Succesvol overstappen naar een nieuwe tso

Whitepaper tussenschoolse opvang

Succesvol overstappen naar een nieuwe tso

Stichting Lunchen op School (LoS) April 2014

Whitepaper tso


Deze whitepaper is bedoeld voor schoolleiders, directies en besturen in het primair onderwijs in Nederland die overwegen een andere invulling te geven aan de tussenschoolse opvang (tso) met een externe aanbieder. De stappen in deze whitepaper zijn bedoeld als leidraad om succesvol te kunnen starten met een

Inleiding

Waar moet een school aan denken als zij de tussenschoolse opvang met een externe aanbieder wil organiseren?

nieuwe vorm van tso. U vindt in deze whitepaper de volgende onderwerpen:  Inleiding pag. 1  Belangrijke vragen vooraf pag. 2  Stap 1: informeren pag. 4  Ouder(s)/verzorger(s): een bijzondere doelgroep pag. 5  Stap 2: oriënteren pag. 6  Stap 3: beslissing nemen pag. 7 pag. 8  Stap 4: voorbereiden en opstarten  Tijdpad voor het succesvol overstappen naar een nieuwe tso pag. 9  Tips uit de praktijk pag. 10 Het stappenplan helpt scholen op weg naar een succesvolle start van een nieuwe overblijf met voldoende draagvlak onder ouder(s)/verzorger(s) en het schoolteam. Wij weten dat elke school uniek is en zijn eigen plan van aanpak vraagt. Daarom is het stappenplan een richtlijn en geen keurslijf. Stichting Lunchen op School (LoS) is altijd bereid om mee te denken met situaties die net een andere aanpak vragen.

Stichting Lunchen op School (LoS) www.overblijven.nl

1 pag. 1

Whitepaper tso


Belangrijke vragen vooraf De meeste scholen onderzoeken eens per vier jaar of er veranderingen nodig zijn in de schooltijden en of dat onder andere gevolgen heeft voor de tussenschoolse opvang (tso). Dat kan alleen met instemming van de oudergeleding, ouder(s)/verzorger(s) die zijn vertegenwoordigd in de medezeggenschapsraad (de MR). Redenen om de huidige opzet van de tso te wijzigen Scholen hebben verschillende redenen om de tussenschoolse opvang op een andere manier in te richten. Dit blijkt onder andere uit het onderzoek ‘ Evaluatie tso’ dat Stichting Lunchen op School (LoS) in samenwerking met de Algemene Vereniging van Schoolleiders (AVS) in 2013 onder ongeveer 700 schoolleiders en directeuren heeft uitgevoerd.

De school heeft instemming nodig van de oudergeleding in de MR om de tussenschoolse opvang te wijzigen.

Redenen wijziging huidige opzet (in %) Volgen van de trend in de regio/samenleving

54

Ontevredenheid over huidige opzet (interne klachten van schoolteam/directie)

47

Ontevredenheid vanuit de ouders

31

Te groot verschil met andere basisscholen in de buurt (scholen in de omgeving hanteren andere structuur)

12

Opdracht vanuit schoolbestuur (bovenschools)

10

Anders, nl.: kosten, professionalisering, wens van ouders, nieuwe school (i.s.m. kinderopvang), andere schooltijden

32 0

10

20

30

40


50

60

2 pag. 2

Whitepaper tso


Belangrijke vragen vooraf ‐ vervolg Het onderzoek toont aan dat het volgen van de trend in de regio/samenleving’ (54%) als belangrijkste argument wordt genoemd voor het willen wijzigen van de huidige opzet van overblijven. Een bijna net zo grote groep geeft aan dat de voornaamste reden ligt binnen de school zelf (interne klachten). Ontevreden ouders zijn minder leidend dan het volgen van de trend en de interne ontevredenheid, behalve bij scholen die zeer ontevreden (<6) zijn over de huidige manier van overblijven. Zij geven vaker aan dat dit wordt gevoed door ontevreden ouder(s)/verzorger(s), namelijk in 45% van de gevallen1. Vier basisvragen Voordat de school besluit dat zij de tso anders in wil vullen, is het belangrijk een antwoord te formuleren op vier basisvragen: 1. Wat wil ik voor de kinderen? 2. Wat wil ik voor mijn schoolteam? 3. Wat past bij de ouder(s)/verzorger(s) van mijn school? 4. Waarom wil ik de tso uitbesteden? Het antwoord op deze vragen vormt de motivatie voor de beslissing om een andere invulling te geven aan de tso. De motivatie is een belangrijk instrument om de verandering te verantwoorden aan alle betrokken partijen. 1

Een goed doordachte motivatie is belangrijk om de gewenste verandering van de tso aan alle betrokken partijen te verantwoorden.

P. 44 uit Onderzoek ‘Evaluatie tso’, Stichting Lunchen op School (LoS) en Algemene Verenging van Schoolleiders (AVS), 2013


3 pag. 3

Whitepaper tso


Stap 1: informeren Nadat u de beslissing hebt genomen om de tussenschoolse opvang op een andere manier in te vullen en uit te besteden aan een externe organisatie, volgt stap 1: informeren. Deze stap is essentieel om tijdig alle partijen zo helder mogelijk op de hoogte te brengen van de aankomende verandering. Zo voelen zij zich gehoord en betrokken bij de besluitvorming. Het is vooral belangrijk om de motivatie voor verandering steeds duidelijk en ondubbelzinnig te verwoorden. Transparantie is het sleutelwoord voor draagvlak. Wie moeten er in ieder geval worden geïnformeerd?  Het onderwijsteam. Zij willen weten hoe de nieuwe overblijf eruit gaat zien en wat voor hen de gevolgen zijn. Denkt u hierbij aan pauzes, lokalen, lestijden, belasting.  De ouder(s)/verzorger(s). Zij willen het gevoel hebben dat de nieuwe tso hun niet wordt opgedrongen. Zij hebben tijd en gelegenheid nodig om te reageren.  De MR. Zij moet instemming verlenen en daarom is het goed hen zo vroeg mogelijk te betrekken bij het hele proces, zodat er draagvlak ontstaat voor de latere beslissing.  Het bestaande overblijfteam. De beslissing om de tso anders in te vullen valt vaak pijnlijk bij het bestaande overblijfteam. Houd rekening met gevoelens als ‘doen we het niet goed’ en ‘worden we afgedankt’.


Informeer alle betrokken partijen zo vroeg mogelijk. Dat creëert begrip en draagvlak.

4 pag. 4

Whitepaper tso


Ouder(s)/verzorger(s): een bijzondere doelgroep Hoewel de tussenschoolse opvang op school plaatsvindt en de ouder(s)/verzorger(s) daar niet in die rol bij aanwezig zijn, vormen zij toch een belangrijke doelgroep die bijzondere aandacht nodig heeft. Het overblijven is vrije tijd voor de kinderen. Op dat moment zijn zij geen leerling van de school. Tijdens de overblijf moeten zij zich kunnen ontspannen en weer opladen voor de middaglessen. Daarmee is de overblijf niet alleen de zorg van het schoolbestuur ‐ dat ook eindverantwoordelijk is ‐ maar ook van de ouder(s)/verzorger(s). Dat maakt dat niet alleen de school, maar ook de ouder(s)/verzorger(s) ‘klanten’ zijn voor de tussenschoolse opvang die op school wordt georganiseerd. Vanuit dat oogpunt is het belangrijk om ouder(s)/verzorger(s) tijdens het hele proces goed te informeren en te betrekken bij het besluitvormingsproces dat de school doormaakt. Zo ontstaat draagvlak en begrip voor de afwegingen die nodig zijn. Twee manieren om ouder(s)/verzorger(s) te informeren en te betrekken Zijn er, naast schoolnieuwsbrieven en informatiebijeenkomsten, nog andere praktische voorbeelden om ouder(s)/verzorger(s) te informeren? Die zijn er zeker. We noemen er twee. 1. Een enquête onder ouder(s)/verzorger(s) is een goede manier om hen bij het proces te betrekken. Hierin kunnen zij aangeven wat zij belangrijk vinden, wat zij bereid zijn te betalen voor de tso. De school kan zo verschillende opties en de consequenties daarvan voorleggen. 2. Een werkgroep met een aantal afgevaardigde ouder(s)/verzorger(s) is een waardevol klankbord voor de school en zorgt tegelijkertijd voor draagvlak onder de oudergeleding. Let er wel op dat de werkgroep een duidelijke taakomschrijving meekrijgt, zodat er efficiënt kan worden gewerkt.

Ouder(s)/verzorger(s) zijn de ‘klanten’ voor de tussenschoolse opvang die op school wordt georganiseerd.


5 pag. 5

Whitepaper tso


Stap 2: oriënteren De beslissing om de tso te veranderen is genomen, waarna de school zich gaat oriënteren op wat de mogelijkheden zijn. Na rijp beraad komt de school straks tot een keuze voor één partij met wie zij de komende jaren de tussenschoolse opvang wil gaan organiseren. Omdat de beslissing voor langere tijd is, is een zorgvuldige afweging niet overbodig. Hoe kan de school hierbij te werk gaan?  Formuleren van de belangrijkste uitgangspunten voor de nieuwe tso.  Een ‘long list’ maken van verschillende aanbieders door het raadplegen van internet, referenties, bestaande contacten.  Offertes aanvragen bij verschillende aanbieders die passen bij de eisen en wensen van de school.  Verschillende aanbieders met elkaar vergelijken. Denk hierbij aan criteria zoals organisatie, prijsstelling, pedagogische kwaliteit en visie, structuur en scholing.  Twee tot drie aanbieders uitnodigen voor gesprek en presentatie. Vraag door naar de belangrijke eisen die de school heeft geformuleerd en naar hoe de aanbieder dat gaat realiseren.  Referenties nagaan op scholen waar aanbieders werken. Check of het verhaal op papier en bij de presentatie strookt met de werkelijkheid op school. Aandachtspunt Houd bij deze stap rekening met de vergaderfrequentie van de MR, zodat zij voldoende tijd hebben om actief deel te nemen aan het besluitvormingsproces.


Ga bij de oriëntatie zorgvuldig te werk en houd daarbij rekening met de vergaderfrequentie van de MR.

6 pag. 6

Whitepaper tso


Stap 3: beslissing nemen Nadat de school een zorgvuldige afweging heeft gemaakt, is het tijd om de knoop door te hakken en een keuze te maken voor een partij om de tussenschoolse opvang mee te organiseren. Wat is in ieder geval belangrijk bij deze stap? • Besluit nemen samen met de oudergeleding binnen de MR. De MR bestaat uit een oudergeleding en een personeelsgeleding en heeft instemmingsrecht. De oudergeleding moet zich positief uitspreken over de keuze voor de overblijforganisatie, voordat de school de uiteindelijke keuze kan maken. • Contract tekenen en alle bepalingen die van belang zijn in de samenwerking tussen school en tso‐ organisatie ondubbelzinnig vastleggen. Denk hierbij weer aan organisatie, prijsstelling, pedagogische kwaliteit en visie, structuur en scholing. • Ouder(s)/verzorger(s) en bestaande overblijfteam informeren over definitieve keuze. Het is goed om hierbij opnieuw de oorspronkelijke motivatie tot verandering aan te halen en de afwegingen die bij de keuze zijn gemaakt te benoemen. Houd bij het informeren van het bestaande overblijfteam nog steeds rekening met gevoelens van medewerkers over het beëindigen van de bestaande manier van overblijven.


Leg in het contract alle afspraken tussen de school en de tso‐organisatie helder vast.

7 pag. 7

Whitepaper tso


Stap 4: voorbereiden en opstarten Nu de beslissing is genomen, breekt er een drukke tijd aan om alles rond te krijgen voor de overgang naar een nieuwe manier van overblijven. De tso‐organisatie werkt nauw samen met de school, maar zal de school ook al veel werk uit handen nemen. Het spreekt voor zich dat de tso‐organisatie enkele weken nodig heeft om de tso op te zetten in lijn met het beleid en de regels van de organisatie en de school. Wat komt daar zoal bij kijken? • Centrale contactpersoon benoemen als direct aanspreekpunt vanuit de school. Dat kan de directeur/schoolleider zelf zijn of een van de leerkrachten. • Afstemming bereiken tussen de nieuwe aanbieder en de school. Dat gaat onder andere om regels en beleid, ruimtes om te eten en te spelen, eventuele overname van het overblijfteam, opbergruimte. • Informatieoverdracht bespreken over de kinderen. Wat zijn de bijzonderheden en waar moet de nieuwe organisatie op letten? • Afronding van de bestaande overblijf regelen. Dat betekent: afscheid nemen van het team, financiële afronding met de ouder(s)/verzorger(s) en het sluiten van de boekhouding. • Ouderavond organiseren met de nieuwe aanbieder, zodat ouder(s)/verzorger(s) geïnformeerd worden en vragen kunnen stellen. De meest besproken onderwerpen zijn de prijsstelling en facturering, activiteiten tijdens de overblijf en competenties van Overblijf Medewerkers (hoe gaan ze met mijn kind om?). • Start van de nieuwe tso voorbereiden door nieuwe aanbieder en tijd voor werving van nieuwe medewerkers. Als deze voorbereidingen allemaal zijn doorlopen, is het zover. De nieuwe tso kan van start!


Een goede samenwerking tussen school en tso‐ organisatie is belangrijk om succesvol over te stappen naar een nieuwe tso.

8 pag. 8

Whitepaper tso


Tijdpad voor het succesvol overstappen naar een nieuwe tso De overdracht, voorbereiding en start van een nieuwe tso neemt ongeveer 12 weken in beslag.

Tot 14 weken voor de start: Bewustwording van wens voor andere invulling van tso

14 tot 12 weken voor de start:

12 tot 6 weken voor de start:

6 weken voor de start:

Voornemen tot verandering en eerste informatierondes

Stap 1: oriënteren

Stap 2: beslissing nemen

1 tot 6 weken voor de start: Stap 3: voorbereiden en opstarten


Van start

9 pag. 9

Whitepaper tso


Tips uit de praktijk Een stappenplan is een handige leidraad om succesvol over te stappen naar een nieuwe tso. Maar minstens zo interessant zijn de tips van schoolleiders en directeuren zelf, die al een keuze hebben gemaakt om de tussenschoolse opvang onder te brengen bij een externe organisatie. Zij delen hun tips. Piet Zijlstra, directeur van OBS De Winde, Nootdorp • Betrek ouders vanaf het begin bij de keuze voor de tso en stel een werkgroep samen voor inzicht en draagvlak. Spiegel met meerdere ouders en met ouders van kinderen uit alle groepen. • Formuleer je behoeften goed. Kijk niet alleen naar wat fout ging in het verleden, maar begin met een schone lei: hoe zou je de tso willen regelen als je een nieuwe school zou opstarten? Anders gezegd: ga niet probleemgericht, maar organisatiegericht te werk. • Trek referenties na en ga op bezoek bij andere scholen. Dat is heel zinvol, omdat je dan kunt checken of het verhaal dat een organisatie vertelt, werkt in de praktijk.

Gerard Peelen, schoolleider Villa Novaschool, Utrecht • Vergelijk in de onderzoeksfase geen appels met peren. Kijk goed naar de eigen schoolpopulatie en vergelijk met scholen met ongeveer dezelfde kenmerken. • Zet een representatieve klankbordgroep van ouders op als aanvulling op de MR. Dat hoeft formeel niet, maar creëert wel draagvlak. Doe een bloedgroeptest: kies een tso‐organisatie die de pedagogische visie van de eigen school • kan adopteren.


10 pag. 10

Whitepaper tso


Meer weten over professionele opvang op school? Stichting Lunchen op School (LoS) Ineke Renckens, directeur [email protected]

www.overblijven.nl ©Stichting Lunchen op School (LoS), 2014 Auteur: Monique van Deursen, Komm’A Communicatie


11 pag. 11

Succesvol overstappen naar een nieuwe tso

Recommend Documents