaliteitssysteem archiefbeheer KPI 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer Sinds 2010 schrijft de wet voor dat overheidsorganen voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik maken van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd Het gaat hierbij niet zozeer om een 'systeem, maar om het organiseren van een permanente cyclus van het stellen van kwaliteitseisen, en deze vervolgens

11

KPI verslag Oostzaan 2013 Niet-overgebrachte archieven

implementeren, toetsen, evalueren en vei beteren OVER-gemeenten heeft (nog) geen kwaliteitssysteem dat de hele beheerketen van informatie omvat De volgende onderwerpen zouden in een kwaliteitssysteem belegd moeten zijn • de organisatie van het informatiebeheer (strategisch, tactisch en operationeel) in relatie tot (het informatiebeleid van) de totale organisatie, haar werkprocessen, en (externe) ontwikkelingen die het informatiebeheer raken • de periodieke toetsing van de stand van zaken van het informatiebeheer en verbeterplannen • het beleggen en vastleggen van bevoegdheden inclusief (onder)mandatering, verantwoordelijkheden en taken op het terrein van informatiebeheer • het vastleggen van procedures voor informatiebeheer, zoals voor documentenbehandeling, dossiervorming en vernietiging of overbrenging • (voldoende en voldoende geschoolde) mensen en middelen om het mfoimatiebeheer uit te voeren e het toezien op een correcte uitvoering van het informatiebeheer conform procedures o het bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de informatie, met een beschrijving van die informatie de relatie met de werkprocessen waarop de informatie betrekking heeft, de vindplaats of de applicatie waarin de informatie is opgeslagen, de onderlinge relatie(s) -denk aan dossiervorming of de relatie tussen analoge en digitale informatie die op eenzelfde zaak betrekking heeft - , de bewaartermijn en andere metadata noodzakelijk voor het beheer op de lange(re) termijn o de duurzaamheid, zorg voor authenticiteit en beveiliging van de informatie Er zijn verschillende manieren om een kwaliteitssysteem vorm te geven men kan een bestaand kwaliteitssysteem (zoals het INK-model) toepassen, zelf een kwaliteitssysteem ontwikkelen op basis van NEN 15489 of de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, of een cyclus van evaluatie en implementatie opzetten op basis van een Beheerplan Informatiehuishouding "* KPI 2.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Het college heeft de gemeentearchivans van Zaanstad benoemd voor het toezicht op het beheei van de met-overgebrachte archieven van Oostzaan en het beheer van de Oostzaanse archieven in de archiefbewaarplaats van Zaanstad De gemeentearchivaris van Zaanstad is in het bezit van een diploma archivistiek KPI 2.3 Verslag toezicht archiefbeheer Het laatste integiale rapport van de archiefinspectie (gemeentelijke + provinciale inspectie) dateert van 2008 Omdat Oostzaan m éen ambtelijke organisatie is ondergebracht met Wormerland, dat onder het toezicht van het Waterlands Archief valt, hebben Gemeentearchief Zaanstad en Waterlands Archief afgesproken om beurtelings een KPImeting uit te voeren het ene jaai het Waterlands Archief en het volgende jaar Gemeentearchief Zaanstad Het is de bedoeling dat er vanaf nu dus tweejaarlijks een KPIverslag van Oostzaan aan het college wordt gezonden KPI 2.4 Verslag beheer archiefbewaarplaats Het laatste jaarverslag over het beheer van de archiefbewaarplaats in Zaanstad dat naar Oostzaan is gestuurd dateert van 2009 Vanaf 2013 zal het college van Oostzaan jaarlijks een verslag van het beheer van de aichiefbewaarplaats ontvangen

** De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten is ontwikkeld door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING), zie littp //www kinqqeineenten nl/kiriq-kwaliteitsinstituutriederlandi:>e-qeineenteii/ovei-king/nieuws/201 Vnieuwe-publicatie-baseline informatiehuishoudinq-qemeenten De gemeente Amsterdam heeft een format vooi een Beheerplan Informatiehuishouding ontwikkeld, zie http /'/stadsarchief amsterdam nl/stadbarchief over ons/archiefinspectie/toelichtinq beheersla n pdf.

12


3.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden KPI 3.1 Geordend overzicht Het papieren archief is leidend voor Oostzaan OVER-gemeenten beschikt over overzichten m Excel van respectievelijk papieren dossiers Oostzaan 1900-2013 en documenten 20002010 (met een koppeling naar het dossier waartoe de documenten behoren) Vanaf 2010 worden m het documentmanagementsysteem (DMS) van GemeenteOplossingen nl scans toegevoegd aan de registratie Dossiers die m digitale vakapplicaties worden gecreëerd, worden op papier afgedrukt en opgenomen in het Excelbestand Hiermee heeft Oostzaan een (redelijk) compleet beeld van het papieren archief zoals dat bij OVER-gemeenten m de archiefruimte staat Dit betekent niet automatisch dat DIV overzicht heeft over alle archiefvorming Oostzaan zet relatief veel taken op afstand zonder altijd zicht op de archiefvorming te houden of voorzieningen te treffen (zie KPI 1 4-1 5) Ook heeft DIV geen zicht op digitale archiefbescheiden die op netwerkschijven worden opgeslagen of die worden ontvangen in/verstuurd vanuit persoonlijke mailboxen van de medewerkers In 2012 zijn voor Oostzaan (slechts) 732 e-mails geregistreerd, voornamelijk afkomstig uit de algemene postbussen die door DIV worden bijgehouden KPI 3.2 Authenticiteit en context OVER-gemeenten heeft geen metagegevensschema, dit is de beschrijving van eigenschappen die aan archiefstukken worden meegegeven, in welke velden deze eigenschappen in systemen worden vastgelegd en hoe de velden in de in gebruik zijnde systemen zich tot elkaar verhouden Dit is nodig voor de (digitale) uitwisselbaarheid van gegevens, bijvoorbeeld bij overbrenging van digitale archiefbescheiden naar een e-depot, maar ook voor het digitaal verwelken van informatie in ketenverband Het huidige DMS van OVER-gemeenten voorziet in de mogelijkheid om de gegevens op te nemen die wettelijk zijn vereist om de authenticiteit en context van archiefbescheiden vast te leggen Een aantal digitaal verlopen werkprocessen m vakapplicaties blijven buiten het beheer van het DMS Van afgesloten zaken worden in zo n geval papieren afdrukken gemaakt Het vasthouden aan een volledig papieren archief terwijl een steeds groter deel van de organisatie deels of geheel digitaal werkt nadert zijn uiterste houdbaarheidsdatum Digitaal 'geboren' archiefbescheiden zouden ook digitaal beheerd moeten worden Dit betekent tijdig vernietigd, gemigreerd of geconverteerd en voorzien van relevante metadata OVER-gemeenten heeft al langer plannen om digitaal, zaakgericht te gaan werken en een zaaksysteem/DMS aan te schaffen Tegelijkertijd vindt een onderzoek naar regionale samenweikingsvormen plaats Afhankelijk van de uitkomst(en) zullen m 2014 keuzes gemaakt moeten worden KPI 3.3 Systeem voor toegankelijkheid In de beheersystemen die door DIV worden bijgehouden (overzichten m Excel en DMS) kan op ieder ingevuld metagegeven gezocht worden Hierbij moet worden aangetekend dat stukken onvindbaar zijn als medewerkers geen goede gegevens meegeven aan archiefbescheiden Een simpele typefout kan een dossier of archiefstuk al onvindbaar maken KPI 3.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Het door OVER-gemeenten gebi uikte papier voldoet aan de norm voor duurzaamheid (NEN 2728 2006) De printei/scanners (Xerox Workcentre 7125) en bijbehoiende toners die in de gemeentelijke administratie m gelDruik zijn, komen niet voor op de lijst van printers waarvan door het COT is vastgesteld dat zij voldoen aan de duutzaamheidsnorm ISO 11798 1999 ^ Er IS echter wel een verklanng van een Zweeds testbureau (SP Swedish National Testmg and Research Institute) waaruit blijkt dat de betreffende pnnter/scanner SPCR004-gecertificeerd IS In deze certificering zouden de eisen uit ISO 9706, ISO 11108 en ISO 11798 zijn meegenomen

' Te vinden op http //wwwcot-nl coni/en/laboratorium/printerkeuringen/printerliist html

13

KPI verslag Oostzaan 2013 Niet-overgebrachte archieven

KPI 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag OVER-gemeenten maakt gebruik van duutzame verpakkingsmaterialen bij de opslag van papieren archiefbescheiden (zuurvrije archiefdozen, dossiei mappen, tabstroken, zippels) KPI 3.6 Systeem voor duurzaamheid (bewaarstrategie) Voor de overleving van papieren aichiefbescheiden zijn waatborgen m de wet opgenomen, zoals het gebruik van duurzame materialen en bewaring in een geklimatiseerde ruimte Dit is niet het geval voor de duurzaamheid van digitale archiefbescheiden Daarom is het formuleren van een bewaarstrategie noodzakelijk Hierin moet worden beschreven hoe te handelen wanneer een randvooi waarde voor digitale bewaring wijzigt (bijvoorbeeld opslagformaat of drager) en wie daarvoor verantwoordelijk is Oostzaan heeft formeel een papieren archief en voldoet aan de waarborgen voor een duurzaam papieren archief Het is dus niet nodig om een bewaarstrategie voor het papieren archief te formuleren Een bewaarstrategie voor digitaal archief ontbreekt terwijl dit wél noodzakelijk is Ook m OVER-gemeenten wordt steeds meer archief digitaal gecreëerd en dit moet volgens de wet ook digitaal worden bewaard, denk bijvoorbeeld aan e-mail en aan bescheiden in vakapplicaties

3.4 Digitale bescheiden in het bijzonder KPI 4.1 Opbouw digitaal informatiebeheer OVER-gemeenten is bekend met, maar werkt niet op basis van, het Referentiekader Opbouw Digitaal Infoimatiebeheer (RODIN) RODIN biedt een handvat voor het mnchten van de digitale beheeromgeving in de vorm van een checklist waarin alle wet- en regelgeving voor digitaal archiefbeheer is opgenomen Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting KPI 4.2 Functionele eisen Behalve de functionele eisen voor papieren en digitale archiefbescheiden die in KPI 3 2 a! aan de orde zijn gekomen, geldt voor digitale archiefbescheiden dat ook het 'gedrag' moet worden vastgelegd Dit is van belang bij archiefbescheiden waarvan de functionaliteiten bij conversie of migratie niet automatisch bewaard blijven, zoals 3D-bestanden, rekenbladen, websites, audio- en videobestanden en afbeeldingen Men moet dus in kaart hebben welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie worden gebruikt en kiezen voor opslag m gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen en gedrag behouden Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een digitale bewaarstrategie waarover OVER-gemeenten nog met beschikt (zie KPI 3 6) KPI 4.3 Aanvullende metagegevens Er zijn geen aanvullende (technische) metagegevens ontworpen en geïmplementeerd KPI 4.4 Opslagformaten Digitaal gemaakte archiefbescheiden (scans) worden bewaard in het formaat PDF/A-1a Dat IS het meest duurzame opslagformaat dat op dit moment beschikbaar is KPI 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie- en/of encryptietechnieken Bijgevolg zijn geen speciale voorzieningen noodzakelijk KPI 4.6 Conversie en migratie OVER-gemeenten heeft (nog) geen conversie of migratie toegepast in 2009 is Oostzaan overgegaan op het pakket Benühtenadministratie van GemeenteOplossingen nl Bestanden uit eerder gebruikte systemen zijn niet gemigreerd naar het nieuwe pakket Inmiddels wordt omgezien naar een nieuw zaaksysteem/documentmanagementsysteem omdat Berichtenadministratie zaakgericht werken met ondersteunt en de leverancier het pakket niet wil doorontwikkelen Van iedere migratie moet een verklaring worden opgemaakt Deze verklaring moet behalve een specificatie van de gemigreerde archiefbestanden ook aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan

14

KPI verslag Oostzaan 2013 Niet ove'"gebrachte archieven

3.5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden KPI 5.1 Selectielijst en stukkenlijst Voor het bepalen van de bewaartermijn (de selectie) van archiefbescheiden maakt OVERgemeenten gebruik van de voor alle Nederlandse gemeenten geldende selectielijsten voor respectievelijk archiefbescheiden die zijn ontstaan voor 1 januan 1996 en archiefbescheiden van na die datum OVER-gemeenten gebruikt geen eigen stukkenlijst bij het toekennen van bewaartermijnen in de dynamische fase KPi 5.2 Vernietiging en verklaringen Wanneer de bewaartermijn is verstreken, worden archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen op een vernietigingslijst geplaatst De vernietigingslijst 2012 was voor het eeist voorzien van de selectiegrond (categorie van de selectielijst op grond waarvan vernietigd mag worden) wat al langer een eis van Gemeentearchief Zaanstad was waaraan tot 2012 niet werd voldaan Na beoordeling door afdelingshoofden die kunnen aangeven of dossiers/ bescheiden alsnog moeten worden bewaard uit het oogpunt van bedrijfsvoering of verantwoording wordt de vernietigingslijst naar de archiefinspectie gestuurd die beoordeelt of de wettelijke bewaartermijnen zijn gehanteeid en of dossiers alsnog voor bewaring in aanmerking komen om cultuurhistorische redenen Wanneer de vernietigingslijst is goedgekeurd, ontvangt de gemeente een machtiging van de archiefinspectie waarna tot vernietiging overgegaan kan worden Met deze procedure wordt voorkomen dat stukken te vroeg of ten onrechte worden vernietigd Er zijn geen achterstanden m de vernietiging Een punt van aandacht zijn de digitale archiefbescheiden die in vakapplicaties worden gevormd en buiten beeld blijven van DIV Dit is bij deze KPI meting niet nader onderzocht In dergelijke applicaties it. met altijd sprake van gestructureerde vernietiging op basis van wettelijke bewaartermijnen Te vernietigen digitale bescheiden worden tot heden niet m de vernietigingslijst opgenomen Vernietiging is geen optie maar een wettelijke plicht onder andere om te voorkomen dat privacygevoelige informatie te lang beschikbaar blijft KPi 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen OVER-gemeenten maakt tot op heden geen gebruik van vervanging Daarvan is sprake wanneer papieren bescheiden worden vervangen door digitale reproducties waarna het papier vernietigd wordt en de digitale reproducties het origineel worden OVER-gemeenten werkt hybride men werkt digitaal en archiveert papier Deze overgangssituatie dient zo kort mogelijk te duren Omdat steeds meer documenten digitaal ontstaan - en wettelijk dus ook digitaal bewaard moeten worden - moet steeds vaker een afdruk van het digitale origineel gemaakt worden om het papieren archief compleet te maken Feitelijk is dit ook vervanging Het IS efficiënter om zo snel mogelijk de keuze voor een volledig digitaal archief te maken Hiervoor is het wel noodzakelijk om een goede digitale beheeromgeving in te richten KPI 5.4 Vervreenriding, besluiten en verklaringen Er heeft in de afgelopen vijfjaar geen vervreemding plaatsgevonden

3.6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de KPI 6.1 Overbrenging na 20 jaar Archiefbescheiden dienen na maximaal 20jaai te worden overgebracht naar het Gemeentearchief van Zaanstad OVER-gemeenten heeft een grote achterstand m de overbrenging Het gaat om twee bestanden die nog met zijn overgebracht bouwvergunningen Oostzaan 1900-1999 archief gemeente Oostzaan 1974-1989 (15-jarenblok)

15

KPI-verslag Oostzaan 2013 Niel-overgebrachte archieven

Met de archiefinspectie is afgesproken dat de bouwvergunningen in 2013 gereed zouden worden gemaakt voor overbrenging Dit is slechts half gelukt, men is nu tot in de jaren '60 gevorderd. OVER-gemeenten voert de toegang tot de bouwvergunningen rechtstreeks in het beheersysteem van Gemeentearchief Zaanstad (Mais-Fiexis) in en verzorgt de beschreven dossiers tegelijkertijd materieel Het Gemeentearchief accepteert alleen geordende, toegankelijke en materieel verzorgde archieven Het archief Oostzaan 1974-1989 is op dit moment voor minder dan de helft geschoond, materieel verzorgd en beschreven Het te bewaren archief Oostzaan 1990-2009 is, met uitzondering van de notulen van de gemeenteraad en het college van B&W, verhuisd naar de archiefruimte in Wormerland om te worden gesplitst in twee tienjarenblokken In 2014 zal OVER-gemeenten een inhaalslag moeten maken met het bewerken van de over te brengen archieven KPI 6.2 Verklaring van overbrenging In het geval van overbrenging wordt een verklaring opgemaakt Dit is recent niet voorgekomen KPI 6.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Het IS mogelijk om de overbrenging na 20 jaar uit te stellen, bijvoorbeeld omdat archiefbescheiden voor de uitvoering van taken nog nodig zijn In dat geval moet een machtiging tot opschorting aangevraagd worden bij Gedeputeerde Staten Dit heeft OVERgemeenten niet gedaan, maar opschorting is ook niet van toepassing omdat het uitstel van overbrenging niet wordt veroorzaakt door de behoefte om langer over de bescheiden te beschikken.

3.7 Archiefbewaarplaatsen en archiefruimten 7.3 Archiefruimten In de zomer van 2012 heeft de provinciale archiefinspectie van Noord-Holland, op uitnodiging van de archiefinspectie van Gemeentearchief Zaanstad, de archiefruimte in het gemeentehuis van Oostzaan geïnspecteerd. De reden hiervan is dat de adjunct-provinciaal inspecteur is gespecialiseerd in archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en dus nuttige adviezen over de huisvesting van archieven kan geven BIJ die inspectie is geconstateerd dat de archiefruimte van Oostzaan niet volledig aan de wettelijke eisen uit de Archiefregeling voldoet op de volgende punten De stoombevochtiger van de klimaatinstallatie is achter een deels loshangende plaat bevestigd Dit doet afbreuk aan de brandveiligheid Ook op andere punten maakt de uitvoering van de brandwerendheid geen degelijke indruk Afdekplaten zitten los, overlappen onvoldoende of zijn niet afgedicht. De afwerking van de aanwezige brandkleppen is onvoldoende Er IS een calamiteitenplan voor de archieven aanwezig, maar geen beheerplan waarin praktische zaken ais schoonmaak, toegangsbeheer. klimaatbewaking e d. staan beschreven Er staat te veel archiefmateriaal m de ruimte waardoor op de bovenste iegborden archiefdozen zijn geplaatst Te dicht bij de uitmondingen van ventilatiekanalen geplaatste archiefbescheiden verhogen de kans op brand Bovendien wordt de schoonmaak bemoeilijkt Juist regelmatige schoonmaak zorgt en/oor dat ongedierte en schimmels zo weinig mogelijk kans krijgen Daarnaast kon van een aantal bouwkundige aspecten niet worden vastgesteld dat de archiefruimte aan de eisen voldoet Niet duidelijk is of de leidingen die als opbouw in de ruimte zijn uitgevoerd, alleen dienen voor noodzakelijke voorzieningen in de archiefruimte zelf Er lijken watervoerende leidingen door de ruimte te lopen die niet voor de archiefruimte zelf zijn bestemd Dit zou lekkages en waterschade tot gevolg kunnen hebben Daarnaast IS elke (niet-noodzakelijke) doorvoering een aantasting van de brandwerendheid van de archiefruimte Oostzaan zou de aard van de leidingen nader moeten onderzoeken

16


Het is niet duidelijk of alle ventilatiekanalen die door de ruimte lopen zijn voorzien van brandi
3.8 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Niet van toepassing.

3.9 Rampen, calamiteiten en veiligheid KPI 9.1 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland heeft in 2011 in samenspraak met Politie, GHOR en de betrokken gemeenten een uitgebreid regionaal risicoprofiel opgesteld. Hierbij is de landelijke Handreiking Regionaai Risicoprofiel gevolgd die zes vitale belangen benoemt, waaronder "Veiligheid cultureel erfgoed" (vitaal belang no. 6). Onderdeel van het risicoprofiel is de uitwerking van een aantal rampenscenario's op basis van impact en waarschijnlijkheid (risicoanalyse). Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland heeft er bewust voor gekozen om de veiligheid van het cultureel erfgoed niet nader uit te werken in de risicoanalyse. Er zijn dus ook geen procedures opgesteld voor de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals te bewaren archiefbescheiden. KPI 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Oostzaan beschikt over een gedetailleerd calamiteitenplan voor de dynamische en semistatische archieven. Hierin staat, onder meer, beschreven: verantwoordelijkheden, handelwijze bij calamiteiten, prioriteitenlijst van te evacueren archieven, lijst van te waarschuwen personen en instanties en de waarschijnlijkheid dat een bepaalde calamiteit zich voordoet (risicoanalyse). Een minpunt is dat het plan dateert van april 2008 en sindsdien niet is geactualiseerd.

3.10 Middelen en mensen KPI 10.1 Middelen De onderstaande tabel geeft een indicatie van de kosten die Oostzaan en Wormeriand samen besteden aan het archief- en informatiebeheer bij OVER-gemeenten. Op dit moment zijn er geen objectieve kengetallen die kunnen aangeven of OVER-gemeenten in positieve of

17

i I


negatieve zin afwijkt van de i
Kosten in euro 2013 361.163,0,3.000,niet apart begroot niet apart begroot 0,17.739,niet bekend minimaal 381.902,-

Kostenposten specifiek Oostzaan Aansluiting Oostzaan bij Gemeentearchief Zaanstad Subtotaal Oostzaan

Kosten in euro 2013 25.697,25.697,-

KPI 10.2 Mensen, kwantitatief ten behoeve van beiieer De DlV-afdeling van OVER-gemeenten heeft 5,22 fte (6 personen) in dienst voor postregistratie, scannen en archiefwerkzaamheden. Van de 5,22 fte wordt 0,5 fte besteed aan het databeheer voor de Datadistributiesystemen (DDS) Ook hier geldt dat kengetallen niet voorhanden zijn Wel is het zo dat er achterstanden zijn in bepaaide wettelijk verplichte werkzaamheden, zoals de bewerking van archieven voor overbrenging naar het Gemeentearchief (zie KPI 6.1) KPI 10.3 Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer De DlV-afdeling van OVER-gemeenten is voldoende opgeleid op het terrein van archief- en informatiebeheer, zoals blijkt uit onderstaande tabel. Aantal personen 1 3 1 1 Totaal: 6

Uren per week 16 108 32 32 188

Fte 0,44 3,00 0,89 0,89 5,22

Opleidingsniveau SOD1 S0D1 en SOD2 S0D1,S0D2enWA S0D1,S0D2enHMDI

Het is wel verstandig om het personeel te blijven bijscholen omdat de documentaire informatievoorziening in het huidige tijdgevwicht snel verandert. KPI 10.4 Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Gemeentearchief Zaanstad heeft 1,1 fte beschikbaar voor toezicht, bestaande uit 1,00 fte archiefinspecteur en 0,1 fte gemeentearchivaris. Voor het toezicht op Oostzaan is daarvan 0,22 fte beschikbaar. Dit is conform de landelijk gebruikte Rekennorm (inter-)gemeentelijke archiefinspectie Het toezicht bestaat uit het uitvoeren van inspecties, het geven van voorlichting en adviezen, het beoordelen van vernietigingslijsten en het begeleiden van overbrengingen van archieven naar het Gemeentearchief.

18

2

Overzicht van de belangrijkste conclusies en aandachtspunten uit het rapport en de acties en uitwerkingen. Aandachtspunt, advies Punten 1.1, 1.2 en 1.3 Actualisatie van de Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer.

Uitwerking, status, planning

Een nieuwe Archiefverordening is door de Gemeenteraad van Oostzaan op 11 november 201 3 vastgesteld. Deze is na vaststelling ter kennisname gezonden aan GS. De Archiefverordening 2004 is ingetrokken. Een nieuw Besluit Informatiebeheer is door het college van Burgemeester en Wethouders op 3 juni 2014 vastgesteld. Het Besluit Informatiebeheer 2007 is ingetrokken.

Punt 1.4 Zorg voor het archiefbeheer bij de uitbesteding van gemeentelijke taken en gemeenschappelijke regelingen.

Bij de uitbesteding van gemeentelijke taken blijft de gemeente Oostzaan zorgdrager van het archief. Meer dan in het verleden zijn we er nu alert op dat er afspraken over archivering in dienstverleningsovereenkomsten of verantwoordelijkheden voor het archief in gemeenschappelijke regelingen worden opgenomen. Ook bij overdracht van dossiers (bijvoorbeeld de personeelsdossiers van de Brandweer naar de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland) wordt nu de terbeschikkingstelling formeel geregeld.

Punten 2.1. 3.2. 4.1. 4.2 Digitale archiefvorming en papieren archief. Inrichting digitale documenten beheeromgeving. Functionele eisen van digitale archiefbescheiden. Kwaliteitsysteem archiefbeheer

Het registratiesysteem (de Berichten Administratie) waar we op dit moment mee werken heeft géén mogelijkheden om digitale archiefvorming goed te organiseren. In 201 3 is gestart met een onderzoek en oriëntatie naar zaakgericht werken en de systemen die dit ondersteunen. Begin 201 4 is een pilot gestart met één van deze systemen (Mozard) die bij een groeiend aantal gemeenten succesvol hiervoor wordt ingezet. Bij een positieve uitkomst van de pilot kan de applicatie voor alle processen ingezet worden.

Bij de parameterisering van de applicatie, het technisch en functioneel applicatiebeheer en de procesvorming dienen deze aandachtspunten vanuit de KPI-rapportage over de bewaring en beheer van digitale documenten, meegenomen en verankerd te worden. Niet alleen in de applicatie maar ook in de werkprocessen!

Punt 6.1 Achterstanden in overbrenging van de te bewaren archiefbescheiden naar het Gemeentearchief Zaanstad: bouwvergunningen 1900-1999. - Archiefblok 1974-1989

Punt 7.3 Archiefruimte in Oostzaan voldoet niet volledig aan de eisen. Hierdoor is de archiefruimte niet bestemd voor archiefbescheiden die permanent te bewaren zijn.

Tenslotte is een nauwere samenwerking met de collega's van team Informatie nodig om deze (en andere) informatievraagstukken integraal op te pakken. Bouwverqunninqen 1900-1999 Een eerste deeloplevering (periode 1 900-1 960) van deze overdracht heeft afgelopen mei al plaatsgevonden. Momenteel wordt er hard gewerkt aan de materiële verzorging en inventarisatie van het volgende deelblok; de periode 1 961 -1 980. Overdracht van dit blok staat gepland voor oktober 2014. Hierna kan de overdracht van het laatste deelblok (1 981 -1 999) opgepakt worden. Archiefblok 1974-1989 Van dit archiefblok is de materiële verzorging afgerond en is ca. 30% ook al geïnventariseerd. Zodra de overdracht van de bouwvergunningen 1 900-1 999 gereed is, zal de overdracht van dit blok verder worden afgerond. Een aantal te bewaren archiefblokken zijn al verhuisd naar de archiefruimte in Wormerland. Gezien het lopende onderzoek naar de reductie kantoorruimte (en de consequenties hiervan) is dit punt nog niet verder uitgevoerd. Zodra hierover meer duidelijkheid is, kan dit verder worden opgepakt.

Telefoon Fax Gemeenteraad Oostzaan

Recommend Documents