Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, 4, Oktober 2013 JOURNAL OF ECONOMIC MANAGEMENT & No. BUSINESS
Volume 14, Nomor 4, Oktober 2013 ISSN: 1412 – 968X Hal. 423-434
Analisis Efektivitas Pengawasan Kerja Karyawan Studi Kasus pada PT. Shandhy Putra Makmur Cabang Regional Sumatera Muhammad Diah
Dosen pada Fakultas Ekonomi, Universitas Almuslim, Bireuen
This study leads to the in-depth review of the relationship between supervision and effectiveness of employees at PT. Sandhy Putra Makmur Sumatra Regional Branch. This study is important given the variety of ongoing activities during the production process at the company often causes errors, if not monitored proprly is feared to have negative impacts on the achievement of corporate objectives. Therefore, monitoring the employee becomes absolutely necessary for the ongoing operation of the company due to an oversight of the management company’s preventive efforts to prevent deviations from established standards. With effective monitoring is expected to increase employee productivity. This study used a descriptive analysis technique, which is a series of research activities carried out by collecting, assembling, analyzing and interpreting the data collected and further processed, that is eventually expected to provide a clear picture, directed and thorough about the issues being discussed. After getting an overview followed by a general discussion. From these results, it is expected that the management company may increase oversight to all employee, especially employees who work under the management of another company. Keywords: monitoring, employee effectiveness
423
424
Muhammad Diah
PENDAHULUAN Seiring dengan meningkatnya perkembangan ekonomi maka akan semakin bertambah pula perusahaan yang bergerak di berbagai bidang. Pada dasarnya setiap perusahaan besar maupun kecil selalu memerlukan pengawasan dalam menjalankan kegiatan usahanya agar apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat dicapai seoptimal mungkin. Pengawasan juga merupakan suatu tindakan manajemen yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Pengawasan dapat dianggap sebagai aktifitas untuk menemukan atau mengoreksi penyimpangan-penyimpangan untuk memperoleh hasil sesuai dengan apa yang sudah direncanakan. Perusahaan juga dituntut untuk bekerja keras guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja karyawan secaara terus menerus, disamping adanya kualitas yang baik bagi pegawai tersebut mampu bersaing di dalam perusahaan. Menurut Siagian (1991:41) dengan adanya pengawasan maka persoalan atau masalah yang terjadi dapat diselesaikan dengan segera, sehingga tujuan-tujuan individu maupun perusahaan dapat berjalan dengan baik. Tujuan perusahaan dapat dicapai apabila telah direncanakan, diorganisasikan, diarahkan dan diawasi oleh manajemen yang tepat. Dengan adanya pengawasan yang baik maka kesalahan-kesalahan akan dapat diminimalisir. Demikian halnya rencana yang telah dibuat dengan baik tidak akan mencapai sasaran jika pengawasan tidak dilakukan dengan baik pula. Dari uraian di atas terlihat betapa pentingnya pengawasan bagi setiap perusahaan swasta maupun instansi-instansi pemerintahan lainnya dalam menjalankan kegiatan operasionalnya dan meningkatkan daya guna. Tinjauan TEORITIS Pengertian Pengawasan Untuk membahas pengertian pengawasan, kita dapat melihat beberapa pengertian yang teleh diberikan oleh para ahli. Pendapat yang telah dikemukakan itu antara satu sama lainnya akan kita jumpai perbedan-perbedaan yang relatif kecil. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih nyata serta mengetahui lebih jelas arti pengawasan, di
bawah ini kita lihat beberapa pendapat para ahli. Stoner dan Wankel mendefinisikan bahwa kegiatan pengawasan sebagai sebuah proses yang dilakukan untuk menyakinkan bahwa semua kegiatan (dalam proses manajemen) berjalan mengikuti rencana yang telah ditetapkan dan menuju kepada sasaran yang harus dicapai. Menurut Swasta dan Sukotjo (1995:122), pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen, karena dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai, cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencananya serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan, jadi dengan pengawasan dapat diukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang direncanakan. Menurut Kadarman dan Udaya (1992:132), bahwa pengawasan adalah suatu upaya yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem umpan balik informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang terlebih dahulu menentukan apakah ada penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien guna tercapainya sasaran perusahaan. Adapun menurut Mockler dalam buku T. Hani Handoko (1991:360) mengemukakan tentang pengertian pengawasan yaitu: “suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan untuk merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya dan menentukan penyimpangan-penyimpangan yang telah terjadi serta mengambil tindakan-tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan”. Menurut Manullang (1991:173) menyatakan: “pengawasan dapat juga diartikan sebagai suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang akan dilaksanakan, menilainya dan mengoreksinya bila perlu dengan maksud agar pelaksanaan
Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, No. 4, Oktober 2013
sesuai dengan rencana semula”. Sedangkan menurut Siagian (1989:135) mengemukakan bahwa pengawasan adalah suatu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yng telah ditentukan sebelumnya. Dari pengertian yang dikemukakan oleh para ahli di atas, dapat dilihat bahwa pengawasan merupakan suatu proses untuk mengevaluasi, mengoreksi, serta mengarahkan suatu kegiatan agar apa yang sedang dijalankan tidak menyimpang dari rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Jadi pengawasan dapat juga dianggap sebagai suatu kegiatan untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan atau kekeliruan-kekeliruan tertentu, sehingga fungsi pengawasan perlu dilakukan. Pada kenyataannya masih banyak kekeliruan dalam menafsirkan kegiatan pengawasan, sampai saat ini masih banyak manajer atau pihak pengawas yang menganggap bahwa pengawasan merupakan kegiatan yang tidak disukai oleh pihak pengawas maupun pihak yang diawasi, karena itu pimpinan tidak memperoleh pertanggung jawaban dan laporan yang sesuai dengan kejadian yang sebenarnya. Keadaan seperti ini akan mendorong petugas pengawasan untuk melaporkan hal-hal yang baik saja dan menyeangkan para anggotanya saja. Untuk memperbaiki kekeliruan ini, maka perlu diketahui bahwa petugas pengawas bukan hanya mengontrol saja, tetapi meneliti apakah hasil yang telah dicapai sudah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengawasan dapat juga diartikan sebagai penemuan dan penetapan cara serta peralatan untuk menjamin agar kegiatan dilakukan sesuai dengan rencana. Adanya penafsiran yang keliru tentang pengertian pengawasan dapat melemahkan fungsi dan tujuan dari pada kegiatan pengawasan dalam suatu organisasi perusahaan. Hal ini tampak dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan yang seolah-olah terdapat jurang pemisah antara pengawas dan mereka yang diawasi sehingga tidak terjalin koordinasi antara mereka yang mengakibatkan informasi yang dibutuhkan untuk menilai perkembangan perusahaan sulit diperoleh. Pengertian lebih luas adalah pengawasan harus mencerminkan pandangan dan pemikiran ke depan yang dapat mengoreksi
425
penyimpangan-penyimpangan sebelum menjurus ke arah yang lebih merugikan bagi perusahaan. Jadi pengawasan merupakan fungsi manajemen yang mengarahkan tercapainya sasaran yang telah ditentukan sebelumnya, ini berarti pengawasan bukan sekedar mengawasi tetapi sedapat mungkin membandingkan hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan, maka harus dilakukan penyelidikan untuk mengetahui apa penyebab dan kemudian diusahakan perbaikan agar hasil pekerjaan tersebut dapat sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Dengan demikian dapat diambil suatu pengertian dan tujuan pengawasan yang terkandung di dalamnya, antara lain: a. Bahwa tujuan utama pengawasan adalah untuk mengusahakan agar apa yang direncanakan dapat menjadi kenyataan, yaitu dengan melaksanakan setiap pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, serta berusaha untuk mengetahui dan mengatasi kesalahan-kesalahan dan kesulitan-kesulitan yang dihadapi perusahaan. b. Bahwa pengawasan dimaksudkan bukan hanya untuk mencari kesalahan bawahan semata, akan tetapi juga merupakan tindakan preventif dan kolektif untuk menghindari agar bawahan tidak membuat kesalahan lagi, dan bila terjadi penyimpangan atau kesalahan, maka dengan segera dapat diketahui penyebabnya untuk kemudian diadakan tindakan perbaikan. c. Pengawasan dan perencanaan merupakan hubungan yang sangat erat dan tidak dapat dipisahkan serta saling isi. Tanpa adanya perencanaan pengawasan tidak dapat dilakukan karena perencanaan itu sebagi dasar, alat, atau standar untuk melaksanakan pengawasan, disini ditetapkan apa yang telah menjadi tujuan dan bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Tanpa adanya pengawasan tidak akan diketahui sejauh mana hasil yang telah diperoleh dari pelaksanaan kerja dan kemampuan perusahaan utk merealisasikan tujuannya. Hasil dari pengawasan akan dituangkan kembali dalam perencanaan berikutnya untuk menghindari terjadi kembali penyimpangan-penyimpangan yang bisa merugikan ataupun sebaliknya dapat menambah ketahanan perusahaan dalam
426
mempertahankan kelangsungan hidupnya dalam usaha mencapai tujuan dimasa yang akan datang. Manullang (1995:173) mengatakan pengawasan pada tahap pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi-instruksi yang telah dikeluarkan dan untuk mengetahui kelemehan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana dan berdasarkan rencana tersebut diambil tindakan untuk memperbaiki baik pada waktu itu maupun pada masa yang akan datang. Dari pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengawasan merupakan kegiatan pengamatan dan pengevaluasian terhadap pelaksanaan kerja yang telah ditetapkan dan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan dapat segera diketahui dengan cepat sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan. Jenis-jenis Pengawasan Dalam praktek proses manajemen ada beberapa jenis teknik atau metode pengawasan yang dapat dilakukan oleh para manajer yang bertanggung jawab atas proses tersebut. Jenis-jenis metode pengawasan tersebut adalah sebagai berikut: a. Pengawasan Sebelum Kegiatan (Pre-action Control) Teknik pengawasan ini ditetapkan untuk menjamin bahwa semua sumber daya (dana, peralatan, manusia, dan informasi) tersedia penuh sebagaimana direncanakan sebelum kegiatan sebenarnya dilakukan. Tujuan pengawasan ini adalah untuk mencegah agar tidak muncul masalah pada saat kegiatan sedang berlangsung. b. Pengawasan Pengendalian (Steering Control) Pengawasan pengendalian biasanya disebut juga dengan istilah cybernic control atau feed forward control. Jenis pengendalian ini dilakukan untuk mendeteksi secara tepat terjadinya setiap penyimpangan dari standar atau target yang ditetapkan yang terjadi selama kegiatan berlangsung. Agar koreksi dapat dilakukan tepat waktu. c. Pengawasan Pasca Kegiatan Kegiatan pengawasan ini hanya mengukur dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dari kegia-
Muhammad Diah
tan yang selesai dilakukan. Semua penyebab penyimpangan yang terjadi diteliti dan diidentifikasi untuk kemudian solusinya diterapkan pada kegiatan yang sama pada masa yang akan datang. Hasil dari pengawasan ini biasanya digunakan sebagai dasar untuk memberikan hadiah atau imbalan bagi karyawan yang prestasinya dianggap bagus misalnya karyawan mencapai target standar. Apabila tanggung jawab seorang manajer telah dikabarkan dalam bentuk sasaran maka berikutnya mengadakan pengawasan atas sasaran itu. Dengan cara seperti di atas manajer yang bersangkutan serta atasannya akan dapat menentukan pada setiap saat tertentu dan secara tepat dan sejauh mana ia telah berhasil mencapai sasarannya dibandingkan dengan rencananya. Jika prioritas-prioritas telah disusun pada perusahaan serta semua manajernya telah memutuskan arah kemana mereka harus melangkah, maka langkah berikutnya adalah membuat suatu perangkat dan alat pengawasan untuk memonitor atau mengukur apakah mereka telah sampai tujuan atau belum. Sebelum dibuat sistem pengawasan yang tepat, ada pertanyaan yang harus dijawab terlebih dahulu, bagaimana kemajuan dapat (akan) diukur?, Bagaimana frekuensi pengukurannya (berapa sering)?, Kepada siapa laporan hasil pengukuran itu dikirimkan? dan bagaimana seharusnya bentuk laporan itu? Menurut Manullang (1991, hal:176) ada empat dasar jenis pengawasan yaitu: 1. Pengawasan Waktu Pelaksanaan Berdasarkan waktu pelaksanaan, maka jenis pengawasan ini dibedakan atas: a. Pengawasan preventif ; yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum terjadi kesalahan, dimana pengawasan ini dimaksudkan untuk mencegah agar tidak terjadi kesalahan atau kekeliruan di dalam pelaksanaan dikemudian hari. b. Pengawasan repressif: yaitu pengawasan yang dilakukan setelah rencana dijalankan atau telah adanya pelaksanaan pekerjaan dengan mengukur hasil-hasil yang telah dicapai, dimna pengawasan ini maksudnya
Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, No. 4, Oktober 2013
2.
3.
4.
untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan dan untuk melakukan kegiatan umpan balik. Objek Pengawasan Berdasarkan objek pengawasan, pengawasan dapat dibedakan atas pengawasan dibidangbidang sebagi berikut: a. Pengawasan produksi: yaitu pengawasan terhadap proses produksi mulai dari pengadaan bahan baku sampai jadi produk ang siap untuk dipasarkan agar tidak terjadi kesalahan dan kekeliruan. b. Pengawasan keuangan: yaitu pengawasan terhadap kegiatan finansial agar dapat diketahui dengan jelas darimana dana itu diperoleh dan kemana dana dipergunakan. c. Pengawasan waktu: yaitu pengawasan terhadap ketepatan waktu produksi dalam memproduksi satu jenis produk agar sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. d. Manusia dan kegiatan-kegiatannya: yaitu pengawasan terhadap semua tingkah laku manusia dalam melakukan aktifitasnya untuk menjamin bahwa semua aktifitasnya telah dilakukan secara efektif dan efisien. Subjek Pengawasan Berdasarkan subjek pengawasan, pengawasan dapat dibedakan atas: a. Pengawasan intern; yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan yang dari petugas yang bersangkutan, sehingga pengawasan ini sering disebut pengawasan vertikal atau pengawasan formal. b. Pengawasan ekstern; yaitu pengawasan yang bilamana yang dilakukan oleh orangorang di luar dari organisasi yang bersangkutan, dan pengawasan semacam ini sering disebut pengawasan sosial (social control) atau pengawasan informal. Cara Mengumpulakan Data Guna Pengawasan Berdasarkan cara bagaimana pengumpulan fakta-fakta guna pengawasan, maka pengawasan itu dapat digolongkan : a. Observasi perorangan (personal observation); yaitu dengan melakukan wawancara langsung dengan perorangan (karyawan, staff, dan semua elemen yang berhubungan langsung dengan kegiatan perusahaan).
427
b. Laporan lisan (oral report); yaitu dengan mengumpulkan data-data melalui laporan lisan yang diberikan bawahan, wawancara yang dilakukan dapat memberi gambaran mengenai hal-hal yang ingin diketahui. c. Laporan tertulis (Written report); merupakan suatu pertanggung jawaban terhadap atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya sesuai dengan instruksi dan tugastugas yang diberikan atasan kepadanya. d. Pengawasan berdasarkan kekecualian; merupakan pengawasan yang ditujukan kepada soal-soal kekecualian, jadi pengawasan ini hanya dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa-peristiwa khusus (istimewa). Stoner James, A. F. Dan Wankel, Charles (1988), jenis-jenis metode pengawasan (pengendalian) dikelompokkan dalam empat jenis, yaitu: 1. Pengendalian pra tindakan (pre- Action control), yaitu suatu tindakan bisa diambil jika sumber daya manusia, bahan dan keuangan diseleksi dan tersedia dalam dalam jenis, jumlah, dan mutu yang tepat. 2. Pengendalian kemudi (steering control) atau disebut juga pengawasan umpan maju (feedforward controls), metode ini dibentuk untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin melihat adanya penyimpangan, dia memungkinkan untuk melakukan tindakan koreksi, sekalipun kegiatan belum selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada waktu yang tepat tetap dapat memperoleh informasi yang tepat. 3. Pengendalian secara skrining atau pengendalian YA/ TIDAK (scrining or YES/ NO Control), metode ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika pengamatan terhadap resiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini akan sangat berfungsi bila prosedur dan syarat-syarat tertentu disepakati sebelum melakukan kegiatan. 4. Pengendalian purna karya (post-Action control), metode ini digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan perusa-
428
haan setelah kegiatan selesai. Pengendalian ini hampir mirip dengan evaluasi waktu pelaksanaannya ditetapkan. Fungsi Pengawasan Selain adanya sasaran dan tujuan pengawasan, maka pengawasan ini juga mempunyai beberapa fungsi pokok, diantaranya adalah sebagai berikut: a. Mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan-kesalahan; b. Untuk memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi; c. Untuk mendinamisir organisasi/perusahaan serta segenap kegiatan manajemen lainnya; d. Untuk mempertebal rasa tanggung jawab Pengertian Efektifitas Kerja Efektifitas kerja mengandung arti filosofi yaitu pandangan hidup sikap dan mental yang selalu berusaha untuk meningkatkan mutu kehidupan, keadaan hari iini harus lebih baik dari pada hari kemarin. Pandangan hidup dan sikap mental seperti ini mendorong seseorang untuk tidak dapat merasa puas terhadap apa yang dapat diperbuatnya, akan tetapi selalu berusaha mengembangkan diri dan meningkatkan kemampuan dalam bekerja. Ada beberapa pengertian efektifitas yang dikemukakan oleh para ahli adalah: menurut Niti Semito (1993:3) memeberikan penjelasan tentang efektifitas kerja adalah “perbandingan antara hasil yang dicapai dengan menggunakan satu atau lebih faktor produksi”. Dapat disimpulkan bahwa efektifitas kerja merupakan kemampuan seseorang untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya untuk mencapai hasil yang maksimal. Keterangan yang telah dipaparkan di atas pada umumnya memberikan batasan dari segi hasil yang dicapai suatu pekerjaan. Dengan kata lain pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa efektifitas merupakan ukuran untuk memilih siapa yang tepat atau orang yang tepat dalam mencapai suatu tujuan. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas Menurut Mangku Negara (2000:120) ada dua faktor yang mempengaruhi efektifitas kerja ya-
Muhammad Diah
itu, faktor yang ada pada diri pegawai dan faktor pekerjaannya. a. Faktor pegawai yaitu kecerdasan (IQ), kecakapan khusus, masa kerja, kepribadian, cara berfikir, persepsi dan sikap kerja. b. Faktor pekerjaan yaitu, jenis pekerjaan, struktur organisasi, pangkat (golongan), kedudukan, jaminan finansial, kesempatan promosi jabatan, dan hubungan kerja. Hubungan Antara Pengawasan dan Efektifitas Kerja Karyawan Pengawasan merupakan proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses ini memiliki tingkat reabilitas yang tinggi. Tetapi validitasnya mestilah ditentukan dengan memastikan dampaknya terhadap kepuasan karyawan. Salah satu cara untuk melakukan hal ini adalah dengan menganalisis data yang berkaitan dengan pengaduan atau keluhan karyawan. Menurut Nitisemito (1993:5) hubungan antara pengawasan dan efektifitas kerja karyawan adalah; “Unsur penggerak bagi seluruh kegiatan perusahaan, karyawan merupakan salah satu faktor produksi tertentu dan memegang posisi yang sangat penting bagi perusahaan untuk memberikan kepuasan pada karyawannya. Dengan adanya pengawasan kerja karyawan, maka akan dapat meningkatkan efektifitas kerja mereka”. Efektifitas diukur dengan ratio keluaran terhadap masukan, walaupun angka-angka efektifitas tidak akurat, tetapi dapat menunjukkan peningkatan dan penurunan bila dibandingkan dari waktu ke waktu. Pengawasan yang terlalu rendah dan tidak konsisten tidak hanya cenderung untuk menimbulkan kekecewaan, tetapi juga mendorong perilaku yang juga sering kali terbukti disfungsional dan dapat menurunkan efektifitas kerja karyawan, sehingga dapat menghambat tercapainya sasaransasaran organisasi. Sedangkan sistem penentuan kompensasi yang sehat, sistemik, dan konsisten dalam menjalankan bentuk pengawasan pada perusahaan akan banyak memberikan efektifitas kerja, sehingga sasaran dan tujuan perusahaan dapat tercapai.
Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, No. 4, Oktober 2013
METODE PENELITIAN Penelitian ini dilakukan pada PT. Sandhy Putra Makmur (PT. SPM) Cabang Regional Sumatera, Jalan Perintis Kemerdekaan No. 46 A Medan Data Primer yaitu data lapangan yang dilakukan secara langsung ke perusahaan/ tempat objek penelitian yaitu melalui wawancara pada bagian personalia pada PT. SPM Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari perusahaan berupa data tertulis seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan laporan lain yang diperlukan sesuai dengan penelitian ini. Teknik pengumpulan data yang diperlukan untuk mendapatkan data dalam penulisan jurnal ini, penulis menggunakan teknik penelitian sebagai berikut: a. Wawancara yaitu dengan cara penulis mengadakan komunikasi dengan pihak-pihak yang dianggap ada kaitannya dengan penulisan jurnal ini. b. Studi Dokumen yaitu data yang diperoleh perusahaan pada bagian personalia diteliti guna mendukung penelitian ini. Teknik analisa data yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut: a. Analisa Deskriptif, yaitu merupakan serangkaian kegiatan penelitian yang dilakukan dengan cara mengumpulkan, merangkai, menganalisa serta menginterpretasikan data-data yang diperoleh dan selanjutnya diolah kembali sehingga diharapkan dapat memberikan gambaran yang jelas, terarah dan menyeluruh dari masalah yang sedang dibahas. Setelah gambaran diperoleh kemudian dilanjutkan dengan pembahasan secara umum. b. Analisa Deduktif, yaitu analisis yang mengambil suatu kesimpulan dalam perusahaan berdasarkan teori yang diterima umum sebagai suatu kebenaran dan sebagai bahan pertimbangan untuk menarik suatu kesimpulan. Hasil dan PEMBAHASAN Penelitian yang dilakukan sebagaimana judul yang dikemukakan adalah menyangkut manaje-
429
men pegawai dalam prestasi kerja dan kaitan antara keduanya. Oleh sebab itu penelitian ini dirasa perlu untuk menyajikan data kepegawaian pada objek penelitian sebagai berikut ini: Tabel 1 Data Kepegawaian Berdasarkan Jenis Kelamin Jenis Kelamin Laki-laki Perempuan Jumlah
Jumlah 1533 234 1767
Persentase 86% 14%
Tabel 2 Data Kepegawaian Berdasarkan Tingkat Pendidikan Tingkat Pendidikan S-1 D-III D-I SMA SMP SD Jumlah
Jumlah
Persentase
37 53 9 1415 180 73 1767
0,2% 0,3% 80% 10% 0,5%
Tabel 3 Data Kepegawaian Berdasarkan Tingkat Usia Tingkat Usia >50 41-50 31-40 20-30 Jumlah
Jumlah 82 88 570 1027 1767
Persentase 4,4% 4,6% 33% 58%
Dari berbagai bentuk kemajemukan data untuk ditetapkan sebagai responden, penulis memilih kategori kemajemukan tingkat pendidikan karena bagi karyawan swasta indikator penunjuk golongan pada umumnya adalah tingkat pendidikan. Untuk memperoleh kaitan data kepegawaian dalam penulisan jurnalini, penulis melakukan observassi kepustakaan dan wawancara dengan pejabat yang berkompeten di bidang personalia pada PT. Sandhy Putra Makmur yakni manajer SDM & UMUM. Hasil observasi dan wawancara menunjukkan: a. Adanya ketetapan formasi b. Adanya uraian tugas c. Adanya susunan jabatan dalam pengambilan keputusan manajemen. d. Adanya aktifitas mutasi, promosi dan estem e. Adanya penerapan sangsi f. Adanya upaya pengembangan potensi diri pegawai.
430
Analisis Pelaksanaan Pengawasan Kerja Karyawan Pada PT. SPM Pengawasan yang dilaksanakan pada PT. SPM mencakup dua bagian yaitu: 1. Pengawasan pada bagian cleaning service. Pada bagian cleaning service, pengawasan dilakukan secara rutin oleh kedua belah pihak yaitu: a. Pengawasan oleh pihak PT. SPM: Pengawasan ini dapat dilihat dari 2 aspek: • Masing-masing atasan terhadap bawahan, baik itu mengenai disiplin, pelaksanaan kerja maupun keselamatan kerja. • Team quality control mengawasi mutu pekerjaan secara periodik Pengawasan oleh Staff operasional yaitu dengan cara: • Mengawasi karyawan dalam melaksanakan dan mengadakan koordinasi dengan sumber daya manusia dilapangan. • Membuat laporan apanila ada karyawan/ persediaan barang (alat-alat) yang kurang untuk keperluan operasional perusahaan. • Melaksanakan quality control atas bidang jasa yang dihasilakn maupun pengadaan lainya. Pengawas lapangan yaitu dengan cara: • Membantu staff operasional dalam menjalankan tugasnya. • Bertanggung jawab penuh terhadap kebersihan lokasi-lokasi / daerah pengawasan. • Menegur, mengarahkan, mencatat dan melaporkan semua kegiatan cleaning service yang ada di bawah pengawasannya. • Membagi tugas pengawasan dengan kepala regu karyawan yang ditunjuk. Kepala regu yaitu dengan cara: • Membantu pengawas lapangan untuk mengawasi kerja karyawan. • Melaporkan kebutuhan cleaning service pada staff operasional. b. Pengawasan oleh pihak pengguna jasa yaitu melalui piket/ duty manajer Pengawasan pihak konsumen terhadap operator cleaning service mencakup pelaksanaan hasil kerja, keamanan kerja, absensi, peralatan, kelengkapan petugas, bahan pembersih dan lain-lain yang dilakukan pada jam kerja. Alat pengawasan
Muhammad Diah
yang digunaan adalah: • Cheklist setiap hasil pekerjaan • Angket dari user/konsumen • Saran-saran melalui kotak saran • Jadwal kerja Pihak konsumen berhak menegur secara lisan maupun tulisan serta mengajukan usul untuk mengenakan skorsing/berhenti secara hormat atau tidak hormat bila petugas cleaning service melanggar peraturan / tata tertib konsumen dan PT. SPM memperhatikan dan mempertimbangkan yang diusulkan oleh pihak konsumen. 2. Pengawasan pada bagian satuan pengamanan (satpam) Pengawasan pada bagian ini juga dilakukan oleh kedua belah pihak yaitu : a. Pengawasan oleh pihak PT. SPM yang dilaksanakan oleh : Kepala kelompok yaitu: • Mengadakan pengawasan atau kontrol atas pelaksanaan tugas-tugas anggotanya. • Mengkoordinasikan tugas-tugas penjagaan pada setiap lokasi kerja Anggota Pengawasan oleh anggota mencakup tiga aspek yaitu: • Pengawasan terhadap karyawan pengguna jasa • Semua karyawan pengguna jasa diwajibkan memakai tanda pengenal pada waktu masuk maupn selama dalam lingkungan kerja. • Apabila ada karyawan pengguna jasa yang lalai dalam memakai tanda pengenal harus diingatkan. b. Pengawasan oleh pihak pengguna jasa Pihak pengguna jasa berhak menegur baik secara lisan maupun tulisan serta mengajukan usul untuk mengenakan skorsing atau berhenti secara hormat atau tidak hormat apabila pelaksanaan satuan pengamanan melanggar peraturan , tata tertib yang telah disepakati dalam perjanjian kerja sama, selanjutnya laporan tersebut disampaikan kepada pihak pengelola dan akan diproses untuk diambil langkah-langkah selanjutnya.
Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, No. 4, Oktober 2013
Dalam melaksanakan pengawasan terhadap karyawannya, PT. SPM melakukan berbagai langkah sebagai berikut: 1. Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan) terhadap apa yang akan dilaksankan, standar ini meliputi standar kualitas hasil kerja dan standar waktu. • Kualitas hasil kerja ditentukan agar karyawan dapat memahami bagaimana seharusnya mengerjakan suatu pekerjaan yang sesuai dengan hasil yang diinginkan, misalnya pada bagian cleaning service harus membersihkan lantai, kaca pintu dan jendela, toilet dan lainnya tanpa ada lagi terlihat adanya sampah ataupun noda yang menempel pada bagian kaca walaupun hanya sedikit. • Standar waktu kerja. Pada standar ini ditentukan berapa lama waktu ideal untuk melaksanakan suatu pekerjaan berdasarkan pengalaman waktu-waktu yang lalu. 2. Menetapkan pengukuran pelaksanaan kegiatan karyawan, yaitu dilakukan setiap hari, setiap minggu, dan setiap bulannya. • Pengawasan harian dilakukan dengan cara melakukan pengisian absensi karyawan setian jam masuk kerja sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan oleh perusahaan pengguna jasa PT. SPM yang bersangkutan. Demikian pula setiap jam pulang kerja, setiap karyawan diwajibkan untuk menandatangani absen pulang sesuai dengan jam pulang kerja. Kegiatan pengisian absen ini dipantau langsung oleh seorang pengawas untuk mengawasi agar tidak terjadi kecurangan dalam pengisian absen tersebut. • Pengawasan mingguan dilakukan sengan cara memeriksa laporan yang diterima dari pengawas kegiatan harian. • Pengawasan bulanan biasanya dilakukan pada saat menjelang pemberian gaji terhadap karyawan, sebelum gaji diberikan terlebih dahulu diperiksa kembali semua laporan harian maupun mingguan untuk memastikan apakah semua pekerjaan dalam satu bulan ini telah berjalan sesuai dengan apa yang diinginkan.
431
Adapun urutan proses pengawasan kerja karyawan PT. SPM adalah sebagi berikut: 1. Membuat kartu-kartu jam kerja mingguan (weekly time cards) untuk setiap karyawan yang berisi: • Nama karyawan • Nomor registrasi (nip) • Nomor jaminan sosial, beserta tanggalnya 2. Menyiapkan kartu kerja (job card ) harian bagi setiap karyawan yang berisi: • Nama karyawan • Nomor registrasi (nip) • Nomor jaminan sosial, beserta tanggalnya 3. Membuat daftar pekerjaan (job list) pada setiap kartu kerja yang terdiri dari: • Apa pekerjaan yang harus dikerjakan setiap hari • Berapa lama waktu penyelesaian yang ditetapkan • Nomor lokasi kerja • Keterangan rincian pekerjaan (job description) 4. Pengawas yang bersangkutan menerima kartu kerja disertai catatan waktu mulai dan selesainya setiap pekerjaan yg telah dilaksanakan. 5. Mengecek masukdan pulang kerja dilakukan oleh pengawas (supervisor) dibagian itu. 6. Menghitung jumlah jam kerja yang dilakukan setiap karyawan berdasarkan kartu-kartu karyawan. 7. Kartu kerja dikumpulkan untuk jangka waktu satu minggu, pegawai bersangkutan diberi kesempatan untuk mengeceknya. Adapun usaha-usaha yang dilakukan dalam meningkatkan efektifitas kerja karyawan pada PT. SPM antara lain adalah: a. Melakukan pembinaan untuk meningkatkan sumber daya manusia dengan cara diberikannya pendidikan dan latihan seperti seminarseminar, training, lokakarya dan lain-lain pada semua tingkat jabatan yang ada pada perusahaan. b. Menegakkan serta meningkatkan kedisiplinan pada karyawan seperti absensi kehadiran. c. Memberikan motivasi kepada karyawan berupa gaji pokok dan bonus/tunjangan hari raya (THR).
432
Muhammad Diah
Hal-hal untuk memotivasi diberikan berupa: a. Memberikan kesempatan kerja kepada karyawan di luar jam kerja (lembur). b. Memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi. b. Memberikan asuransi/jamsostek bagi karyawan yang bekerja. Dengan langkah-langkah yang telah dilakukan ini diharapkan agar efektifitas berdaya guna dalam arti penggunaan sumber daya yang ada dilakukan semaksimal mungkin. Akan tetapi tercapainya tujuan ini menunjukkan suatu keadaan yang efektif sebab mempunyai peranan besar terhadap pertumbuhan ekonomi dan pembangunan demi kepentingan masyarakat baik polotik, sosial dan budaya. Menurut analisa dan evaluasi penulis bahwa pemilihan alternatif pengawasan yang tepat sangatlah menentukan tingkat efektifitas kerja karyawan, dan tentunya akan sangat berpengaruh terhadap kualitas dari hasil pekerjaan itu sendiri. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang penulis lakukan, maka kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pengawasan yang dilakukan oleh PT. SPM terhadap karyawannya yang berada diberbagai instansi dalam wilayah Sumatera Utara dalam pelaksanaannya sudah cukup baik 2. Untuk pengawasan terhadap karyawan yang berada di luar Sumatera Utara sedikit mengalami hambatan khususnya menyangkut kurangnya sarana transportasi cepat sehingga sistem pengawasan yang diterapkan sedikit melenceng dari prosedur yang seharusnya yang mennyebabkan sistem pengawasan itu sendiri menjadi kurang efektif. 3. Struktur organisasi yang digunakan oleh manajemen PT. SPM adalah struktur organisasi garis dan staff, dimana wewenang secara langsung turun dari atasan kepada bawahan dan kepada atasan sesuai dengan jenjang hirarki. 4. Kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh manajemen PT. SPM khususnya terhadap karyawannya yang ada pada instansi-instansi
pengguna jasa PT. SPM yang berada di luar Sumatera Utara telah sesuai dengan prosedur yang ada, dan terbukti dapat meningkatkan efektifitas kerja karyawan. 5. Selain melakukan fungsi pengawasan, untuk meningkatkan efektifitas kerja karyawan PT. SPM juga melakukan beberapa hal lain diantaranya: • Pendidikan dan latihan. • Memberikan motivasi kerja berkaiitan dengan pemberian fasilitas dan bonus. • Pemberian penghargaan bagi karyawan yang teladan. • Memberikan kesempatan promosi. • Asuransi. SARAN Setelah mengambil beberapa kesimpulan dari hasil penelitian ini, maka penulis akan memberikan beberapa saran, diantaranya: 1. Pengawasan harus terus dilaksanakan dalam rangka untuk meningkatkan efektifitas kerja karyawan PT. SPM. 2. Pengawasan yang baik bukan hanya diperlukan oleh karyawan yang berada di wilayah Sumatera Utara, akan tetapi untuk karyawan yang berada di luar wilayah Sumatera Utara juga harus dilakukan pengawasan dengan baik, misalnya dengan lebih meningkatkan frekuensi peninjauan langsung ke lokasi kerja tempat karyawan bekerja untuk lebih menjamin bahwa kegiatan itu telah dilaksanakan dengan baik, dengan demikian citra PT. SPM akan tetap terjaga. 3. Untuk melakukan pengawasan terhadap karyawan yang berada di luar wilayah Sumatera Utara, manajer puncak seharusnya membentuk satu tim khusus untuk meninjau secara langsung ke tempat-tempat dimana karyawan bekerja, sehingga pengawasan terhadap karyawan untuk daerah di luar wilayah Sumatera Utara juga dapat menjadi lebih baik dari apa yang telah dilakukan selama ini. 4. Segala sesuatu yang telah dicapai dengan baik pada saat ini harus dipertahankan dan kalau dapat harus lebih ditingkatkan lagi.
Journal Of Economic Management & Business - Vol. 14, No. 4, Oktober 2013
433
Referensi AA. Anwar Prabu Mangkunegara, 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung : PT Remaja Rosdakarya. Alex S. Nitisemito, 2003. Manajemen Personalia. Jakarta: Ghaha Indonesia. Arikunto, Suharsimi. 2001. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta: Rineka Cipta. Assauri, Sofjan. 1993. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Empat. Jakarta : Lembaga. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Assauri, Sofyan. 1992. Manajemen Pemasaran. Penerbit Rajawali. Jakarta Basu, Swasta, 2006. Manajemen pemasaran modern, Yogyakarta: BPFE. Handoko, T. Hani. 1991. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta James A.F. Stoner dan Charles Wankel; Manajemen, alih bahasa Wilhelmus W. Bakowatun dan Bosco Carvallo, Ed.3, Cet.2Jakarta: Intermedia, 1988 James A. F Stoner, “Manajemen”, Edisi Kedua, Penerbit Elangga, Jakarta. 1996 Kadarman SJ, A.M, dan Jusuf Udaya. 1995. Pengantar Ilmu Manajemen. Jakarta: P.T. Gramedia Pustaka. Kadarman, Pengantar Ilmu Manajemen , Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1996. Kriyantono, Rachmat. 2006. Teknik Praktis Riset Komunikasi. Kencana, Jakarta. Mangkunegara, A.A. Anwar P. (2004), Manajemen Sumber Daya Manusia, Perusahaan, Remaja Rosdakarya, Bandung. Mangkunegara, Anwar (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung: Remaja Pos Dakarya. Manullang M, (1991), Manajemen Personalia, Cetakan Keenam, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta. Manullang, “Dasar-Dasar Manajemen”, Edisi Baru Direvisi, Jakarta, Ghalia Indonesia (1991) Manullang, 1991. Pengantar Ekonomi Perusahaan. Edisi Keenam. Penerbit BKLM. Yogyakarta. Manullang, “Pengantar Ekonomi Perusahaan”, Edisi Direvisi, Penerbit BPPE, Yogyakarta 1994 Manullang, M. Dasar-Dasar Manajemen, Jakarta : Ghalia Indonesia, 1990. Niti Semito Alex S, “ Manajemen Personalia”, Cetakan Kelima , Yogyakarta, Penerbit Ghalia Indonesia (1994)
434
Muhammad Diah
Saladin, H. Djaslim. 1994. Dasar-dasar Manajemen Pemasaran. Edisi Kesepuluh. Penerbit Mandar Maju. Bandung. Siagian Sondang. P. 1991. Organisasi, Kepemimpinan dan Perilaku Administrasi. Jakarta: Gunung agung. Siagian, Sondang (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia (cetakan 15). Jakarta: Bumi Aksara. Siagian, Sondang, (1993), Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, Jakarta. Siagian, Sondang, (1995), Teori Motivasi dan Aplikasinya, Penerbit PT. Rineka Cipta, Jakarta. Sugiyono, 2007. Metode penelitian bisnis. Bandung: Alfabet. Sugiyono, 2006, Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Kesembilan, CV Alvabeta, Bandung Sugiyono. 2004. Metode Penelitian Bisnis. Bandung : CV ALFABETA. Swastha, Basu dan Ibnu Sukotjo. 1995. Pengantar Bisnis Modern: Pengantar Ekonomi Perusahaan Modern”. Liberty, Yogyakarta. T. Hani Handoko, “Manajemen”, Penerbit BPPE, Yogyakarta, 1994 T. Hani Handoko. 2001. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Edisi kedua, Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Tjiptono, Fandy. Perspektif Manajemen dan Pemasaran Kontemporer, Yogyakarta: Andy, 2000. Winardi, “Azaz-Azaz Manajemen”, Bandung Alumni
