Számlázoo Súgó Tartalomjegyzék Számlázoo Súgó...................................................................................................................................1 Bevezetés..............................................................................................................................................3 A Számlázoo Szoftverről röviden....................................................................................................3 A Számlázoo Szoftver fejleszője.....................................................................................................3 Szolgáltató.......................................................................................................................................3 Céljaink............................................................................................................................................3 Számla kezelés......................................................................................................................................4 Számla létrehozása...........................................................................................................................4 Teljesen új számla létrehozása....................................................................................................4 Számla létrehozása meglévő számla alapján...............................................................................5 Storno számla létrehozása...........................................................................................................5 Számlák listája.................................................................................................................................6 Számlák kereséses............................................................................................................................6 Részletes keresés.........................................................................................................................6 Időzített számlák..............................................................................................................................7 Törzsadatok kezelése............................................................................................................................8 Vevő adatok......................................................................................................................................8 Vevő felvitele..............................................................................................................................8 Vevő módosítása.........................................................................................................................8 Vevő törlése.................................................................................................................................8 Vevő adatok keresése - szabadszavas keresés.............................................................................8 Vevő adatok keresése - kezdőbetű szerint...................................................................................9 Termék adatok..................................................................................................................................9 Termék felvitele..........................................................................................................................9 Termék módosítása......................................................................................................................9 Termék törlése.............................................................................................................................9 Termék adatok keresése - szabadszavas keresés.......................................................................10 Termék adatok keresése - kezdőbetű szerint.............................................................................10 Statisztikák..........................................................................................................................................11 Időszak beállítása, segédletek, napi és havi bontás........................................................................11 Utolsó 30 nap............................................................................................................................11 E hónap......................................................................................................................................11 Előző hónap...............................................................................................................................11 1. negyedév, 2. negyedév, 3. negyedév, 4. negyedév................................................................11 Évek szerint...............................................................................................................................12 Időszaki összesítés.........................................................................................................................12 Termékfogyás összesítés................................................................................................................12 Vevői összesítés.............................................................................................................................12 Vevői összehasonlítás....................................................................................................................12 Kintlévőségek kezelése..................................................................................................................13 Beállítások..........................................................................................................................................14 Saját adatok, jelszó módosítása.....................................................................................................14 Cégadatok......................................................................................................................................14 Új cég hozzáadása..........................................................................................................................14 Felhasználó hozzáadása.................................................................................................................14 ÁFA beállítások..............................................................................................................................15
E-mail beállítások..........................................................................................................................15 Számla beállítások.........................................................................................................................15 Lista beállítások.............................................................................................................................16 Súgó....................................................................................................................................................17
Bevezetés A Számlázoo Szoftverről röviden E szoftver elsősorban szolgáltatásokat végző vállalkozások számára készült. A szoftver megfelel a törvényi követelményeknek és a NAV előírásainak, vagyis a számlák sorszámozás automatikus és a sorszámok nem módosíthatóak; illetve a számlák módosítására utólagosan nincs lehetőség. A Számlázoo Szoftver kifejlesztésére belső igényünk indított, mert nem találtunk a piacon olyan online működő, bárhonnan használható, egyszerű és átlátható, könnyen kezelhető szoftvert, ami megfelelne igényeinknek. Reméljük Önnek is olyan kézreálló és egyszerű rendszert tudunk kínálni, mint amennyire a mi igényeinek megfelel.
A Számlázoo Szoftver fejleszője Szolgáltató Név:
Online Ügyvitel Bt.
Székhely:
1071 Budapest, Peterdy utca 39. I. em. 9.
Képviselő neve:
Telek Gyula
Cégjegyzék szám:
01-06-788131
Bejegyző bíróság:
Fővárosi Bíróság mint Cégbíróság
Adószám:
24983088-1-42
Számlavezető bank:
OTP Bank Nyrt.
Bankszámlaszám:
11741000-20180317
E-mail:
[email protected]
Weboldal:
www.szamlazoo.hu
Adatkezelés nyilvántartási száma:
NAIH-77654/2014.
Céljaink Célunk, hogy a Magyarországon számlázó mikro-, kis- és közepes vállalkozásoknak olyan egyszerű és hatékony eszközt adhassunk a kezébe, amivel bárhonnan, bármikor egy-két kattintással képesek számlázásukat megoldani. Célunk, hogy szoftverünk ingyenes verziójával segítsük azokat, akik még csak szokják az elektronikus számlázást. Célunk, hogy számlázó programunkkal növelni tudjuk a Magyarországon működő vállalkozások hatékonyságát, versenyképességét és technológiai fejlődését. Szeretnénk szoftverünkkel annyira gyorssá és egyszerűvé tenni a számlázást, amennyire csak lehetséges, hogy a számlakiállítás helyett a termelő tevékenységgel foglalkozhasson a vállalkozó és minden munkatársa.
Számla kezelés Számla létrehozása Teljesen új számla létrehozása Menüpont: Számlázás / Új számla Új számla létrehozásánál az eladó adatai (az Ön vállalkozásának adtai) már ki vannak töltve azokkal az információkkal, amiket a regisztráció során adott meg. (Vagy több cég használata esetén a cég felvitelénél adott meg.) A vevő adatinál kezdje el begépelni a vevő nevét a megfelelő mezőbe. Ha új vevőt ad meg, akkor töltse ki a vevő adataival az űrlap ezen részét. Ha egy olyan vevőnek számláz, akinek már korábban írt számlát a Számlázoo szoftverben, akkor a begépelés során 3 karakter után a szoftver egy listát ad ki, amiben azokat a vevőket látja, akiknek a nevére illik valamilyen módon a begépelt karaktersor. A listából választásnál a szoftver kitölti a korábban megadott adatokkal a vevő adatait. Ha a vevő adataiban változás történt, egyszerűen csak írja át, a Számlázoo új vevőként elmenti. Új vevő adatianak megadásával a Számlázó elmenti a vevőt a Törzsadatok / Vevő adatok törzsbe. Később itt is módosíthatja, vagy törölheti a vevőt a listából. A fizetési mód mezőben válassza ki a kívánt fizetési módot. A szoftver alapértelmezés szerint az átutalásos fizetési módot használja. A teljesítés dátuma mezőbe belekattintva megjelenik egy naptár, ami segíti a dátum gyorsabb kiválasztását, beírását. Egyszerűen csak kattintson az adott nap dátumára és a program kitölti a dátum mezőt. A dátum formátuma a következők valamelyike lehet: 2014-01-01, 2014.01.01, 2014.01.01., 2014/01/01 Az előugró naptár tetején lévő jobbra és balra mutató nyilak segítségével lapozhat a hónapok között. Lapozáskor a hónap napjai frissülnek a naptárban a kiválasztott hónapnak megfelelően. A számla kelte mező nem módosítható, mindig a szerver időt veszi alapul a számla kiállításának dátumához. Ez fontos, ha Ön éjfél előtt pár perccel állít ki számlát! Figyeljen oda erre az elszámolások tekintetében. A fizetési határidő mezőbe kattintva a teljesítés dátuma mezőhöz hasonlóan egy naptár ugrik elő, amelyben csak az adott napi (mai) vagy jövőbeli dátumot tud kiválasztani. A szoftver figyeli a beírt dátumokat is, az sem lehet az aktuális napnál régebbi dátum. A számla tételek felvitele során egy üres sorral indít a program, amit mindenképpen ki kell töltenie, hogy legalább egy tétel szerepeljen a számlán. A termék neve mezőbe - hasonlóan a vevő adatokhoz - kezdje el begépelni a termék vagy szolgáltatás nevét, amit a számlán szerepeltetni kíván. Ha új terméket vagy szolgáltatást visz fel, akkor írja be a teljes megnevezést és egyúttal töltse ki az ÁFA kulcs, mennyiségi egység, mennyiség és nettó egységár mezőket is. Ha már meglévő termék nevét írja be, akkor a program a vevőadatokhoz hasonlóan egy listát állít elő, amiből választhat. A választáskor a szoftver kitölti a mezőket az ismert adatokkal, mint ÁFA kulcs, mennyiségi egység és nettó ár. Így Önnek csak a mennyiséget kell megadnia. A Számlázoo minden esetben automatikusan összesíti a nettó étéket minden termék sorában. Több terméket az „Új tétel hozzáadása” gombbal tud a számlához hozzáadni. A megjelenő sorokat
ugyanúgy kell kitölteni, mint az első sort. A Számlázoo program a számlakép alján összesíti a nettó értékeket, az ÁFA értékét és a bruttó, fizetendő árat. Ha a számlán többféle ÁFA kulccsal rendelkező terméket és/vagy szolgáltatást számázunk ki, akkor a Számlázoo szoftver ÁFA-kulcsonként külön összesítést is generál a számla aljára. Ha a számlára minden tételt felvitt és mindent megfelelően beállított, kattintson a „számla elkészítés” feliratú gombra alul. Ekkor a Számlázoo szoftver elkészíti a számla PDF változatát, illetve ezzel együtt elmenti a számla adatokat az adatbázisba, hogy később könnyen előkereshető legyen, új számlákat állíthasson elő ez alapján, stonrózhassa ezt a számlát, vagy statisztikákat készíthessen belőle. A számla eredti példányát •
ha megadta, hogy a program küldje el e-mailben, akkor megkapja a vevő; Ön megkapja a másolatot a cégadatoknál megadott e-mail címre;
•
ha nem adta meg az e-mailes küldést, akkor Ön fogja megkapni e-mailben a cégadatoknál megadott e-mail címre.
A számla másolati példányát PDF formátumban a szerveren megőrizzük, amíg az Ön felhasználói neve él, így bármikor előkeresheti, újra elküldheti e-mailben, vagy kinyomtathatja.
Számla létrehozása meglévő számla alapján Menüpont: Törzsadatok / Számla keresés Ebben a menüpontban érheti el a számlák listáját, illetve a számlakereső funkciót. A bővebb információkért kattintson a linkekre. Ha megtalálta a listában a keresett számlát, ami alapján szeretne egy újabbat kiállítani, kattintson a számla sorában lévő fogaskerék ikonra. A megjelenő lehetőségekből válassza az „Új számla ez alapján” opciót. Ekkor a Számlázoo program megjelenteti az új számla készítése adatlapot kitöltve ennek a számlának az adataival, de üresen hagyva a dátum mezőket. Állítsa be a dátumokat, ellenőrizze a fizetési módot. Igény szerint adjon hozzá újabb tételeket a számlához, vagy töröljön ki a meglévőkből. Esetleg írja át az egyes tételek adatait tetszése szerint. Új termék megadások a program itt is elmenti majd a terméktörzsbe az adatokat. Ha elkészült, kattintson a „számla elkészítése” gombra. Így a szoftver új sorszámmal elkészíti a számla PDF verzióját és elmenti új számlaként az adatbázisba. A számla eredeti és másolati példányait hasonlóképpen kezeli a Számlázoo, mint amikor új számlát állít ki.
Storno számla létrehozása Menüpont: Törzsadatok / Számla keresés Ebben a menüpontban érheti el a számlák listáját, illetve a számlakereső funkciót. A bővebb információkért kattintson a linkekre. Ha megtalálta a listában a keresett számlát, amit szeretne stornózni, kattintson a számla sorában lévő fogaskerék ikonra. A megjelenő lehetőségekből válassza a „Storno” opciót. Ekkor a Számlázoo program megjeleníti a számlaképet. A számlán szereplő adatok megegyeznek az
eredeti számlával, annyi különbséggel, hogy az árak mínusz előjelet kapnak (a program mínusz egyel szorozza a nettó egységárat és a nettó értékeket, áfa értékeket és a bruttó értékeket is). Így a storno számla értéke az eredeti számla értékével összeadva nullát fog adni. A storno számla készítésénél sem a vevő adatait, sem a termék adatokat nem módosíthatja. Csak a „számla elkészítése” vagy a „Mégsem” gomra kattinthat. A „számla elkészítése” gombra kattintva a Számlázoo szoftver új sorszámmal kiállítja a storno számlát, amelyen feltünteti az eredeti számla sorszámát is. Elkészíti a storno számla PDF verzióját és az új számla készítéséhez hasonlóan elküldi e-mailben.
Számlák listája Menüpont: Törzsadatok / Számla keresés A számla keresés menüpontban érheti el a Számlázoo szoftverben kiállított számláinak listáját. A listában egy lapon alapértelmezés szerint 50 számla adatát tekintheti át. A listában szereplő sorok számát a Beállítások / Lista beállítások pontban állíthatja át. A lista tetején a szoftver jelzi, hogy összesen hány számla készült eddig. Például így: 1 235/50 találat. Ahol az 1235 jelenti az össze elkézült számlát a 50 pedig a megjelenített mennyiséget. A listában megjelenik a vevő neve, a számla sorszáma, a számla kelte, fizetési állapotjelző ikon, nettó érték, ÁFA érték, bruttó érték. A sorok végén egy fogaskerék ikon találhat. A fogaskerék ikonra kattintva az alábbi funkciókat érheti el: •
Nyomtatás: a számla másolati példányának megtekintése, nyomtatása.
•
Új számla ez alapján: itt olvashat erről bővebben.
•
Storno: elkészítheti a számla stornó számláját. Bővebben itt.
•
Bezárás: bezárja az előugró funciókat.
A számlák listájának alján a Számlázoo összesíti a lista elemeinek értékét a nettó érték, ÁFA és a bruttó érték oszlopokban. Így segítve az Ön munkáját, a gyorsabb áttekintést.
Számlák kereséses Menüpont: Törzsadatok / Számla keresés --- és --- Számlázás / Számla keresés A számla keresés menüpontban érheti el a Számlázoo szoftverben kiállított számláinak listáját. A listában egy lapon 50 számla adát tekintheti át. A listában szereplő sorok számát a Beállítások / Lista beállítások pontban állíthatja át. A lista tetején a szoftver jelzi, hogy összen mennyi számla felelt meg a keresésnek. Számlákat kereshet a következő feltételek alapján: •
Vevő neve
•
Számla sorszáma év, sorszám adatokkal
•
Számla kelte tól-ig
Részletes keresés A számlákat az egyszerű keresés mellett részletesebb feltételekkel is keresheti, így az alábbiakkal: •
Teljesítés dátuma tól-ig
•
Fizetési határidő tól-ig
•
Nettó érték tól-ig
•
Fizetési állapot (fizetve, nincs fizetve)
•
Fizetési mód
A keresés után eredményként kiadott lista azonos oszlopokat tartalmaz, mint az egyszerű számla listázás esetén.
Időzített számlák Menüpont: Számlázás / Időzített számlák Az időzített számlák használatával a rendszeresen kiállított számlák kiállításában nyújt segítséget a Számlázoo program. Az időzített számlák használatával biztos lehet benne, hogy soha nem felejti el időben kiállítani a rendszeres számláit. Az időzített számla kiállítása nagyrészt megegyezik a normál számla kiállításával. Az időzített számla kiállítása során az alábbi különleges mezőkkel találkozik. Első kiállítás dátum: ebben a mezőben megadhatja, hogy mikor kerüljön kiállításra az első időzítetten készülő számla. Az ismétlődések ehhez a dátumhoz képest kerülnek értelmezésre. Például, ha Ön 2015. május 25-re állítja be az első kiállítás dátumát, és gyakoriságnak „évente” opciót választ, akkor a következő számla 2016. május 25-én kerül majd kiállításra. Gyakoriság: ezzel a mezővel megadhatja, hogy milyen gyakran szeretné a számlát kiállítani. A következő lehetőségekből választhat: •
naponta - minden nap kiállításra kerül a számla,
•
hetente - minden héten, ugyanazon a napon kiállításra kerül a számla,
•
kéthetente - minden második héten kiállításra kerül a számla,
•
havonta - minden hónap ugyanazon napján kiállításra kerül a számla,
•
kéthavonta - minden második hónap ugyanazon napján kiállításra kerül a számla,
•
negyedévente - minden negyedév ugyanazon napján kiállításra kerül a számla,
•
félévente - minden félév ugyanazon napján kiállításra kerül a számla,
•
évente - minden év ugyanazon napján kiállításra kerül a számla,
•
csak egyszer - a számla csak egyszer, egy adott napon kerül kiállításra. Ez utóbbi megoldást használhatja a számlázás előre időzítésére is projektek esetén.
Teljesítés dátuma, kiállítás + ___ nap: ebben a mezőben megadhatja, hogy a kiállítás dátumához képest mennyi nap eltérés legyen a számla teljesítés dátuma. Itt megadhat negatív számot is, ha a teljesítés korábbi a számla keltéhez képest. A minimum érték -15. Fizetési határidő, kiállítás + ___ nap: ebben a mezőben megadhatja, hogy a kiállítás dátumához képest mennyi nap eltérés legyen a fizetési határidő. Negatív számot nem adhat meg, a minimum érték 0. Az időzített számla elmentése után a program a következő napon éjjelén fogja kiállítani a számlát és értesítőt fog küldeni a kiállításról Önnek, illetve ha az e-mailben küldés lehetőséget is beállította, akkor a vevő is e-mailben kapja meg a számlát.
Törzsadatok kezelése Jelenleg a Számlázoo.hu -ban a vevők és a termék adatok kezelésére van mód az alábbiak szerint.
Vevő adatok Menüpont: Törzsadatok / Vevő adatok
Vevő felvitele A vevők adatainak felvitele két módon történhet: •
vevő adatok felvitel számlakészítés közben - a számla fejlécében ki kell töltenie a vevő adatiat és amikor a számlát elkészíti, akkor a program elmenti a vevő adatait a vevőtörzsbe.
•
vevő adatok felvitele a vevőtörzsbe közvetlenül - válassza a Törzsadatok / Vevő adatok pontot és itt válassza ki az „Új vevő” fület. Töltse ki a vevő adatait és kattintson a Mentés gombra.
Vevő módosítása Menüpont: Törzsadatok / Vevő adatok A vevőadatok módosítására csak a vevők listázásánál vagy a vevők keresésekor kiadott eredmény listában van lehetősége. Kattintson a vevő nevével egy sorban, a sor végén található fogaskerék ikonra, majd a megjelenő lehetőségekből válassza a Módosítást. Ekkor megjelenik a vevő módosítása adatlap. Végezze el a szükséges módosításokat és kattintson a Mentés gombra. FONTOS: a vevő adatainak módosítása nincs hatással a vevőnek korábban kiállított számlákra.
Vevő törlése Menüpont: Törzsadatok / Vevő adatok A vevőadatok módosítására csak a vevők listázásánál vagy a vevők keresésekor kiadott eredmény listában van lehetősége. Kattintson a vevő nevével egy sorban, a sor végén található fogaskerék ikonra, majd a megjelenő lehetőségekből válassza a Törlést. Ekkor megjelenik egy megrősítést kérő ablak. Ha valóban törölni szeretné a vevőt a vevőtörzsből, akkor kattintson az OK gombra. Ha mégsem szeretné törölni, kattinson a Mégsem gombra. FONTOS: a vevő adatainak törlése nincs hatással a vevőnek korábban kiállított számlákra. A vevő a vevői listákból fog eltűnni a törléssel.
Vevő adatok keresése - szabadszavas keresés Menüpont: Törzsadatok / Vevő adatok A megjelenő vevőlista fölött talája a navigációs füleket. Kattintson a „Keresés” fülre. Adja meg a megfelelő mezőben a keresni kívánt adatokat, majd kattintson a „Keresés” gombra.
A keresésben lehetősége van pontos adatokat megadni, vagy a keresett információk egy részét. A keresőkifjezésekben a kis- és nagybetűk nem különböznek (case-insensitive). Például: kereshet településnévben „Dunaújváros” kifejezésre, ekkor az összes dunaújvárosi vevőt fogja listázni. De kereshet „vár” településre is, ekkor minden olyan vevőt kiad, akinek a településnevében szerepel a „vár” kifejezés, így Dunaújváros, Várpalota, Mosonmagyaróvár, stb.
Vevő adatok keresése - kezdőbetű szerint Menüpont: Törzsadatok / Vevő adatok A megjelenő vevőlista fölött talája a navigációs füleket. Kattintson a „Kezdőbetű szerint” fülre. A megjelenő táblázatban kattintson a keresett kezdőbetűre.
Termék adatok Menüpont: Törzsadatok / Termék adatok
Termék felvitele Termék felvitele két módon történhet: •
termék adatok felvitel számlakészítés közben - a számlán szereplő tételekhez egyszerűen írja be a termék nevét, mennyiségi egységét, válassza ki a használni kívánt ÁFA kulcsot és adja meg a mennyiségét. Amikor a számlát elkészíti, akkor a program elmenti a termék adatait a terméktörzsbe.
•
termék adatok felvitele a terméktörzsbe közvetlenül - válassza a Törzsadatok / Termék adatok pontot és itt válassza ki az „Új termék” fület. Töltse ki a termék adatait és kattintson a Mentés gombra.
Termék módosítása Menüpont: Törzsadatok / Termék adatok A termék adatok módosítására csak a termékek listázásánál vagy a termék keresésekor kiadott eredmény listában van lehetősége. Kattintson a termék nevével egy sorban, a sor végén található fogaskerék ikonra, majd a megjelenő lehetőségekből válassza a Módosítást. Ekkor megjelenik a termék adatok módosítása adatlap. Végezze el a szükséges módosításokat és kattintson a Mentés gombra. FONTOS: a termék adatainak módosítása nincs hatással a vevőknek korábban kiállított számlákra.
Termék törlése Menüpont: Törzsadatok / Termék adatok A termék adatok módosítására csak a termékek listázásánál vagy a termék keresésekor kiadott eredmény listában van lehetősége. Kattintson a termék nevével egy sorban, a sor végén található fogaskerék ikonra, majd a megjelenő lehetőségekből válassza a Törlést. Ekkor megjelenik egy megrősítést kérő ablak. Ha valóban törölni szeretné a terméket a terméktörzsből, akkor kattintson az OK gombra. Ha mégsem szeretné törölni, kattinson a Mégsem
gombra. FONTOS: a termék adatainak törlése nincs hatással a vevőknek korábban kiállított számlákra. A termék a termék listákból fog eltűnni a törléssel.
Termék adatok keresése - szabadszavas keresés Menüpont: Törzsadatok / Termék adatok A megjelenő terméklista fölött talája a navigációs füleket. Kattintson a „Keresés” fülre. Adja meg a megfelelő mezőben a keresni kívánt adatokat, majd kattintson a „Keresés” gombra. A keresésben lehetősége van pontos adatokat megadni, vagy a keresett információk egy részét. A keresőkifjezésekben a kis- és nagybetűk nem különböznek (case-insensitive). Például: kereshet a termék nevében „Tanácsadás” kifejezésre, ekkor az összes tanácsadás szót tartalmazó terméket kiadja a program.
Termék adatok keresése - kezdőbetű szerint Menüpont: Törzsadatok / Termék adatok A megjelenő terméklista fölött talája a navigációs füleket. Kattintson a „Kezdőbetű szerint” fülre. A megjelenő táblázatban kattintson a keresett kezdőbetűre.
Statisztikák A Számlázoo.hu a felvitt adatok alapján automatikusan és azonnal (on-the-fly) készít kimutatásokat, így Ön azonnal láthatja, ha változás történt pénzügyeiben. A kimutatások mindig egy megadott típusú diagramm és egy adattábla segítségével kerülnek megjelenítésre.
Időszak beállítása, segédletek, napi és havi bontás A Számlázoo.hu -nál nagy figyelmet fordítunk a könnyű kezelhetőségre és a gyors és egyszerű adatkinyerés lehetőségének megteremtésére. Ezért készítettük az időszak beállításához a segédgombokat. A beállításokat mindig az adott kimutatás címe és a diagramm között megjelenő zöld négyzetben fehér nagyító ikonra kattintva jelenítheti meg. A megjelenő dátum beállítását segítő és gyorsítő gombokról alább részletesen olvashat. Ha ezektől eltérő dátumot szeretne megadni, akkor kattintson a dátum mezőkbe és vagy a naptár segítségével adja meg a megfelelő dátumot, vagy írja át kézzel a dátumot. A dátum formátumáról itt olvashat bővebben. Ahol van jelenősége, ott további beállításként megjelenik a „Napi bontás” / „Havi bontás” választható mező is. Ha megtette a beállításokat, kattintson a dátum mezőkkel egy sorban lévő nagyító ikonra.
Utolsó 30 nap Az utolsó 30 napban készült számlák adatai alapján készül a kimutatás. Ez a kimutatás jelenik meg alapértelmezésképpen, amikor a menüből a statisztikákat kiválasztja.
E hónap Az aktuális naptári hónapban kiállított számlák adatai alapján készít kimutatást. Mindig az aktuális hónapra vonatkozóan jelenít meg adatokat, így előfordulhat, hogy az adott hónapban nem jelennek meg adatok, ha még nem állított ki számlát abban a hónapban.
Előző hónap Az előző naptári hónapban kiállított számlák adatai alapján készít kimutatást.
1. negyedév, 2. negyedév, 3. negyedév, 4. negyedév Az adott év negyedévei alapján készít kimutatást. A negyedévek az alábbiak szerint tagozódnak: •
1. negyedév: január 1-től március 31-ig,
•
2. negyedév: április 1-től június 30-ig,
•
3. negyedév: július 1-től szeptember 30-ig,
•
4. negyedév: október 1-től december 31-ig.
Évek szerint Az évek szerinti gombok mindig az utolsó 4 évet jelenítik meg. Ahogy telik az idő, úgy az évek szerinti gombok is változnak. Az évek szerinti gombok mindig az adott év január 1. és december 31. között kiállított számláiból készítenek kimutatást.
Időszaki összesítés Menüpont: Statisztikák / Időszaki összesítés Egy időszakról kérhet napi vagy havi bontásban összesítést a számlák alapján. A megjelenő diagram oszlopdiagram típusú. A függőleges tengely ábrázoja az összeg nagyságát (automatikusan a mutatott értékekhez igazítva a léptéket), a vízszintes tengely ábrázolja az időszakot.
Termékfogyás összesítés Menüpont: Statisztikák / Termékfogyás összesítés Termékenként összesítve mutatja a kiszámlázott termékek és szolgáltatások értékét. A megjelenő diagramm torta diagramm típusú. Az ábrázoláskor a termékek értéke egymáshoz viszonyítottan kerül ábrázolásra úgy, hogy a teljes kör kitöltésre kerül. Remekül mutatja, hogy cége mely termékei fogynak az adott időszakban a legjobban. A diagrammban maximum 20 termék adatai kerülnek ábrázolásra.
Vevői összesítés Menüpont: Statisztikák / Vevői összesítés Vevőnként összesítve mutatja a kiszámlázott termékek és szolgáltatások értékét. A megjelenő diagramm torta diagramm típusú. Az ábrázoláskor a vevőnkénti forgalom értéke egymáshoz viszonyítottan kerül ábrázolásra úgy, hogy a teljes kör kitöltésre kerül. Remekül mutatja, hogy cégének bevételei melyik vevőktől származnak. A diagrammban maximum 20 vevő forgalmi adatai kerülnek ábrázolásra.
Vevői összehasonlítás Menüpont: Statisztikák / Vevői összehasonlítás Összehasonlíthatja egy időszakban két vagy több vevőjének kiállított számlái értékét és láthatja, hogy az adott vevők egymáshoz képest milyen értéket képviselnek vállalkozásánál. A megjelenő diagramm oszlop diagramm típus. A két dátum mezőben adja meg a kért időszak kezdő és vége dátumát. Ezt követően a „Vevő neve” mezőben adja meg a vevő nevét. Gépelés közben meg fog jelenni egy lista a vevőiből. Mindenképpen a listából válassza ki a vevőt. Az „Új vevő hozzáadása” gombbal tud új vevőket hozzáadni a lekérdezéshez. A nagyító gombra kattintva tudja elkészíteni a lekérdezést.
Kintlévőségek kezelése Menüpont: Statisztikák / Kintlévőségek kezelése A Számlázoo.hu rendszerben könnyedén áttkeintheti kintlévőségeit a kintlévőségek kezelése listában. A listában csak azok a számlák jelennek meg, amelyek még nem kerültek kifizetésre (amelyeknek Ön nem jelölte be, hogy kifizetésre kerültek), így a már fizetett, stornózott vagy stornó számlák nem kerülnek listázásra. A listában a sárga vagy piros smiley ikonra kattintva tudja a számla kifizetésének dátumát beállítani. Kattintson a smiley ikonra. A megjelenő mezőbe kattintva írja be a dátumot és nyomta meg az enter-t, vagy a megjelenő naptárból válassza ki a dátumot. A dátum megadása után a kintlévőségek listája automatikusan frissülni fog. A frissített listában a most megadott számla már nem fog megjelenni. Ha további módosítást szeretne végrehajtani a számla kifizetésének dátumán, azt a számlák listájában, vagy a számla keresés utáni listában teheti meg. A kintlévőségek listájának alján az összes kintlővő számla összesítését láthatja.
Beállítások A Számlázoo.hu programban számos beállítással testre szabhatja a program működését és felületét. Az alábbiakben a beállításokat mutatjuk be.
Saját adatok, jelszó módosítása A saját adatoknál módosíthatja a felhasználó nevét, email címét és jelszavát. A számlákon kiállítóként az itt megadott név szerepel. Fontos, hogy ez egy valós személy legyen, akinek munkaviszonya, megbízási jogviszonya vagy szerződése van az Ön cégével. Ellenkező esetben a NAV egy ellenőrzés során büntetést szabhat ki miatta.
Cégadatok A cégadatoknál módosíthatja az aktív cég adatait. Az űrlap megnyitások az adatok már kitöltve jelennek az űrlapban, illetve a program megjelenti az aktuálisan használt logót is az űrlap mellett. Amennyiben több céggel dolgozik és egy másik cég adatait szeretné módosítani, úgy a jobb felső sarokban a lgördülő listában válassza ki a céget, amit módosítani szeretne. Az űrlapon a cégnév és az adószám minősített adatmezők, így ezek nem megváltoztatható mezők. Ha mégis módosítani szeretné ezeket az adatokat, kérjük vegye fel ügyfészolgálatunkkal a kapcsolatot és küldje el a mostani adatokat, illetve azt, hogy mire szeretné megváltoztatni azokat. Ügyfélszolgálatunk e-mail címe:
[email protected] Minősített adatok módosítására csak e-mailben elküldött kéréssel van lehetőség, telefonos vagy skype ügyfélszolgálatunk ilyen jellegű kéréseknek nem tud eleget tenni. Megértését köszönjük. Miután átnézte az adatokat, kitöltötte, illetve kijavította a megfelelő mezőket, kattintson alul a „Cégadatok módosítása” gombra. FIGYELEM! FONTOS! FIGYELEM! FONTOS! FIGYELEM! FONTOS! A cég törlése mezőt csak abban az esetben pipálja ki, ha törölni szeretné a céget a Számlázoo.hu rendszeréből. A törléssel kitörli az összes vevő adatot, termék adatot, számlákat és beállításokat. A VISSZAÁLLÍTÁSRA NINCS LEHETŐSÉG!
Új cég hozzáadása Amennyibn Ön több céggel dolgozik és minden cég számlázását szeretné a Számlázoo.hu rendszerében kezelni, ebben a menüpontban adhatja hozzá cégeit. A cégek alapértelmezés szerint a Free (ingyenes) csomagban kerülnek felvitelre. Minden cégnek egyedileg kell beállítani és előfizetni a megfelelő előfizetési csomagot. A cégekhez több felhasználót is fel tud vinni, így egyszerre több munkatársa is tud dolgozni a Számlázoo.hu rendszerében. Erről részletesebben a „Felhasználó hozzáadása” pontban tájékozódhat.
Felhasználó hozzáadása Lehetősége van rá, hogy a cégéhez (vagy több cégéhez is) több felhasználót is felvegyen és a felhasználók egymással párhuzamosan dolgozzanak a rendszerben. Természetesen a sorszámozásban a párhuzamos munkavégzés nem okoz problémát.
A felhasználó hozzáadásakor adja meg a felhasználó e-mail címét. Ennek az e-mail címnek különböznie kell a céghez már beállított e-mail címektől, azonban lehet azonos egy másik céghez regisztrált felhasználó e-mail címével. A felhasználóhoz beállíthat jogosultsági szintet. Teljes jogú felhasználó: bármilyen műveletet végrehajthat a rendszerben. Korlátozott jogú felhasználó: minden műveletet végrehajthat kivéve az alábbiakat: •
új felhasználó hozzáadása a céghez
•
felhasználó hozzáadása a céghez
•
cég törlése
•
cégadatok módosítása
ÁFA beállítások A rendszer alapértelmezettként regisztrációkor felvezeti az aktuális ÁFA kulcsokat minden céghez. Azonban lehetőség van arra, hogy Ön saját ÁFA kulcsokat adjon meg. Az ÁFA kulcsot megadhatja szöveggel, például „AM” vagy „AAM” vagy „EU” és a szöveghez tartozó szám értékkel. A szám érték az ÁFA százalék értéke kell legyen, tehát 27%-os ÁFA esetén a szám érték 27 lesz, míg AM ÁFA esetén 0 lesz. A sajátként felvitt ÁFA kulcsokat később kitörölheti. A sajátként felvitt ÁFA kulcsok törlése nem befolyásolja a korábban ezekkel az ÁFA kulcsokkal kiállított számlák adatait.
E-mail beállítások Az e-mail beállításoknál lehetősége van beállítani, hogy a Számlázoo.hu rendszere milyen tárggyal és milyen szöveggel küldje ki a számlaértesítő és díjbekérő értesítő e-maileket. A „Sorszám hozzáfűzése a tárgyhoz” mezővel beállíthatja, hogy a számla, vagy díjbekérő sorszáma az e-mail tárgyában is szerepeljen, vagy ne szerepeljen. Az „E-mail szövege” mezőben egyszerű szövegként írhatja meg e-mailjei szövegét. Tehát HTML formázásokat ne alkalmazzon, mert a beírt HTML kódok kódként fognak megjelenni a kiküldött emailben.
Számla beállítások A „Számla beállítások” pontban talál pár előre definiált feliratot, amit megjegyzésként szerepeltethet a számláin. Ha kijelöli, kipipálj a szövegeket, vag kiveszi a pipát, akkor a beállítás azonnal alkalmazásra kerül. Nem kell még külön elmenteni. Több szöveget is kijelölhet, hogy szerepeljen a számlán. Saját szövegeket is hozzáadhat és ezeknél a szövegeknél is alkalmazhatja a kijelölést vagy a jelölés eltávolítását.
Lista beállítások Lehetősége van beállítani, hogy az egyes listák és keresési eredmények hány soros lapokkal jelenjenek meg. Például Ön beállítja, hogy a számla listában 100 sor jelenhet meg egyszerre. Ez után, ha Önnek több, mint 100 kiállíott számlája keletkezik, a program automatikusan százasával jelenteti meg a számlák adatait.
Súgó Ez a dokumnetum a súgó. A súgó tartalmazza a Számázoo.hu online számlázó program összes fnkciójának leírását, bemutatását. Ha Önnek valamelyik funkció leírása nem egyértelmű, vagy bármilyen kérdése merülne fel, kérjük nézze át először a gyakran ismételt kérdések gyűjteményét. Ha itt sem találja meg kérdésre a válasz, úgy vegye fel velünk a kapcsolatot a
[email protected] címen.
