SYSTÉM ALEPH A JEHO APLIKACE VE VÝPŮJČNÍM PROCESU MZK Blanka Sapáková, Jana Shejbalová Automatizovaný knihovnicko-informační systém ALEPH je vnitřně členěný na moduly akvizice, katalogizace, evidence seriálů, výpůjční služby a vyhledávání v OPACu. S prvníma dvěma moduly se zpravidla začíná v každé knihovně v jakémkoliv systému a nebylo tomu jinak ani v případě Moravské zemské knihovny v Brně. Knihovna začala automatizovaně zpracovávat přírůstek knih od roku 1993 v systému TINLIB, který byl v rámci projektu CASLIN nahrazen v roce 1995 systémem ALEPH. Úspěšně jsme si zpracovali konverzní program,1 kterým dosud převádíme záznamy přírůstků nejen z TINLIBu, ale i z ISISu a KIMSu – tedy ze šesti státních vědeckých knihoven, z nichž je průběžně tvořen souborný katalog KAKS, který je k dispozici na Internetu.2 Zavedení modulu výpůjčky je z pohledu čtenářů nejžádanější, z pohledu knihovníků nejnáročnější. V MZK byl modul uveden v život jako poloprovoz v září 1996 a v plném rozsahu pro absenční výpůjčky od 1.března 1997. Dosavadní praxe výpůjčního systému se vyznačovala dlouhodobě vyladěnou funkčností vyžadující disciplinovanou protokolovanou evidenci, svou složitostí však přinášející nemožnost odstranění chyb vzniklých i v procesech předcházejících výpůjčce. Bylo zřejmé, že jediné možné zkvalitnění služeb spočívalo ve využití počítačové evidence, jak ji nabízel v našem případě systém ALEPH. K jeho zavedení bylo třeba splnit dvě podmínky – vytvořit evidenci uživatelů a všechny půjčované knihy uložit do počítače a označit čárovým kódem. Prvním krokem tedy bylo vytvoření báze dat čtenářů, kterých má MZK asi 30 000. Do databáze se zapisuje: rodné číslo čtenáře, příjmení, jméno, akademický titul, bydliště včetně přechodného, dosažené vzdělání a u studentů škola, kterou studují. V závislosti na dosaženém vzdělání nebo typu studia je 1 Škrla,
David: Konverze katalogizačního záznamu mezi systému ALEPH, ISS/MAKS a TINLIB Infocus, 1, 1995, č.3, s.70-72 2 Na WWW: http://www. mzk.cz nebo pomocí TELNETu opac.mzk.cz (login: visitor)
59
vystaven čtenářský průkaz příslušné čtenářské kategorie. Status uživatele 01 02 03 04 05 06
Typ A Ak B Ba Bb C
07 08
Dk, Do Z
09 10 11 12 13
AU MVS U K MVS TK MVS PK P
Kategorie vědečtí pracovníci, vysokoškolští učitelé zaměstnanci MZK i důchodci čtenáři s vysokoškolským vzděláním studenti humanitních oborů studenti užitých věd čtenáři se středoškolským nebo základním vzděláním studenti středních škol zahraniční studenti s čtenáři pro prezenční studium organizace a ústavy
jednorázové prezenční studium
Průkazy jsou opatřeny čárovým kódem, typem čtenářské kategorie a jménem čtenáře. Modul evidence uživatelů umožňuje prolongovat čtenářské průkazy po zaplacení ročního poplatku kdykoliv ke konkrétnímu datu, vždy s roční platností. Umožňuje vyhledávat v databázi podle jména, rodného čísla a čárového kódu. Automatizace samotného výpůjčního procesu v knihovně, která má ve svých fondech několik miliónů svazků, ze kterých je jen nepatrná část zpracována automatizovaně, byla značně komplikovaná. Především bylo třeba najít řešení, jak rychle zaregistrovat půjčované dokumenty živého fondu, které nemají záznam v automatizovaném systému. Postupy retrokonverze jsou známé. Také jsme uvažovali o průběžném zpracovávání knih, které se vracejí z výpůjčního procesu, avšak tento přístup se nám jevil zdlouhavý a náročný na personální zajištění. Rozhodli jsme se pro retrospektivní zpracovávání žádaných knih před jejich zapůjčením, které má tři fáze. Na začátku jsou to pracovníci půjčovního oddělení, které s knihou v ruce vytváří zkrácený záznam, jenž obsahuje tyto údaje: název, signaturu, status exempláře a čárový kód.
60
Statusy exemplářů 31 výpůjční lhůta 1 měsíc 77 0 po revizi 88 probíhá retrokonverze 91 seriál 96 prezenční výpůjčka 99 ztráta Doplnění záznamu je již záležitostí druhé fáze, když oddělení retrokonverze podle katalogizačního lístku doplňuje další údaje: autor, rok vydání, jazyk, zemi a především doplní počet exemplářů stejného titulu vypsáním statusu 88 bez vyhledání knihy, tedy bez nalepení čárového kódu. Třetí fáze se předpokládá v doplnění minimálního záznamu využitím projektu RETROKON, tedy stahováním záznamů české produkce z báze bodované Národní knihovnou, na níž se kromě naší knihovny podílejí i další státní vědecké knihovny. Pro periodika byl zvolen jiný postup. Převážná většina je určena k prezenčnímu půjčování ve studovně a neprojde proto půjčovnou. Protože ve skladu jsou ponejvíce uložena podle vlastní lokace, byly jednotlivé tituly podle názvu zapsány do počítače a na jeden svazek (u frekventovaných titulů na všechny) nalepen čárový kód. Tím lze titul najít v počítači a vyžádat. Již od počátku nám bylo zřejmé, že není možné půjčovat dvojím způsobem, klasicky a automatizovaně. Proto byl čtenářům zaslán dopis vysvětlující změny v půjčování, s požadavkem na vrácení půjčených dokumentů. Rozeslali jsme 4 500 dopisů a v krátké době se nám podařilo téměř uzavřít tradiční lístkový výpůjční protokol. Absenční půjčování
61
Zavedením automatizovaného výpůjčního procesu došlo v zásadě ke zjednodušení administrativy z pohledu čtenáře i knihovníka. Automatizovaná evidence a tištěné výstupy automatizovaný proces 1) evidence výpůjček 2) retrokonverze nezpracovaného fondu tištěné výstupy 1) potvrzení o výpůjče (jednotlivě pro každý exemplář) 2) potvrzení o vrácení (souhrnný účet) 3) upomínky a rezervace Čtenář má dvě možnosti, jak si objednat požadovanou knihu: a) Elektronickou cestou pomocí účtu visitor. Čtenář si najde požadovanou knihu v OPACu a přímo si o ni požádá. Elektronická objednávka se po vytištění posílá přímo do skladiště, které požadovanou knihu expeduje na půjčovnu. Velkou výhodou je, že čtenář si nemusí knihu objednávat přímo v knihovně, ale tam, kde se může připojit na Internet. b) Čtenář si vyhledá požadovanou knihu klasickým způsobem a požádá o ni prostřednictvím zjednodušené žádanky. Žádané knihy se na půjčovně retrokonverzně zpracují a zapůjčí se na účet půjčovny. Teprve při návštěvě čtenáře jsou z účtu odepisovány a zapůjčeny na účet konkrétního čtenáře (tímto procesem se získává přehled o vyhledaných knihách ze skladiště, které dosud nejsou vydány čtenáři). Modul výpůjčního protokolu zajišťuje veškeré činnosti spojené s realizací výpůjčky, její prolongací, rezervací a upomínáním. Výpůjčka se realizuje sejmutím čárového kódu ze čtenářského průkazu a sejmutím čárového kódu půjčovaného dokumentu Vrácení dokumentu je ještě jednodušší, není potřeba čtenářský průkaz, po sejmutí čárového kódu vraceného dokumentu se vytiskne potvrzení o vrácení, které dostává čtenář. V případě, že si vracený dokument někdo rezervoval, vytiskne se oznámení o rezervaci, které má podobu korespondenčního lístku. Systém však automaticky nezruší evidenci o výpůjčkách, u nichž byla překročena výpůjční lhůta. Takové případy je třeba řešit „individuálněÿ, tedy se čtenářem vyřídit poplatky z prodlení a prostřednictvím čárového kódy z průkazky čtenáře, zrušit záznamy o výpůjčkách s překročenou výpůjční lhůtou. Prolongaci si může čtenář provádět ve svých výpůjčkách sám za předpokladu, že má platný čtenářský průkaz a nemá překročeny výpůjční lhůty půjčených dokumentů. Je-li některá z jeho výpůjček re62
zervována, nedá se však tato prodloužit. Tiskový výstup o přehledu výpůjček vytiskne čtenáři na požádání půjčovna. Takto v podstatě s velkým pracovním nasazením pracovníků půjčovny při retrokonverzi živého fondu, probíhá automatizované absenční vypůjčování, které přineslo čtenářům značné výhody a časové úspory. Od letošního školního roku, respektive od srpna 1997 se přistoupilo k automatizaci prezenčních výpůjček. Prezenční výpůjčky se navážejí ze skladiště do studovny, kde se podle čárového kódu čtenářského průkazu uváděného na žádance ukládají, jak do databáze absenčních výpůjček, tak na volně přístupný regál, a to podle posledního dvojčíslí čárového kódu. Retrokonverzi v tomto případě zajišťuje skladiště, evidenci o vypůjčení a vracení pracovníci studoven. Prezenční půjčování
Evidence o zapůjčení a vrácení dokumentů
Retrokonverze nezpracovaného fondu
Výpůjční proces má své požadavky a teprve v praxi se objeví nedostatky automatizovaného systému. Ukazuje se, že • Není dobře, když systém je otevřený daleko širšímu okruhu zaměstnanců než tomu bylo při klasickém způsobu půjčování, kdy výpůjčky zprostředkovávalo výpůjční oddělení a v současné době mají možnost vstupu do záznamů o výpůjčce i pracovníci MVS a studovny. 63
Abychom zkorigovali počet zaměstnanců vstupujících do modulu cirkulace, zřídili jsme Sub-library, která je sice přístupná přes modul cirkulace, ale veškerá činnost je ošetřena tak, že se odehrává mimo protokol absenčních výpůjček. Na tomto principu fungují prezenční výpůjčky. • Čtenářské průkazy se jménem neposkytují dostatečnou ochranu čtenáře při zcizení, proto by bylo vhodné přistoupit k výměně čtenářských průkazů. • Automatizovaný systém umožňuje čtenáři si rezervovat neomezené množství exemplářů jednoho titulu, ale systém již nezruší druhé rezervace, pokud jeden výtisk již čtenář dostal. Znamená to, že při negativně vyřízené objednávce se objednávaný titul automaticky zařadí do čtenářova účtu rezervací, ze kterého jsou při vrácení požadovaného titulu čerpána data pro tisk oznámení o rezervaci. Čtenář pak může stále dostávat oznámení na tituly, které již vlastně dostal. Po skončení fáze retrokonverze, kdy budou všechna data o knižních jednotkách uloženy v rozsáhlé databázi systému ALEPH, všechny výpůjčky a rezervace budou probíhat automatizovaně, se práce knihovníků zrychlí a zjednoduší. To samozřejmě pocítí také uživatelé knihovnyčtenáři. Jejich výpůjčky budou vyřízeny rychleji a administrativa (prodlužování, rezervace, vracení knih) se stane jednodušší a přehlednější.
64
