Stravenky Exit 1. Spuštění modulu Stravenky Exit 2. Popis prostředí a ovládacích prvků modulu Stravenky Exit 2.1. Rozbalovací seznamy 2.2. Hlavní záložky 2.2.1 Záložka "Seznam" 2.2.1.1 Záložka "Exit" 2.2.1.2 Vložení nových stravenek "Exit" 2.2.1.3 Změna záznamu stravenek "Exit" 2.2.1.4 Odstranění záznamu o stravenkách "Exit" 2.2.1.5 Záložka "Ceniny" 2.2.1.6 Vložení nových "Cenin" 2.2.1.7 Změna záznamu "Cenin" 2.2.1.8 Odstranění záznamu o ceninách 2.2.2 Záložka "Přehled" 2.2.2.1 Rychlé filtry 3. Řazení seznamu a filtrování 3.1. Jednoduché řazení 3.2. Řazení podle více sloupců 3.3. Filtrování 4. Export
1. Spuštění modulu Stravenky Exit Modul Stravenky Exit se spouští z Hlavního menu VUT Stravenky Exit. Následně se vám zobrazí záložky "Seznam" a "Přehled" (viz. obr. 1) - záložka "Seznam" se zobrazuje jako aktivní.
1
2. Popis prostředí a ovládacích prvků modulu Stravenky Exit
Obr. 1 - Stravenky Exit
2.1. Rozbalovací seznamy (1) V horní části modulu se nachází rozbalovací seznamy, ve kterých volíte, pro jakou součást VUT (2) se vám mají zobrazovat informace. Po klepnutí myší na šipku na pravé straně rozbalovacího seznamu se vám otevře nabídka, ve které provedete výběr. (V nabídce se zobrazují jen součásti, na které máte přiděleno oprávnění).
2.2. Hlavní záložky V modulu Stravenky Exit jsou dvě hlavní záložky: • •
Seznam (2) Přehled (3)
2
2.2.1. Záložka "Seznam" (2) Na levé straně záložky se zobrazuje seznam "Zaměstnanci"(4), který obsahuje přehled zaměstnanců zvolené součásti. Standardně jsou v něm zobrazeny následující informace: •
per id - osobní číslo zaměstnance
•
podepsal smlouvu o srážce ze mzdy - potvrzení o podepsání smlouvy je vyjádřeno ikonami
• • • •
- podepsal, - nepodepsal. (Aktualizace zadání podepsané smlouvy o srážkách ze mzdy se promítne až následující den po zadání v SAPU). jméno zaměstnance - jméno, příjmení, titul nákladové středisko - identifikační číslo nákladového střediska (označení SAP) oddělení - název oddělení dodavatel id - ?????
TIP Seznam si můžete seřadit podle kteréhokoliv sloupce tak, že klepnete levým tlačítkem myši na název sloupce. Když budete chtít řadit seznam podle více sloupců, stačí držet vždy při kliknutí na další název sloupce klávesu SHIFT. Při třídění podle více sloupců platí priorita třídění podle pořadí, v jakém jste jednotlivé sloupce volili. Další informace naleznete zde ...
Pokud si vyberete v seznamu "Zaměstnanci" (4) záznam požadovaného zaměstnance (na záznam kliknete myší), zobrazí se v ostatních seznamech této záložky informace k aktuálně vybrané osobě. Na pravé straně záložky se nachází seznam "Čerpání obědů" (5), který zobrazuje informace k danému zaměstnanci o odebíraných obědech, nárocích a vydaných ceninách a stravenkách Exit k příslušnému měsíci a účetnímu roku. Každý řádek obsahuje následující informace: • • • • • • • • •
účetní rok měsíc nárok - nárok na obědy, který měl zaměstnanec v daném měsíci VUT - počet obědů odebraných na VUT MU - počet obědů odebraných na MU převod - kolik cenin bylo zaměstnanci převedeno z minulého měsíce exitky - počet stravenek "Exit" vydaných zaměstnanci v daném měsíci ceniny - počet "Cenin" vydaných zaměstnanci v daném měsíci konečný součet (saldo)
a znamená to, že zaměstnanec měl větší nárok Pokud je saldo záporné, je příslušný řádek a znamená na čerpání (např. cenin), něž kolik vyčerpal. Pokud je saldo kladné, je příslušný řádek to, že zaměstnanec vybral více obědů, než na kolik měl daný měsíc nárok. Výběrem záznamu v seznamu „Čerpání obědů“ (5) se vám zobrazí podrobné informace za příslušný účetní rok a měsíc ve spodní části modulu - "Detail"(6) - záložky "Ceniny" (7), "Exitky" (8).
3
2.2.1.1 Záložka "Exitky" (8)
Obr. 2 - Záložka Exity Tato záložka obsahuje přehled "stravenek Exit"(9) vydaných v daném účetním roce a měsíci. Je zde uveden počet vydaných "stravenek Exit", účetní rok a datum vydání. Uprostřed (10) se zobrazují informace k zvolenému záznamu a současně tato část slouží k editaci údajů. Na pravé straně se nachází panel s tlačítky (11). Stisknutím tlačítka se vytvoří nový záznam o stravenkách Exit (ceninách), nebo se uloží provedené změny. Po stisknutí tlačítka se nastaví detail stravenek Exit do režimu vkládání údajů. Stisknutím tohoto tlačítka a potvrzením dialogu se smaže záznam zvolený v seznamu "Čerpání obědů" (obr. 1-5). Po stisknutí tlačítka se prostřední pole s informacemi o zvoleném záznamu nebo o vkládaných hodnotách (10) znovu naplní informacemi v přehledu stravenek "Exit" (9).
2.2.1.2 Vložení nových stravenek Exit 1. V seznamu "Zaměstnanci" (4) označte záznam zaměstnance, ke kterému mají být vloženy nové stravenky. (Pro rychlejší vyhledání osob můžete využít filtrování). 2. V části "Detail"(6) si otevřete záložku "Exitky"(8). 3. Stiskněte tlačítko "Nové exitky". 4. V prostřední části "Detailu" (10; určené k editaci) zadejte položky: účetní rok, datum (ke kterému jsou stravenky vydány), počet vydaných stravenek. Položky můžete do políček zapisovat přímo nebo pomocí tlačítek na pravé straně šipkou nahoru se zvýší hodnota v poličku, šipkou dolu stisknutím tohoto tlačítka otevřete dialogové okno "Datum", ve kterém můžete se hodnota sníží; provést výběr (viz. Hl. nápověda) 5. Zadané hodnoty uložíte tlačítkem "Uložit". Systém vám nedovolí vložit jednomu zaměstnanci stravenky "Exit" na stejný účetní rok a den dvakrát.
2.2.1.3 Změna záznamu stravenek "Exit" U vložených záznamů je možné měnit datum vydání stravenek "Exit" a jejich počet. Změnu provedete následujícím způsobem: 1. V seznamu "Zaměstnanci" (4) označte záznam zaměstnance, u kterého má být provedena změna.
4
2. V seznamu "Čerpání obědů" (5) označte záznam, který má být změněn. Ve spodní části modulu "Detail" si otevřete záložku "Exitky". 3. V prostřední části "Detailu" (10; určené k editaci) opravte položky datum (ke kterému jsou stravenky vydány) nebo počet vydaných stravenek. 4. Změněné hodnoty uložíte tlačítkem "Uložit".
Pokud jste změněné hodnoty neuložili a chcete se vrátit k původním hodnotám (v přehledu stravenek "Exit" - ) stiskněte tlačítko
.
2.2.1.4 Odstranění záznamu o stravenkách" Exit" 1. V seznamu "Zaměstnanci" (4) označte záznam zaměstnance, u kterého má být odstraněn záznam
ze seznamu "Čerpání obědů"(5). 2. V seznamu "Čerpání obědů" (5) označte záznam, který má být odstraněn. Ve spodní části modulu "Detail" (6) si otevřete záložku "Exitky". 3. Stiskněte tlačítko "Smazat".
2.2.1.5 Záložka "Ceniny" (7)
Obr. 3 - Záložka "Ceniny" Tato záložka obsahuje přehled "Cenin" (12) vydaných v daném účetním roce a měsíci. Je zde uveden počet vydaných "Cenin", účetní rok a datum vydání. Uprostřed (13) se zobrazují informace k zvoleném záznamu a současně tato část slouží k editaci údajů. Na pravé straně se nachází panel s tlačítky (14) - viz. Záložka "Exitky".
2.2.1.6 Vložení nových cenin 1. V seznamu "Zaměstnanci" (4) označte záznam zaměstnance, ke kterému mají být vloženy nové
ceniny. (Pro rychlejší vyhledání osob můžete využít filtrování). 2. V části "Detail" (6) si otevřete záložku "Ceniny"(7). 3. Stiskněte tlačítko "Nové ceniny". 4. V prostřední části "Detailu" (13; určené k editaci) zadejte položky: účetní rok a počet vydaných
stravenek. Datum vydání cenin bude automaticky zvolené aktuální a nelze jej měnit. 5. Zadané hodnoty uložíte tlačítkem "Uložit".
Systém vám nedovolí vložit dvakrát jednomu zaměstnanci ceniny na stejný účetní rok a den.
5
2.2.1.7 Změna záznamu cenin U vložených záznamů je možné měnit datum vydání cenin a jejich počet (počet lze měnit pouze pokud budou ceniny vydány k aktuálnímu měsíci). Změnu provedete následujícím způsobem: 1. V seznamu "Zaměstnanci" (4) označte záznam zaměstnance, u kterého má být provedena změna. 2. V seznamu "Čerpání obědů" (5) označte záznam, který má být změněn. Ve spodní části modulu
"Detail" (6) si otevřete záložku "Ceniny"(7) 3. V prostřední části "Detailu" (13; určené k editaci) opravte položku datum (ke kterému jsou ceniny
vydány) nebo počet vydaných cenin. 4. Změněné hodnoty uložíte tlačítkem "Uložit".
Pokud jste změněné hodnoty neuložili a chcete se vrátit k původním hodnotám (v přehledu "Cenin" - 12 ), stiskněte tlačítko
.
2.2.1.8 Odstranění záznamu o ceninách Odstranit lze pouze ceniny vydané v aktuálním měsíci. 1. V seznamu "Zaměstnanci" (4) označte záznam zaměstnance, u kterého má být odstraněn záznam ze seznamu "Čerpání obědů" (5). 2. V seznamu "Čerpání obědů" (5) označte záznam, ke kterému se vztahuji ceniny, které mají být odstraněny. 3. Ve spodní části modulu "Detail" (6) si otevřete záložku "Ceniny"(7). V přehledu cenin označte záznam, který má být smazán a stiskněte tlačítko "Smazat".
2.2.2. Záložka "Přehled" Záložka obsahuje historii všech provedených záznamů o ceninách a stravenkách Exit. V přehledu jsou uvedeny následující informace k jednotlivým záznamům: • • • • • • • • • • • • •
per id - osobní číslo sap id - osobní číslo uvedené v SAPu dodavatelské id zaměstnance jméno součást - zkratka součásti, ve které je osoba vedena jako zaměstnanec oddělení - název oddělení, ve kterém osoba pracuje účetní rok - účetní rok, ke kterému byly ceniny nebo stravenky "Exit" vydány datum - datum, ke kterému byly ceniny nebo stravenky "Exit" vydány typ stravenek - vyjadřuje, jestli se jedná o ceniny nebo stravenky "Exit" počet stravenek - počet vydaných stravenek změnil id - osobní číslo toho, kdo záznam naposledy změnil změnil - jméno zaměstnance, který záznam změnil čas změny - datum a čas poslední změny.
2.2.2.1 Rychlé filtry (15) Na levé straně se nachází tzv. "Rychlé filtry" (15). Umožňují jednoduše zobrazovat záznamy v záložce "Přehled" (obr. 4) podle zvolených kritérií. Kritéria vybíráte zatržením / odtržením výběrových polí.
6
• •
ceniny - zobrazí se záznamy o ceninách exitky - zobrazí se záznamy o stravenkách Exit
•
zobrazit všechny součásti (16) - zatržením výběrového pole si zobrazíte informace ke všem zaměstnancům, kteří náleží k jakékoli součásti, na kterou máte oprávnění. V tomto případě nebere systém ohled na to, jaká je zvolena součást v rozbalovacím seznamu "Součást VUT" (1) . Pokud toto políčko nebude zaškrtnuto, tak se budou zobrazovat jen záznamy týkající se zaměstnanců se vztahem k součásti zvolené v rozbalovacím seznamu "Součást VUT" (1).
Obr. 4 – Přehled
3. Řazení seznamu a filtrování Ve všech seznamech se dají záznamy řadit a filtrovat podle více sloupců.
3.1. Jednoduché řazení Ve všech seznamech lze řadit záznamy podle jakéhokoli sloupce pouhým klepnutím myší na záhlaví sloupce. Na obr. 5 je vidět seznam, který není řazen podle žádného sloupce. Pokud potřebujete záznamy seřadit např. podle měsíce, stačí jednou klepnout levým tlačítkem myši na záhlaví sloupce např. „měsíc“ (vyznačeno červeně).
Obr. 5 Po klepnutí se záznamy seřadily podle měsíce od nejmenšího (nejstaršího) po největší (nejmladší) - viz. obr.6.
7
Obr. 6 Pokud klepnete levým tlačítkem myši ještě jednou na toto záhlaví „měsíc“, tak se záznamy seřadí podle měsíce od největšího (nejmladšího) po nejmenší (nejstarší) - viz. obr.7.
Obr. 7 Pro zrušení řazení stačí klepnout levým tlačítkem myši na záhlaví jakéhokoli jiného sloupce, než toho podle kterého jsou záznamy seřazeny. Seznam pak bude vypadat opět jako na obr.5.
3.2. Řazení podle více sloupců Záznamy je možné řadit i podle více sloupců. Nejvyšší prioritu v řazených záznamech má vždy sloupec, podle kterého jsou záznamy řazeny nejdříve. Další sloupce podle kterých řadíme, mají klesající prioritu. Pro příklad použijeme seznam ze záložky „Přehled“ (obr. 1-3). Nejdříve seřaďte data např. podle účetního roku. Klepněte dvakrát levým tlačítkem myši na záhlaví sloupce „účetní rok“, tak se seřadí záznamy od největšího účetního roku po nejmenší. Výsledek ukazuje obr.8.
Obr. 8 Nyní je možné záznamy řadit ještě podle dalších sloupců. Stiskněte tlačítko SHIFT a levým tlačítkem myši se klepněte na záhlaví sloupce „oddělení“, poté pusťte tlačítko SHIFT. Tímto se seřadí záznamy se stejnou hodnotou ve sloupci „účetní rok“ ještě podle názvu oddělení - viz. obr. 9.
8
Obr. 9 Dále můžete ještě seřadit záznamy například podle jména zaměstnance. (Zaměstnanci se seřadí podle jména jen v rámci jednoho oddělení). Opět stiskněte tlačítko SHIFT a levým tlačítkem myši klepněte na záhlaví sloupce „jméno“, poté pusťte tlačítko SHIFT. Výsledek je na obr.10.
Obr. 10 Pokud budete chtít u jakéhokoli sloupce, podle kterého jsou záznamy seřazeny, změnit směr řazení, stiskněte tlačítko SHIFT a klepněte opět na záhlaví požadovaného sloupce levým tlačítkem myši.
3.3. Filtrování Záznamy můžete třídit (filtrovat) v různých sloupcích. Nejdříve musíte klepnout levým tlačítkem myši na tlačítko v levém horním rohu daného seznamu, poté se vám zobrazí pod záhlavím sloupců nový prázdný řádek určený k filtrování - viz. obr.11. (Pokud není zobrazen řádek pro filtrování, obsahuje tlačítko v levém horním rohu " ", jinak obsahuje " ").
Obr. 11 Pokud chcete, aby seznam obsahoval např. jen záznamy s účetním rokem 2006, napište do řádku pro filtrování pod záhlaví sloupce „účetní rok“ text “2006“ a stiskněte klávesu ENTER. S filtrováním záznamů můžete takto pokračovat u všech sloupců. Budete-li například chtít vidět v seznamu jen záznamy vztahující se k součásti CVIS, opět napište pod záhlaví sloupce „oddělení“ text “CVIS“ a stiskněte klávesu ENTER - v seznamu se zobrazí jen záznamy s účetním rokem 2006 a součástí CVIS - viz. obr.12.
9
Obr. 12 U zadávaného roku "2006" můžete na obr.12. vidět malý čtverec s rovnítkem. U sloupců s číselnými hodnotami se automaticky po zadání nějakého čísla navolí filtr "rovná se". U sloupce „součást“, kde jsme zadávali "CVIS" je jiný znak, ten označuje filtr "obsahuje" a opět se u textových polí volí automaticky. V tomto případě se zobrazí všechny záznamy obsahující CVIS. Typ tohoto filtru můžete změnit tím, že na tento čtvereček klepnete pravým tlačítkem myši. Objeví se nabídka, ze které si vyberete filtr, který vám vyhovuje - viz obr.9
Obr. 13 Pokud chcete skrýt řádek pro zadávání filtrů, klepněte levým tlačítkem myši do levého horního rohu tabulky . Všechny zadané filtry budou nadále v seznamu aktivní. Filtry se dají zrušit buď v místní nabídce filtrů - obr. 13, nebo označením filtrovaného textu v daném sloupci a opakovaným (2x) stisknutím tlačítka "DELETE". Více k filtrování naleznete zde.
4. Export Na záložce „Přehled“ (obr. 1-3) je možné exportovat z tabulky zaměstnanců seznam těchto zaměstnanců do "CSV" souboru, který lze posléze otevřít v programu Microsoft Excel. Postup je následující: 1. Nejdříve označíte v tabulce zaměstnanců zaměstnance, které chcete exportovat. V seznamu s jednotlivými zaměstnanci klepnete levým tlačítkem myši na prvního zaměstnance, kterého chcete exportovat a levé tlačítko stále držíte a posouváte kurzor dolů až na posledního zaměstnance, kterého chcete exportovat. V tu chvíli levé tlačítko myši uvolníte. Nyní máte označené zaměstnance, které chcete převést - viz. obr. 14.
Obr. 14
10
2.
V " Hlavní menu" stisknete příkaz „Soubor“ - viz. obr.11.
„Export“. Objeví se vám dialogové okno
Obr. 15 3. V dialogovém okně necháte vše zaškrtnuto jako na obr.15 a potvrdíte tlačítkem „OK“. Objeví se vám dialogové okno (obr.16), ve kterém si zvolíte název souboru a jeho umístění. Poté stisknete tlačítko "Uložit". Tento soubor pak můžete otevřít v programu Microsoft Excel a pracovat s vyexportovanými daty.
Obr. 16
11
