Survey: mondelinge presentaties van Nederlandse Ingenieurs Bas Andeweg, Jaap de Jong, Karen van Oyen en Caroline Wehrmann
Samenvatting Over de presentaties die gehouden worden binnen bedrijf en beroep is weinig systematische kennis beschikbaar. Deze kennis is noodzakelijk als basis voor onderzoek naar aspecten van mondelinge presentaties en voor de ontwikkeling van een praktijkgerichte didactiek. In deze studie wordt de opzet en uitwerking van een survey onder een grote groep Nederlandse ingenieurs besproken (N = 4000). De resultaten geven onder meer informatie over de aard en hoeveelheid van de presentaties, de taal en het voorafgaande presentatieonderwijs. Daarnaast komt de mening van de responderende ingenieurs aan bod over het belang en de moeilijkheidsgraad van presentatieaspecten, maar ook over de waardering en ergernissen bij mondelinge presentaties van anderen.
Inhoudsopgave [klik op een paginanummer om direct naar het onderdeel te gaan] Samenvatting.......................................................................................................................................................................1 1 Inleiding ......................................................................................................................................................................1 2 Opzet survey...............................................................................................................................................................2 2.1 2.2 2.3
3
Resultaten 1: Vragen over de aard van presentatietaken ...........................................................................................4 3.1 3.2 3.3 3.4
4
Opbouw en pretest van de vragenlijst........................................................................................................................................ 2 Steekproef................................................................................................................................................................................. 3 De response.............................................................................................................................................................................. 3 Aantal presentaties.................................................................................................................................................................... 4 Soorten presentaties ................................................................................................................................................................. 5 Taal en publiek.......................................................................................................................................................................... 6 Scholing in presenteren............................................................................................................................................................. 6
Resultaten 2: Vragen naar opinies over de presentatietaken .....................................................................................7 4.1 4.2
Waarderingen / ergernissen bij voordrachten ............................................................................................................................ 7 Belang en moeilijkheidsgraad van presentatieaspecten............................................................................................................. 8
5 Conclusies ..................................................................................................................................................................9 Noten.................................................................................................................................................................................10 Literatuur ...........................................................................................................................................................................10 Bijlage: ergernissen en waarderingen ...............................................................................................................................12
1 Inleiding "Technici denken vierkant. En zo praten en schrijven ze ook". Wie op de vaak gehoorde beoordelingen in de pers of aan de borreltafel over de presentatiekwaliteit van ingenieurs afgaat, moet wel denken dat de Nederlandse ingenieurs slecht presenteren en het belang van presentaties onderschatten. Blijkbaar vinden ze de inhoud van presentaties belangrijker dan de vorm en zijn ze niet in staat de technische inhoud van een boodschap voor niet-ingewijden begrijpelijk te presenteren. Zouden ze presentatietaken verafschuwen? Veel niet-technici hebben dit beeld, maar ook in eigen kring horen technici zulke geluiden. Ir. Simon de Bree, voorzitter van de raad van bestuur van DSM: “Het schort ons niet aan onze inzet, ons vakmanschap en onze integriteit, maar aan onze communicatie en management.” .” (Chemisch Weekblad 1998) Als dit beeld waarheidsgetrouw zou zijn, zou dat ernstige gevolgen kunnen hebben. Ingenieurs ontwerpen en implementeren immers voortdurend nieuwe technieken met vérstrekkende gevolgen. Als ze niet in staat zijn om hun ideeën duidelijk en overtuigend naar voren te brengen, schaadt dit onder meer de effectiviteit van bedrijven en instellingen waar ingenieurs werkzaam zijn. Informatie over mondelinge presentaties in Nederland in het algemeen is schaars en zelden vrucht van wetenschappelijk onderzoek. Alle uitspraken in de pers en door 'deskundigen' worden gedaan op basis van beperkte - persoonlijke ervaring en horen zeggen. Dit geldt niet alleen voor toespraken door technici (vergelijk ook de opmerkingen van Cornelis (2000) over de presentatiekwaliteiten van hedendaagse taalbeheersers). In het buitenland is wel een rijke traditie van de (retorische) analyse van voordrachten van presidenten, geestelijk leiders en andere publieke figuren. De Amerikaanse discipline Rhetorical Criticism heeft bijvoorbeeld tot talrijke studies geleid (bijv. Seeger, M.W. & L. Iacocca,1994; zie ook http://www.hpol.org/). Onderzoek naar mondelinge presentaties van 'gewone' mensen of van presentaties van technici in het bedrijfsle1
ven is echter ook daar schaars. Van enige tijd geleden alweer is bijvoorbeeld het onderzoek van Kathleen Kendall "Do real people ever give speeches?" (Kendall 1974; Kendall 1985). Op basis van interviews (N=478) ging Kendall onder meer na hoeveel voordrachten men (mensen van de straat) hield in de twee voorafgaande jaren. Ongeveer zestig procent van de ondervraagden hield minstens één voordracht voor tien of meer mensen; van deze mensen hield driekwart er minstens vier. Veertig procent hield geen voordrachten. De voordrachten waren meestal zowel informatief als persuasief van aard. Hoe meer opleiding en hoe hoger het inkomen, hoe vaker er gepresenteerd werd. Recenter is het survey-onderzoek van Scheiber en Hager (1994). Zij verstuurden 210 vragenlijsten (response 50%) naar verschillende technische professionals. Ook zij waren geïnteresseerd in aard en omvang van de presentatietaak. De informatieve voordracht vormde de hoofdmoot bij de respondenten. Slechts achttien procent van de voordrachten werd als persuasief benoemd. Als belangrijkste presentatieprobleem in de eigen voordrachten kwam de selectie van de presentatie-inhoud naar voren (te veel materiaal voor te weinig tijd). Maar ook tekort aan voorbereidingstijd, zenuwen en ontbrekende structuur werden veel genoemd. Minder gelukkig in het onderzoek van Scheiber en Hager was de vorm van de keuze-alternatieven in de gesloten meerkeuzevragen. Deze waren weinig concreet. Er werd bijvoorbeeld gevraagd of er 'frequent' werd gepresenteerd, zonder dat was aangegeven wat onder 'frequent presenteren' verstaan moest worden (67% presenteerde frequent of zeer frequent; 2% presenteerde nooit). Het is de vraag of uitkomsten uit onderzoek als dat van Scheiber en Hager ook op de Nederlandse situatie van toepassing zijn. Uit het enige grootschalig opgezette onderzoek naar de taakbestanddelen van Nederlandse ingenieurs (Vaags en Vonderen-Van Staveren 1985) blijkt dat communicatie- en managementtaken door de ondervraagde ingenieurs als relatief moeilijk worden benoemd. In die uitgebreide survey wordt echter niet specifiek ingegaan op de mondelinge presentatietaken. In samenwerking met ingenieursberoepsverenigingen KIvI en NIRIA is daarom een grootschalig surveyonderzoek gedaan onder Nederlandse ingenieurs (Ir. en Ing.) om een tweetal vragen te beantwoorden: 1 Wat is de aard van de mondelinge presentatietaken in de beroepspraktijk? Zonder voldoende zicht op de feitelijk praktijk is onderwijs in mondelinge communicatie een heikele zaak. Het gaat hierbij dus om vragen als: wat voor type presentaties betreft het nu eigenlijk? Voor wat voor publieken, in welke talen presenteren ingenieurs? Hoe zijn ze tot nu toe opgeleid in presentatietechnieken? 2 Hoe kijken de ingenieurs zelf tegen de presentatietaken aan? Is onderwijs in mondelinge communicatie wel gewenst door de doelgroep? Het gaat hierbij om deelvragen als: hoe zwaar en hoe belangrijk is de presentatietaak? Welke presentatieaspecten vinden ingenieurs belangrijk? Hoe moeilijk vinden ze deze aspecten? Wat waarderen ze in presentaties en waar ergeren ze zich aan? Het gekozen middel - een vragenlijstonderzoek of survey - geeft de mogelijkheid om die informatie op een efficiënte manier te verzamelen. In dit artikel zal eerst de opzet van de ontwikkelde survey worden beschreven. Vervolgens worden de resultaten van beide vragen weergegeven. In de laatste paragraaf gaan we nader op de betekenis van het onderzoek in.
2 Opzet survey Wat is een mondelinge presentatie? Om te voorkomen dat alleen informatie over min of meer traditionele presentatiesituaties - spreken voor een zaal - verzameld zou worden, werd in de vragenlijst een ruime omschrijving van de mondelinge presentatietaak gegeven: "Elke toespraak of presentatie van minstens tien minuten voor minimaal drie luisteraars. Het gaat in dit onderzoek dus niet alleen om voordrachten voor een volle zaal; ook een uiteenzetting tijdens een vergadering is een mondelinge presentatie." [citaat uit de inleiding van de survey]
Bij voordrachten met een lengte van minder dan tien minuten zou het waarschijnlijk meer gaan om geïmproviseerde, en reactieve mondelinge acties. De aangegeven grens is echter tamelijk willekeurig. Evenals de keuzegrens voor een publiek van minstens drie personen. Waarschijnlijk veroorzaakt een publiek groter dan één al een verschil met een (twee)gesprek. Uit het achterwege blijven van commentaar (zowel tijdens de uitgevoerde pretesten als bij de echte vragenlijst) zou afgeleid kunnen worden dat de respondenten de beide type mondelinge taken (monolateraal versus bilateraal; zie Korswagen 1989) gemakkelijk konden scheiden. 2.1 Opbouw en pretest van de vragenlijst De ontwikkelde vragenlijst van 130 vragen bestond globaal uit negen delen [zie noot 1]. 1
2
Openingsvraag "waarom houdt u géén presentaties". Voorkomen moest worden dat een nonrespons vooral te wijten zou zijn aan het feit dat de geadresseerde de afgelopen twee jaar überhaupt geen presentaties hield.
2
Demografische variabelen (deze vragen moesten ook ingevuld worden door de niet-sprekers). Gevraagd werd onder meer naar vooropleiding, type bedrijf en functie, sekse.
Presentatietaken. Open vragen naar het aantal gehouden voordrachten en de eigen waardering ervoor. Verder gesloten vragen naar de presentatieopleiding en de verantwoordelijkheid ervoor. 4 Recente voordrachten. Een aantal open vragen over de twee meest recente voordrachten. We hoopten hiermee concrete informatie te verzamelen over de presentatietaken, zonder dat er vervaging zou optreden doordat de respondenten zouden generaliseren over willekeurige aantallen voordrachten. 5 Waarderingsaspecten. Open vragen over wat de respondenten waardeerden dan wel ergerden in de voordrachten van anderen.
3
Belang en moeilijkheidsgraad van specifieke voorbereidings- en uitvoeringsaspecten. Een groot aantal vragen in een Likertachtige vorm. 7 Publiek en taal. Gesloten vragen over de algemene kenmerken van het publiek waarvoor men presenteerde en de taal waarin gepresenteerd werd. 8 Behoefte aan ondersteuning. Gesloten vragen naar het type ondersteuning dat nog wenselijk zou zijn. 9 Follow-up. De vragenlijst werd afgesloten met een vraag of de respondenten mee wilden werken aan een eventueel (telefonisch) vervolgonderzoek. Ongeveer 45% van de respondenten zegde die medewerking toe. 6
De ontwikkelde vragenlijst werd vooraf beproefd door twintig ingenieurs uit de doelgroep. De pretest bestond uit een invulsessie, met uitvoerige individuele nabespreking. Deze pretest leidde tot een verbeterde opmaak van de vragenlijst en tot enige veranderingen in de formulering van de vragen. 2.2 Steekproef In het onderzoek werd samengewerkt met de ingenieursberoepsverenigingen KIvI en Niria. Er werd gebruik gemaakt van het ledenbestand van de beide verenigingen. Dat bepaalt direct ook deels de representativiteit van de steekproef. Het KIvI vertegenwoordigt immers de universitair opgeleide ingenieur (Ir.) en het Niria de ingenieurs uit het hoger beroepsonderwijs (Ing.). Hoewel veel ingenieurs aangesloten zijn bij een van deze twee verenigingen, bestaan er echter ook andere beroepsverenigingen van bijvoorbeeld scheikundig technologen of architecten. Met andere woorden: niet alle ingenieursgroepen zijn in gelijke mate vertegenwoordigd in de steekproef. Uit het onderzoek van Vaags en Vonderen-Van Staveren (1985) bleek dat het zinvol was bij de steekproeftrekking rekening te houden met de leeftijd van de respondenten. Verschillen in leeftijd leverden significante onderzoeksverschillen op (oudere ingenieurs hebben andere taken dan jongere). Besloten werd daarom tot een gestratificeerde steekproef op basis van leeftijd. De uiteindelijke steekproef bestond uit 4000 personen: 2000 respondenten van iedere vereniging (globaal 10% van het ledenbestand), iedere groep onderverdeeld in vier leeftijdsgroepen van 500 personen (±24-30 - 31/40 - 41/50 - 51/60). Om de betrokkenheid bij het onderzoek te versterken en zo de response te verhogen werd tegelijkertijd met het verzenden van de vragenlijst een artikel en een oproep tot medewerking in het verenigingsblad De Ingenieur geplaatst. De vragenlijst werd 15 januari 1999 verzonden met een aanbevelingsbrief, ondertekend door de voorzitters van beide verenigingen. Anderhalve maand later op 1 maart 1999 sloot de inzendingstermijn. Er waren toen 1027 verwerkbare formulieren ontvangen. 2.3 De response Het responsepercentage van ongeveer 25% is redelijk. Het ligt lager dan het resultaat van bijvoorbeeld de jaarlijkse salarisenquête (39% response; Helvert 1998), die door de beroepsverenigingen georganiseerd worden. De hogere response van die enquête is verklaarbaar: de resultaten van die enquête worden vaak gebruikt als referentie in individuele salarisonderhandelingen van ingenieurs. Op basis van de samenstelling van de steekproef zijn ook andere representativiteitsaspecten na te gaan. Immers, de aangeschreven groep bestond half uit universitair opgeleide ingenieurs en half uit ingenieurs uit het hoger beroepsonderwijs. Ook waren de leeftijdsproporties van de steekproef bekend. De groep respondenten was in gelijke mate verdeeld over universitair opgeleiden en HBO'ers. Uit de chi-squaretest blijkt dat de respons qua leeftijd niet geheel unbiased is (p <.048). Gemiddeld zou per leeftijdscategorie een response verwacht mogen worden van 250. De groep met dertigers is relatief ondervertegenwoordigd (zie tabel 1). Mogelijk hebben de dertigers het te druk met hun carrière om een survey over dit onderwerp in te vullen. Een duidelijke verklaring voor het verschijnsel lijkt niet voor handen. Vergelijken we de response van ingenieurs op basis van studierichting met de eerdergenoemde salarisenquête dan blijkt de response niet afwijkend. Tabel 1: leeftijdscategorieën in de respons Leeftijd ± 24-30 31-40 41-50 51-60 Totaal *
Respondenten 252 213 272 261 * 998
Niet van alle respondenten was de leeftijd bekend
Een deel van de non-response zou te verklaren zijn doordat de aangeschreven ingenieurs geen mondelinge presentatietaken hebben. Maar om die non-response door niet presenterende ingenieurs zo veel mogelijk te ondervangen, bevatte de vragenlijst een niet-presenteren-vraag. Ook ingenieurs zónder presentatietaken 3
werd gevraagd (een deel van) de vragenlijst in te vullen en aan te geven waarom ze geen presentatietaken hadden. 13% van de respondenten maakte gebruik van deze mogelijkheid. Vergeleken met het onderzoek van Scheiber en Hager (1994) onder Amerikaanse technici verzorgt een veel groter deel van de Nederlandse ingenieurs dus geen presentaties. Helemaal duidelijk is een en ander echter niet, aangezien het onderzoek van Scheiber en Hager weinig inzicht geeft in de wijze van steekproeftrekking. Het lijkt alsof de vragenlijst daar vooral terecht gekomen is (bijvoorbeeld via doorgeven van de vragenlijst) bij presenterende medewerkers of zelfs bij opleidingsafdelingen op dat vlak. Vergelijken we de niet-presenterende Nederlandse ingenieurs met de wel-presenterende ingenieurs dan blijken de eersten over het algemeen wat jonger en werken ze lager in de bedrijfshiërarchie in kleinere, nietinternationale bedrijven (p<.01). Ook is de groep HBO'ers onder de niet-sprekers groter dan de universitairopgeleiden (p<.01). Een duidelijke relatie met studierichting was niet aantoonbaar. De redenen die aangegeven werden om niet te presenteren waren divers (zie tabel 2). Tabel 2: redenen voor niet-presenteren (willekeurige selectie) •
• •
Functie is een binnendienstfunctie - wel wordt veel vergaderd, met daarin soms een kleine presentatie ( korter dan 10 min.). Dat past niet in de aard van mijn werk, alles dient schriftelijk te worden gepresenteerd. Ik ben verkeersvlieger / constructeur / agrariër / … (verschillende beroepen genoemd)
• •
•
Binnen bedrijf waar ik werkzaam ben, zijn hiervoor speciaal opgeleide mensen. Ik houd me voornamelijk bezig met de dagelijkse operationele planning. Voor de presentaties hebben we een Management Team. Ik zit bij R&D en probeer de machines zo goed te maken als mogelijk is. Ik probeer dus wat nuttigs te doen i.p.v. ouwehoeren!
Slechts één keer bevatte de opgegeven reden de suggestie dat de respondent de presentatietaak meed, omdat er sprake was van een weerzin tegen de taak (“ik zie er zo tegen op dat ik presenteren bijna automatisch en succesvol weet te vermijden”). Hoewel non-response door spreekangst hiermee niet uitgesloten lijkt, is het niet erg zichtbaar. Samenvattend kan gezegd worden dat de steekproef representatief lijkt voor de ingenieurspopulatie die lid is van de beide beroepsverenigingen.
3 Resultaten 1: Vragen over de aard van presentatietaken In deze en volgende paragraaf wordt ingegaan op wat de respondenten antwoordden op de verschillende vragen. De niet-sprekers blijven hier verder buiten de beschouwing. Eerst wordt nader ingegaan op min of meer feitelijke aspecten van de voordrachten (aantallen, typen, soort publiek etc.). In paragraaf 4 gaat het met name om hoe de betrokkenen zelf tegen het presenteren aankijken.
50
40
30
Percent
20
HBO
10
Universitair
0
15 4
m
pr
9
es pr
4
es pr
5-
r ee m en s. 1 5 pre 4 -1 10 s. e pr . es pr
1-
en
9
-1
4
10
5-
Universitair
0
Presentaties in vrije tijd (gemiddeld 5.90)
1-
Percent
3.1 Aantal presentaties Uit tabel 3 blijkt dat de ondervraagde ingenieurs re- Tabel 3: aantallen presentaties per jaar gelmatig optreden. Gemiddeld Presentaties in het beroep (gemiddeld ongeveer 17 keer per jaar 16.60) binnen de beroepssituatie 50 (mediaan: 10), dat komt neer op 1 keer per 2 à 3 40 werkweken. Ook buiten de beroepssituatie treden de res30 pondenten regelmatig op: gemiddeld zes keer per jaar. 20 De opleidingsgroepen (HBO/TU) en leeftijdsgroepen verschillen weinig in aantallen 10 HBO presentaties.
ee
.
r
es
.
4
.
Er zijn verschillen tussen ingenieurs van verschillende studierichtingen. De civieltechnici en werktuigbouwers bijvoorbeeld presenteren significant minder vaak dan de technisch-bedrijfskundigen en de natuurkundigen (zie figuur 1).
NT/WI WB/LR/MT
Studie
ST/MK/LT ET/INF CT BK/IO TB/BK Divers 5
10
15
20
25
Aantal presentaties
Figuur 1: gemiddeld aantal presentaties per studierichting [NT/WI = Natuurkunde; Wiskunde; WB/LR/MT = Werktuigbouw; Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek; Maritieme Techniek; ST/MK/LT = Scheikunde; Materiaalkunde; Levensmiddelentechnologie; ET/INF = Elektrotechniek; Informatica; CT = Civiele Techniek; BK/IO = Bouwkunde; Industrieel Ontwerpen; TB/BK = Bestuurskunde; Bedrijfskunde]
3.2 Soorten presentaties Een onderdeel van de vragenlijst betrof de twee voordrachten die de respondent als laatste gehouden had. Van elke van die twee werd een beschrijving gevraagd, het type presentatie [2], een karakterisering, lengte, voorbereidingstijd, publieksomvang en gebruik van visuele middelen [3]. Uit figuur 2 blijkt dat de respondenten de presentaties vooral als informatief (50,7%) karakteriseerden.
Type Presentatie Verkopen 6,2%
Adviseren 11,8%
Gemengd 17,0%
Instrueren 14,3%
Informeren 50,7%
Figuur 2: karakterisering laatste twee gehouden voordrachten
Het tijdstip van de survey kan een mogelijk effect gehad hebben op de ’steekproef van presentaties’ die door de vraagwijze ontstaan is. Het is immers voorstelbaar dat rond het einde van het jaar meer rapportageachtige situaties gegroepeerd zijn. Een overmaat aan informatieve voordrachten dus. Een tweede verklaring voor het hoge percentage informatieve voordrachten ligt misschien in de visie van de betrokkenen op hun eigen taken. De beschrijving van de voordracht die de respondenten gaven in de bijgaande open vraag, versterkt de indruk dat de visie van de betrokken ingenieurs op de presentaties mogelijk niet dezelfde is als die van een communicatieadviseur. Vergelijk de uitspraak van onderwijsmedewerker G. Brinkman bij de Universiteit Twente (Steentjes 1999): "informatie geven kan geen doel zijn, omdat je geen voordracht houdt om te laten zien wat je weet. Met een presentatie wil je mensen overtuigen […]". Onderstaande voorbeelden van als informatief gekarakteriseerde presentaties hebben mogelijk een persuasief gericht doel: • Eindpresentatie aan klant van een concept boorplatform • Informatie over status project en plan voor vervolg van het project aan teamleden • Opzet voor implementatie-strategie meerdere software-applicaties geschetst • Presenteren strategische plannen in management. • Toelichting duurzaam ontwerp van een Gemeentehuis aan wethouder; hoofden van diensten en directeur gemeentewerken
Ook in het onderzoek van Scheiber en Hager (1994) blijkt dat de respondenten hun presentatieactiviteiten als vooral informatief karakteriseren. Door de aard van hun survey - geen open vragen; alleen incidenteel bijgeschreven commentaar - was het daar maar beperkt mogelijk een indruk te krijgen van de feitelijke inhoud van de voordrachten.
5
De voordrachten - niet alleen de informatieve - hadden gemiddeld een lengte van een half uur en werden gehouden voor een publiek van ongeveer 15 mensen (zie tabel 4; zie noot 4). De voorbereiding duurde meestal 2 tot 5 uur en in 83% van de gevallen werd gebruik gemaakt van sheets of andere visualiseringsmiddelen zoals Powerpoint. De Nederlandse ingenieurs verschillen daarmee weinig van hun Amerikaanse collega’s uit het genoemde onderzoek van Scheiber en Hager. Tabel 4: kenmerken van presentatietypen Type Presentatie Gemengd Informeren Instrueren Adviseren Verkopen Gem
*
M
Gem
M
Gem
M
Gem
161, Lengte voor57,9 30 35,6 30 60 43,5 dracht 2 297, 409, 286, Lengte voor- 386, 120 120 120 5 9 2 bereiding 7 Aantal aan25,6 15 39,0 18 19,9 15 15,6 wezigen * Gem - gemiddelde in minuten of personen; M - mediaan
M
Gem
M
Groep totaal Gem M
30 32,8
27 57,8
30
223, 135 8
318, 120 4
120
10 30,0
10 30,7
15
Het positieve verband tussen de lengte van de presentaties en de voorbereidingstijd was laag (0.075) maar significant (p<.01). Een vergelijkbaar verband werd gevonden tussen het aantal aanwezigen en de voorbereidingstijd (0.076, p<.01). Instructieve presentaties zijn gemiddeld lang (161 minuten). Informatieve voordrachten worden gemiddeld voor een groter publiek gehouden dan presentaties met een adviserend karakter. 3.3 Taal en publiek De ingenieurs uit het onderzoek hielden hun voordrachten vooral in het Nederlands. Het grootste deel (70%) presenteert ook met enige regelmaat in een andere taal. Engels (66%), Duits (23%) zijn daarbij de meest genoemde talen. Incidenteel wordt Frans gebruikt (5%); in het Spaans – een van de belangrijkste handelstalen na het Engels - wordt nagenoeg niet gepresenteerd (0,5%). Het afstemmen van een presentatie op een publiek van anderstaligen wordt door 38% van de respondenten moeilijk gevonden. HBO-ingenieurs vinden het daarbij moeilijker dan TU-ingenieurs (p.<.001). Problemen op het gebied van de taalvaardigheid worden evenveel ervaren als problemen op het gebied van conventies van de andere cultuur (30%). Hierbij moet gedacht worden aan beleefdheid, directheid van aanspreken van publiek, aankijken van publiek, conclusies impliciet laten of expliciet trekken (zie bijv. Urech 1998). De betrokkenen geven aan behoefte te hebben aan extra ondersteuning op deze terreinen. Veertig procent van de respondenten geeft aan geen problemen met taal en cultuurverschillen te hebben bij de presentaties. Het gebruikelijke publiek bij de presentaties is meestal gemengd qua opleiding en qua positie in de bedrijfshiërarchie. De ingenieurs zien hun publiek meestal als terzakekundig (50%) of gemengd qua voorkennis (43%). Slechts in 4% van de gevallen gaat het huns inziens om strikt niet-terzakekundigen of leken. Eén op de drie ingenieurs vindt het moeilijk om zijn voordracht goed af te stemmen op die publieksgroep. HBOingenieurs vinden het over het algemeen moeilijker (p<.001) dan TU-ingenieurs om hun voordracht af stemmen op een lekenpubliek, op een publiek met hoger - dan de betrokken ingenieur - opgeleiden of op een publiek bestaand uit mensen hoger - dan de betrokken ingenieur - in de bedrijfshiërarchie. 3.4 Scholing in presenteren Over de scholing in mondeling presenteren zijn een zestal vragen gesteld die waren onderverdeeld in scholing tijdens de basisopleiding (HBO of universiteit) en scholing daarna (bijscholing). Tabel 5: aantal dagen scholing in mondeling presenteren
Geen < 1 dag 1-2 dagen > 2 dagen
Tijdens basisopleiding (%) 56,1 14,9 13,4 15,6
Na basisopleiding (%) 29,8 11,3 19,3 39,6
Uit tabel 5 blijkt dat het merendeel van de respondenten tijdens de basisopleiding geen scholing in mondeling presenteren heeft gehad. Als de uitspraken op de beide vragen gecombineerd worden, dan blijkt dat 16% nimmer enige scholing of bijscholing heeft gehad. Er is ondertussen geen correlatie tussen het wel of niet hebben ondergaan van een presentatiescholing tijdens de basisopleiding met de kans dat de betrokken ingenieurs later een aanvullende opleiding krijgen. Het aantal presentaties dat een ingenieur in beroep of vrije tijd houdt is wel gecorreleerd met de totale hoeveelheid opleiding (p<.05). Mogelijk moet de extra opleiding dan ook niet gezien worden als een compensatie voor een tekortschietende basisopleiding, maar meer als ondersteuning en een soort extraatje voor hen die vaak presenteren.
6
De minderheid die presentatiescholing in de basisopleiding kreeg, vond de aandacht ervoor voldoende. Alle ingenieurs (95%), en dus niet alleen degenen die geen of weinig presentatieopleiding kregen tijdens de basisopleiding, vinden dat er minstens één cursus mondeling presenteren in de basisopleiding opgenomen zou moeten zijn. Ten aanzien van de bij- of nascholing vindt 70% procent van de respondenten dat de werkgever de werknemer in staat moet stellen zich te scholen in mondelinge presentaties. De verantwoordelijkheid voor die scholing ligt echter bij de werknemer zélf vindt 80%. De opleiding in mondeling presenteren in de basisopleiding neemt de afgelopen jaren toe. Uit figuur 3 blijkt dat het afgelopen decennium vooral de opleiding op de HBO's meer aandacht heeft gekregen.
Figuur3: scholing tijdens de basisopleiding [1: geen opleiding; 2: < 1 dag; 3: 1-2 dagen; 4: >2 dagen]
Vergelijken we de Nederlandse ingenieurs met hun Amerikaanse collega’s, dan krijgen de Nederlanders beduidend minder training. De Amerikaanse ingenieurs hebben immers allen één of zelfs meerdere opleidingen gehad in mondeling presenteren (Scheiber en Hager 1994). Op de vraag welke vorm een eventuele verdere ondersteuning in mondeling presenteren zou moeten krijgen blijkt de voorkeur van de respondenten uit te gaan naar een - traditionele - training met persoonlijke aandacht voor iedere deelnemer (3.45 op een vijfpuntsschaal, waarbij 1 betekende 'sterk oneens met de voorgestelde vorm' en 5 'sterk eens met de voorgestelde vorm'). De rangorde van de andere in de vragenlijst geboden mogelijkheden was: begeleiding door een coach (3.16), adviezen en voorbeelden op CD-rom (2.84) of een schriftelijke training (2.11; alle voorkeuren in ondersteuningsvormen verschillen significant van elkaar, p<.001).
4 Resultaten 2: Vragen naar opinies over de presentatietaken Naast vragen die min of meer feitelijkheden betroffen (vanuit het perspectief van de respondent), bevatte de survey ook vele vragen naar de opinie van de ingenieurs over mondelinge presentatietaken. Samen geven die een beeld van de kenmerken van een goede voordracht volgens de mening van de respondenten. In de vragenlijst is ook aandacht besteed aan de hoe moeilijk een dergelijk toespraak te realiseren zou zijn. Verder bevatte dit onderdeel van de survey nadere vragen over de verschillende onderdelen, zoals inleiding en slot, van de presentatie. In het algemeen vindt 86% van de ondervraagde ingenieurs mondelinge presentaties belangrijk voor hun professioneel functioneren. Niet alleen vinden ze het belangrijk, de respondenten vinden het over het algemeen (70%) nog plezierig ook. Slechts één op de tien ingenieurs geeft aan presenteren onplezierig te vinden. Gemiddeld geven de ingenieurs zichzelf een zeven voor hun eigen presentaties. TU-ingenieurs geven zichzelf een iets hoger rapportcijfer (7,23) voor hun presentaties dan HBO-ingenieurs (6,95), een klein maar significant verschil. De oudere ingenieurs vinden presenteren over het algemeen plezieriger dan de jongere. 4.1 Waarderingen / ergernissen bij voordrachten De survey bevatte een open vraag waarin de respondent gevraagd werd drie zaken te noemen die hij of zij het meest waardeerde in de presentaties van anderen. Een vergelijkbare vraag werd gesteld over de meest ergerniswekkende aspecten. De in totaal 4340 antwoorden op de open vragen werden door twee beoordelaars, onafhankelijk van elkaar gecategoriseerd (zie figuur 4). Het categoriseringsschema was vooraf opgesteld op basis van een algemeen presentatie-beoordelingsformulier (Andeweg, De Jong & Swankhuisen 6 1998 ). De onderverdeling van de hoofdcategorieën (doelstelling, voorbereiding, inhoud, structuur, presenta7
tie en diverse aspecten) verschilt op onderdelen Sommige uitspraken kwamen bijvoorbeeld wel voor als ergernis en niet, of minder gedetailleerd, als waardering (zie bijvoorbeeld het onderdeel ‘persoonlijke uitstraling’ in de complete overzichtstabel in bijlage A).
Figuur 4: waarderings- en ergerniscategorieën [Percentage genoemde punten van waardering of ergernis]
Bij de opstelling van het rubriceringsschema is gepoogd zowel iets van de rijkdom van de open antwoorden te behouden als een - voor de praktijk - hanteerbaar overzicht te behouden. In tabel 6 is een overzicht opgenomen van die waarderings- en ergernisaspecten die door meer dan 5% van de ingenieurs werd genoemd. Tabel 6: topvijf van ergernissen en waardering voor presentaties van anderen Ergernissen Waardering 1. Onduidelijke structuur 1. Heldere structuur 2. Slechte verstaanbaarheid 2. Bondige, kernachtige inhoud 3. Slechte verzorging van sheets 3. Spreekvaardigheid, boeiend verteller 4. Voorlezen 4. Enthousiast, dynamisch 5. Geen uitstraling – humor 5. Humorvol
Voor een uitgebreider overzicht zie Bijlage A. 4.2 Belang en moeilijkheidsgraad van presentatieaspecten De ingenieurs kregen 22 uitspraken voorgelegd over aspecten die als belangrijk kunnen worden gezien bij de voorbereiding en de presentatie van voordrachten (zie o.m. Osborn & Osborn 1997; Andeweg, De Jong & Swankhuisen 1998; Korswagen 1985). Gevraagd werd hoe belangrijk en hoe moeilijk deze punten worden gevonden. Tabel 7: Belangrijk - Moeilijk: voorbereidingsaspecten (1 = zeer onbelangrijk / helemaal niet moeilijk; 5 = zeer belangrijk / zeer moeilijk)] Belangrijk Moeilijk Ik vind .... 1. Bepalen van de doelstelling (wat u wilt bereiken met uw presentatie) 4,75 2,74 2. Aanbrengen van een structuur (lijn in het verhaal) 4,65 2,75 3. Afstemmen van de informatie op het publiek 4,57 3,25 4. Bepalen van relevante informatie / gegevens 4,50 3,04 5. Vasthouden van de lijn van de presentatie 4,34 2,97 6. Selecteren van overtuigende argumenten 4,28 3,31 7. Verlevendigen van de presentatie met voorbeelden 4,28 2,75 8. Verduidelijken van de voordracht met sheets en andere visuele 4,26 2,40 middelen 9. Afstemmen van de lengte van de presentatie op de beschikbare tijd 4,23 2,97 10. Bedenken van een pakkend slot 3,92 3,46 11. Voorbereiden op mogelijke vragen uit het publiek 3,85 3,09 12. Bedenken van een pakkende opening 3,77 3,48
Alle twaalf aspecten over de inhoud van de presentatie worden gemiddeld belangrijk tot zeer belangrijk gevonden. Het minst belangrijk wordt het bedenken van een pakkende opening gevonden, gevolgd door het voorbereiden op mogelijke vragen uit het publiek. Maar zelfs deze aspecten worden gemiddeld belangrijk gevonden (> 3,77). Het belangrijkst vinden ingenieurs het bepalen van de doelstelling en het aanbrengen van een structuur in het verhaal. Structuur is ook het belangrijkste aspect dat wordt genoemd in de open vraag naar waardering/ergernis in toespraken. Hoe moeilijk vinden ze deze aspecten? In het algemeen vinden de ingenieurs het voorbereiden van de inhoud van een presentatie niet al te moeilijk. Het gemakkelijkste vinden ze het verduidelijken van de voordracht met sheets en andere visuele hulpmiddelen (2,40). Wellicht is dat ook de reden waarom ingenieurs zich zo ergeren aan slechte sheets en visuele ondersteuning: omdat ze het zelf gemakkelijk 8
vinden om ermee te werken. Het moeilijkst zijn het bedenken van een pakkende opening (3,48) en van een pakkend slot (3.46). Opvallend is dat deze moeilijkste aspecten beide het minst belangrijk gevonden worden, maar nog steeds vrij belangrijk. Tabel 8: Belangrijk - Moeilijk: presentatieaspecten (1 = zeer onbelangrijk / helemaal niet moeilijk; 5 = zeer belangrijk / zeer moeilijk)] Belangrijk Moeilijk Ik vind .... 1. Contact leggen met het publiek (oogcontact, vragen aan publiek, 4,47 2,87 interactie) 2. Vlot en duidelijk formuleren 4,38 3,14 3. Enthousiast overkomen 4,33 2,70 4. Beantwoorden van vragen uit het publiek 4,33 2,60 5. Overtuigend presenteren van argumenten 4,31 3,16 6. Effectief gebruiken van hulpmiddelen als microfoon, sheets, dia’s en 4,13 2,74 beamer 7. Afronden van de presentatie binnen de beschikbare tijd 4,07 3,27 8. Ontspannen, niet-zenuwachtig overkomen 4,03 3,01 9. Presenteren met professionele lichaamshouding en gebaren 3,95 2,90 10. Uit het hoofd of slechts van enkele aantekeningen presenteren 3,76 2,88
Ook de presentatieaspecten van de voordracht worden alle tien (zeer) belangrijk en niet overdreven moeilijk geacht. Contact leggen met het publiek (4,47) geldt als belangrijkst, op de voet gevolgd door vlot en duidelijk formuleren, beantwoorden van vragen uit het publiek en enthousiast overkomen. Het moeilijkst zijn: afronden van de presentatie binnen de beschikbare tijd (3,27), overtuigend presenteren van argumenten en vlot en duidelijk formuleren. Het beantwoorden van vragen uit het publiek en enthousiast overkomen worden relatief gemakkelijk genoemd. En ook een ’middenmoter’ (2,74) als effectief gebruiken van hulpmiddelen als microfoon, sheets, dia’s en videobeamer wordt door slechts 18 procent van de ingenieurs moeilijk gevonden.
5 Conclusies Het onderzoek naar de feitelijke stand van zaken bij het presenteren in de beroepspraktijk is belangrijk, zowel voor verder onderzoek naar de mondelinge communicatie als voor de opleidingspraktijk. Het hier beschreven survey is een stap op de weg naar dat gewenste inzicht. Het beeld dat in deze steekproef van de presenterende ingenieurs geschetst wordt kan representatief geacht worden voor de in de betrokken beroepsverenigingen georganiseerde Nederlandse ingenieurs. Of die representativiteit zich verder uitstrekt dan de genoemde groep moet toekomstig onderzoek uitwijzen. Uit gesprekken met andere werknemers uit het bedrijfsleven (niet-technici) en ambtenaren lijkt een vergelijkbaar beeld naar voren te komen als in dit artikel is geschetst.
Aard van de presentatietaken Ingenieurs in dit onderzoek presenteren zeer regelmatig. Ze benoemen hun presentaties vooral als informerend. Uit de beschrijvingen van de toespraken lijkt dat het etiket informatief ook geplakt wordt op toespraken die communicatiekundigen als toespraken met een persuasief karakter zouden benoemen. Nader onderzoek naar die neiging het persuasieve element onder te waarderen lijkt gewenst. De ingenieurs presenteren vooral in het Nederlands. Ingenieurs in grotere bedrijven presenteren relatief vaak in het Engels. Het Duits is de tweede vreemde taal; het gebruik van Frans en zeker Spaans is marginaal. Hoe kijken de respondenten tegen de presentatietaken aan De presenterende ingenieurs in dit onderzoek vinden het een belangrijke taak. De voorgelegde presentatieaspecten worden ook door hen als belangrijk beschouwd. De respondenten vinden de realisatie van die aspecten over het algemeen niet bijzonder moeilijk. Een beperkt aantal aspecten wordt zowel belangrijk als relatief moeilijk gevonden (zie tabel 9). Tabel 9: belangrijke en ook moeilijke presentatieaspecten Belangrijk Moeilijk Afstemmen van de informatie op het publiek 4.57 3.25 Selecteren van overtuigende argumenten 4.18 3.31 Overtuigend presenteren van argumenten 4.13 3.16 Vlot en duidelijk formuleren 4.38 3.14 Afronden binnen beschikbare tijd 4.07 3.27 (1 = zeer onbelangrijk / helemaal niet moeilijk; 5 = zeer belangrijk / zeer moeilijk)
Consequenties onderwijs De opleiding voor de presentatie hebben de betrokkenen vooral ná de ingenieursopleiding gekregen, waarbij het niet uitmaakte of ze tijdens hun basisopleiding een dergelijke training gevolgd hadden. Welke 9
consequenties voor het huidige communicatieonderwijs kunnen getrokken worden uit dit onderzoek? Steeds meer jonge ingenieurs volgen in hun opleiding een cursus presentatietechniek. Dat presentaties voor hun beroep belangrijk zijn en dat onderwijs in die vaardigheid tijdens de ingenieursopleiding belangrijk is, daarover zijn alle groepen ingenieurs het eens. Extra aandacht zou binnen het presentatieonderwijs gegeven kunnen worden aan die aspecten die ze als belangrijk en relatief moeilijk beschouwen (zie tabel 9). Gezien de hoeveelheid informatieve toespraken moet daaraan voldoende aandacht geschonken worden. Daarnaast verdient het aanbeveling de categorie persuasieve presentaties (adviseren en verkopen) een duidelijk accent krijgen in het spreekonderwijs. Niet alleen omdat het selecteren én het presenteren van overtuigende argumenten zowel belangrijk als moeilijk gevonden worden, maar ook omdat ingenieurs deze persuasieve genres regelmatig beoefenen - waarschijnlijk vaker dan ze zelf rapporteren. Ook is het opvallend dat Nederlandse ingenieurs vaak in het Engels (en regelmatig in het Duits) presenteren. Aandacht voor conventies in andere culturen (en voor taalvaardigheid) lijkt daarmee wenselijk.
Imago De vooroordelen over de presenterende ingenieur zijn met dit onderzoek natuurlijk niet geslecht. De traditionele tegenstelling 'goed presenterende alfa's' versus 'onbegrijpelijke beta's ' is te diep verankerd in onze cultuur, dat één survey – en dan nog alleen onder ingenieurs - die onklaar kan maken. Het clichébeeld van de spreekangstige ingenieurs met hun onduidelijke en botte presentaties vindt echter geen bevestiging in dit onderzoek. Ondanks een – zeker in vergelijking met hun Amerikaanse collega’s - geringe scholing zijn ze toch vrij positief over eigen presentatiekwaliteit. Ze vinden de vele presentaties die ze (ook in hun vrije tijd) houden een plezierige activiteit.
Noten [1] De volledige vragenlijst is in te zien in pdf-formaat op http://www.wtm.tudelft.nl/tc/basa/txts/survey99.pdf voor de complete vragenlijst. [2] Voorbeelden van presentatietypen zoals aangegeven door de respondenten in de survey. Informeren: “Uitleg en discussie over werkingsprincipe van een nieuw ontwikkelde machine”; “verslag van de voortgang van een werkgroep”. Instrueren: “Lesgeven cursus IC-fysica”; “Projectvoorbereiding in de bouw”. Adviseren: “Presentatie aan managementteam betreffende aan te schaffen installatie voor bedrijfsbrandalarmering”; “Projectevaluatie en voorstel van plan voor volgende fase (voor afdeling management)”. Verkopen: “Presentatie van een investeringsvoorstel voor commercieel board”; “Uitleg van eigen monitorsysteem voor aantal bedrijven.” Mengvormen (meestal informeren en een aanvullende doelstelling): “Voorstel nieuwe koers bedrijf”; “Bedrijfsmethodieken toelichten naar autoriteiten teneinde acceptatie te verkrijgen”. [3] Deze sectie van de survey betrof met name open vragen. De vragen over de voordrachtinleiding werden toegevoegd in het kader van een lopend onderzoeksproject naar voordrachtsinleidingen (zie o.m. Andeweg & De Jong 1998). [4] De lengte van de voordrachten, het aantal aanwezigen en de voorbereidingstijd kenden door een beperkt aantal uitzonderingen een hoge standaardafwijking van ongeveer twee maal het gemiddelde. In de tekst is daarom de meer correcte maat van de mediaan gebruikt.
Literatuur Andeweg, B,A, Jong, J.C. de & Hoeken, H. (1998). “May I have Your Attention?” Exordial Techniques in Informative Oral Presentations. Technical Communication Quarterly, 7, no.3, 271-284 Andeweg, B.A., Jong, J.C. de & Swankhuisen, C.E. (1998). Presentatietechniek. Uitgave Faculteit Techniek, Bestuur en e Management - sectie Toegepaste Communicatiewetenschap, TU Delft, 6 herz. dr.
Chemisch Weekblad, Ingenieurs moeten meer aan communicatie doen, 14 november 1998. Cornelis, Louise (2000). Presenteren in wetenschap en bedrijfsleven: de kloof is te groot. Tekstblad, 6, nr.1. Helvert, J.J.G.J. van (1998). Salarisonderzoek; editie 1998. Uitgave NIRIA. HPOL (History and Politics Out Loud): a searchable multimedia database documenting and delivering authoritative audio relevant to American history and politics. Http://www.hpol.org/ (geraadpleegd: 28/02/00). Kendall, Kathleen Edgerton (1974). Do real people ever give speeches? Central States Speech Journal, XXV (Fall, 1974), 233-235. Kendall, Kathleen Edgerton (1985). Do real people ever give speeches?. Paper presented at the annual meeting of the Eastern Communication Association (76th, Providence, RI, May 2-5, 1985). ERIC Document nr. 255 974. Korswagen, C.J.J. (red.) (1988). Drieluik mondelinge presentatie, Deel 1 Gids voor de techniek van het doeltreffend spreken, presenteren en instrueren. Deventer: Van Loghum Slaterus. e
Osborn, M and Osborn, S. (1997). Public Speaking. Boston/New York: Houghton Mifflin Company, 3 dr.
10
Scheiber, H.J. & Hager, Peter J. (1994). Oral communication in business and industry: results of a survey on scientific, technical, and managerial presentations. Journal of Technical Writing and Communication, 24, 2, 161-180. Seeger, M.W. & Iacocca, L. (1994). "I gotta tell you". Speeches of Lee Iacocca. Detroit Wayne State University Press. Steentjes, A (1999). Informatie geen doel presentatie. De Ingenieur, nr.21, 15 dec., 7. Urech, Elisabeth (1998). Speaking Globally; effective presentations across international and cultural boundaries. Dover, USA: Kogan Page. Vaags, D.W. en Vonderen-Van Staveren, M.L. (1985). Niet-technische taakaspecten in het ingenieursberoep: een onderzoek. EUT-rapport 85-WM-015. Uitgave Department of Philosophy and Social Sciences, Universiteit Eindhoven.
11
Bijlage: ergernissen en waarderingen Ergernissen (%) Doelstelling Doelstelling onduidelijk Doelstelling niet bereikt Voorbereiding Slechte voorbereiding (alg.) Beheersing onderwerp onvoldoende Slechte tijdsindeling / te lang Slechte verzorging van sheets e.d. Inhoudelijke kwaliteit Inhoudelijke kwaliteit niet goed Argumentatie niet goed Afstemming op publiek niet goed Informatie is irrelevant Te veel herhaling
Inhoud niet concreet - saai
Visuele middelen niet functioneel Te veel visuele middelen Te weinig visuele middelen Verkeerde visuele middelen Structuur Structuur niet helder Inleiding problematisch Slot problematisch Presentatie Presentatie was slecht (alg.) Contact met publiek was slecht Matige spreekvaardigheid Te formeel taalgebruik Te informeel taalgebruik Te weinig formuleergemak (stopwoorden e.d.) Slechte beheersing van andere taal Breedsprakig / langdradig Slecht volume, articulatie of tempo Voorlezen Matige gebaren - weinig mimiek
Verkeerde uitstraling - geen humor
Matige omgang met visuele middelen (alg.) Matige omgang met overheadprojector Matige omgang met overige middelen Beantwoorden van vragen niet goed Divers: publieksgedrag e.d. Storend publieksgedrag Geen klachten over presentaties Vage uitspraken - niet plaatsbaar Overige uitspraken
12
Waarderingen (%) 2,1 Doelstelling duidelijk 0,5 Doelstelling bereikt
1,3 0,2
3,6 1,3 3,7 8,1
1,8 2,7 1,3 5,1
Goede voorbereiding Beheersing onderwerp Goede timing Goede mediamiddelen
2,2 2,1 3,1 4,5 1,2
Inhoudelijk goed Passend inh.niveau Publieksafstemming goed Relevante informatie. Concreet, duidelijk Levendig, boeiend Voorbeeldgebruik 2,2 Goede vereenvoudiging Bondig, kernachtig Eerlijk 0,2 1,5 Functionele middelen ter onder0,7 steuning 0,1
10, Structuur helder 3 1,5 Inleiding goed Kern -hoofd/subpunten- goed 0,8 Slot goed
1,8 0,4 1,5 2,5 5,7 1,0 2,1 0,6 7,7 0,6 3,6
9,7 1,0 0,5 1,2
2,0 Goede presentatie (algm). 4,5 Contact met publiek was goed 1,0 Boeiende verteller - spreekvaardigheid 0,1 Eenvoudig, helder taalgebruik 0,2 2,2
1,8 6,4 7,2
0,3 Goed volume, intonatie, tempo 5,1 8,7 8,0 Spreekt uit hoofd, minimale middelen 1,4 Goede gebaren, mimiek Goede uitstraling algm. Enthousiast, dynamisch, creatief Eerlijk, rustig 5,5 Humor Betrokken, begripvol Zakelijk Zelfverzekerd 1,9
2,5
1,3
1,4 0,7 0,9 7,1 1,5 7,2 0,6 0,5 0,6
Goede omgang met hulpmiddelen 1,1 0,4 1,2 Goede beantwoording vragen Spreker komt afspraken na, algm.
1,2
1,9 Gedrag van het publiek 0,2 4,1 Algm. uitspraken - niet plaatsbaar 0,7 Overig - onleesbaar e.d.
0,5
1,1 0,1
3,4 1,9
