TÁMOP-1.3.1 -12/1 A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat fejlesztése II.
Szervezeti célrendszerek fejlesztése 3. alprojekt I. Stratégiai menedzsment megvalósítása A formálódó közigazgatási struktúrában mőködı Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat (NFSZ) korábban kialakított stratégiái mentén új irányok megfogalmazása válik szükségessé. A stratégia alkotás folyamatát a szervezetnek el kell sajátítania, cél egy jövıképét megvalósító szervezet létrehozása. Az NFSZ fejlesztési stratégiája szoros kölcsönhatásban van a kiemelt program fejlesztéseinek irányaival a konkrét megvalósulás színterén, valamint a késıbbi fejlesztési prioritások megalapozottságát is biztosító dokumentáció terén. A szinergiák nyomon követése elengedhetetlen a stratégiai célok mentén történı NFSZ fejlesztéshez. Az alprojektben kidolgozásra kerülı NFSZ fejlesztési stratégia tartalmazni fogja a munkaügyi szervezet továbbfejlesztésének szakmai irányait, így tudatos szervezetfejlesztést biztosítva a munkaügyi szakterületen az állandóan változó környezeti hatásokra reagálva. Az alprojekt kiemelt tevékenységei között valósul meg az NFSZ hosszú távú fejlesztési stratégiájának felülvizsgálata, aktualizálása és megvalósulásának mérése. Ezek a tevékenységek hozzájárulnak a 2010-2020 közötti idıszakra vonatkozó hosszú távú fejlesztési programok megvalósításának a támogatásához, a fejlesztési irányok, illetve azok eredményeinek folyamatos nyomon követéséhez és értékeléséhez. A fejlesztési irány a stratégiai menedzsment, mint menedzsment kultúra megteremtését és szervezeti implementációját célozza, amely megteremti a hatékony teljesítmény-menedzsment feltételeit és sikeresen alkalmazza azt. Megvalósításra kerülı tevékenységek 1. A stratégiaalkotás és felülvizsgálat módszertanának, folyamatának és szervezetének kialakítása Stratégiaalkotásra, és nyomon-követésre irányuló belsı eljárásrend és/vagy módszertani leírás elkészítése Külföldi foglalkoztatási szolgálatok stratégiai (2-3 olyan ország, ahol jelentıs stratégiaváltás történt/történik) tapasztalatainak vizsgálata. A stratégia aktualizálása, jövıkép, prioritási rendszer újrafogalmazása. A stratégia tovább bontása szakmai alrészekre teljesítménymutatók értelmezhetıek lesznek)
1
(melyek
alapján
a
2. Teljesítménymenedzsment kialakítása Stratégiai célok lebontása mutatókra és célértékekre Pilot mérés megvalósítása két megyei munkaügyi központnál és kirendeltségeinél, folyamatos mérés és visszacsatolás rendszerének mőködtetése 3. Módszertan kidolgozása a stratégia nyomon-követésérıl 4. A stratégia és a hozzá kapcsolódó mőködtetési és információs rendszerek kommunikációja
II. Változásmenedzsment a rendszerszintő átalakításban A stratégia alkotás és annak megvalósítása új típusú szervezetirányítást tesz szükségessé. A mára kialakult szakmai elvárások, valamint a formálódó közigazgatási struktúrában, a részben megváltozott feladat-rendszer szakmai és szervezeti átalakításokat tett/tesz szükségessé. Ehhez egy új gondolkodásmód bevezetésére van szükség, egy új fejlesztési irány a változás-menedzsment (tanulás-fejlıdés) megvalósításával. A fejlesztési irány a menedzsment kultúra megteremtését és szervezeti implementációját célozza, amely megteremti a hatékony teljesítménymenedzsment feltételeit és sikeresen alkalmazza is azt. Ezek elıfeltétele a jól definiált szakmai irányítás kialakítása. Az NFSZ változás-menedzsment stratégiája szoros kölcsönhatásban van a kiemelt program fejlesztéseinek irányaival a konkrét megvalósulás színterén, valamint a késıbbi fejlesztési prioritások megalapozottságát is biztosító dokumentáció terén. A vezetés–irányítási rendszer egy új, gyorsan reagáló szervezeti mechanizmus kialakítását fogja szolgálni, cél egy tudatosan mőködı munkaügyi hálózat irányítási mechanizmusának a kialakítása. A változásmenedzsment teremti meg a megfelelı környezetet a Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat vezetésének az igen gyorsan változó külsı körülményekhez, segíti a gyors döntéseket, amelyet ez az alprojekt szakmailag és módszertanilag is támogat. Ehhez létre kell hozni a szervezetben azokat a képességeket, amelyek szükségesek a változásmenedzsment sikeres szervezeti alkalmazásához, illetve alkalmazhatóságához. A szervezeti átalakítások megvalósítása, annak lehetséges kezelési módozatainak kidolgozása történik meg az alprojektben. Megvalósításra kerülı tevékenységek 1. A szervezeti átalakítások megvalósítása Az NFSZ szakmai irányító szervezetének/szervezeteinek újradefiniálása – beleértve a szakmapolitikai irányítást (direkt irányítás, forrásbiztosítás), a koordinációt, ellenırzést, és az együttmőködési kötelezettségeket
2
NFSZ szakmai támogató és irányító folyamatainak áttekintése, és áttervezése Folyamatok átvizsgálása és áttervezése, és a hatékonyabbá tételhez szükséges szervezet átalakítási koncepciók megvalósítása: Országos feladat-kataszter elkészítése kapacitás-szükséglettel (egységes szerepkörök kialakítása) Front- és back-office koncepció kidolgozása Javaslat kidolgozása a sztenderdizált szervezeti felépítésre Szervezet-átalakítási jövıkép-alternatívák kidolgozása, stb. Profiltisztítás (hatósági és szolgáltatói szerepek különválasztása) Hatósági és szolgáltató feladatok szétválasztásának koncepciója az országos feladat-kataszter alapján A szükséges szervezeti és szabályozási háttér megteremtése a hatósági és szolgáltatói szerepek különválasztásához A kirendeltségek kötelezı és vállalt feladatainak szétválasztása a feladatkataszter alapján 2. Változás-menedzsment Változásmenedzsment meghonosítása a szervezetben, az egész szervezetet átfogó és tartósan mozgósító változásmenedzselési folyamat kialakítása és mőködtetése Változás-változtatás duális vertikális irányítás keretei közt (kényszer, szükségszerőség, szervezeti tanulás) A vezetés (személy, csoport) alkalmassága – aktuális és stratégiai értelemben Programozott személycserék (belsı, külsı állományból) interimmenedzsment, válság- vagy turnaround menedzsment. Új módszerek és megközelítések bevezetésének segítése, a munkatársak elkötelezettségének megtartása, növelése érdekében 3. Javaslat szervezeti átalakításokra
III. NFSZ szervezeti kultúra fejlesztése Napjaink felgyorsult világában rendkívül fontos prioritást kap a szervezetek életében, hogy jól definiált értékrenddel és szervezeti normákkal rendelkezzenek, amelynek szellemében a szervezetben dolgozó munkatársak képesek reagálni a környezet kihívásaira. A szervezeti kultúra a szervezet tagjai által elfogadott, közösen értelmezett értékek, hiedelmek, meggyızıdések rendszere; olyan, a szervezetben dolgozók által kívánatosnak tartott gondolkodás- és viselkedésmód, amelynek alapját a munkatársak által közösen vallott és követett értékek adják. A szervezeti kultúra alapvetıen befolyásolja a szervezetben dolgozók munkastílusát, munkavégzését. A „Jó Állam” fejlesztési koncepció és a „Magyary program” által megkövetelt közigazgatási kultúraváltás is következetes iránymutatást, kellı idı- és energiaráfordítást igényel a szervezet részérıl, ezt a támogatást biztosítja az alprojekt a szervezeti stratégiai célok vezérvonala mentén.
3
Az NFSZ a kormányváltást követıen gyökeres szervezeti átalakulásokon esett át. Megváltoztak a feladatai és a szakmai irányítása. Kihívást jelent, hogy a vezetési struktúra a megyei és járási kormányhivatalok rendszerébe történı integrációval széttöredezett, mozaikossá vált. Az irányítási rendszerben a több szakmai irányító mellett megjelent a Kormánymegbízott mint „felettes szerv”, és a hozzá tartozó Törzshivatal vezetése is. A decentralizált végrehajtás, úgy a koordináció, mint a szervezeti kultúra alakítása, valamint a szervezeti értékek szempontjából is új kihívásokkal szembesül. A gazdasági, vállalkozói környezet is jelentısen változik, ezért azt is figyelembe kell venni, hogy milyen szervezeti kultúra felel meg leginkább annak a környezetnek, amelyben a szervezet tevékenykedik. A szervezeti kultúrában elıtérbe kerül a változások menedzselésének képessége, a külsı és belsı változásokhoz való rugalmas alkalmazkodás.
Megvalósításra kerülı tevékenységek 1. A szervezeti értékek felszínre hozatala, újraértelmezése Szervezeti értékekre vonatkozó javaslatok felszínre hozása, összegyőjtése Az értékekre vonatkozó javaslatok feldolgozása Az értékek egyeztetése, elfogadása A szervezeti értékek jóváhagyása 2. Szervezeti kultúra diagnózis Szervezeti kultúra kérdıív összeállítása, kérdıíves felmérés Interjúk vezetıkkel Csoportos véleményfeltárás a szervezeti kultúra tényezıinek meghatározására A vezetıképzésen a szervezeti kultúrára vonatkozó észrevételek összegyőjtése, feldolgozása 3. Vezetési kultúra fejlesztése Felmérés, tanulmány Vezetıi értékelés – személyes profil kitöltése, visszacsatolása Vezetıi tréning Coaching szemlélető vezetés – módszertani képzés Egyéni vezetıfejlesztés a coaching módszertanával 4. A fejlesztési változtatás A szervezeti kultúra értékelés elkészítése A szervezeti kultúra fejlesztéséhez meghatározása Monitoring
kapcsolódó
egyéni
és
szervezeti
változtatási
akcióterv
IV. Minıségirányítási rendszer továbbfejlesztése A partnerközpontú kirendeltségi minıségirányítási modell teljes körő bevezetése történik meg az alprojekben, amelynek hatására a kirendeltségeken elıtérbe kerül a
4
partner- és ezáltal az ügyfélközpontúság, teret nyer a minıségszemlélet, és ezek eredményeként javul a munkáltatói, az ügyfelek és a dolgozók elégedettsége a kirendeltség munkájával kapcsolatban. A fellelhetı jó gyakorlatok alapján, és a korábbi projektekre alapozva egységes módszertani és képzési anyag kialakításával felépíthetı egy folyamatosan, és kiválóan mőködı minıségirányítási modell, amely garantálja az NFSZ partnerközpontú mőködését a kirendeltségek, a megyei munkaügyi központok, valamint az NMH Foglalkoztatási Igazgatóságának azon szervezeti egységeiben, amely közvetlen kapcsolatban áll a munkaügyi központokkal és azokon keresztül a kirendeltségekkel. Az alprojekt másik fı iránya, hogy az NMH szervezeti egységeiben megtörténik egyfajta folyamatmenedzsment, amelynek során a folyamatok feltérképezése, fı folyamatok átvizsgálása és e folyamatok pilot folyamat értékelési rendszerének kidolgozása készül el, ami olyan kiegészítı minıségtechnikát biztosít, melyet bármikor, bármely minıségirányítási rendszer bevezetése és fenntartása során alkalmazni lehet. A fı folyamatok értékelése és javítása révén javul a rendszer- és funkciószerő mőködés, a szakmai és támogató folyamatok nyomon követhetısége, ellenırizhetısége, ennek eredményeként hatékonyabb munkafolyamatokat lehet elérni. A folyamatmenedzsment bevezetése és az értékelési rendszer kidolgozása, valamint annak fenntartása megteremti a kereteket az NMH egészének egységes, átlátható, szabályozott mőködéséhez, illetve olyan eszköztárat biztosít a menedzsment részére, amely hatékony, garanciákkal bíró folyamatok mőködtetését eredményezi, megteremtve és szolgálva a korszerő, állampolgár-központú közigazgatást.
Megvalósításra kerülı tevékenységek 1. Partnerközpontú minıségirányítási modell bevezetése A fejlesztendı célcsoportok kiválasztása, nevesítése (60 kirendeltségen; NMH Foglalkoztatási Igazgatóságának azon szervezeti egységeiben, amely közvetlen kapcsolatban áll a munkaügyi központokkal és azon keresztül a kirendeltségekkel; megyei munkaügyi központokban) Közbeszerzések szakmai tartalmának elıkészítése Kommunikációs felület aktualizálása, elıkészítése Kommunikációs felület jogosultságainak kiosztása Megvalósítók felkészítése Partnerközpontú minıségirányítási modell projektalapú bevezetése a még nem érintett kirendeltségeken Partnerközpontú minıségirányítási modell projektalapú bevezetése a NMH Foglalkoztatási Igazgatóságának azon szervezeti egységeiben, amely közvetlen kapcsolatban áll a munkaügyi központokkal és azokon keresztül a kirendeltségekkel
5
Partnerközpontú minıségirányítási modell projektalapú bevezetése a megyei munkaügyi központokban CAF önértékelés megismertetése a dolgozókkal CAF online kitöltés CAF értékelés CAF online kitöltés teljes bevezetése, záróaudit 2. Jó gyakorlatok mainstreambe történı helyezését segítı szabályozók készítése, bevezetése, közös tudás-adatbázis létrehozatala és elérhetıvé tétele Jó gyakorlatok összegyőjtése, hasznosításának kidolgozása, korábban összegyőjtött jó gyakorlatok bevezetésének támogatása A minıségirányítási tevékenység kapcsán képzıdött információk rendszerezése Tudás adatbázis létrehozása, internetes-intranetes elhelyezése (NFSZ portál) 3. Egységes módszertani kézikönyv elkészítése, és bevezetése Az eddigi gyakorlat alapján egységes módszertani kézikönyv elkészítése A módszertani kézikönyv nyomdai kivitelezése E-learning tananyag készítése a módszertani kézikönyv alapján 4. Ügyfél-elégedettségi felmérések kontrollméréseinek elvégzése A 60 kirendeltségen ügyfél-elégedettségi mérések elvégzése 2 alkalommal (a projekt indításakor és zárásakor) Az elégedettségi mérések adatainak feldolgozása, kiértékelése a korábbi fejlesztések során kialakított informatikai rendszer segítségével 5. Folyamatmenedzsment, „Folyamatértékelési módszertani kézikönyv” elkészítése
6
Folyamatok feltérképezése Fı folyamatok meghatározása Kulcsfontosságú (fı) folyamatok értékelésre történı felkészítése Folyamat értékelési rendszer kidolgozása (pilot) Fı folyamatok értékelésének elvégzése a kidolgozott módszer alapján Értékelési módszer felülvizsgálata, esetleges átdolgozása Folyamatértékelési módszertani kézikönyv kiadása
