Technisch voorproefje van Office 2010

Office 2010 In het kort: Consistenter gebruik Ribbon in Office 2010 64-bit support en multithreading Van Groove naar SharePoint WorkSpace Synchroniseren en Office Web Apps

Technisch voorproefje van Office 2010 Jeroen Scholten En Maarten Smid

Office 2010 komt eraan. Onlangs heeft Microsoft de aftrap gegeven door de eerste Technical Preview beschikbaar te stellen aan een select aantal testers. In dit artikel bespreken we eerst de opvallende nieuwe zaken in de Office 2010-client en daarna vernieuwingen in de servercomponenten. In Office 2007 was de meest in het oog springende verandering voor gebruikers de Ribbon. De reden hiervoor was dat de voorgaande versies van Office door de veelvoud aan functies en opties in de klassieke dropdown-menu’s steeds onoverzichtelijker ­waren geworden. Om een voorbeeld te g­ even: Word 1.0 bevatte ongeveer vijftig functies, verdeeld over vijf toolbars. In Word 2003 waren dit er ongeveer 250 functies, verdeeld over maar liefst 31 toolbars!

Ribbon

Dit artikel is gebaseerd op Office 2010 Technical Preview en SharePoint 2010 Technical Preview. Aangezien deze producten nog in ontwikkeling zijn, is het mogelijk dat besproken onderdelen in artikel afwijken van wat u in volgende releases aantreft. 32

september 2009

In Office 2007 werd de Ribbon maar in een aantal applicaties geïntroduceerd. In Office 2010 is de Ribbon nu consistent doorgevoerd in alle applicaties, wat moet zorgen voor een meer uniforme beleving. Ook is het nu mogelijk om één of meerdere persoonlijke tabs binnen de Ribbon samen te stellen. Hierop kunnen eindgebruikers de door hen meest gebruikte functies toevoegen. Op deze manier werkt Microsoft met Office 2010 naar een meer persoonlijke ­ervaring voor de eindgebruikers. Uiteraard kunnen bedrijven hier hun speciaal ontwikkelde tools en add-ons ook in kwijt.

64-bit & multithreading Microsoft is al een tijd geleden de weg richting een uniform 64 bit-platform ingeslagen. Tot nu toe ging het vooral om de serverproducten, zoals Exchange 2007 en Groove Server 2007. Door de opkomst van de 64-bits edities van producten als Windows Vista en Windows 7 is de komst van Office 2010 64-bits een ­logisch vervolg. Met deze producten is nu een uniforme 64-bits-desktop te realiseren. De Office 2010 client-applicaties zijn ­natuurlijk ook nog in 32-bit te verkrijgen. Bij een overstap naar een 64-bit platform is een upgrade niet mogelijk. Om gebruik te kunnen maken van de 64-bit versie dient het OS ook 64-bit te zijn. Daarnaast moet de hardware hiervoor geschikt zijn. Een ­upgrade naar een 64-bit platform kan dus hogere kosten met zich meebrengen. Aanvullend zijn de meeste Officeapplicaties, in navolging van Excel 2007, nu ook multithreaded. Dit komt voort uit het feit dat steeds meer moderne computers zijn uitgerust met muli-core processors. Oudere software maakt slechts gebruik van één core om berekeningen te verwerken, maar TechNet Magazine

multithreaded software als Office 2010 kan ­meerdere berekeningen over verschillende cores verdelen. De combinatie van een 64-bit en multithreading zorgt er bovendien voor dat grotere documenten zonder problemen en met ­dezelfde snelheid bewerkt kunnen worden als kleinere bestanden. Voor Excel 2010 ­betekent dit bijvoorbeeld dat er probleemloos meer dan 2 GB aan geheugen gebruikt kan worden.

Figuur 1 Outlook 2010 Quick Steps; veelgebruikte functies binnen handbereik

Outlook 2010 De wijzigingen in Outlook 2010 zijn de meest in het oog springende. Met de Ignoremode kan de gebruiker zich uit een actieve mailwisseling verwijderen. De binnenkomende e-mails voor die thread worden dan automatisch verplaatst naar de map Verwijderde Items. Verder is het nu mogelijk om met de CleanUp-functie dubbele berichten automatisch op te zoeken en te verwijderen. Dit zijn onder andere berichten waar met de ­reply-functie het origineel steeds mee wordt gestuurd. De CleanUp-functie herkent deze mails en schoont alle voorgaande op om ­alleen de laatste te behouden. Deze bevat immers alle informatie uit de voorgaande e-mails. Zo houdt u een schone mailbox en het bespaart ook nog opslagruimte.

Quick Steps Een nieuw fenomeen in Outlook 2010 zijn de Quick Steps (zie Figuur 1). Dit is een ­onderdeel in de Ribbon, dat een a­ antal voorgeprogrammeerde functies bevat die veel g­ ebruikt worden. Met de ‘Forward: FYI’-knop wordt een bericht bijvoorbeeld ­automatisch voorzien van een ‘FYI:’-prefix in de onderwerpregel. Het gebruik van de ‘To Manager’-knop resulteert, v­ anzelfsprekend, in een e-mail naar de manager. Deze ­manager is dan wel zelf te configureren door de eindgebruiker of - indien er gebruik wordt gemaakt van een Exchange-omgeving - een beheerder. Ook het gebruik van Text Messaging is nieuw. Hiermee kunt u vanuit Outlook 2010 sms-berichten klaarzetten die vervolgens verzonden worden via de mobiele ­telefoon. Ook inkomende sms-berichten worden ­getoond in Outlook 2010. De voorwaarde is wel dat er gebruik wordt gemaakt van een Windows Mobile-toestel, dat via Exchange ActiveSync is gekoppeld aan de ­Exchange-omgeving. TechNet Magazine

Conversation View zorgt ervoor dat de mailbox er meer opgeschoond uitziet. Berichten die zijn uitgewisseld over eenzelfde ­onderwerp worden gegroepeerd weergegeven. Ook bij het reageren op een dergelijke thread wordt weergegeven of er op het laatste bericht uit die conversatie gereageerd is. Dit komt in beeld met een Mail Tip (zie Figuur 2). Deze Mail Tips worden gegeven voor het versturen van een bericht. Zo kan het zijn dat de ontvanger afwezig is (Out of Office) of dat de mailbox van de ontvanger vol zit en hij het bericht niet kan ontvangen. Dit scheelt onnodige e-mails en dus ruimte op de servers. Mail Tips zijn beschikbaar bij het gebruik van Outlook 2010 in combinatie met Exchange 2010. Naast alle eerder genoemde functies is er nu ook ondersteuning voor meerdere Exchange-server-accounts, een veel gehoorde wens van fanatieke Outlook-gebruikers.

Figuur 2 Mail Tips helpen bij het verwerken van e-mail

Groove wordt SharePoint Workspace In Office 2007 werd Microsoft Groove ­geïntroduceerd, een oplossing voor samenwerken in teams. De techniek hiervoor kocht Microsoft van het bedrijf Groove Networks. In Office 2010 is de naam Groove verdwenen en vervangen door SharePoint Workspace 2010. Nieuw in SharePoint Workspace is dat ook reguliere folders op het bestandssysteem kunnen worden ­gedeeld, zonder dat deze in een workspace opgenomen zijn. Ook kunnen nu twee ­typen workspaces worden aangemaakt, een SharePoint en een Classic Workspace. De SharePoint Workspace is een offline ­kopie van een SharePoint-site. Zodra de ­gebruiker opnieuw verbinding heeft met het internet, wordt deze gesynchroniseerd. Op deze manier kunnen mobiele werkers september 2009

33

Office 2010

Figuur 3 In SharePoint Work­ space 2010 is de integratie met andere Office 2010-producten sterk verbeterd ten opzichte van Groove 2007

gebruikmaken van alle functionaliteiten, zonder dat ze verplicht online hoeven te zijn. Daarnaast is het voordeel ten opzichte van een Classic Workspace dat deze altijd een online kopie heeft in de vorm van de SharePoint-site (zie Figuur 3). De Classic Workspace is een workspace zoals deze binnen Groove 2007 bekend was. Deze is door de gebruiker zelf aan te maken en te beheren. Door middel van zogenaamde invites kunnen de personen worden uitgenodigd gebruik te maken van de workspace. Deze personen kunnen zowel binnen als buiten de organisatie werkzaam zijn. ­

Word 2010

Figuur 4 In Word 2010 kun je met meerdere auteurs in één document werken

Figuur 5 Met SparkLines kun je in Excel 2010 minigrafieken opnemen in een enkele cel

34

september 2009

Word is samen met Outlook misschien wel het meest gebruikte onderdeel van de Office-suite. De meest in het oog springende functie is de mogelijkheid om gelijktijdig, met meerdere collega’s, aan één document te werken. Dit bespaart de tijd van het heen en weer mailen van verschillende versies en het zorgt ervoor dat er geen verlies van data is door deze acties. Er is live te zien wat de co-auteur aanpast aan het document en wie dit is (zie Figuur 4). Deze functionaliteit wordt Co-Editing genoemd en is beschikbaar bij het gebruik van SharePoint Server 2010 of Windows Live.

Excel 2010 Ook in Excel zijn de nodige veranderingen aangebracht. Zo beschikt Excel 2010 ook over de Co-Editingfunctie. Daarnaast zijn SparkLines een belangrijke nieuwe ­functionaliteit.

Hiermee kunnen mini­grafieken in een enkele cel worden gemaakt om een trend of patroon te visualiseren (Figuur 5). Daarnaast zijn er ook functies verbeterd, z­ oals databars, pivotcharts en conditional formating. De andere veranderingen zijn vooral terug te vinden in de zogenoemde calculation ­engine van Excel. De resultaten van wiskundige, financiële en statistische berekeningen zijn nauwkeuriger geworden en daarnaast is er een nieuwe versie van de zogenoemde Solver aanwezig in Excel 2010. Bi-directionele datakoppelingen, met SQLdatabases, zijn nu ook mogelijk. Op deze manier kunnen de bewerkte gegevens ook zonder moeite worden teruggeschreven. Parallel aan de ontwikkeling van Excel 2010 wordt ook Project Gemini ontwikkeld. Deze gratis Business Intelligence plug-in voor Excel 2010 bevat de mogelijkheden om grote hoeveelheden data, tot miljoenen regels, van verschillende bronnen te analyseren en aan te passen. Hier komt de multithreading en 64-bit ondersteuning van Excel 2010 goed van pas. Project Gemini wordt ontwikkeld in samenwerking met het SQL-team.

Algemene functionaliteit Naast applicatiespecifieke functionaliteit zijn er ook functies die voor alle applicaties binnen de Office 2010-suite gelden. Zo is de Office-knop weer aangepast en vierkant g­ eworden. Een druk op deze knop toont direct relevante documentinformatie. Dit noemt Microsoft BackStage en hiermee wordt direct informatie over de auteur, de versies van het document en een live preview getoond. BackStage heeft ook integratie met Office Communicator, waardoor de status van de auteur kan worden bekeken en ook kan er vanuit dit scherm direct contact worden opgenomen met hem (zie Figuur 6). Veel Office 2010-functies kennen nu een preview-functie. Met name de printfunctionaliteit is sterk verbeterd. Het previewvenster, dat overigens standaard geopend wordt, toont hoe het document uit de printer komt. Dit komt ten goede aan het doel van Microsoft om van Word 2010 een WYSIWYG-editor (What You See Is What You Get) te maken. Ook het plakken van een tekstalinea kent nu een preview­functionaliteit. Daarnaast is het exporteren en opslaan van documenten naar het bekende PDF-formaat nu een standaardfunctionaliteit. In Office 2007 moest hiervoor nog een (gratis) plugTechNet Magazine

in geïnstalleerd worden. Ten slotte is er nog de nieuwe mogelijkheid om screenshots in ­documenten te zetten. Via de Ribbon kunnen screenshots genomen worden of eerder genomen screenshots worden ingevoegd.

Figuur 6 In de Document Properties View, ofwel BackStage, kan via de Office Communicator direct contact met de auteur opgenomen worden

Office Synchronization Center Met dank aan het Office Synchronization Center wordt nu bij het openen van een document vanaf een SharePoint-site ­automatisch een lokale kopie gemaakt. Deze kopie kan vervolgens offline bewerkt worden. Wanneer de eindgebruiker weer online komt, worden de wijzigingen automatisch gesynchroniseerd met de SharePoint-site. Hierdoor is het niet meer nodig om handmatig een lokale kopie te maken en die later weer handmatig terug te zetten. Dit maakt het offline werken een stuk makkelijker en het voorkomt daarbij de omloop van verschillende versies van een document. De voortgang van deze acties is te zien in het Office Synchronization Center (Figuur 7).

Vijf versies Office 2010 zal in een vijftal verschillende versies verschijnen, waaronder drie voor de consumentenmarkt. Dit zijn de volgende versies: • Office Home and Student: bevat Word, Excel, PowerPoint en OneNote • Office Home and Business: bevat Outlook, Word, Excel, PowerPoint en OneNote • Office Professional: bevat Access, Publisher, Outlook, Word, Excel, Power­ Point en OneNote En de twee voor de zakelijke markt zijn: • Microsoft Office Standard: bevat Excel, PowerPoint, Word, OneNote en Publisher. Hiermee kun je online applicaties op je ­eigen server hosten. • Microsoft Office Professional Plus: ­bevat alle onderdelen van Standard plus Access, InfoPath, SharePoint Workspace en Microsoft Communicator.

Office Mobile/Windows Mobile 7 Windows Mobile 7 is de langverwachte ­opvolger van Windows Mobile 6 en 6.5. In deze nieuwe versie is veel functionaliteit van Office 2010 meegenomen. Onder andere is de weergavetechniek van documenten op het mobiele platform nu gelijk aan die op het desktop-platform. Daarnaast is het mobiele platform nu beter in staat om met TechNet Magazine

Figuur 7 Het Office Synchro­ ni­zation Center zorgt voor het maken van offline kopieën van geopende documenten van een SharePoint-site links naar SharePoint-workspaces en -sites om te gaan. Ook Outlook Mobile heeft veel van de functionaliteiten van Outlook 2010 meegekregen. Zo zijn onder andere de conversation view en text messaging-functionaliteit aanwezig.

Office Web Apps Office Web Apps zijn beschikbaar in alle ­zakelijke versies van Office 2010. Deze ­applicaties kunnen naar keuze beschikbaar worden gesteld aan de gebruikers. Ze zijn als component los te installeren aan de hand van een eigen installer. Deze Office Web Apps vereisen een Windows Server 2008, 64-bits platform, met onder andere de volgende componenten: • Application Server Role, Web Server (IIS 7) Role • Microsoft ‘Geneva’ Framework • Microsoft Sync Framework Runtime (v1.0 x64) • Microsoft Chart Controls for Microsoft .NET Framework 3.5 • Microsoft Filter Pack 14 • Microsoft SQL Server 2008 Native Client Office Web Apps biedt officiële onder­ steuning voor de volgende browsers: • Internet Explorer 7 & 8 • Firefox 3.5 voor Windows, Mac & Linux • Safari 4 voor Mac De beste ervaring met Office Web Apps wordt verkregen door gebruik te maken van Microsoft Silverlight 3.

Microsoft SharePoint 2010 In dezelfde periode dat Office 2010 wordt uitgegeven, brengt Microsoft ook de nieuseptember 2009

35

we versie van SharePoint uit. Naast de functionele veranderingen en toevoegingen is er ook een kleine naamswijziging. Om een duidelijk onderscheid te maken van de desktop-producten wordt de Office-toevoeging weggelaten en heet SharePoint voortaan Windows SharePoint 2010. Hier heeft Microsoft een duidelijke keus gemaakt als het gaat om de ondersteuning van het 32-bit platform. SharePoint 2010 wordt e­ nkel op 64-bit processors ondersteund. Dit geldt niet alleen voor SharePoint, maar ook voor de SQL-omgeving. Daarnaast is het ­minimaal vereist Internet Explorer 7 of ­hoger te gebruiken om toegang te krijgen tot SharePoint 2010. Naast Internet Explorer 7 worden ook Firefox en Safari ondersteund. Zoals aangegeven aan het begin van dit artikel kan bovengenoemde een extra belemmering vormen als het gaat om migratie naar SharePoint 2010. Dit is zeker een punt om mee te nemen bij de keuze voor de nieuwe hardware en het gebruikte platform.

Nieuwe interface Volledig in lijn met de Office-producten is SharePoint 2010 voorzien van Ribbon Control. Hiermee wordt het naast vele ­andere functionaliteiten voor de gebruiker mogelijk om documenten in en uit te ­checken (Multi-select) wanneer men een ­document-library bekijkt. Door gebruik te maken van een asynchrone interface hoeft de pagina niet ververst te worden. Hierdoor heeft de gebruiker de ­indruk in een rich-client te werken. Door het gebruik van Web Edit (een andere nieuwe feature) wordt het mogelijk een site eenvoudig te customizen. Performance Point Server wordt geïntegreerd binnen SharePoint 2010 Enterprise. Door gebruik te maken van het SharePoint 2010-platform is het relatief eenvoudig om zaken als dashboards, scorecards en analytische functies beschikbaar te maken voor SharePoint-gebruikers. SharePoint-beheerders krijgen een uitgebreide set aan nieuwe features in SharePoint 2010. Zo is Central Administration voorzien van de Ribbon die ervoor zorgt dat ­administratieve taken duidelijk en geordend zijn (Figuur 9). Een uitgebreide rapportageen logging-functionaliteit maakt gebruik van een nieuwe SQL-logging ­database die zeer gedetailleerde informatie geeft over de SharePoint-omgeving. De SharePoint Best Practices Analyzer is verder verfijnd. Door TechNet Magazine

Figuur 8 Met Ribbon Control in SharePoint 2010 krijgt de gebruiker een rich-clientervaring

Figuur 9 Central Administration is voorzien van de Ribbon voor een overzichtelijke toegang tot functies

middel van scheduled rules worden potentiële problemen in de omgeving gevonden en is het mogelijk deze ­automatisch op te lossen. Met Unattached Content Database Recovery is het mogelijk sites en lijsten ­terug te vinden zonder dat er een ‘content recovery farm’ voorhanden is. In het ­kader van recovery is het binnen SharePoint 2010 mogelijk de indexrol redundant te maken. Daarnaast kan er een failover ­database-­server worden aangegeven. Hiermee wordt - zonder direct naar clustertechnologie te grijpen - toch een hogere beschikbaarheid geboden. Een nuttige toevoeging. SharePoint 2010 levert verder de Visual Upgrade-feature. Hiermee is het mogelijk de migratie van SharePoint 2007 naar SharePoint 2010 naadloos te laten plaatsvinden. Na de migratie van de content-database blijven de look and feel ongewijzigd en is het aan de SharePoint-administrator om de user ­interface om te zetten naar SharePoint 2010. Hierin zijn drie stadia gedefinieerd: SharePoint 2007, SharePoint 2010 UI zonder specifieke 2010-­features (dit is omkeerbaar) en volledige 2010 UI met complete functionaliteit. Uiteraard moet er in het migratieproces ge­ keken worden naar customized onderdelen binnen de SharePoint-omgeving.

Jeroen Scholten is werkzaam als manager en architect bij Avanade. Hij houdt zich onder andere bezig met Microsoft Office SharePoint Server 2007 en 2010 (techniek en governance) en technische en organisatie-architectuur Wanneer? voor het Nieuwe Werken. U kunt De grote vraag na het lezen van dit artikel is contact met hem opnemen via ongetwijfeld wanneer Office 2010 beschikbaar komt. Zoals de plannen nu zijn, wordt een [email protected]. bèta verwacht in het vierde kwartaal van 2009. Maarten Smid is werkzaam Office 2010 wordt medio 2010 officieel aan het publiek voorgesteld, zoals de naam al doet als Consultant bij Avanade. Hij vermoeden. Uiteraard zijn deze data aan ver- houdt zich onder andere bezig met: Windows 7, Office 2010 en anderingen onderhevig. Het is dus nog even wachten tot we daadwerkelijk van alle nieuwe Exchange 2010. Hij is te bereiken via [email protected]. functionaliteit gebruik kunnen maken. } september 2009

37