Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland
"Stichting Rijk"
Begroting 2015
Inhoud Organisatie en deelnemers Doelstelling Staat van baten en lasten Toelichting op de staat van baten en lasten Verschillenanalyse
5 6 7 8 11
Organisatie en deelnemers Per 18 december 2008 is Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland opgericht. Als verkorte naam wordt Stichting Rijk gebruikt. De Stichting is statutair gevestigd te Heemstede en ingeschreven bi] de Kamer van Koophandel op 18 december 2008. De Stichting houdt kantoor in het gemeentehuis van Heemstede, Raadhuisplein 1, 2101 HA te Heemstede. De deelnemers van de Stichting zijn zelfstandige gemeenten. In de begroting 2015 is uitgegaan van 16 deelnemers met de volgende afzet: Gemeente
Beverwijk Bloemendaal Castricum Diemen Heemstede Hillegom Lisse Noordwijk Noordwijkerhout Ouder-Amstel Over-gemeente Ronde Venen Uitgeest Uithoorn Velsen Zandvoort
Dagen/week
8,7 5,0 8,2 4,0 6,1 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,2 4,0 2,8 2,0 5,8 4,0
Totaal dagen 2015(2015=42 weken) 365,40 210,00 344,40 168,00 256,20 168,00 168,00 168,00 168,00 168,00 176,40 168,00 117,60 84,00 243,60 168,00
De bestuursstructuur is geregeld in de statuten en is aangevuld met het directiestatuut. Stichting Rijk heeft een Dagelijks en een Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het Dagelijks Bestuur van de Stichting is op het moment van samenstellen van de begroting 2015 als volgt samengesteld: Gemeente Heemstede Castricum Diemen
Naam Dhr. W. van den Berg Mw. CA. Peters Dhr. J.D. de Kort
Functie Voorzitter Penningmeester Secretaris
Het Algemeen bestuur van de Stichting is op het moment van samenstellen van de begroting 2015 als volgt samengesteld:: Gemeenfe Beverwijk Bloemendaal Castricum Diemen Heemstede Hillegom Lisse Noordwijkerhout Ouder-Amstel Over-gemeenten Uitgeest Uithoorn Velsen Zandvoort
Naam Mw. A. Schölvinck Dhr. A. van der Wees Mw. CA. Peters Dhr. J.D. de Kort Dhr. W. van den Berg Dhr. G. van Lierop Dhr. J. Schellevis Dhr. T. Fabel Dhr. L Heijlman Vacant Mw. T. van den Broek Dhr. K. de Vries Dhr. D. Emmer Dhr. F. Beijk
Functie Lid Lid Penningmeester Secretaris Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid
De directie van de Stichting wordt gevoerd door de heer D. Waterman vanaf 1 april 2009. Financiële verantwoording Stichting Rijk valt onder de kleine organisaties zonder winststreven. In de jaarrekening wordt aangesloten bij de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving voor organisaties zonder winststreven (model RJ640). Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar. De begroting dient 6 weken voor vaststelling in het Bestuur door de penningmeester te worden gestuurd naar de Colleges van B&W van de deelnemende gemeenten zodat zij hun commentaar kunnen geven. De begroting dient uiterlijk op 1 juli van het jaar voorafgaand aan het boekjaar waar deze op betrekking heeft door het bestuur te worden vastgesteld. De balans en de staat van baten en lasten dienen jaarlijks binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar door de penningmeester aan het bestuur te worden aangeboden.
Be/astfngen De Stichting is niet vennootschapsbelastingplichtig. Sinds de oprichting zijn de activiteiten niet wezenlijk veranderd zodat de vrijstelling voor VPB van kracht blijft. Dit zal ook in 2015 het geval zijn. De Stichting is BTW plichtig ondernemer. Doelstelling De doelstelling is als volgt omschreven in de statuten (artikel 2): "Het creëren van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied voor zelfstandige gemeenten, onder andere door het faciliteren van een regionaal inkoopbureau en voorts al hetgeen met één en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords".
Staat van Baten en Lasten De staat van baten en lasten geeft de exploitatie van Stichting Rijk volgens de begroting 2015 weer.
Staat van Baten en Lasten Begroting 2015
A
2014
2013
Begroot
Werkelijk
BATEN 1 2 3 4 5
Deelnemerbijdragen Entreegelden toetredende gemeenten Diensten aan derden Kwartiermaken toetredende gemeenten Ontvangen waarborgsommen toetredende gemeenten
1.943.733 0 73.000 0 0
1.839.790 0 70.000 0 0
1.822.466 44.419 44.214 10.553 23.690
2.016.733
1.909.790
1.945.342
1.879.063 187.670 0
1.753.264 206.526 0
1.611.654 201.229 13.380
Totaal lasten
2.066.733
1.959.790
1.826.263
Exploitatieresultaat voor mutatie in de reserves
-50.000
-50.000
119.079
Saldo mutatie in de algemene reserve (- = onttrekking) Onttrekking bestemmingsreserve ICT
-30.000 -20.000
-30.000 -20.000
10.310 0
Exploitatieresultaat na mutatie in de reserves
0
0
108.769
Totaal baten
B
2015 Begroot
LASTEN 1 Personeelslasten 2 Bedrijfsvoering 3 Terugbetaling waarborgsommen uittredende gemeenten
Toelichting op de staat van Baten en Lasten A Baten 1. Deelnemersbijdragen Er zijn 16 deelnemende gemeenten in de begroting 2015 opgenomen (2014: 14). Gemeente
Beverwijk Bloemendaal Castricum Diemen Heemstede Hillegom Lisse Noordwijk Noordwijkerhout Ouder-Amstel Over-gemeente Ronde Venen Uitgeest Uithoorn Velsen Zandvoort
Dagen/week
8,7 5,0 8,2 4,0 6,1 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,2 4,0 2,8 2,0 5,8 4,0
Totaal dagen 2015(2015=42 weken) 365,40 210,00 344,40 168,00 256,20 168,00 168,00 168,00 168,00 168,00 176,40 168,00 117,60 84,00 243,60 168,00
Aandeel in kosten 11,63% 6,68% 10,96% 5,35% 8,16% 5,35% 5,35% 5,35% 5,35% 5,35% 5,61% 5,35% 3,74% 2,67% 7,75% 5,35%
Begroting 2015 " 226.076 129.929 213.083 103.943 158.513 103.943 103.943 103.943 103.943 103.943 109.140 103.943 72.760 51.971 150.717 103.943
Begroting 2014 226.076 129.929 213.083 103.943 158.513 103.943 103.943 nvt 103.943 103.943 109.140 nvt 72.760 51.971 254.660 103.943
Werkelijk 2013 226.076 129.929 213.083 103.943 158.513 86.619 103.943 nvt 103.943 103.943 109.140 nvt 72.760 51.971 254.660 103.943
2. Entreegelden Er zijn geen entreegelden begroot in 2015 omdat er geen rekening gehouden wordt in de begroting met nieuwe toetreders. Gemeente Hillegom Lisse Noordwijkerhout
Begroting 2015 nvt nvt nvt
Begroting 2014 nvt nvt nvt
Werkelijk 2013 15.666 17.014 11,739
3. Diensten aan derden De gemeente Haarlemmerliede is in 2013 uit stichting Rijk getreden. Met de gemeente Heemstede is een overeenkomst gesloten om aan te sluiten bij enkele aanbestedingen. Deze overeenkomst loopt van 1 januari 2013 tot en met 31 december 2015. De gemeente Heemstede brengt hiervoor € 20.000 per jaar in rekening aan de gemeente Haarlemmerliede en ontvangt van Stichting Rijk een factuur voor hetzelfde bedrag. De loonkosten van de juriste die medio 2013 in dienst is getreden worden deels gedekt door een onttrekking aan de algemene reserve en deels door diensten op factuurbasis aan de deelnemende gemeenten. Tevens is rekening gehouden met de besparing op inhuur van juridische dienstverlening. Daarnaast verleent Rijk indien mogelijk diensten op factuurbasis aan externe partijen zoals de Veiligheidsregio, Beg roting 2015 Extra bijdrage Heemstede in verband met samenwerking Haarlemmerliede Juridische advisering deelnemers buiten contract Diensten aan externe partijen
20,000 23,000 30.000
Begroting 2014 20.000 50.000
Werkelijk 2013 20.000 21,556 2.658
4. Kwartiermaken Omdat er geen nieuwe toetreders opgenomen zijn in de begroting 2015 worden er geen opbrengsten voor "kwartiermaken" geraamd. Gemeente
Begroting 2015 "
Hillegom Lisse Noordwijkerhout
nvt nvt nvt
Begroting 2014
Werkelijk 2013
nvt nvt nvt
4.116 2.583 3.854
5. Ontvangen waarborgsommen toetredende gemeenten Omdat er geen nieuwe toetreders opgenomen zijn in de begroting 2015 worden er geen waarborgsommen geraamd. Gemeente
Begroting 2015
Hillegom Lisse Noordwijkerhout
nvt nvt nvt
Begroting 2014
Werkelijk 2013
nvt nvt nvt
8.355 9.074 6.261
aarborgsor
B. Lasten 1. Personeelslasten In de begroting 2015 wordt rekening gehouden met een personeelslastenstijging van 1% ten opzichte van de begroting 2014. Dit leidt tot de volgende raming: Staat van salarissen en sociale lasten personeelsbegroting 2015 For- Aantal Jaarwedden/ Pensioenpremies Overige Dienstmatie pers. toelagen/ soc. reizen uitkering lasten Directie en staf Inkopers Gedetacheerd medior inkoper Dienstreizen alle medewerkers Incidentele vergoedingen PGB Tegemoetkoming IZA Feestdagen TOTAAL
3,29 19,01 nvt nvt
4 20 1 nvt
206.353 1.133.597 59.170
nvt nvt nvt 22.30
nvt nvt nvt 25
4.068 1.329 6.791 1.411.308
32.331 175.711
29.820 178.196
Totaal loonkosten
268.504 1.487.504 2.700 61.870 48.997 48.997 4.068 1.329 6.791
2. Bedrijfskosten De bedrijfskosten zijn als volgt samengesteld: Post Kantoorkosten (reprografie, abonnementen. vergaderkosten, onvoorzien) Huur pand en dienstverlening Werving en selectie ICT Bedrijfsgezondheidszorg Overige verzekeringen Opleidingen, congressen, seminars (juridische) ondersteuning en accountantskosten Telefonie
Begroting Begroting Werkelijk 2015 2014 2013 10.440 56.100 20.000 25.090 21.396 8.500 35.000 10.000 20.000
14.000 57.220 15.000 30.000 1.000 8.500 39.950 10.000 12.000
13.904 50.000 13.500 21.365 27.491 1.014 37.749 23.430 12.776
Op de bedrijfskosten is zoveel mogelijk bezuinigd om de deelnemersbijdragen gelijk te kunnen houden aan voorgaande jaren. De overheadkosten in percentage van de begroting zijn hierdoor inmiddels gedaald tol 22% van de totale kosten. Dit kan gekwantificeerd worden als een laag percentage. Overheadkosten Directie en staf Bedrijfsvoering Totaal overheadkosten Overige kosten Totale kosten
2015
2014
2013
268.504 244.159 216.260 187.670 206.526 201.229 456.174 450.685 417.489 1.610.559 1.509.105 1.395.394 2.066.733 1.959.790 1,812.883
3. Terugbetaling waarborgsommen uittredende gemeenten Omdat er geen uittreders opgenomen zijn in de begroting 2015 worden er geen terug te betalen waarborgsommen geraamd. Gemeente Aalsmeer Haarlemmerliede
Begroting Begroting Werkelijk 2014 2015 2013 nvt nvt
ö]I
nvt nvt
o
11202 2178 13.380
10
Verschillenanalyse Doordat Stichting Rijk tot heden jaarlijks is uitgebreid met nieuwe gemeenten is het mogelijk geweest de jaarlijkse bijdrage per individuele gemeente constant te houden terwijl het kostenniveau als gevolg van de uitbreiding maar ook door kostenverhogingen (loonkosten, inflatie) steeg. Ook in 2015 is dat het geval door de uitbreiding in 2014. Hierdoor is het mogelijk vanaf 2015 de geraamde onttrekking aan de algemene reserve te laten vervallen terwijl de kosten van ICT toenemen. Deze laatste toename houdt verband met de toegenomen behoefte aan (softwarematige) ondersteuning die past bij een inkooporganisatie met een schaalgrootte zoals dat van Stichting Rijk. De raming voor ICT sluit aan bij de vastgestelde behoefte in "Rijk Robuust". Begroting 2015 in vergelijking met de begroting 2014 De begroting 2014 hield nog geen rekening met de toetreding van de gemeenten Noordwijk en de Ronde Venen. In de begroting 2015 is hier wel rekening mee gehouden zodat dit een belangrijk verschil is tussen de begroting 2015 en 2014. Een vergelijking tussen de begroting 2015 en de beg roting 2014 laat het volgende beeld zien: Begroting Begroting Verschil t.o.v. 2014 begroting 2015 2014 Totaal inkomsten exclusief deelnemerbijdrage 73.000 70.000 3.000 1.960.000 Totaal uitgaven 2.067.000 107.000 50.000 Totaal mutaties in de reserves 50.000 Totaal verschil begroting 2015 t.o.v. begroting 2014 104.000
Voordeel Nadeel Nadeel
Het nadelig verschil tussen de begroting 2015 en de begroting 2014 ad € 104.000 kan als volgt verklaard worden: In begroting 2015 vacatures voor 2 inkoopmedewerkers Ingeschatte verhoging salarislasten (CAO) Beëindigde detachering nog wel in begroting 2014 opgenomen Dienstreizen Hogere lasten functies jurist en support inkoop Kantoorkosten Werving en selectie Toename van de ICT kosten t.o.v. 2014 Verzekeringen en bedrijfsgezondheidszorg Opleidingskosten Telefonie Diverse kleine mutaties Verschil begroting 2015 ten opzichte van begroting 2014
145.000 17.000 68.000 9.000 19.000 4.000 5.000 5.000 20.000 5.000 8.000 1.000 104.000
Nadeel Nadeel Voordeel Nadeel Nadeel Nadeel Voordeel Nadeel Voordeel Nadeel Voordeel Nadeel Nadeel
11
Begroting 2015 in vergelijking met de jaarrekeninq 2013 Een vergelijking tussen de begroting 2015 en de jaarrekening 2013 laat het volgende beeld zien: Begroting Jaarrekening Verschil t.o.v. jaarrekening 2015 2013 2013 Totaal inkomsten exclusief deelnemerbijdrage 73.000 99.000 26.000 Totaal uitgaven 2.067.000 1.813.000 254.000 50.000 -10.000 Totaal mutaties in de reserves 60.000 0 109.000 Rekeningresultaat 109.000
Nadeel Nadeel Voordeel Nadeel
Het nadelig verschil tussen de begroting 2015 en de rekening 2013 ad € 329.000 kan als volgt verklaard worden: Entreegelden voor Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout (rekening 2013) Kwartiermaken nieuwe gemeenten (rekening 2013) In begroting 2015 vacatures voor 2 inkoopmedewerkers Vervallen uitgaven voor detachering Ingeschatte verhoging salarislasten (2 jaar: van 2013 naar 2015) Dienstreizen Functies jurist (medio 2013 in dienst), support inkoop (mutatie 2015) en projectmedewerkster (medio 2013 in dienst; in 2013 ook uit dienst) De in 2013 aangetrokken inkoopmedewerkers zijn pas medio 2013 in dienst getreden maar in de begroting 2015 geheel opgenomen Huisvesting en dienstverlening ICT kosten Verzekeringen en bedrijfsgezondheidszorg Inhuur (juridische) ondersteuning Onttrekking bestemmingsreserve ICT Onttrekking algemene reserve Storting waarborgsom Rekeningsresultaat 2013 (ontstaan doordat de inwonerbijdrage op basis van de begroting is vastgesteld terwijl de werkelijke kosten medio 2013 zijn gemaakt) Diverse kleine verschillen
44.000 11.000 145.000 46.000 34.000 8.000
Nadeel Nadeel Nadeel Voordeel Nadeel Nadeel
55.000
Nadeel
46.000 7.000 9.000 19.000 13.000 20.000 30.000 10.000
Nadeel Nadeel Nadeel Voordeel Voordeel Voordeel Voordeel Voordeel
109.000 1.000
Nadeel Voordeel
12
