SUKSES DALAM KOMUNIKASI DAN PRESENTASI Oleh Goto Kuswanto,SIP.MM Widyaiswara
[email protected]
Abstrack
Sesorang yang mampu berkomunikasi/berbicara dengan baik didepan umum dapat menyampaikan pesannya kepada pendengar. Bila ia berbicara kepada anak anaknya, mereka akan mendengar dan memahami maksudnya, dan metika ia membahas pelajaran depan kelas, forum ia pun bias menggerakan murid/ peserta kea rah yang dikatakannya. Pembicara yang baik akan mudah menyampaikan pandangannya dan didengarkan oleh partner bicaranya. Sebelum melangkah lebih jauh, mari kita melihat dan memahami apa itu makna kominikasi dan presentasi. Komunikasi pada hakekatnya sudah menjadi sebagian besar dari aktivitas kita sehari hari, mulai dari antar teman, pribadi, kelompok oragniasasi atau massa. Secara sederhana ,kegiatan Komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepada pihak lain, dengan tujuan tercapainya kesamaan pandangan atau ide yang dipertukarkan tersebut. Kata Kunci: Sukses, Berkomunikasi, Presentasi
1
Hampir disetiap kesempatan kita memiliki peluang untuk terlibat dalam pembicaraan public, entah berbicara di telpon, berbicara dengan teman,pasangan, anak, pegawai, tetangga, atasan sampai orang asing sekalipun. Peluang kita untuk berkomunikasi/berbicara sangat besar dan terbuka namun coba kita lihat banyak Eksekutif, Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, dosen, pengusaha, peneliti, penyuluh, widyaiswara dan profesi lainnya takutgagal berbicara didepan rekan rekan, kolega, staf, pelanggan, mahasiswa dan kelompok penting lainnya.Tidak setiap orang dapat berbicara didepan banyak orang, setiap orang tidaklah sama. Cara sesorang berbicara, menanggapi dan berkomunikasi akan berbeda. Demikian pula sewaktu membawakan presentasi. Jati diri sipenyanji/presenter akan mengisi ruang paling personal audensi dan audensi akan menangkap secara tidak langsung “siapa sebenarnya si penyaji/presenter”. Sesorang yang mampu berkomunikasi/berbicara dengan baik didepan umum dapat menyampaikan pesannya kepada pendengar. Bila ia berbicara kepada anak anaknya, mereka akan mendengar dan memahami maksudnya, dan metika ia membahas pelajaran depan kelas, forum ia pun bias menggerakan murid/ peserta kea rah yang dikatakannya. Pembicara yang baik akan mudah menyampaikan pandangannya dan didengarkan oleh partner bicaranya.Sebelum melangkah lebih jauh, marikita melihat dan memahami apa itu makna kominikasi dan presentasi.
Komunikasi pada hakekatnya
sudah menjadi sebagian besar dari aktivitas kita sehari hari, mulai dari antar teman, pribadi, kelompok oragniasasi atau massa.
Secara sederhana ,kegiatan Komunikasi
dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak kepada pihak lain, dengan tujuan tercapainya kesamaan pandangan atau ide yang dipertukarkan tersebut. Proses terjadinya suatu Komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatan timbale balik antar komunikator dan komunikan. Adanya pengulangan siklus komunikasi sesuai dengan tahapan yang terjadi memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi. Seperti diperlihatkan Gambar 1.Berikut :
2
mengrimkanpesanpesanmenerima
PENGIRIM penyandian-SaluranPengartian PENERIMA
Menerima
Mengirimkan
Gambar 1. Proses terjadi komunikasi
Dari gambar 1 diatas dijelaskan bahwa pihak pengirim (sumber) berfungsi sebagai Komunikator menyandikan pesan komunikasi dalam bentuk kode kodeKomunikasi ( bahasa lisan/tulisan,gerak atau melalui media). Pesan itu selanjutnya disalurkan secara langsung atau tidak langsung (melalui media komunikasi), Pesan yang disandikan ini selanjutnya diartikan oleh pihak penerima (komunikan). Komunikan selanjutnya memberikan respon terhadap pesan yang diterima dan setrusnya secara bergantian. Dengan ada proses pengulangan komunikasi antara komunikator dengan komunikan dalam siklus diatas, maka dipastikan suatu komunikasi telah terjadi. Konsep dasar dari suatu komunikasi adalah proses penyampaian informasi,ide dan emosi melalui swimbol tertentu (tulisan,angka,gambar)diaktualisasikan dalam bentuk proses interaksi dua arah dari komunikator kepada komunikan dengan menggunkan media dan cara yang tepat. Presentasi, khususnya presentasi lisan, merupakan bagian dari komunikasi dimana dalam proses komunikasi ini ada inti yang dikomunikasikan (content).ada proses komunikaasi (metoda) dan ada metoda penyajian (alat Bantu). Kesemua komponen ini saling terkait dalam menciptakan suatu presentaasi lisan yang optimal dan efektif. Dari pemahaman diatas dapat disimpulkan konsep dasar dari presentasi 3
lisan bahwa presntasi lisan sebagai bentuk komunikasi antara Penyaji (presenter) dengan sekelompok pendengar (audience) dalam situasi teknis,saintifik atau professional untuk satu tujuan tertentu dengan menggunakan tekniksajian dan media presentasi yang terencana. Dalam suatu presentasi, khususnya presentasi lisan, terdapat beberapa peran yang saling mendukung evektivitas keberhasilan sutu penyajian. Penyaji (presenter) adalah figure utama yang menyajikan isi presentasi dan bertanggung jawab penuh dalam kelangsungan urutan dan tata cara penyajian. Moderator adalah figure kedua yang bertugas mengatur mekanisme kelangsungan tata urutan dan tatacara penyajian. Ketiga adalah Pendengar (audience) yang berkumpul mengikuti penyajian dengan tujuan yang berbeda. Dari ketiga peran utama diatas (penyaji, moderator dan pendengar), kelompok mana yang paling dominan menentukan keberhasilan suatu penyajian ? jawaban atas pertanyaan ini dapat dilihat dari bebrbagai sudut pandang, namun pada dasarnya suatu penyajian lisan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pendengar. Apabila pendengar mengerti akan inti dan esensi suatu sajian, maka dapat dikatakan presentasi itu berhasil. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pendengar mempunyai kontribusi yang lebih besar dalam memnentukan keberhasilan suatu Penyajian. Untuk meningkatkan kemampuan pendengar dalam memahami dan mengerti akan inti dan esensi sajian peranan moderator dan penyaji sangat berperan didalamnya. Bahkan sering kali suatu presentasi menjadi gagal karena moderator tidak menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik,peran dan tugas moderator serta strategi dan teknik komunikasi dalam presentasi akan kita bahas pada bagian berikut.
MODERATOR 4
Moderator adalah penjual idea tau gagasan yang akan disampaikan pembicra, disamping pengatur tempo presentasi dan diskusi, pembuat keputusan dan kesimpulan yang harus dijalankan dengan punuh kebijkan, adil dan memuaskan semua pihak. Kemampuan menggugah perhatian hadirin serta membangkitkan semangat untuk mneggali berbagai potensi dan permasalahan yangdibicarakan, menjadi tugas moderator.Salah satu tugas utama moderator adalah memperkenalkan pembicara. Bagianini yang paling menentukan langkah sukses suatu presentasi. Oleh karena itu, moderator harus bertindak sebagai seorang penjual yang menwarkan suatu produk. Pasarkan ide ,gagasan dan pembicara agar hadirin memberikan perhatian pada apa dan siapa pembicara dan apa kepentingan tersebut bagi hadirin. Topik, infortance dan speaker (TIS) adalah tiga urutan kata kunci utama yang dapat digunakan sebagai formula untuk memperkenalkan pembicara. Untuk memahami apa tugas dan fungsi moderator berikut adalah langkah langkah harus dilakukan moderator dalam sebuah presentasi : 1. Pembukaan Tugas utama moderator adalah membuka dan memuali jalannya presentasi, diskusi, seminar,
lokakarya.
Sebagai
contoh
kalimat
pembuka
:Assalammualikum
Warahmatullahi Wabarakatuh… Selamat Pagi/siang/malam…. Baiklah, ibu ibu, bapak bapak,suadara hadirin sekalian, marilah kita buka dan memulai pertemuan kita pagi ini/sesi ini dengan terlebih dahulu mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan YME/Allah SWT……dst
5
2. Ucapan Selamat Datang Peserta Tugas berikut adalah mengucapkan selamat dating pada peserta.Disini upayakan agar peserta mendapat kesan yang menyenangkan terhadap acara presentasi sekaligus member kesan anda sorang moderator yang baik. Contoh kalimatnya dalah Selamat Datang bagi para peserta yang terhomat dalam acara sminar/diskusi/lokakarya yang menarik ini dan dilaksanakan di gedung yang ekslusif, yaitu gedung….. (sebutkan nama gedung tempat acara tersebut), 3. Sampaikan Uraian singkat Latar Belakang dan Tujuan Presentasi Upayakan peserta merasa tertarik dengan materi presentasi dengan menceritakan latar belakang dan tujuan presentasi. Moderator berusaha meyakinkan peserta agar topic yang akan disajikan merupakan hal penting, up to date sekaligus dekat dan merupakan bagian kehidupan keseharian pesereta. Contoh kalimatnya adalah Diskusi/ seminar kita ini dilatarbelakangi oleh adanya Kepedulian/keprihatian kita pada…… Oleh karena itu, diskusi/seminar kita ini bertujuan untuk…… 4. Perkenalkan Penyaji dan tema Presentasi Dalam memperkenalkan penyaji (presenter), upayakan agar audience merasa yakin dengan kualitas dan kapabilitas si penyaji/pembicara, utamanya kelayakan kompetensi sehungan dengan makalah/materi yang akan di sajikan, contoh kalimatnya : Untuk menyemarakan dan mensukseskan diskusi/seminar kita pada hari ini telah hadir seorang pakar…. Bernama….. beliau lahir di….. jabatan yang pernah disandangnya adalah… saat ini beliau menjabat ….. dan Hari ini yth bapak…. Akan menyampaaikan makalahnya yang bertajuk….. Untuk memperlancar kegiatan presentasi ini saya (nama Moderator) akan memandu acara ini sampai selesai…
6
5. Penentuan waktu dan mekanisme Tanya jawab Waktu yang dimaksudkan disini adalah meliputi waktu presentasi dan pengaturan sesi Tanya jawab, termasuk alokasi waktu serta jumlah sesi yang direncakan, contoh kalimatnya: Agar diskusi kitaberjalan lancer, maka penyaji akan kita persilakan menyampaikan makalahnya selama….menit. Sedangkan waktusesi Tanya jawab akan kita beri waktu selama…. Menit (apibila peserta bayak yang akan bertannya boleh kita buat 2 sesi) setelah bapak…. Menyajikan makalahnya 6. Mengundang pembicara menyajikan Presentasi Moderator dengan penuh perhatian dengan lugas dan tegas mempersilahkan pembicara menyampaikan presentasi/makalahnya, contoh kalimatnya; Saya persilhkan pakar kita/yth bapak…… menyajikan makalahnya…. Waktu anda/bapak ….. menit dari sekarang. 7. Rangkuman umum inti Penyajian Rangkuman presentasi yang mungkin sering anda lihat ditelevisi adalah pada akhir kegiatan…. Tapi ada manfaat khusu jika moderator menyampaikan kesimpulan setelah presenter menyajikan makalah, yakni untuk menarik peserta memberikan pertanyaan…. Terutama jika [enyajian oleh presenter terkesan monoton, terlalu teks book atau secara umum kurang baik dalam menampilkan makalah; contoh kalimatnya; Demikianlah sajian yang menarik dari bapak……. Sajian tadi saya yakin akan menjadi stimulus bagi kita untuk berfikir arti pentingnya…..jalan keluar yang ditawarkan beliau adalah…. 8. Mengundang pendengar untuk bertanya Pada sesi Tanya jawab ini sebaiknya dibagi dalam beberapa termint tergantung penanya, maksimum 3 penanya setiap termint/sesi. Contoh kalimatnya ; Untuk lebih memahami /memperjelas makalah yang telah disajikan , kami undang ibu/bapak untuk memberikan pertanyaan. Untuk kesempatan pertama kami akan buka termin pertama dengan 3 penanya…. Mohon Bapak/ibu menyebutkan nama dan asal instansi sebelum mulai bertanya…serta mohon pertanyaan yang diberikan singkat, tepat sasaran. Kami persilahkan…..! 7
9. Ucapan terimakasih kepada penyaji dan pendengar Sampaikan ucapan terimakasih dengan ramah, tulus dan penuh senyum, contoh kalimatnya; Terimakasih Bapak…..yang telah membagi dan memberikan pengalamanya pada diskusi/seminar hari ini… Rasa terimaksih juga saya sampaikan kepada para hadirin sekalian ,utamanya atas partisipasi aktif selama diskusi/seminar ini berlangsung. 10. Moderator Menutup Presentasi Tutup dengan ucapat bersemangat atau kalimat kalimat yang bernada optimis atau pemecahan masalah yang telah diskusi/seminarkan, contoh kalimatnya; Kita tutp diskusi/seminar kita hari ini/sesi ini dengan Ucapan Semoga Bangka Belitung Tetap Maju dan sejahtera….. serta tepuk tangan untuk kita semua…..
PRESENTASI A.
Persiapan Sukses suatu presentasi tidak tergantung pada penguasaan subyek pengetahuan saja, tetapi kemampuan berbicara efektif, menjadi penting untuk dipelajari dan dilatih. Berbicara di depan umum adalah performimg, karena bukan terletak pada aktivitas alami yang diperoleh sejak lahir, tetapi penekanan pada keterampilan komunikasi lebih dominan,dimana dibutuhkan pelatihan.. Presentasi ibarat gunung es yang Nampak indah diperkukaan laut.. Namun keindahan tersebut akan hilang manakala 90 % bagian gunung es yang ada dibawah permuakaan laut terfsebut tenggelam. Dengan demikian 90 % bagian dari presntasi adalah persiapan, sisanya penyajian dan diskusi. Persiapan yang matang dan cermat perlu dilkukan. Abraham Lincoln pernah mengatakan jika memiliki waktu 8 jam untuk merobohkan pohon, saya akan menghabiskan 6 jam untuk mengasah kapak (Walters,1989 dalam Macnamara,1999).. Menurut isyarat Lincoln diatas, bahwa untuk suatu 8
presentasi diperlukan waktu 90% untuk persiapan. Langkah langkah persiapan itu adalah : 1), analisis sasaran , siapa calon pendengar (audience) 2),survey situasi tempat penyajian (setting) yang akan digunakan; 3), siapkan kerangka dan dan sistematika penyajian 4), lakukan penelitian dan penerapan 5), penulisan bahan tayang/penyajian 6), visualisasi dan media 7), Latihan /gladi resik dan 8), penyampai/penyajian. Namun demikian ke delapan tahapan tersebut tidak akan berarti apibila pembicara tidak menguasai subyek dan pengetahuan penunjang lainnya. Keuntungan utama dari persiapan yang cermat adalah efisiensi waktu presentasi serta mengurangi rasa gugup. Suatu Presentasi harus mempunyai tujuan yang jelas, jika anda membawakan presentasi karena diminta atasan atau mewakili orang lain, anda hanya akan membuang waktu saja, lebih baik anda tidak melakukannya.
B. Penyampaian presentasi dengan Tenang Sebagian besar pembicara pada saat akan memulai pasti mengalami situasi yang tidak enak, berkeringat dingin, suara sedikit serak bahkan berdebar debar karena rasa gugup. Semua itu sifatnya alami dan anda tidak sendiri merasakan seperti itu, Pertanyaanya bagiamana mengatasi perasaan demam panggung menjelang presentasi. Sebagai langkah awal untuk mengurangi perasaan itu adalah persiapkan presentasi dengan matang , anda harus terlebih dulu berada diruangan sebelum peserta hadir, kuasai 9
kelas dan minum air putih secukupnya. Selanjutnya dalam menyampaikan presentasi/penyajian, sampaikan materi secara sistemaris, berurutan, hubungan kausal,argumentasi, teori teori pendukung,akurasi data, pengujian yang dilakukan,relevansi metodologi yang digunakan, hasil yang diperoleh dan manfaatnya. Untuk menyampaikan suatu penyajian yang sistematis dan berurutan anda dapat melakukan langkah langkah berikut : 1), tuliskan kata kata kuncinya secara berurutan; 2), manfaatkan alat bantu untuk penyajian secara visual; 3), lakukan kontak mata kepada semua peserta selam penyajian 4), berikan jawaban yang jujur atas pertanyaan dan terimalah saran atau kritikan dari peserta 5). Berpakainlah yang rapi dan menarik, karena perhatian hadirin pertama diperlihatkan oleh penampilan anda. Disamping hal diatas yang perlu anda lakukan selama penyajian berlasung adalah tetap focus pada isi penyajian (content),siapa pendengar (audience)dan tujuan penyajian anda (purpose). Gunakan kartu penyajian anda dengan sebaiknya dan tetap memberikan perhatian merata kepada pendengar. Sajikan presentasi yang hidup,antusias,bersahabat,dan dengan sikap yang tulus. Anda harus berusaha menjadi diri anda sendiri, jangan meniru gaya orang lain. Sesuaikan volume suara dengan akustik ruangan dan jumlah pendengar. Selama penyajian tukarlah posisi penyajian anda; variasikan antara berdiri, duduk dan bergerak. Dengan demikian kesempatan pendengar untuk tertidur berkurang karena gerakan kepala pendengar mengikuti pendengar yang menjadi focus perhatian selam penyajian sewaktu
penyajian jangan bicara terlalu cepat tau lambat, variasikan kecepatan, intonasi suara anda dan jangan berbicara ketika anda menulis dipapan tulis 10
serta jangan tidak berbicara membelakangi pendengar. Menurut Carnegie (1985), hal hal yang perlu dilakukan selama penyajian adalah : 1).buat catatan ringkas dari bagian yang akan disampaikan; 2).jangan menulis sesuatu diluar penyajian; 3). jangan menghafal kata demi kata; 4).sampaikan informasi dalam bentuk ilustrasi dan contoh; 5). kuasai pengetahuan secara luas; 6).jangan cemas suatu penyajian; 7).jangan meniru gaya orang lain, jadilah diri sendiri Setiap topic penyajian harus anda presentasikan denga urutan a) .Focusing, yaitu beri tanda kepada pendengar tentang tofik yang akan disajikan; b).Informing, beritahu pendengar dengan isi topic sajian anda dan c),Defocusing, rangkumlah apa yang baru saja anda sajikan. Ketepatan waktu penyajiaan merupakan hal penting. Persiapan bahan sajian yang baik termasuk merancang alikasi waktu dan penyusuanan bahan sajian dengan cermat dan tepat. Ketepatan waktu harus proporsional untuk pengantar, isi pembicaraan,kesimpulan dan saran (penutup). C. Yakinkan hadirin dengan Penampilan anda Diawal penyajian perkenalkan kembali diri anda secara singkat namun fokuskan kepada thema penyajian dan jelaskan alas pemilihan judul, mengapa.?. Karena dalam tahapan ini anda berusaha memotivasi pendengar terhadap sajian anda, maka anda harus menciptakan kredibilitas diri andasebagai penyaji. Teori human relations, kesan pertama, komunikasi harus diarahkan bukan pada pribadi orang yang diajak bicara, tetapi pada factor factor kejiwaanya seperti watak,sifat,perangai,kepribadian,sikap dan tingkah laku. Sukses seorang penyaji tergantung pada sikap hadirin, sikap dan tindakan 11
hadirin tersebut tergantung pada sikap penyaji. Kesan pertama sangat menentukan sikap hadirin selanjutnya. Jika pembicara memberikan kesan positif, maka sikap hadirin akan positif dan menyenangkan. Tujuh detik pertama, menurut teori Public Speaking, keberhasilan seseorang berpidato atau presentasi ditentukan oleh tujuh detik pertama dia tampil diatas mimbar. Orang Cuma membutuhkan tujuh detik untuk melihat apakah anda cukup berharga untuk didengar atau tidak (Green,1998). Berdasarkan hasil riset psikologi komunikasi memperlihatkan bahwa manusia dapat mendengarkan dan menyerap informasi sekitar 500 kata permenit. Tetapi rata rata orang dapat menerima dan mengulangberbicara secara jelas hanya sekitar 150 kata permenit. Perbedaan kapasitas mental untuk memperoses 350 kata permenit disalurkan ke pikiran lain (Rute 350). Oleh karena itu harus dimanfaatkan oleh pembicara (Stuart ,1998 dalam Macnamara,1999). Uuntuk meyakinkan pendengar akan penampilan anda berikut formula AIDDA silahkan anda lakukan : Hadirin akan mendengarkan pembicara, apabila ada perhatian (Attention),karena penampilan,sikap dan prilaku pembicara yang menumbuhkan minat (Interest) dan rangsangan (desire) sehingga hadirin berani mengambil kesimpulan (decision) untuk bertindak (action) dengan memperhatikan, mendengarkan, bertanya, memberikan tanggapan dan lain lain. Lebih jauh lagi pendengar akan berusaha mengadopsi,mencoba dan menerapkannya. D. Manfaatkan momen diskusi /Tanya jawab sebaik mungkin Dalam suatu presentasi lisan, komponen diskusi/Tanya jawab sering digunakan untuk mengukur kesuksesan suatu penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat menggambarkan sejauhmana pendengar mengikuti dan mengerti isi penyajian. Biasanya pendengar bertanya karena 12
mereka menghendaki klarifikasi atas satu bagian penyajian anda. Mereka tidak dapat melihat aplikasi isi penyajian dengan kebutuhan mereka,atau mereka tidak setuju dengan satu bidang penyajian anda dan mencoba memperluas cakupan pembahasan suatu topic tertentu. Pembicara hendaknya memandang pertanyaan, tanggapan,saran secara positif. Banyak pembicara/penyaji pemula beranggapan bahwa forum diskusi/Tanya jawab merupakan forum pembantaian, bahkan sering kali khawatir dan takut diserang, dikritik, diuji, bahkan dijatuhkan. Mungkin saja ada hadirin yang ingin pamer kepandaian, namun pembicara/penyaji tetap bersikap tenang dan berfikir positif bahwa semua pertanyaan dalam forum itu merupakan masukan berharga. Apabila yang dikemukan hadirin/pendengar itu memang mengandung kebenaran, terimalah dengan jujur sebagaim kebenaran. Tetapi apabila pernyataan hadirin bertolak belakang, sampaikan penjelasan secara bijaksana dengan argumentasimyang dapat diterima. Jangan menjawab pertanyaan yang anda tidak dapat menjawabanya atau di luar konteks yang di sampaikan.
13
PENUTUP Keberhasilan suatu penyajian lisan/presentasi dapat dilihat dari respon pendengar dalam mengikuti dan menindak lanjuti apa apa yang disampaikan penyaji. Namun strategi dan teknik komunikasi dalam presentasi merupakan bagian yang berperan penting terutama kemampuan seorang moderator untuk menjual ide/gagasan pembicara,mengatur dan mengarahakan jalanya seminar /diskusi secara terfokus, bijaksana berwibawa serta membuahkan kesimpulan. Kemampuan seorang penyaji mempersiapkan bahan penyajian sampai melakukan presentasi meruapakan langkah strategi untuk mencapai presentasi sukses disamping penguasaan materi/subjek.
14
Daftar Pustaka Aminah, S., dan Husni. (2007). “Kajian Pengembangan Kerangka Kerja Kolaborasi Evaluasi dengan Pendekatan Collaborative Business Process Management.” http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/1712/1493 (diakses 26 Oktober 2011) Siegler, EL., and Whitney, F.W. (1999). Nurse-Physician Collaboration: Care of Adults and The Elderly. (Terj. Indraty). Jakarta: EGC. Stanhope, M., and Lancaster, J. (2000). Communinity & Public Health Nursing. St. Louis: Mosby.
15
