Ministerie van Veiligheid en Justitie
St rk te rs
n
ve
te
t&
k
ve
ht
rs
ec
ne
fr
lt
ra
Verslag conferentie 13 december 2012
Verslag Conferentie ‘Strafrechtketen Versterkt en Versnelt’, 13 december 2012, Utrecht Energie, balans en focus waren de sleutelwoorden van de werkconferentie ‘Sneller en Beter’. Zeventig Champions, Black Belts en andere betrokke nen bij de permanente verbetering en versnelling van de strafrechtketen waren op donderdag 13 december in Ottone, te Utrecht. Zij blikten met elkaar in hoofdlijnen terug op de resultaten tot nu toe, spraken commit ment uit en zochten naar bestaande problemen en mogelijke nieuwe projecten om de strafrechtketen permanent te versnellen. Voordat de deelnemers naar huis gingen, werd de afspraak gemaakt dat ze uiterlijk in januari a.s. in hun regionale stuurgroepen projecten gaan kiezen die ze voorleggen aan het landelijk Deployment dat 11 februari is gepland. Programmadirecteur Strafrechtketen Versterkt en Versnelt, Ad van Kooyk, lichtte het doel van de dag toe in een interview met dagvoorzitter Krijn van Beek, directeur Strategie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Hij sloot af met een welgemeend: ”aan de slag mensen.” Voordat de deelnemers daad bij woord voegden, kregen zij eerst een korte film https://vimeo.com/55370242 te zien waarin de Champions van de 6 actieve regio’s reageerden op de stand van zaken in hun regio. Vertegenwoordigers van de net aangesloten regio’s Amsterdam en Den Haag lichtten hun keuzes voor het komende jaar toe en daarna gaven de vertegen woordigers van de organisaties aan wat landelijk de prioriteiten voor hun organisatie zijn het komende jaar.
Vervolg verslag Conferentie ‘Strafrechtketen Versterkt en Versnelt’ Chris van Dam, van het Openbaar Ministerie, vertelde hoe belangrijk hij de verbinding tussen ZSM en de versnellingsprojecten met Lean Six Sigma vindt. “Het één kun je niet los zien van het ander, het zijn elkaar versterkende programma’s. ZSM kun je aanpakken met L6S. Voor de borging van deze versnellingsprojecten bij het Openbaar Ministerie is het belangrijk dat er Black Belts in de proceskringen plaatsnemen. Zo zorg je ervoor dat in iedere regio maximale aansluiting ontstaat tussen de inhoud en de mensen in de verschil lende versnellingsprojecten.” Geert Lycklema à Nijeholt schetste hoe de Rechtspraak in deze roerige tijden een aantal grote versnellingsprojecten start: ‘Verkeerstoren plus’, ‘Snelrechtplus’, ‘Voorsoorteren’ en ‘ZSM-Hoven’. Daarnaast doen zij mee met het ‘Fast Lanes’ project waarbij zaken met een grote impact op maatschappij en/of slachtoffer versneld worden aangebracht bij het gerechtshof. Voor deze projecten zullen pilotprojecten opgestart worden bij verschillende recht banken en hoven, waarbij dankbaar gebruik wordt gemaakt van ervaring van Black Belts. Namens Reclassering Nederland (RN) gaf André Cardol aan dat door gebruik van de methodiek L6S niet op onderbuikgevoelens maar op meetgegevens wordt gestuurd. André vult aan dat door de inzet van de methodiek het inzicht versterkt, hoe groot de afhankelijkheden in de keten zijn. Continue verbeteren dient ketenbreed te gebeuren. Hjj merkt op dat volgens de finan ciële afspraken de doorlooptijd van bepaalde producten van de RN begint te lopen vanaf het onherroepelijk worden van het vonnis. In veel gevallen komt het vonnis pas veel later bij de RN terecht. Dan is het onmogelijk te voldoen aan de landelijke deadline voor de oplevering van een product.
Workshops Er waren vijf workshops, die ingingen op de prioriteiten bij het versnellen van de keten strafrechtelijke handhaving. Deze prioriteiten, en bijbehorende ranking, werden vastgesteld door per processtap van de keten strafrechtelijke handhaving de doorlooptijd in weken te vermenig vuldigen met het aantal zaken. Zie de tabel hieronder voor de weging. De stappen zijn terug te vinden in het schema hieronder.
Wegingsfactoren vertragingen zaakstromen Standaard en complexe zaken 1 Laatste beoordeling dagvaarding tot aanmaken dagvaarding (117.200 zaken, 11 weken) 1290 (OM) 2 Instroom OM tot eerste beoordeling (192.000 zaken, 6 weken) 1150 (OM) 3 Aanmaken dagvaarding tot eindvonnis (100.300 zaken, 8 weken) 800 (zonder aanhouding) (OM/ZM) 4 Sluiten pv tot ontvangst pv bij OM (191.300 zaken, 3 weken) 575 (politie) 5 Eerste verhoor tot sluiten pv (185.000 zaken, 3 weken) 555 (politie) 6 Instellen hoger beroep tot eerste zitting (10.300 zaken, 44 weken) 450 (RP en Hof) 7 Eerste aanhouding tot eindvonnis (15.800 zaken, 27 weken) 430 (ZM) 7bis Voorafgaand hieraan: aanmaken dagvaarding tot eerste aanhouding (15.700 zaken, 7 weken) 110 (OM/ZM) 8 Ontvangst pv bij OM tot instroom bij OM (170.700 zaken, 2 weken) 340
Legenda ketenpartners politie
om
reclassering
cjib
gerechtshof
zm
voeging
stop
seponeren
of
technisch administratief sepot
tom zitting
instroom taakstraf
instroom 3 ro
strafbaar feit
eerste verhoor
4
seponeren
of
nifp
rsj
stop
sluiten pv
8
ontvangst pv om
uitstroom 3 ro
of
instroom pv bij om
taakstraf voldaan
laatste beoordeling transactie
taakstraf niet voldaan
2
eerste beoordeling dagvaarding
7bis
1
laatste beoordeling dagvaarding
of
stop
7
aanhouding
aanmaken dagvaardiging
vonnis
of
instellen hoger beroep
3 registreren politie transactie
aanvraag rapportage bemiddeling
of
taakstraf
coördinatie executie schade ect.
plaatsing psychiatrisch zkh
executie & begeleiding reïntegratie
aanbieden om transactie
eerste zitting hoger beroep 6
‘verkeerstoren’
zitting met uitspraak hoger beroep
executie
advies & toezicht
begeleiding & reïntegratie
coördinatie & executie pi / fpc
psychiatrische zorg / behandeling
opsporingsregister
advies & rechtspraak
executie & begeleiding reïntegratie
plaatsing fpc
coördinatie indicatiestelling
of
9 extramurale vrijheidsstraf
‘fast lane’
coördinatie executie
executie dir. forensische zorg
executie bureau pia
begeleiding
advies
aanbieden politie transactie
opdracht vordering onderzoek onderzoek pro justitia
aanbieden om transactie
om strafbeschikking
aanbieden om transactie
of
transactie niet voldaan
of
transactie voldaan
laatste beoordeling transactie
opvragen pv
laatste beoordeling transactie
stop
laatste beoordeling (voorw.) sepot
stop
stop
of
Opsporingsfase
gevangenisstraf tbs / ids / sov
beleidssepot
stop
sluiten pv
5
dji
Vervolgingsfase
Berechting
Hoger beroep
Executiefase
schadeverg. ontneming boete
coordinatie executie schade ect.
overige
?
Vervolg Workshops Per workshop werden drie vragen beantwoord: • Wat zijn de problemen/uitdagingen die je in deze deelprocesstap tegenkomt? • Wat is de top 3 van te identificeren verbetermogelijkheden/projecten? • Wat is de inschatting van het rendement/verbeterdoelstelling van deze projecten op de terugloop in doorlooptijd? Workshop 1: Versnellen eerste verhoor t/m ontvangst PV bij het OM Knelpunten: • Omvang PV: het PV is té uitgebreid (zowel het verhoor als de uitwerking van het PV brengt momenteel veel administratief werk voor de politie met zich mee waarvan het de vraag is of dat wel in alle situaties nodig is); • Kwaliteit PV: de kwaliteit van het PV moet worden verbeterd. Deze kan worden getoetst via BOSZ. • Verschil in inrichting organisatie: de inrichting van de organisatie bij de politie is te divers (bijvoorbeeld met betrekking tot case screening. Over het algemeen bestaan er nog grote verschillen tussen politieregio’s op het punt van organisatie inrichting en werkwijze, er moet meer worden gewerkt van uit een gezamenlijke verantwoordelijkheid ondanks tijden van schaarste en verschillen in financiële verantwoording. Een andere vraag die voorligt, is: Hoe ver is het project “standaardisatie” binnen de politie gevorderd? • “The Voice of the Customer”: wensen van de klant dienen in beeld gebracht te worden. OM = klant politie, ZM = klant OM. Wie heeft wat nodig om het proces vlekkeloos te laten verlopen?
Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: 1 Het procesdossier samen met ZM/politie onder de loep nemen. Wat wordt geleverd en is dat noodzakelijk/ wat is feitelijk nodig in het dossier? 2 Planning Intake opsporing bij de politie (samen met OM voor brede visie) Pull vs Push bewerkstelligen aangifte => verhoor => PV naar het OM. 3 Uniformeren van het proces op landelijk niveau bij de politie met behulp van Lean Six Sigma. Inschatting rendement/ verbeterdoelstelling Op dit moment niet mogelijk. Iedere regio scoort nu anders door verschillen in inrichting. Eerst moet uniformering plaatsvinden dan meten en doelen bepalen. Overige observaties/aanvullingen: Meer vanuit het ketenperspectief bekijken waaraan in het concrete geval behoefte bestaat. En zorgen voor een vorm van ketenfinanciering. Er moet meer gebruik worden gemaakt van digitalisering.
Vervolg workshops Workshop 2: Ontvangst PV tot eerste beoordeling OM Knelpunten: • Kwaliteit PV: het kan simpeler en het zou handig zijn dat er een waarmerk op komt bij ontvangst. Gevoel is dat politie het beter kan doen en OM zich geremd voelt om even te bellen als het PV niet klopt. • Werkvoorraad: er zijn twee opties: wegwerken van voorraad en werken zonder voorraad. Wegwerken van voorraad doet iedere organisatie op eigen gekozen moment; dat kan dan zorgen voor een toename van de werkvoorraad ergens anders in de keten, dit staat werken zonder voorraad weer in de weg. • Zicht op zaak: geen zicht op waar zaak is: er moet iemand zijn die zaaks eigenaar is, die is er nu niet waardoor het niet helder is waar zaken zijn, als dit wel helder wordt, zal het aantal zaken overigens tijdelijk toenemen. • Timing aanvraag reclasseringsadvies: de zitting kan pas gepland worden als het dossier compleet is. De reclasseringsorganisatie kan pas beginnen met advies opstellen als er een zittingsdatum is. • Landelijke eisen versus wensen opdrachtgever: landelijke eisen voor een reclasseringsadvies sporen niet altijd met wensen opdrachtgever (uit gebreid rapport, hoofdpunten). • GPS: wordt omheen gewerkt, eigen systemen worden erop nagehouden, kost veel tijd. • Fluctuaties in werkaanbod: ketenpartners weten niet altijd wanneer een uitgevoerde actie gevolgen heeft voor werkaanbod bij andere keten partners. Bijvoorbeeld: de politie moet quota halen, levert OM extra werk, komt vervolgens bij CJIB of DJI (zie ook werkvoorraad).
Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: 1 L6S projecten in combinatie met ZSM (en ook BOSZ). 2 Betrokkenheid politie bij deze projecten. De samenwerking met politie versterken. 3 Bereiken ‘ketenflow’ (afspraken over omvang, kwaliteit en prijs). Extra verbetermogelijkheid: 4 Administratie (waarmerk voor PV’s zeker bij digitalisering) Inschatting rendement/ verbeterdoelstelling Is nog niet mogelijk om te maken, vereist eerst onderzoek en dat veel kost tijd.
Vervolg workshops Workshop 3: Voorbereiding eerste zitting/ aansluiting op ZM: versnellen laatste beoordeling dagvaarding tot vonnis, exclusief aanhoudingen) Knelpunten: • Versnelling in de ene organisatie zorgt voor extra capaciteitsbeslag in de andere organisatie (de leverancier verhoogt zo de werkvoorraad van de ontvanger). • Aanbod en vraag sluiten niet goed op elkaar aan. Met andere woorden: de instroom fluctueert zodanig dat het proces moeilijk planbaar is (bijvoorbeeld voor RN: instroom adviesaanvragen). • Slachtoffer en verdachte blijven vaak langer in onzekerheid over het verdere verloop van een zaak dan nodig (met name bij het verlengen van voorlopige hechtenis). • De traditionele werktijd van ketenpartners is grotendeels overdag, terwijl soms juist door ‘s avonds te werken grote slagen gemaakt kunnen worden. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van het betekenen van een dagvaarding: diegene die moet betekenen is ‘s avonds makkelijker te bereiken dan over dag. Betekenen gebeurde in een regio soms ‘s avonds met een scooter. Na wisseling van vervoersbedrijf was ‘s avonds betekenen niet meer mogelijk en dus werden verdachten veel minder vaak thuis getroffen. Niet/slechte betekening kan tot nietigheid van de dagvaarding leiden. Dit leidt tot flinke verhoging van de doorlooptijd. • Verschillende benodigde rapportages worden te laat aangevraagd en ketenpartners worden te laat betrokken, daardoor is het dossier op een later moment pas volledig. • Vertalingen kunnen leiden tot vertraging. • Versterking van de positie van het slachtoffer leidt tot langere doorloop tijden: er zijn veel transitiemomenten en er ontbreekt een slim ketenproces.
• De gevolgen van het Salduz arrest (advocaat bij verhoor, die veelal verdachte adviseert te zwijgen) leidt tot verlenging van de doorlooptijd. • NIFP krijgt niet structureel vonnissen door de rechtbank doorgestuurd. Hierdoor krijgen zij geen terugkoppeling over wat er met de NIFP adviezen is gedaan. • Sommige organisaties zijn nog te veel gericht op het produceren van inhoud/kwaliteit en in mindere mate op het versnellen van de doorloop tijd (voorbeeld: het NIFP bij hun rapportages, er wordt gewerkt aan een omslag). Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: 1 Vanuit ketenperspectief kijken naar procesoptimalisatie en prioriteiten stellen naar aanleiding van de geïdentificeerde problemen/prioriteiten. 2 Planningsbureau OM en ZM fysiek naast elkaar huisvesten en zo samen werking versterken. 3 Een koppeling maken tussen de prestatie-indicatoren in de keten en (verbeterde) financieringssystematiek. Hierbij zijn de ‘eisen van de klant’/ voice of de customer leidend. Extra verbetermogelijkheden: 4 Eén dossiereigenaar in het ketenproces aanwijzen. Dit kan binnen de ZM zijn maar hoeft niet per definitie daar te zijn. In ieder geval dient die dossier eigenaar verantwoordelijk te zijn voor het volledig maken van het dossier. Eén landelijk slachtofferloket aanwijzen/organiseren. 5 Efficiënter betekenen (ook in de avonduren). 6 Blijvend strakker sturen: fouten in één plek in de organisatie melden en altijd natrekken wat er fout is gegaan.
Vervolg workshops Extra: toelichting vanuit ZM op het versnellingsinitiatief ‘verkeerstoren’: Een vertegenwoordiger van de ZM gaf toelichting op één van de versnellings initiatieven vanuit de Rechtspraak, te weten ‘verkeerstoren plus’. Omdat een voorspoedige aanpak en behandeling van een rechtszaak veel afstemming vergt met partijen OM, ZM, advocatuur, slachtoffers, deskundigen, is er veel winst te behalen met een goed functionerende verkeerstoren waar de admini stratie van de Rechtspraak, het Openbaar Ministerie en andere betrokken organisaties zoveel mogelijk samen optrekken. De rechter heeft meer regie (en ondersteuning), controleert en zit aan het stuur. De rechter richt zich op aangehouden zaken van de EK en MK zaken (‘vrije voeters’). Er worden regie zittingen georganiseerd. Daarin zijn er voorbesprekingen met de advocaat op de zitting. Het kabinet RC is hierbij ieder geval betrokken. Met advocaten worden afspraken gemaakt over het verdere verloopt. Een andere rechter doet de inhoudelijke behandeling. Deze pilot is gestart in september 2011 in Rotterdam, Amsterdam en Den Haag. Overige observaties: Alle ketenpartners zijn betrokken bij verschillende versnellingsinitiatieven. Het momentum om gezamenlijk te werken aan versnelling met behoud of verbetering van kwaliteit is nu. Workshop 4: Voorkomen aanhoudingen Knelpunten: • Niet tijdigheid van rapportages NIFP/3RO. • Niet nakomen van ketenafspraken en ontbreken (keten)regie of de onduidelijkheid over beide. • Tijdig starten met noodzakelijke acties. • Lijvigheid van rapportages 3RO/NIFP.
Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: 1 Zaaksregie bij één actor 2 Beknopter én op tijd rapporteren 3 Pull strategie implementeren Extra verbetermogelijkheid: 4 Harde deadlines, commitment aan die deadlines en consequenties bij niet nakomen Inschatting rendement/verbeterdoelstelling: Terugbrengen van de gemiddelde doorlooptijd van aangehouden zaken van 27 weken naar 30 dagen. Overige observaties/aanvullingen: De groep was het er unaniem over eens dat de rapportages van NIFP en 3RO een oorzaak ten aanzien van het aantal “aangehouden zaken”. Aanhoudingen worden voorkomen en beperkt als deze rapportages worden opgesteld naar de wensen van de klant. Daarnaast moeten er betere afspraken gemaakt worden (of bestaande afspraken moeten beter nageleefd worden) over de aanleverdata van rapportages. Tevens moet er een duidelijkere ‘regisseur van de keten’ zijn: één persoon die zich verantwoordelijk voelt voor de zaak en zorg draagt dat alle verschillende dossieronderdelen tijdig, correct en compleet worden aangeleverd.
Vervolg workshops Workshop 5: Hoger beroep Knelpunten: • Uitwerken vonnis RB duurt te lang voor er een compleet dossier ligt. • Verwerking Hof naar Resortsparket duurt lang. • Aanhoudingen (is verlies zittingscapaciteit). • Uitwerken arrest Hof duurt lang en executie duurt lang. Top 3 geïdentificeerde verbetermogelijkheden/projecten: In verschillende projecten (o.a. Fast Lanes) wordt al gewerkt aan deze stappen. 1 Werk aan de binnenkant: Dat kan door wrijvingsverlies (processen die tegen elkaar inwerken) eruit te halen en geen tussenwerk te creëren (verborgen fabrieken met overbodige processtappen). Hierbij moet er ‘werk aan de binnenkant’ gebeuren. 2 Werk aan de buitenkant: In dit kader moet er iets gebeuren aan: • Anders inrichten financieringsstructuur • Cultuur aansturen op een resultaatverantwoordelijkheid en in plaats van op ‘doe je best’. • Verder is het belangrijk een zaaksverantwoordelijke aan te wijzen, wordt veel verwacht van de digitalisering en is ketensamenwerking een must. Inschatting verbetermogelijkheden/projecten: Stap 1t/m4 duren nu meer dan één jaar. De inschatting is dat dit in minder dan 10 maanden moet kunnen.
Samenvatting van de workshops Processen Tijdig betrekken relevante ketenactor
Uitwerken arrest Hof
Mensen Verschillende benodigde rapportages worden te laat aangevraagd
Wetgeving
Verwerking Hof naar Resortsparket
Aanhoudingen Vertalingen kunnen leiden tot vertraging
De gevolgen van het Salduz arrest
Werkvoorraad Timing aanvraag reclasseringsadvies
Nakomen van ketenafspraken
Kwaliteit PV (2x) Tijdig starten met noodzakelijke acties
Omvang PV Lijvigheid van rapportages 3RO/NIFP
Uitwerken vonnis RB Niet tijdigheid van rapportages NIFP/3RO Lange doorlooptijd Strafrechtketen
Fluctuaties in werkaanbod Zicht op zaak Landelijke eisen versus wensen opdrachtgever/ketenpartner Versterking van de positie van het slachtoffer leidt tot langere doorlooptijden
GPS
Systeem
NIFP krijgt niet structureel vonnissen door de rechtbank doorgestuurd
Vooral focus op het produceren van inhoud/kwaliteit en in mindere mate op het versnellen van de doorlooptijd
Slachtoffer en verdachte blijven te lang in onzekerheid over verloop zaak
Verschil in inrichting organisatie
Versnelling in de ene organisatie zorgt voor extra capaciteitsbeslag in de andere organisatie Aanbod en vraag sluiten niet goed op elkaar aan Ontbreken van één slachtofferloket
Organisatie
