Szabályzattár fejlesztése a CIB Banknál
2007. április 24. Dörnyei Ágnes
1
Miről lesz szó?
Bemutatkozás Belső szabályozási rendszer megújítása Új nyilvántartási rendszer igénye Szabályzattár A rendszer felhasználói, szerepkörök Dokumenetum kapcsolatok Verzió és hatálykezelés Keresés funkció Attribútumok Eredmények
2
Bemutatkozás CIB Bank Zrt. Történet: •
1979 november – dollár alapon működő devizabank (off-shore)
•
1998 január – tulajdonosi és szervezeti változás – Gruppo Banca Intesa
•
2007 január – Intesa Sanpaolo
Szervezet – Bankcsoport:
Számokban:
•
CIB Bank Zrt.
•
1473,7 milliárd Ft mérlegfőösszeg
•
CIB Lízing csoport
•
18,6 milliárd Ft adózás utáni
•
CIB Befektetési Alapkezelő
•
CIB Faktor
eredmény •
2311 dolgozó
•
98 bankfiók
3
Bemutatkozás Belső szabályozási rendszer változása Jellemzői: •
1998. Január – Első ügyviteli utasítás
•
1998 – 2004 Mennyiségi növekedés – a Bank méretének növekedése, a termékek és szolgáltatások körének bővülése = = szabályozandó folyamatok száma nő. (2004-re cca 500 belső dokumentum)
•
2004 – 2005 Minőségi váltás – projekt a belső szabályozási rendszer átalakítására
•
2005 július – Új szabályozási struktúra bevezetése
•
2005. november – Új nyilvántartási rendszer (Szabályzattár) bevezetése
4
Belső szabályozási rendszer megújítása Dokumentációs rend
CIB Bank Rt. főfolyamatai Irányítási folyamatok Projekt menedzsment
Stratégiai tervezés
Szabályozás
Humán erőforrás menedzsment
Operatív irányítás
Üzleti folyamatok Termék/ szolgáltatás menedzsment
Irányelvek Marketing / Értékesítés
Kockázat menedzsment
Pénzpiaci műveletek
Támogató folyamatok Számvitel
Jog és complience
Műszaki és beruházás menedzsment
Folyamatok IT menedzsment
Pénz és értékkezelés
Kommunikáció
Operáció
Nyilvántartási rendszer
Metautasítás
A szabályozási rendszert a nyilvántartási rendszer teszi átláthatóvá. A nyilvántartási rendszer, a folyamati struktúra és a szabályozási dokumentációs rend meghatározása feltétele volt az új szabályozási rendszer véglegesítésének.
5
Új nyilvántartási rendszer igénye I. Elvárások
•
Könnyű elérhetőség mindenki számára – egy helyen való tárolás és csak egy helyről való elérés (mellékletek, kapcsolódó dokumentumok is)
•
Könnyű kereshetőség – típus – szám – cím alapján
•
Automatikus verziókövetés
•
Elektronikus archiválás
•
Nyomtatás
•
Jogosultságkezelés
A korábbi File server-es, Intraneten dokumentumtáras megoldásokkal szemben alapvető cél volt az egyidejűség, hálózati elérés, könnyű keresés.
6
Új nyilvántartási rendszer igénye – II. Dokumentumok köre és jellemzői
• Kezelendő dokumentumok:
Dokumentumok jellemző adatai:
• Belső szabályzatok
• Típus (fő, -csatolt, -kapcsolódó dokumentum) • Sorszám –cím adat • Hatálybalépés, hatályon kívül kerülés dátuma • Felülvizsgálati idő • Keresési kulcsszó • Verziószám
• • • •
Üzletszabályzatok Kondíciós listák Kamat- és ügyfél-tájékoztatók Felhasználói kézikönyvek
• Biankó szerződések
Gyors visszakeresés, azonnali elérés, automatikus verziókövetés, IT stratégiába illeszkedés (keretrendszer / content manager) 7
Követelmények a Szabályzattárral szemben Funkcionális követelmények: • Elektronikus dokumentumtár • Többféle rendezési funkcióval kibővített kulcsszavas keresés • Dokumentumtípusonként változó keresési lehetőségek • Feltöltéskor manuális, de géppel ellenőrzött kulcsszavas hozzárendelés • Front-end vékonykliens felületén keresztül minden dolgozó hozzáférhessen • Egy nézetben több dokumentum megnyitható (pop-up ablakokkal) – pl. fő és mellékdokumentum • Továbbfejleszthető alapmegoldás Technikai követelmények: • • • • • •
Internet Explorer 6.0 felhasználói felület WebSphere Portal Server 5.0.1 (Struts megjelenítő réteg) WebSphere Application Server 5.1 IBM Content Manager 8.2 Tivoli Access Manager a jogosultságkezeléshez Content Manager kapcsolat külön Service Oriented Architecture (SOA) rétegben
8
A rendszer felhasználói, szerepkörök User • • • • Revizor
Dokumentum keresés, nyomtatás, Kulcsmezők és dokumentum tartalom megtekintés Dokumentum letöltés. Csak az éppen hatályos dokumentum verziókhoz van hozzáférése
•
A rendszerben lévő dokumentumok ellenőrzése (a banki, illetve törvényi szabályozásoknak megfelelőség ellenőrzése, stb.). • A user szintű funkciókon felül a pillanatnyilag hatályos vagy jogutód nélkül megszűnt dokumentumok és dokumentum kulcsmezők, valamint azok korábbi verzióinak megtekintése Superuser • •
Dokumentumokkal töltik fel a rendszert Szabályozzák azok hatályát
9
Dokumentum kapcsolatok és mellékletek
10
Verzió – és hatálykezelés
11
12
13
Adatok, eredmények
Jelenlegi adatállomány: •
Összesen 8.074 db fájl, 1,3 GB
•
Ebből hatályos 2.604 db fájl, 500 MB
•
391 db szabályzat
•
2300 felhasználó
Eredmények: •
Azonnali adathozzáférés a banküzem, fiókhálózat hálózat minden pontján
•
Auditálható adatok
•
Gyors visszakeresés – átlag 5-8 mp-es idővel
•
Automatikus verziókövetés Továbbfejlesztés: back up – biankó szerződések – keresési opciók bővítése
14
Köszönöm a figyelmet!
15
