Szervezetfejlesztési alprojekt az SZTE-n

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Szervezetfejlesztési alprojekt az SZTE-n 2014. május 14.

Dr. Majó Zoltán SZTE gazdasági és műszaki főigazgató

Dr. Túróczi Imre rektor Szolnoki Főiskola

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

High Level Design Magas szintű rendszerkoncepció •Premisszák, alapelvek rögzítése • • • •

Súlyponti kérdések rögzítése Problématérkép összeállítása Stratégiai opciók kialakítása és megtárgyalása Stratégiai irányok eldöntése

•Kritikus folyamatok, területek azonosítása -

Kulcsfolyamatok azonosítása Kulcsfolyamatok aktuális helyzetének elemzése Kulcsfolyamatok informatikai támogatottságának elemzése

•Javaslattétel a munkacsoport számára • • • •

Folyamatok, szervezeti egységek, informatikai eszközök összerendelése Alkalmazás és modul szintű lehatárolás, alkalmazástérkép Integrációs kapcsolatok megtervezése Fejlesztési ütemterv

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Problématérkép Információ és IT támogatás

Hozzáférés hiánya

Folyamatok

Visszacsatolás hiánya

Gazdálkodási jogkör

Kompetenciahiány

Párhuzamos munkavégzés

Heterogén és széttagolt gazdálkodási struktúra

Nincs rendszeres tájékoztatás, képzés

Egységes folyamatszabályozás hiánya (biz. album)

Integráltság hiánya

Státuszkövetés nehézségei

Magas átfutási idők

Feladatok és kapacitások összhangjának hiánya

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Jogszabályi megfelelés

Folyamatok

Valós információk időben történő biztosítása

Egyértelmű, tiszta felelősségi rendszer (szétválasztás)

Fejlődés

Vevők

Teljesítmény

A gazdálkodási terület céltérképe

Szolgáltatási képesség

Hozzájárulás a fenntarthatósághoz

Elégedett gazdálkodási egységek

Megfelelő ár-érték arány

Szolgáltatások előre meghatározott szinten történő teljesítése

Mérhető, szabályozott folyamatok

Feladatok optimális telepítése

Ügyviteli és inf. rendszerek készségszintű ismerete

Magas színvonalú, korszerű informatikai támogatás

Rendszeres értékelés, visszacsatolás

Egységes szabályozás, egységes értelmezés

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

A gazdálkodási keretrendszerre vonatkozó alapelvek 1. Opciók

Szempontok Egyetemi egységek kezelése

Egységes gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség

Heterogén, de szabályozott gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség (kis egységek, nagy egységek)

Kis egységek kezelése

Részleges gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség

Részleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül

Nagy egységek kezelése



Klinikai Központ kezelése



Helyi gazd. admin. kapacitás telepítése

Kis egység és nagy egység

Kötelezettségvállalási jogosultság

Részlegesen decentralizált

Ellenjegyzési jogosultság

Kis egység és nagy egység

Nagy egység és GMF (kis egységeknél helyben)

Csak GMF

Beérkező számlák érkeztetése, iktatása

Kis és nagy egység


Csak GMF

Érvényesítés



Csak GMF

Utalványozás



Csak GMF

Utalványozás ellenjegyzése



Csak GMF

Keretek kialakításának elvei

Decentralizált, költséghely orientált

Centralizált, téma és költséghely orientált

Egységes elven kialakított, rugalmasan alábontható

Nagy egység és GMF (kis egységeknél)

Heterogén gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs felelősség

Csak GMF (kis és nagy egységeknél helyben)

Centralizált

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

A gazdálkodási keretrendszerre vonatkozó alapelvek 2. Opciók

Szempontok Pénzforrások és keretek kapcsolata

Keret szintű teljes összerendelés

Keretcsoport szintű összerendelés

Aszimmetrikus összerendelés

Keret felülvizsgálatának tartalma

Keretcsoporton belül átcsoportosítás lehetséges

Keretcsoporton belül, között, de gazdasági egységen belül átcsoportosítás lehetséges

Keretcsoporton belül, között és gazdasági egységek közötti átcsoportosítás lehetséges

Keretek felülvizsgálatának rendszeressége - oktatás

Havi felülvizsgálat

Negyedéves felülvizsgálat

Féléves felülvizsgálat

Nincs évközi felülvizsgálat

Keretek felülvizsgálatának rendszeressége - EÜ

Havi felülvizsgálat

Negyedéves felülvizsgálat

Féléves felülvizsgálat

Nincs évközi felülvizsgálat

Kifizetési korlátok ütemezése

Időarányos (1/12)

Terv alapú, bevételek teljesülésével korrigált

Vegyes

Fedezetvizsgálat tartalma

Keret szintű fedezetvizsgálat

Keretcsoport szintű fedezetvizsgálat

Pénzforrás-specifikus

Ingatlanokkal kapcsolatos beruházási, felújítási és karbantartási döntések

Egyetemi vezetés

Gazdasági Főigazgató

Gazdasági egység

Ingatlanok értékesítése

Egyetemi vezetés

Gazdasági Főigazgató

Gazdasági egység

Ingatlan bérbeadása

Gazdasági Főigazgató engedélyéhez kötött

Gazdasági egység hatáskör a központi szabályozás betartása mellett

Gazdasági egység

Kontrolling funkció ellátása

Decentralizált

Nagy egységek és GMF

GMF

Kontrolling fókusza - oktatás

Költséghelyi kontrolling

Tényköltségszámítás szakok szintjén

Indokolt- és tényköltség számítás

Kontrolling fókusza - EÜ

Költséghelyi kontrolling

Top-down irányultságú költségviselő számítás

Esetszintű költségszámítás

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Kulcsfolyamatok összeállítása, változtatási javaslatok Részfolyamatok

Kulcsfolyamatok

Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások

Keretlekötés

Kötelezettség -vállalás

Átvétel/ teljesítésigazolás

Számlaérkeztetés és kontírozás

Érvényesítés, utalványozás , ellenjegyzés

Utalás és főkönyvi feladás

Igénylés alapú, átutalással teljesülő kifizetések

Igénylés

Keretlekötés


Átvétel/ teljesítésigazolás

Pénzügyi elszámolás

Áttárolás/ raktári kivét

Készpénzes kiadások

Előleg kiadása


Érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés

Kifizetés elszámolása és főkönyvi feladás

Átutalással teljesülő bevételek


Számla kiállítása

Számla érvényesítése

Követeléskezelés

Bevétel azonosítása és főkönyvi feladás

Készpénzes bevételek


Számla kiállítása

Számla érvényesítése

Követeléskezelés

Befizetés elszámolása és főkönyvi feladás

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Folyamat leírás minta Nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások Részfolyamat

Tevékenység

Leírás

Szerepkör kis egység

Szerepkör nagy egység

Jelenlegi informatikai támogatás

Átvétel / teljesítésigazolás

Teljesítésigazolás elkészítése

Teljesítésigazolás elkészítése, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel)

Helyi GMF adminisztrátor

Nagy egység adminisztrátor

Nincs


Teljesítésigazolás aláírása


Kis egység teljesítés-igazoló

Nagy egység teljesítés-igazoló

Nincs


Beérkező számla rögzítése

A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrzése.

GMF adminisztrátor

GMF adminisztrátor

TÜSZ, SAP


Beérkező számla kontírozása

A beérkező számla kontírozása.

GMF adminisztrátor

GMF adminisztrátor

TÜSZ, SAP


Utalványrendelet nyomtatása

Utalványrendelet elkészítése

GMF érvényesítő

GMF érvényesítő

TÜSZ, SAP

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

A jövőbeli alkalmazás-portfóliót tervezése

Érintett funkciók

Jellemzők

Kulcsfolyamatok

További funkcionális elemek

–

A rendszerfunkcionalitást folyamat alapon közelítjük meg, az egyes folyamatlépésekhez szerepköröket rendelünk.

–

A rendszerfunkcionalitást terjedelem/követelmények meghatározásán keresztül közelítjük meg.

–

Gazdasági események elszámolásának folyamata (nem igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások; igénylés alapú, átutalással teljesülő kiadások;készpénzes kiadások; átutalással teljesülő bevételek; készpénzes bevételek.)

–

Gazdasági események során megjelenő, vagy azokhoz kapcsolódó funkcionális elemek: • • •

Facility management Eszköz- és készletmenedzsment Controlling/vezetői információszolgáltatás

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004


Tevékenység

Leírás









Nincs




Kis egység teljesítés-igazoló

Nagy egység teljesítés-igazoló

Nincs




GMF adminisztrátor

GMF adminisztrátor

TÜSZ, SAP




GMF adminisztrátor

GMF adminisztrátor

TÜSZ, SAP




GMF érvényesítő

GMF érvényesítő

TÜSZ, SAP

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004


Tevékenység

Leírás

Jelenlegi szerepkör




Jövőbeli informatikai támogatás




O: egységek, E: egységek



Nincs

ERP eszköz/készlet modul




O: egységek, E: egységek

Kis egység teljesítésigazoló

Nagy egység teljesítésigazoló

Nincs

Iratkezelő




O: egységek, E: GMF adm.

GMF adminisztrátor

GMF adminisztrátor

TÜSZ, SAP

Iratkezelő, ERP pénzügyi modul




GMF adminisztrátor

GMF adminisztrátor

GMF adminisztrátor

TÜSZ, SAP

ERP pénzügyi modul




GMF érvényesítő

GMF érvényesítő

GMF érvényesítő

TÜSZ, SAP

ERP pénzügyi modul

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Alkalmazástérkép Jelenlegi

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Alkalmazástérkép Tervezett

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Előzetes ütemezés Feladatok  Folyamatszervezés és követelményspecifikáció elkészítése  Folyamatszervezés és bizonylati album kidolgozása  Informatikai rendszerkövetelmények, integrációs követelmények részletes kidolgozása  Beszerzési eljárás lebonyolítása  Rendszerbevezetés I. ütem – ERP és FM  Követelmények pontosítása  Rendszertervezés  Fejlesztés és paraméterezés  Tesztelés  Migráció/Ősfeltöltés  Oktatás  Éles indulás  Rendszerbevezetés II. ütem – KV CO és VIR  Követelmények pontosítása  Rendszertervezés  Fejlesztés és paraméterezés  Tesztelés  Oktatás  Éles indulás

Q1

2014 Q2 Q3

Q4

Q1

2015 Q2 Q3

Q4

2016 Q1 Q2 Q3

Q4

2017 Q1 Q2

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Mi történt Szolnokon? 1. Igényfelmérés, egyeztetés 2. Konzultációk helyi munkatársakkal 3. Közbeszerzési folyamatok bonyolítása • •

Szoftverfejlesztés Szervezeti fejlesztés

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Lezárt közbeszerzések I.

• Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer szolgáltatásainak továbbfejlesztése • Egységes Tanulmányi Rendszer (Neptun) fejlesztése, hallgatói azonosító és fizető kártya bevezetése

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Lezárt közbeszerzések II. • Szervezetfejlesztési szakértői tevékenység Határidő: 2014. június 30.

• Gazdasági rendszerek átvilágításához kapcsolódó tréning Határidő: 2014. június 30.

• Vezetők gazdasági/gazdálkodási képzése Határidő: 2014. szeptember 30.

Kapcsolódó fejlesztési területek Adattár alapú vezetői információs rendszer továbbfejlesztése

Szervezetfejlesztési tevékenység után, kontrolling rendszer véglegesítését követően.

TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004

Köszönöm a figyelmet! Dr. Majó Zoltán

SZTE gazdasági és műszaki főigazgató

Dr. Túróczi Imre rektor Szolnoki Főiskola

Szervezetfejlesztési alprojekt az SZTE-n

Recommend Documents