Student Exchange Faculteit WE Praktische Gids
1. Hoe informeer ik me over student exchange? De faculteit organiseert elk jaar een facultaire infosessie rond exchange. Tijdens deze infosessie gaan we in op de specifieke uitwisselingsmogelijkheden die er zijn binnen onze faculteit. Deze infosessie vindt normaal gezien plaats tussen midden oktober en eind november. De presentaties van deze infosessies worden verspreid via Pointcarré en de facultaire website (http://we.vub.ac.be). Daarnaast zijn er ook algemene informatiemomenten (bijvoorbeeld tijdens de Go Abroad Week) voor alle VUBstudenten. Deze sessies zijn vaak interessant voor studenten die exchange overwegen, maar nog niet meteen kunnen vertrekken – zoals bijvoorbeeld Ba1-studenten. Op My.VUB vind je ook een overzicht van de uitwisselingsmogelijkheden. Bij je exchange coördinator kan je terecht met al je vragen rond uitwisseling, vakken, omzetting van resultaten, etc. Verder kan ook de facultaire coördinator internationalisering je met raad en daad bijstaan:
Biologie: Prof. Gustavo Gutierrez (
[email protected]) Bio-ingenieurswetenschappen: Prof. Stefan Weckx (
[email protected]) Chemie: Prof. Steven Ballet (
[email protected]) Computerwetenschappen: Prof. Beat Signer (
[email protected]) Fysica: Prof. Steven Lowette (
[email protected]) Geografie: Prof. Matthieu Kervyn (
[email protected]) Oceans & Lakes: Karolien Van Puyvelde (
[email protected]) Stedenbouw en Ruimtelijke Planning: Stefan De Corte (
[email protected]) Wiskunde: Prof. Kenny De Commer (
[email protected]) Facultaire Coördinator: Marjan Maes (
[email protected])
2.
Hoe stel ik me kandidaat voor student exchange?
Dien je kandidatuur tijdig in met alle gevraagde documenten: motivatie + eventuele bijlagen. Alle kandidaturen voor exchange moeten op dezelfde manier en tegen dezelfde deadline (1 maart) ingediend worden bij je exchange coördinator en facultaire coördinator. Na een positieve beslissing van de exchange coördinator, zal je genomineerd worden bij het Studentenadministratiecentrum (SAC) en je Learning Agreement moeten indienen via
[email protected]. 3.
Ik ben geselecteerd voor student exchange: hoe bereid ik me voor?
SAC is verantwoordelijk voor de administratie van je student exchange. Je zal een checklist zien in Cali Selfservice waarin vermeld staat welke documenten je moet aanleveren en tegen wanneer. Je kunt daar ook verder opvolgen wat de status van je dossier is. Dit zijn de stappen van de procedure: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Facultaire nominatie: de faculteit geeft de namen van de genomineerde exchange studenten door aan SAC. De studenten krijgen een email. Learning Agreement: Je vult je LA in en bezorgt dit document aan SAC Voorlopige goedkeuring LA: de exchange coördinator bekijkt je LA en keurt dit voorlopig goed in Cali of vraagt je nog wijzigingen te doen Nominatie gastinstelling: SAC stuurt je dossier door naar de gastinstelling. Zodra de gastinstelling dit dossier aanvaardt, kan je daar je aanmelding starten Definitieve goedkeuring: na de examens (eerste of tweede zittijd) zal de faculteit je dossier evalueren en definitief goedkeuren. SAC bezorgt je jouw vertrekpakket met onder andere alle beursinformatie
LEARNING/TRAINEESHIP AGREEMENT Dit is wellicht het belangrijkste document. Je ontvangt je sjabloon van SAC. Samen met je exchange coördinator, en mogelijk na een eerste contact met de gastinstelling, vul je je Learning Agreement in en stuur je dit naar
[email protected]. Het is belangrijk dat je je Learning Agreement grondig invult, zodat duidelijk is welke VUB-vakken je inwisselt voor vakken aan de buitenlandse instelling. Indien je keuzevakken inwisselt, kan je dit gewoon aangeven als ‘elective’ op je Learning Agreement. Alvorens je je Learning Agreement verstuurt naar
[email protected], is het belangrijk de inhoud af te toetsen met je exchange coördinator en/of de facultaire coördinator. AANMELDING/APPLICATION SAC stuurt je dossier door naar je gekozen gastinstelling voor akkoord. Zodra je gastinstelling groen licht geeft, kan je ook daar je aanvraagprocedure starten. Gewoonlijk word je zelf via mail gecontacteerd door de gastinstelling met instructies voor je registratie. Indien dit niet het geval is, dien je zelf – eventueel met de hulp van je exchange coördinator / facultaire coördinator – contact op te nemen met de gastinstelling.
VERZEKERINGEN en ZIEKENFONDS Je bent als exchange student nog steeds ingeschreven aan VUB en dus ook door ons verzekerd. Kijk zeker na of je deze verzekering voldoende vindt. Sluit indien nodig bijkomende verzekeringen af. Kijk ook na of je de juiste documenten van het ziekenfonds hebt: je elektronische identiteitskaart is niet leesbaar in het buitenland! Doe je stage NA afstuderen? Dan ben je geen VUB-student meer en dus ook niet langer verzekerd door VUB! BEURZEN Er zijn Erasmus+ beurzen beschikbaar voor uitwisseling voor zowel studie als stage. Deze beurzen worden verdeeld door het International Relations & Mobility Office (IRMO). Je bent dus niet automatisch verzekerd van een beurs. Het bedrag dat je ontvangt, is afhankelijk van je land van bestemming en of je een studietoelage ontvangt van de Vlaamse Overheid. Voor 2015-2016 ging het om de volgende bedragen: Beurs Groep 1: Denemarken, Finland, Frankrijk, Ierland, Italië, Liechtenstein, Noorwegen, Oostenrijk, Verenigd Koninkrijk, Zweden (bijna) beursstudent studie of stage: 435 euro / 30 dagen Geen beursstudent: studie: 335 euro / 30 dagen – stage: 435 euro / 30 dagen Beurs Groep 2: Cyprus, Duitsland, Griekenland, Ijsland, Kroatië, Luxemburg, Nederlands, Slovenië, Portugal, Spanje, Tsjechië, Turkije (bijna) beursstudent studie of stage: 385 euro / 30 dagen Geen beursstudent: studie: 285 euro / 30 dagen – stage: 385 euro / 30 dagen Beurs Groep 3: Bulgarije, Estland, Litouwen, Letland, Hongarije, Malta, Polen, Roemenië, Slovakije, Macedonië (bijna) beursstudent studie of stage: 335 euro / 30 dagen Geen beursstudent: studie: 235 euro / 30 dagen – stage: 335 euro/ 30 dagen 70% van het beursbedrag ontvang je bij aanvang van je uitwisseling, de resterende 30% ontvang je na afloop eens alle administratie (tweede online taaltest, transcript of records, certificate of arrival and departure) afgehandeld is en je verslag is ingediend. TAAL Misschien koos je voor exchange naar een land waarvan je de taal niet of weinig beheerst. Ook al zul je daar misschien enkel Engelstalige vakken volgen, toch is het goed een mondje van de lokale taal te spreken. Je hebt veel mogelijkheden om je talenkennis bij te schaven: een cursus bij ACTo, een cursus in een CVO, een online cursus, ... Sommige gastinstellingen bieden ook (al dan niet verplichte) voorbereidingscursussen taal aan voor exchange studenten. TAALTEST Via mail ontvang je een uitnodiging om een online taaltest af te leggen. Je dient de test te doen in de taal waarin de meerderheid van je vakken in het buitenland gedoceerd zullen worden. Er zijn tests in het Engels, Duits, Frans, Spaans, Italiaans en Nederlands. Na afloop van je uitwisseling zal je gevraagd worden een tweede online taaltest af te leggen om je vooruitgang te meten. Dit is ook een vereiste om het tweede deel van je Erasmus+ beurs te ontvangen.
TIMING Informeer je goed over de planning aan de gastinstelling. In sommige landen verschilt de academische kalender sterk van de VUB-kalender! KOT Sommige gastinstellingen bieden studentenkoten aan voor exchange studenten of helpen je bij de zoektocht. Begin in elk geval tijdig te zoeken, maar hou er rekening mee dat je exchange nog geannuleerd kan worden als je niet geslaagd bent voor de nodige vakken. TRANSPORT Regel tijdig je transport. Zeker bij vluchten kan dit helpen om de prijs te drukken. Maar hou er rekening mee dat je exchange nog kan geannuleerd worden indien je niet geslaagd bent voor de nodige vakken. SOCIAL Via studentennetwerken kan je alvast studenten van je gastinstelling of gastland leren kennen. Kijk zeker eens bij European Student Network (ESN) of andere verenigingen. Je kunt ook buddy worden van een inkomende student aan VUB.
4.
Wat doe ik voor vertrek?
Inschrijven aan VUB: voor alle VUB-vakken (de VUB-vakken in je LA + die waarvoor je aan VUB examen zal afleggen). Het faculteitssecretariaat koppelt jouw exchange vakken vervolgens aan de VUB-vakken. Twijfel je of je correct ingeschreven en geregistreerd bent? Contacteer dan het faculteitssecretariaat. 5.
Wat tijdens de exchange?
In de eerste plaats maak je er een geweldige ervaring van natuurlijk! Bij de start van je exchange, check je wel nog even dit: Learning Agreement: dit kan nog wijzigen bij aankomst aan de gastinstelling. Breng ons zeker op de hoogte van wijzigingen en maak een document ‘Changes LA’ op. Zorg er ook voor dat je gewijzigde LA door de ste gastinstelling ondertekend is en goedgekeurd is door de exchange coördinator. De deadline voor het 1 semester is 1 november, voor het tweede semester 1 maart. Vermijd spelfouten in je LA: de exchange vakken komen immers letterlijk zo op je diplomasupplement. Indien je keuzevakken inwisselt, kan je dit gewoon aangeven als ‘elective’ op je LA. Check ook regelmatig je VUB-mail en stuur ons eens een berichtje! 6.
Wat na terugkomst?
Na de examens: we ontvangen van je gastinstelling een officieel document met je resultaten. Zolang we dit niet ontvangen hebben, blijft de code ‘uitgesteld’ in jouw resultatenoverzicht staan. Niet geslaagd voor een vak aan je gastinstelling? Faculteit WE verkiest dat je tweede zit doet aan je gastinstelling. Communiceer duidelijk aan je gastinstelling, exchange coördinator en de titularis van het vak wat hiervoor je plannen zijn. Indien het onmogelijk is daar tweede zit te doen, maak dan goede afspraken over het afleggen van de tweede zit aan VUB. Bespreek tijdig de mogelijkheden met je exchange coördinator en de titularis van het vak. Administratie: Vergeet niet de laatste administratie af te handelen, zodat je ook de resterende 30% van je beurs ontvangt. Ambassadeur: Je ben veel indrukken, vrienden en ervaringen rijker! Schrijf een verslag over je ervaringen dat gedeeld kan worden met andere geïnteresseerden via de facultaire website, maak medestudenten warm voor een buitenlandervaring door te getuigen op een infosessie, of wordt buddy en help mee om onze inkomende exchange studenten op te vangen.
