TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Szervezetfejlesztési alprojekt az SZTE-n 2013. december 12.
Dr. Majó Zoltán SZTE gazdasági és műszaki főigazgató
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
High Level Design Magas szintű rendszerkoncepció •Premisszák, alapelvek rögzítése • • • •
Súlyponti kérdések rögzítése Problématérkép összeállítása Stratégiai opciók kialakítása és megtárgyalása Stratégiai irányok eldöntése
•Kritikus folyamatok, területek azonosítása -
Kulcsfolyamatok azonosítása Kulcsfolyamatok aktuális helyzetének elemzése Kulcsfolyamatok informatikai támogatottságának elemzése
•Javaslattétel a munkacsoport számára • • • •
Folyamatok, szervezeti egységek, informatikai eszközök összerendelése Alkalmazás és modul szintű lehatárolás, alkalmazástérkép Integrációs kapcsolatok megtervezése Fejlesztési ütemterv
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Problématérkép Információ és IT támogatás
Hozzáférés hiánya
Folyamatok
Visszacsatolás hiánya
Gazdálkodási jogkör
Kompetenciahiány
Párhuzamos munkavégzés
Heterogén és széttagolt gazdálkodási struktúra
Nincs rendszeres tájékoztatás, képzés
Egységes folyamatszabályozás hiánya (biz. album)
Integráltság hiánya
Státuszkövetés nehézségei
Magas átfutási idők
Feladatok és kapacitások összhangjának hiánya
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Jogszabályi megfelelés
Folyamatok
Valós információk időben történő biztosítása
Egyértelmű, tiszta felelősségi rendszer (szétválasztás)
Fejlődés
Vevők
Teljesítmény
A gazdálkodási terület céltérképe
Szolgáltatási képesség
Hozzájárulás a fenntarthatósághoz
Elégedett gazdálkodási egységek
Megfelelő ár-érték arány
Szolgáltatások előre meghatározott szinten történő teljesítése
Mérhető, szabályozott folyamatok
Feladatok optimális telepítése
Ügyviteli és inf. rendszerek készségszintű ismerete
Magas színvonalú, korszerű informatikai támogatás
Rendszeres értékelés, visszacsatolás
Egységes szabályozás, egységes értelmezés
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
A gazdálkodási keretrendszerre vonatkozó alapelvek 1. Opciók
Szempontok Egyetemi egységek kezelése
Egységes gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség
Heterogén, de szabályozott gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség (kis egységek, nagy egységek)
Kis egységek kezelése
Részleges gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség
Részleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül
Nagy egységek kezelése
Részleges gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség
Részleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül
Klinikai Központ kezelése
Részleges gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség
Részleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül
Helyi gazd. admin. kapacitás telepítése
Kis egység és nagy egység
Kötelezettségvállalási jogosultság
Részlegesen decentralizált
Ellenjegyzési jogosultság
Kis egység és nagy egység
Nagy egység és GMF (kis egységeknél helyben)
Csak GMF
Beérkező számlák érkeztetése, iktatása
Kis és nagy egység
Nagy egység és GMF (kis egységeknél helyben)
Csak GMF
Érvényesítés
Kis és nagy egység
Nagy egység és GMF (kis egységeknél helyben)
Csak GMF
Utalványozás
Kis és nagy egység
Nagy egység és GMF (kis egységeknél helyben)
Csak GMF
Utalványozás ellenjegyzése
Kis és nagy egység
Nagy egység és GMF (kis egységeknél helyben)
Csak GMF
Keretek kialakításának elvei
Decentralizált, költséghely orientált
Centralizált, téma és költséghely orientált
Egységes elven kialakított, rugalmasan alábontható
Nagy egység és GMF (kis egységeknél)
Heterogén gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség
Csak GMF (kis és nagy egységeknél helyben)
Centralizált
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
A gazdálkodási keretrendszerre vonatkozó alapelvek 2. Opciók
Szempontok Pénzforrások és keretek kapcsolata
Keret szintű teljes összerendelés
Keretcsoport szintű összerendelés
Aszimmetrikus összerendelés
Keret felülvizsgálatának tartalma
Keretcsoporton belül átcsoportosítás lehetséges
Keretcsoporton belül, között, de gazdasági egységen belül átcsoportosítás lehetséges
Keretcsoporton belül, között és gazdasági egységek közötti átcsoportosítás lehetséges
Keretek felülvizsgálatának rendszeressége - oktatás
Havi felülvizsgálat
Negyedéves felülvizsgálat
Féléves felülvizsgálat
Nincs évközi felülvizsgálat
Keretek felülvizsgálatának rendszeressége - EÜ
Havi felülvizsgálat
Negyedéves felülvizsgálat
Féléves felülvizsgálat
Nincs évközi felülvizsgálat
Kifizetési korlátok ütemezése
Időarányos (1/12)
Terv alapú, bevételek teljesülésével korrigált
Vegyes
Fedezetvizsgálat tartalma
Keret szintű fedezetvizsgálat
Keretcsoport szintű fedezetvizsgálat
Pénzforrás-specifikus
Ingatlanokkal kapcsolatos beruházási, felújítási és karbantartási döntések
Egyetemi vezetés
Gazdasági Főigazgató
Gazdasági egység
Ingatlanok értékesítése
Egyetemi vezetés
Gazdasági Főigazgató
Gazdasági egység
Ingatlan bérbeadása
Gazdasági Főigazgató engedélyéhez kötött
Gazdasági egység hatáskör a központi szabályozás betartása mellett
Gazdasági egység
Kontrolling funkció ellátása
Decentralizált
Nagy egységek és GMF
GMF
Kontrolling fókusza - oktatás
Költséghelyi kontrolling
Tényköltségszámítás szakok szintjén
Indokolt- és tényköltség számítás
Kontrolling fókusza - EÜ
Költséghelyi kontrolling
Top-down irányultságú költségviselő számítás
Esetszintű költségszámítás
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Kulcsfolyamatok összeállítása, változtatási javaslatok Részfolyamatok
Kulcsfolyamatok
Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások
Keretlekötés
Kötelezettség -vállalás
Átvétel/ teljesítésigazolás
Számlaérkeztetés és kontírozás
Érvényesítés, utalványozás , ellenjegyzés
Utalás és főkönyvi feladás
Igénylés alapú, átutalással teljesülő kifizetések
Igénylés
Keretlekötés
Kötelezettség -vállalás
Átvétel/ teljesítésigazolás
Pénzügyi elszámolás
Áttárolás/ raktári kivét
Készpénzes kiadások
Előleg kiadása
Számlaérkeztetés és kontírozás
Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés
Kifizetés elszámolása és főkönyvi feladás
Átutalással teljesülő bevételek
Kötelezettség -vállalás
Számla kiállítása
Számla érvényesítése
Követeléskezelés
Bevétel azonosítása és főkönyvi feladás
Készpénzes bevételek
Kötelezettség -vállalás
Számla kiállítása
Számla érvényesítése
Követeléskezelés
Befizetés elszámolása és főkönyvi feladás
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Folyamat leírás minta Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások Részfolyamat
Tevékenység
Leírás
Szerepkör kis egység
Szerepkör nagy egység
Jelenlegi informatikai támogatás
Átvétel / teljesítésigazolás
Teljesítésigazolás elkészítése
Teljesítésigazolás elkészítése, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel)
Helyi GMF adminisztrátor
Nagy egység adminisztrátor
Nincs
Átvétel / teljesítésigazolás
Teljesítésigazolás aláírása
Teljesítésigazolás aláírása
Kis egység teljesítés-igazoló
Nagy egység teljesítés-igazoló
Nincs
Számlaérkeztetés és kontírozás
Beérkező számla rögzítése
A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrzése.
GMF adminisztrátor
GMF adminisztrátor
TÜSZ, SAP
Számlaérkeztetés és kontírozás
Beérkező számla kontírozása
A beérkező számla kontírozása.
GMF adminisztrátor
GMF adminisztrátor
TÜSZ, SAP
Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés
Utalványrendelet nyomtatása
Utalványrendelet elkészítése
GMF érvényesítő
GMF érvényesítő
TÜSZ, SAP
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
A jövőbeli alkalmazás-portfóliót tervezése
Érintett funkciók
Jellemzők
Kulcsfolyamatok
További funkcionális elemek
–
A rendszerfunkcionalitást folyamat alapon közelítjük meg, az egyes folyamatlépésekhez szerepköröket rendelünk.
–
A rendszerfunkcionalitást terjedelem/követelmények meghatározásán keresztül közelítjük meg.
–
Gazdasági események elszámolásának folyamata (nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások; igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások;készpénzes kiadások; átutalással teljesülő bevételek; készpénzes bevételek.)
–
Gazdasági események során megjelenő, vagy azokhoz kapcsolódó funkcionális elemek: • • •
Facility management Eszköz- és készletmenedzsment Controlling/vezetői információszolgáltatás
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Folyamat leírás minta Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások Részfolyamat
Tevékenység
Leírás
Szerepkör kis egység
Szerepkör nagy egység
Jelenlegi informatikai támogatás
Átvétel / teljesítésigazolás
Teljesítésigazolás elkészítése
Teljesítésigazolás elkészítése, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel)
Helyi GMF adminisztrátor
Nagy egység adminisztrátor
Nincs
Átvétel / teljesítésigazolás
Teljesítésigazolás aláírása
Teljesítésigazolás aláírása
Kis egység teljesítés-igazoló
Nagy egység teljesítés-igazoló
Nincs
Számlaérkeztetés és kontírozás
Beérkező számla rögzítése
A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrzése.
GMF adminisztrátor
GMF adminisztrátor
TÜSZ, SAP
Számlaérkeztetés és kontírozás
Beérkező számla kontírozása
A beérkező számla kontírozása.
GMF adminisztrátor
GMF adminisztrátor
TÜSZ, SAP
Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés
Utalványrendelet nyomtatása
Utalványrendelet elkészítése
GMF érvényesítő
GMF érvényesítő
TÜSZ, SAP
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Folyamat leírás minta Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások Részfolyamat
Tevékenység
Leírás
Jelenlegi szerepkör
Szerepkör kis egység
Szerepkör nagy egység
Jelenlegi informatikai támogatás
Jövőbeli informatikai támogatás
Átvétel / teljesítésigazolás
Teljesítésigazolás elkészítése
Teljesítésigazolás elkészítése, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel)
O: egységek, E: egységek
Helyi GMF adminisztrátor
Nagy egység adminisztrátor
Nincs
ERP eszköz/készlet modul
Átvétel / teljesítésigazolás
Teljesítésigazolás aláírása
Teljesítésigazolás aláírása
O: egységek, E: egységek
Kis egység teljesítésigazoló
Nagy egység teljesítésigazoló
Nincs
Iratkezelő
Számlaérkeztetés és kontírozás
Beérkező számla rögzítése
A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrzése.
O: egységek, E: GMF adm.
GMF adminisztrátor
GMF adminisztrátor
TÜSZ, SAP
Iratkezelő, ERP pénzügyi modul
Számlaérkeztetés és kontírozás
Beérkező számla kontírozása
A beérkező számla kontírozása.
GMF adminisztrátor
GMF adminisztrátor
GMF adminisztrátor
TÜSZ, SAP
ERP pénzügyi modul
Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés
Utalványrendelet nyomtatása
Utalványrendelet elkészítése
GMF érvényesítő
GMF érvényesítő
GMF érvényesítő
TÜSZ, SAP
ERP pénzügyi modul
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Alkalmazástérkép Jelenlegi
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Alkalmazástérkép Tervezett
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Előzetes ütemezés Feladatok Folyamatszervezés és követelményspecifikáció elkészítése Folyamatszervezés és bizonylati album kidolgozása Informatikai rendszerkövetelmények, integrációs követelmények részletes kidolgozása Beszerzési eljárás lebonyolítása Rendszerbevezetés I. ütem – ERP és FM Követelmények pontosítása Rendszertervezés Fejlesztés és paraméterezés Tesztelés Migráció/Ősfeltöltés Oktatás Éles indulás Rendszerbevezetés II. ütem – KV CO és VIR Követelmények pontosítása Rendszertervezés Fejlesztés és paraméterezés Tesztelés Oktatás Éles indulás
Q1
2014 Q2 Q3
Q4
Q1
2015 Q2 Q3
Q4
2016 Q1 Q2 Q3
Q4
2017 Q1 Q2
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004
Köszönöm a figyelmet!
Dr. Majó Zoltán
SZTE gazdasági és műszaki főigazgató
