SYLLABUS ISO-MANAGER WEBBASE:
Onderdelen: - Bespreking - RTV (Registratie ter Verbetering) - Actiemelder
© 2011 Copyright: Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van de rechthebbende(n) op het auteursrecht c.q. de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid CORBO Support B.V. gevestigd te Sliedrecht, door rechthebbende(n) gemachtigd namens hem (hen) op te treden, niets van deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins, wat ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.
1.
Inleiding............................................................................................................... 1 Terminologie: .......................................................................................................... 1 Definities: ................................................................................................................ 1
2.
De buttons van het hoofdmenu: .......................................................................... 2 De buttonbalk: ........................................................................................................ 2 Zoeken met Ctrl +Y: ................................................................................................ 3 De functie van de gele velden in een record:.......................................................... 3
3.
Submenu Kwaliteits Management Systeem: ....................................................... 4 Bespreking: ............................................................................................................. 4
4.
Submenu Registratie ter Verbetering: ............................................................... 13 Algemeen: ............................................................................................................ 13 Omschrijving: ........................................................................................................ 14 Corrigerende-/preventieve maatregel: .................................................................. 14 Documenten: ........................................................................................................ 14 Acties gekoppeld aan een RTV: ........................................................................... 16 Voorbeeld Rapport RTV: ...................................................................................... 17
5.
De actiemelder: ................................................................................................. 18 Voorbeeld rapport actiemeldingen: ....................................................................... 19 Voorbeeld openstaande acties: ............................................................................ 19 Voorbeeld afgehandelde acties: ........................................................................... 20
1. Inleiding Terminologie: In deze syllabus wordt uitleg gegeven over de onderdelen, bespreking, RTV en het gebruik van de actiemelder aan de hand van voorbeelden in woord en beeld. De termen die gebruikt worden vindt u hieronder met daarnaast een korte toelichting. Klikken
=
eenmaal klikken op de linker muisbutton.
Dubbelklikken
=
tweemaal klikken op de linker muisbutton.
Button
=
pictogram (plaatje) vaak voorzien van tekst. De button voert een opdracht uit op het moment dat er op geklikt wordt.
Regel
=
een tekstregel in een menu, lijst, of veld.
Record
=
volledig invoerscherm.
Veld
=
een wit vlakje op een donkere achtergrond, waar een tekst ingevoerd kan worden.
Keuzelijst
=
lijst met waarden of opties waaruit gekozen kan worden
Pictogram
=
afbeelding of plaatje.
Definities: Corrigerende maatregel = Is een maatregel die genomen wordt na het vaststellen van een afwijking. Preventieve maatregel = Is een maatregel ter voorkoming van afwijkingen in de toekomst. Preventieve maatregelen worden op de dezelfde wijze afgehandeld als corrigerende maatregelen.
Versie 2.0
1
2.
De buttons van het hoofdmenu:
• • • • • • • • • •
button “Uitloggen”: via deze button verlaat u het programma; button “KMS”: via deze button komt u direct in het submenu van het Kwaliteits Management Systeem. button “Registratie ter Verbetering”: via deze button komt u direct in het onderdeel Registratie ter Verbetering. button “Relaties” via deze button komt u direct in het onderdeel relaties. button “Medewerkers” via deze button komt u direct in het onderdeel medewerkers. button “Procesbeheersing”: via deze button komt u direct in het submenu Procesbeheersing. button “Rapportage”: via deze button komt u direct in het submenu rapportage. button “Actiemelder” via deze button komt u direct in de actiemelder. button “Help”: via deze button komt u direct in het submenu help. button “Configuratie”: deze button is uitsluitend zichtbaar bij de beheerder van het systeem. Met gebruik van deze button komt de beheerder in het submenu Configuratie.
De buttonbalk: Elk onderdeel van het programma heeft een eigen buttonbalk met daarin de volgende buttons.
Met deze buttonbalk kunnen de volgende functies worden uitgevoerd: - “Recordteller”: hiermee kan het juiste record in het bestand gezocht worden. - “Nieuw”: met deze button wordt er een nieuw record aan het bestand toegevoegd. - “Annuleren”: met deze button worden gemaakte wijzigingen in de record teniet gedaan. - “Opslaan”: met deze button kunt u een toegevoegd of gewijzigd record opslaan. - “Verwijderen”: met deze button kunt u een record uit het bestand verwijderen. - “Terug”: met deze button gaat u terug naar het onderdeel in het programma waarmee u begonnen bent. - “Rapport”: met deze button kunt u op het beeldscherm een weergave in ‘pdf format’ laten zien van de ingevulde record. Afhankelijk van uw persoonlijke autorisatie beschikt u over één of meer van bovengetoonde buttons. Met name de buttons ’nieuw’ en ‘verwijderen’ zijn afhankelijk van de gekozen autorisatie.
Versie 2.0
2
Zoeken met Ctrl +Y: Selectiekeuze in bijvoorbeeld “Registratie ter verbetering”: Ga met de cursor bijvoorbeeld in het veld “Kenteken“staan. Druk vervolgens functietoetsen Ctrl + Y gelijktijdig in. Bij zoekterm tikt u een deel van het kenteken in.
Klik vervolgens op “Zoeken”. Er verschijnt nu een lijst met recordnummers die aan de gestelde criteria voldoen. Kies vervolgens het gewenste record uit de lijst en druk dan op “Selecteer”,
waarna het juiste record wordt geopend.
De functie van de gele velden in een record: De gele velden die verschijnen nadat u een record heeft geopend zijn zogenaamde “verplichte” velden. Indien in deze velden geen tekst invult of een keuze maakt kunt u het record niet vastleggen.
Bij het verplichte veld waar u geen gegevens hebt ingevuld verschijnt een kruisje ten teken dat daar iets ontbreekt. Pas nadat u dit hebt gecorrigeerd kunt u het record opslaan.
Versie 2.0
3
3. Submenu Kwaliteits Management Systeem: Door op de button ”KMS” te klikken komt u in het submenu van Kwaliteits Management Systeem. In dit menu treft u de volgende onderdelen aan: - “Bespreking” - “Directiebeoordeling” - “Interne audits” - “Documentenbeheer” - “Wagenpark” - “Leveranciersbeoordeling” - “Gereedschappen” Afhankelijk van de aan u toegekende autorisatie heeft u toegang tot één of meer van de hierboven genoemde onderdelen.
Bespreking: Algemeen: Middels dit onderdeel van KMS wordt u in staat gesteld om alle soorten vergaderingen binnen het bedrijf volgens een vaste procedure te structureren. Klik op button “Bespreking”.
Klik vervolgens op “Nieuw” en er wordt een nieuw record geopend, waarmee een nieuwe vergadering kan worden aangemaakt.
In het blok boven worden gegevens vastgelegd die direct verband houden met het soort vergadering. De volgende gegevens worden in dit blok vastgelegd. • “Vergaderingnummer”. wordt automatisch toegekend aan een nieuwe vergadering. • “Invoerdatum”. Moment waarop bespreking wordt aangemaakt. • “Managementniveau”. Niveau dat is toegekend aan de medewerker die de agenda opstelt. In dit voorbeeld “administrators”.
Versie 2.0
4
Opmerking: Iedere gebruiker van ISO-manager krijgt een “niveau” toegekend, waarin hij/zij toegang heeft in het systeem. Niveau ‘directie’ is het hoogste niveau en niveau ‘uitvoerden’ is het laagste niveau. Binnen bespreking kan een hoger niveau wel de verslagen zien van medewerkers van een lager niveau, maar niet omgekeerd. Met andere woorden: De directie heeft toegang tot het werkoverleg, maar de uitvoerenden hebben geen toegang tot de MT verslagen. • “Onderwerp”: De unieke beschrijving die aan het overleg wordt meegegeven. Bijvoorbeeld: Kwaliteitsoverleg november 2011. • Datum bespreking: Feitelijke vergaderdatum. Bijvoorbeeld 30-11-2011. • Aanvangstijdstip: Moment van vergaderen. Bijvoorbeeld 10:00 uur • “Soort bespreking”: Door de juiste agenda te kiezen worden die agendapunten gekozen die voor deze vergadersoort in de module configuratie zijn aangemaakt. Tevens worden eventuele actiepunten die bij deze vergadering horen aan de agenda toegevoegd. • “Afdeling”. De afdeling waarop de vergadering op van toepassing is. Door vervolgens op button “Deelnemers vergadering toevoegen” te klikken
worden na de bevestiging,
de medewerkers geselecteerd die in die gekozen afdeling (bijvoorbeeld Kwaliteit) werkzaam zijn.
Er van uitgaan dat een ieder aanwezig zal zijn wordt achter de naam een vinkje gezet. Is iemand tijdens de vergadering niet aanwezig kan de reden hiervan worden ingevuld en verdwijnt automatisch het vinkje van aanwezigheid.
Versie 2.0
5
Willekeurige aanwezige selecteren: Wanneer medewerkers welke buiten de gekozen afdeling deel nemen aan de vergadering, kunnen deze apart gekozen worden door op button “aanwezigen selecteren” te drukken. Er verschijnt vervolgens een lijst met medewerkers die “toegang hebben” tot ISO-manager.
Het kiezen geschiet door het aanvinken van betrokken medewerker (bijvoorbeeld Hennie Blom) en vervolgens op selecteer te drukken. De betrokken medewerker wordt vervolgens toegevoegd aan de lijst van aanwezigen.
•
“Voorzitter”. De medewerker die de vergadering zal leiden.
Druk op button ‘voorzitter’. Typ een naam in van de voorzitter. Druk vervolgens op zoeken. Naam voorzitter verschijnt. Klik op naam en druk vervolgens op button selecteer. Versie 2.0
6
De naam wordt vervolgens toegevoegd aan de agenda.
• • •
“Notulist”. De medewerker die verantwoordelijk zal zijn verslaglegging van de vergadering. De selectieprocedure is gelijk aan die van de voorzitter. “Datum volgende vergadering”. Hiermee wordt de volgende vergaderdatum gekozen. “Documenten”. Hiermee kan een extern document gekoppeld worden aan de agenda, bijvoorbeeld een Word- of Excelbestand met financiële resultaten. Druk op “bladeren”. Vervolgens kunt u binnen uw eigen systeem het bestand zoeken dat u aan de vergadering wilt toevoegen. Bijvoorbeeld bestand “eindcontroles”.
Het gekozen bestand wordt vervolgens door dubbelklikken aan de agenda toegevoegd. Door vervolgens button ‘toevoegen’ in te drukken
Versie 2.0
7
wordt het document feitelijk aan de agenda toegevoegd.
Via zoekbestand `Uitgevoerd door` koppelt u de naam van de medewerker aan het toegevoegde bestand. Het toegevoegde document kan worden geopend door op de “documenttekst” te klikken. •
“Locatie”: De vestiging waar de vergadering zal plaatsvinden.
Na de keuze “soort bespreking” verschijnen de ‘standaard’ agendapunten. Standaard betekent hier: de agendapunten die in configuratie per vergadersoort zijn aangemaakt. Indien gewenst kunnen de “standaard” agendapunten gewijzigd worden. Agendapunt toevoegen: Druk op “agendapunt toevoegen”. Volgens verschijnt er een lege regel waarin het toe te voegen agendapunt kan worden aangemaakt.
Indien u wenst dat er een agendapunt verwijderd dient te worden, dan drukt u op de rode button Voor het verwijderen:
Na het verwijderen:
Door vervolgens de melding te bevestigen zal het agendapunt worden verwijderd. Versie 2.0
8
Opmerking: Voor het juist verwerken van de wijzigingen (aanpassen van de agenda) dient u op button “opslaan” te drukken. De wijzigingen worden dan definitief verwerkt. Notulen maken: Door met de linker muisbutton op “Notulen” te klikken wordt de notulist in staat gesteld per agendapunt vast te leggen wat er is besproken.
Na het invoeren klikt de notulist op “Opslaan” en de notulen zijn vastgelegd. Automatisch keert men terug in het basisscherm “bespreking”.
Versie 2.0
9
Actiepunten: Als het gewenst is dat er actiepunten volgen uit de vergadering dan dienen deze te worden vastgelegd in onderste blok “actie toevoegen”. Per actiepunt worden de volgende aspecten vastgelegd: • “Uitgevoerd door”: wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het actiepunt; • “Onderwerp”: wat dient er te gebeuren; • “Deadline”: wanneer dient het actiepunt te zijn opgelost/uitgevoerd; • “Datum afgerond”: datum op welke de medewerker de actie heeft uitgevoerd; • “Uitgevoerd”: vinkje ten teken van afgerond. Voor het aanmaken van een nieuwe actie drukt u op de button “nieuw”. Er wordt vervolgens een nieuwe regel geopend, waarin u de actie kan vastleggen.
Na het invullen van de deadline drukt u op “Opslaan”, zodat de actie is vastgelegd.
De actie wordt vastgelegd in de actiemelder van de betrokken medewerker en op basis van de zelf ingestelde tijd (in configuratie) krijgt de medewerker ook een E-mail met daarin de tekst van de actie. Opmerking: Actie afhandelen via actiemelder: U opent de actiemelder via het hoofdmenu:
In de actiemelder staan onderwerpen, te weten: - De uitnodiging voor het kwaliteitsoverleg van 30-11-2011; - De geplande actie: Het uitvoeren van een audit in vestiging Schiedam op 23-12-2011. Als de actie is afgehandeld, klikt u op “Afgerond”. Er verschijnt een “vinkje” in het helder gekeurde veldje. Door het plaatsen van het vinkje wordt de actie in de actiemelder op afgehandeld gezet en de actie wordt ook automatisch in “Bespreking” op afgehandeld gezet.
Versie 2.0
10
De datum van afhandeling wordt in de actiepunten gezet.
Opmerking: Bij het aanmaken van een nieuwe vergadering (met dezelfde keuze van vergadersoort) zullen de afgehandelde actiepunten niet meer verschijnen en blijven de niet afgehandelde actiepunten op de agenda staan. Vergadering van 30-11-2011:
Vergadering van 30-12-2011
Afgehandelde actiepunt is van de agenda verdwenen.
Versie 2.0
11
ALGEMENE OPMERKING: Voor het verlaten van een record altijd op “opslaan” drukken. Doet u dit niet dan zullen de ingevoerde gegevens niet worden vastgelegd. Rapport: Door met de linker muisbutton op “Rapport” te klikken wordt het verslag van de vergadering op het scherm zichtbaar gemaakt. De opmaak is in PDF. Opmerking: Indien “Bespreking” voortijdig wordt gesloten dienen minimaal de gele velden te worden ingevuld, als dit niet gebeurt kan het record niet worden opgeslagen. Voorbeeld notulen bespreking:
Versie 2.0
12
4. Submenu Registratie ter Verbetering: Algemeen: Het registreren van RTV’s is de kern van ISO-Manager. Hiermee worden namelijk afwijkingen vastgelegd die opgelost dienen te worden. Door hier gestructureerd mee te werken wordt u in staat gesteld de interne processen verder te optimaliseren. Op 2 manieren kunnen RTV’s in het systeem worden vastgelegd: 1. Het registreren van autonome klachten c.q. verbetervoorstellen in het submenu “Registratie ter Verbetering”; 2. Het registreren van afwijkingen via andere in het systeem aanwezige registratievormen, zoals leveranciersbeoordeling, interne audits, testprogramma’s en herhalingsbezoeken. Klik op button “Registratie ter verbetering”.Via button “Nieuw” wordt een nieuw record (dossier) geopend. Deze krijgt automatisch een uniek registratienummer.
Het bovenste blok van het formulier wordt gebruikt om de noodzakelijke gegevens vast te leggen m.b.t.: - “Locatie” - “Prioriteit”: De keuze bestaat uit hoog, middel en laag en is gekoppeld aan de instelling zoals die in configuratie bij RTV (aantal dagen) is weergegeven. - “Meldingsdatum” - “Geplande afh. datum” - “Geconstateerd door” - “Factuurnummer” - “Kenteken” - “Verantwoordelijke voor het oplossen” - “Verwijtbaar aan” - “Product” - “Klant” - “Leverancier” - “Afdeling” waarop de afwijking betrekking op heeft” - “Opdrachtgever” - “Type (bron) RTV” - “Soort RTV” - “Kosten die gepaard gaan met de afwijking”
Versie 2.0
13
-
-
“Datums van oplossing: • “Verbetering ingevoerd” • “Uitwerking verbetering” • “Werkwijze is routine” “Oorzaak” ‘”Suboorzaak” “Bestede tijd”
De genoemde velden dienen zo volledig mogelijk te worden ingevuld, om het dossier volledig te kunnen maken, zodat het maken van analyses goed mogelijk wordt. Indien de RTV voortkomt uit een andere registratievorm zoals hierboven is aangegeven, dan worden automatisch de volgende velden ingevuld: • Bij “Leveranciersbeoordeling” veld “Leverancier” en “Type RTV” • Bij “Interne audit” “Type RTV” • Bij “Testprogramma’s”, “Type RTV” • Bij “Herhalingsbezoeken”, “Klant” en “Type RTV”
Omschrijving: Bij “Omschrijving” dient de melder aan te geven wat er is voorgevallen.
Corrigerende-/preventieve maatregel: Bij “Corrigerende maatregel” c.q. “Preventieve maatregel” dient de verantwoordelijke oplosser aan te geven wat hij/zij gedaan heeft met de RTV.
Documenten: Het veld “Documenten“ kan worden gebruikt om externe informatie in de vorm van bijvoorbeeld digitale foto’s, Wordbestanden of gescande informatie te koppelen aan het “Dossier”. Versie 2.0
14
Klik op “Documenten”,
klik vervolgens op “Bladeren”, manoeuvreer vervolgens naar het document wat u wilt toevoegen aan het dossier. Klik het document aan en deze wordt vervolgens aan het dossier toegevoegd.
Daarna klikt u op “toevoegen” en het document wordt definitief aan het dossier toegevoegd.
Naam invullen die het document heeft toegevoegd en vervolgens op “opslaan” drukken om gegevens vast te leggen.
Nadat het bestand is gekoppeld aan het formulier klikt u nogmaals op onderstaande button (vergrootglas) en het desbetreffende bestand wordt geopend.
Versie 2.0
15
Opmerkingen: Bij “Opmerkingen” kunt tekst kwijt die ondersteunend is aan het oplossen van de afwijking. In dit veld kunt u in tegenstelling tot de omschrijving (maximaal 250 tekens) onbeperkt tekst invoeren.
Acties gekoppeld aan een RTV: Met “Acties” kunt u de behandeling van de RTV toewijzen aan verschillende medewerkers. Het komt namelijk geregeld voor dat meerdere personen betrokken zijn bij het behandelen van een afwijking. Door het toepassen van dit submenu van het formulier kunt u inzichtelijk maken wie bij welk onderdeel van de behandeling betrokken is.
Klik op button “toevoegen”, vervolgens verschijnt er een regel waarin u een actie aan een medewerker kunt toewijzen.
De verschillende acties worden vervolgens ook toegevoegd aan de individuele actiemelders, zodat een ieder zijn/haar eigen actie(s) kan/kunnen afhandelen.
Is de actie afgehandeld dan klikt u in de actiemelder op de regel, waar de actie staat op afgerond en de actie verdwijnt uit de actiemelder en de actie wordt in RTV op afgerond gezet.
Voor het afsluiten van de gehele RTV dient de eindverantwoordelijke de RTV via zijn/haar actiemelder gereed te melden. De handelingen zijn gelijk aan die van het gereed melden van Versie 2.0
16
de individuele acties met dien verstande dat de gehele RTV op gereed gezet wordt.
Opmerking: Indien de RTV voortijdig wordt gesloten dienen minimaal de gele velden te worden ingevuld, als dit niet gebeurt, kan het record niet worden opgeslagen. Met het programma “Rapportage” kan men op verschillende wijzen overzichten produceren, waarmee inzicht verkregen wordt in de kwaliteitssituatie van het bedrijf.
Voorbeeld Rapport RTV:
Versie 2.0
17
5.
De actiemelder:
Druk met de linkermuis toets in het hoofdmenu op “Actiemelder”, waarna het bestand met lopende acties wordt geopend.
Door vervolgens op het blokje (icoontje lampje) naast een regel te klikken komt u in het record dat bij de desbetreffende actie hoort. Na het afwerken van de desbetreffende actie klikt u in het formulier op “opslaan “en u komt weer terug in het onderdeel “Actiemelding”. Door met de linker muisbutton op “Afgerond” te klikken wordt de desbetreffende regel voorzien van een “vinkje”.
Door het aanvinken van “Afgehandelde weergeven” worden ook de afgehandelde acties zichtbaar. Op die manier is altijd aantoonbaar te maken wanneer bepaalde acties in het verleden zijn uitgevoerd.
Versie 2.0
18
Naast het generen van acties in ISO manager worden er ook E-mail berichten verstuurd met de aankondiging van de desbetreffende actie in het systeem.
Het is echter niet mogelijk om via de E-mail het programma te openen.
Voorbeeld rapport actiemeldingen:
Door op knop “Rapport” te klikken wordt er een rapport weergegeven met de acties die voor de desbetreffende medewerker open staan.
Voorbeeld openstaande acties:
Versie 2.0
19
Voorbeeld afgehandelde acties:
Versie 2.0
20
