Stichting Crossroad Hoeksche Waard www.crossroadhw.nl –
[email protected]
Stichting Crossroad Hoeksche Waard
Beleidsplan Augustus 2010, Strijen
BTW-nr: BTW-nr: 8225.62.650.B01 8225.62.650.B01––KvK-nr: KvK-nr:50126644 50126644––Rabobank Rabobank14.44.03.617 14.44.03.617
Voorwoord Als Stichting Crossroad Hoeksche Waard (SCHW) hebben we kaders nodig waarbinnen we samen als gelovigen kunnen optrekken. Het is belangrijk om te weten waar we staan. Van daaruit denken we verder na over plannen voor de toekomst. Allereerst gaat onze dank uit naar alle vrienden, partners en betrokkenen die een bijdrage hebben geleverd aan het tot stand komen van SCHW. We bedanken hen voor hun inzet en motivatie! En voor het meedenken en het geven van opbouwende kritiek binnen het gehele realisatieproces van SCHW. We hebben de samenwerking als zeer prettig ervaren en de vele ‘bouwstenen’ die ons zijn aangereikt, geven ons volop mogelijkheden om in de toekomst verder te bouwen. In dit beleidsplan geven we een omschrijving van de visie, missie, doelen en andere onderwerpen waarmee we als SCHW onze plaats in de Hoeksche Waard innemen. Met de kaders en structuren die we nu in handen hebben kunnen we samen verder aan de slag met het verkondigen van de reddende boodschap van Jezus Christus. Laten deze woorden ons helpen om God, onze hemelse Vader, vanuit het diepst van ons hart te blijven dienen, opdat Zijn naam in en door ons leven mag worden verheerlijkt. Bovenal gaat onze dank uit naar Hem, die ons leidt en stuurt, God, onze hemelse Vader. Dit alles in Zijn kracht, dankzij Zijn liefde!
Martin Hitzerd Voorzitter SCHW
Dit beleidsplan is eigendom van Stichting Crossroad Hoeksche Waard. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden d.m.v. fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Stichting Crossroad Hoeksche Waard, noch mag het zonder een dergelijke toestemming worden gebruikt voor enig ander werk dan waarvoor deze uitgave is vervaardigd.
2
Inhoudsopgave 1
Samenvatting................................................................................................................... 4
2
De stichting...................................................................................................................... 5
3
4
5
6
7
2.1
De naam ......................................................................................................................... 5
2.2
Het logo .......................................................................................................................... 5
2.3
Voor wie............................................................................................................................ 6
Visie, missie, doelen en waarden................................................................................... 7 3.1
Visie ................................................................................................................................ 7
3.2
Missie .............................................................................................................................. 8
3.3
Doelen ............................................................................................................................ 8
3.4
Waarden ......................................................................................................................... 9
De organisatie ........................................................................................................... 10 4.1
Het bestuur....................................................................................................................... 10
4.2
Deelnemende kerken................................................................................................... 10
4.3
Vrijwilligers ................................................................................................................... 11
4.4
Financiën...................................................................................................................... 11
4.5
Sponsors en partners .................................................................................................. 11
4.6
Activiteiten .................................................................................................................... 11
4.7
Communicatie .............................................................................................................. 12
4.8
Gebed........................................................................................................................... 12
4.9
Follow-up traject........................................................................................................... 12
4.10
Evaluatie....................................................................................................................... 13
Bestuurlijke functies .............................................................................................. 14 5.1
Voorzitter ...................................................................................................................... 14
5.2
Secretaris ..................................................................................................................... 15
5.3
Penningmeester........................................................................................................... 15
5.4
Bestuurslid.................................................................................................................... 16
Rechtsvorm ................................................................................................................... 17 6.1
Statuten ........................................................................................................................ 17
6.2
Inschrijving ................................................................................................................... 17
Bijlage ............................................................................................................................ 18 Bijlage 1: Communicatieplan .................................................................................................. 18 Bijlage 2: Follow-up plan......................................................................................................... 18 Bijlage 3: Evaluatieplan........................................................................................................... 18
3
1
Samenvatting
De roeping om het evangelie uit te dragen is een Bijbelse taak voor iedere gelovige. Het is het evangelie van God en dus kan dat evangelie ook alleen in afhankelijkheid van God uitgedragen worden. Je zou je kunnen afvragen of zo’n geestelijke taak wel opgenomen moet worden in een beleidsplan. Een beleidsplan is immers een zakelijke uiteenzetting van menselijke voornemens. Belangrijk bij het verstaan van de noodzaak van dit beleidsplan is de plaats van het beleid. Het mag nooit zo zijn dat het beleid de werking van de Heilige Geest beperkt. Daarentegen dient het beleidsplan er juist voor om goed weer te geven wat onze missie is, welke doelen we nastreven, hoe onze visie eruitziet en wie welke verantwoordelijkheden dragen. Hoewel een document dat deze zaken opsomt een zakelijk karakter heeft, beschrijft het een zeer geestelijke zaak. Stichting Crossroad Hoeksche Waard (SCHW) wil het voorbeeld van Jezus volgen. Jezus’ boodschap is tijdloos. Zijn boodschap mogen we op verschillende manieren uitdragen. Wij geloven daarom dat blijvend werken en schaven aan plannen belangrijk is. Bij het maken en uitvoeren van plannen staan wij open voor de sturing van de Heilige Geest. Waar Hij ons leidt, stellen we onze plannen bij en volgen wij Hem. De leiding van de Heilige Geest van God is de enige ware succesformule voor evangelisatie. Jezus kwam om het verlorene te zoeken en te redden. Wij erkennen dat ook wij bij die ’verlorenen’ behoorden waarnaar Jezus op zoek was. Er zijn nog vele mensen – in Hoeksche Waard en omstreken – niet bereikt met Zijn liefde. Omdat Jezus hen zocht, leven ook wij om het verlorene te zoeken, te brengen tot redding en te maken tot volgeling. SCHW richt haar visie, missie en plannen bovendien op een christelijke eenheid in Jezus Christus in de Hoeksche Waard. SCHW is een organisatie van mensen uit verschillende kerkelijke gemeenten in de Hoeksche Waard die zich inzet om één weekend in het jaar kinderen, jongeren en volwassenen uit te nodigen om naar het evenement ‘Crossroad’ te komen en kennis te maken met het christelijke geloof.
4
2
De stichting
In dit hoofdstuk omschrijven we onze stichting. We geven uitleg over de naam van de stichting. Bovendien geven we aan voor wie we als stichting werken en wat er nodig is om als stichting te kunnen bestaan. 2.1
De naam
De naam van de stichting luidt: Stichting Crossroad Hoeksche Waard.
Het woord ‘Crossroad’ betekent vrij vertaald ‘kruispunt’. De gedachte erachter is dat iedereen wel eens op een kruispunt komt te staan en moet kiezen welke weg hij of zij inslaat. Wij hopen dat de inwoners van de Hoeksche Waard kiezen voor de weg samen met Jezus. ‘Hoeksche Waard’ komt in de naam van de stichting voor omdat SCHW zich in eerste instantie richt op de mensen en kerken in de Hoeksche Waard. 2.2.
Het logo
Het logo wordt zowel voor het evenement ‘Crossroad’ als voor SCHW gebruikt. Het logo ziet er als volgt uit:
Uitleg van het logo: Het logo bestaat uit de aarde gezien vanuit de ruimte met boven de aarde twee lijnen die elkaar kruisen. Deze lijnen hebben een dubbele betekenis; 1. ze verbeelden twee wegen die je kunt kiezen; de korte horizontale weg als de weg van de wereld; de lange verticale weg die leidt naar God en de eeuwigheid. 2. en natuurlijk vormen ze het symbool van het kruis; alleen door het lijden van Jezus Christus is er een weg vanaf de aarde naar Hem. Je ziet bovendien dat de korte en de lange weg elkaar kruisen, het kruispunt; Crossroad. Johannes 14:6 Jezus zei: ‘Ik ben de weg, de waarheid en het leven. Niemand kan bij de Vader komen dan door mij’. 5
2.3
Voor wie
SCHW is een organisatie die zich richt op het verspreiden van het evangelie in de Hoeksche Waard. Dit door jaarlijks één evenement te organiseren onder de naam Crossroad. Jezus gaf ons de opdracht de wereld in te gaan en het evangelie te brengen tot aan het einde van de aarde. Crossroad is een plek om samen met kinderen en (jonge) mensen God te ontmoeten. Het is voor mensen die God kennen en mensen die Hem nog niet kennen. Wij verlangen een uitdagende rol te hebben in de levens van kinderen en (jonge) mensen. In 2009 hebben wij Crossroad voor het eerst georganiseerd en vele kinderen en (jonge) mensen mogen bereiken met het evangelie. Dit was een groot succes! We zien er naar uit ons werk voort te zetten door de kracht van de Heilige Geest.
6
3
Visie, missie, doelen en waarden
In dit hoofdstuk omschrijven we wat ons als SCHW drijft. Wat willen wij bereiken en waarom? Hoe willen wij dit doen en wat verandert er door ons werk? Dit zetten we uiteen met onze visie, missie, doelen en waarden. 3.1
Visie
De visie geeft een beeld van de gewenste toekomst. Hierbij is er een gezonde spanning tussen een ideaalbeeld en de werkelijkheid. Die gezonde spanning zorgt ervoor dat we gedreven, maar kritisch op zoek gaan naar de best mogelijke en haalbare uitwerking van onze visie. Iedere gelovige heeft een persoonlijke roeping tot het uitdragen van het evangelie van Jezus Christus. Ook SCHW is zich bewust van haar roeping tot verkondiging van het evangelie. Dit vormt de basis van ons bestaan. Als SCHW willen wij God en de naaste dienen. Van daaruit richten wij ons vizier op mensen in de Hoeksche Waard die Jezus Christus nog niet kennen. Ook richt SCHW zich op samenwerking tussen kerken in de Hoeksche Waard. Samen bundelen we als christelijke eenheid in Jezus Christus onze krachten, inzichten en gaven om te komen tot een groot jaarlijks evenement. Beide functies, evangelisatie en geloofsopbouw/ -vorming, beschouwen wij als gelijkwaardig. Naast verkondiging van het evangelie heeft het zorgdragen voor onze medemens, zowel binnen als buiten de organisatie, en de steun van en samenwerking met kerken dan ook een belangrijke plaats in onze visie gekregen. De visie van SCHW is geformuleerd in vijf opdrachten om onszelf tot actie aan te zetten. Deze opdrachten zijn afgeleid uit twee uitspraken uit de Bijbel; Mattheüs 22:37-40 ‘Meester, wat is het grootste gebod in de wet?’ Hij antwoordde: ‘Heb de Heer, uw God, lief met heel uw hart en met heel uw ziel en met heel uw verstand. Dat is het grootste en eerste gebod. Het tweede is daaraan gelijk: heb uw naaste lief als uzelf. Deze twee geboden zijn de grondslag van alles wat er in de Wet en de Profeten staat.’ Mattheüs 28:18-20 Jezus kwam op hen toe en zei: ‘Mij is alle macht gegeven in de hemel en op de aarde. Ga dus op weg en maak alle volken tot mijn leerlingen, door hen te dopen in de naam van de Vader en de Zoon en de Heilige Geest, en hun te leren dat ze zich moeten houden aan alles wat ik jullie opgedragen heb. En houd dit voor ogen: ik ben met jullie, alle dagen, tot aan de voltooiing van deze wereld.’ De vijf opdrachten geformuleerd; Heb de Here God lief met geheel je hart (aanbidden); en je naaste als jezelf (dienen); maak discipelen (zending); doop hen (eenheid/Gemeente); en leer hen alles onderhouden wat Ik jullie geleerd heb (gehoorzamen). Als SCHW geloven wij dat deze vijf visionaire opdrachten de basis vormen van datgene waar wij als stichting voor staan.
7
3.2
Missie
SCHW presenteert zich als één geheel in Jezus Christus en niet als afzonderlijke kerk. Wij zijn met elkaar een christelijke gemeente, omdat de Bijbel leert dat we Hem gezamenlijk mogen representeren in een eenheid met veel diversiteit (1Kor.12). Wij zijn op weg om met vallen en opstaan gestalte te geven aan De Grote Opdracht en Het Grote Gebod. Onze missie is de inwoners van de Hoeksche Waard uit te nodigen tot een leven met God. Vanuit onze visie komen drie elementen naar voren die onze missie maken: verkondiging van Gods Woord; vernieuwing van mensen en de gemeente; verheerlijking van God. Verkondiging van Gods Woord: door evangelisatie; door een getuigende levenshouding. Vernieuwing van mensen en de gemeente: door het functioneren van de gaven van de Geest; door (pastorale) zorg en aandacht voor de mens; door Bijbels onderricht en gebed/voorbede. Verheerlijking van God: door muziek, dans, gebed en sprekers; door ons als stichting gastvrij, toegankelijk en liefdevol op te stellen; door onze houding in ons persoonlijke leven; door eenheid en samenwerking met andere plaatselijke kerken/gemeenten. Onze missie luidt: Wij verkondigen het evangelie van Jezus Christus tot redding en vernieuwing van mensen tot verheerlijking van God. 3.3
Doelen
Onze doelen hebben we zoveel mogelijk specifiek en meetbaar gemaakt. Hierdoor zijn we beter in staat te bepalen of we nog op de juiste weg zitten en of we de juiste koers varen. Doelen zijn voor ons een hulpmiddel om iets te bereiken, geen dwangmiddel. De doelen voor SCHW komen voort uit de visie en missie van SCHW. Met een eigen identiteit wil SCHW op gepaste wijze functioneren naast en zo mogelijk ook in samenwerking met andere kerkelijke gemeenten. Ons doel is om samen sterke en krachtige christenen te worden, die toegewijd zijn aan God. We willen een sterke, warme, open en gastvrije gemeenschap zijn met veel liefde, onderlinge verbondenheid en harmonie. We zijn sterk naar buitengericht in de eigen omgeving (evangelisatie), waarbij de nadruk ligt op onderling contact en verbondenheid. SCHW wil haar gemeente-zijn dienstbaar maken aan de opdracht om onze streekgenoten te bereiken met het evangelie van Jezus Christus. Dat betekent voor ons dat we bij alles wat we doen streven naar een lage drempel en een hoog doel. We willen ons zo toegankelijk en gastvrij mogelijk opstellen; een lage drempel. Daarbij willen we een heldere Bijbelse boodschap verkondigen en in alles de eer van God en de navolging van Jezus centraal stellen; een hoog doel. 8
Ons doel is om via het evenement Crossroad kinderen, jongeren en volwassenen in contact te brengen met God en hen de gelegenheid te geven om voor God te kiezen en met Hem een relatie op te bouwen. We willen mensen handvatten aanreiken hoe we in deze wereld samen met God kunnen leven en daarin persoonlijk kunnen groeien. Daarnaast richten we ons op samenwerking tussen kerken in de Hoeksche Waard. Als eenheid in Jezus Christus organiseren we een groot jaarlijks evenement; Crossroad. Hierdoor zijn verschillen in inzicht geen reden tot verdeeldheid, maar juist een verrijking en een aansporing om samen te werken. 3.4
Waarden
In iedere gemeenschap heerst een bepaalde cultuur waarvan de identiteit kan worden afgeleid. Normen, waarden en onuitgesproken aannames bepalen in de regel de cultuur. Wie nieuw is in een bepaalde cultuur merkt verschillen en overeenkomsten op met de cultuur waar hij vandaan komt. Zo zijn er ook heel wat ‘kerkculturen’. Denk bijvoorbeeld een de verschillen en overeenkomsten tussen een Pinkstergemeente en een Hervormde Bondsgemeente. In verreweg de meeste kerkelijke gemeenten draait het in de kern om dezelfde zaken, de vorm en de beleving verschillen. SCHW wordt gevormd door mensen met verschillende achtergronden, ideeën en geloofsbelevingen. Het is niet eenvoudig de identiteit van SCHW helder onder woorden te brengen. Gemeenteleden hebben verschillende ideeën en vooronderstellingen als het gaat om hoe we Jezus Christus zullen dienen en waarvoor we ons samen sterk willen maken. De overeenkomsten tussen die ideeën en vooronderstellingen zijn onze waarden. Onze waarden hebben we beschreven in de volgende zes uitgangspunten. SCHW is een stichting: 1. waar Bijbelgetrouw en evenwichtig onderwijs gegeven wordt; 2. die onder leiding en in de kracht van de Heilige Geest levens wil veranderen; 3. die evangelisatie als een opdracht ziet; 4. waar geestelijke gaven en talenten ontdekt, ontplooit en ingezet kunnen worden; 5. die werkt aan liefdevolle relaties en open communicatie; 6. die samenwerking een belangrijk onderdeel van het gemeenteleven vindt en daarbij over de kerkmuren heen kijkt.
9
4
De organisatie
Dit hoofdstuk omschrijft de organisatie van Stichting Crossroad Hoeksche Waard. De organisatiestructuur is een hulpmiddel bij het bereiken van onze doelen. 4.1
Het bestuur
Stichting Crossroad Hoeksche Waard wordt op hoofdlijnen door een bestuur bestuurd en vertegenwoordigd. In het bestuur hebben vijf personen zitting. Het bestuur werft, selecteert en benoemt haar eigen leden. De bestuursleden: Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid Bestuurslid 4.2
: M.T. Hitzerd (Martin) : E.A. Jonas (Esther) : L. van de Griend (Leon) : W. Remijnse (Wendy) : M. Snijders (Martha)
Deelnemende kerken
De deelnemende kerk draagt samen met SCHW bij aan de christelijke samenwerking in de Hoeksche Waard, de opbouw van medechristenen en de kennismaking met het christelijke geloof door het evangelisatieweekend Crossroad neer te zetten. De deelnemende kerk werkt samen met en ondersteunt SCHW op de volgende manieren: Promotie / vriendschap-evangelisatie: De kerk promoot in haar gemeente het evenement Crossroad en de activiteiten die ten behoeve van Crossroad worden georganiseerd. De kerk doet dit met behulp van het door de stichting aangeboden communicatie- en promotiepakket. Dit complete pakket bevat o.a. posters, flyers en informatieberichten die kerken kunnen opnemen in hun gebruikelijke communicatie-uitingen, maar ook informatie en advies voor het aansluiten op en het stimuleren van de digitale middelen van de stichting zoals website, hyves-pagina, twitter, etc. Daarnaast verwacht de stichting van de kerk dat zij zich inzet voor het uitnodigen van mensen, vrienden, familie, kerkelijk, randkerkelijk of niet-kerkelijk. Vrijwilligers: De kerk stelt vrijwilligers beschikbaar die zich tijdens het evangelisatieweekend inzetten voor het evenement. Hierbij kan gedacht worden aan mensen die de veiligheid regelen, de tent en het podium opbouwen en afbreken, de catering verzorgen, bezoekers ontvangen, enz. De begeleiding van de vrijwilligers is volledig in handen van SCHW. De kerk heeft hier geen omkijken naar. Financieel: SCHW vraagt aan de deelnemende kerken een gift te doen. Iedere kerk is vrij om te bepalen wat zij geeft.
10
4.3
Vrijwilligers
Tal van vrijwilligers dragen voor, tijdens en na het evenement op welke wijze dan ook bij aan het tot stand komen van Crossroad. SCHW hanteert voor de werving van de vrijwilligers de volgende procedure: een vrijwilliger introduceert een nieuwe vrijwilliger aan het bestuur van SCHW; een bestuurslid van SCHW heeft een kennismakingsgesprek waarin de volgende punten behandeld worden: o staat de potentiële vrijwilliger positief tegenover het evangelie en de Bijbelse levenswijze?; o maakt de potentiële vrijwilliger deel uit van een kerkelijke gemeente? na de kennismaking wordt een taakomschrijving voor de vrijwilliger opgesteld, ook wordt hij/zij in een werkgroep ingedeeld en door de coördinator van een werkgroep begeleid. 4.4
Financiën
SCHW is geen winstgevende organisatie. Het is een organisatie die haar werk kan uitvoeren dankzij onder andere financiële steun uit sponsoring en giften. SCHW ontleent haar bestaansrecht aan deze middelen. Alle financiële middelen die wij ontvangen, zetten wij in voor SCHW. SCHW beschikt over de ANBI-status van de belastingdienst. Alle giften zijn belasting aftrekbaar.
4.5
Sponsors en partners
SCHW is een organisatie die haar werk kan uitvoeren dankzij financiële steun uit sponsoring en giften. Wij laten vanzelfsprekend de hoogte van sponsoring en/of giften graag aan de mensen over. Kerken en bedrijven kunnen tijdens het evenement als sponsor zichtbaar worden gemaakt door bijvoorbeeld: een logo of link op onze website; een bedrijfsnaam of logo tijdens het evenement tussen programmaonderdelen via een beamer te laten zien; één bedrijfsvlag of -bord op te hangen tijdens het evenement; een bedrijfsnaam of logo op de toegangskaarten te plaatsen. 4.6
Activiteiten
SCHW voert naast de organisatie van het evangelisatieweekend nog een aantal activiteiten uit. Het doel van deze activiteiten is tweeledig. Zo wordt door activiteiten, voor jong en oud, gestreefd naar bevordering van de binding tussen de deelnemende kerken en de stichting. Het organiseren van een jaarlijkse concertavond is een voorbeeld van die samenbindende factor. Daarnaast hebben de activiteiten het doel om gelden in te zamelen voor het realiseren van het evenement Crossroad. Alle activiteiten worden voorbereid en begeleid door de bestuursleden van SCHW. Bij de voorbereidingen van activiteiten kunnen zij een beroep doen op de hulp van de deelnemende kerken. 11
4.7
Communicatie
Om de activiteiten en werkzaamheden van SCHW op een prettige en effectieve manier uit te voeren is communicatie van wezenlijk belang. We spreken dan over communicatie in de breedste zin van het woord. Communicatie met alle doelgroepen: het bestuur; de deelnemende kerken; sponsors en partners; vrijwilligers; gebedsgroep; inwoners van de Hoeksche Waard en omstreken. Als SCHW vinden we het belangrijk ‘iedereen’ zo veel mogelijk bij de uitvoering te betrekken. Om alle activiteiten en werkzaamheden ook gestructureerd te laten verlopen en zo krachtig mogelijk tot uiting te laten komen, werken we met een communicatieplan. In dit plan is stapsgewijs opgenomen welke communicatieboodschap wanneer naar wie moet worden uitgezonden en wat er wanneer moet gebeuren en op welke manier we dit aanpakken. Voor het communicatieplan verwijzen wij u naar bijlage 1. 4.8
Gebed
We kunnen niet zonder gebed. Het is zeer belangrijk dat het werk voor SCHW biddend wordt ondersteund. Er wordt maandelijks een gebedsmail verstuurd aan een groep mensen die meebidden voor de voortgang en ontwikkeling van SCHW. De gebedsmail wordt bovendien aangeboden op de website. Via diverse communicatiemiddelen wordt getracht het aantal meebidders te vergroten. Het bestuur neemt de volgende punten in acht: We bidden voor kracht en wijsheid, voor goede beslissingen; We luisteren naar de stem van de Heer, die we herkennen en gehoorzamen. De Heer kan onder andere tot ons spreken door Bijbelteksten, profetische woorden of door leiderschap; We bereiden alle werkzaamheden en ontwikkelingen voor met het hoofd, maar vanuit ons hart; We onderzoeken alles en we behouden het goede en vermijden het kwade; We danken de Heer voor Zijn zegeningen onder alle omstandigheden. Het volgende Bijbelgedeelte is van toepassing: 1 Tessalonicenzen 5:16-24. 4.9
Follow-up traject
Mensen die Jezus Christus nog niet kennen en via het evenement Crossroad geraakt worden door Zijn woord, laten wij na het evenement niet aan hun lot over. Als mensen tijdens of na het evenement vragen hebben of meer willen weten over het christelijke geloof en/of de kerk, dan verwijzen wij deze mensen door naar een contactpersoon of gemeente bij hen in de buurt. Op deze manier draagt SCHW samen met de kerken bij aan de christelijke samenwerking in de Hoeksche Waard, de opbouw van medechristenen en de kennismaking met het christelijke geloof. Voor het follow-up plan verwijzen wij u naar bijlage 2.
12
4.10
Evaluatie
Evaluatie zien wij als een essentieel onderdeel. We willen leren van de opgedane positieve en negatieve ervaringen en van daaruit ons werk verbeteren. In het evaluatieplan gaan we enerzijds na wat onze bezoekers van het evenement vonden. Tevens peilen we de mening van bestuur, deelnemende kerken en vrijwilligers. We besteden aandacht aan de organisatie van het evenement, de organisatiestructuur en de opgedane ervaringen. In het evaluatieplan wordt nadrukkelijk aangegeven hoe de effecten en resultaten gemeten worden in vergelijking met de geformuleerde doelstellingen. Voor het evaluatieplan verwijzen wij u naar bijlage 3.
13
5
Bestuurlijke functies
Dit hoofdstuk geeft op een schematische wijze de structuur van SCHW weer. Het verduidelijkt wie zorg draagt voor een bepaalde functie en wie verantwoordelijk is voor bepaalde taken. Duidelijkheid zorgt voor rust binnen de stichting. En goede, heldere afspraken zorgen ervoor dat het organisatieproces beter verloopt. Bestuur: Het bestuur stelt alles in het werk om de voor de stichting gestelde doelen te realiseren. Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting. In het bestuur hebben vijf personen zitting. Het bestuur werft, selecteert en benoemt haar eigen leden. 5.1
Voorzitter
Doel: De voorzitter leidt en bestuurt de stichting en bestuursleden. Taken en verantwoordelijkheden: De voorzitter: is in de eerste plaats coördinator en stemt de activiteiten binnen de organisatie op elkaar af; houdt toezicht op het handhaven van statuten, huishoudelijk reglement en structuuren beleidsplan; is verantwoordelijk voor vastleggen, beheren, communiceren, ontwikkelen, controleren en evalueren van het algehele beleid; is verantwoordelijk voor het functioneren van het bestuur; neemt, in het geval van problemen en/of conflicten, dusdanige maatregelen dat de continuïteit van de stichting gewaarborgd is (troubleshooting); inspireert (zijn bestuursleden) en is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen; draagt taken over en stimuleert samenwerking; draagt bij aan goede sfeer in bestuur; motiveert (bestuurs)leden, vrijwilligers en externe actoren; brengt verschillende partijen op één lijn; overlegt met externe actoren en blijft op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen; communiceert met (bestuurs)leden, vrijwilligers en externe actoren; representeert de stichting in de publiciteit naar buiten; leidt (bestuurs)vergaderingen; is verantwoordelijk voor de besluitvorming. Tijdsbesteding: naar eigen inzicht; formeel aan de hand van de jaarplanning; formeel diverse vergaderingen; informele besprekingen.
14
5.2
Secretaris
Doel: De secretaris draagt zorg voor het administratieve gedeelte van de stichting, zoals het archief en de verslaglegging van vergaderingen. Taken en verantwoordelijkheden: De secretaris: woont vergaderingen bij; verzorgt de algemene administratie van de stichting; legt informatie, die door derden op diverse manieren aan de stichting wordt bekend gemaakt, voor bij de bestuursvergaderingen; werkt, voor wat betreft de hantering van de externe contacten, nauw samen met de voorzitter en wanneer het om kosten en baten gaat ook met de penningmeester; bereidt vergaderingen voor, in overleg met de voorzitter; zorgt voor de verslaglegging (notuleren) van de (bestuurs)vergaderingen en handelt deze binnen uiterlijk 10 dagen af; is verantwoordelijk voor het verspreiden van de notulen; is verantwoordelijk voor de agenda en registreert de voortgang van de actiepunten; is verantwoordelijk voor kantoormateriaal zoals briefpapier, pennen, enz.; is verantwoordelijk voor het verzorgen van attenties (langdurig zieken, geboortes etc.); beheert het archief van de stichting en houdt dit bij; is eindverantwoordelijke van de leden- en vrijwilligersadministratie; volgt de wet- en regelgeving en past die toe; draagt bij aan een goede sfeer; motiveert (bestuurs)leden, vrijwilligers en externe actoren. Tijdsbesteding: naar eigen inzicht; formeel aan de hand van de jaarplanning; formeel diverse vergaderingen; informele besprekingen. 5.3
Penningmeester
Doel: De penningmeester voert het financieel beheer van de stichting. Taken en verantwoordelijkheden: De penningmeester: brengt het bestuur maandelijks mondeling en per kwartaal schriftelijk op de hoogte van de financiële situatie van de stichting; woont vergaderingen bij; zorgt ervoor dat voor alle activiteiten en plannen de kostenraming op tijd gereed hebben; draagt zorg voor de afwikkeling met betrekking tot betaling belastingen/premies met de belastingdienst; stemt de ontvangsten van facturen met de overige bestuursleden; betaalt facturen; behandelt donaties en sponsorgelden; registreert de ontvangst van donaties en sponsorgelden; controleert de opbrengsten en kosten voor het evenement; beheert en bewaakt de bankrekening; 15
verzorgt de boekhouding; vraagt jaarlijkse en eenmalige subsidieverstrekkingen aan; stelt een financieel jaarverslag op; stelt jaarlijks de begroting op; bewaakt de begroting; ziet toe op uitgaven en meldt begrotingsoverschrijdingen tijdig; houdt een financieel archief bij; draagt zorg voor onkosten- en vrijwilligersvergoedingen; regelt fiscale en juridische zaken en verzekeringen; draagt bij aan een goede sfeer; motiveert (bestuurs)leden, vrijwilligers en externe actoren.
Tijdsbesteding: naar eigen inzicht; formeel aan de hand van de jaarplanning; formeel diverse vergaderingen; informele besprekingen. 5.4
Bestuurslid
Doel: Een bestuurslid draagt zorg voor de activiteiten van SCHW en biedt daarnaast waar nodig hulp aan andere bestuursleden. Taken en verantwoordelijkheden: Een bestuurslid: organiseert de activiteit(en) van SCHW; bespreekt in overleg met de voorzitter nieuwe activiteiten en de inhoud hiervan; maakt een plan van aanpak voor de activiteit; begeleidt de activiteit en de uitvoering hiervan; woont vergaderingen bij; brengt het bestuur maandelijks mondeling en per kwartaal schriftelijk op de hoogte van de activiteit en de ontwikkeling hiervan; maakt een kostenbegroting van de activiteit; bespreekt in overleg met de penningmeester de kosten van de activiteit; biedt indien nodig hulp aan overig bestuursleden; draagt bij aan een goede sfeer; motiveert (bestuurs)leden, vrijwilligers en externe actoren. Tijdsbesteding: naar eigen inzicht; formeel aan de hand van de jaarplanning; formeel diverse vergaderingen; informele besprekingen.
16
6
Rechtsvorm
Van oudsher zijn stichtingen voor allerlei goede doelen opgericht en hebben zij geen winstoogmerk. Geen winstoogmerk wil zeggen, dat de organisatie wel geld inzamelt of winst maakt, maar niet voor aandeelhouders; zij zamelt geld in of maakt winst ten behoeve van de zelfstandigheid en/of continuïteit. Dit alles geldt ook voor de SCHW. 6.1
Statuten
Statuten SCHW: De statuten die bij de oprichting van SCHW zijn vastgesteld door de notaris bevatten o.a.: Naam van de stichting; Vestigingsplaats; Doelstelling; Verplichtingen en bevoegdheden van het bestuur; Wijze van (her)benoemen/aftreden bestuurders. Om de statuten in te zien, dient men contact op te nemen met de voorzitter van SCHW. SCHW is een zelfstandige rechtspersoon, dus de stichting bezit volledige rechtsbevoegdheid en is zelfstandig drager van rechten en verplichtingen. De stichting kent geen eigenaar, wel een bestuur. Beperkingen bestuur: De Wet legt een aantal beperkingen op aan het bestuur van SCHW. Op grond van de wet mag het bestuur van de stichting namelijk geen onroerend goed kopen, verkopen of met hypotheek belasten. Het bestuur mag de stichting niet borg laten staan of als hoofdelijk schuldenaar laten optreden. Ook voor SCHW geldt, net zoals voor andere stichtingen, dat iedere bestuurder zijn bestuurstaak naar behoorlijk moet uitoefenen. Beperkingen stichting: Op grond van de wet mag SCHW geen uitkeringen doen aan de oprichters, bestuurders of anderen die deel uitmaken van de eigen organen en derden. Tenzij - voor wat de laatste groep betreft - de uitkeringen een ideële of liefdadige strekking hebben. Met andere woorden, een onderneming in de vorm van een stichting mag de winst dus niet gebruiken om de zakken van het bestuur te vullen. 6.2
Inschrijving
Inschrijving: SCHW is opgenomen in het handelsregister van de Kamer van Koophandel regio Rotterdam, nummer 50126644; SCHW staat ingeschreven bij de belastingdienst BTW-nummer: 8225.62.650.B01; SCHW staat ingeschreven bij de Rabobank en beschikt over een eigen bankrekeningnummer: 14.44.03.617; SCHW beschikt over de ANBI-status. Postadres: Stichting Crossroad Hoeksche Waard Nieuwestraat 61A 3291 AP Strijen Website: www.crossroadhw.nl E-mailadres:
[email protected] 17
7
Bijlage
Bijlage 1: Communicatieplan Bijlage 2: Follow-up plan Bijlage 3: Evaluatieplan
18
