Strategische ontwikkeling 2013 e.v.
Bestuur Stichting Openbare Bibliotheek Brunssum Rumpenerstraat 147 6443 CC Brunssum
1
Inhoudsopgave
Executive summary
pag. 3
Missie en visie
pag. 4
Randvoorwaarden
pag. 5
Meerjarenplanning, scope 2013
pag. 6
Meerjarenplanning, scope 2014 en verder
pag. 8
2
Executive summary
De Openbare Bibliotheek Brunssum (OBB) verandert in de komende jaren. Daar waar in het verleden het uitlenen van boeken en andere informatiedragers centraal stond zal de OBB in de toekomst veel meer een rol gaan innemen van een voorziening in de Brunssumse samenleving waar informatie en communicatie centraal staat. Een laagdrempelige en attractieve plek waar je informatie kunt komen halen en waar je deze ook kunt brengen, onder andere door middel van debat en ontmoeting. Ook zal de OBB investeren in moderne vormen van communicatie door aansluiting op toekomstige digitale informatievoorziening (o.a. e-books) en het beschikbaarstellen van een digitale infrastructuur (pc’s en WIFI). De bibliotheek zal ook een rol gaan spelen in de informatieverstrekking naar burgers waaraan steeds meer behoefte komt door een terugtredende en digitaliserende overheid. De OBB zal het aanbod aan de burgers verder uitbreiden met activiteiten op het terrein van opleiding, kennis, ontmoeting en specifiek beleid op doelgroepen waardoor zij zo goed mogelijk aan de maatschappij kunnen deelnemen. Om dit te kunnen realiseren zullen er nieuwe voorzieningen komen (extra groepsruimtes, catering, loketten) waarbij de inzet van vrijwilligers en werkervaringsplekken aan de orde zullen zijn. Hiermee investeert de OBB ook in haar maatschappelijke relevantie op het terrein van participatie. De samenwerking met de Federatie Parkstad Bibliotheken zal van kracht blijven op de onderwerpen die hiervoor zijn vastgesteld en toekomstig worden uitgebreid. Het uitgangspunt hierbij blijft dat voor de OBB significante voordelen aan deze samenwerking zijn verbonden. Door de samenwerking verder uit te werken kunnen ook meer regionale voorzieningen ontstaan die de efficiency ten goede komen als ook de dienstverlening naar de burgers. In deze beleidsnotitie is ook de visie van de gemeente Brunssum ten aanzien van het bibliotheekwerk meegenomen. Dit geldt ook voor de ontwikkelingen vanuit het regionale en landelijke beleid. Om deze ontwikkeling mogelijk te maken zullen randvoorwaarden worden ingevuld. De huidige stabiele en goed functionerende organisatie en lokatie vraagt ook om een stabiele financiele situatie en liquditeit die ook bestand is tegen de toekomstige bezuinigingen door een additief verdienmodel dat is gebaseerd op verhuur van de faciliteiten en het ontwikkelen van diensten en projecten met een financieel en maatschappelijk rendement.
3
Missie De openbare bibliotheek is een algemeen toegankelijk centrum voor bewoners van Brunssum en omstreken om informatie te halen, te delen en te brengen en bevordert daarmee hun mogelijkheden om volwaardig deel te kunnen nemen aan de samenleving.
Visie Burgers hebben behoefte aan collectieve voorzieningen die hen in staat stellen om de ontwikkelingen op diverse terreinen te volgen en eigen te maken. Deze terreinen betreffen: Sociaal maatschappelijk Kennis en ontwikkeling Communicatie en informatie Opinie en debat Kunst en kultuur De Openbare Bibliotheek Brunssum wil op deze terreinen een belangrijke bijdrage leveren. Dit vindt plaats door het aanbieden van diverse informatieve bronnen en faciliteiten om het sociaal maatschappelijke verkeer verder te ontwikkelen. Dit betekent dat de bibliotheek een laagdrempelige en attractieve voorziening dient te zijn die ook ruimte biedt aan ontwikkeling. Om dit te bewerkstelligen zet de bibliotheek in op diverse concrete projecten om haar missie en visie vorm en inhoud te geven.
Een aantrekkelijke en toegankelijke locatie met goede voorzieningen Een gericht doelgroepenbeleid om passende vormen van ondersteuning te bieden Het bieden van informatie aan bewoners Het bevorderen van het leesgedrag vanaf de primaire basis Het aanbieden van een goede ICT infrastructuur (pc’s en WIFI) Het toegankelijk maken van de voorzieningen voor andere sociaal maatschappelijke organisaties Het bieden van een podium voor creatie, discussie en beeldvorming in de breedste zin des woords
4
Randvoorwaarden Om haar ambities te realiseren is het nodig om aan diverse randvoorwaarden te voldoen.
Een sterke organisatie en formatie, zowel operationeel als bestuurlijk Een goede samenwerking op federatief en provinciaal niveau Een positieve beeldvorming en draagvlak binnen de Brunssumse gemeenschap Een solide financiele basis en structuur Een innovatieve en ambitieuze grondhouding Goede relaties met stakeholders
5
Meerjaren planning 1. Scope 2013 In januari 2013 is een nieuw stichtingsbestuur geïnstalleerd waarbij alle bestuurders in een functioneel taakgebied zijn ingedeeld. Prioriteit is gegeven aan het overnemen van alle operationele taken en bevoegdheden van het oude bestuur, waarbij een master-agenda is opgesteld. In deze agenda zijn de meest belangrijke onderwerpen voor het bestuursjaar 2013 vastgesteld . De onderwerpen zijn: Onderwerp
Doelstellingen ultimo 2013 Alle functiegesprekken gevoerd & opleidingsinventarisatie; Keuze maken in verlengen contracten; Eind 2013 is het strategische personeelsbeleid Personeel HRM vastgesteld. Alle veiligheidsknelpunten zijn behandeld en opgelost; De BHV organisatie is blijvend geborgd; Arbo, veiligheid en milieu Luchthuishouding wordt in 2014 opgelost. Kwartaal rapportages volgens planning uitgevoerd; Begroting 2014 in Q4 gereed en vastgesteld; Begroting/ finance Sluitende begroting en controle op liquiditeit. Alle operationele processen lopen naar behoren; De formatie is bezet en de taakverdeling tussen Bedrijfsvoering personeel en bestuur is vastgesteld. Een activiteitenplanning per jaar is vastgesteld en in Activiteitenplanning overeenstemming met de doelstellingen van de OBB. Provinciale subsidie voor innovatie Bibliotheek wordt op Federatieniveau opgepakt waardoor OBB in gezamenlijkheid aan de norm voldoet om in aanmerking Subsidie te komen voor subsidie. Mede op basis van input gemeente, personeel, Federatie, Provincie en landelijk beleid is de strategie Strategie vastgesteld. Certificering 2013 Eind 2013 is de OBB gecertificeerd. Met LVO, Federatie en gemeente zijn acties uitgezet en is aan de samenwerking verdere vorm en inhoud Samenwerkingsverbanden gegeven. De kantoren zijn gecentraliseerd op de begane grond. Een aanzet is gemaakt met het uitbreiden van Huisvesting gebruiksruimte voor extra mogelijkheden voor de OBB. Een stelsel van kwartaal rapportages, jaarplanning en PDCA- cyclus is geïmplementeerd. Deze worden met Audit & control belanghebbenden gecommuniceerd en vastgelegd. Er is een overeenkomst voor de outsourcing van soft- en hardware en helpdesk. ICT WIFI is in de OBB operationeel. 6
Ultimo Q1/2013 zijn aan de belangrijkste acties invulling gegeven, waarmee de operationele gang van zaken geborgd is. Dit mede gezien de lacune die ingevuld is met betrekking tot het management (t.g.v. arbeidsongeschiktheid directeur) en de noodzaak tot beheersbaarheid in het financiële proces. Het bestuur heeft vastgesteld dat deze ingrepen noodzakelijk waren, gelet op de status waarin de Openbare Bibliotheek zich bevond, bij haar aantreden. Het tweede kwartaal van 2013 heeft in het teken gestaan van de verdere uitwerking van de master-agenda en de specifieke onderwerpen. Doordat het bestuur inmiddels haar bijdrage is gaan leveren aan het operationele team om deze onderwerpen uit te werken en enkele onderwerpen zelf ter hand heeft genomen, zijn goede vorderingen gemaakt. De samenwerking en verstandhouding tussen personeel en bestuur verloopt goed. Met betrekking tot de samenwerking en verstandhouding met stakeholders is veel tijd geïnvesteerd en heeft tot resultaat dat met alle partijen inmiddels constructieve relaties zijn opgebouwd en hersteld. Ook met betrekking tot de financiële gang van zaken en het middelen management (o.a. ICT, & huisvesting) zijn belangrijke stappen gezet. Dit geldt ook voor de werkzaamheden rond certificering, die volgens planning in november 2013 zal plaatsvinden.
7
2. Scope 2014 en verder
Huisvesting Via de gemeente Brunssum wordt de locatie gehuurd van de Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs uit Sittard. Een onderdeel hiervan, LVO-Parkstad, is in hetzelfde pand gehuisvest. In 2013 is een herschikking van de gebruikte ruimtes in gang gezet die als doel heeft om te kunnen voorzien in voldoende back- en frontoffice en faciliteiten om bestaande en toekomstige activiteiten uit te voeren. Dit betekent dat er een uitbreiding van de gebruiksruimte gaat plaatsvinden waardoor gerichte facilitering van groepsbijeenkomsten kan gaan plaatsvinden. De kantoren kunnen ook worden ingezet voor multifunctionele toepassingen door derden. Het doel is om vanuit de huisvesting te kunnen voorzien in de toekomstige taakstelling van de OBB.
Voorzieningen en faciliteiten De huidige faciliteiten worden in stand gehouden, met dien verstande dat het aantal m2 bestemd voor rekken met boeken kan gaan afnemen. De beschikbare ruimte wordt verder uitgebreid met een grote ruimte die kan worden bestemd voor groepsbijeenkomsten en instructies in een gesepareerd deel van de bibliotheek. Ook wordt voorzien in een eenvoudige catering waardoor een aantrekkelijker verblijf in de OBB door gasten mogelijk wordt. De bestaande pcwerkplekken en leestafels blijven gehandhaafd. De uitbreiding zal plaatsvinden voor werkplekken in het kader van “meet en greet”, mede mogelijk vanwege de aanwezigheid van WIFI. Er wordt naar gestreefd naar een extra loketfunctie voor alle voorkomende vragen van burgers. Deze onstaan vanwege een steeds meer terugtredende overheid die ook steeds meer digitaal communiceert. Voor burgers die hierbij problemen ondervinden kan zo’n loket uitkomst bieden.
Organisatie De organisatie moet in staat zijn om op eigen kracht alle kerntaken en functies die voortvloeien uit de doelstellingen van de bibliotheek, te kunnen uitvoeren. De omvang moet daarbij in verhouding staan tot de beschikbare middelen die in de toekomst kunnen worden verwacht. Om die reden is de formatie aangepast aan deze omvang en is de organisatie afgeplat door het onderbrengen van directietaken naar het bestuur van de Stichting. De leiding is in handen van een operationeel manager die leiding geeft aan de operationele organisatie die voornamelijk wordt ingezet op frontoffice taken.
8
Cultural Governance Het bestuur hecht grote waarde aan een kwalitatief goed bestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording en conformeert zich dan ook aan de Code Cultural Governance. In het jaarverslag van de OBB zal steeds verantwoording worden afgelegd over de wijze waarop in het afgelopen jaar met de Code is omgegaan.
Personeels- en HRM beleid Bij het personeelsbeleid staat het behoud van inzetbaarheid op de huidige functie en het ontwikkelen van de employability van de medewerkers centraal. Hierin bestaat een duale verantwoordelijkheid. Dit wil zeggen dat de werkgever die ontwikkeling dient te faciliteren en samen met en op initiatief van de medewerkers werkt aan zijn of haar ontwikkeling. Voor opleiding en ontwikkeling wordt vanaf de begroting van 2014 een post in de begroting opgenomen. De monitoring van de medewerkers vindt plaats door een cyclus van functioneringsgesprekken waarmee in 2013 een aanvang is gemaakt. N.a.v. de functioneringsgesprekken worden afspraken gemaakt per medewerker met betrekking tot inzetbaarheid, scholing & training, employability, welzijn en persoonlijk functioneren. Ondanks dat alle medewerkers een specifieke functie in de formatie innemen is het streven naar multiinzetbaarheid aan de orde waarbij op collegiale wijze de inzet en samenwerking wordt bevorderd. Specifieke taken, zoals beheer van ICT, soft- en hardware, zijn uitbesteed aan externe partijen.
Communicatie De OBB investeert veel in de communicatie met stakeholders: Met de medewerkers wordt door het bestuur per kwartaal overleg gevoerd over de algemene gang van zaken. Daarnaast vindt ook door de medewerkers onder leiding van de operationeel manager werkoverleg plaats. Het bestuur vergadert 1 keer per maand waarvan verslag wordt gemaakt en waarbij door middel van actielijsten de voortgang wordt bewaakt. Het bestuur vergadert 5 keer per jaar met de Federatie Parkstad Limburg Bibliotheken over specifieke onderwerpen waarbij ook afstemming plaatsvindt over actuele onderwerpen en de website. De OBB neemt deel aan regionale- en landelijke bijeenkomsten inzake bibliotheek-aangelegenheden.
9
De SOBB vergadert per kwartaal met de Gemeente Brunssum (verantwoordelijk wethouder) over de kwartaal rapportages en ad hoc over andere aangelegenheden. Daarnaast vindt regelmatig overleg plaats met de verantwoordelijk beleidsmedewerker van de gemeente wanneer nodig en van toepassing is. Van alle bijeenkomsten worden in principe verslagen gemaakt die in het kader van transparantie met betrokkenen en belanghebbenden worden gedeeld. Met diverse stakeholders en andere belanghebbenden, zoals vrijwilligers, wordt ook regelmatig overleg gevoerd om afstemming en een goede samenwerking te bevorderen. Met de Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO- Parkstad) wordt overleg gevoerd. De rol van LVO- Parkstad ligt op de terreinen van: 1. afnemen van diensten 2. rol van verhuurder en eigenaar van vastgoed 3. medegebruiker van de gezamenlijke ruimten
ICT In 2013 is een overeenkomst gesloten met een externe partij die het beheer gaat voeren over soft- en hardware en een helpdeskfunctie. Daarnaast is voorzien in WIFI in het gehele gebouw waardoor voorzien wordt in de toekomstige digitale dienstverlening aan bezoekers, aangevuld met diverse openbaar toegankelijke en aanwezige pc’s.
Collectie Voor het collectiebeleid wordt verwezen naar de separate rapportage rond het collectiebeleid.
Arbo en mileu In 2013 is het arbo- en milieu beleid fors aangescherpt. Dit heeft geleid tot het opheffen van enkele situaties waarvoor actie nodig was. Veiligheidsinspecties vormen een vast onderdeel van de taken van de operationeel manager en aan het veiligheidsbewustzijn van medewerkers wordt permanent gewerkt door aanspreken en inspecties. In 2014 wordt voorzien in het verbeteren van de luchthuishouding. In de organisatie is een BHV team actief en opgeleid, samenwerkend met het BHV-team van LVO-Parkstad dat in hetzelfde gebouw is gehuisvest.
10
Marketing Sinds enkele jaren is de OBB lid van de Federatie Parkstad Limburg Bibliotheken. Via dit platvorm is een gezamenlijk marketingbeleid uitgezet dat onder andere voorziet in een afgestemde externe presentatie (vormgeving website, beeldmerken, afstemming van dienstverlening van tarieven en uitleenvoorwaarden). Ook vinden via dit platvorm de reguliere klant- en de medewerkerstevredenheidsonderzoeken plaats. De vertaalslag naar de OBB wordt zelf gemaakt en leidt desgewenst tot specifieke maatregelen en acties.
Doelgroepenbeleid; ouderen De OBB voorziet ouderen via een stelsel van vrijwilligers van boeken thuis op hun eigen locatie waardoor zij niet verstoken blijven van boeken ondanks beperkingen in mobiliteit. Tot grote tevredenheid wordt van deze voorziening gebruik gemaakt door diverse instellingen.
Doelgroepenbeleid, jeugd De bibliotheek heeft een zeer uitgebreide en goed gefaciliteerde jeugdbibliotheek die geschikt is voor baby’s tot leerlingen van het middelbaar onderwijs. Leerlingen maken regelmatig gebruik van de bilbiotheek door in groepsverband (klassenbezoek) hier naartoe te komen onder professionele begeleiding van een jeugdbibliothecaris. Projecten worden beschikbaar gesteld op aanvraag van de scholen waarbij in projectkisten de middelen worden bewaard voor meervoudig gebruik.
Doelgroepenbeleid, ontwikkeling van burgers Voor specifieke doelgroepen in een achterstandsituatie biedt de OBB kansen tot ontwikkeling. Laaggeletterdheid, omgaan met PC- gebruik, App’s, moderne media als App’s zijn enkele voorbeelden van projecten die vanuit de OBB worden aangeboden aan burgers om achterstanden weg te werken en daarmee volwaardig te kunnen meedoen in de samenleving.
Samenwerking met andere sociaal maatschappelijke organisaties Er wordt door de OBB intensief contact gezocht met andere sociaal maatschappelijke organisaties In Brunssum om na te gaan op welke terreinen de samenwerking kan worden gevonden ter bevordering van de diensverlening naar de burgers. De ontwikkelde contacten met de sociale dienst (ISD/BOL) en maatschappelijk werk (CMWW) zijn hiervan goede voorbeelden. Door gemeenschappelijk gebruik van de faciliteiten van de OBB kunnen kosten vermeden of verlaagd worden en ontstaat er een additief verdienmodel voor de OBB op basis van verhuur.
11
Samenwerking met derden De OBB streeft ook naar samenwerking met andere partijen die in de dienstverlening naar de burgers vanuit de openbare bibliotheek hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. Een goed voorbeeld hiervan is het VVV- Steunpunt. Met gelijksoortige partijen zal worden gezocht naar samenwerking, wel ervan uitgaande dat deze samenwerking zowel in financieel als maatschappelijk opzicht voldoende renderend zijn.
Samenwerking met de Gemeente Brunssum De OBB heeft veel geïnvesteerd in een goede samenwerking met de Gemeente Brunssum, formeel de opdrachtgever en subsidiënt. Door gezamenlijk het beleid en doelstellingen af te stemmen, vertaald in maatschappelijk relevante dienstverlening voor de burgers, is een toekomstige en langdurige samenwerking het beste geborgd.
Kwaliteit In 2013 is voorzien in certificering van de OBB. Hierdoor zal jaarlijks worden gemonitord op de normelementen die van toepassing zijn en waarmee de kwaliteit en het kwaliteitskeurmerk wordt geborgd.
Audit en Control De SOBB kent een audit- en control cyclus van een begroting die per jaar wordt vastgesteld en een kwartaalrapportage met een summary op beleid en hoofddoelstellingen als ook een financiële rapportage met liquiditieit en afwijkingen op de begroting. Deze systematiek is in 2013 van start gegaan. Op basis hiervan kan het voorgenomen beleid, zowel in operationele als in financiele zin, worden gemonitord en bijgesteld indien nodig. Hierdoor is in feite een PDCA-cyclus (Plan, Do , Check, Act) ingericht en van toepassing. Voor de jaren 2014 en verder zal ook een overzicht van doelstellingen op basis van een Balanced Score Card worden ingericht waarin die doelstellingen worden vertaald via vier perspectieven (klant-, operationeel-, financieel- en innovatieve perspectief) naar KPI’s (Key Performance Indicators). Hiermee kan de effectiviteit van de organisatie worden gemeten en bijgestuurd.
12
